更新日時 2025年10月8日
- HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［受信トレイ］の順に進みます。
- アカウントに複数の受信トレイがある場合、左上のドロップダウンメニューをクリックし、別の受信トレイを選択するとそれが表示されます。
- 受信トレイでは、以下の機能を使用してコミュニケーションを管理できます。
受信トレイでコミュニケーションを検索して絞り込む
コミュニケーションの検索と絞り込みを同時に行うと、該当するスレッドを素早く見つけることができます。左上の検索アイコンをクリックし、検索語を入力してコミュニケーションを検索し、フィルターを適用して検索結果を絞り込みます。
- ステータス：開封済みまたはクローズ済みステータスに基づいてコミュニケーションを絞り込みます。
- チャネル：Eメール、ウェブチャット、メッセージングアプリのコミュニケーションのどれによって作成されたものかに基づいて、コミュニケーションを並べ替えます。
- コンタクト：スレッドに関連付けられているコンタクトによってコミュニケーションを絞り込みます。
- 割り当て先：コミュニケーションに割り当てられている特定のチームメンバーに基づいてコミュニケーションを絞り込みます。
- また、ドロップダウンメニューでチャットフロー名を選択すると、ボットチャットフローに割り当てられているコミュニケーションを絞り込むこともできます。
- ［無効化／削除されたユーザーを表示］チェックボックスをオンにすると、アカウント内で割り当てられたユーザー、除去されたユーザー、または無効化されたユーザーのコミュニケーションを検索できます。
- 日付：日付入力を使用して、特定の期間に行われたコミュニケーションに絞り込みます。
- その他のオプション：［絞り込み済みを非表示］チェックボックスをオンにすると、ビジネスに関連しないコミュニケーションを除外できます。また、［ごみ箱を非表示］チェックボックスをオンにすると、検索結果から削除されたコミュニケーションを除外できます。
さらにコミュニケーションのリストの上にあるドロップダウンメニューをクリックし、最も古いコミュニケーションから最も新しいコミュニケーションの順に並べ替えることもできます。受信トレイに戻るには、右上の［検索を終了］をクリックします。
ビュー
全てのコミュニケーションは、さまざまな受信トレイビューにセグメント化されます。これらのビューによって、コミュニケーションは割り当て先、チャネル、または絞り込まれたステータス別にグループ化されます。Marketing Hub、Sales Hub、またはService Hub ProfessionalまたはEnterpriseアカウントのユーザーの場合は、コミュニケーション受信トレイのカスタムビューにコミュニケーションを整理する方法をご確認ください。
左側のサイドバーで、ビューを1つ選択します。
- 未割り当て：担当者に割り当てられていない全てのコミュニケーションを表示します。コミュニケーションの担当者が後でアカウントから除去された場合、そのコミュニケーションは自動的に割り当てが解除され、このビューにも表示されます。
- 自分に割り当て：自分に割り振られている（または割り当てられている）少なくとも1つの返信がある全てのコミュニケーションを表示します。
- 全てのオープン：受信トレイ内のチームのコミュニケーションを全て表示します。なお受信トレイからコンタクトに送信メールを送った場合、コンタクトがそのメールに返信するまでは、そのメールが［全てのオープン］ビューに表示されないことに注意してください。
- チャット：サイトのチャットウィジェットから開始された全てのコミュニケーションを表示します。
- ボット：担当者に割り当てられたことがない、またはまだ割り当てられていない全てのボットコミュニケーションを表示します。
- Eメール：自分のチームの共有アドレスに送信されたEメールから始まった全てのコミュニケーションを表示します。
- メッセンジャー：接続されたFacebook Messengerアカウントを使ってFacebookビジネスページで開始された全てのコミュニケーションを表示します。
- フォーム：接続されたサポートフォームへの全ての送信を表示します。
- コール：接続された電話番号に向けて発信された全てのコールを表示します。
- 全てのクローズ済み：クローズされた全てのコミュニケーションを表示します。
- 送信済み：コミュニケーション受信トレイおよびCRMのレコードから送信された全ての送信Eメールを表示します。なお受信者がEメールに返信すると、そのコミュニケーションは［全てのオープン］ビューおよび該当する他のビュー（［自分に割り当て］ビュー、［未割り当て］ビューなど）に移動されることにご注意ください。
- スパム：プロモーションEメールなど、仕事のコミュニケーションに関連しないEメールを全て表示します。ロールベースのEメール（marketing@、sales@など）から受信したEメールは、［スパム］ビューに送信されます。
- ごみ箱：削除された全てのコミュニケーションを表示します。削除したコミュニケーションを開き、コンテンツを確認します。削除されたコミュニケーションを復元するには、トップメニューで［復元］をクリックします。メッセージを永久に削除するには、［完全に削除］をクリックします。この操作により、コミュニケーションの受信トレイから、およびコミュニケーションが記録されているコンタクトレコードから、スレッドが完全に削除されます。関連付けされたチケットも削除されます。ごみ箱ビューから削除したスレッドには、受信トレイでも関連付けられたレコードでもアクセスできなくなります。これらのコミュニケーションは30日後に自動的に削除され、復元できなくなります。
［未割り当て］、［自分に割り当て］、［全てのオープン］、および［チャット］ビューは、常に表示されます。その他の標準ビューにアクセスするには、［その他］をクリックします。
受信トレイでメッセージを作成する
左下の［作成］をクリックすると、コミュニケーションの受信トレイから送信メールを直接作成することができます。コミュニケーションの受信トレイからEメールを送信および返信する方法をご確認ください。
受信トレイでコミュニケーションを表示する
受信トレイでコミュニケーションにアクセスするには、次の手順に従います。
- HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［受信トレイ］の順に進みます。
- 左サイドバーでコミュニケーションを1つクリックすると、右側にスレッドの詳細ビューが表示されます。
- コミュニケーションスレッドでは、割り当てられたチームメンバーやコミュニケーションのソース（フォーム、Eメール、コールなど）といった主な詳細情報を確認できます。
コンタクトおよび関連付けられたレコードの詳細を表示する
右側のサイドバーで、関連するコンタクト、関連するチケット、およびそのコンタクトの会社との過去のコミュニケーションに関するコンテキスト情報を確認します。クリックして各セクションを展開すると、追加の詳細が表示されます。
- コンタクト：スレッドとコンタクトの関連付けを解決するには、コンタクト名の横にある［X］をクリックします。別のブラウザータブでコンタクトレコードを表示するには、コンタクトの名前をクリックします。コンタクトレコードで、1対1のEメールを送信したり、電話を掛けたり（コール）、メモを追加したり、タスクを作成したり、コンタクトとのミーティングをスケジューリングしたりすることができます。
- チケット：追加のチケット情報を表示するには、チケットカードで［続きを表示］をクリックします。右側のパネルで、［表示されているプロパティーを編集］をクリックすることにより、［チケットの詳細］パネルに表示されるプロパティーをカスタマイズします。このようにしても、コミュニケーションの受信トレイの中でチケットカードに表示されるプロパティーは更新されません。コミュニケーションに関連チケットがない場合は、［チケットを作成］をクリックします。コミュニケーションの受信トレイのコミュニケーションからチケットを関連付け解除することはできません。コミュニケーションの受信トレイでのチケット管理について詳細をご確認ください。
注：2024年4月1日より後に作成されたアカウントでは、コミュニケーション受信トレイ内のチケットにアクセスできません。コミュニケーション受信トレイ内でチケットを作成すると、チケットとコミュニケーションの両方がヘルプデスクに移動されます。ヘルプデスクでのチケットの管理方法についてご確認ください。
- このコンタクトについて：ここに表示されるコンタクトのプロパティーは、コンタクトレコードの概要カードのプロパティーと同じです。表示されたコンタクトプロパティーを編集するには、情報アイコンにマウスポインターを合わせ、［プロパティーを編集］をクリックします。
- その他のコミュニケーション：コンタクトとチームの間の以前のコミュニケーションを表示します。
- その他のチケット：コンタクトの追加の関連チケットを表示します。
- 過去のフィードバック：カスタマーサポートのアンケートで収集された、コンタクトの過去のフィードバックを表示します。
- 取引：このコミュニケーションからの収益機会を追跡する取引レコードを作成するには、［取引を作成］をクリックします。
- 会社：コンタクトの関連する会社レコードを表示します。
- カスタムオブジェクト（Enterpriseのみ）：カスタムオブジェクトをご使用の場合、スレッドに含まれるコンタクトに関連付けられているカスタム オブジェクト レコードを表示できます。カスタム オブジェクト レコードがコミュニケーションの受信トレイに表示されるようにするには、そのレコードにコンタクトレコードが関連付けられていることが必須です。
受信トレイのメッセージに返信したりコメントしたりする
返信エディターを使用して受信Eメールまたはチャットメッセージに返信するか、［コメント］タブを使用してコミュニケーションのもう一方のチームメンバーに通知します。電話でコンタクトに連絡する必要がある場合は、返信エディターから電話をかけることもできます。
返信の入力中に返信エディターを展開するには、返信エディターをクリックしてドラッグします。
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返信を入力します。リッチテキスト書式設定（太字、斜体など）を追加するには、左下のツールバーを使用します。また、［挿入］をクリックすると、次に示すように、別のHubSpotツールからのコンテンツを添付するオプションを選択できます。
- ナレッジベース記事
- スニペット
- 動画
- ミーティング
- ドキュメント
- 見積もり
- テンプレート
- AIアイコンをクリックして、ハイライトコマンドを次のように選択します。
- 自動で作成：［自動で作成］ボックスにプロンプトを入力した後、［生成］をクリックすると、コミュニケーションで使用するテキストが生成されます。そのプロンプトを使用するには［挿入］をクリックします。または［生成］をクリックして、別のプロンプトを生成することもできます。
- コミュニケーションを要約：長いコミュニケーションを簡潔に要約します。
コミュニケーションの受信トレイでAIアシスタントを使用する方法について詳細をご確認ください。
別のユーザーにスレッドを確認してもらったり、コンタクトのフォローアップをしてもらったりするために、コミュニケーションにコメントを追加できます。このコメントは、コンタクトに対しては表示されません。
- 「返信」エディターで［コメント］タブをクリックします。
- @およびチームメンバーの名前を入力して、メッセージを入力します。
- ［コメントを追加］をクリックします。通知は、コミュニケーションへのリンクと併せてチームメンバーに送信されます。
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- 所有者所有者コミュニケーションの割り当て先となるユーザーを選択するには、左上にある［所有者］ドロップダウンメニューをクリックします。
- コミュニケーションにチケットが関連付けられている場合、コミュニケーションの上に示されるチケット名をクリックすると、別のブラウザータブでチケットレコードが表示されます。
- ウェブチャットやFacebook Messengerからメールによる返信に切り替えるには、返信エディターの［チャネル］ドロップダウンメニューをクリックし、［Eメール］を選択します。コミュニケーションが終了すると、コミュニケーション履歴がEメールで訪問者に送信されます。
- チャット履歴のコピーを送信したり、コミュニケーションを削除したり、送信者をブロックしたり、コミュニケーションをスパムとして分類したりする場合は、右上にある［その他］ドロップダウンメニューをクリックします。
- 送信者をブロックすると、そのコミュニケーションは受信トレイの［フィルタリング済み］ビューに移動します。［スパム］ビューで送信者のブロックを解除することもできます。これにより、以降のコミュニケーションが受信トレイに表示されるようになります。
- チャットに関しては、今後、訪問者がサイトにアクセスしたときにチャットウィジェットが訪問者に表示されますが、訪問者からの新しいメッセージはこちらの受信トレイに表示されなくなります。
- Eメールに関しては、このスレッド、およびこの送信者からの今後の着信スレッドが全てフィルタリングされます。
- 関連付けられているチケットは完全に削除されます。
- 送信者をブロックすると、そのコミュニケーションは受信トレイの［フィルタリング済み］ビューに移動します。［スパム］ビューで送信者のブロックを解除することもできます。これにより、以降のコミュニケーションが受信トレイに表示されるようになります。
注：Eメールのコミュニケーションをスパムとしてマークした場合、現在のスレッドのみが絞り込まれます。
- Eメールコミュニケーションを別のチームや社外の組織に転送するには、最新のEメール返信の上部にある［転送］をクリックします。
- コミュニケーションに終了済みのマークを付けるには、［コミュニケーションをクローズ］をクリックします。コミュニケーションに関連付けられたチケットがある場合、ユーザーはチケットとコミュニケーションを同時に閉じるか、［その他］ドロップダウンメニューをクリックして［コミュニケーションをクローズ］を選択することで、コミュニケーションだけを閉じることができます。
- コミュニケーションに返信するためのスペースがもっと必要な場合は、パネル上部にあるアイコンをクリックして右側または左側のパネルを折りたたむことができます。パネルをもう一度展開するには、アイコンをクリックします。
注：訪問者がボットの［チームメンバーに送信］ボットアクションに達していないボットコミュニケーションでは、訪問者が非アクティブになってから30分以上たたないと、コミュニケーションをクローズ済みにすることはできません。
- コミュニケーションを一括で削除またはクローズするには、次のようにします。
- コミュニケーションの上にマウスポインターを置き、編集するスレッドの横にあるチェックボックスを選択します。
- コミュニケーションの受信トレイの上部で、［ごみ箱に移動］または［コミュニケーションをクローズ］を選択します。
コミュニケーション内の特定のメッセージへのリンク
コミュニケーション内の1つのメッセージへの直接リンクを作成して、自分のチームのメンバーと共有することができます。これにより、効率的なコラボレーションが促進され、スレッド内の他のメッセージの中から検索する必要がなくなります。
メッセージリンクを作成して共有するには、次のようにします。
- HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［受信トレイ］の順に進みます。
- 左サイドバーでコミュニケーションを1つクリックすると、右側にスレッドの詳細ビューが表示されます。
- スレッド内の1つのメッセージの上にマウスポインターを置き、省略記号アイコンをクリックし、［リンクをコピー］を選択します。
- メッセージリンクがクリップボードにコピーされ、それを自分のチームの他のメンバーと共有できるようになります。相手がそのURLをブラウザーのURLバーに貼り付けると、そのメッセージに直接アクセスできます。
メッセージを非表示にする（Enterpriseのみ）
Enterpriseアカウントのユーザーは、機密情報を保護する目的で、受信トレイ内のメッセージを非表示にすることができます。
コミュニケーションの受信トレイでメッセージを非表示にするには、次のようにします。
- HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［受信トレイ］の順に進みます。
- 左サイドバーでコミュニケーションを1つクリックすると、右側にスレッドの詳細ビューが表示されます。
- スレッド内の1つのメッセージにカーソルを合わせ、省略記号アイコンをクリックし、［メッセージを非表示］を選択します。
- 非表示にすると、コミュニケーションの受信トレイ内のメッセージは、「メッセージは隠されました」というテキストに置き換えられます。Eメールがレコードに記録されていた場合は、レコードのタイムラインからそれが削除されます。
注：スーパー管理者または最初にメッセージを非表示にしたユーザーのみが非表示を解除できます。
- HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［受信トレイ］の順に進みます。
- 左サイドバーでコミュニケーションを1つクリックすると、右側にスレッドの詳細ビューが表示されます。
- スレッド内の1つのメッセージの上にマウスポインターを置き、省略記号アイコンをクリックして、［メッセージの非表示を解除］を選択します。
- 非表示を解除すると、コミュニケーションの受信トレイと、メッセージが元々記録されていた全てのレコードに、メッセージが復元されます。
対応可能状況の管理
チャットでの自分の対応可能状況を変更するには、左上隅の［対応可能です］ドロップダウンメニューをクリックします。勤務時間をカスタマイズして、自分の対応可能状況が自動的に設定されるようにする方法をご確認ください。
離席中に変更すると、現在自分に割り当てられているオープンチャットには引き続き対応可能と示されますが、新しく加わる訪問者には離席中と示されます。
受信トレイ設定にアクセスする
受信トレイの左下にある受信トレイ設定に素早くアクセスして編集することができます。受信トレイレベルの設定またはEメールまたはチャットチャネルに固有の設定を編集できます。コミュニケーションの受信トレイを編集する方法について詳細をご確認ください。
