Een gids voor de conversatie-inbox

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
• Als u meerdere inboxen in uw account hebt, klikt u op het vervolgkeuzemenu linksboven en selecteert u een andere inbox om te bekijken.

• In de inbox kunt u de volgende functies gebruiken om uw gesprekken te beheren.

Filters

Je kunt je gesprekken tegelijkertijd doorzoeken en filteren om snel een relevante thread te vinden. Klik op het search zoekicoon linksboven en voer een zoekterm in om een gesprek op te zoeken, en pas filters toe om je zoekopdracht te verfijnen.

• Status: filter je gesprekken op basis van hun open of gesloten status.
  
• Kanaal: sorteer conversaties op basis van of ze zijn aangemaakt vanuit een e-mail, live chat of Messenger conversatie.
• Contact: filter gesprekken op de contactpersoon die aan de thread is gekoppeld.
• Toegewezen persoon: filter gesprekken op het specifieke teamlid dat aan het gesprek is toegewezen.
  • Je kunt ook gesprekken filteren die zijn toegewezen aan een botchatflow door de chatflownaam te selecteren in het vervolgkeuzemenu.
  • Schakel het selectievakje Toon gedeactiveerde/verwijderde gebruikers in om te zoeken naar conversaties die zijn toegewezen aan verwijderde of gedeactiveerde gebruikers in je account.
• Datum: gebruik de datumkiezer om gesprekken te filteren die in een bepaald tijdsbestek hebben plaatsgevonden.
• Meer opties: selecteer het selectievakje Gefilterde gesprekken verbergen om gesprekken uit te filteren die niet relevant zijn voor je bedrijf, en/of selecteer het selectievakje Prullenbak verbergen om verwijderde gesprekken uit je zoekresultaten te filteren.

Je kunt je gesprekken ook sorteren van oud naar nieuw door op het dropdownmenu boven de lijst met gesprekken te klikken. Om terug te gaan naar je inbox, klik je rechtsboven op Zoekopdracht beëindigen.

Weergaven

Alle gesprekken worden gesegmenteerd in verschillende inboxweergaven. Deze weergaven groeperen gesprekken op geadresseerde, kanaal of gefilterde status. Als je een gebruiker bent met een Marketing Hub-, Sales Hub- of Service Hub Professional ofEnterprise-account, lees je hoe je je conversaties kunt organiseren in aangepaste weergaven in de inbox.

Selecteer een weergave in de linker zijbalk:

• Niet toegewezen: bekijk alle conversaties die niet aan een eigenaar zijn toegewezen. Als de eigenaar van een gesprek later uit je account wordt verwijderd, wordt het gesprek automatisch niet meer toegewezen en verschijnt het ook in deze weergave.
• Aan mij toegewezen: bekijk alle gesprekken met minstens één antwoord die aan jou zijn toegewezen.
• Alles open: bekijk alle gesprekken van je team in de inbox. Houd er rekening mee dat als je een uitgaande e-mail naar een contactpersoon vanuit de inbox verstuurt, die e-mail pas in de weergave Alles open verschijnt als de contactpersoon de e-mail beantwoordt.
• Chat: bekijk alle conversaties die voortkomen uit een chatwidget op je site.
• Bots: bekijk alle botgesprekken die nooit aan een eigenaar zijn toegewezen of nog niet zijn toegewezen.
• E-mail: bekijk alle conversaties die zijn ontstaan door e-mails die naar het e-mailadres van je team zijn gestuurd.
• Messenger: bekijk alle conversaties die zijn ontstaan op een Facebook Business Page met een gekoppelde Facebook Messenger account.
• Formulieren: bekijk alle inzendingen op een verbonden ondersteuningsformulier.
• Gesprekken: bekijk alle gesprekken die zijn gevoerd naar een verbonden telefoonnummer.
• Alle afgesloten: bekijk alle gesprekken die zijn afgesloten.
• Verzonden: bekijk alle uitgaande e-mails die zijn verzonden vanuit de conversatie-inbox en vanuit een record in de CRM. Houd er rekening mee dat wanneer de ontvanger de e-mail beantwoordt, het gesprek wordt verplaatst naar de weergave Alle open en andere relevante weergaven, zoals de weergave Toegewezen aan mij of Niet toegewezen .
• Spam: bekijk alle e-mails die niet relevant zijn voor uw zakelijke conversaties, zoals promotie-e-mails. Alle e-mails die worden ontvangen vanuit een rolgebaseerde e-mail (marketing@, verkoop@, enz.) worden naar de Spam-weergave gestuurd.
• Prullenbak: bekijk alle verwijderde conversaties. Open een verwijderde conversatie om de inhoud te bekijken. Als je de verwijderde conversatie wilt herstellen, klik je oprotatei herstellen in het bovenste menu. Om het bericht definitief te verwijderen, klik je op Voor altijd verwijderen delete. Hierdoor wordt de thread permanent verwijderd uit de inbox en uit het contactrecord waarin de conversatie is vastgelegd. Het bijbehorende ticket wordt ook verwijderd. Je hebt geen toegang meer tot de threads in de inbox of op de gekoppelde records nadat je ze hebt verwijderd uit de prullenbak. Deze conversaties worden na 30 dagen automatisch verwijderd en kunnen niet meer worden hersteld.

De weergaven Niet toegewezen, Toegewezen aan mij, Alle open en Chat worden altijd weergegeven. Om toegang te krijgen tot de andere standaardweergaven, klik je op Meer.

Samenstellen

Klik linksonder op Samenstellen om rechtstreeks vanuit de conversatie-inbox een uitgaande e-mail te schrijven. Meer informatie over het verzenden en beantwoorden van e-mails vanuit de conversatie-inbox.

Lijst van gesprekken

Bekijk in het linkerpaneel een lijst van alle gesprekken in je geselecteerde weergave. De gesprekken worden gesorteerd op basis van het tijdstip waarop het bericht werd ontvangen, te beginnen met het meest recent ontvangen bericht. Het voorbeeld van het bericht bevat de volgende details:

• De naam van de contactpersoon die het gesprek is gestart, evenals het aantal deelnemers in de thread.
• Een doorstuur- of antwoordindicator om de conversaties te identificeren die je nog moet beantwoorden.
• De onderwerpregel van de e-mail, indien van toepassing, en een voorbeeld van de berichttekst.
• De tijdstempel van het laatst ontvangen bericht in de thread.
• Een pictogram dat aangeeft van welk kanaal het gesprek afkomstig is.
• Een voorbeeld van eventuele opmerkingen in de thread.

Over en bijbehorende records

In de rechterzijbalk kun je contextuele informatie bekijken over de gekoppelde contactpersoon, het gekoppelde ticket en eerdere gesprekken van de contactpersoon met je bedrijf. Klik om elke sectie uit te vouwen en de extra details te bekijken.

• Contact: klik op de X naast de naam van de contactpersoon om deze los te koppelen van de thread. Klik op de naam van de contactpersoon om deze in een ander browsertabblad te openen. In het contactrecord kunt u een één-op-één e-mail verzenden, bellen, een notitie toevoegen, een taak aanmaken of een vergadering met de contactpersoon plannen.
• Ticket: om aanvullende ticketinformatie te bekijken, klik je op Meer weergeven op de ticketkaart. Klik in het paneel dat rechts wordt geopend op Bewerk de getoonde eigenschappen om de eigenschappen aan te passen die worden weergegeven in het paneelTicketdetails . De eigenschappen die worden weergegeven op de ticketkaart in de inbox worden niet bijgewerkt. Als de conversatie geen bijbehorend ticket heeft, klik je op Ticket aanmaken. Je kunt een ticket niet loskoppelen van een gesprek in de inbox. Meer informatie over het beheren van tickets in de inbox.
  
  

  Let op: accounts die zijn aangemaakt na 1 april 2024 hebben geen toegang tot tickets in de inbox. Als je een ticket aanmaakt in de inbox, worden zowel het ticket als het gesprek verplaatst naar de helpdesk. Leer hoe u tickets in de helpdesk beheert.

• Over dit contact: de contacteigenschappen die hier verschijnen zijn dezelfde als de eigenschappen op de Over-kaart op het contactrecord. Om de contacteigenschappen die worden weergegeven te bewerken, beweeg je met de muis over het informatiepictogram info en klik je vervolgens op Eigenschappen bewerken.
• Andere gesprekken: bekijk eerdere gesprekken tussen de contactpersoon en je team.
• Andere tickets: bekijk de extra bijbehorende tickets van de contactpersoon.
• Feedback uit het verleden: bekijk de feedback van de contactpersoon uit een enquête over klantenondersteuning uit het verleden.
• Deals: klik op Een deal maken om een dealrecord aan te maken om eventuele omzetkansen van dit gesprek bij te houden.
• Bedrijf: bekijk de bedrijfsgegevens van de contactpersoon.
• Aangepaste objecten (alleenEnterprise ): als u aangepaste objecten gebruikt, kunt u de aangepaste objectrecord bekijken die is gekoppeld aan de contactpersoon in de thread. Om in de inbox te verschijnen, moet de aangepaste objectrecord gekoppeld zijn aan de contactrecord.

Antwoorden en commentaar

Gebruik de antwoordeditor om te reageren op een inkomend e-mail- of chatbericht, of gebruik het tabblad Commentaar om een ander teamlid op de hoogte te stellen van het gesprek. Je kunt ook bellen vanuit de antwoordeditor als je telefonisch contact wilt maken met een contactpersoon.

Om de antwoordeditor uit te vouwen terwijl je je antwoord typt, klik en sleep je naar de antwoordeditor.

• Voer een antwoord in en gebruik de werkbalk linksonder om rijke tekstopmaak toe te voegen (bijvoorbeeld vet, cursief, enz.). Je kunt ook op Invoegen klikken en een optie selecteren om inhoud uit een andere tool in HubSpot bij te voegen, zoals:

  • Kennisbankartikelen
  • Knipsels
  • Video
  • Vergaderingen
  • Documenten
  • Offertes
  • Sjablonen
• Klik op het pictogram breezeSingleStar AI en selecteer vervolgens een markeeropdracht:
  • Schrijf voor mij: typ een prompt in het vak Schrijf voor mij en klik op Genereren om tekst te genereren die je in je gesprek kunt gebruiken. Klik op Invoegen om de prompt te gebruiken of op Genereren om een andere versie van de prompt te genereren.
  • Gesprek samenvatten: lange gesprekken samenvatten in beknopte samenvattingen.

Meer informatie over het gebruik van AI-assistenten in de conversatie-inbox.

Commentaar geven op een gesprek

Als je wilt dat een andere gebruiker de thread bekijkt of de contactpersoon opvolgt, kun je een opmerking toevoegen aan de conversatie. Deze opmerking is niet zichtbaar voor de contactpersoon.

• Klik in de antwoordeditor op de tab Commentaar.
• Typ @ en de naam van je teamlid en voer je bericht in.
  • Gebruik de pictogrammen onderaan de e-maileditor om de tekststijl aan te passen, een koppeling in te voegen of een bestand te uploaden.
  • Als u een document, fragment, link naar een vergadering, kennisbankartikel, citaat of video wilt toevoegen aan uw reactie, klikt u op Invoegen.
• Klik op Opmerking toevoegen. Er wordt een melding naar het teamlid gestuurd met een link naar de conversatie.
• Klik in de linker zijbalk op een conversatie om een gedetailleerde weergave van de thread aan de rechterkant te openen.
  • Om een gebruiker te selecteren om de conversatie aan toe te wijzen, klik je op het vervolgkeuzemenu Eigenaar linksboven.
  • Als de conversatie een bijbehorend ticket heeft, klik dan op de ticketnaam boven de conversatie om het ticketrecord in een ander browsertabblad te openen.
  • Om over te schakelen van live chat of Facebook Messenger naar antwoorden via e-mail, klik je op het vervolgkeuzemenu voor kanalen in de antwoordeditor en selecteer je E-mail. Als de conversatie eindigt, wordt de conversatiegeschiedenis via e-mail naar de bezoeker gestuurd.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Meer rechtsboven om een kopie van het chattranscript te verzenden, het gesprek te verwijderen, een afzender te blokkeren of het gesprek als spam te markeren.
    • Als u een afzender blokkeert, wordt het gesprek verplaatst naar uw Gefilterde weergave in uw Postvak IN. Je kunt ervoor kiezen om een afzender te deblokkeren uit je Spam-weergave zodat toekomstige gesprekken zichtbaar zijn in je Postvak IN.
      
      • Voor chats geldt dat de bezoeker de chatwidget ziet als hij je site bezoekt, maar zijn nieuwe berichten verschijnen niet in je Postvak IN.
      • Voor e-mails zal dit de thread en alle inkomende threads van deze afzender filteren.
      • De bijbehorende tickets worden permanent verwijderd.

Let op: als u een e-mailconversatie als spam markeert, wordt alleen de huidige thread gefilterd.

• Om een e-mailconversatie door te sturen naar een ander team of een andere organisatie buiten uw bedrijf, klikt u bovenaan het meest recente e-mailantwoord op Doorsturen.
• Om de conversatie als gesloten te markeren, klikt u op Conversatie sluiten. Als er een ticket aan de conversatie is gekoppeld, kan de gebruiker het ticket en de conversatie tegelijkertijd sluiten, of alleen de conversatie sluiten door op het vervolgkeuzemenu Meer te klikken en conversatie sluiten te selecteren.

• Als je meer ruimte wilt om op het gesprek te reageren, kun je het rechter- of linkerpaneel samenvouwen door op het pictogram last bovenaan het paneel te klikken en het paneel weer uitvouwen door op het pictogram first te klikken.

Let op: in botconversaties waarbij de bezoeker de botactieStuur naar teamlid niet heeft bereikt, kan het gesprek pas na 30 minuten inactiviteit van de bezoeker als gesloten worden gemarkeerd.

• Om uw conversaties in bulk te verwijderen of te sluiten:
  • Ga met de muis over de conversaties en selecteer de selectievakjes naast de threads die je wilt bewerken.
  • Selecteer bovenaan de inbox Verplaats naar prullenbak of Conversatie sluiten.

Linken naar een specifiek bericht in een gesprek

Je kunt rechtstreeks naar een bericht in een conversatie linken om het met een teamlid te delen. Dit kan efficiënte samenwerking vergemakkelijken en voorkomt dat je andere berichten in de thread moet doorzoeken.

Om een berichtkoppeling te genereren en te delen:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
• Klik in de linker zijbalk op een conversatie om een gedetailleerde weergave van de thread aan de rechterkant te openen.
• Beweeg de muis over een bericht in de thread, klik op het ellipsicoon en selecteer Koppeling kopiëren.

• De koppeling naar het bericht wordt gekopieerd naar het klembord, dat je vervolgens kunt delen met een ander lid van je team. Zodra ze de URL in de URL-balk van hun browser plakken, worden ze rechtstreeks naar dat specifieke bericht geleid.

Berichten verbergen( alleenEnterprise )

Gebruikers met een Enterprise-account kunnen berichten in de inbox verbergen om gevoelige informatie te beschermen.

Een bericht verbergen in de conversatie-inbox:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
• Klik in de linker zijbalk op een conversatie om een gedetailleerde weergave van de thread aan de rechterkant te openen.
• Beweeg de muis over een bericht in de thread, klik op het ellips-pictogram en selecteer Bericht verbergen.
• Eenmaal verborgen, wordt het bericht in de conversatie-inbox vervangen door Het bericht is verborgen. Als het e-mailbericht was gekoppeld aan een record, wordt het verwijderd uit de tijdlijn van het record.
  
  

Om een bericht uit de conversatie inbox te verwijderen:

Let op: alleen Super admins of de gebruiker die het bericht oorspronkelijk verborgen heeft, kunnen het onschadelijk maken.

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
• Klik in de linker zijbalk op een gesprek om een gedetailleerde weergave van de thread aan de rechterkant te openen.
• Ga met de muis over een bericht in de thread, klik op het ellips-pictogram en selecteer vervolgens Bericht verbergen.
  
  
• Zodra het bericht is verborgen, wordt het hersteld in de conversatie-inbox en in alle records waar het oorspronkelijk was gelogd.

Status

Klik in de linkerbovenhoek om de schakelaar aan of uit te zetten om uw chatbeschikbaarheidsstatuste wijzigen. Leer hoe je je werktijden kunt aanpassen om automatisch je beschikbaarheidsstatus in te stellen.

Als je weg bent, ben je nog steeds beschikbaar voor alle open chats die op dat moment aan jou zijn toegewezen, maar je bent niet beschikbaar voor nieuwe bezoekers.

Inbox-instellingen

In de linkerbenedenhoek van het Postvak IN heb je snel toegang tot de instellingen van je Postvak IN die je kunt bewerken. U kunt instellingen op inboxniveau bewerken of instellingen die specifiek zijn voor uw e-mail of chatkanaal. Meer informatie over het bewerken van uw Postvak IN.