Een bot maken

Maak een chatflow met een bot om in contact te komen met uw websitebezoekers. De bot verschijnt als een chatwidget op uw websitepagina's waar een bezoeker een gesprek kan beginnen. De bot kan helpen om leads te kwalificeren, vergaderingen te boeken of support tickets aan te maken door een reeks vragen en geautomatiseerde antwoorden te sturen. Gebruik de bot om de eerste informatie over de bezoeker te verzamelen voordat een lid van uw team het gesprek overneemt.

Let op: alleen gebruikers met rechten voor Chatflows op het tabblad CRM kunnen chatflows maken en bewerken.

Als u een bezoeker wilt verbinden met een lid van uw live team zodra deze een gesprek begint via de chatwidget, leer dan hoe u een chatflow met live chat kunt maken.

Je kunt ook een bot maken voor je Facebook Messenger-account. Leer hoe je een chatflow maakt voor Facebook Messenger.

Bekijk de onderstaande video voor een overzicht van dit proces:

Bekijk de volledige HubSpot Academy les: Gesprekken opzetten

Voordat u begint

Voordat u een bot kunt maken, moet u een chatkanaal koppelen aan de inbox voor gesprekken. In het chatkanaal kun je de beschikbaarheid van je team en het uiterlijk van de widget aanpassen. Als je de bot toevoegt aan een website die niet bij HubSpot wordt gehost, moet je bovendien de trackingcode toevoegen aan je externe pagina's voordat je een bot maakt. De bot zal niet verschijnen als de trackingcode niet is geïnstalleerd.

Zodra uw chatkanaal is verbonden met de inbox en de trackingcode is geïnstalleerd op alle externe pagina's, kunt u een bot vanaf nul opbouwen of een van de vijf verschillende door HubSpot gemaakte botsjablonen gebruiken, vervolgens uw botacties aanpassen en als/dan-takken toevoegen om de stroom van het gesprek te bepalen.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Marketing > Planning en Strategie > Agenda.
• Klik rechtsboven op Chatflow aanmaken.
• Selecteer Website. Als je een chatflow aan je Facebook Messenger-account wilt toevoegen, lees dan hoe je een chatflow voor Facebook Messenger maakt.
• Selecteer in de linkerzijbalk, in de sectie Bouw een bot , een botsjabloon:
  • Conciërgebot (alleenService Hub Professional of Enterprise ): gebruik deze sjabloon om bezoekers naar het juiste team te leiden op basis van hun reden om een chat te starten. Afhankelijk van het antwoord van de bezoeker kunnen ze de kennisbank doorzoeken, verbinding maken met een lid van uw live team, of een vergadering met uw team boeken. U hebt toegang tot de kennisbank tool nodig om deze bot template te gebruiken.
  • Leads kwalificeren bot: gebruik deze sjabloon om informatie te verzamelen over de bezoeker en hun reden om uw site te bezoeken.
  • Vergaderingen bot :gebruik deze sjabloon om een vergaderlink te delen met een bezoeker, zodat ze tijd kunnen boeken met u of uw team.
  • Tickets bot: gebruik deze sjabloon om informatie te verzamelen over de supportvraag van een bezoeker, maak dan een ticket aan om hun probleem te volgen in uw conversatie-inbox. U moet toegang hebben tot het bewerken van tickets om deze bot te kunnen gebruiken.
  • Kennisbank & support bot (alleenService Hub Professional of Enterprise ): gebruik deze sjabloon om kennisbank artikelen te delen met bezoekers, geef ze vervolgens de optie om contact op te nemen met uw team of een ticket in te dienen als ze nog steeds hulp nodig hebben. Voordat u deze sjabloon gebruikt, selecteert u gebruikers en teams om gesprekken naar toe te leiden als de vraag niet kan worden opgelost met een artikel.
  • Offline bot (alleenSales Hub of Service Hub Professional en Enterprise ): als uw team alleen beschikbaar istijdens vastgestelde kantooruren, gebruikt u deze sjabloon om bezoekers te routeren naar beschikbare teamleden tijdens kantooruren, en vervolgens de e-mail van de bezoeker te verzamelen wanneer uw team offline is. U kunt ook de instelling van de bot aanpassen zodat de chatwidget buiten kantooruren verschijnt. Bezoekers kunnen hun e-mailadres achterlaten, zodat uw team een follow-up kan doen wanneer ze weer online zijn. Voordat u deze sjabloon gebruikt, selecteert u de gebruikers en teams waarvan de beschikbaarheid de flow van de bot bepaalt.
  • Begin vanaf nul: maak uw eigen bot vanaf nul met verschillende botacties.
• Klik op Volgende.
• Aan de linkerkant kunt u de inbox- en taalinstellingen aanpassen:
  • Als u meerdere inboxen hebt ingesteld in uw account, klikt u op het vervolgkeuzemenu Inbox en selecteert u een inbox om de chatflow mee te verbinden.
  • Als u de taal van de chatflow wilt wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Taal .
  • Als u een Concierge bot of een Meetings bot maakt, om te kiezen welke vergaderlink wordt gedeeld met de bezoeker, klikt u op het Meetings link dropdown menu.
  • Als u een Knowledge base + live support bot of een Offline bot maakt, om te bepalen welke gebruikers inkomende berichten ontvangen, klikt u op het Select inbox users dropdown menu.

• Klik op Maken.

1. Bouwen - een welkomstbericht maken en botacties toevoegen

Op het tabblad Build past u de botsjabloon aan en maakt u een welkomstbericht dat uw bezoekers begroet. U kunt ook extra acties toevoegen om het verloop van de botconversatie aan te passen.

Een welkomstbericht maken

Het welkomstbericht is het eerste wat een bezoeker te zien krijgt als hij een chat met u begint.

• Om de inhoud van het welkomstbericht te bewerken, klikt u op de stap Welkomstbericht in het botsjabloon.
• In het paneelWelkomstbericht dat rechts wordt geopend, voert ueen berichtinenklikt u vervolgens op Opslaan.

Botacties toevoegen

Of u nu een bot vanaf nul maakt of een sjabloon gebruikt, u kunt verschillende botacties gebruiken om informatie over de bezoeker te verzamelen. Met botacties kunt u vragen stellen, een contactpersoon of bedrijfseigenschap instellen , een kennisbankartikel delen of een vergadering boeken.

• Om nieuwe vragen of acties toe te voegen, klikt u op het plus-pictogram.

• Selecteer in het rechterpaneel een actie. Meer informatie over de verschillende botacties.

• Bewerk in het rechterpaneel de details van de actie. De instellingen die u kunt wijzigen, zijn afhankelijk van de actie. Als u bijvoorbeeld een aangepaste vraag stelt, kunt u de vraag invoeren en snelle antwoorden instellen die uw bezoeker kan selecteren als antwoord op uw berichtprompt.
• Klik op Opslaan.

• Om de instellingen van een bestaande actie te bewerken, klikt u op de actie in de bot editor en maakt u uw bewerkingen in het rechterpaneel.
• Als u een Professional of Enterprise-gebruiker bent, kunt u de stroom van de botconversatie aanpassen met behulp van als/dan-takken. Met als/dan-takken kunt u een bezoeker naar een specifieke botactie sturen, afhankelijk van zijn antwoord, de waarde van een contacteigenschap of de beschikbaarheid van uw team.
  • Selecteer een actie.
  • Klik in het rechterpaneel op het tabblad Als/dan-takken.
  • Leer hoe u if/then-takken kunt gebruiken in uw botacties.

Let op: Starter en gratis gebruikers kunnen geen als/dan-takken aan hun botacties toevoegen.

• Als u een gebruiker bent met accounttoegangsrechten, kunt u de botconversatie omleiden naar een specifiek lid van uw team. Om de botconversatie naar een lid van uw team te leiden, klikt u op het pluspictogram en selecteert u vervolgens Verzenden naar teamlid in het rechterpaneel.

Let op: de gebruiker naar wie u routeert moet een Sales Hub of Service Hub seat toegewezen hebben.

• Om acties die tijdens het bewerken van de flow van uw bot zijn losgekoppeld opnieuw te koppelen, klikt u op de knop Waarschuwingen linksboven. U kunt ook naar losgekoppelde acties zoeken met de Ga naar actie-zoekbalk rechtsboven.
• Wanneer u klaar bent met het bewerken van de acties van de bot, ziet u elke actie in het pad van de bot in een enkele weergave. U kunt uw als/dan vertakkingslogica bekijken en wijzigen, de instellingen van een individuele actie bewerken, of een specifieke actie zoeken met de Ga naar actie-zoekbalk rechtsboven.
• Om te zien hoe de bot eruit zal zien op uw website, klikt u rechtsboven op Voorbeeld.
• Klik onderaan op Opslaan en vervolgens op het tabblad Doel .

Afhankelijk van uw use case, na het verzamelen van wat basisinformatie over de bezoeker, kunt u de bezoeker vervolgens doorsturen naar een lid van uw live team of naar de inbox voor gesprekken zodat een teamlid deze kan behandelen of een ticket kan indienen.

2. Doel - bepalen wanneer de bot moet verschijnen

Op het tabblad Doel kunt u bepalen wanneer de bot op uw websitepagina's wordt weergegeven. U kunt een bot weergeven wanneer een bezoeker zich op een specifieke pagina-URL bevindt, of op basis van bekende informatie over uw bezoekers. U kunt de targetingopties ook combineren om een gepersonaliseerde ervaring op maat te creëren voor bezoekers van uw site. Meer informatie over de verschillende targetingopties en targetingregels die u met uw chatflows kunt gebruiken.

• Om de bot te tonen wanneer een bezoeker op een specifieke website URL is, in de Website URL sectie:
  • Klik op het eerste dropdown menu en selecteerWebsite URL.
  • Klik op het tweede dropdown menu en selecteer een targeting regel.
  • Voer uw regelcriteria in het tekstveld in.
• Om de bot te tonen wanneer een bezoeker op een website pagina is waarvan de URL specifieke query parameters bevat:
  • Klik op het eerste dropdown menu en selecteerQuery parameter.
  • Voer in het eerste tekstveld de naam vande queryparameter in.
  • Klik op de dropdown en selecteer een targetingregel.
  • Voer in het tweede tekstveld de waarde van de queryparameter in.

• Om nog een regel toe te voegen, klikt u op Regel toevoegen.
• Om de bot uit te sluiten van bepaalde pagina's (bijvoorbeeld een pagina met privacybeleid), klikt u op Uitsluitingsregel toevoegen.

U kunt uw bot ook richten op specifieke contacten op basis van bekende informatie over hen. Om criteria in te stellen op basis van bezoekersinformatie, in de sectieBezoekersinformatie :

• Klik op het eerste dropdown menu en selecteer een filter. U kunt filters gebruiken die specifiek gericht zijn op bekende contacten of onbekende bezoekers.
• Klik op het tweede dropdown menu en selecteer uwcriteria.
• Om nog een regel toe te voegen, klikt u op Regel toevoegen.
• Om het pop-upformulier op bepaalde pagina's (bijvoorbeeld een pagina met privacybeleid) uit te sluiten, klikt u op Uitsluitingsregel toevoegen.
• Om nog een filtergroep met aanvullende targetingregels te maken, klikt u op Filtergroep toevoegen.
• Om verder te gaan, klikt u onderaan op Opslaan en vervolgens op het tabblad Weergave.

3. Display - het uiterlijk van de bot aanpassen

Pas de weergave-instellingen van de bot aan, waaronder de chatkop, het gedrag van de chatwidget en de triggers van de chatwidget. Om de accentkleur en de plaatsing van de bot op de pagina te bewerken, leest u hoe u het uiterlijk van de chatwidget verder kunt aanpassen in uw Postvakinstellingen.

• Standaard wordt de bedrijfsnaam die u hebt ingesteld in de merkinstellingen van uw account weergegeven als chatkop. Om de chatkop te bewerken, klikt u op om de sectie Kies chat-avatar uit te vouwen en bewerkt u de naam in het veld Chatkop . Om de avatar van de afbeelding te wijzigen, gaat u met de muis over de avatar en klikt u op Foto wijzigen.

• In de sectie Chat weergavegedrag , bepaal het gedrag van de widget op desktop of mobiele schermen. Klik op dekop Chat om de sectie uit te breiden.
  • Selecteer op het tabblad Desktop het keuzerondje naast het gewenste weergavegedrag:
    • Pop open het welkomstbericht als prompt: geef een voorbeeld van het welkomstbericht weer boven de chatwidget.

• • • Toon alleen de chat launcher: toont alleen de chat launcher zodat bezoekers moeten klikken om het chatvenster te openen.
    • Toon het welkomstbericht en open dan de chat wanneer aan een trigger is voldaan: toon een voorbeeld van het welkomstbericht en open de chatwidget wanneer aan een trigger is voldaan of wanneer de bezoeker op de widget klikt, wat het eerst komt.

• • Selecteer op het tabblad Mobiel het keuzerondje naast het gewenste weergavegedrag:
    • Pop open het welkomstbericht als prompt: toon een preview van het welkomstbericht boven de chatwidget.
    • Toon alleen de chat launcher: toon alleen de chat launcher zodat bezoekers moeten klikken om het chatvenster te openen.

Let op: om de chatflow op mobiele apparaten uit te schakelen, kunt u een uitsluitingsregel toevoegen in uw targeting-instellingen om de chatflow te verbergen wanneer iemand uw pagina bekijkt op een mobiel apparaat.

• U kunt ook bepalen wanneer de chatwidget op de pagina wordt geladen. Klik op Triggersom de sectie uit te breiden, en selecteer vervolgens het selectievakjenaast de trigger voor chatweergave.
  
  • On exit intent: trigger de bot wanneer de muis van een bezoeker naar de bovenkant van het browservenster beweegt.
  • Tijd op pagina in seconden: activeer de bot wanneer een bepaalde tijd (in seconden) verstrijkt terwijl de bezoeker op de pagina is.

Let op: voor een snellere paginalading adviseert HubSpot een vertraging van 5 seconden of meer. Meer informatie over de laadtijd van uw site.

• • Percentage van de gescrolde pagina: activeert de live chat-widget wanneer de bezoeker naar een bepaald punt op de pagina is gescrolld.

• Klik op Opslaan en vervolgens op het tabblad Opties.

Let op: nadat u klaar bent met het instellen van uw bot, kunt u de chatwidget automatisch openen wanneer een bezoeker een specifieke pagina-URL laadt.Voeg #hs-chat-open toeaan het einde van een pagina-URL. U kunt deze URL's vervolgens koppelen in uw e-mails, landingspagina's en andere marketingcampagnes om bezoekersrechtstreeks naaruw chatwidget testuren.

4. Opties

Pas extra opties voor uw bot aan, waaronder aangepaste foutmeldingen, de weergavetaal en GDPR-opties.

Algemeen

• Om een vertraging in te stellen tussen elk bericht dat naar bezoekers wordt gestuurd, klikt u op het keuzemenu Typvertraging tussen berichten en selecteert u een optie.

• Om de tijd aan te passen die moet verstrijken voordat de chatsessie wordt teruggezet naar het begin, klikt u op het vervolgkeuzemenu Sessietime-out en selecteert u een optie. De time-out gaat in wanneer de bezoeker stopt met reageren. Als de bezoeker een ander bericht stuurt nadat de time-out is verstreken, stuurt de conversatie het welkomstbericht opnieuw.

Let op: wanneer een bezoeker elke botactie voltooit, wat betekent dat hij de laatste stap in de flow van uw bot bereikt, wordt de chatsessie niet gereset nadat de geselecteerde sessietijd is verstreken.

• Om de reactie aan te passen die bezoekers te zien krijgen wanneer een verzoek mislukt, voert u foutmeldingen in het veld Algemene foutmelding in.

Taal

Om de weergavetaal van de bot te wijzigen, klikt u op het keuzemenu Selecteer een taal en selecteert u een andere taal.

Beschikbaarheid

Bepaal wanneer de chatwidget op uw site moet verschijnen, afhankelijk van de beschikbaarheid van uw team die is ingesteld in uw kanaalinstellingen. Klik op het Availability dropdown menu en selecteer een optie:

• Alleen tonen wanneer teamleden beschikbaar zijn om te chatten: de chatwidget verschijnt alleen tijdens kantooruren of wanneer ten minste één teamlid beschikbaar is.
• Altijd tonen: de chatwidget verschijnt altijd op uw site.

Let op: als u meerdere chatflows hebt ingesteld in uw account, controleertchatflowprioritering niet de beschikbaarheid van het team bij de beslissing welke chatflow wordt weergegeven.

Privacy van gegevens en toestemming

• Om de toestemmingstekst voor cookies voor de live chat-widget in te schakelen, klikt u op om de schakelaar Toestemming voor het verzamelen van chatcookies aan te zetten. U kunt de toestemming voor cookies tekst die in de banner verschijnt niet aanpassen.
• Wanneer u de cookietekst voor toestemming inschakelt, kunt u vervolgens selecteren wanneer de toestemmingsbanner moet verschijnen.
  • Als u de toestemmingsbanner wilt weergeven voordat een bezoeker een chat start, selecteert u het keuzerondje Toestemmingsbanner tonen voordat bezoeker een chat start .
  • Om de banner weer te geven wanneer de bezoeker de pagina begint te verlaten, selecteert u het keuzerondje Toestemmingsbanner tonen aan bezoeker bij het verlaten van de pagina.

• Om de toestemming van een bezoeker om zijn gegevens te verwerken vast te leggen, klikt u de schakelaar Toestemming om gegevens te verwerken aan.
• Klik op het keuzemenu Toestemmingstype en selecteer een van de volgende:
  • Expliciete toestemming vereisen: met deze optie ingeschakeld moeten bezoekers op Ik ga akkoord klikken voordat ze een bericht kunnen versturen.
  • Legitiem belang: de toestemming van bezoekers wordt geïmpliceerd wanneer zij met u gaan chatten. De tekst met de toestemming om gegevens te verwerken wordt nog steeds weergegeven, maar ze hoeven niet op Ik ga akkoord te klikken om de chat te starten.
• In het tekstveld Toestemming verwerken verschijnt de standaardtekst van HubSpot. Je kunt de tekst bewerken om uit te leggen waarom je de persoonlijke gegevens van de bezoeker moet opslaan en verwerken. Als je de toestemmingstekst aanpast, maar daarna terug wilt naar de standaardtekst, klik dan op Terugzetten naar standaardtekst van HubSpot.

Let op: hoewel deze functies in HubSpot aanwezig zijn, is uw juridische team de beste bron om u advies te geven over de naleving van uw specifieke situatie.

Marketingcontacten

Verzamel feedback van chatbezoekers (alleenService Hub Professional of Enterprise )

Door feedback te verzamelen kunt u uw algemene chatstrategie verbeteren, de effectiviteit van uw team meten en de prestaties van uw individuele teamleden via chat verfijnen.

• Klik in het gedeelteFeedback van chatbezoekers verzamelen op het keuzemenuBestaande enquête aansluitenen selecteer eenenquête.

Let op:u kunt alleen een bestaande enquête verbinden die Chat als leveringsmethode heeft geselecteerd.

• Als u een nieuwe enquête wilt maken om verbinding te maken met de bot, klikt u op Nieuwe enquête maken. Zorg ervoor dat u Chat selecteert als leveringsmethode.

Als een chatgesprek eindigt, verschijnt de enquête in de chatwidget. Als er reacties op de enquête worden verzameld, verschijnen deze op de pagina met enquêtedetails en in de thread in de inbox van de gesprekken.

Herzien en toevoegen van bots aan uw website pagina's

Wanneer u klaar bent met het bewerken van de bot, klikt u op Opslaan. Klik rechtsboven op Voorbeeld om de instelling van de bot te testen. Als u klaar bent met bewerken, klikt u op Aanzetten om de bot toe te voegen aan uw websitepagina's.

Wanneer uw bot live is op uw website pagina's, kunnen bezoekers een gesprek starten met de bot. U kunt dan de inkomende berichten in uw conversatie-inbox bekijken en beantwoorden, of de prestaties van uw bot analyseren.