De inbox voor gesprekken instellen

De conversatie-inbox is een centrale locatie in je HubSpot-account waar berichten van al je aangesloten kanalen verschijnen. Je kunt lopende gesprekken bekijken, berichten beantwoorden en tickets aanmaken om problemen van klanten te volgen.

De standaard inbox instellen

Wanneer u voor het eerst een HubSpot-account maakt, maakt HubSpot automatisch een conversatie-inbox en voorziet in een fallback e-mailadres. Je kunt het fallback e-mailadres bewerken of extra kanalen aansluiten om berichten in de inbox te gaan ontvangen. Je kunt ook bewerken welke gebruikers en teams toegang hebben tot de conversatie-inbox.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox > Inboxen.
• Om de naam van de inbox te wijzigen:
• Klik naast het keuzemenu Huidige weergave op het keuzemenu Acties en selecteer Inbox hernoemen.
• Voer in het dialoogvenster een naam in voor het postvak en klik op Naam wijzigen.
• Om een chatroom te verbinden om berichten in de inbox te ontvangen, klikt u op Een chatroom verbinden en selecteert u vervolgens een chatroom. Meer informatie over het verbinden van kanalen met het Postvak IN.

• Om een Slack-account aan het postvak te koppelen, klikt u in het gedeelte Slack-integratie op Slack koppelen. Meer informatie over het instellen van de Slack-integratie.

• Om te beheren welke gebruikers en teams toegang hebben tot de inbox, klikt u op het tabblad Toegang .
  • Klik op het keuzemenu Wie heeft toegang tot de inbox en selecteer een optie:
    • Iedereen: elke HubSpot-gebruiker in het account heeft toegang tot de inbox.
    • Specifieke gebruikers en teams: alleen geselecteerde gebruikers of teams hebben toegang tot deze inbox.
  • Klik op Opslaan.

Let op: inkomende gesprekken kunnen alleen automatischworden toegewezen aan gebruikers met een betaalde seat, maar gratis gebruikers kunnen nog steeds niet-toegewezen gesprekken toewijzen en erop reageren als ze toegang hebben tot de inbox.

Als u Specifieke gebruikers en teams kiest, kunnen gebruikers met accounttoegang of superbeheerdersrechten alle gesprekken in de inbox in de portal bekijken, maar kunnen ze geen acties ondernemen in de inbox, zoals antwoorden op een thread, tenzij ze als teamlid zijn geselecteerd in detoegangsinstellingen van de inbox.

Het fallback e-mailadres bewerken

Een fallback e-mail is een e-mail die HubSpot voorziet waarmee je bepaalde HubSpot tools, zoals ticketautomatisering, kunt gebruiken als je nog geen team e-mailadres hebt gekoppeld. De fallback e-mail wordt ook gebruikt als je team e-mailadres plotseling wordt losgekoppeld van de gesprekken inbox.

Bij het instellen van de inbox heb je de mogelijkheid om het fallback e-mailadres aan te passen zodat het direct begint met het versturen van e-mails. Als je het fallback e-mailadres niet wilt gebruiken, lees dan hoe je een team e-mailadres kunt koppelen om e-mails te gaan ontvangen in de inbox.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox > Inboxen.
• Klik naast de fallback e-mail op Bewerken.

• Om het terugval e-mailadres voor verzending in te schakelen, schakel je op het tabblad Configuratie het selectievakje HubSpot e-mail gebruiken voor het verzenden van berichten in.
• Om de Van naam die verschijnt aan te passen, klik je op het Van naam dropdown menu en selecteer je een optie.

Let op: je kunt niet dezelfde Van-naam gebruiken voor meerdere fallback e-mails. De waarde van de Van-naam moet uniek zijn voor het terugval e-mailadres.

• • Agent en bedrijfsnaam: de naam van de gebruiker en de bedrijfsnaam verschijnen wanneer de contactpersoon een e-mail ontvangt. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.
  • Bedrijfsnaam: selecteer deze optie om alleen de bedrijfsnaam weer te geven. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.

• Om het Van-adres aan te passen, selecteert u het keuzerondje naast een van de opties.
  • Standaard gebruiken: het standaard vanaf-adres voor gebruikers met een betaalde account wordt weergegeven als [gebruikersnaam]@[subdomein].hs-inbox.com. De standaard optie voor gratis gebruikers zal worden weergegeven als [gebruikersnaam]@[subdomein].hubspot-inbox.com.
  • Van adres aanpassen: voer in het tekstveld het e-mailadres in dat u wilt laten verschijnen. Klik op Verifieer adres om te bevestigen dat u toegang heeft tot die e-mail.

• U kunt de fallback e-mail configureren als een doorstuuradres in de instellingen van uw e-mailclient, zodat e-mails die naar dat e-mailadres worden gestuurd, worden doorgestuurd naar de conversatie-inbox. Klik op Kopiëren naast het veld Doorstuuradres en voeg het toe als doorstuuradres in de instellingen van uw e-mailclient.
• Een team e-mailhandtekening toevoegen:
  • Klik op Teamhandtekening toevoegen. Deze handtekening geldt alleen voor e-mails die rechtstreeks vanuit de conversatie-inbox worden verzonden. Ontdek hoe u uw e-mailhandtekening instelt voor e-mails die vanuit CRM-records worden verzonden.
  • Pas in het tekstvak uw team e-mailhandtekening aan in de eenvoudige editor, of klik op HTML en bewerk de handtekening in HTML. Gebruik de rich text-werkbalk onderaan om de tekst op te maken, een koppeling in te voegen of een afbeelding in te voegen. Om een personalisatietoken in te voegen die de naam van de afzender invult, klikt u op het keuzemenu Token invoegen en selecteert u Volledige naam, Voornaam of Achternaam.

• Bekijk rechts hoe de van-naam, het e-mailadres en de e-mailhandtekening in de inbox van de contactpersoon verschijnen en klik vervolgens op Opslaan.
• Als een e-mail wordt doorgestuurd naar de inbox, wordt de e-mail standaard vastgelegd in het contactrecord van de oorspronkelijke afzender. Om deze instelling uit te schakelen, zodat e-mails worden gelogd bij de afzender die de e-mail heeft doorgestuurd, klikt u de schakelaar Kies oorspronkelijke afzender van doorgestuurde e-mail uit.

• Om uw toewijzingsregels te configureren, klikt u op het tabblad Automatisering .
• Standaard worden inkomende gesprekken niet toegewezen in de inbox. Als u bent toegewezen aan een betaaldeSales Hub- of Service Hub-vestiging , kunt u routeringsregels instellen om inkomende e-mails automatisch te routeren naar specifieke gebruikers en teams in uw account:
  • Klik om de schakelaar Gesprekken automatisch toewijzen in te schakelen.
  • Klik op het keuzemenu Toewijzen aan en selecteer een routeringsoptie:

• • • Specifieke gebruikers en teams: wijs inkomende e-mails toe aan de geselecteerde gebruikers of teams. Selecteer de gebruikers of teams in het keuzemenu Specifieke gebruikers en teams.
    • Eigenaar contactpersoon: wijs inkomende e-mails toe aan de eigenaar van een contactpersoon. Aan de contactpersoon moet een eigenaar zijn toegewezen en deze moet worden gevolgd met een cookie. Als de eigenaar offline is, wordt de inzending naar de eigenaar van de bezoeker gemaild.

Let op: inkomende berichten kunnen alleen automatisch worden doorgestuurd naar gebruikers met toegewezen Sales Hub of Service Hub betaalde seats. Als de gebruiker geen toegang heeft tot een betaalde seat, kunt u deze niet opnemen in uw automatische toewijzingsregels.

• Om de standaard ticket eigenschappen te bewerken, inclusief de ticket pijplijn en het stadium:
• Klik op Ticket bewerken naast de instelling Behandel inkomende gesprekken als ondersteuningstickets .
• Gebruik in het rechterpaneel de vervolgkeuzemenu's om de eigenschappen te bewerken.
• Als u automatische toewijzingsregels in de inbox hebt ingesteld, is de eigenaar van het ticket standaard dezelfde als de eigenaar van de conversatie. Om de eigenaar van het ticket te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Eigenaar van het ticket en selecteert u een andere optie.

• • Klik op Opslaan.

• Om het bewerken van je fallback e-mailadres te voltooien, klik je op Opslaan.

Als u wijzigingen hebt aangebracht in uw configuratie of routeringsregels, zien uw contactpersonen de bijgewerkte van-naam, van-adres en e-mailhandtekening wanneer zij een e-mail van u ontvangen.

Een nieuw postvak maken (alleenProfessional of Enterprise )

Gebruikers met een Professional- of Enterprise-account kunnen meerdere inboxen voor gesprekken aanmaken. Dit is handig als u meerdere teams hebt die toegang moeten hebben tot de conversatietool, maar u uw berichten gesegmenteerd en georganiseerd wilt houden. U kunt bijvoorbeeld een verkoopinbox maken om vragen over prijzen en verpakkingen te beheren en een klantensupportinbox voor uw supportteam om inkomende verzoeken te beheren.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox > Inboxen.
• Klik naast het dropdown menu Huidige weergave op het dropdown menu Acties en selecteer Nieuwe inbox maken.
• Voer in het veld Naam team inbox een naam in voor uw inbox.
• Klik op het keuzemenu Wie heeft toegang tot inbox om te kiezen wie deze inbox kan zien. Je kunt ook teamleden toevoegen of verwijderen na het maken van je inbox.
  • Iedereen: elke HubSpot-gebruiker in het account heeft toegang tot de inbox.
  • Specifieke gebruikers en teams: alleen geselecteerde gebruikers of teams hebben toegang tot de inbox.

Let op: inkomende gesprekken kunnen alleen automatischworden toegewezen aan gebruikers met een betaalde seat, maar gratis gebruikers kunnen nog steeds niet-toegewezen gesprekken toewijzen en erop reageren als ze toegang hebben tot de inbox.

Als je Specifieke gebruikers en teams kiest, kunnen gebruikers met Account toegang of Super admin rechten alle gesprekken in de inbox in de portal bekijken, maar kunnen ze geen acties ondernemen in de inbox, zoals het beantwoorden van een thread, tenzij ze zijn geselecteerd als teamlid in de toegangsinstellingen van de inbox.

• Klik op Volgende.
• Selecteer een kanaal om te verbinden, of klik op Een kanaal later verbinden.
  • Een e-mailteamkanaal verbinden
  • Een chat kanaal verbinden
    
  • Verbind een Facebook Messenger account
  • Een ondersteuningsformulier verbinden
  • Een WhatsApp Business-account verbinden

Wanneer je naar de inbox-instellingen navigeert, verschijnt een lijst met verbonden kanalen. Je kunt de instellingen van de bestaande kanalen bewerken of extra kanalen aansluiten. Leer hoe je e-mails in de inbox kunt opstellen en beantwoorden of met je websitebezoekers kunt chatten.

Kanaalstatus beheren

U kunt een verbonden kanaal uitschakelen in uw inboxinstellingen:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linkerzijbalkmenu naar Inbox > Inboxen.
• Klik om de statusschakelaar aan of uit te zetten voor een verbonden chatroom.

Als een kanaal is uitgeschakeld, kunt u in HubSpot geen berichten meer versturen vanuit het kanaal. Bovendien zullen alle inkomende berichten naar het kanaal niet verschijnen in de conversatietool en niet worden gelogd in het CRM.