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Inbox

Configurar a caixa de entrada de conversas

Ultima atualização: Agosto 19, 2022

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A caixa de entrada de conversas é um local central na sua conta HubSpot, onde as mensagens de todos os seus canais conectados serão exibidas. Você pode visualizar conversas contínuas, responder às mensagens e criar tickets para controlar os problemas dos clientes.

Dependendo da sua assinatura da HubSpot, você pode editar a caixa de entrada de conversas padrão ou criar novas caixas de entrada.
 

Configure a caixa de entrada padrão

Quando você cria uma conta da HubSpot pela primeira vez, a HubSpot cria automaticamente uma caixa de entrada de conversas e fornece um endereço de e-mail de fallback. Você pode editar o endereço de e-mail de fallback ou conectar canais adicionais para começar a receber mensagens na caixa de entrada. Você também pode editar quais usuários e equipes têm acesso à caixa de entrada de conversas.

  • Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse  Caixa de entrada > Caixas de entrada.
  • Para renomear a caixa de entrada:
    • Ao lado do menu suspenso Exibição atual, clique no menu suspenso Ações e selecione Renomear caixa de entrada.
    • Na caixa de diálogo, insira um nome para a caixa de entrada e clique em Renomear.
  • Para conectar um canal para começar a receber mensagens na caixa de entrada, clique em Conectar um canal e selecione um canal. Saiba mais sobre como conectar canais à caixa de entrada.
  • Para gerir quais os utilizadores e equipas que podem aceder à caixa de entrada, clique no separador Acesso.
    • Clique no menu suspenso Quem tem acesso à caixa de entrada e selecione uma opção:
      • Todos: todos os usuários do HubSpot na conta poderão acessar a caixa de entrada.
      • Usuários e equipes específicos: somente usuários e equipes específicos podem acessar essa caixa de entrada.
    • Clique em Salvar.
conversação-inbox-access-settings

Observação: as conversas recebidas somente podem ser atribuídas automaticamente a usuários pagos, mas os usuários gratuitos ainda podem atribuir e responder conversas não atribuídas se tiverem acesso à caixa de entrada.

Se você escolher Usuários e equipes específicos, os usuários com
permissões de acesso à conta ou de Superadministrador poderão exibir qualquer caixa de entrada de conversas no portal, mas não poderão executar ações na caixa de entrada, como responder a um thread, a menos que sejam selecionados como membros da equipe nas configurações de Acesso da caixa de entrada.

Editar o endereço de e-mail de fallback

Um e-mail de fallback é um e-mail que o HubSpot provisiona para permitir o uso de determinadas ferramentas do HubSpot, como automação de tíquete, caso você ainda não tenha conectado um endereço de e-mail de equipe. O e-mail de fallback também é usado se o endereço de e-mail da sua equipe desconectar inesperadamente da caixa de entrada de conversas.

Ao configurar a caixa de entrada, você tem a opção de personalizar o endereço de e-mail de fallback para começar a enviar e-mails imediatamente. Se você não quiser usar o endereço de e-mail alternativo, saiba como conectar um endereço de e-mail de equipe para começar a receber e-mails na caixa de entrada.

  • Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse  Caixa de entrada > Caixas de entrada.
  • Ao lado do e-mail de fallback, clique em Editar.

conversations-configure-fallback-email

  • Para ativar o endereço de e-mail de fallback para envio, na guia Configuração, marque a caixa de seleção Use o e-mail da HubSpot para enviar mensagens.
  • Para personalizar o nome de remetente exibido, clique no menu suspenso Nome do remetente e selecione uma opção.

Observação: você não pode usar o mesmo nome do remetente para múltiplos e-mails de fallback. O valor do nome do remetente deve ser exclusivo para o endereço de e-mail de fallback.

    • Nome do agente e da empresa: o nome do usuário e o nome da empresa aparecerão quando o contato receber um e-mail. Insira o nome da empresa no campo de texto.
    • Nome da empresa: selecione esta opção para exibir apenas o nome da empresa. Insira o nome da empresa no campo de texto.
fallback-email-from-name
  • Para personalizar o endereço, marque o botão de seleção ao lado de uma das opções.
    • Usar padrão: o padrão do endereço para usuários em uma conta paga será exibido como [username]@[subdomain].hs-inbox.com. A opção padrão para os usuários gratuitos será exibida como [username]@[subdomain].hubspot.inbox.com.
    • Personalizar endereço de remetente: no campo de texto, insira o endereço de e-mail que deseja exibir. Clique em Verificar endereço para confirmar que você tem acesso a esse e-mail.
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  • Você pode configurar o e-mail de fallback como um endereço de encaminhamento nas configurações do seu cliente de e-mail para que os e-mails enviados para esse endereço de e-mail sejam encaminhados para a caixa de entrada de conversas. Clique em Copiar ao lado do campo Endereço de encaminhamento e adicione-o como um endereço de encaminhamento nas configurações do seu cliente de e-mail.
  • Para incluir uma assinatura de e-mail da equipe:
    • Clique em Adicionar assinatura da equipe. Essa assinatura se aplica apenas a e-mails enviados diretamente da caixa de entrada de conversas. Saiba como configurar sua assinatura de e-mail para e-mails enviados a partir de registros de CRM.
    • Na caixa de texto, personalize sua assinatura de e-mail da equipe no editor Simples, ou clique no HTML e edite a assinatura no HTML. Use a barra de ferramentas de rich text na parte inferior para formatar o texto, inserir um link ou inserir uma imagem. Para inserir um token de personalização que preencherá o nome do remetente, clique no menu suspenso Inserir token e selecione Nome completo , Nome ou Sobrenome.
conversas-personalizar-equipa-assinatura
  • À direita, visualize como o nome, o e-mail e a assinatura de e-mail do remetente serão exibidos na caixa de entrada do contato e clique em Salvar.
  • Por padrão, quando um e-mail é encaminhado para a caixa de entrada, o e-mail será registrado no registro de contato do remetente original. Para desativar essa configuração para que os e-mails registrem o remetente que encaminhou o e-mail, clique no botão para desativar Escolher o remetente original dos encaminhamentos de e-mails.
conversas-alternar-email-forward-switch-off
  • Para configurar as regras de atribuição, clique na guia Automação.
  • Por padrão, as conversas recebidas serão deixadas sem atribuição na caixa de entrada. Se você for atribuído a um licença paga do Sales Hub ou do Service Hub, poderá definir regras de encaminhamento para encaminhar e-mails recebidos automaticamente para usuários e equipes específicos em sua conta:
    • Clique para ativar a opção Atribuir conversas automaticamente.
    • Clique no menu suspenso Atribuir a e selecione uma opção de roteamento:
      • Usuários e equipes específicos: atribuir e-mails recebidos para os usuários ou equipes selecionadas. Selecione os usuários ou as equipes no menu suspenso Usuários e equipes específicos.
      • Proprietário do contato: atribua os e-mails recebidos para o proprietário de um contato. O contato deve ter um proprietário atribuído em seu registro e ser rastreado com um cookie.  Se o proprietário estiver off-line, a mensagem será enviada por e-mail para o proprietário do visitante.
conversations-edit-assignment-settings

Tenha em atenção que as mensagens recebidas só podem ser encaminhadas automaticamente para utilizadores com lugares atribuídos ao Centro de Vendas ou ao Centro de Serviços pagos. Se o usuário não tiver acesso a uma assinatura paga, você não poderá incluí-lo em suas regras de atribuição automática.

  • Para editar as propriedades padrão dos tickets, incluindo o pipeline de tickets e a etapa:
    • Clique em Editar ticket ao lado da configuração Tratar conversas recebidas como tickets de suporte.
    • No painel direito, use os menus suspensos para editar as propriedades.
    • Por padrão, se você tiver configurado as regras de atribuição automática na caixa de entrada, o proprietário do tíquete será o mesmo do proprietário da conversa. Para alterar o proprietário do ticket, clique no botão Proprietário do ticket e selecione outra opção. 
    • Clique em Salvar.
conversations-edit-new-ticket-settings
  • Para concluir a edição do seu endereço de e-mail alternativo, clique em Salvar.

Se tiver alterado alguma configuração ou a regra de encaminhamento, seus contatos verão o nome, o endereço e a assinatura de e-mail do remetente atualizados quando receberem um e-mail enviado por você.

Criar uma nova caixa de entrada (somente Professional ou Enterprise)

Os usuários em uma conta Professional ou Enterprise podem criar várias caixas de entrada de conversas. Isso é útil se você tiver várias equipes que precisam de acesso à ferramenta de conversas, mas você deseja manter suas mensagens segmentadas e organizadas. Por exemplo, você pode criar uma caixa de entrada de vendas para gerenciar consultas sobre preços e pacotes e uma caixa de entrada de suporte ao cliente para sua equipe de suporte gerenciar as solicitações recebidas.

  • Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Caixa de entrada > Caixas de entrada.
  • Ao lado do menu suspenso Exibição atual, clique no menu suspenso Ações e selecione Criar nova caixa de entrada.
  • No campo Nome da caixa de entrada da equipe, insira um nome para sua caixa de entrada.
  • Clique no menu suspenso Quem tem acesso de caixa de entrada para escolher quem pode ver essa caixa de entrada. Você também pode adicionar ou remover membros da equipe após criar sua caixa de entrada.
    • Todos: todos os usuários do HubSpot na conta poderão acessar a caixa de entrada.
    • Usuários e equipes específicos: somente usuários e equipes específicos podem acessar a caixa de entrada.

Observação: as conversas recebidas somente podem ser atribuídas automaticamente a usuários pagos, mas os usuários gratuitos ainda podem atribuir e responder conversas não atribuídas se tiverem acesso à caixa de entrada.

Se você escolher Usuários e equipes específicos, os usuários com
permissões de acesso à conta ou de Superadministrador poderão exibir qualquer caixa de entrada de conversas no portal, mas não poderão executar ações na caixa de entrada, como responder a um thread, a menos que sejam selecionados como membros da equipe nas configurações de Acesso da caixa de entrada.

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Quando você acessar as configurações da caixa de entrada, uma lista de canais conectados será exibida. Você pode editar as configurações dos canais existentes ou conectar canais adicionais. Saiba como escrever e responder aos e-mails na caixa de entrada ou conversar com os visitantes do site.

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