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Configurar a caixa de entrada das conversas

Ultima atualização: Janeiro 12, 2022

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A caixa de entrada de conversas é um local central na sua conta HubSpot onde aparecerão mensagens de todos os seus canais conectados. Você pode visualizar conversas contínuas, responder às mensagens e criar tíquetes para controlar os problemas dos clientes.

Dependendo do seu Subscrição do HubSpot Você pode editar a caixa de entrada padrão das conversas ou criar novas caixas de entrada.
 

Configurar a caixa de entrada padrão

Quando você cria uma conta HubSpot pela primeira vez, o HubSpot cria automaticamente uma caixa de entrada de conversas e fornece um endereço de e-mail de recurso. Você pode editar o endereço de e-mail fallback ou conectar canais adicionais para começar a receber mensagens na caixa de entrada. Você também pode editar quais usuários e equipes têm acesso à caixa de entrada de conversas.

  • Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse  Caixa de entrada > Caixas de entrada.
  • Para renomear a caixa de entrada:
    • Ao lado do menu suspenso Visão atual , clique no menu suspenso Ações e selecione Renomear caixa de entrada.
    • Na caixa de diálogo, digite um nome para a caixa de entrada e clique em Renomear.
  • Para conectar um canal para começar a receber mensagens na caixa de entrada, clique em Conectar um canal e, em seguida, selecione um canal. Saiba mais sobre canais de ligação à caixa de entrada.
  • Para gerenciar quais usuários e equipes podem acessar a caixa de entrada, clique na guia Acesso .
  • Clique no menu suspenso Quem tem acesso à caixa de entrada e selecione uma opção:
    • Todos: cada utilizador do HubSpot na conta pode aceder à caixa de entrada.
    • Utilizadores e equipas específicas: apenas utilizadores ou equipas seleccionadas podem aceder a esta caixa de entrada.
  • Clique em Salvar.

Editar o endereço de e-mail de recurso

Um e-mail de recurso é um e-mail que contém provisões HubSpot que lhe permite usar certas ferramentas HubSpot, tais como automação de bilhetes, se ainda não tiver ligado um endereço de e-mail da equipa. O e-mail de retorno também é usado se o endereço de e-mail da sua equipe for repentinamente desconectado da caixa de entrada de conversas. 

Ao configurar a caixa de entrada, você tem a opção de personalizar o endereço de e-mail de retorno para começar a enviar e-mails imediatamente. Se você não quiser usar o endereço de e-mail fallback, aprenda como conectar um endereço de e-mail da equipe para começar a receber e-mails na caixa de entrada. 

  • Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse  Caixa de entrada > Caixas de entrada.
  • Ao lado do e-mail de fallback, clique em Editar.

  • Para ativar o endereço de e-mail de retorno para envio, na guia Configuração , selecione a caixa de seleção Usar o e-mail do HubSpot para envio de mensagens .
  • Para personalizar o nome From que aparece, clique no menu suspenso From name e selecione uma opção.

Por favor, note: não se pode usar o mesmo do nome para vários e-mails de recurso. O valor do nome deve ser exclusivo para o endereço de e-mail de retorno

    • Nome do agente e da empresa: o nome do usuário e o nome da empresa aparecerão quando o contato receber um e-mail. Insira o nome da empresa no campo de texto.
    • Nome da empresa: selecione esta opção para exibir apenas o nome da empresa. Insira o nome da empresa no campo de texto.
fallback-email-from-name
  • Para personalizar o endereço De, seleccione o botão de rádio junto a uma das opções.
    • Usar padrão: o padrão do endereço para usuários em uma conta paga será exibido como [username]@[subdomain].hs-inbox.com. A opção padrão para usuários gratuitos será exibida como [nome de usuário]@[subdomínio].hubspot.inbox.com.
    • Personalizar endereço de remetente: no campo de texto, insira o endereço de e-mail que deseja exibir. Clique em Verificar para confirmar que você tem acesso a esse e-mail
  • Você pode configurar o e-mail de retorno como um endereço de encaminhamento nas configurações do seu cliente de e-mail para que os e-mails enviados para esse endereço de e-mail sejam encaminhados para a caixa de entrada de conversas. Clique em Copiar ao lado do campo Endereço de encaminhamento e, em seguida, adicione-o como um endereço de encaminhamento no seu configurações do cliente de e-mail.
  • Para incluir uma assinatura de e-mail da equipe:
    • Clique em Adicionar assinatura da equipe. Esta assinatura só se aplica a e-mails enviados directamente da caixa de entrada das conversas.  Saiba como configurar sua assinatura de e-mail para e-mails enviados a partir de registros CRM.
    • Na caixa de texto, personalize a assinatura de e-mail da sua equipe no editor Simple , ou clique em HTML e edite a assinatura em HTML. Use a barra de ferramentas de rich text na parte inferior para formatar o texto, inserir um link ou inserir uma imagem. Para inserir um token de personalização que irá preencher o nome do remetente, clique no menu suspenso Inserir Token e selecione Nome completo, Primeiro nome ou Sobrenome.

  • À direita, visualize como o nome, o e-mail e a assinatura de e-mail do remetente serão exibidos na caixa de entrada do contato e clique em Salvar.
  • Por padrão, quando um e-mail é encaminhado para a caixa de entrada, ele é adicionado ao registro de contato do remetente original. Para desativar essa configuração de modo que os e-mails se conectem ao remetente que encaminhou o e-mail, clique para desativar o botão Escolher remetente original de encaminhamento de e-mail.

Atenção: as mensagens recebidas só podem ser automaticamente encaminhadas a utilizadores com assentos pagos atribuídos ao Centro de Vendas ou ao Centro de Serviços. Se o utilizador não tiver acesso a um lugar pago, não poderá incluí-los nas suas regras de atribuição automática.

  • Para editar as propriedades padrão dos bilhetes, incluindo o pipeline de bilhetes e o palco:
    • Clique em Editar ticket ao lado da opção Tratar conversas recebidas como suporte de tickets .
    • No painel direito, use os menus suspensos para editar as propriedades.
    • Por padrão, se você tiver definido regras de atribuição automática na caixa de entrada, o proprietário do bilhete será o mesmo que o proprietário da conversa. Para alterar o proprietário do bilhete, clique no menu suspenso Proprietário do bilhete e seleccione outra opção

    • Clique em Salvar.
  • Para terminar de editar o seu endereço de e-mail de recurso, clique em Salvar.

Se tiver alterado alguma configuração ou a regra de encaminhamento, seus contatos verão o nome, o endereço e a assinatura de e-mail do remetente atualizados quando receberem um e-mail enviado por você.

Criar uma nova caixa de entrada( apenas Profissional ou Empresarial )

Os usuários em uma conta Profissional ou Empresarial podem criar várias conversas em caixas de entrada. Isto é útil se você tem várias equipes que precisam ter acesso à ferramenta de conversas, mas você quer manter suas mensagens segmentadas e organizadas. Por exemplo, você pode criar uma caixa de entrada de vendas para gerenciar consultas sobre preços e embalagens e uma caixa de entrada de suporte ao cliente para que sua equipe de suporte possa gerenciar as solicitações recebidas.

  • Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse  Caixa de entrada > Caixas de entrada.
  • Ao lado do menu suspenso Exibição atual, clique no menu suspenso Ações e selecione Criar nova caixa de entrada.
  • No campo Nome da caixa de entrada da Equipa , introduza um nome para a sua caixa de entrada.
  • Clique no menu suspenso Quem tem acesso de caixa de entrada para escolher quem pode ver essa caixa de entrada. Você também pode adicionar ou remover membros da equipe após criar sua caixa de entrada.
    • Todos: cada utilizador do HubSpot na conta pode aceder à caixa de entrada.
    • Usuários e equipes específicas: somente usuários ou equipes selecionadas podem acessar a caixa de entrada.

Atenção: as conversas recebidas só podem ser automaticamente atribuídas autilizadores com um lugar pago, mas os utilizadores livres podem ainda assim atribuir e responder a conversas não atribuídas se tiverem acesso à caixa de entrada

Se você escolher Usuários específicos e equipes, usuários com acesso à conta ou permissões de Super administração podem ver qualquer conversa na caixa de entrada do portal, mas não podem tomar medidas na caixa de entrada, tais como responder a um tópico, a menos quesão incluídos como um membro da equipa nas definições da caixa de entrada

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Quando você navegar para as configurações da caixa de entrada, uma lista de canais conectados aparecerá. Você pode editar as configurações dos canais existentes ou conectar canais adicionais. Saiba como compor e responder a e-mails na caixa de entrada ou conversar com os visitantes do seu site