Impostare la casella di posta delle conversazioni

La casella di posta delle conversazioni è una posizione centrale del vostro account HubSpot in cui appaiono i messaggi di tutti i vostri canali collegati. È possibile visualizzare le conversazioni in corso, rispondere ai messaggi e creare ticket per monitorare i problemi dei clienti.

Impostare la casella di posta predefinita

Quando si crea un account HubSpot per la prima volta, HubSpot crea automaticamente una casella di posta elettronica per le conversazioni e fornisce un indirizzo e-mail di riserva. È possibile modificare l'indirizzo e-mail di riserva o collegare altri canali per iniziare a ricevere i messaggi nella casella di posta. È inoltre possibile modificare gli utenti e i team che hanno accesso alla casella di posta delle conversazioni.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Posta in arrivo > Posta in arrivo.
• Per rinominare la casella di posta:
• Accanto al menu a discesa Vista corrente , fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Rinomina casella di posta.
• Nella finestra di dialogo, inserire un nome per la casella di posta e fare clic su Rinomina.
• Per collegare un canale e iniziare a ricevere i messaggi nella casella di posta, fare clic su Collega un canale, quindi selezionare un canale. Per saperne di più sul collegamento dei canali alla posta in arrivo.

• Per collegare un account Slack alla casella di posta, nella sezione Integrazione Slack , fate clic su Collega Slack. Per saperne di più sulla configurazione dell'integrazione Slack.

• Per gestire gli utenti e i team che possono accedere alla casella di posta, fare clic sulla scheda Accesso e selezionare un'opzione:
  • • Disponibile per tutti: ogni utente HubSpot dell'account può accedere alla casella di posta.
    • Seleziona gli utenti e i team che possono modificare: solo gli utenti o i team selezionati possono accedere alla casella di posta.
  • Fare clic su Salva.

Modificare l'indirizzo e-mail di riserva

L'email di riserva è un'email che HubSpot mette a disposizione e che consente di utilizzare alcuni strumenti di HubSpot, come l'automazione dei ticket, se non si è ancora collegato un indirizzo email del team. L'e-mail di riserva viene utilizzata anche se l'indirizzo e-mail del team viene improvvisamente disconnesso dalla casella di posta elettronica delle conversazioni.

Quando si configura la casella di posta, è possibile personalizzare l'indirizzo e-mail di riserva per iniziare immediatamente a inviare le e-mail. Se non si desidera utilizzare l'indirizzo e-mail di riserva, si può imparare a collegare un indirizzo e-mail del team per iniziare a ricevere le e-mail nella casella di posta.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Posta in arrivo > Posta in arrivo.
• Accanto all'e-mail di riserva, fare clic su Modifica.

• Per attivare l'indirizzo e-mail di riserva per l'invio, nella scheda Configurazione , selezionare la casella di controllo Usa l'e-mail di HubSpot per l'invio dei messaggi .
• Per personalizzare il nome del destinatario, fare clic sul menu a discesa Nome del destinatario e selezionare un'opzione.

Nota bene: non è possibile utilizzare lo stesso nome da per più email di fallback. Il valore del nome da deve essere unico per l'indirizzo e-mail di riserva.

• • Nome dell'agente e dell'azienda: il nome dell'utente e il nome dell'azienda appariranno quando il contatto riceve un'e-mail. Immettere il nome dell 'azienda nel campo di testo.
  • Nome dell'azienda: selezionare questa opzione per visualizzare solo il nome dell'azienda. Immettere il nome della società nel campo di testo.

• Per personalizzare l'indirizzo Da, selezionare il pulsante di opzione accanto a una delle opzioni.
  • Usa predefinito: l'indirizzo predefinito per gli utenti di un account a pagamento verrà visualizzato come [nomeutente]@[sottodominio].hs-inbox.com. L'opzione predefinita per gli utenti gratuiti sarà visualizzata come [nomeutente]@[sottodominio].hubspot-inbox.com.
  • Personalizza dall'indirizzo: nel campo di testo, inserite l'indirizzo e-mail che desiderate far apparire. Fare clic su Verifica indirizzo per confermare l'accesso all'e-mail.

• È possibile configurare l'e-mail di riserva come indirizzo di inoltro nelle impostazioni del client di posta, in modo che le e-mail inviate a tale indirizzo vengano inoltrate alla casella di posta delle conversazioni. Fare clic su Copia accanto al campo Indirizzo di inoltro , quindi aggiungerlo come indirizzo di inoltro nelle impostazioni del client di posta.
• Per includere la firma di un'e-mail del team:
  • Fare clic su Aggiungi firma del team. Questa firma si applica solo alle e-mail inviate direttamente dalla casella di posta delle conversazioni. Per sapere come impostare la firma e-mail per le e-mail inviate dai record del CRM.
  • Nella casella di testo, personalizzare la firma dell'e-mail del team nell'editor semplice , oppure fare clic su HTML e modificare la firma in HTML. Utilizzare la barra degli strumenti di testo ricco in basso per formattare il testo, inserire un link o un'immagine. Per inserire un token di personalizzazione che comporterà il nome del mittente, fare clic sul menu a discesa Inserisci token e selezionare Nome completo, Nome o Cognome.

• A destra, visualizzate un'anteprima di come il nome del destinatario, l'e-mail del destinatario e la firma dell'e-mail appariranno nella casella di posta del contatto, quindi fate clic su Salva.
• Per impostazione predefinita, quando un'e-mail viene inoltrata alla posta in arrivo, l'e-mail viene registrata nel record del contatto del mittente originale. Per disattivare questa impostazione in modo che le e-mail vengano registrate al mittente che le ha inoltrate, fare clic per disattivare l'opzione Scegli il mittente originale delle e-mail inoltrate.

Nota bene: solo i destinatari CC originali saranno visualizzati nella casella di posta della conversazione e nella cronologia dei record. I destinatari aggiunti al campo CC durante l'inoltro dell'e-mail non saranno visualizzati.

• Per configurare le regole di assegnazione, fare clic sulla scheda Automazione .
• Se siete assegnati a una sede a pagamento di Sales Hub o Service Hub , potete impostare regole di instradamento per indirizzare automaticamente le e-mail in arrivo a utenti e team specifici del vostro account:
  • Fare clic per attivare l'interruttore Assegna automaticamente le conversazioni .
  • Fare clic sul menu a discesa Assegna a e selezionare un'opzione di instradamento:

• • • Utenti e team specifici: assegna le e-mail in arrivo agli utenti o ai team selezionati. Selezionare gli utenti o i team dal menu a discesa Utenti e team specifici.
    • Proprietario del contatto: assegna le e-mail in arrivo al proprietario di un contatto. Il contatto deve avere un proprietario assegnato al suo record ed essere tracciato con un cookie. Se il proprietario è offline, l'invio verrà inviato al proprietario del visitatore.
  • Per impostazione predefinita, le conversazioni in arrivo saranno assegnate solo agli agenti disponibili. Se non ci sono agenti disponibili, la conversazione e-mail non verrà assegnata. È possibile deselezionare la casella di controllo Assegna solo agli utenti disponibili per disattivare l'assegnazione in base alla disponibilità degli agenti.

Nota bene: i messaggi in arrivo possono essere instradati automaticamente solo agli utenti con posti a pagamento assegnati a Sales Hub o Service Hub. Se l'utente non ha accesso a un posto a pagamento, non può essere incluso nelle regole di assegnazione automatica.

• Per modificare le proprietà predefinite dei ticket, tra cui la pipeline e la fase del ticket:
• Fare clic su Modifica ticket accanto all'impostazione Tratta le conversazioni in arrivo come ticket di assistenza .
• Nel pannello di destra, utilizzare i menu a discesa per modificare le proprietà.
• Per impostazione predefinita, se sono state impostate regole di assegnazione automatica nella posta in arrivo, il proprietario del ticket sarà lo stesso del proprietario della conversazione. Per modificare il proprietario del ticket, fare clic sul menu a discesa Proprietario del ticket e selezionare un'altra opzione.

• • Fare clic su Salva.

• Per terminare la modifica dell'indirizzo e-mail di riserva, fare clic su Salva.

Se sono state apportate modifiche alla configurazione o alle regole di instradamento, i contatti vedranno il nome, l'indirizzo e la firma e-mail aggiornati quando riceveranno una vostra e-mail.

Creare una nuova casella di posta( soloProfessional o Enterprise )

Gli utenti di un account Professional o Enterprise possono creare più caselle di posta elettronica per le conversazioni. Questo è utile se avete più team che hanno bisogno di accedere allo strumento delle conversazioni, ma volete mantenere i messaggi segmentati e organizzati. Ad esempio, è possibile creare una casella di posta per le vendite per gestire le richieste di informazioni su prezzi e confezioni e una casella di posta per l'assistenza clienti per gestire le richieste in arrivo.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Posta in arrivo > Posta in arrivo.
• Accanto al menu a discesa Vista corrente , fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Crea nuova casella di posta.
• Nel campo Nome della casella di posta del team , inserire un nome per la casella di posta.
• Fare clic sul menu a discesa Chi ha accesso alla casella di posta per scegliere chi può vedere questa casella di posta. È inoltre possibile aggiungere o rimuovere membri del team dopo aver creato la casella di posta.
  • Tutti: tutti gli utenti HubSpot dell'account possono accedere alla casella di posta.
  • Utenti e team specifici: solo gli utenti o i team selezionati possono accedere alla casella di posta.

Nota bene: le conversazioni in arrivo possono essere assegnate automaticamente solo agli utenti a pagamento, ma gli utenti gratuiti possono comunque assegnare e rispondere alle conversazioni non assegnate se hanno accesso alla casella di posta.

Se si sceglie Utenti e team specifici, gli utenti con i permessi diaccesso all'account o di superamministratore possono visualizzare tutte le conversazioni in arrivo nel portale, ma non possono eseguire azioni nella casella di posta, come rispondere a una discussione, a meno che non siano selezionati come membri del team nelle impostazioni di accesso alla casella di posta.

• Fare clic su Avanti.
• Selezionate un canale da collegare o fate clic su Collega un canale in seguito.

Per saperne di più sul collegamento dei canali alla casella di posta in arrivo delle conversazioni.

Quando si accede alle impostazioni della posta in arrivo, appare un elenco dei canali collegati. È possibile modificare le impostazioni dei canali esistenti o collegare altri canali. Scoprite come comporre e rispondere alle e-mail nella casella di posta o come chattare con i visitatori del vostro sito web.

Gestire lo stato dei canali

È possibile disattivare un canale collegato nelle impostazioni della posta in arrivo:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Posta in arrivo > Posta in arrivo.
• Fare clic per attivare o disattivare l'interruttore di stato per un canale collegato.

Se un canale è disattivato, non sarà più possibile inviare messaggi dal canale in HubSpot. Inoltre, tutti i messaggi in arrivo al canale non appariranno nello strumento delle conversazioni e non saranno registrati nel CRM.