Impostazione della posta in arrivo delle conversazioni

La Posta in arrivo delle conversazioni è una posizione centrale del vostro account HubSpot in cui appaiono i messaggi di tutti i canali collegati. È possibile visualizzare le conversazioni in corso, rispondere ai messaggi e creare Ticket per tenere traccia dei problemi dei clienti.

Impostare la casella di posta predefinita

Quando si crea un account HubSpot per la prima volta, HubSpot crea automaticamente una Posta in arrivo delle conversazioni e fornisce un indirizzo e-mail di riserva. È possibile modificare l'indirizzo e-mail di riserva o collegare altri canali per iniziare a ricevere i messaggi nella casella di posta. È anche possibile modificare gli utenti e i team che hanno accesso alla Posta in arrivo delle conversazioni.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Posta in arrivo > Posta in arrivo.
• Per rinominare la casella di posta:
• Accanto al menu a discesa Vista corrente , fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Rinomina casella di posta.
• Nella finestra di dialogo, inserire un nome per la casella di posta e fare clic su Rinomina.
• Per collegare un canale e iniziare a ricevere i messaggi nella casella di posta, fare clic su Collega un canale, quindi selezionare un canale. Per saperne di più sul collegamento dei canali alla posta in arrivo.

• Per collegare un account Slack alla casella di posta, nella sezione Integrazione Slack , fare clic su Collega Slack. Ulteriori informazioni sull'impostazione dell'integrazione Slack.

• Per gestire gli utenti e i team che possono accedere alla casella di posta, fare clic sulla scheda Accesso e selezionare un'opzione:
  • • Disponibile a tutti: tutti gli utenti HubSpot dell'account possono accedere alla casella di posta.
    • Seleziona gli utenti e i team che possono modificare: solo gli utenti o i team selezionati possono accedere alla casella di posta.
  • Fare clic su Salva.

Modificare l'indirizzo e-mail di riserva

L'e-mail di riserva è un messaggio di posta elettronica fornito da HubSpot che consente di utilizzare alcuni strumenti di HubSpot, come l'automazione dei ticket, se non si è ancora collegato un indirizzo e-mail del team. L'e-mail di riserva viene utilizzata anche se l'indirizzo e-mail del team viene improvvisamente disconnesso dalla Posta in arrivo delle conversazioni.

Quando si configura la casella di posta, è possibile personalizzare l'indirizzo e-mail di riserva per iniziare immediatamente a inviare le e-mail. Se non si desidera utilizzare l'indirizzo e-mail di riserva, imparare a collegare un indirizzo e-mail del team per iniziare a ricevere le e-mail nella casella di posta.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Posta in arrivo > Posta in arrivo.
• Accanto all'e-mail di riserva, fare clic su Modifica.

• Per attivare l'indirizzo e-mail di riserva per l'invio, nella scheda Configurazione , selezionare la casella di controllo Usa l'e-mail di HubSpot per l'invio dei messaggi .
• Per personalizzare il nome del destinatario, fare clic sul menu a discesa Nome del destinatario e selezionare un'opzione.

Attenzione: non è possibile utilizzare lo stesso nome di origine per più email di riserva. Il valore del nome del destinatario deve essere unico per l'indirizzo e-mail di riserva.

• • Nome dell'agente e dell'azienda: il nome dell'utente e il nome dell'azienda appariranno quando il contatto riceverà un'e-mail. Inserire il nome dell'azienda nel campo di testo.
  • Nome dell'azienda: selezionare questa opzione per visualizzare solo il nome dell'azienda. Inserire il nome dell'azienda nel campo di testo.

• Per personalizzare l'indirizzo Da, selezionare una delle seguenti opzioni:
  • Usa predefinito: l'indirizzo predefinito per gli utenti di un account a pagamento verrà visualizzato come [nomeutente]@[sottodominio].hs-inbox.com. L'opzione predefinita per gli utenti gratuiti sarà visualizzata come [nomeutente]@[sottodominio].hubspot-inbox.com.
  • Personalizza dall'indirizzo: nel campo di testo, inserire l'indirizzo e-mail che si desidera far apparire. Fare clic su Verifica indirizzo per confermare l'accesso all 'e-mail.

• È possibile configurare l'e-mail di riserva come indirizzo di inoltro nelle impostazioni del client di posta, in modo che le e-mail inviate a tale indirizzo vengano inoltrate alla Posta in arrivo delle conversazioni. Fare clic su Copia accanto al campo Indirizzo di inoltro , quindi aggiungerlo come indirizzo di inoltro nelle impostazioni del client di posta.
• Per includere la firma dell'e-mail del team:
  • Fare clic su Aggiungi firma del team. Questa firma si applica solo alle e-mail inviate direttamente dalla Posta in arrivo delle conversazioni. Per sapere come impostare la firma e-mail per le e-mail inviate dai record del CRM.
  • Nella casella di testo, personalizzare la firma dell'e-mail del team nell'editor semplice , oppure fare clic su HTML e modificare la firma in HTML. Utilizzare la barra degli strumenti di testo ricco in basso per formattare il testo, inserire un link o un'immagine. Per inserire un token di personalizzazione che comporterà il nome del mittente, fare clic sul menu a discesa Inserisci token e selezionare Nome completo, Nome o Cognome.

• A destra, visualizzare l'anteprima di come il nome del mittente, l'e-mail del mittente e la firma dell'e-mail appariranno nella posta in arrivo del contatto, quindi fare clic su Salva.
• Per impostazione predefinita, quando un'e-mail viene inoltrata alla posta in arrivo, l'e-mail viene registrata nel record del contatto del mittente originale. Per disattivare questa impostazione in modo che le e-mail vengano registrate al mittente che le ha inoltrate, fare clic per disattivare l'opzione Scegli il mittente originale delle e-mail inoltrate.

Nota bene: nella Posta in arrivo delle conversazioni e nella cronologia dei record verranno visualizzati solo i destinatari CC originali. I destinatari aggiunti al campo CC durante l'inoltro dell'e-mail non saranno visualizzati.

• Per configurare le regole di assegnazione, fare clic sulla scheda Automazione .
• Se siete assegnati a una postazioneSales Hub o Service Hub a pagamento, potete impostare regole di instradamento per indirizzare automaticamente le e-mail in arrivo a utenti e team specifici del vostro account:
  • Fare clic per attivare l'interruttore Assegna automaticamente le conversazioni .
  • Fare clic sul menu a discesa Assegna a e selezionare un'opzione di instradamento:

• • • Utenti e team specifici: assegna le e-mail in arrivo agli utenti o ai team selezionati. Selezionare gli utenti o i team dal menu a discesa Utenti e team specifici.
    • Proprietario del contatto: assegna le e-mail in arrivo al proprietario di un contatto. Il contatto deve avere un proprietario assegnato al suo record e deve essere tracciato con un cookie. Se il proprietario è offline, l'invio verrà inviato al proprietario del visitatore.
  • Per impostazione predefinita, le conversazioni in arrivo vengono assegnate solo agli agenti disponibili. Se non ci sono agenti disponibili, la conversazione via e-mail non verrà assegnata. È possibile deselezionare la casella di controllo Assegna solo agli utenti disponibili per disattivare l'assegnazione in base alla disponibilità degli agenti.

Nota bene: i messaggi in arrivo possono essere indirizzati automaticamente solo agli utenti con postazioni a pagamento assegnate a Sales Hub o Service Hub. Se l'utente non ha accesso a una postazione a pagamento, non può essere incluso nelle regole di assegnazione automatica.

• Per modificare le proprietà del ticket di default, tra cui la pipeline del ticket e la fase:
• Fare clic su Modifica ticket accanto all'impostazione Tratta le conversazioni in arrivo come ticket di supporto .
• Nel pannello di destra, utilizzare i menu a discesa per modificare le proprietà.
• Per impostazione predefinita, se sono state impostate regole di assegnazione automatica nella Posta in arrivo, il proprietario del ticket sarà lo stesso del proprietario della conversazione. Per cambiare il proprietario del ticket, fare clic sul menu a discesa Proprietario del ticket e selezionare un'altra opzione.

• • Fare clic su Salva.

• Per terminare la modifica dell'indirizzo e-mail di riserva, fare clic su Salva.

Se sono state apportate modifiche alla configurazione o alle regole di instradamento, i contatti vedranno il nome, l'indirizzo e la firma e-mail aggiornati quando riceveranno una vostra e-mail.

Creare una nuova casella di posta (soloProfessional o Enterprise )

Gli utenti di un account Professional o Enterprise possono creare più Posta in arrivo delle conversazioni. Questo è utile se avete più team che hanno bisogno di accedere allo strumento Conversazioni, ma volete mantenere i messaggi segmentati e organizzati. Ad esempio, è possibile creare una casella di posta elettronica per le vendite, per gestire le richieste di informazioni su prezzi e confezioni, e una casella di posta elettronica per l'assistenza clienti, per gestire le richieste in arrivo.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Posta in arrivo > Posta in arrivo.
• Accanto al menu a discesa Vista corrente , fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Crea nuova casella di posta.
• Nel campo Nome della casella di posta del team , inserire un nome per la casella di posta.
• Fare clic sul menu a discesa Chi ha accesso alla casella di posta per scegliere chi può vedere questa casella di posta. È inoltre possibile aggiungere o rimuovere membri del team dopo aver creato la casella di posta.
  • Tutti: tutti gli utenti HubSpot dell'account possono accedere alla casella di posta.
  • Utenti e team specifici: solo gli utenti o i team selezionati possono accedere alla casella di posta.

Nota bene: le conversazioni in arrivo possono essere assegnate automaticamente solo agli utenti con una postazione a pagamento, ma gli utenti gratuiti possono comunque assegnare e rispondere alle conversazioni non assegnate se hanno accesso alla posta in arrivo.

Se si sceglie Utenti e team specifici, gli utenti con i permessi diaccesso all'account o di Super amministratore possono visualizzare qualsiasi posta in arrivo delle conversazioni nel portale, ma non possono eseguire azioni nella posta in arrivo, come ad esempio rispondere a una discussione, a meno che non siano selezionati come membri del team nelle impostazioni di accesso alla posta in arrivo.

• Fare clic su Avanti.
• Selezionare un canale da collegare o fare clic su Collega un canale in seguito.

Per saperne di più sulla connessione dei canali alla Posta in arrivo delle conversazioni.

Quando si accede alle impostazioni della posta in arrivo, appare un elenco dei canali collegati. È possibile modificare le impostazioni dei canali esistenti o collegarne altri. Scoprite come comporre e rispondere alle e-mail nella casella di posta o come chattare con i visitatori del vostro sito web.

Gestire lo stato del canale

È possibile disattivare un canale connesso nelle impostazioni della posta in arrivo:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Posta in arrivo > Posta in arrivo.
• Fare clic per attivare o disattivare l'interruttore di stato per un canale collegato.

Se un canale è disattivato, non sarà più possibile inviare messaggi dal canale in HubSpot. Inoltre, tutti i messaggi in arrivo al canale non appariranno nello strumento Conversazioni e non saranno registrati nel CRM.