Comporre e rispondere ai messaggi nella casella di posta elettronica delle conversazioni

Dopo aver configurato la casella di posta delle conversazioni e avervi collegato un indirizzo e-mail del team, è possibile iniziare a inviare messaggi ai contatti direttamente dalla casella di posta.

Se utilizzate l'app mobile di HubSpot, scoprite come rispondere alle e-mail utilizzando le conversazioni su mobile.

Attenzione: se non riuscite a rispondere a una discussione, assicuratevi di essere aggiunti come membri del team nelle impostazioni di accesso alla casella di posta. Quando una casella di posta è visibile solo a utenti e team specifici, solo gli utenti e i team selezionati possono visualizzare e rispondere alle conversazioni in arrivo. Gli utenti con i permessi diaccesso all'account o di superamministratore possono visualizzare tutte le conversazioni in arrivo nell'account, ma non possono eseguire azioni nella casella di posta, come rispondere a una discussione, a meno che non siano aggiunti come membri del team.

Comporre un messaggio

Comporre un messaggio nella casella di posta per avviare una conversazione con i propri contatti.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Casella di posta in arrivo.
2. Nell'angolo in basso a sinistra, fare clic su Componi.

3. Nel riquadro a comparsa, creare la bozza del messaggio.
   
   • Per espandere l'editor di risposta mentre si digita la risposta, fare clic su enlarge Espandi per aprirlo in una finestra a comparsa.

• • Fare clic sul menu a discesa A e cercare il nome di un contatto. È possibile inviare un messaggio all'e-mail di un contatto o all'account WhatsApp se si è collegato un account WhatsApp Business alla casella di posta delle conversazioni.

• • Fare clic sul menu a discesa Da per inviare da un altro indirizzo e-mail del team collegato.
  • Nel campo Oggetto , inserire l'oggetto del messaggio.

• • • Utilizzate le icone in fondo all'editor di e-mail per modificare lo stile del testo, inserire un link, aggiungere un'immagine o caricare un file.

4. Fare clic su Invia. Il messaggio in uscita verrà registrato nel record di contatto del destinatario.

È possibile visualizzare il messaggio in uscita nella vistaInviati della casella di posta delle conversazioni. Se nell'e-mail in uscita sono stati inseriti degli allegati, anche questi verranno registrati nella timeline del record.

Attenzione: se il server di posta elettronica utilizza un software di sicurezza che esegue la scansione degli allegati durante la ricezione delle e-mail, HubSpot potrebbe non essere in grado di registrare gli allegati inclusi nelle risposte alle e-mail o nelle e-mail in entrata inviate all'indirizzo e-mail del team. Ad esempio, se sui server di Office 365 è in esecuzione Advanced Threat Protection con Dynamic Delivery abilitato, gli allegati potrebbero non essere registrati.

Rispondere a una conversazione e-mail

Rispondere ai messaggi inviati all'indirizzo e-mail del team nella posta in arrivo. Verrà creato un nuovo record di contatto per tutti i messaggi in arrivo, se non esiste già un record di contatto con quell'indirizzo e-mail.

Nota bene: se un'e-mail in arrivo non appare nella casella di posta in arrivo delle conversazioni, controllare la cartella SPAM o JUNK dell'account di posta elettronica di Office 365. Le e-mail inviate alla cartella SPAM o JUNK di una casella di posta elettronica di Office 365 non appariranno nella casella di posta delle conversazioni.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Casella di posta in arrivo.
2. Nel pannello di sinistra, fare clic su una conversazione e-mail per aprirla.
3. Esaminare la risposta all'e-mail. Se l'e-mail è più grande di 100 KB, scorrere fino alla fine della discussione e fare clic su Visualizza l'intero messaggio per aprire l'e-mail completa in un'altra scheda del browser.
4. Per impostazione predefinita, la risposta sarà quella al messaggio più recente della discussione. Per rispondere a un messaggio specifico, fare clic sull'icona di risposta in alto a destra del messaggio.

5. Nell'editor di risposta, scrivere la propria risposta.
   • Utilizzare le icone in fondo all'editor di posta elettronica per modificare lo stile del testo, inserire un link, aggiungere un'immagine, includere un'emoji o caricare un file. È anche possibile trascinare e rilasciare file dal computer nell'editor di risposta o copiare e incollare testo ipertestuale nel messaggio.
   • Per espandere l'editor di risposta durante la digitazione della risposta, fare clic e trascinare l'editor di risposta, oppure fare clic su enlarge Espandi per aprirlo in una finestra a comparsa.
   • Per aggiungere un documento, uno snippet, un collegamento a una riunione, un articolo della Knowledge Base, una citazione o un video alla risposta, fare clic su Inserisci.
6. Una volta terminato il messaggio, fare clic su Invia.

7. Per aggiungere altri destinatari, aggiungere altri destinatari nel campo A o modificare l'indirizzo e-mail Da , fare clic sul menu verticalMenu in alto a destra per espandere le opzioni di modifica. È possibile fare clic su down accanto al nome Da per passare dagli indirizzi Da dei canali e-mail del team collegati.

8. Al termine della conversazione, fare clic su super chiudere la conversazione in alto a destra. Se alla conversazione è associato un ticket, l'utente può chiudere il ticket e la conversazione allo stesso tempo, oppure chiudere solo la conversazione facendo clic sul menu a discesa Altro e selezionando Chiudi conversazione.

È anche possibile riassegnare una conversazione, commentare una discussione, spostare una conversazione in un'altra casella di posta, inoltrare un'e-mail a un altro team o effettuare una chiamata dall'editor delle risposte. Per saperne di più sulla collaborazione con il team nella casella di posta.

Attenzione: se si inoltrano le e-mail alla casella di posta delle conversazioni, tenere presente che un'e-mail con un oggetto contenente "FW" o "FWD" verrà registrata nel record del mittente originale. Quando questi prefissi sono inclusi nell'oggetto, HubSpot cerca le informazioni di contatto nell'e-mail originale. HubSpot esaminerà la versione in testo normale dell'e-mail alla ricerca di queste informazioni. Per saperne di più sulla gestione delle impostazioni di inoltro.

Rispondere ai messaggi utilizzando l'integrazione Slack

Se hai collegato l'integrazione Slack al tuo account HubSpot e hai impostato le notifiche per la casella di posta delle conversazioni, puoi rispondere ai messaggi di WhatsApp, Facebook Messenger e live chat direttamente tramite Slack.

Potete rispondere nella discussione Slack associata e la risposta si sincronizzerà automaticamente con la conversazione corrispondente nella vostra casella di posta.

Nota bene: le risposte da Slack non sono attualmente supportate per i canali e-mail e moduli collegati.