Scrivere e rispondere ai messaggi nella casella di posta delle conversazioni

Dopo aver configurato la tua casella di posta delle conversazioni e aver collegato un indirizzo email del team, potrai iniziare a inviare messaggi ai tuoi contatti direttamente dalla casella di posta.

Se utilizzi l'app mobile di HubSpot, scopri come rispondere alle email utilizzando le conversazioni su dispositivo mobile.

Nota: se non riesci a rispondere a un thread, assicurati di essere stato aggiunto come membro del team nelle impostazioni di accesso della casella di posta. Quando una casella di posta è visibile solo a utenti e team specifici, solo gli utenti e i team selezionati possono visualizzare e rispondere alle conversazioni in arrivo. Gli utenti con autorizzazionidi "Accesso all’account" o "Superamministratore" possono visualizzare qualsiasi casella di posta delle conversazioni nell’account, ma non possono eseguire azioni nella casella di posta, come rispondere a un thread, a meno che non siano stati aggiunti come membri del team. Possono, tuttavia, rispondere alle email della casella di posta direttamente dal record.

Per rispondere ai messaggi nell’help desk, scopri di più su come creare e rispondere ai ticket nell’help desk.

Scrivi un messaggio

Scrivi un messaggio nella casella di posta in arrivo per avviare una conversazione con i tuoi contatti.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Posta in arrivo. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Posta in arrivo.
2. Nell’angolo in basso a sinistra, fare clic su Crea.

3. Nella finestra a comparsa, scrivi il tuo messaggio.
   
   • Per espandere l'editor di risposta mentre digiti la tua risposta, clicca su " enlarge " " Espandi" per aprirlo in una finestra a comparsa.

• • Fai clic sul menu a discesa "A" e cerca il nome di un contatto. Puoi inviare un messaggio all'indirizzo e-mail o all'account WhatsApp di un contatto se hai collegato un account WhatsApp Business alla casella di posta delle conversazioni.

• • Fai clic sul menu a tendina "Da " per inviare il messaggio da un altro indirizzo e-mail del team collegato.
  • Nel campo "Oggetto ", inserisci l’oggetto del messaggio .

• • Utilizza le icone nella parte inferiore dell’editor di email per modificare lo stile del testo, inserire un link, aggiungere un’immagine o caricare un file.
  • I messaggi non inviati che inizi a digitare verranno automaticamente salvati come bozze. Ciò ti consente di uscire da una conversazione e riprenderla in un secondo momento. Le bozze sono visibili solo all’utente che le ha create.

4. Fai clic su "Invia". Il messaggio in uscita verrà registrato nella scheda di contatto del destinatario.

Puoi visualizzare il messaggio in uscita nella vista “Inviati” nella tua casella di posta delle conversazioni. Se hai incluso degli allegati nell’e-mail in uscita, anche questi verranno registrati nella cronologia della scheda.

Nota: se il tuo server di posta elettronica utilizza un software di sicurezza che esegue la scansione degli allegati al momento della ricezione delle email, HubSpot potrebbe non essere in grado di registrare gli allegati inclusi nelle risposte alle email o nelle email in arrivo inviate all’indirizzo email del tuo team. Ad esempio, se i tuoi server Office 365 utilizzano Advanced Threat Protection con la funzione Dynamic Delivery abilitata, gli allegati potrebbero non essere registrati.

Rispondere a una conversazione via e-mail

Rispondi a qualsiasi messaggio inviato all’indirizzo e-mail del tuo team presente nella posta in arrivo. Verrà creato un nuovo record di contatto per ogni messaggio in arrivo, qualora non esista già un record di contatto associato a quell’indirizzo e-mail.

Nota: se un’e-mail in arrivo non compare nella posta in arrivo delle conversazioni, controlla la cartella SPAM o JUNK del tuo account e-mail di Office 365. Le e-mail che vengono inviate alla cartella SPAM o JUNK nella posta in arrivo di Office 365 non compariranno nella posta in arrivo delle conversazioni.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Posta in arrivo. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Posta in arrivo.
2. Nel pannello di sinistra, fai clic su una conversazione e-mail per aprirla.
3. Esamina la risposta all’e-mail. Se l’e-mail supera i 100 KB, scorri fino alla fine del thread e fai clic su Visualizza l’intero messaggio per aprire l’e-mail completa in un’altra scheda del browser.
4. Per impostazione predefinita, la risposta verrà inviata al messaggio più recente del thread. Per rispondere a un messaggio specifico, fare clic sull’icona di risposta in alto a destra del messaggio.

5. Se devi mettere in CC o in CCN altri destinatari, aggiungere ulteriori destinatari nel campo "A" o modificare l'indirizzo e-mail del mittente , clicca sul menu " verticalMenu " in alto a destra per espandere le opzioni di modifica. Puoi cliccare sull'icona " down " accanto al nome del mittente per passare da un indirizzo all'altro tra i canali e-mail del tuo team collegati.

6. Nell’editor di risposta, scrivi la tua risposta.
   • Utilizza le icone nella parte inferiore dell’editor dell’e-mail per modificare lo stile del testo, inserire un link, aggiungere un’immagine, includere un’emoji o caricare un file. Puoi anche trascinare i file dal tuo computer nell’editor di risposta oppure copiare e incollare testo con collegamenti ipertestuali nel tuo messaggio.
   • Per espandere l’editor di risposta mentre digiti la tua risposta, clicca e trascina l’editor di risposta, oppure clicca su “ enlarge ” > “Espandi” per aprirlo in una finestra a comparsa.
   • Per aggiungere un documento, uno snippet, un link a una riunione, un articolo della knowledge base, un preventivo o un video nella risposta, fare clic su “Inserisci”.
7. Una volta terminato il messaggio, clicca su Invia.
8. Al termine della conversazione, cliccasu " su" Chiudi conversazione in alto a destra. Se alla conversazione è associato un ticket, l’utente può chiudere contemporaneamente sia il ticket che la conversazione, oppure chiudere solo la conversazione cliccando sul menu a tendina "Altro" e selezionando "Chiudi conversazione".

Puoi anche riassegnare una conversazione, commentare un thread, spostare una conversazione in un’altra casella di posta, inoltrare un’e-mail a un altro team o effettuare una chiamata direttamente dall’editor di risposta. Scopri di più sulla collaborazione con il tuo team nella casella di posta.

Nota: se inoltri email alla casella di posta delle conversazioni, tieni presente che un’email con un oggetto contenente “FW” o “FWD” verrà registrata nella scheda del mittente originale. Quando questi prefissi sono inclusi nell’oggetto, HubSpot cerca le informazioni di contatto nell’email originale. HubSpot esaminerà la versione in testo semplice dell’e-mail per individuare queste informazioni. Scopri di più sulla gestione delle impostazioni di inoltro.

Rispondi ai messaggi utilizzando l’integrazione con Slack

Se hai collegato l’integrazione di Slack al tuo account HubSpot e hai configurato le notifiche per la tua casella di posta delle conversazioni, puoi rispondere ai messaggi di WhatsApp, Facebook Messenger e della chat live direttamente tramite Slack.

Puoi rispondere nel thread di Slack associato e la risposta verrà sincronizzata automaticamente con la conversazione corrispondente nella tua casella di posta.

Nota: al momento la risposta da Slack non è supportata per i canali e-mail e moduli collegati.

Scopri come funziona il threading delle email

HubSpot raggruppa automaticamente le email correlate in un unico thread di conversazione. Per determinare se un'email in arrivo appartiene a una conversazione esistente o se deve crearne una nuova, HubSpot confronta le informazioni contenute nelle intestazioni dell'email.

HubSpot confronta i seguenti campi dell’intestazione dell’e-mail per determinare se un’e-mail in arrivo appartiene a una conversazione esistente:

• Oggetto
• Indirizzi "Da" e "A"
• ID del messaggio "In-Reply-To"
• Intestazione "References"

Se l’oggetto cambia, HubSpot potrebbe creare una nuova conversazione anche se l’e-mail fa riferimento a un messaggio precedente.

Ad esempio, invii un'e-mail con oggetto "Benvenuto". Un cliente risponde con "Re: Benvenuto" utilizzando lo stesso thread di posta. Poiché l’oggetto e le intestazioni dell’e-mail corrispondono, HubSpot aggiunge la risposta alla conversazione esistente. Se il cliente avvia una nuova e-mail con un oggetto diverso, HubSpot crea una nuova conversazione.

Scopri di più su come recuperare le intestazioni delle email.