Tworzenie wiadomości i odpowiadanie na nie w skrzynce odbiorczej konwersacji

Po skonfigurowaniu skrzynki odbiorczej konwersacji i połączeniu z nią adresu e-mail zespołu można rozpocząć wysyłanie wiadomości do kontaktów bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej.

Jeśli korzystasz z aplikacji mobilnej HubSpot, dowiedz się, jak odpowiadać na wiadomości e-mail za pomocą konwersacji na urządzeniach mobilnych.

Uwaga: jeśli nie możesz odpowiedzieć na wątek, upewnij się, że jesteś dodany jako członek zespołu w ustawieniach dostępu do skrzynki odbiorczej. Gdy skrzynka odbiorcza jest widoczna tylko dla określonych użytkowników i zespołów, tylko wybrani użytkownicy i zespoły mogą wyświetlać i odpowiadać na przychodzące wątki. Użytkownicy z uprawnieniamidostępu do konta lub superadministratora mogą wyświetlać wszystkie wątki w skrzynce odbiorczej na koncie, ale nie mogą podejmować działań w skrzynce odbiorczej, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że zostaną dodani jako członkowie zespołu.

Tworzenie wiadomości

Utwórz wiadomość w skrzynce odbiorczej, aby rozpocząć rozmowę z kontaktami.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.
2. W lewym dolnym rogu kliknij przycisk Utwórz.

3. W wyskakującym okienku zredaguj wiadomość.
   
   • Aby rozwinąć edytor odpowiedzi podczas wpisywania odpowiedzi, kliknij enlarge Rozwiń , aby otworzyć go w wyskakującym okienku.

• • Kliknij menu rozwijane Do i wyszukaj nazwę kontaktu. Możesz wysłać wiadomość na adres e-mail kontaktu lub konto WhatsApp, jeśli połączyłeś konto WhatsApp Business ze skrzynką odbiorczą konwersacji.

• • Kliknij menu rozwijane Od , aby wysłać wiadomość z innego połączonego adresu e-mail zespołu.
  • W polu Temat wprowadź wiersz tematu .

• • • Użyj ikon na dole edytora wiadomości e-mail, aby zmodyfikować styl tekstu, wstawić łącze, dodać obraz lub przesłać plik.

4. Kliknij przycisk Wyślij. Wiadomość wychodząca zostanie zarejestrowana w rekordzie kontaktu odbiorcy.

Wiadomość wychodzącą można wyświetlić w widokuWysłane w skrzynce odbiorczej konwersacji. Jeśli do wychodzącej wiadomości e-mail dołączono załączniki, zostaną one również zarejestrowane na osi czasu rekordu.

Uwaga: jeśli na serwerze poczty e-mail jest uruchomione oprogramowanie zabezpieczające, które skanuje załączniki podczas odbierania wiadomości e-mail, HubSpot może nie być w stanie rejestrować załączników zawartych w odpowiedziach na wiadomości e-mail lub przychodzących wiadomościach e-mail wysyłanych na adres e-mail zespołu. Na przykład, jeśli na serwerach Office 365 działa Advanced Threat Protection z włączoną funkcją Dynamic Delivery, załączniki mogą nie zostać zarejestrowane.

Odpowiadanie na konwersację e-mail

Odpowiedz na wiadomości wysłane na adres e-mail zespołu w skrzynce odbiorczej. Nowy rekord kontaktu zostanie utworzony dla wszystkich przychodzących wiadomości, jeśli rekord kontaktu przy użyciu tego adresu e-mail jeszcze nie istnieje.

Uwaga: jeśli przychodząca wiadomość e-mail nie pojawia się w skrzynce odbiorczej konwersacji, sprawdź folder SPAM lub JUNK na koncie e-mail Office 365. Wiadomości e-mail wysłane do folderu SPAM lub ŚMIECI w skrzynce odbiorczej usługi Office 365 nie pojawią się w skrzynce odbiorczej konwersacji.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.
2. W lewym panelu kliknij konwersację e-mail, aby ją otworzyć.
3. Przejrzyj odpowiedź na wiadomość e-mail. Jeśli wiadomość e-mail jest większa niż 100 KB, przewiń do dołu wątku i kliknij Wyświetl całą wiadomość , aby otworzyć pełną wiadomość e-mail w innej karcie przeglądarki.
4. Domyślnie odpowiedź będzie dotyczyć najnowszej wiadomości w wątku. Aby odpowiedzieć na konkretną wiadomość, kliknij ikonę odpowiedzi w prawym górnym rogu wiadomości.

5. W edytorze odpowiedzi wpisz swoją odpowiedź.
   • Użyj ikon na dole edytora wiadomości e-mail, aby zmodyfikować styl tekstu, wstawić link, dodać obraz, dołączyć emoji lub przesłać plik. Możesz także przeciągać i upuszczać pliki z komputera do edytora odpowiedzi lub kopiować i wklejać tekst z hiperłączami do wiadomości.
   • Aby rozwinąć edytor odpowiedzi podczas pisania odpowiedzi, kliknij i przeciągnij edytor odpowiedzi lub kliknij enlarge Rozwiń , aby otworzyć go w wyskakującym okienku.
   • Aby dodać dokument, fragment, link do spotkania, artykuł z bazy wiedzy, cytat lub film do odpowiedzi, kliknij przycisk Wstaw.
6. Po zakończeniu tworzenia wiadomości kliknij Wyślij.

7. Jeśli chcesz wysłać UDW lub UDW do dodatkowych odbiorców, dodać więcej odbiorców w polu Do lub edytować adres e-mail Od , kliknij menu verticalMenu w prawym górnym rogu, aby rozwinąć opcje edycji. Możesz kliknąć down obok nazwy Od, aby przełączać się między adresami Od połączonych kanałów e-mail zespołu.

8. Po zakończeniu konwersacji kliknij suZamknij konwersację w prawym górnym rogu. Jeśli z konwersacją powiązane jest zgłoszenie, użytkownik może jednocześnie zamknąć zgłoszenie i konwersację lub po prostu zamknąć konwersację, klikając menu rozwijane Więcej i wybierając opcję Zamknij konwersację.

Możesz także ponownie przypisać konwersację, skomentować wątek, przenieść konwersację do innej skrzynki odbiorczej, przekazać wiadomość e-mail do innego zespołu lub wykonać połączenie z poziomu edytora odpowiedzi. Dowiedz się więcej o współpracy z zespołem w skrzynce odbiorczej.

Uwaga: w przypadku przekazywania wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej konwersacji należy pamiętać, że wiadomość e-mail z tematem zawierającym "FW" lub "FWD" zostanie zarejestrowana w rekordzie pierwotnego nadawcy. Gdy te prefiksy są zawarte w temacie, HubSpot szuka informacji kontaktowych w oryginalnej wiadomości e-mail. HubSpot sprawdzi zwykłą wersję tekstową wiadomości e-mail pod kątem tych informacji. Dowiedz się więcej o zarządzaniu ustawieniami przekazywania.

Odpowiadanie na wiadomości przy użyciu integracji Slack

Jeśli połączyłeś integrację Slack ze swoim kontem HubSpot i skonfigurowałeś powiadomienia dla skrzynki odbiorczej konwersacji, możesz odpowiadać na wiadomości WhatsApp, Facebook Messenger i czat na żywo bezpośrednio przez Slack.

Możesz odpowiedzieć w powiązanym wątku Slack, a zostanie on automatycznie zsynchronizowany z odpowiednią konwersacją w skrzynce odbiorczej.

Uwaga: odpowiadanie ze Slacka nie jest obecnie obsługiwane w przypadku połączonych kanałów e-mail i formularzy.