Skriv og svar på meldinger i samtaleinnboksen

Når du har konfigurert innboksen for samtaler og koblet til en e-postadresse for teamet, kan du begynne å sende meldinger til kontaktene dine direkte fra innboksen.

Hvis du bruker HubSpot-mobilappen, kan du lære hvordan du svarer på e-poster ved hjelp av samtaler på mobilen.

Merk: Hvis du ikke klarer å svare på en tråd, mådu sørge for at du er lagt til som teammedlem i innboksenes tilgangsinnstillinger. Når en innboks kun er synlig for bestemte brukere og team, er det bare de valgte brukerne og teamene som kan se og svare på innkommende samtaler. Brukere med tilgang til kontoen eller superadministratorrettigheter kan se alle samtaleinnbokser i kontoen, men kan ikke utføre handlinger i innboksen, for eksempel å svare på en tråd, med mindre de er lagt til som teammedlem. De kan imidlertid svare på e-poster i innboksen direkte fra posten.

For å svare på meldinger i helpdesken, kan du lese mer om hvordan du oppretter og svarer på saker i helpdesken.

Skriv en melding

Skriv en melding i innboksen for å starte en samtale med kontaktene dine.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Innboks. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Innboks.
2. Klikk på Skriv nederst til venstre.

3. Skriv utkastet til meldingen din i popup-vinduet.
   
   • For å utvide svarredigeringsfeltet mens du skriver svaret ditt, klikker du på « enlarge » og deretter «Utvid» for å åpne det i et popup-vindu.

• • Klikk på rullegardinmenyen «Til» og søk etter navnet på en kontakt. Du kan sende en melding til e-postadressen eller WhatsApp-kontoen til en kontakt hvis du har koblet en WhatsApp Business-konto til samtaleinnboksen.

• • Klikk på rullegardinmenyen «Fra » for å sende fra en annen tilknyttet e-postadresse for teamet.
  • Skriv inn emnelinjen i «Emne»-feltet .

• • Bruk ikonene nederst i e-postredigereren til å endre tekststilen, sette inn en lenke, legge til et bilde eller laste opp en fil.
  • Utsendte meldinger du begynner å skrive, lagres automatisk som utkast. Dette gjør at du kan forlate en samtale og komme tilbake senere. Utkast er kun synlige for brukeren som opprettet dem.

4. Klikk på «Send». Den utgående meldingen blir loggført i mottakerens kontaktoppføring.

Du kan se den utgående meldingen i «Sendt»-visningen i innboksen for samtaler. Hvis du har lagt ved vedlegg i den utgående e-posten, vil vedleggene også logges i tidslinjen til kontakten.

Merk: Hvis e-postserveren din kjører sikkerhetsprogramvare som skanner vedlegg ved mottak av e-post, kan det hende at HubSpot ikke klarer å loggføre vedlegg som er inkludert i e-postsvar eller innkommende e-poster sendt til teamets e-postadresse. Hvis for eksempel Office 365-serverne dine kjører Advanced Threat Protection med Dynamic Delivery aktivert, kan det hende at vedleggene ikke blir loggført.

Svar på en e-postkonversasjon

Svar på meldinger som er sendt til teamets e-postadresse i innboksen. Det opprettes en ny kontaktoppføring for alle innkommende meldinger dersom det ikke allerede finnes en kontaktoppføring med den e-postadressen.

Merk: Hvis en innkommende e-post ikke vises i samtaleinnboksen,må du sjekke SPAM- eller JUNK-mappen i Office 365-e-postkontoen din. E-poster som sendes til SPAM- eller JUNK-mappen i en Office 365-innboks, vises ikke i samtaleinnboksen.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Innboks. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Innboks.
2. Klikk på en e-posttråd i venstre panel for å åpne den.
3. Gå gjennom e-postsvaret. Hvis e-posten er større enn 100 KB, kan du bla til bunnen av tråden og klikke på Vis hele meldingen for å åpne hele e-posten i en annen nettleserfane.
4. Som standard vil svaret ditt være et svar på den siste meldingen i tråden. For å svare på en bestemt melding, klikk på svarikonet øverst til høyre i meldingen.

5. Hvis du trenger å sette tilleggsmottakere i CC eller BCC, legge til flere mottakere i «Til»-feltet eller redigere «Fra»-e-postadressen , klikker du på meny verticalMenu et øverst til høyre for å utvide redigeringsalternativene. Du kan klikke på « down » ved siden av «Fra»-navnet for å bytte mellom «Fra»-adressene til de tilknyttede e-postkanalene for teamet ditt.

6. Skriv svaret ditt i svarredigeringsfeltet.
   • Bruk ikonene nederst i e-postredigeringsvinduet til å endre tekststilen, sette inn en lenke, legge til et bilde, inkludere en emoji eller laste opp en fil. Du kan også dra og slippe filer fra datamaskinen din inn i svarredigeringsvinduet eller kopiere og lime inn tekst med hyperkoblinger i meldingen din.
   • For å utvide svarredigereren mens du skriver svaret ditt, klikker og drar du svarredigereren, eller klikker på « enlarge » og deretter «Utvid» for å åpne den i et popup-vindu.
   • For å legge til et dokument, et utdrag, en møtelink, en kunnskapsbaseartikkel, et sitat eller en video i svaret ditt, klikker du på «Sett inn».
7. Når du er ferdig med meldingen, klikker du på Send.
8. Når samtalen er over, klikker dupå « su» «Lukk samtale » øversttil høyre. Hvis det er en sak knyttet til samtalen, kan brukeren lukke saken og samtalen samtidig, eller bare lukke samtalen ved å klikke på rullegardinmenyen «Mer » og velge «Lukk samtale».

Du kan også omfordele en samtale, kommentere i en tråd, flytte en samtale til en annen innboks, videresende en e-post til et annet team eller ringe fra svarredigeringsvinduet. Les mer om hvordan du samarbeider med teamet ditt i innboksen.

Merk: Hvis du videresender e-poster til samtaleinnboksen,må du huske at en e-post med emnelinjen «FW» eller «FWD» vil bli loggført i den opprinnelige avsenderens post. Når disse prefiksene er inkludert i emnelinjen, søker HubSpot etter kontaktinformasjon i den opprinnelige e-posten. HubSpot vil gjennomgå ren tekstversjonen av e-posten for å finne denne informasjonen. Les mer om hvordan du administrerer videresendingsinnstillingene dine.

Svar på meldinger ved hjelp av Slack-integrasjonen

Hvis du har koblet Slack-integrasjonen til HubSpot-kontoen din og konfigurert varsler for innboksen for samtaler, kan du svare på WhatsApp-, Facebook Messenger- og live chat-meldinger direkte via Slack.

Du kan svare i den tilknyttede Slack-tråden, og svaret synkroniseres automatisk med den tilsvarende samtalen i innboksen din.

Merk: Det er foreløpig ikke mulig å svare fra Slack for tilkoblede e-post- og skjema-kanaler.

Forstå hvordan e-posttråder fungerer

HubSpot grupperer automatisk relaterte e-poster i én samtaletråd. For å avgjøre om en innkommende e-post tilhører en eksisterende samtale eller skal opprette en ny, sammenligner HubSpot informasjonen i e-postoverskriftene.

HubSpot sammenligner følgende e-postoverskriftsfelt når det skal avgjøres om en innkommende e-post hører til en eksisterende samtale:

• Emne
• Fra- og Til-adresser
• In-Reply-To-meldings-ID
• Referanseoverskrift

Hvis emnet endres, kan HubSpot opprette en ny samtale selv om e-posten refererer til en tidligere melding.

For eksempel sender du en e-post med emnet «Velkommen». En kunde svarer med «Re: Velkommen» i samme e-posttråd. Fordi emnet og e-postoverskriftene stemmer overens, legger HubSpot svaret til den eksisterende samtalen. Hvis kunden starter en helt ny e-post med et annet emne, oppretter HubSpot en ny samtale.

Les mer om hvordan du henter e-postoverskrifter.