En guide til innboksen for samtaler

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
• Hvis du har flere innbokser i kontoen din, klikker du på rullegardinmenyen øverst til venstre og velger en annen innboks å vise.

• I innboksen kan du bruke følgende funksjoner til å administrere samtalene dine.

Filtre

Du kan både søke og filtrere samtalene dine samtidig for raskt å finne en relevant tråd. Klikk på søkeikonet search øverst til venstre og skriv inn et søkeord for å slå opp en samtale, og bruk filtre for å begrense søket.

• Status: Filtrer samtalene dine basert på åpen eller lukket status.
  
• Kanal: Sorter samtaler basert på om de ble opprettet fra en e-post, live chat eller Messenger-samtale.
• Kontakt: Filtrer samtaler etter kontakten som er knyttet til tråden.
• Mottaker: Filtrer samtaler etter det teammedlemmet som er tildelt samtalen.
  • Du kan også filtrere samtaler som er tilordnet en bot-chatflow ved å velge chatflow-navnet i rullegardinmenyen.
  • Merk av for Vis deaktiverte/fjernede brukere for å søke etter samtaler som er tildelt brukere som er fjernet eller deaktivert fra kontoen din.
• Dato: Bruk datovelgeren til å filtrere samtaler som har funnet sted i et bestemt tidsrom.
• Flere alternativer: Merk av for Skjul filtrerte for å filtrere bort samtaler som ikke er relevante for virksomheten din, og/eller merk av for Skjul søppel for å filtrere bort slettede samtaler fra søkeresultatene.

Du kan også sortere samtalene dine fra eldste til nyeste ved å klikke på rullegardinmenyen over listen over samtaler. Klikk på Avslutt søk øverst til høyre for å navigere tilbake til innboksen.

Visninger

Alle samtaler er segmentert i ulike innboksvisninger. Disse visningene grupperer samtaler etter mottaker, kanal eller filtrert status. Hvis du er bruker av en Marketing Hub-, Sales Hub- eller Service Hub Professional- ellerEnterprise-konto, kan du lære hvordan du organiserer samtalene dine i egendefinerte visninger i innboksen.

Velg en visning i venstre sidefelt:

• Ikke tilordnet: Vis alle samtaler som ikke er tilordnet en eier. Hvis eieren av en samtale senere fjernes fra kontoen din, blir samtalen automatisk fjernet og vises også i denne visningen.
• Tildelt meg: Se alle samtaler med minst ett svar som er rutet eller tildelt deg.
• Alle åpne: Vis alle teamets samtaler i innboksen. Husk at hvis du sender en utgående e-post til en kontakt fra innboksen, vises ikke e-posten i visningen Alle åpne før kontakten svarer på e-posten.
• Chat: Vis alle samtaler som stammer fra en chat-widget på nettstedet ditt.
• Bots: se alle bot-samtaler som aldri har blitt tildelt en eier eller som ennå ikke har blitt tildelt en eier.
• E-post: Se alle samtaler som stammer fra e-poster sendt til teamets e-postadresse.
• Messenger: Se alle samtaler som har oppstått på en Facebook-virksomhetsside med en tilkoblet Facebook Messenger-konto.
• Skjemaer: Vis alle innsendinger til et tilkoblet støtteskjema.
• Alle avsluttede: Vis alle samtaler som er avsluttet.
• Sendt: Vis alle utgående e-poster som er sendt fra samtalens innboks og fra en post i CRM. Husk at når mottakeren svarer på e-posten, flyttes samtalen til visningen Alle åpne og eventuelle andre relevante visninger, for eksempel Tildelt til meg eller Ikke tildelt .
• Søppelpost: Vis alle e-poster som ikke er relevante for forretningssamtalene dine, for eksempel reklame-e-poster. Alle e-poster som mottas fra en rollebasert e-post (markedsføring@, salg@ osv.), sendes til søppelpostvisningen .
• Papirkurv: Vis alle slettede samtaler. Åpne en slettet samtale for å gå gjennom innholdet. Hvis du vil gjenopprette den slettede samtalen, klikker du på Gjenopprett rotatei i toppmenyen. Hvis du vil slette meldingen permanent, klikker du på Slett for alltid delete. Dette sletter tråden permanent fra innboksen og fra kontaktoppføringen der samtalen er logget. Den tilknyttede billetten slettes også. Du har ikke tilgang til trådene i innboksen eller i de tilknyttede postene etter at du har slettet dem fra søppelvisningen. Disse samtalene slettes automatisk etter 30 dager og kan ikke gjenopprettes.

Visningene Ikke tilordnet, Tilordnet til meg, Alle åpne og Chat vises alltid. Klikk på Mer for å få tilgang til de andre standardvisningene.

Komponere

Klikk på Skriv nederst til venstre for å skrive en utgående e-post direkte fra innboksen for samtaler. Finn ut mer om hvordan du sender og svarer på e-post fra innboksen for samtaler.

Liste over samtaler

I venstre panel kan du se en liste over alle samtalene i den valgte visningen. Samtalene er sortert etter når meldingen ble mottatt, og begynner med den sist mottatte meldingen. Forhåndsvisningen av meldinger inneholder følgende detaljer:

• Navnet på kontakten som startet samtalen, samt antall deltakere i tråden.
• En videresendings- eller svarindikator som hjelper deg med å identifisere de samtalene du fortsatt må svare på.
• E-postens emnelinje, hvis aktuelt, og en forhåndsvisning av meldingsteksten.
• Tidsstempelet for den sist mottatte meldingen i tråden.
• Et ikon som viser hvilken kanal samtalen kommer fra.
• En forhåndsvisning av eventuelle kommentarer i tråden.

Om og tilhørende poster

I høyre sidefelt kan du se kontekstuell informasjon om den tilknyttede kontakten, den tilknyttede saken og kontaktens tidligere samtaler med bedriften. Klikk for å utvide hver seksjon og se mer informasjon.

• Kontakt: Klikk på X ved siden av kontaktens navn for å skille kontakten fra tråden. Klikk på kontaktens navn for å åpne kontaktoppføringen i en annen nettleserfane. I kontaktoppføringen kan du sende en en-til-en-e-post, ringe, legge til et notat, opprette en oppgave eller planlegge et møte med kontakten.
• Billett: for å se mer billettinformasjon, klikk på Se mer på billettkortet. I panelet som åpnes til høyre, klikker du på Rediger den viste egenskaper til tilpasse egenskapene som vises i Informasjon om billettene panelet. Dette vil ikke oppdatere egenskapene som vises på Ticket-kortet i innboksen. Hvis samtalen ikke har en tilknyttet sak, klikker du på Opprett sak. Du kan ikke skille en sak fra en samtale i innboksen. Finn ut mer om hvordan du administrerer saker i innboksen.
  
  

  Vær oppmerksom på atkontoer som er opprettet etter 1. april 2024, ikke har tilgang til saker i innboksen. Hvis du oppretter en sak i innboksen, flyttes både saken og samtalen til helpdesk. Finn ut hvordan du håndterer saker i helpdesken.

• Om denne kontakten: Kontaktegenskapene som vises her, er de samme som egenskapene på Om-kortet i kontaktoppføringen. Hvis du vil redigere kontaktegenskapene som vises, holder du musepekeren over informasjonsikonet info og klikker deretter på Rediger egenskaper.
• Andre samtaler: Se tidligere samtaler mellom kontakten og teamet ditt.
• Andre billetter: se kontaktensandre tilknyttede billetter.
• Tidligere tilbakemeldinger: Se kontaktens tidligere tilbakemeldinger fra en kundelojalitetsundersøkelse, kundestøtteundersøkelse eller kundetilfredshetsundersøkelse.
• Avtaler: Klikk på Opprett en avtale for å opprette en avtalepost for å spore eventuelle inntektsmuligheter fra denne samtalen.
• Firma: Vis kontaktens tilknyttede firmapost.
• Egendefinerte objekter (kunEnterprise ): Hvis du bruker egendefinerte objekter, kan du se den egendefinerte objektoppføringen som er knyttet til kontakten i tråden. For å vises i innboksen må den egendefinerte objektoppføringen være knyttet til kontaktoppføringen.

Svar og kommentarer

Bruk svarredigeringsprogrammet til å svare på en innkommende e-post eller chat-melding, eller bruk fanen Kommentar til å varsle et annet teammedlem om samtalen. Du kan også ringe fra svar redigeringsprogrammet hvis du trenger å ta kontakt med en kontakt over telefon.

Hvis du vil utvide svareditoren mens du skriver svaret ditt, klikker du og drar til svareditoren.

• Klikk på en samtale i venstre sidefelt for å åpne en detaljert visning av tråden til høyre.
  • Klikk på rullegardinmenyen Eier øverst til venstre for å velge en bruker å tilordne samtalen til.
  • Hvis samtalen har en tilknyttet sak, klikker du på sakens navn over samtalen for å åpne saksposten i en annen nettleserfane.
  • Hvis du vil bytte fra live-chat eller Facebook Messenger til å svare via e-post, klikker du på rullegardinmenyen for kanal i svarredigeringsprogrammet og velger E-post. Når samtalen avsluttes, sendes samtalehistorikken til den besøkende via e-post.
  • Hvis du vil sende en kopi av chatteutskriften, slette samtalen, blokkere en avsender eller markere samtalen som søppelpost, klikker du på rullegardinmenyen Mer øverst til høyre.
    • Når du blokkerer en avsender, flyttes samtalen til Filtrert-visningen i innboksen. Du kan velge å oppheve blokkeringen av en av sender fra søppelpostvisningen , slik at fremtidige samtaler blir synlige i innboksen.
      
      • For chatter vil besøkende se chat-widgeten når de besøker nettstedet ditt, men de nye meldingene vil ikke vises i innboksen din.
      • For e-poster vil dette filtrere tråden og alle innkommende tråder fra denne avsenderen fremover.
      • De tilknyttede billettene slettes permanent.

Merk: Hvis du merker en e-postsamtale som søppelpost, filtreres kun den aktuelle tråden.

• Hvis du vil videresende en e-postsamtale til et annet team eller en annen organisasjon utenfor bedriften, klikker du på Videresend øverst i det siste e-postsvaret.
• Klikk på Avslutt samtale for å markere samtalen som avsluttet. Hvis det er knyttet en sak til samtalen, kan brukeren lukke saken og samtalen samtidig, eller bare lukke samtalen ved å klikke på rullegardinmenyen Mer og velge Lukk samtale.

• Hvis du vil ha mer plass til å svare på samtalen, kan du skjule høyre eller venstre panel ved å klikke på ikonet last øverst i panelet, og utvide panelet igjen ved å klikke på ikonet first.

Merk: I botsamtaler der den besøkende ikke har nådd botens Send til teammedlem-bothandling, kan ikke samtalen markeres som avsluttet før etter 30 minutters inaktivitet fra den besøkende.

• Slik sletter eller lukker du flere samtaler:
  • Hold musepekeren over samtalene og merk av i avmerkingsboksene ved siden av trådene du vil redigere.
  • Øverst i innboksen velger du Flytt til papir kurven eller Lukk samtale.

Lenke til en spesifikk melding i en samtale

Du kan opprette en lenke direkte til en melding i en samtale for å dele den med et teammedlem, noe som gjør det enklere å samarbeide og unngå å måtte søke gjennom andre meldinger i tråden.

Slik genererer og deler du en meldingslenke:

• Klikk på en samtale i venstre sidefelt for å åpne en detaljert visning av tråden til høyre.
• Hold musepekeren over en melding i tråden, klikk på ellipseikonet og velg deretter Kopier lenke.

• Meldingskoblingen kopieres til utklippstavlen, som du deretter kan dele med et annet teammedlem. Når de limer inn URL-adressen i nettleserens URL-felt, blir de sendt direkte til den aktuelle meldingen.

Status

Klikk øverst til venstre for å slåav eller på bryteren for å endre statusen for chattilgjengelighet. Finn ut hvordan du tilpasser arbeidstiden din for automatisk å angi tilgjengelighetsstatus.

Når du er borte, vil du fortsatt være tilgjengelig for alle åpne chatter som er tilordnet deg, men du vil ikke vises for nye innkommende besøkende.

Innstillinger for innboksen

Nederst til venstre i innboksen kan du raskt få tilgang til innboksinnstillingene og redigere dem. Du kan redigere innstillinger på innboksenivå eller innstillinger som er spesifikke for e-post- eller chattekanalen din. Finn ut mer om hvordan du redigerer innboksen.