En veiledning til innboksen for samtaler

Når du har opprettet innboksen din og koblet til en kanal, kan du bruke innboksen til å se, administrere og svare på innkommende samtaler – alt på ett sted. I denne artikkelen kan du lære mer om de ulike funksjonene i samtaleinnboksen og hvordan du bruker dem til å administrere kommunikasjonen med kontaktene dine.

Les mer om hvordan du organiserer samtaler i tilpassede visninger i innboksen. 

• I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Innboks. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Innboks.
• Hvis du har flere innbokser i kontoen din, klikker du på rullegardinmenyen øverst til venstre og velger en annen innboks du vil vise. 

• I innboksen kan du bruke følgende funksjoner til å administrere samtalene dine. 

Søk etter og filtrer samtaler i innboksen

Du kan både søke etter og filtrere samtalene dine samtidig for raskt å finne en relevant tråd. Klikk på søkeikonet øverst til venstre og skriv inn et søkeord for å finne en samtale, og bruk filtre for å avgrense søket.

• Status: filtrer samtalene dine basert på om de er åpne eller lukkede.
  
• Kanal: sorter samtaler etter om de ble opprettet fra en e-post, live chat eller Messenger-samtale.
• Kontakt: Filtrersamtaler etter kontakten som er knyttet til tråden.
• Tildelt: Filtrer samtaler etter det spesifikke teammedlemmet som er tildelt samtalen.
  • Du kan også filtrere samtaler som er tildelt en bot-chatflyt ved å velgenavnet på chatflyten i rullegardinmenyen.
  • Merk av forVis deaktiverte/fjernede brukere for å søke etter samtaler som er tildelt fjernede eller deaktiverte brukere i kontoen din.
• Dato: Bruk datovalgverktøyet til å filtrere samtaler som fant sted i løpet av en bestemt tidsperiode.
• Flere alternativer: Merk av for «Skjul filtrerte» for å filtrere bort samtaler som ikke er relevante for virksomheten din, og/eller merk av for «Skjul papirkurven»for å filtrere bort slettede samtaler fra søkeresultatene. 

Du kan også sortere samtalene dine fra eldste til nyeste ved å klikke på rullegardinmenyen over listen over samtaler.For å gå tilbake til innboksen din, klikker du på «Avslutt søk» øverst til høyre.

Visninger

Alle samtaler er delt inn i ulike visninger i innboksen. Disse visningene grupperer samtaler etter ansvarlig, kanal eller filtrert status. Hvis du er bruker av en Marketing Hub-, Sales Hub- eller Service Hub Professional - ellerEnterprise-konto, kan du lære hvordan du organiserer samtalene dine i tilpassede visninger i innboksen.

I venstre sidefelt velger du en visning:

• Ikke tildelt: visalle samtaler som ikke er tildelt en eier. Hvis eieren av en samtale senere fjernes fra kontoen din, blir samtalen automatisk ikke lenger tildelt og vises også i denne visningen.
• Tildelt meg: visalle samtaler med minst ett svar som er videresendt eller tildelt deg.
• Alle åpne: vis alle samtalene til teamet ditt i innboksen. Husk at hvis du sender en e-post til en kontakt fra innboksen, vil ikke den e-posten vises ivisningen «Alle åpne»før kontakten svarer på e-posten. 
• Chat: visalle samtaler som stammer fra en chat-widget på nettstedet ditt.
• Bots: vis alle bot- samtaler som aldri har blitt eller ennå ikke har blitt tildelt en eier.
• E-post: Vis alle samtaler som stammer fra e-poster sendt til teamets e-postadresse.
• Messenger: Vis alle samtaler som har oppstått på en Facebook-bedriftsside med en tilknyttet Facebook Messenger -konto.
• Skjemaer: Vis alle innsendinger til et tilknyttet supportskjema.
• Samtaler: Vis alle samtaler som er foretatt til et tilknyttet telefonnummer. 
• Alle avsluttede: visalle samtaler som er avsluttet.
• Sendt: Vis alle utgående e-poster som er sendt fra samtaleinnboksen og fra en post i CRM-systemet. Husk at når mottakeren svarer på e-posten, flyttes samtalen til visningen «Alle åpne » og eventuelle andre relevante visninger, for eksempel «Tildelt meg» eller «Ikke tildelt ».
• Spam: vis alle e-poster som ikke er relevante for forretningssamtalene dine, for eksempel markedsførings-e-poster. Alle e-poster mottatt fra en rollebasert e-postadresse (marketing@, sales@ osv.) vil bli sendt til «Spam»-visningen .
• Papirkurv: vis alle slettede samtaler. Åpne en slettet samtale for å se innholdet. Hvis du vil gjenopprette den slettede samtalen, klikkersearch Gjenopprett rotatei i toppmenyen. For å slette meldingen permanent, klikker du på delete». Dette vil slette tråden permanent fra innboksen og fra kontaktoppføringen der samtalen er loggført. Den tilknyttede saken vil også bli slettet. Du kan ikke få tilgang til trådene i innboksen eller på de tilknyttede oppføringene etter at du har slettet dem fra papirkurven. Disse samtalene blir automatisk slettet etter 30 dager og kan ikke gjenopprettes.

Visningene «Uttildelt», «Tildelt meg», «Alle åpne» og «Chat» vises alltid. For å få tilgang til de andre standardvisningene, klikk på «Mer».

Skriv meldinger i innboksen

Nederst til venstre klikker du på «Skriv» for å skrive en utgående e-post direkte fra samtaleinnboksen. Les mer om hvordan du sender og svarer på e-poster fra samtaleinnboksen.

Vis samtaler i innboksen

Slik får du tilgang til en samtale i innboksen: 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Innboks. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Innboks.
2. Klikk på en samtale i venstre sidefelt for å åpne en detaljert visning av tråden til høyre.
3. I samtaletråden kan du se viktige detaljer, for eksempel hvilket teammedlem som er tildelt og kilden til samtalen (f.eks. skjema, e-post eller telefonsamtale). 
   
   
   

Vis detaljer

om

kontakten og tilknyttede poster

I høyre sidefelt kan du se kontekstuell informasjon om den tilknyttede kontakten, den tilknyttede saken og kontaktens tidligere samtaler med bedriften din. Klikk for å utvide hver seksjon og se ytterligere detaljer.

• Kontakt: For å fjerne koblingen mellom kontakten og tråden, klikker du på X-en ved siden av kontaktens navn. For å åpne kontaktoppføringen i en annen nettleserfane, klikker du på kontaktens navn. I kontaktoppføringen kan du sende en personlig e-post, ringe, legge til en merknad, opprette en oppgave eller planlegge et møte med kontakten.
• Sak: For å se ytterligere informasjon om saken, klikk på Vis mer på saks-kortet. I panelet som åpnes til høyre, klikker du på Rediger de viste egenskapene for å tilpasse egenskapene som vises i billettdetaljene . Dette vil ikke oppdatere egenskapene som vises på Ticket-kortet i innboksen. Hvis samtalen ikke har et tilknyttet ticket, klikk på Opprett sak. Du kan ikke fjerne koblingen mellom en sak og en samtale i innboksen. Les mer om hvordan du administrerer saker i innboksen.
  
  

  Merk: Kontoer opprettet etter 1. april 2024 har ikke tilgang til billetter i innboksen. Hvis du oppretter en billett i innboksen, flyttes både billetten og samtalen til helpdesken. Lær hvordan du administrerer billetter i helpdesken.

• Om denne kontakten: Kontaktegenskapene som vises her, er de samme egenskapene som på kortet «Om denne kontakten » i kontaktoppføringen. For å oppdatere hvilke egenskaper som vises, bruk innstillingene for forhåndsvisningskort .
• Andre samtaler: vis tidligere samtaler mellom kontakten og teamet ditt.
• Andre saker: Se kontaktens andre tilknyttede saker.
• Tidligere tilbakemeldinger: Se kontaktens tidligere tilbakemeldinger fra enkundestøtteundersøkelse.
• Avtaler: for å opprette en avtale for å spore eventuelle inntektsmuligheter fra denne samtalen, klikk på Opprett en avtale.
• Selskap: Vis den tilknyttede selskapsoppføringen for kontakten.
• Tilpassede objekter (kunEnterprise ): Hvis du bruker tilpassede objekter, kan du se den tilpassede objektoppføringen som er knyttet til kontakten i tråden. For å vises i innboksen må den tilpassede objektoppføringen være knyttet til kontaktoppføringen. 

Svar på og kommenter meldinger i innboksen

Bruk svarredigeringsverktøyet til å svare på en innkommende e-post eller chatmelding, eller bruk fanen «Kommentar» for å varsle et annet teammedlem om samtalen. Du kan også ringe direkte fra svarredigeringsverktøyet hvis du trenger å snakke med en kontakt over telefon.

For å utvide svarredigeringsverktøyet mens du skriver svaret, klikker og drar du til svarredigeringsverktøyet. 

• Skriv inn et svar, og bruk verktøylinjen nederst til venstre for å legge til formatering (f.eks. fet skrift, kursiv osv.). Du kan også klikke på «Sett inn» og velge et alternativ for å legge ved innhold fra et annet verktøy i HubSpot, inkludert:

  • Artikler i kunnskapsbasen
  • Utdrag
  • Video
  • Møter
  • Dokumenter
  • Tilbud
  • Maler
• Klikk på breezeSingleStar AI -ikonet, og velg deretter en uthevingkommando:
  • Skriv for meg: skriv innenteksti«Skriv for meg»-feltet, og klikk deretter påGenererfor å generere tekst du kan bruke i samtalen. Klikk påSett inn for åbruke teksten, ellerpå Genererfor å generere en annen versjon av teksten.
  • Oppsummer samtalen: komprimerlange samtaler til konsise oppsummeringer.

Les mer om hvordan du bruker AI-assistenter i samtaleinnboksen.

Hvis du vil at en annen bruker skal gjennomgå tråden eller følge opp med kontakten, kan du legge til en kommentar i samtalen. Denne kommentaren vil ikke være synlig for kontakten:

• Isvarredigeringsvinduet klikker du på fanen«Kommentar».
• Skriv@ ognavnet på teammedlemmet, og skriv deretter inn meldingen din.
  • Bruk ikonene nederst i e-postredigeringsvinduet til å endre tekststilen, sette inn en lenke eller laste opp en fil.
  • For å legge til etdokument,et utdrag,en møtelink,en kunnskapsbaseartikkel,et sitat elleren videoi svaret ditt, klikker du på«Sett inn».

• Klikk på«Legg til kommentar». Det sendes et varsel til teammedlemmet med en lenke til samtalen.

• • For å velge en bruker som samtalen skal tilordnes til, klikker du på rullegardinmenyen «Eier» øverst til venstre.
  • Hvis samtalen er knyttet til en sak, klikker du på saksnavnet over samtalen for å åpne saksoppføringen i en annen nettleserfane.
  • For å bytte fra live chat eller Facebook Messenger til å svare via e-post, klikker du pånedtrekksmenyen for kanali svarredigereren og velgerE-post. Når samtalen avsluttes, vil samtalehistorikken bli sendt til den besøkende via e-post.
    
  • For å sende en kopi av chatloggen, slette samtalen, blokkere en avsender eller merke samtalen som spam, klikker du på rullegardinmenyen «Mer» øverst til høyre.
    • Når du blokkerer en avsender, flyttes samtalen til «Filtrert»-visningen i innboksen din. Du kan velge å oppheve blokkeringen av en avsender fra «Spam»-visningen , slik at fremtidige samtaler blir synlige i innboksen din.
      
      • Når det gjelder fremtidige chatter, vil den besøkende se chat-widgeten når de besøker nettstedet ditt, men deres nye meldinger vil ikke vises i innboksen din.
      • For e-post vil dette filtrere tråden og alle innkommende tråder fra denne avsenderen fremover.
      • De tilknyttede sakene vil bli slettet permanent.

Merk: Hvis du merker en e-postkonversasjon som spam, vil dette kun filtrere den aktuelle tråden.

• For å videresende en e-postkonversasjon til et annet team eller en organisasjon utenfor bedriften din, klikker du øverst i det siste e-postsvaret på Videresend.
• For å merke samtalen som avsluttet, klikker du påAvslutt samtale. Hvis det er en sak knyttet til samtalen, kan brukeren avslutte saken og samtalen samtidig, eller bare avslutte samtalen ved å klikke pårullegardinmenyen Merog velge Avslutt samtale. 

• Hvis du ønsker mer plass til å svare i samtalen, kan du skjule det høyre eller venstre panelet ved å klikke på det last ikonet øverst i panelet, og vise panelet igjen ved å klikke på det first ikonet.

Merk: I bot-samtaler der den besøkende ikke har nådd botens «Send til teammedlem »-handling, kan ikke samtalen merkes som avsluttet før det har gått 30 minutter uten aktivitet fra den besøkende.

• Slik sletter eller lukker du samtaler i bulk:
  • Hold musepekeren over samtalene og merk av i boksene ved siden av trådene du vil redigere.
  • Øverst i innboksen velger du «Flytt til papirkurven» eller «Lukk samtale».

Lenke til en bestemt melding i en samtale

Du kan lenke direkte til en melding i en samtale for å dele den med et medlem av teamet ditt. Dette kan bidra til effektivt samarbeid og unngå at du må søke gjennom andre meldinger i tråden.

Slik genererer og deler du en meldingslenke:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Innboks. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Innboks.
2. Klikk på en samtale i venstre sidefelt for å åpne en detaljert visning av tråden til høyre.
3. Hold musepekeren over en melding i tråden, klikk på ellipsesymbolet og velg deretter «Kopier lenke».
   
   
   
4. Lenken til meldingen kopieres til utklippstavlen, og du kan deretter dele den med et annet medlem av teamet ditt. Når vedkommende limer inn URL-en i nettleserens adressefelt, blir vedkommende sendt direkte til den aktuelle meldingen. 

Skjul meldinger (kunEnterprise )

Brukere med en Enterprise-konto kan velge å skjule meldinger i innboksen for å beskytte sensitiv informasjon.

Slik skjuler du en melding i samtaleinnboksen: 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Innboks. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Innboks.
2. Klikk på en samtale i venstre sidefelt for å åpne en detaljert visning av tråden til høyre.
3. Hold musepekeren over en melding i tråden, klikk på ellipsesymbolet og velg deretter Skjul melding.
4. Når meldingen er skjult, erstattes den i samtaleinnboksen med «Meldingen er skjult». Hvis e-posten ble loggført i en post, fjernes den fra postens tidslinje.

Merk: Kun superadministratorer eller brukeren som opprinnelig skjulte meldingen, kan vise den igjen.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Innboks. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Innboks.
2. Klikk på en samtale i venstre sidefelt for å åpne en detaljert visning av tråden til høyre.
3. Hold musepekeren over en melding i tråden, klikk på ellipsesymbolet og velg deretter «Vis melding».
   
   
   
4. Når meldingen er vist igjen, vil den bli gjenopprettet i samtaleinnboksen og i alle poster der den opprinnelig ble loggført.

Administrer tilgjengelighetsstatus

Klikk på rullegardinmenyen «Du er tilgjengelig» øverst til venstre for å endre tilgjengelighetsstatusen din for chat. Lær hvordan du tilpasser arbeidstiden din for å angi tilgjengelighetsstatusen automatisk.

Når du er fraværende, vil du fremdeles vises som tilgjengelig for alle åpne chatter som for øyeblikket er tildelt deg, men du vil vises som fraværende for nye besøkende.

Åpne innboksinnstillinger

I nedre venstre hjørne av innboksen kan du raskt åpne innboksinnstillingene for å redigere dem. Du kan redigere innstillinger på innboksnivå eller innstillinger som er spesifikke for e-post- eller chatkanalen din. Lær mer om hvordan du redigerer innboksen din.