Foreta anrop

Hvis du er en bruker med etbetalt sete i Sales Hub eller Service Hub , kandu ringe direkte til kontakter fra deres oppføring i HubSpot ved hjelp av et telefonnummer fra HubSpot, et utgående telefonnummer som er registrert for samtaler, eller en tredjepartsleverandør. Du kan ta opp samtalen, notere underveis og lagre samtalen i kontaktens oppføring. Hvis du er midt i en samtale med en kontakt i innboksen for samtaler, kan du også få tilgang til anropsverktøyet direkte fra svarredigeringsprogrammet.

Før du setter i gang, må du sørge for at du oppfyller de tekniske kravene for å ringe med HubSpot og at du har satt opp et anropsalternativ i kontoen din.

Husk at antall ringeminutter på HubSpot-kontoen din avhenger av abonnementet ditt. Et varsel vises på kontoen din når du nærmer deg grensen. Hvis du når grensen mens du er i gang med en samtale, kan du fullføre samtalen, men ikke ringe flere den måneden. Samtaleminuttene tilbakestilles den første dagen i hver måned.

Merk: Alle innkommende og utgående samtaler i HubSpots EU-datasenter rutes gjennom Twilios datasenter i Irland. Dette betyr at når du bruker Twilio fra datasenteret i EU, rutes taledataene dine gjennom Twilio Irland. Meldingsdata fra Twilio er ikke omfattet av denne endringen. For kunder som er onboardet til datasenteret i EU, gjelder denne endringen for utgående samtaledata etter 1. desember 2022 og for innkommende samtaledata etter 30. august 2023.

Ring fra en kontaktoppføring

Slik starter du en samtale fra en kontaktoppføring:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
• Klikk på navnet på en post.

• Klikk på anropsikonet calling i venstre sidefelt.
• Hvis du ikke trenger å oppdatere noen innstillinger før du ringer, velger du et telefonnummer fra rullegardinmenyen. Samtalen starter umiddelbart. Finn ut hvordan du angir en utvidelse, spiller inn eller setter deg selv på lydløs når samtalen er tilkoblet.
  
• Hvis du vil oppdatere innstillingene før du ringer, klikker du på Åpne anropsalternativer. HubSpot lagrer som standard de siste anropsinnstillingene dine.
  • Hvis en kontakt du ringer til, har reservert seg mot all kommunikasjon, må du gi kontakten et juridisk engangsgrunnlag for å kommunisere med dem før du ringer. Klikk på Gi en gangsgrunnlag i dialogboksen for å tildele et juridisk grunnlag og forklare hvorfor du har lov til å kommunisere med kontakten. Du må oppgi juridisk grunnlag for kontakter som har reservert seg mot all kommunikasjon, selv om personverninnstillingene er slått av i kontoen din.

Merk: Selv om disse funksjonene finnes i HubSpot, er ditt juridiske team den beste ressursen til å gi deg råd om samsvar i din spesifikke situasjon.

• • Klikk på rullegardinmenyen og velg et telefonnummer.
    • Hvis du ringer fra en kontaktoppføring, vil anropsverktøyet som standard bruke telefonnummeret som er lagret i kontaktens egenskap Telefonnummer . Du kan legge til et annet telefonnummer ved å klikke på + Legg til telefonnummer.
      • Klikk på rullegardinmenyen og velg en eksisterende telefonnummeregenskap, og skriv deretter inn telefonnummeret i tekstfeltet. Brukrullegardinmenyen Land for å angi landskoden automatisk og bruke riktig telefonnummerformat. Du kanogsåvelge Legg til en egendefinert telefonegenskap for å opprette en enlinjers tekstfeltegenskap i egenskapsgruppenKontaktinformasjon for å lagre et annet telefonnummer du kan ringe til.

• • • Hvis du vil fjerne en egendefinert telefonnummeregenskap, klikker du påblyantikonet edit ved siden av nummeret du vil slette, og klikker deretter på delete delete.

• • • Hvis du ringer fra en annen objektpost, velger du kontakten eller selskapet du vil ringe. Hvis du ringer fra en egendefinert objektpost, kan du bare velge blant de tilknyttede postene som er oppført i rullegardinmenyen Ring .

Væroppmerksom på at du må inkludere landskoden når du ringer til eller fra et støttet land utenfor USA. Avhengig av land kan formatet inneholde en "+". HubSpot ringer også opp nummeret som er angitt for kontaktens egenskap Telefonnummer. Hvis kontakten ikke har en verdi for denne egenskapen, legger du til et telefonnummer.

• • Klikk på rullegardinmenyen Fra nummer og velg eller legg til et annet registrert telefonnummer å ringe fra.
  • Velg enten Ring fra nettleser, Ring fra telefon eller Ring fra HubSpot-appen.
    • Hvis du velger Ring fra telefon, blir du oppringt av et automatisert system som setter deg i kontakt med kontakten din.

Merk: Når du bruker alternativet Ring fra telefon, foretas det to anrop: ett til den første telefonen for å sette opp opptaket, og ett til den andre telefonen for selve samtalen. Dette vil doble antall anropsminutter som brukes.

• • • Hvis du velger Ring fra nettleseren, bruker du datamaskinens lyd til å ringe, og et popup-vindu vises.

• • • Hvis du velger Ring fra HubSpot-appen, vises et push-varsel på telefonen som indikerer at du starter en samtale. Trykk på push-varselet for å komme til samtaleskjermen i HubSpot-mobilappen og fortsette samtalen.

• • Når du er klar, klikker du på Ring.

• Under samtalen kan du dra og slippe samtalevinduet til et annet sted på skjermen eller minimere vinduet slik at du fortsatt kan se dataene dine i HubSpot.

• Du kan også navigere til en tilknyttet post under samtalen for å se detaljer om det tilknyttede selskapet eller avtalen. Klikk på postnavnet i høyre sidefelt for å navigere til tidslinjen for den aktuelle posten.

• Mottakerens anrops-ID viser telefonnummeret du valgte i rullegardinmenyen Fra. Når samtalen er koblet til, kan du angi en utvidelse, ta opp samtalen, slå av lyden og ta notater i popup-vinduet:
  • Skriv inn notater under samtalen i tekstboksen.
  • Ta opp samtalen:
    • Utgående samtaler: Klikk på Ta opp øverst til venstre. Samtaleopptak aktiveres automatisk for jurisdiksjon med enpartssamtykke. Når en superadministrator aktiverer opptak av samtaler for en bruker på et telefonnummer oppgitt av HubSpot, starter opptaket automatisk. Når du tar opp samtaler i jurisdiksjoner som krever topartssamtykke, må du innhente samtykke fra den du ringer til for å aktivere samtaleopptak. I så fall får du et varsel etter at du har klikket på Ta opp. Sørg for at du informerer kontakten om at du tar opp samtalen, og klikk deretter på Jeg har informert dem.
    • Innkommende anrop: Hvis du har aktivertTillat opptak av anrop på kontoen din, starter opptaket av innkommende anrop til det oppgitte HubSpot-nummeret automatisk. Før opptaket starter, blir innringeren varslet om at samtalen tas opp, og at vedkommende samtykker til opptaket ved å bli på linjen.

Vær oppmerksom på at hvis du stopper opptaket under en samtale, lagres ikke samtaleopptaket. Det kan være andre grunner til at opptak ikke lagres, for eksempel problemer med tilkoblingen eller krav om samtykke fra to parter. Finn ut mer om hvorfor samtaleopptaket kanskje ikke lagres.

• • Klikk på Mute-knappen for å dempe lyden under samtalen.

• • Klikk på tastaturknappen for å taste inn en linje eller få tilgang til oppringeren.

• • Klikk på rullegardinmenyen Lyd for å endre mikrofonen eller høyttalerenheten du bruker.
  • Ved siden av rullegardinmenyen Audio kan du se nettverkets kvalitetspoengsum. Denne poengsummen måles ved hjelp av MOS (Mean Opinion Score). Hvis nettverkskvaliteten er dårlig, bør du vurdere å bli med i et annet nettverk eller samarbeide med IT-teamet for å forbedre nettverkstilkoblingen. Finn ut mer om de tekniske kravene for bruk av anropsverktøyet.

• Når samtalen er fullført, klikker du på Avslutt samtalecallingHangup i.

• Du kan legge til flere notater, tilordne et samtaleutfall, redigere de tilknyttede postene, vurdere samtalekvaliteten eller opprette en oppfølgingsoppgave.
  • Klikk på rullegardinmenyen Velg et utfall og velg et utfall.

• • Hvis tilpassede samtale- og møtetyper er aktivert( kunSales Hub Professional og Enterprise ), kan du klikke på rullegardinmenyen Velg samtal etype for å velge samtaletype.
  • Skriv inn ytterligere merknader i tekstboksen.
  • Velg en vurdering av kvaliteten på samtalen.
  • Klikk på Opprett en oppfølgingsoppgave for å opprette en oppgavepåminnelse.
  • Hvis du vil redigere hvilke tilknyttede poster denne samtalen logges til, klikker du på rullegardinmenyen Tilknyttet [x]-post . Finn ut mer om hvordan du knytter aktiviteter til poster.
  • Klikk på rullegardinmenyen Mer for å se hvor mange av de månedlige minuttene du har brukt.

• Klikk på Lagre anrop.

Hvis du er midt i en live-chat eller e-postsamtale med en besøkende i innboksen, kan du få tilgang til samtaleverktøyet direkte fra svarredigeringsprogrammet, slik at du umiddelbart kan ta kontakt med den besøkende over telefon.

Merk: Du kan ikke bruke en tredjepartsintegrasjon til å ringe fra innboksen for samtaler.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
• Klikk på en samtale i venstre sidefelt for å åpne den.
• I svareditoren klikker du på rullegardinmenyen Kanalveksler og velger Anrop.
• HubSpot lagrer som standard de siste anropsinnstillingene dine. Slik oppdaterer du innstillingene før du ringer:
  • Klikk på Ring fra og velg et annet telefonnummer.
  • Klikk på Enhet og velg Ring fratelefon eller Ring franettleser.
  • Eller klikk på Åpne anropsalternativer for å åpne anropsvinduet og redigere innstillingene.
• Når du er klar til å starte samtalen, velger du et telefonnummer.

• Samtalevinduet vises i innboksen, og samtalen starter umiddelbart. På samme måte som når du ringer fra en kontaktoppføring, kan du ta opp samtalen, sette deg selv på lydløs, angi en utvidelse eller ta notater under samtalen.
• Når samtalen er fullført, klikker du på callingHangup end call.
• I samtalevinduet kan du legge til eventuelle tilleggsnotater eller gi en vurdering av samtalekvaliteten, og deretter klikke på Lagre samtale.

Du kan se samtaleoppføringen i tråden og få tilgang til opptakene. Hvis du er Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-bruker i en konto med Conversation Intelligence (CI) aktivert, kan du også se gjennom transkripsjonene, hvis de er tilgjengelige. Det tar noen minutter før samtaleopptak og -utskrifter vises i samtaleoppføringen.

Se samtaler på tidslinjen for opptak

Når du har lagret samtalen, vises den på kontaktens tidslinje.

• Hvis du vil fjerne samtalen fra alle tilknyttede tidslinjer, klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Slett.
• Klikk på rullegardinmenyen Utfall for å redigere samtaleutfallet.
• Retningen angis automatisk som en utgående samtale. Innkommende anrop logges ikke automatisk på den tilknyttede kontaktens tidslinje. Finn ut mer om hvordan du bruker et telefonnummer fra HubSpot til å motta innkommende anrop som viderekobles til din personlige enhet.
• Klikk på rullegardinmenyen Type for å redigere anropstypen.
• Hvis du vil legge til en kommentar til den loggførte samtalen, klikker du på Legg til kommentar.
• Klikk på Gjennomgå samtale for å få tilgang til flere detaljer om opptaket. Verktøyet for gjennomgang av opptak åpnes i et panel til høyre. Hvis du bruker Conversation Intelligence (CI) til å ta opp og transkribere samtaler, kan du også få tilgang til opptaket og transkripsjonen herfra. Finn ut mer om hvordan du bruker verktøyet for gjennomgang av opptak.

Finn ut hvordan du også kan få tilgang til alle anropene dine fra anropsindekssiden.