Gjennomgå samtaleopptak og transkripsjoner

Du kan se gjennom opptak som er gjort via HubSpots anropsverktøy, ved hjelp av HubSpots integrasjon med Zoom, eller ved hjelp av en tredjeparts anropsleverandør som er integrert med HubSpot.

Hvis du er en bruker med en tilordnet Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise-sete  , kan du bruke Conversation Intelligence (CI) til å transkribere og analysere opptak. Dette gjør at du kan trene teamet ditt mer effektivt og få verdifull kundeinnsikt fra opptakene og transkripsjonene. 

Hvis du bruker HubSpot-mobilappen, kan du finne ut hvordan du går gjennom opptak mens du er på farten. 

Før du kommer i gang

• Konfigurer anropsverktøyet. Du kan enten skaffe et HubSpot-oppgitt telefonnummer, registrere ditt utgående telefonnummer med HubSpot, konfigurere HubSpots integrasjon med Zoom, eller integrere med en tredjeparts ringeleverandør.

Merk: HubSpot støtter bare en utvalgt gruppe tredjeparts ringeleverandører. Finn ut mer om hvilke anropsleverandører som støttes på HubSpot App Marketplace.

• HubSpot-anropsopptak er slått på som standard. Kontroller at samtaleopptak er slått på i innstillingene.
• Hvis du bruker Sales Hub, Service Hub Professional eller Enterprise, må du sørge for at Conversation Intelligence også er slått på i innstillingene, slik at opptakene transkriberes.
• Hvis du bruker Zoom til å ringe, må du sørge for at skyopptak er slått på.
• Se gjennom lovene for samtaleopptak for ditt område.

Gjennomgå opptak

For å få tilgang til opptaket og legge til notater. 

• Gå til CRM > Samtaler i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på anropstittelen.
• For å starte opptaket, klikk på playerPlay Play til venstre playerPlay gjennomgangsskjermen. Du kan også bruke kontrollene til å hoppe playerFastForward playerFastForward eller playerRewind tilbake. Hvis du vurderer et Zoom-skyopptak, kan du også spille av, sette på pause eller hoppe over det.
• Klikk på Notater nederst, og klikk deretter på Legg til notater for å legge til anropsnotater. Hvis du vil sende et varsel til et annet teammedlem, skriver du @ etterfulgt av brukerens navn. Skrivinn notatet, og klikk deretter på Lagre. Hvis du har en Sales Hub-, Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du også legge til trådede innebygde kommentarer.
• Hvis du vil generere et AI-generert anropssammendrag, klikker du på Oppsummer dette anropet (Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise). Dette feltet kan ikke redigeres. Bruk tekstboksen Merknader nedenfor for å legge til ytterligere informasjon.
  • Hvis du vil be Copilot om mer informasjon om samtalen, klikker du Still et spørsmål.

• • Hvis du vil gi tilbakemelding på sammendraget, klikker du thumbsUp tommel opp-tommel opp- thumbsDown tommel ned-tommel ned-ikonet.
  • Klikk på ikonet Kopier melding for å kopiere sammendraget.
  • Hvis du vil skjule sammendraget, klikker du Lukk.

Merk: For å bruke Breeze-samtalesammendrag, må du slå på copilot og samtaleopptak i kontoen din.

• Hvis du har en Sales Hub-, Service  Hub Professional-  eller Enterprise-konto, klikker du til høyre mellom fanene Innsikt, Statistikk og Transkripsjon for å vise sporede termer, anropsstatistikk og transkripsjon av anrop. Du kan bare se sporede vilkår hvis du har en Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-konto og en superadministrator har lagt til sporede vilkår.

Del opptak eller legg til opptak i spillelister

• Slik deler du opptaket:
  • Klikk på share Del-knappen øverst til høyre.
  • Klikk på rullegardinmenyen Send e-post til for å legge til teammedlemmer som du kan dele opptaket med. 
  • Skriv inn en melding i tekstboksen.
  • Bruk avspillingshåndtakene eller Start- og Slutt-tekstboksene for å justere delen av opptaket du vil dele.
  • Klikk på Del eller Kopier kobling. Hvis du har en Sales Hub-, Service  Hub Professional-  eller Enterprise-konto, kan du også dele bestemte transkripsjonsutdrag.

Merk: Brukere med tillatelse til å vise et opptaksklipp kan også lytte til hele opptaket. Hensikten med klippet er å gi tydelig fokus og retning.

• Slik legger du til et opptak i en spilleliste:
  • Klikk på + Legg til i spilleliste.
  • Klikk på rullegardinmenyen Velg spilleliste for å legge til opptaket i forskjellige spillelister.
  • Skriv inn en beskrivelse i tekstboksen. 
  • Bruk avspillingshåndtakene eller Start- og Slutt-tekstboksene for å justere delen av opptaket du vil dele.
  • Klikk på Legg til.

Gjennomgå sporede vilkår (Sales Hub eller Service Hub Enterprise)

Du kan opprette sporede termer for å gå til deler av transkripsjonen der termen nevnes.

Merk: Du må være superadministrator for å legge til eller redigere sporede vilkår. 

• Klikk på fanen Innsikt i panelet til høyre for å vise sporede termer.
• Hvis du vil redigere sporede vilkår, klikker du på Rediger.
• I panelet til høyre kan du klikke på + Legg til kategori for å legge til kategorier for sporede termer. 
• Hvis du vil legge til et sporet ord i en kategori, klikker du på + Legg til sporet ord, og deretter skriver du inn det sporede ordet i tekstboksen. 
• Klikk på Lagre nederst til høyre i panelet.

Legg til samtalehøyttalere og se anropsstatistikk (Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise)

Du kan se gjennom anropsstatistikken ved å koble deltakernes kontaktoppføringer til anropet.

• Hvis du vil koble anropsdeltakere til poster, klikker du på Deltakere øverst. I panelet til høyre klikker du på link ved siden av høyttaleren i  delen Anropsmottaker. Skriv inn navnet på kontakten i søkefeltet. Hvis det ikke finnes en oppføring, klikker du på + Legg til kontakt for å opprette en oppføring for kontakten. Klikk deretter på Kobling. Hvis du vil fjerne koblingen til en kontakt, klikker du link på nytt for å bryte koblingen.

Merk: HubSpot vil automatisk matche foredragsholdernavn på transkriberte topartssamtaler med Zoom Basic eller Pro. Manuell høyttalermatching er ikke tilgjengelig for samtaler med Zoom Business, Business Plus eller Enterprise, siden disse transkripsjonene leveres av Zoom og ikke av HubSpot.

• Hvis du vil ha tilgang til kontaktinformasjonen til mottakeren av samtalen, klikker du på kontaktens navn i panelet til høyre for å gå til kontaktoppføringen.

• Når du har lagt til høyttalere, klikker du på Statistikk-fanen til høyre for å se gjennom følgende anropsstatistikk.
  • Samtaleeierens taletid: prosentandelen av tiden samtaleeieren snakker.
  • Snakkehastighet: Antall ord per minutt for samtaleeieren.
  • Lengste monolog: lengste tid samtaleeieren snakker.
  • Lengste kundehistorie: den lengste tiden en kunde snakker.
  • Interaktivitet: mengden interaksjon i samtalen.
  • Tålmodighet: antall pauser mellom deltakerne.

Gjennomgå transkripsjoner og legg til trådede innebygde kommentarer (Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise)

Når du går gjennom transkripsjoner, kan du legge til trådede innebygde kommentarer eller dele en kobling til en bestemt del av transkripsjonen. Reps kan enkelt svare på kommentarer, holde samtaler fokusert og sikre at all relevant informasjon er på ett sted.

Merk: Automatisk transkripsjon er tilgjengelig for HubSpots standardspråk for oppretting av innhold. HubSpot vil transkribere opptaket på språket som er valgt i kontoinnstillingene. Finn ut mer om HubSpots språktilbud.

• Klikk på fanen Transkripsjon i panelet til høyre for å vise transkripsjonen av samtalen. Bruk søkefeltet til å slå opp spesifikke søkeord. Resultatene returnerer alle deler av transkripsjonen der søkeordet ble brukt.
• Gjør ett av følgende for å sende et varsel til et annet teammedlem eller legge til en tidsstemplet kommentar:
  • Klikk på fanen Kommentarer under avspillingen av opptaket. Skriv inn @ etterfulgt av brukerens navn i tekstboksen. Skriv inn kommentaren din, og klikk deretter på Lagre.

• • For å legge til et tidsstempel:
    • Skriv inn tidsstempelet under tekstboksen, og klikk deretter på tekstboksen for å bruke tidsstempelet. På fanen Transkripsjon til høyre vil den hoppe til den delen av transkripsjonen.

• • • I transkripsjonen holder du markøren over den delen av transkripsjonsutdraget du vil legge til en kommentar til. Klikk comments kommentarkommentar-knappen. I fanen Kommentarer under avspillingen av opptaket åpnes en tekstboks med riktig tidsstempel.
  • Klikk på Kommentar. 
  • Klikk på Svar-knappen under en av kommentarene for å starte en tråd. Når du har skrevet svaret ditt, klikker du på Svar.

• Hvis du vil dele en bestemt del av transkripsjonen, holder du musepekeren over det transkripsjonsutdraget og klikker  på share. I dialogboksen bruker du håndtakene langs høyttalersporet eller skriver inn start- og sluttidspunktet for å endre lengden på opptaksklippet. Hvis du vil dele hele opptaket, må du kontrollere at håndtakene langs høyttalersporet er i begynnelsen og slutten av opptaket.

Merk: Brukere med tillatelse til å vise et opptaksklipp kan også lytte til hele opptaket. Hensikten med klippet er å gi tydelig fokus og retning.

Synkroniser zoomopptak

Hvis du har en Zoom Business- eller Enterprise-konto, kan du synkronisere Zoom-skyopptakene dine for å se gjennom dem i HubSpot. Når skyopptak er slått på i Zoom-kontoen, vises opptakene på den tilknyttede oppføringens tidslinje. Hvis du er en bruker med et tildelt salgssenter eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sete, transkriberer Conversation Intelligence Zoom-skyopptak, og disse transkripsjonene synkroniseres også over til postens tidslinje.

Slik konfigurerer du Zoom-opptak ved hjelp av Conversation Intelligence:

• Aktiver skyopptak i Zoom. Kontroller at avmerkingsboksen for lydtranskripsjoner er valgt, slik at du mottar transkripsjoner i HubSpot fra Zoom-opptakene.
• Merk av for Synkroniser data fra opptak og transkripsjoner i Zoom-integrasjonsinnstillingene. Når du velger avmerkingsboksen Synkroniser data fra opptak og transkripsjoner, synkroniseres alle nye opptak og transkripsjoner automatisk til HubSpot for både møter og nettseminarer. Hvis du vil slette et anropsopptak, kan du gjøre det fra anropsindekssiden.

• Hvis du vil tilordne opptak til brukere i HubSpot-kontoen din, må du sørge for at de kobler sammen Zoom-kontoene sine. Opptaksaktiviteter tilordnes en bruker i HubSpot-kontoen hvis e-postadressen samsvarer med e-postadressen til en Zoom-bruker i samtalen.

Tilknytt opptak med andre poster

Som standard vil HubSpot AI automatisk knytte opptak til hovedselskapet som er knyttet til deltakerne i samtalen.

Du kan også knytte et opptak til andre kontakter, firmaer, avtaler, billetter eller møteoppføringer i CRM-systemet. Opptaket vises på tidslinjen til den tilknyttede posten, slik at du kan få tilgang til innspillingsdetaljene for mer kontekst.

• Gå til CRM > Samtaler i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på anropstittelen.
• Klikk på Tilknytninger øverst.
• Hvis du vil legge til en tilknytning, klikker du på + Legg til ved siden av en av kontakt-, selskaps-, avtale-, billett- eller møtefanen i panelet til høyre.

De tilknyttede postene vises også på anropsindekssiden. Hvis de tilknyttede postene ikke vises i tabellen, redigerer du tabellens kolonner.