Gjennomgå samtaleopptak og transkripsjoner

• Du kan se gjennom opptak som er gjort via HubSpots samtaleverktøy, ved hjelp av HubSpots integrasjon med Zoom eller ved hjelp av en tredjeparts samtaleleverandør som er integrert med HubSpot.

Hvis du er en bruker med et betalt sete i Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise,kan du bruke Conversation Intelligence (CI) til å transkribere og analysere opptak . Dermed kan du veilede teamet ditt mer effektivt og få verdifull kundeinnsikt fra opptakene og transkripsjonene.

Vær oppmerksom på at alle brukere som tar opp samtaler fra HubSpot, kan se gjennom og veilede på samtaleopptaket, men de har ikke tilgang til tilleggsfunksjonene i CI, for eksempel transkripsjonen.

Det er kun opptak som gjøres av brukere med betalt Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-plass som transkriberes automatisk. Alle brukere med en Sales Hub - eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto kan få tilgang til opptaket og transkripsjonen for coaching hvis de har de riktige tilgangsrettighetene til opptaket.

Hvis du bruker HubSpot-mobilappen, kan du finne ut hvordan du kan se gjennom opptak mens du er på farten.

Før du setter i gang

• Konfigurer anropsverktøyet. Du kan enten skaffe deg et telefonnummer fra HubSpot, registrere ditt utgående telefonnummer hos HubSpot, konfigurere HubSpots integrasjon med Zoom eller integrere med en tredjepartsleverandør.

Merk: HubSpot støtter bare et utvalg av tredjepartsleverandører av telefonsamtaler. Finn ut mer om hvilke samtaleleverandører som støttes i HubSpot App Marketplace.

• Samtaleopptak i HubSpot er aktivert som standard. Sørg for at samtaleopptak er slått på i innstillingene dine.
• Hvis du bruker Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise , må du sørge for atCI også er slått på i innstillingene, slik at opptakene transkriberes.
• Hvis du bruker Zoom til å ringe, må du sørge for at skyopptak er slått på.
• Sjekk lovene for samtaleopptak i ditt område.

Gå gjennom opptakene

Du kan få tilgang til opptaket og legge til eventuelle notater eller kommentarer.

• Naviger til Kontakter > Anrop i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på tittelen på samtalen.
• For å starte opptaket klikker du på playerPlay Play til venstre på gjennomgangsskjermen. Du kan også bruke kontrollene til å playerFastForward hoppe over eller playerRewind spole tilbake. Hvis du går gjennom et Zoom Cloud-opptak, kan du også spille av, sette på pause eller hoppe fremover.
• Hvis du vil sende et varsel til et annet teammedlem, skriver du @ etterfulgt av brukerens navn i tekstfeltet til høyre, skriver inn kommentaren og klikker på Lagre.

• Du får tilgang til kontaktinformasjonen til mottakeren av anropet ved å klikke på Deltakere øverst til høyre for å utvide delen.
  • Du får tilgang til kontaktens informasjon ved å klikke på navnet på posten for å åpne en popup-meny med kontaktens detaljer.
  • Klikk på Gå til oppføringen for å navigere til hele oppføringen.
• Gå gjennom eventuelle eksisterende notater under opptaket på venstre side, eller klikk på Rediger notat for å legge til flere notater.
• Hvis du er en bruker med et tilordnet Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sete, kan du legge til en lenke til et spesifikt tidsstempel i notatdelen for senere gjennomgang.
  • Skriv inn klokkeslettet og trykk deretter på Enter-tasten.

• • Klikk på Lagre.
  • Hvis du vil hoppe til det aktuelle tidspunktet i opptaket, klikker du på tidsstempelet i samtalenotatene.

Se gjennom transkripsjoner( kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

• Under opp taket kan du se høyttalerspor for å overvåke brukerens taletid sammenlignet med kontaktens. Klikk og dra håndtaket langs høyttalersporet for å lytte til en bestemt del av opptaket.
• HubSpot vil automatisk matche høyttalernes navn på transkriberte topartssamtaler som er gjort med Zoom Basic eller Pro. Hvis du må matche talernes navn manuelt i en transkripsjon, klikker du på avataren ved siden av navnet på taleren (f.eks. Speaker 1, Speaker 2). Velg deretter riktig navn på taleren i nedtrekkslisten, og klikk på Match.

• Hvis du vil oppheve matchingen av en foredragsholder, klikker du på avataren ved siden av navnet på foredragsholderen og deretter på Opphev matchingen. Hvis du prøver å matche flere foredragsholdere på nytt for å rette opp en feil, må du først fjerne matchingen av alle de feilaktige foredragsholdernavnene før du matcher på nytt, for å sikre at alle foredragsholdernavnene vises i nedtrekkslisten.

Merk: Manuell matching av foredragsholdere er ikke tilgjengelig for samtaler som er gjort med Zoom Business, Business Plus eller Enterprise, siden disse transkripsjonene leveres av Zoom og ikke av HubSpot.

• Hvis du er bruker av en Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-konto, kan du dele opptak av samtaler med definerte start- og sluttider.
  • Klikk og dra i håndtaket langs høyttalersporet for å bestemme starttidspunktet for opptaksklippet du deler. Du kan også holde musepekeren over og klikke på transkripsjonsutdraget der du vil starte opptaksklippet. Hvis du vil dele hele klippet, drar du håndtaket til begynnelsen av opptaket eller velger det første transkripsjonsutdraget.
  • Over opptaket klikker du på share Del-knappen.

• • I dialogboksen Del opptak kan du velge brukere du vil sende opptaksklippet til, skrive en melding og trimme klippet.
    • Klikk på rullegardinmenyen Velg e-post til, og huk av ved siden av brukerne du ønsker å sende opptaksklippet til. Brukere som ikke har tillatelse til å se opptak, blir nedtonet og kan ikke velges. Hvis du vil dele opptaket, må en superadministrator eller en bruker med tillatelser til å legge til og redigere brukere oppdatere brukerens visningstillatelser.
    • Skriv inn tekstboksen Melding for å fortelle brukerne hvorfor du deler opptaksklippet.
    • Bruk håndtakene langs høyttalersporet eller skriv inn start- og sluttidspunkt for å endre lengden på opptaksklippet. Hvis du vil dele hele opptaket, må du sørge for at håndtakene langs høyttalersporet er i begynnelsen og slutten av opptaket.

• • Klikk på Del for å sende en e-post med meldingen og lenken til opptaksklippet. Du kan også dele et klipp ved å velge link Kopier lenke.

Merk: Brukere som har tillatelse til å se et opptaksklipp, kan også lytte til hele opptaket. Hensikten med klippet er å gi tydelig fokus og retning.

• Hvis du er bruker av en Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-konto,kan du se hvilke sporede vilkår som ble brukt under samtalen, ved å klikke på fanen Sporede vilkår . Hvis du vil gjøre endringer i de sporede vilkårene, klikker du på Rediger sporede vilkår.

Merk: Du må være superadministrator for å legge til eller redigere sporede vilkår.

• Til høyre i skjermbildet for gjennomgang av opptak finner du transkripsjonen:

Merk: Automatisk transkribering er tilgjengelig for HubSpots standardspråk for innholdsoppretting. HubSpot transkriberer opptaket på det språket du har valgt i kontoinnstillingene. Finn ut mer om HubSpots språktilbud.

• • Bruk søkefeltet til å søke etter spesifikke nøkkelord. Resultatene viser alle deler av transkripsjonen der søkeordet ble brukt.

• • Hvis du vil dele en bestemt del av transkripsjonen med et annet teammedlem, holder du musepekeren over transkripsjonsteksten og klikker på Del. I dialogboksen klikker du på Kopier lenke, limer den inn i en e-post eller annen melding og sender den til teammedlemmet.

• Hvis du vil forbedre kvaliteten på transkripsjonene dine, kan du aktivereinnstillingen Hjelp til å forbedre transkripsjonene ved å flagge en transkripsjon som nyttig eller ikke nyttig .
  • Klikkpå nyttig eller ikke nyttig på slutten av transkripsjonen.
  • Gå gjennom informasjonen i dialogboksen, og velg deretter Ja for å slå innstillingen på. Du kan slå av denne innstillingen når som helst i anropsinnstillingene. Finn ut mer om hvordan HubSpot bruker data til å forbedre kvaliteten på transkripsjonene dine.

Synkronisere Zoom-opptak

Hvis du har en Zoom Business- eller Enterprise-konto, kan du synkronisere Zoom-skyopptakene dine for gjennomgang i HubSpot. Når skyopptak er aktivert i Zoom-kontoen din, vises opptakene på tidslinjen for den tilknyttede posten. Hvis du er en bruker med et betalt sete iSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise , vil CI transkribere Zoom-skyopptak, og disse transkripsjonene synkroniseres også med tidslinjen for posten.

For å sette opp Zoom-opptak ved hjelp av CI må du:

• Aktivere skyopptak i Zoom. Sørg også for at avkrysningsboksen for lydutskrifter er valgt for å sikre at du mottar utskrifter i HubSpot fra Zoom-opptakene dine.
• Kryss av for Synkroniser data fra opptak og tr anskripsjoner i Zoom-integrasjonsinnstillingene.
  
  

• Hvis du vil tilordne opptak til brukere i HubSpot-kontoen din, må du sørge for at de kobler til Zoom-kontoene sine i fanen Brukerkontoer. Opptak av engasjementsaktiviteter tilordnes en bruker i HubSpot-kontoen din hvis e-postadressen deres samsvarer med e-postadressen til en Zoom-bruker i samtalen.

Tilknytt opptak til andre poster

Som standard vil HubSpot AI automatisk knytte opptak til det primære selskapet som er tilknyttet deltakerne i samtalen. Dette vises med HubSpot AI-ikonet. Du kan holde musepekeren over ikonet for å finne lenker til relevant dokumentasjon for tilknytningen.

Du kan også knytte et opptak til andre kontakt-, firma-, avtale- eller billettoppføringer i CRM-systemet. Opptaket vises på den tilknyttede postens tidslinje, slik at du kan få tilgang til opptaksdetaljene for mer kontekst.

• Naviger til Kontakter > Anrop i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på tittelen på samtalen.
• Klikk på Tilknytninger øverst til venstre.
• I panelet Tilknytninger:
  • Klikk på Legg til på et objektkort for å legge til en tilknytning.
  • Du kan forhåndsvise den tilknyttede posten ved å holde musepekeren over tilknytningen og klikke på Forhåndsvis.
  • Hvis du vil fjerne eksisterende tilknytninger, holder du musepekeren over tilknytningen, klikker på rullegardinmenyen Mer og velger Fjern tilknytning.

De tilknyttede postene vises også på siden med anropsindeksen. Hvis de tilknyttede postene ikke vises i tabellen, kan du redigere tabellens kolonner.

Del opptak med teamet ditt

Før et møte kan du dele et opptak med et teammedlem slik at vedkommende kan forberede seg.

• Naviger til Kontakter > Anrop i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på tittelen på samtalen.
• Klikk på Del øverst til høyre.
• Klikk på Kopier lenke i dialogboksen.
• Lim inn lenken i en e-post eller annen melding, og send den deretter til teammedlemmet.

Finn ut mer om hvordan du søker etter og segmenterer samtaler på siden med samtaleindeksen.