Gjennomgå samtaleopptak og transkripsjoner

Du kan gjennomgå opptak som er gjort via HubSpots samtaleverktøy, ved hjelp av HubSpots integrasjoner med Zoom, Google Meet eller ved hjelp av en tredjeparts samtaleverktøy som er integrert med HubSpot.

Hvis du er en bruker med en tildelt Sales Hub- eller Service Hub Professional - ellerEnterprise-lisens ,kan du transkribere og analysere opptak. Dette gjør det mulig for deg å coache teamet ditt mer effektivt og få verdifull kundeinnsikt fra opptakene og transkripsjonene. 

Hvis du bruker HubSpot-mobilappen, kan du lære hvordan du kan gjennomgå opptak mens du er på farten.

Før du begynner

• Konfigurer samtaleverktøyet. Du kan:
  • Skaffe et telefonnummer fra HubSpot.
  • Registrere utgående telefonnummer hos HubSpot.
  • Konfigurere HubSpots integrasjon med Zoom.

• • Integrer med en tredjepartsleverandør av telefoni.

Merk: HubSpotstøtter kun en utvalgt gruppe tredjepartsleverandører av samtaletjenester. Les mer om hvilke samtaletjenesteleverandører som støttes i HubSpot App Marketplace.

• HubSpot-samtaleopptak er aktivert som standard. Sørg for at samtaleopptak er aktivert i innstillingene dine.
• Hvis du bruker Zoom til å ringe, må du sørge for at skyopptak er aktivert.
• Gå gjennom lovene for samtaleopptak i ditt område.

Slå på samtaleopptak, transkripsjon og analyse

Conversation Intelligence (CI) driver transkripsjon og analyse for samtaler foretatt av brukere med en Sales Seat eller Service Seat. Dette inkluderer samtaler foretatt gjennom HubSpots samtaleverktøy, HubSpotsZoom-integrasjon, Google Meet-integrasjon eller noen tredjeparts samtaleverktøy. Ved å bruke CI i HubSpot kan du:

• Gjennomgå opptak: Bruk talerspor, delingsalternativer, transkripsjoner og søkefunksjoner for å gjennomgå samtaler.
• Få tilgang til opptak i samtaleindeksen: Samtaler i samtaleindeksen kan filtreres etter egenskaper som bruker, team, samtaleresultat og varighet.
  
• Søke etter nøkkelord: Bruk global søk for å finne nøkkelord i samtaleopptak.
• Få tilgang til tilknyttede poster: Forhåndsvis opptaksdetaljer på tilknyttede poster for ekstra kontekst.
• Gjennomgå sporte termer: Bruk sporte termer til å lage rapporter om samtaleinnhold (kunEnterprise ).

Merk: Hvis du bruker HubSpots Zoom-integrasjon, må du ha slått på skyopptak i Zoom-kontoen din for å kunne bruke CI.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Samtaler > Samtaleoppsett.
3. Klikk på fanen Samtalekonfigurasjoner.
4. Slå på bryterenfor samtaleopptak. Hvis denne innstillingen ikke er slått på, vises ikke opptak sknappen når du ringer.
5. Transkripsjon og analyse er aktivert som standard. Hvis den ikke er aktivert, kan superadministratoren slå på bryterenTranskripsjoner og analyse. Les mer om hvordan HubSpot bruker data til å forbedre kvaliteten på transkripsjonene dine.
6. Slik slår du på sporte termer:
   • Klikk påRediger sporte termer.
   • I høyre panel klikker du på + Legg til kategori.
   • Redigerkategorinavnet ogsporede termer.
   • Klikk på Lagre.

Automatiske tilknytninger 

Med Conversation Intelligence får du tilgang til automatiske tilknytninger. Dette verktøyet lar deg knytte samtaler til relevante CRM-poster, for eksempel kontakter, selskaper, avtaler og billetter. 

• Samtale til kontakt: For hvert møte som er knyttet til samtalen, vil opptil fem kontakter som er knyttet til det møtet, bli knyttet til samtalen.
• Samtale til selskap: For hver kontakt som er knyttet til samtalen, vil opptil fem selskaper som er knyttet til den kontakten, bli knyttet til samtalen.
• Samtale til avtale: en AI-modell ser etter likheter mellom samtalen og avtalene i kontoen din. Modellen kan for eksempel se om avtalen og samtalen er knyttet til samme selskap, eller om avtalenavnet er i samtalenavnet.
• Samtale til billett: En AI-modell ser etter likheter mellom samtalen og billetter i kontoen din. Modellen kan for eksempel se om billetten og samtalen er knyttet til samme kontakt, eller om billettens emne er i samtalens navn. 

Som standard vil HubSpot AI automatisk knytte samtaleopptak til det primære selskapet som er knyttet til deltakerne i samtalen. Slik deaktiverer du dette:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du tilAnrop > Anropsoppsett.
3. Klikk på fanen Samtalekonfigurasjoner.
4. Slå av bryterenKoble samtaler automatisk til tilknyttede objekter ved hjelp av HubSpot AI.

Gjennomgå opptak

For å få tilgang til opptaket og legge til notater:

1. Gå til CRM > Samtaler i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk påsamtaletittelen.
3. For å starte opptaket, klikk på avspilleren Spill av til venstre på gjennomgangsskjermen. Du kan også bruke kontrollene til å spole fremover ellerspole tilbake. Hvis du gjennomgår et Zoom-skyopptak, kan du også spille av, pause eller spole fremover.
4. Klikk på Notater nederst, og klikk deretter på Legg til notater for å legge til samtalenotater. For å sende en melding til et annet teammedlem, skriv @ etterfulgt av brukerens navn. Skriv inn notatet ditt, og klikk deretter på Lagre. Hvis du har en Sales Hub eller Service Hub Professional- ellerEnterprise-konto, kan du også legge til trådede innebygde kommentarer.
5. Nederst kan du se en AI-generert samtalesammendrag(Sales Hub eller Service HubProfessional eller Enterprise). Sammendraget er delt inn i flere seksjoner: formålet med samtalen, viktige diskusjonspunkter, beslutninger som er tatt, stemning og neste trinn. Dette feltet kan ikke redigeres. Bruk tekstboksen Notater nedenfor for å legge til tilleggsinformasjon.
   • Hvis du vil be Breeze Assistant om mer informasjon om samtalen, klikker du på Still et spørsmål
   • For å gi tilbakemelding på sammendraget, klikker du på tommel opp- eller tommel ned-ikonet.
   • For å kopiere sammendraget, klikk på ikonet for å kopiere meldingen.
   • For å skjule sammendraget, klikk på Lukk.

Merk: For å bruke Breeze-samtalesammendrag må du aktivere Breeze Assistantog samtaleopptak i kontoen din.

6. Hvis du har en Sales Hub eller Service Hub Professional- ellerEnterprise-konto, klikker du til høyre mellom faneneInnsikt,Statistikk ogTranskripsjon for å se sporte termer, samtalestatistikk og samtaletranskripsjonen. For å kopiere en transkripsjon klikker du på Kopier transkripsjon til utklippstavlenpå fanen Transkripsjon. Du kan bare se sporte termer hvis du har en Sales Hub eller Service HubEnterprise -konto, og en superadministrator har lagt til sporte termer.

Del opptak eller legg til opptak i spillelister

• Slik deler du opptaket:
  • Klikk på del -knappen øverst til høyre.
  • Klikk på rullegardinmenyen Send e-post til for å legge til teammedlemmer du vil dele opptaket med. 
  • Skriv enmelding i tekstboksen.
  • Bruk avspillingshåndtakene eller tekstboksene Start og Slutt for å justere den delen av opptaket du vil dele.
  • Klikk på Del ellerKopier lenke. Hvis du har en Sales Hub eller Service Hub Professional- ellerEnterprise-konto, kan du også dele bestemte utdrag fra transkripsjonen.

Merk: brukere med tillatelse til å se et opptaksklipp kan også lytte til hele opptaket. Formålet med klippet er å gi et klart fokus og en klar retning.

• Slik legger du til en opptak i en spilleliste:
  • Klikk på + Legg til i spilleliste.
  • Klikk på rullegardinmenyenVelg spilleliste for å legge til opptaket i forskjellige spillelister.
  • Skriv en beskrivelse i tekstboksen. 
  • Bruk avspillingshåndtakene eller tekstboksene Start og Slutt for å justere den delen av opptaket du vil dele.
  • Klikk på Legg til.

Gjennomgå sporte termer

Du kan opprette sporte termer for å gå til deler av transkripsjonen der termen er nevnt.

1. I høyre panel klikker du på fanenInnsikt for å vise sporede termer.
2. For å redigere sporede termer, klikk påRediger.
3. I høyre panel kan du klikke på + Legg til kategori for å legge til kategorier for sporte termer. 
4. For å legge til et sporet begrep i en kategori, klikker du på+ Legg til sporet begrep ogskriver inn det sporede begrepet i tekstboksen. 
5. Klikk på Lagre nederst i høyre panel.

Legg til samtalesnakkere og vis samtalestatistikk

Du kan se samtalestatistikk ved å koble deltakernes kontaktoppføringer til samtalen.

• For å koble samtaledeltakere til oppføringer, klikker du påDeltakere øverst. I høyre panel klikker du på koblingsknappen ved siden av høyttaleren i delenMottaker av samtale. Skriv inn navnet på kontakten i søkefeltet. Hvis det ikke finnes noen oppføring, klikker du på+ Legg til kontakt for å opprette en oppføring for kontakten. Klikk deretter påKoble til. For å fjerne koblingen til en kontakt, klikker du på koblingsknappen igjen for å bryte koblingen.

Merk: HubSpot vil automatisk matche talernavn på transkriberte samtaler mellom to parter som er foretatt med Zoom Basic eller Pro. Manuell talermatching er ikke tilgjengelig for samtaler foretatt med Zoom Business, Business Plus eller Enterprise, siden disse transkripsjonene leveres av Zoom og ikke av HubSpot.

• For å få tilgang til kontaktinformasjonen til samtalemottakeren, klikker du på kontaktensnavn i høyre panel for å gå til den kontaktoppføringen.
• Etter at du har lagt til talere, klikker du på fanen Statistikk i høyre panel for å se følgende samtalestatistikk.
  • Samtaleeiers taletid: prosentandelen av tiden samtaleeieren snakker.
  • Snakkehastighet: antall ord per minutt for samtaleeieren.
  • Lengste monolog: den lengste tiden samtaleeieren snakker.
  • Lengste kundehistorie: den lengste tiden en kunde snakker.
  • Interaktivitet: mengdeninteraksjon i samtalen.
  • Tålmodighet: mengden pauser mellom deltakerne.

Gjennomgå transkripsjoner og legg til trådede kommentarer

Når du gjennomgår transkripsjoner, kan du legge til trådede kommentarer eller dele en lenke til en bestemt del av transkripsjonen. Representanter kan enkelt svare på kommentarer, slik at samtalene holder seg fokusert og all relevant informasjon samles på ett sted.

Merk: automatisk transkripsjon er tilgjengelig for HubSpots standard språk for innholdsoppretting. HubSpot transkriberer opptaket på språket som er valgt i kontoinnstillingene dine. Les mer om HubSpots språktilbud.

• I høyre panel klikker du på fanenTranskripsjon for å se samtaletranskripsjonen. Bruk søkefeltet til å søke etter bestemte nøkkelord. Resultatene vil vise alle deler av transkripsjonen der nøkkelordet ble brukt.
• For å sende en melding til et annet teammedlem eller legge til en kommentar med tidsstempel, gjør du ett av følgende:
  • Klikk på fanen Kommentarer under avspillingen av opptaket. Skriv @ etterfulgt av brukernavnet i tekstboksen. Skriv inn kommentaren din, og klikk deretter på Lagre.

• • For å legge til en tidsstempling:
    • Skriv inn tidsstemplet under tekstboksen, og klikk deretter på tekstboksen for å bruke tidsstemplet. På fanen Transkripsjon til høyre vil det hoppe til den delen av transkripsjonen.

• • • I transkripsjonenholder du musepekeren over den delen av transkripsjonsutdraget du vil legge til en kommentar til. Klikk på kommentar-knappenKommentarer. I fanenKommentarer under avspillingen av opptaket åpnes en tekstboks med riktig tidsstempel.
  • Klikk påKommentar. 
  • Klikk påSvar-knappen under en av kommentarene for å starte en tråd. Når du har skrevet svaret ditt, klikker du på Svar.

• For å dele en bestemt del av transkripsjonen, hold musepekeren over det aktuelle utdraget og klikk deretter påDel-knappen. I dialogboksen kan du bruke håndtakene langs talersporet eller skrive inn start- ogsluttidspunktet for å endre lengden på opptaksklippet. Hvis du vil dele hele opptaket, må du sørge for at håndtakene langs talersporet er plassert i begynnelsen og slutten av opptaket.

Merk: Brukere med tillatelse til å se et opptaksklipp kan også lytte til hele opptaket. Formålet med klippet er å gi et klart fokus og en klar retning.

Samtaleberikelse for samtaletranskripsjoner (BETA)

Samtaleberikelse for samtaletranskripsjoner kan oppdatere kontakt- og firmaposter fra innsiktene som finnes i ustrukturerte samtaletranskripsjoner.

Merk: Hvis du er superadministrator, kan du registrere deg for betaversjonen av samtaleberikelse for transkripsjoner.

Når funksjonen er aktivert, vil samtaleberikelse:

• Gjennomgår transkripsjoner av innkommende samtaler
• Identifiserer ulike talere i samtalen
• Utdrar relevante datapunkter
• Oppdaterer eksisterende poster eller oppretter nye i henhold til konfigurasjonen

Krav

For å bruke samtaleberikelse for samtaletranskripsjoner gjelder følgende krav:

• Conversational Intelligence må være aktivert.
• Samtaletranskripsjoner må loggføres på kontoen din.

Slå på samtaleforbedring for samtaletranskripsjoner

Slik slår du på samtaleforbedring for samtaletranskripsjoner:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Datahåndtering > Databerikelse
3. Klikk på fanen Konversasjonsberikelse .
4. Slå på bryterenfor samtaleutvidelse for samtaletranskripsjoner.

Nå vil følgende kontakt- og bedriftsegenskaper bli oppdatert:

• Kontakter:
  • Stilling
  • Anciennitet
  • Telefon
  • Foretrukket navn
  • Innkjøpsrolle
  • Andre bestemte standardkontaktattributter
• Selskap
  
  • Bransje
  • Antall ansatte
  • Årlig omsetning
  • Viktige webteknologier
  • Nåværende teknologiportefølje
  • Ytterligere informasjon om selskapet når tilgjengelig

Synkroniser Zoom-opptak

Hvis du har en Zoom Business- eller Enterprise-konto, kan du synkronisere Zoom-skyopptakene dine for å se dem i HubSpot. Når skyopptak er aktivert i Zoom-kontoen din, vises opptakene på tidslinjen til den tilknyttede posten. Hvis du er en bruker med en tildeltSales Hub - eller Service Hub Professional - eller Enterprise- -lisens, vil Conversation Intelligence transkribere Zoom-skyopptakene, og disse transkripsjonene vil også synkroniseres til postens tidslinje.

Slik konfigurerer du Zoom-opptak ved hjelp av Conversation Intelligence:

• Aktiver skyopptak i Zoom. Sørg for at avmerkingsboksen for lydtranskripsjoner er valgt, slik at du mottar transkripsjoner i HubSpot fra Zoom-opptakene dine.
• Merk av for Synkroniser data fra opptak og transkripsjoner i innstillingene for Zoom-integrasjonen. Når du merker av for Synkroniser data fra opptak og transkripsjoner, synkroniseres alle nye opptak og transkripsjoner automatisk til HubSpot for både møter og webinarer. Du kan slette et samtaleopptak fra siden Samtaleindeks.

• For å tilordne opptak til brukere i HubSpot-kontoen din, må du sørge for at de kobler til Zoom-kontoene sine. Opptak av engasjementsaktiviteter vil bli tilordnet en bruker i HubSpot-kontoen din hvis e-postadressen deres samsvarer med e-postadressen til en Zoom-bruker på samtalen.

Synkroniser Google Meet-opptak og transkripsjoner

Hvis du har en Google Meet Business- eller Enterprise-konto, kan du synkronisere Google Meet-opptak og transkripsjoner til HubSpot for gjennomgang.

• Hvis du er en bruker med en tildelt Sales Hub eller Service Hub eller Enterprise- lisens, vil Conversation Intelligence transkribere opptakene. Disse transkripsjonene synkroniseres til kontaktpostens tidslinje. 
• Hvis du er en bruker med en Core- eller View-only-lisens, har du bare tilgang til opptakene. 

Angi tillatelser og installer appen

Slik konfigurerer du Google Meet-opptak ved hjelp av Conversation Intelligence:

• Superadministratorer bør:
  • Tildele en Sales Hub eller Service HubProfessional- eller Enterprise -lisens til alle brukere som skal kunne synkronisere opptak og transkripsjoner fra Google Meet-kontoen sin.
  • Aktiver samtaleopptak og transkripsjon og analyse drevet av Conversation Intelligence i kontoen.
• Installer Google Meet-appen. Hvis Google Meet-appen allerede er installert, kobler du appen til på nytt:

1. 1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
   2. Klikk påGoogle Meet.
   3. Klikk påKoble til på nytt.

Konfigurer synkronisering av opptak og transkripsjon

Du kan konfigurere synkronisering av opptak og transkripsjon i Google Meet slik at det bare gjelder deg, eller du kan synkronisere opptak og transkripsjoner for bestemte Google Meet-brukere eller for alle tilkoblede Google Meet-brukere i HubSpot-kontoen din.

Slik konfigurerer du synkronisering av opptak og transkripsjon for din egen bruker, og ikke for andre brukere:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk påGoogle Meet.
3. Klikk på fanen Møter.
4. På fanen Mine innstillinger:

• • Les gjennom delen Viktig merknad om opptak før du fortsetter.
  • Under Automatisk opptak kan du slå på bryterenAktiver automatisk opptak av møter i Google Meet for å aktivere alternativet for automatisk opptak i Google Meet-innstillingene. Når denne innstillingen er aktivert, blir alle Google Meet-møter tatt opp. Opptakene synkroniseres automatisk hvis du slår på synkroniseringsinnstillingen.
  • UnderMøter velger duSynkroniser møteopptak og transkripsjoner for åsynkronisere alle nye opptak og transkripsjoner automatisk til HubSpot for møter. Skriv inn etmøte-ID i feltetAdministrer individuelle møter for å søke etter et møte du vil synkronisere manuelt.

Slik synkroniserer du opptak og transkripsjoner for valgte eller alle tilkoblede Google Meet-brukere av HubSpot-kontoen din:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk påGoogle Meet.
3. Klikk på fanen Møter.
4. Klikk på fanenGlobale innstillinger.
5. Les gjennom delen Viktig merknad om opptak før du fortsetter.
6. Under Møter slår du på bryteren Synkroniser og ta opp møtedata.
7. Klikk deretter på Avanserte innstillinger. 

8. I høyre panel under Avanserte innstillinger for møtesynkronisering kan du gi alle eller utvalgte brukere i organisasjonen din tilgang til automatisk opptak og synkronisering av Google Meet-møteopptak og transkripsjoner. 
9. Merk av for Synkroniser møteopptak og transkripsjoner for å aktivere innstillingen for alle brukere. 
10. Merk av for Automatisk opptak for å aktivere innstillingen for alle brukere. 
11. I delen Administrer funksjoner for møteopptak for brukere kan du tilpasse hvilke tillatelser du vil gi hver bruker. 
12. Klikk på avmerkingsboksene ved siden av brukerne og for kolonnene Opptak og transkripsjoner og Automatisk opptak. 
13. Du kan også klikke på rullegardinmenyen Avanserte filtre for å gruppere brukere etter rolle eller setetype og bruke innstillingene på dem.

14. Klikk på Lagre.

Gjennomgå og slett opptak

• Du kan gjennomgå opptakene fra samtaleindekssiden. Opptakene blir automatisk knyttet til oppføringene.
• Du kan slette en samtaleopptak fra samtaleindekssiden.

Knytt opptak til andre poster

Som standard vil HubSpot AIautomatisk knytte opptak til det primære selskapet som er knyttet til samtalens deltakere.

Du kan også knytte et opptak til andre kontakt-, selskaps-, avtale-, billett- eller møteposter i CRM-systemet ditt. Opptaket vises på tidslinjen til den tilknyttede posten, slik at du kan få tilgang til opptaksdetaljene for mer kontekst.

1. Gå til CRM > Samtaler i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på samtaletittelen.
3. Klikk på Tilknytninger øverst.
4. For å legge til en tilknytning, klikker du på + Legg til ved siden av en av objekt- eller aktivitetsfanene i høyre panel. Den vil nå knyttes til det objektet eller den aktiviteten.

De tilknyttede postene vises også på siden Samtaleindeks. Hvis de tilknyttede postene ikke vises i tabellen, redigerer du tabellens kolonner.