Gjennomgå samtaleopptak og transkripsjoner

Du kan se gjennom opptak som er gjort via HubSpots samtaleverktøy, ved hjelp av HubSpots integrasjon med Zoom eller ved hjelp av en tredjeparts samtaleleverandør som er integrert med HubSpot.

Hvis du er en bruker med et Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sete,kan du bruke Conversation Intelligence (CI) til å transkribere og analysere opptak . Dermed kan du veilede teamet ditt mer effektivt og få verdifull kundeinnsikt fra opptakene og transkripsjonene.

Merk: Alle brukere som tar opp samtaler fra HubSpot, kan se gjennom og veilede på samtaleopptaket. Det er kun opptak gjort av brukere med Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-plass som transkriberes automatisk.

Hvis du bruker HubSpot-mobilappen, kan du finne ut hvordan du kan se gjennom opptak mens du er på farten.

Før du setter i gang

• Konfigurer anropsverktøyet. Du kan enten skaffe deg et telefonnummer fra HubSpot, registrere ditt utgående telefonnummer hos HubSpot, konfigurere HubSpots integrasjon med Zoom eller integrere med en tredjepartsleverandør.

Merk: HubSpot støtter bare et utvalg av tredjepartsleverandører av telefonsamtaler. Finn ut mer om hvilke samtaleleverandører som støttes i HubSpot App Marketplace.

• Samtaleopptak i HubSpot er slått på som standard. Sørg for at samtaleopptak er slått på i innstillingene dine.
• Hvis du bruker Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise , må du sørge for atConversation Intelligence også er slått på i innstillingene, slik at opptakene transkriberes.
• Hvis du bruker Zoom til å ringe, må du sørge for at skyopptak er slått på.
• Sjekk lovene for samtaleopptak i ditt område.

Gå gjennom opptakene

Slik får du tilgang til opptaket og legger til notater.

• Gå til CRM > Samtaler i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på tittelen på samtalen.
• For å starte opptaket klikker du på playerPlay Play til venstre på gjennomgangsskjermen. Du kan også bruke kontrollene til å playerFastForward hoppe over eller playerRewind spole tilbake. Hvis du går gjennom et Zoom Cloud-opptak, kan du også spille av, sette på pause eller hoppe fremover.
• Nederst klikker du på Notater og deretter på Legg til notater for å legge til notater om samtalen. Hvis du vil sende et varsel til et annet teammedlem, skriver du @ etterfulgt av brukerens navn.Skriv inn notatet, og klikk deretter på Lagre. Hvis du har en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du også legge til kommentarer i tråden.
  • Hvis du vil generere en AI-generert samtaleoppsummering, klikker du på Generer samtaleoppsummering (Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise). Dette feltet kan ikke redigeres. Bruk tekstboksen Merknader nedenfor til å legge til tilleggsinformasjon.
  • Hvis du vil generere et nytt sammendrag, klikker du på Generer samtalesammendrag på nytt.

Merk: For å kunne bruke AI Assistant-samtalesammendrag må du aktivere AI Assistant og samtaleopptak i kontoinnstillingene.

• Hvis du har en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, klikker du til høyre mellom fanene Innsikt, Statistikk og Utskrift for å se sporede termer, samtalestatistikk og samtaleutskriften.

Del opptak eller legg til opptak i spillelister

• Slik deler du opptaket:
  • Klikk på share Del-knappen øverst til høyre.
  • Klikk på rullegardinmenyen Send e-post til for å legge til teammedlemmer du vil dele opptaket med.
  • Skriv inn en melding i tekstboksen.
  • Bruk avspillingshåndtakene eller tekstboksene Start og Slutt til å justere hvor stor del av opptaket du vil dele.
  • Klikk på Del eller Kopier lenke. Hvis du har en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du også dele spesifikke transkripsjonsutdrag.

Merk: Brukere som har tillatelse til å se et opptaksklipp, kan også lytte til hele opptaket. Hensikten med klippet er å gi tydelig fokus og retning.

• Slik legger du til et opptak i en spilleliste:
  • Klikk på + Legg til i spilleliste.
  • Klikk på rullegardinmenyen Velg spill eliste for å legge til opptaket i ulike spillelister.
  • Skriv inn en beskrivelse i tekstboksen.
  • Bruk avspillingshåndtakene eller tekstboksene Start og Slutt til å justere hvor stor del av opptaket du vil dele.
  • Klikk på Legg til.

Gjennomgå sporede vilkår(Sales Hubeller Service Hub Professional eller Enterprise)

Du kan opprette sporede termer for å gå til deler av utskriften der termen er nevnt.

Merk: Du må være superadministrator for å legge til eller redigere sporede termer.

• Klikk på Innsikt-fanen i høyre panel for å se sporede termer.
• Klikk på Rediger for å redigere sporede termer.
• I høyre panel kan du klikke på + Legg til kategori for å legge til kategorier for sporede termer.
• Hvis du vil legge til et sporet begrep i en kategori, klikker du på + Legg til sporet begrep og skriver deretter inn det sporet begrepet i tekstboksen.
• Klikk på Lagre nederst i høyre panel.

Legge til samtalehøyttalere og se samtalestatistikk(Sales Hubeller Service Hub Professional eller Enterprise)

Du kan se samtalestatistikk ved å koble deltakernes kontaktoppføringer til samtalen.

• For å koble samtaledeltakere til poster klikker du på Deltakere øverst. I panelet til høyre klikker du på lenkeknappen link ved siden av foredragsholderen i delen Samtalemottaker. Skriv inn navnet på kontakten i søkefeltet. Hvis det ikke finnes en oppføring, klikker du på + Legg til kontakt for å opprette en oppføring for kontakten. Klikk deretter på Koble. Hvis du vil fjerne koblingen til en kontakt, klikker du på link igjen for å bryte koblingen.

Merk: HubSpot vil automatisk matche navnene på talerne i transkriberte topartssamtaler med Zoom Basic eller Pro. Manuell matching av høyttalernavn er ikke tilgjengelig for samtaler som er gjort med Zoom Business, Business Plus eller Enterprise, siden disse transkripsjonene leveres av Zoom og ikke av HubSpot.

• Du får tilgang til kontaktinformasjonen til mottakeren av samtalen ved å klikke på kontaktens navn i panelet til høyre for å gå til kontaktoppføringen.

• Når du har lagt til foredragsholdere, klikker du på Stats-fanen i panelet til høyre for å se følgende samtalestatistikk.
  • Samtaletid for anropseier: prosentandelen av tiden anropseier snakker.
  • Talehastighet: antall ord per minutt for eieren av samtalen.
  • Lengste monolog: den lengste tiden eieren av samtalen snakker.
  • Lengste kundehistorie: den lengste tiden en kunde snakker.
  • Interaktivitet: mengden interaksjon i løpet av samtalen.
  • Tålmodighet: antall pauser mellom deltakerne.

Se gjennom transkripsjoner og legg til kommentarer i tråden(Sales Hubeller Service Hub Professional eller Enterprise).

Når du går gjennom transkripsjoner, kan du legge til trådede kommentarer eller dele en lenke til en bestemt del av transkripsjonen. Det er enkelt for selgerne å svare på kommentarer, slik at samtalen holdes fokusert og all relevant informasjon samles på ett sted.

Merk: Automatisk transkribering er tilgjengelig for HubSpots standardspråk for innholdsproduksjon. HubSpot transkriberer opptaket på det språket som er valgt i kontoinnstillingene. Finn ut mer om HubSpots språktilbud.

• Klikk på fanen Transkripsjon i panelet til høyre for å se transkripsjonen av samtalen. Bruk søkefeltet til å søke etter bestemte nøkkelord. Resultatene viser alle deler av transkripsjonen der søkeordet ble brukt.
• Gjør ett av følgende for å sende et varsel til et annet teammedlem eller legge til en tidsstemplet kommentar:
  • Klikk på fanen Kommentarer under avspillingen av opptaket. Skriv @ etterfulgt av brukerens navn i tekstboksen. Skriv inn kommentaren, og klikk deretter på Lagre.

• • Slik legger du til et tidsstempel:
    • Skriv inn tidsstempelet under tekstboksen, og klikk deretter på tekstboksen for å legge til tidsstempelet. På fanen Utskrift til høyre hopper du til den delen av utskriften.

• • • I utskriften holder du musepekeren over den delen av utskriften du vil legge til en kommentar til. Klikk på knappen comments Kommentar. I fanen Kommentarer under avspillingen av opptaket åpnes en tekstboks med riktig tidsstempel.
  • Klikk på Kommentar.
  • Klikk på Svar-knappen under en av kommentarene for å starte en tråd. Når du har skrevet svaret ditt, klikker du på Svar.

• Hvis du vil dele en bestemt del av transkripsjonen, holder du musepekeren over utdraget og klikker deretter på knappen Del share. I dialogboksen kan du bruke håndtakene langs høyttalersporet eller skrive inn start- og sluttidspunkt for å endre lengden på opptaksklippet. Hvis du vil dele hele opptaket, må du sørge for at håndtakene langs høyttalersporet er i begynnelsen og slutten av opptaket.

Merk: Brukere som har tillatelse til å se et opptaksklipp, kan også lytte til hele opptaket. Hensikten med klippet er å gi tydelig fokus og retning.

Synkronisere Zoom-opptak

Hvis du har en Zoom Business- eller Enterprise-konto, kan du synkronisere Zoom-skyopptakene dine for gjennomgang i HubSpot. Når skyopptak er slått på i Zoom-kontoen din, vises opptakene på tidslinjen for den tilknyttede posten. Hvis du er en bruker med et tilordnetSales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise -sete, vil Conversation Intelligence transkribere Zoom-skyopptak, og disse transkripsjonene synkroniseres også med tidslinjen for posten.

For å sette opp Zoom-opptak ved hjelp av Conversation Intelligence må du:

• Aktivere opptak i skyen i Zoom. Forsikre deg om at avkrysningsboksen for lydutskrifter er valgt, slik at du mottar utskrifter i HubSpot fra Zoom-opptakene dine.
• Kryss av for Synkroniser data fra opptak og tr anskripsjoner i Zoom-integrasjonsinnstillingene.
  
  

• Hvis du vil tilordne opptak til brukere i HubSpot-kontoen din, må du sørge for at de kobler til Zoom-kontoene sine. Opptak av engasjementsaktiviteter tilordnes en bruker i HubSpot-kontoen din hvis e-postadressen deres samsvarer med e-postadressen til en Zoom-bruker i samtalen.

Tilknytt opptak til andre poster

Som standard vil HubSpot AI automatisk knytte opptak til det primære selskapet som er tilknyttet deltakerne i samtalen.

Du kan også knytte et opptak til andre kontakt-, firma-, avtale-, billett- eller møteoppføringer i CRM-systemet. Opptaket vises på den tilknyttede postens tidslinje, slik at du kan få tilgang til opptaksdetaljene for å få mer kontekst.

• Gå til CRM > Samtaler i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på tittelen på samtalen.
• Klikk på Tilknytninger øverst.
• Hvis du vil legge til en tilknytning, klikker du på + Legg til ved siden av en av kontakt-, firma-, avtale-, billett- eller møtefanene i panelet til høyre.

De tilknyttede postene vises også på siden Samtaleindeks. Hvis de tilknyttede postene ikke vises i tabellen, kan du redigere tabellens kolonner.