Sett opp samtaler

Når du konfigurerer et telefonnummer i HubSpot, kan brukere med tildelte Sales Hub- eller Service Hub- betalte seter sette opp et HubSpot-levert telefonnummer som lar dem foreta og motta anrop, eller registrere et utgående telefonnummer for å foreta utgående anrop . Du kan også integrere med en tredjeparts telefonleverandør.

For å forstå hele omfanget av hva hvert sete inkluderer, finn ut mer i HubSpots produkt- og tjenesterkatalog .

Vennligst merk: du kan ikke konfigurere et telefonnummer hvis du er på en gratis prøveversjon av HubSpot.

Se gjennom tabellen nedenfor for å lære mer om forskjellene mellom HubSpot-telefonnumre og utgående telefonnumre.

Du kan også sette opp samtaleopptak for kontoen din slik at teamets samtaler blir tatt opp og tilgjengelig på samtaleindekssiden for gjennomgang. Hvis du er bruker i en Sales Hub eller Service Hub Professional- eller Enterprise- konto, kan du slå på Conversation Intelligence (CI) for automatisk å ta opp, transkribere og gjennomgå anrop som er foretatt i HubSpot.

Vennligst merk: avhengig av HubSpot-abonnementet ditt, er det en grense for antall HubSpot-telefonnumre du kan anskaffe. Hver HubSpot-konto har også en samlet grense for tilgjengelige ringeminutter som deles mellom brukere basert på abonnementet ditt. Superadministratorer i en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise- konto kan kjøpe flere ringeminutter og HubSpot-oppgitte telefonnumre fra tilleggsdelen på HubSpots prisside eller ved å kontakte deres Customer Success Manager .

Sett opp telefonnumre

For å ringe i HubSpot, kan du enten bruke et HubSpot-angitt telefonnummer, registrere et utgående telefonnummer eller integrere med en tredjeparts anropsleverandør.

Konfigurer et HubSpot-telefonnummer

Et HubSpot-telefonnummer lar deg foreta utgående anrop og motta innkommende anrop viderekoblet til din personlige enhet. Hvis du er en bruker med høyere admin- tillatelser, kan du anskaffe et HubSpot-telefonnummer og deretter tilordne det til et teammedlem. Du kan også anskaffe nummeret og tildele det på nytt senere . Etter å ha anskaffet et HubSpot-telefonnummer, sørg for å konfigurere et viderekoblingsnummer for å sende innkommende anrop til.

HubSpot-telefonnumre genereres av tredjepartstjenesten Twilio og må oppfylle landsspesifikke forskrifter . For å få tilgang må du sende inn informasjon om virksomheten din til Twilio som deretter vil gjennomgå og bekrefte informasjonen med den lokale telekomleverandøren i det landet. Hvis kravene er oppfylt, kan du registrere HubSpot-telefonnummeret. Dette trenger bare å fullføres én gang.

På grunn av lovlighet og etterspørselssvingninger kan vi ikke tilby telefonnumre i alle land. Anskaffelse av telefonnummer er basert på tilgjengelighet. Hvis et nummer ikke er tilgjengelig, kan du prøve en annen region, retningsnummer eller prefiks. Du kan også vente og prøve å få et nummer igjen om noen minutter.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre i sidefeltet, naviger til Ringe .
• På Telefonnumre- fanen klikker du på Få et HubSpot-nummer .

• Gå gjennom informasjonen i det høyre panelet og klikk deretter på Neste .
• Bruk rullegardinmenyene til å velge land og retningsnummer , og klikk deretter Generer et nummer .

• Basert på landet du valgte, kan det hende du må validere bedriften din gjennom adressevalidering eller ved å sende inn forskriftsdokumenter som gir bevis på virksomhet i det valgte landet. Klikk på Kom i gang for å fullføre bekreftelsesprosessen.

• Se gjennom telefonnummeret som vises. Hvis du er fornøyd med det genererte telefonnummeret, klikker du på Hent dette nummeret .

Vennligst merk: når du klikker Hent dette nummeret , vil du bruke et av dine tildelte HubSpot-telefonnumre.

• Klikk på Fortsett for å konfigurere .
• Skriv inn navnet som vises ved siden av telefonnummeret.

Merk: Dette navnet vises kun internt på HubSpot-kontoen din, ikke på den eksterne anrops-IDen. Du kan vurdere å velge et navn som indikerer formålet med linjen. Eksempler inkluderer støttelinje , refusjonslinje , spansk linje osv.

• Klikk på Tilordning- rullegardinmenyen og velg en bruker med en tilordnet Sales Hub- eller Service Hub -plass .

• Lær hvordan du setter opp arbeidstider eller tilpasser taleposten din .
• Klikk Lagre .
• Slik redigerer du et eksisterende telefonnummer:
  • Klikk på rullegardinmenyen Handlinger ved siden av det eksisterende telefonnummeret.
  • Du kan redigere navnet eller oppgaven . Klikk deretter på Lagre .
• Slik sletter du et eksisterende telefonnummer:
  • Klikk på rullegardinmenyen Handlinger ved siden av det eksisterende telefonnummeret.
  • Klikk på Slett . Klikk på Slett i dialogboksen.
• Slik viderekobler du innkommende anrop fra ditt HubSpot-telefonnummer til mobilenheten eller fasttelefonen:

• • I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
  • Naviger til Generelt i menyen til venstre i sidefeltet. Klikk deretter på Ringe -fanen.
  • Under Enhetsringing klikker du på rullegardinmenyen og velger Videresend til telefonnummer . Klikk deretter på Legg til ved siden av Manglende viderekoblingsnummer .

• • • I dialogboksen skriver du inn viderekoblingsnummeret ditt, og velg deretter circleFilled -radioknappen ved siden av SMS-melding eller telefonsamtale for å velge bekreftelsesmetode. Avhengig av valget ditt, klikker du på SMS eller Ring meg .

• • • Skriv inn bekreftelseskoden som ble sendt til viderekoblingsnummeret ditt. Klikk deretter på Bekreft .
    • Viderekoblingsnummeret ditt er nå satt opp.
• Slik mottar du innkommende anrop i HubSpot-nettleseren:
  
  • I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
  • Naviger til Generelt i menyen til venstre i sidefeltet. Klikk deretter på Ringe -fanen.
  • Under Enhetsringing klikker du på rullegardinmenyen og velger Ring i HubSpot-nettleseren .

Du kan nå bruke dette telefonnummeret til å foreta utgående anrop eller motta innkommende anrop til viderekoblingsnummeret du konfigurerte. Innkommende anrop vises på anropsindekssiden , og du kan gjennomgå dem ved å bruke verktøyet for anropsgjennomgang . Anrop blir automatisk knyttet til en post hvis telefonnummeret samsvarer med en eksisterende post i CRM. Anrop vil imidlertid ikke automatisk tilknyttes hvis nummeret samsvarer med en slettet kontakt, flere poster, eller hvis anropet er ubesvart. Du kan fortsatt manuelt knytte anropet til en tilsvarende CRM-post.

Hvis du går glipp av et innkommende anrop eller den som ringer legger igjen en talepost, vil anropsposten vises i HubSpot og taleposten vil også bli inkludert som en del av samtaleopptaket så lenge du slår på opptak på kontoen din. Lær mer om administrasjon av HubSpot-telefonnumre .

Registrer et utgående telefonnummer

Du kan registrere et utgående telefonnummer i ringeinnstillingene. Dette lar deg foreta utgående anrop til kontaktene dine, og anrops-ID vil vises på kontaktens enhet når de mottar et anrop fra deg. HubSpot tar imidlertid ikke eierskap til registrerte utgående telefonnumre, og du kan kun foreta utgående anrop når du bruker et utgående telefonnummer i HubSpot.

Prosessen for å registrere et telefonnummer er brukerspesifikk. Flere brukere kan bruke samme nummer i kontoen din hvis det ikke er et HubSpot-levert utgående nummer, men hver bruker må registrere telefonnummeret individuelt. Før du registrerer et telefonnummer, sørg for at landet ditt støttes for oppringing .

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Generelt i menyen til venstre i sidefeltet.
• Klikk på Ringe -fanen.
• Hvis anrop ikke er slått på i kontoen din, klikker du på Koble til anrop .
• For å registrere telefonnummeret ditt, klikk på Legg til telefonnummer .

• I dialogboksen skriver du inn telefonnummeret ditt og et internnummer (hvis aktuelt).
• Du vil da bli bedt om å bekrefte telefonnummeret ditt. Du kan velge hvordan bekreftelseskoden skal leveres til deg. Velg alternativknappen for SMS-melding eller Telefonanrop .
• Klikk på tekst meg eller ring meg .

Du vil motta en SMS-melding eller telefonsamtale for å bekrefte at du har tilgang til telefonnummeret. Når du blir bedt om det, skriv inn bekreftelseskoden som vises på skjermen.

Telefonnummeret ditt vil da bli oppført i brukerens ringeinnstillinger, og du kan bruke det til å foreta utgående anrop i HubSpot . Lær hvordan du administrerer dine registrerte utgående telefonnumre .

Sett opp arbeidstiden din

Arbeidstidsinnstillingen lar brukere angi spesifikke klokkeslett og datoer da de er tilgjengelige for å ta anrop.

Når du har angitt arbeidstiden din, vil alle innkommende anrop som kommer utenom disse tidene automatisk ringe til telefonsvareren din eller til et annet tilgjengelig teammedlem. Lær mer om innkommende samtaler i HubSpot.

Slik angir du arbeidstiden din:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Klikk på Generelt > Ringe i venstre sidefelt.
• I delen Arbeidstider for samtale velger du dag , starttid , sluttid og tidssone rullegardinmenyene for å angi arbeidstiden din. Klikk + Legg til timer for å tilpasse arbeidstiden din ytterligere, og klikk på delete - ikonet for å fjerne arbeidstiden.

• Klikk Lagre .

Tilpass taleposten din og ta opp samtykkemelding

Du kan lage en tekst-til-tale eller opplastet lydtalepost for å spille av i og utenfor arbeidstiden. Du kan også tilpasse språket og stemmen som brukes når samtykkemeldingen spilles av. Talepost er kun tilgjengelig for innkommende nettleseranrop , ikke innkommende viderekoblede anrop .

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Klikk på Generelt > Ringe i venstre sidefelt.
• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger ved siden av et HubSpot-nummer, og velg Rediger .
• Under navnetekstboksen klikker du på rullegardinmenyene Språk for opptakssamtykke og Innspillingssamtykke for å velge språket og stemmen som skal brukes når samtykkemeldingen for opptak spilles av. Du kan også velge dette under oppsettet av tekst-til-tale talepost.
• I panelet på høyre side, under I arbeidstiden eller Utenfor arbeidstiden , klikker du på Sett opp talepost .
• Du kan sette opp enten en tekst-til-tale eller lydfil talepost:
  • Slik konfigurerer du en tekst-til-tale talepost:
    • Klikk på rullegardinmenyen Velg type melding , og velg Tekst-til-tale .
    • I tekstboksen skriver du inn meldingen du vil spille av når et anrop går til talepost.

• • • Klikk på rullegardinmenyene Språk og stemme for å velge språk og stemme for taleposten. Dette vil også bestemme språket og stemmen som brukes for opptak av samtykkemeldingen . Klikk på playerPlay Play -knappen for å høre en forhåndsvisning av meldingen din.
    • Klikk Lagre .
  • Slik setter du opp en lydfiltalepost:
    • Klikk på rullegardinmenyen Velg type melding , og velg Last opp lyd .
    • Klikk på Last opp fil for å laste opp en .mp3- eller .wav-lydfil som er mindre enn 5 megabyte.

• • • Klikk Lagre .

Bruk en tredjeparts anropsleverandør

Hvis du har en tilordnet Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise -sete , kan du sette opp en Twilio Connect- konto for å ringe i HubSpot, kjøpe flere ringeminutter og ringe til land som ikke er inkludert på listen over støttede land .

Eller du kan koble en tredjeparts anropsleverandør til HubSpot for å ringe. Du kan integrere med en leverandør som er oppført på App Marketplace som støtter tredjepartsoppringing og relatert funksjonalitet, eller samarbeide med en utvikler for å koble til din egen ringeapp ved hjelp av Calling Extension SDK .

Krev anropsresultatlogger

Du kan kreve tilpassede anropsresultatlogger for å organisere hvordan teamet ditt logger anropsaktiviteter og rapporterer om disse mønstrene . Denne innstillingen er for øyeblikket for utgående anrop fra HubSpot-nettleseren eller loggede anrop. Denne funksjonaliteten krever ikke logging av anropsutfall for innkommende anrop, mobilanrop eller importerte anrop.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre i sidefeltet, naviger til Ringe .
• Klikk på fanen Samtalekonfigurasjoner .
• Merk av for Foreta anropsutfall nødvendig .

Slå på samtaleopptak

Du kan slå på samtaleopptak for å fange opp samtalens lyd. Muligheten til å ta opp samtaler er en kontoomfattende innstilling, som påvirker alle brukere som ringer på kontoen. Den kan slås på eller av av en bruker med kontotilgangstillatelser . Før du slår på samtaleopptak, lær om lover for samtaleopptak for å sikre at du overholder disse lovene ettersom de varierer mellom jurisdiksjoner.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre i sidefeltet, naviger til Ringe .
• Klikk på fanen Samtalekonfigurasjoner .
• Merk av for Tillat samtaleopptak . Hvis denne innstillingen er slått av, vil ikke opptaksknappen vises når du ringer. Hvis du ikke ser alternativet for å ta opp, sjekk med de andre administratorene på kontoen din for å se om de har slått av denne innstillingen. Tillat samtaleopptak vil være aktivert som standard på nyopprettede HubSpot-kontoer.

Vennligst merk: Tillat samtaleopptak- innstillingen er slått på som standard i alle HubSpot-kontoer.

Slå på Conversation Intelligence (kun Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Hvis du er en bruker med superadmin- tillatelser i en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise- konto , kan du også slå på Conversation Intelligence (CI) for automatisk å transkribere og analysere anrop. Dette inkluderer samtaler foretatt gjennom HubSpots innebygde ringeverktøy, via HubSpots integrasjon med Zoom , eller bruk av en tilkoblet tredjeparts anropsleverandør som støtter CI. Ved å bruke CI i HubSpot kan du:

• Se gjennom opptak ved å bruke høyttalerspor, delingsalternativer, transkripsjoner og søkefunksjoner.
• Få tilgang til en fullstendig liste over teamets anrop på anropsindekssiden . Disse samtalene kan filtreres etter samtaleegenskaper som bruker, team, samtaleutfall og varighet.
• Søk på tvers av alle opptak etter nøkkelord innen globalt søk .
• Forhåndsvis opptaksdetaljer på tilknyttede poster for ekstra kontekst.
• Se gjennom sporede vilkår og bygg rapporter om samtaleinnhold ( kun Enterprise ).

Slik slår du på CI i HubSpot:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre i sidefeltet, naviger til Ringe .
• Klikk på kategorien Transkripsjon og analyse .
• I delen Transkripsjon og analyse klikker du Slå på transkripsjon og analyse .

• Når du slår på CI, kan du også velge å bruke kontodataene for å forbedre kvaliteten på transkripsjonene dine. I dialogboksen merker du av for Hjelp til å forbedre transkripsjonene . Hvis du ikke slår på dette når du konfigurerer CI, kan du når som helst navigere tilbake til ringeinnstillingene dine for å slå det på senere. Finn ut mer om hvordan HubSpot bruker data for å forbedre kvaliteten på transkripsjonene dine .

• Klikk på Slå på transkripsjon og analyse .

Slik angir du språket for samtaletranskripsjoner:

• Naviger til Generelt i menyen til venstre i sidefeltet. Klikk deretter på Ringe -fanen.
• Under Transkripsjon og analyse klikker du på rullegardinmenyen Transkripsjonsspråk og velger ønsket språk.

Automatiske tilknytninger (kun Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Med Conversation Intelligence får du tilgang til Automatic Associations, et verktøy som automatisk knytter anrop til relevante CRM-poster som kontakter, selskaper, avtaler og billetter. Detaljerte beskrivelser av logikken som brukes for å lage hver type automatisk tilknytning er gitt nedenfor:

• Ring til kontakt: for hvert møte knyttet til samtalen, vil opptil 5 kontakter knyttet til det møtet bli knyttet til samtalen.
• Call to Company: for hver kontakt tilknyttet samtalen, vil opptil 5 selskaper tilknyttet den kontakten være tilknyttet samtalen.
• Call to Deal: en AI-modell ser etter sammenhenger og likheter mellom samtalen og avtalene i portalen. Modellen kan for eksempel se på om avtalen og samtalen begge er knyttet til samme selskap, eller om avtalens navn er i navnet på samtalen.
• Call to Ticket: en AI-modell ser etter sammenhenger og likheter mellom samtalen og billetter i portalen. For eksempel kan modellen se på om billetten og anropet begge er knyttet til samme kontakt, eller om billettemnet er i anropsnavnet.

Som standard vil HubSpot AI automatisk knytte opptak til hovedselskapet knyttet til samtalens deltakere. For å slå av dette, fjerner du avmerkingsboksen Koble tilknyttede objekter til innspilte samtaler med HubSpot AI .

Koble til HubSpot-anrop på nytt

Hvis du aktiverte oppringing for en måned siden og ikke har registrert noen nye numre eller foretatt noen anrop i løpet av de siste syv dagene, vil ringeverktøyet automatisk bli slått av på kontoen din. Før ringeverktøyet ditt blir slått av, vil du bli varslet via e-post, og du vil ha syv dager fra du ble varslet første gang til å velge bort å slå av ringeverktøyet.

For å holde anropsverktøyet ditt aktivt, klikk Behold min ringekonto aktivert i e-postvarslingen. Du vil da bli omdirigert til kontoens ringeinnstillinger og vil se et varslingsbanner som indikerer om anropskontoen din fortsatt er aktiv.

Slå av anrop for alle brukere

Superadministratorer kan slå av oppringing for alle brukere i kontoen. Dette er nyttig hvis teamet ditt bytter til et annet ringeverktøy og du vil sørge for at hver bruker slutter å bruke det innebygde ringeverktøyet.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre i sidefeltet, naviger til Ringe .
• På Anropskonfigurasjoner -fanen klikker du for å slå av Ringe anrop med HubSpot-anrop .

• I dialogboksen skriver du slå av i tekstfeltet, og klikk deretter Slå av .

Brukere vil ikke lenger ha tilgang til HubSpots ringeverktøy og alle registrerte numre vil bli koblet fra. Eventuelle eksisterende samtaleengasjementer vil fortsatt være tilgjengelige på tidslinjene dine. Du vil fortsatt kunne bruke Twilio Connect eller en annen tredjeparts leverandør for å ringe.