Konfigurer anrop

Når du konfigurerer et telefonnummer i HubSpot, kan brukere med betalt plass i Sales Hubeller Service Hub konfigurere et telefonnummer fra HubSpot som gjør det mulig å ringe og motta anrop, eller registrere et utgående telefonnummer for utgående anrop. Du kan også integrere med en tredjepartsleverandør av telefonsamtaler.

Merk: Du kan ikke konfigurere et telefonnummer hvis du har en gratis prøvekonto for HubSpot.

I tabellen nedenfor kan du lese mer om forskjellene mellom HubSpot-telefonnumre og utgående telefonnumre.

Du kan også konfigurere samtaleopptak for kontoen din, slik at teamets samtaler tas opp og er tilgjengelige på siden for samtaleindeks for gjennomgang. Hvis du er bruker av en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du slå på Conversation Intelligence (CI) for automatisk opptak, transkribering og gjennomgang av samtaler i HubSpot.

Merk: Avhengig av HubSpot-abonnementet ditt er det en grense for hvor mange HubSpot-telefonnumre du kan skaffe deg. Hver HubSpot-konto har også en felles grense for tilgjengelige ringeminutter som deles mellom brukerne basert på abonnementet. Superadministratorer med en Sales Hub- eller Service HubProfessional- eller Enterprise-konto kan kjøpe flere ringeminutter og HubSpot-telefonnumre fratilleggsseksjonen på HubSpots prisside eller ved å kontakte Customer Success Manager .

Konfigurer telefonnumre

For å ringe i HubSpot kan du enten bruke et telefonnummer fra HubSpot, registrere et utgående telefonnummer eller integrere med en tredjepartsleverandør.

Konfigurere et telefonnummer som HubSpot har oppgitt

Med et telefonnummer fra HubSpot kan du ringe ut og motta innkommende anrop som viderekobles til din personlige enhet. Hvis du er en bruker med superadministratorrettigheter, kan du kjøpe et telefonnummer fra HubSpot og deretter tildele det til et teammedlem. Du kan også kjøpe nummeret og tildele det på nytt senere. Når du har skaffet deg et telefonnummer fra HubSpot, må du sørge for å konfigurere et viderekoblingsnummer som de innkommende samtalene skal viderekobles til.

Telefonnummer som HubSpot tilbyr, genereres av tredjepartstjenesten Twilio og må oppfylle landspesifikke regler. For å få tilgang må du sende inn informasjon om virksomheten din til Twilio, som deretter gjennomgår og bekrefter informasjonen med den lokale telekomleverandøren i det aktuelle landet. Hvis kravene er oppfylt, kan du registrere telefonnummeret du har fått fra HubSpot. Dette trenger bare å gjøres én gang.

På grunn av juridiske forhold og svingninger i etterspørselen kan vi ikke tilby telefonnumre i alle land. Kjøp av telefonnummer er basert på tilgjengelighet. Hvis et nummer ikke er tilgjengelig, kan du prøve en annen region, et annet retningsnummer eller et annet prefiks. Du kan også vente og prøve å skaffe et nummer igjen om noen minutter.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre navigerer du til Anrop.
• I kategorien Telefonnumre klikker du på Hent et HubSpot-nummer.

• Gå gjennom informasjonen i panelet til høyre, og klikk deretter på Neste.
• Bruk rullegardinmenyene til å velge land og retningsnummer, og klikk deretter på Generer et nummer.

• Når det gjelder Australia, Irland, Finland og Nederland, må du bekrefte at virksomheten din er lokalisert i det aktuelle landet for å overholde lokale regler for tildeling av telefonnumre. Under Generer et nummer klikker du på Kom i gang.

• • Gå gjennom informasjonen på siden for bekreftelse av virksomheten, og klikk deretter på Fortsett.

• • Klikk på Send.
• Gå gjennom telefonnummeret som vises. Hvis du er fornøyd med det genererte telefonnummeret, klikker du på Hent dette nummeret.

Merk: Når du klikker på Get this number, bruker du et av de tildelte telefonnumrene fra HubSpot.

• Klikk på Fortsett for å konfigurere.
• Skriv inn navnet som skal vises ved siden av telefonnummeret.

Merk: Dette navnet vises bare internt på HubSpot-kontoen din, ikke på den eksterne innringer-ID-en. Du kan vurdere å velge et navn som indikerer formålet med linjen. Eksempler kan være kundestøttelinje, refusjonslinje, spansk linje osv.

• Klikk pårullegardinmenyen Tildeling og velg en bruker med en tildelt plass i Sales Hub eller Service Hub .

• Lær hvordan du konfigurerer arbeidstiden eller tilpasser telefonsvareren.
• Klikk på Lagre.
• Slik redigerer du et eksisterende telefonnummer:
  • Klikk på rullegardinmenyen Handlinger ved siden av det eksisterende telefonnummeret.
  • Du kan redigere navnet eller tildelingen. Klikk deretter på Lagre.
• Slik sletter du et eksisterende telefonnummer:
  • Klikk på rullegardinmenyen Handlinger ved siden av det eksisterende telefonnummeret.
  • Klikk på Slett. Klikk på Slett i dialogboksen.
• For å viderekoble innkommende anrop fra det oppgitte HubSpot-telefonnummeret til din mobiltelefon eller fasttelefon:
  • I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
  • Gå til Generelt i menyen til venstre. Klikk deretter på fanen Anrop.
  • Under Enhetsringing klikker du på rullegardinmenyen og velger Videresend til telefonnummer. Klikk deretter på Legg til ved siden av Manglende viderekoblingsnummer.

• • Skriv inn videresendingsnummeret ditt i dialogboksen, og velg deretter alternativknappen circleFilled ved siden av SMS-melding eller Telefonsamtale for å velge bekreftelsesmetode. Avhengig av hva du velger, klikker du på Send meg en SMS eller Ring meg.

• • Skriv inn bekreftelseskoden som er sendt til viderekoblingsnummeret ditt. Klikk deretter på Bekreft.
  • Viderekoblingsnummeret ditt er nå konfigurert.
• For å motta innkommende anrop i HubSpot-nettleseren:
  
  • I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
  • Gå til Generelt i menyen til venstre. Klikk deretter på fanen Anrop.
  • Under Enhetsringing klikker du på rullegardinmenyen og velger Ring i HubSpot-nettleseren.

Du kan nå bruke dette telefonnummeret til å foreta utgående anrop eller motta innkommende anrop til viderekoblingsnummeret du har konfigurert. Innkommende anrop vises på anropsindekssiden, og du kan gå gjennom dem ved hjelp av verktøyet for anropsgjennomgang. De knyttes imidlertid ikke automatisk til en post i CRM-systemet. Du kan likevel manuelt knytte an ropet til en tilsvarende CRM-post.

Hvis du går glipp av et innkommende anrop eller innringeren legger igjen en telefonsvarer, vises anropsopptaket i HubSpot, og telefonsvareren inkluderes også som en del av anropsopptaket så lenge du har slått på opptak i kontoen din. Finn ut mer om hvordan du administrerer telefonnumre fra HubSpot.

Registrere et utgående telefonnummer

Du kan registrere et utgående telefonnummer i anropsinnstillingene. Da kan du ringe ut til kontaktene dine, og innringer-ID-en din vises på kontaktens enhet når de mottar et anrop fra deg. HubSpot tar imidlertid ikke eierskap til registrerte utgående telefonnumre, og du kan bare foreta utgående anrop når du bruker et utgående telefonnummer i HubSpot.

Prosessen for å registrere et telefonnummer er brukerspesifikk; selv om flere brukere kan bruke samme nummer i kontoen din, må hver bruker registrere telefonnummeret individuelt. Før du registrerer et telefonnummer, må du forsikre deg om at landet ditt støttes for samtaler.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Generelt i menyen til venstre.
• Klikk på fanen Anrop .
• Hvis anrop ikke er slått på i kontoen din, klikker du på Koble til anrop.
• Klikk på Legg til telefonnummer for å registrere telefonnummeret ditt.

• I dialogboksen skriver du inn telefonnummeret ditt og et eventuelt filnummer.
• Du blir deretter bedt om å bekrefte telefonnummeret ditt. Du kan velge hvordan bekreftelseskoden skal leveres til deg. Velg alternativknappen SMS-melding eller telefonsamtale.
• Klikk på Tekst meg eller Ring meg.

Du vil motta en SMS-melding eller en telefonsamtale for å bekrefte at du har tilgang til telefonnummeret. Når du blir bedt om det, oppgir du bekreftelseskoden som vises på skjermen.

Telefonnummeret ditt blir da oppført i brukerens anropsinnstillinger, og du kan bruke det til å foreta utgående anrop i HubSpot. Finn ut hvordan du administrerer registrerte utgående telefonnumre.

Sett opp arbeidstiden din

Med arbeidstidsinnstillingen kan brukerne angi spesifikke tidspunkter og datoer de er tilgjengelige for å ta imot samtaler.

Når du har angitt arbeidstidene dine, vil alle innkommende anrop som kommer inn utenom disse timene, automatisk gå til telefonsvareren din eller til et annet tilgjengelig teammedlem. Finn ut mer om innkommende anrop i HubSpot.

For å angi arbeidstiden din:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Klikk på Generelt > Anrop i venstre sidefelt.
• I delen Ringarbeidstid velger du dag,starttid, sluttid og tidssone i rullegardinmenyene for å angi arbeidstid. Klikk på + Legg til timer for å tilpasse arbeidstiden ytterligere, og klikk påikonet delete Slett for å fjerne arbeidstiden.

• Klikk på Lagre.

Tilpass telefonsvareren og innspilling av samtykkemeldinger

Du kan opprette en tekst-til-tale-melding eller en opplastet talemelding som kan spilles av i og utenfor arbeidstiden. Du kan også tilpasse språket og stemmen som brukes når meldingen med opptakssamtykke spilles av. Telefonsvarer er bare tilgjengelig for innkommende nettleseranrop, ikke innkommende viderekoblede anrop.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Klikk på Generelt > Anrop i venstre sidefelt.
• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger ved siden av et HubSpot-nummer, og velg deretter Rediger.
• Klikk på rullegardinmenyene Innspillingssamtykke-språk og Innspillingssamtykke-stemme under tekstboksen for navn for å velge språket og stemmen som skal brukes når samtykkemeldingen spilles av. Du kan også velge dette under oppsettet for tekst-til-tale-telefonsvarer.
• I panelet på høyre side, under I arbeidstiden eller Utenfor arbeidstiden, klikker du på Konfigurer telefonsvarer.
• Du kan konfigurere en tekst-til-tale- eller lydfilsvarer:
  • Slik konfigurerer du en tekst-til-tale-telefonsvarer:
    • Klikk på rullegardinmenyen Velg meldingstype, og velg Tekst-til-tale.
    • I tekstboksen skriver du inn meldingen du vil spille av når et anrop går til telefonsvareren.

• • • Klikk på rullegardinmenyene Språk og Stemme for å velge språk og stemme for telefonsvareren. Dette vil også avgjøre hvilket språk og hvilken stemme som skal brukes til å spille inn samtykkemeldingen. Klikk på knappen playerPlay Play for å høre en forhåndsvisning av meldingen.
    • Klikk på Lagre.
  • Slik konfigurerer du en telefonsvarer med lydfil:
    • Klikk på rullegardinmenyen Velg type melding, og velg Last opp lyd.
    • Klikk på Last opp fil for å laste opp en .mp3- eller .wav-lydfil som er mindre enn 5 megabyte.

• • • Klikk på Lagre.

Bruk en tredjeparts anropsleverandør

Hvis du har et tildelt Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sete, kan du opprette en Twilio Connect-konto for å ringe i HubSpot, kjøpe flere ringeminutter og ringe til land som ikke er inkludert i listen over land som støttes.

Du kan også koble en tredjepartsleverandør til HubSpot for å ringe. Du kan integrere med en leverandør som er oppført på App Marketplace og som støtter anrop fra tredjeparter og tilhørende funksjonalitet, eller samarbeide med en utvikler for å koble til din egen anropsapp ved hjelp av Calling Extension SDK.

Krev logger over samtaleresultater

Du kan kreve egendefinerte anropsutfallslogger for å organisere hvordan teamet logger anropsaktiviteter og rapportere om disse mønstrene. Denne innstillingen gjelder for utgående anrop fra HubSpot-nettleseren eller loggede anrop. Denne funksjonaliteten krever ikke logging av samtaleutfall for innkommende samtaler, mobilsamtaler eller importerte samtaler.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre navigerer du til Anrop.
• Klikk på fanen Anropskonfigurasjoner .
• Merk av i avmerkingsboksen Foreta anropsutfall på krevd.

Slå på opptak av samtaler

Du kan slå på samtaleopptak for å ta opp lyden av samtalen. Muligheten til å ta opp samtaler er en innstilling som gjelder for hele kontoen og påvirker alle brukere som ringer i kontoen. Den kan slås på eller av av en bruker med kontotilgangsrettigheter . Før du slår på opptak av samtaler, bør du sette deg inn i lovene om opptak av samtaler for å sikre at du overholder disse lovene, som varierer fra land til land.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre navigerer du til Anrop.
• Klikk på fanen Anropskonfigurasjoner.
• Merk av for Tillat samtaleopptak . Hvis denne innstillingen er slått av, vises ikke opptaksknappen når du ringer. Hvis du ikke ser muligheten til å ta opp, kan du sjekke med de andre administratorene på kontoen din om de har slått av denne innstillingen. Tillat samtale opptak er som standard aktivert på nyopprettede HubSpot-kontoer.

Merk: Innstillingen Tillat samtaleopptak er slått på som standard i alle HubSpot-kontoer .

Slå på Conversation Intelligence( kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise ).

Hvis du er en bruker med superadministratorrettigheter i en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kanduogså slå på Conversation Intelligence (CI) for automatisk transkribering og analyse av samtaler. Dette omfatter samtaler som er foretatt via HubSpots innebygde samtaleverktøy, via HubSpots integrasjon med Zoom eller ved hjelp av en tilkoblet tredjepartsleverandør som støtter CI. Ved hjelp av CI i HubSpot kan du:

• Segjennom opptak ved hjelp av høyttalerspor, delingsalternativer, transkripsjoner og søkefunksjoner.
• Få tilgang til en fullstendig liste over teamets samtaler på siden med samtaleindeks. Disse samtalene kan filtreres etter samtaleegenskaper som bruker, team, samtaleutfall og varighet.
• Søk på tvers av alle opptak etter nøkkelord i det globale søket.
• Forhåndsvisning av opptaksdetaljer på tilknyttede poster for ekstra kontekst.
• Gå gjennom sporede termer og lag rapporter om samtaleinnhold( kunEnterprise).

Slik slår du på CI i HubSpot:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre navigerer du til Anrop.
• Klikk på fanen Transkripsjon og analyse .
• I delen Transkripsjon og analyse klikker du på Slå på transkripsjon og analyse.

• Når du slår på CI, kan du også velge å bruke kontodataene dine til å forbedre kvaliteten på transkripsjonene dine. I dialogboksen merker du av for Hjelp til å forbedre transkripsjonene dine . Hvis du ikke aktiverer dette når du konfigurerer CI, kan du når som helst gå tilbake til anropsinnstillingene for å aktivere det senere. Finn ut mer om hvordan HubSpot bruker data til å forbedre kvaliteten på transkripsjonene dine.

• Klikk på Slå på transkripsjon og analyse.

Angi språk for transkripsjon av samtaler:

• Gå til Generelt i menyen til venstre. Klikk deretter på fanen Anrop.
• Under Transkripsjon og analyse klikker du på rullegardinmenyen Transkripsjonsspråk og velger ønsket språk.

Automatiske tilknytninger( kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Med Conversation Intelligence får du tilgang til Automatic Associations, et verktøy som automatisk knytter samtaler til relevante CRM-poster som kontakter, selskaper, avtaler og billetter. Nedenfor finner du detaljerte beskrivelser av logikken som brukes til å opprette hver type automatisk assosiasjon:

• Anroptil kontakt: For hvert møte som er knyttet til anropet, vil opptil 5 kontakter som er knyttet til møtet, bli knyttet til anropet.
• Anroptil selskap: For hver kontakt som er knyttet til anropet, vil opptil 5 selskaper som er knyttet til denne kontakten, bli knyttet til anropet.
• Call to Deal: En AI-modell ser etter forbindelser og likheter mellom samtalen og avtalene i portalen. Modellen kan for eksempel se på om avtalen og samtalen er knyttet til samme selskap, eller om avtalens navn finnes i samtalens navn.
• Samtale til billett: En AI-modell ser etter forbindelser og likheter mellom samtalen og billettene i portalen. Modellen kan for eksempel se på om saken og samtalen er knyttet til samme kontakt, eller om sakens emne finnes i samtalens navn.

Som standard vil HubSpot AI automatisk knytte opptak til det primære selskapet som er tilknyttet deltakerne i samtalen. Hvis du vil deaktivere dette, fjerner du avmerkingen i avmerkingsboksen Link associated objects to recorded calls with HubSpot AI .

Koble til HubSpot-samtalen på nytt

Hvis du aktiverte anropsverktøyet for en måned siden og ikke har registrert noen nye numre eller foretatt noen anrop de siste sju dagene, blir anropsverktøyet automatisk slått av i kontoen din. Før anropsverktøyet slås av, vil du bli varslet via e-post, og du har sju dager på deg til å reservere deg mot at anropsverktøyet slås av.

Hvis du vil beholde anropsverktøyet ditt aktivt, klikker du på Keep my calling account activated i varslings-e-posten. Du vil da bli omdirigert til kontoens anropsinnstillinger og se et varslingsbanner som viser om anropskontoen din fortsatt er aktiv.

Slå av anrop for alle brukere

Superadministratorer kan slå av anrop for alle brukere i kontoen. Dette er nyttig hvis teamet bytter til et annet anropsverktøy og du vil sikre at alle brukere slutter å bruke det innebygde anropsverktøyet.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre navigerer du til Anrop.
• I fanen Anropskonfigurasjoner klikker du på for å slå av funksjonen Foreta anrop ved hjelp av HubSpot-anrop .

• Skriv Slå av i tekstfeltet i dialogboksen, og klikk deretter på Slå av.

Brukerne vil ikke lenger ha tilgang til HubSpots samtaleverktøy, og alle registrerte numre vil bli frakoblet. Eventuelle eksisterende anropsavtaler vil fortsatt være tilgjengelige på tidslinjene til postene dine. Du vil fortsatt kunne bruke Twilio Connect eller en annen tredjepartsleverandør til å ringe.