Sett opp anrop

Konfigurer anrop i HubSpot for å ringe og motta anrop. Når du konfigurerer anrop, kan du gjøre følgende:

• Generer HubSpot-leverte telefonnumre: Konfigurer HubSpot-leverte telefonnumre (drevet av Twilio) for å foreta og motta anrop i HubSpot-nettleseren din, videresende dem til din personlige enhet eller motta dem i mobilappen. Superadministratorer kan anskaffe, tildele og omfordele disse numrene.

• Registrer et utgående telefonnummer: Registrer et utgående telefonnummer for å foreta utgående anrop til kontaktene dine med oppringer-ID.

• Integrer en tredjeparts anropsleverandør: Bruk en tredjeparts anropsleverandør fra App Marketplace.

• Slå på samtaleopptak og Conversation Intelligence (CI): Konfigurer samtaleopptak for kontoen din for å lagre og få tilgang til teamsamtaler i samtaleindeksen. Hvis du er Super Admin med et Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du aktivere Conversation Intelligence (CI) for automatisk opptak, transkribering og gjennomgang av HubSpot-samtaler, samt automatisk tilknytning av poster til samtaler.
• Krev logger over samtaleresultater: Krev egendefinerte logger over anropsresultater for å organisere hvordan teamet ditt logger anropsaktiviteter og rapporterer om disse mønstrene.
• Sett opp telefonsvarer og arbeidstid: Opprett tekst-til-tale- eller lydinnspilte telefonsvarere som kan spilles av i eller utenfor den egendefinerte arbeidstiden.

Se tabellen nedenfor for å lære mer om forskjellene mellom HubSpot-telefonnumre og utgående telefonnumre.

Nøkkelinformasjon og begrensninger

Vær oppmerksom på følgende nøkkelinformasjon og abonnementsbegrensninger før du konfigurerer anrop:

• Du kan ikke konfigurere et telefonnummer hvis du har en gratis prøvekonto hos HubSpot.
• Minutter telles for både innkommende og utgående samtaler.
• HubSpot-telefonnummer og grenser for antall minutter for telefonsamtaler varierer etter abonnement. Superadministratorer med et Sales Hub- eller Service Hub Professional- ellerEnterprise-abonnement kan kjøpe ekstra minutter og numre via Add-ons-seksjonen på HubSpots prisside eller ved å kontakte sin Customer Success Manager.
• For å få et HubSpot-nummer må du sende inn bedriftsinformasjonen din til Twilio for en engangsgjennomgang av landsspesifikke regler og en lokal telekombekreftelse. Tilgjengeligheten varierer fra land til land på grunn av juridiske forhold og etterspørsel; hvis et nummer ikke er tilgjengelig, kan du prøve en annen region, et annet retningsnummer, et annet prefiks eller prøve på nytt om noen minutter.
• Anrop som viderekobles til telefonen din, er underlagt leverandørens kostnader for innkommende anrop. De fleste telekomleverandører i USA tilbyr ubegrensede samtaler uten ekstra kostnad, men det er viktig å verifisere dette med telekomleverandøren din før du konfigurerer viderekobling i HubSpot.
• Loven om opptak av samtaler gjelder for innkommende samtaler hvis du slår på opptak av samtaler i HubSpot. Når en kontakt ringer et nummer der opptak er slått på, vil en talemelding spilles av som informerer dem om at samtalen blir tatt opp. Hvis du ikke ønsker å ta opp disse samtalene, kan du slå av samtaleopptak. Når en superadministrator aktiverer opptak av samtaler for en bruker på et HubSpot-telefonnummer, vil samtalene begynne å bli tatt opp automatisk.
• Gratisnumre støttes ikke som HubSpot-telefonnumre.
• Fra 27. mai 2024 vil alle nye kjøp av langnummer i Storbritannia for meldinger eller tale kreve en godkjent britisk RC-pakke. Fra 30. september 2024 vil alle langnumre i Storbritannia kreve en godkjent UK RC-pakke for å sende meldinger eller foreta taleanrop.

For å forstå det fulle omfanget av hva hver abonnementstype inkluderer, kan du lese mer i HubSpots katalog over produkter og tjenester. I tillegg kan du lære hvordan du konfigurerer telefonnumre for tofaktorautentisering.

Konfigurer telefonnumre

For å ringe i HubSpot kan du enten bruke et HubSpot-telefonnummer, registrere et utgående telefonnummer eller integrere med en tredjepartsleverandør.

Opprett et HubSpot-leverte telefonnummer

Konfigurer et HubSpot-leverert telefonnummer for å foreta og motta anrop i HubSpot-kontoen din:

Merk: HubSpot-telefonnumre kan ikke brukes til Hosted SMS med andre anropsleverandører. Les mer om Hosted SMS i Twilios dokumentasjon.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Anrop > Anropsoppsett i menyen i venstre sidefelt.
3. I fanen Telefonnumre klikker du på Hent et HubSpot-nummer.
4. Gå gjennom informasjonen i høyre panel, og klikk deretter på Neste.
5. Bruk rullegardinmenyene til å velge land og retningsnummer, og klikk deretter på Generer et nummer. Dette vil bruke et av de tildelte HubSpot-telefonnumrene du har fått tildelt.
6. Avhengig av hvilket land du har valgt, kan det hende at du må sende inn bedriftsinformasjonen din til Twilio for en engangsgjennomgang av landsspesifikke regler og bekreftelse fra lokale telekomoperatører. Klikk på Kom i gang for å fullføre bekreftelsesprosessen.
7. Klikk på Fortsett for å konfigurere.
8. Skriv inn navnet som skal vises ved siden av telefonnummeret.

Merk: Dette navnet vises bare internt på HubSpot-kontoen din. Det anbefales at du velger et navn som indikerer formålet med linjen (f.eks. supportlinje, refusjonslinje osv.).

9. Klikk på nedtrekksmenyene Språk for opptakssamtykke og Stemme for opptakssamtykke for å velge språk og stemme som skal brukes når meldingen om opptakssamtykke spilles av. Du kan også velge dette under oppsettet av tekst-til-tale-telefonsvareren.
10. Klikk på rullegardinmenyen Tilordning for å velge en bruker med et tildelt Sales Hub- eller Service Hub-sete.

Merk: For å tilordne et HubSpot-telefonnummer til en Help Desk eller Innboks, må telefonnummeret ikke være tildelt. Finn ut hvordan du konfigurerer en anropskanal for å tilordne et telefonnummer til en brukerstøtte eller innboks.

9. Klikk på Lagre.

Viderekoble innkommende anrop

Slik viderekobler du innkommende anrop fra HubSpot-telefonnummeret ditt til mobilenheten eller fasttelefonen din:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen til venstre navigerer du til Generelt, og klikker deretter på fanen Anrop.
3. I delen Innkommende anrop-preferanser klikker du på rullegardinmenyen Ringepreferanser og velger Videresend til telefonnummer.
4. Klikk på Legg til ved siden av Manglende viderekoblingsnummer.
5. Skriv inn telefonnummeret ditt i dialogboksen, og eventuelt et ekstranummer.
6. Du blir bedt om å bekrefte telefonnummeret ditt. Du kan velge hvordan bekreftelseskoden skal leveres til deg ved å klikke på SMS-melding eller Telefonsamtale.
7. Klikk på Send meg en SMS eller Ring meg.
8. Når du blir bedt om det, skriver du inn bekreftelseskoden fra SMS-en eller samtalen.
9. Klikk på Lagre.

Motta innkommende anrop i HubSpot-nettleseren din

For å motta innkommende anrop i HubSpot-nettleseren:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Generelt i menyen på venstre sidefelt, og klikk deretter på Anrop-fanen.
3. I delen Innkommende anrop-preferanser klikker du på rullegardinmenyen Ring-preferanser, og velger deretter Ring i HubSpot-nettleseren.
4. Klikk på Lagre.

Motta innkommende anrop i HubSpot-mobilappen

Slik mottar du innkommende anrop i HubSpot-mobilappen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen på venstre sidefelt navigerer du til Generelt, og klikker deretter på fanen Oppringing.
3. I delen Innkommende anrop-preferanser klikker du på nedtrekksmenyen Ring-preferanser, og velger deretter Ring i mobilappen.
4. Klikk på Lagre.

Administrere et HubSpot-leverert telefonnummer

Slik redigerer, tildeler, opphever eller sletter du et eksisterende HubSpot-telefonnummer:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Anrop > Anropsoppsett.
3. Hvis du vil tilordne eller oppheve tilordningen av et telefonnummer, klikker du på Handlinger ved siden av et eksisterende telefonnummer og klikker deretter på Rediger. Bruk rullegardinmenyen Tildeling til å tilordne eller oppheve tilordningen av telefonnummeret.
4. Hvis du vil slette et telefonnummer, klikker du på Handlinger ved siden av et eksisterende telefonnummer, og deretter på Slett. Skriv inn telefonnummeret i tekstboksen i dialogboksen, og klikk deretter på Slett.

Registrere et utgående telefonnummer

Registrer et utgående telefonnummer for utgående anrop for å sikre at anroper-ID-en din vises. HubSpot eier ikke disse numrene, og de er kun for utgående bruk. Hver bruker må registrere det utgående telefonnummeret individuelt, selv om det deles på tvers av kontoen. Vær oppmerksom på at utgående numre som leveres av HubSpot ikke kan deles. Før du registrerer deg, må du bekrefte at landet ditt støttes for oppringing.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Generelt i menyen på venstre sidefelt, og klikk deretter på Anrop-fanen.
3. Klikk på Koble til anrop hvis det ikke er slått på.
4. Klikk på Legg til telefonnummer for å registrere telefonnummeret ditt.
5. I dialogboksen skriver du inn telefonnummeret ditt og eventuelt et filtypenummer.
6. Du blir bedt om å bekrefte telefonnummeret ditt. Du kan velge hvordan bekreftelseskoden skal leveres til deg ved å klikke på SMS eller Telefonsamtale.
7. Klikk på Send meg en SMS eller Ring meg.
8. Når du blir bedt om det, skriver du inn bekreftelseskoden fra SMS-en eller samtalen.

Administrer utgående telefonnumre

Slik redigerer eller sletter du et eksisterende utgående telefonnummer:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Generelt i menyen på venstre sidefelt, og velg deretter fanen Anrop.
3. Klikk på Handlinger ved siden av et eksisterende telefonnummer, og klikk deretter på Rediger eller Slett.

Bruk en tredjepartsleverandør eller Calling Extensions SDK

Finn ut hvordan du integrerer med en tredjeparts an ropsleverandør som er oppført på App Marketplace. Du kan også samarbeide med en utvikler for å koble til din egen anropsapp ved hjelp av SDK-en for anropsutvidelser.

Konfigurer anropsinnstillinger og -preferanser

Etter at du har konfigurert telefonnumrene dine, kan du konfigurere følgende:

• Automatiske tilknytninger
• Blokker telefonnumre
• Logg over anropsutfall
• Samtaleopptak og samtaleintelligens
• Voicemail
• Arbeidstid

Legg til flere minutter eller HubSpot-leverte telefonnumre ( kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Det er en grense for hvor mange HubSpot-leverte telefonnumre du kan kjøpe. Hver HubSpot-konto har en samlet grense for tilgjengelige ringeminutter som deles mellom brukerne. Begge disse grensene er basert på HubSpot-abonnementet ditt.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I venstre sidefelt navigerer du til Anrop > Samtaleoppsett.
3. Under Bruk, grenser og abonnementer ser du gjennom de gjenværende minuttene og telefonnumrene på kontoen din.
4. Hvis du vil legge til flere minutter eller telefonnumre, klikker du på Administrer minuttabonnement eller Administrer telefonnummerabonnement. Dette tar deg til Konto og fakturering, der Super Admin kan oppgradere funksjoner. Du kan også kontakte din Customer Success Manager.

Automatiske assosiasjoner (kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Med Conversation Intelligence kan du få tilgang til automatiske assosiasjoner. Med dette verktøyet kan du knytte samtaler til relevante CRM-poster, for eksempel kontakter, selskaper, avtaler og billetter.

• Anroptil kontakt: For hvert møte som er knyttet til anropet, vil opptil fem kontakter som er knyttet til møtet, bli knyttet til anropet.
• Samtale tilselskap: For hver kontakt som er knyttet til samtalen, vil opptil fem selskaper som er knyttet til kontakten, bli knyttet til samtalen.
• Samtaletil avtale: En AI-modell ser etter likheter mellom samtalen og avtaler i kontoen din. Modellen kan for eksempel se om avtalen og samtalen er knyttet til samme selskap, eller om avtalens navn finnes i samtalens navn.
• Samtaletil billett: En AI-modell ser etter likheter mellom samtalen og billettene i kontoen din. Modellen kan for eksempel se om billetten og samtalen er knyttet til samme kontakt, eller om billettens emne finnes i navnet på samtalen.

Som standard vil HubSpot AI automatisk knytte samtaleopptak til det primære selskapet som er knyttet til samtaledeltakerne. Slik slår du dette av:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Anrop > Anropsoppsett i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på Anropskonfigurasjoner-fanen.
4. Slå av Automatisk kobling av anrop til tilknyttede objekter ved hjelp av HubSpot AI.

Blokker telefonnumre

Du kan blokkere telefonnumre med høy risiko eller som ikke er i samsvar med kravene, for bedre samtalekontroll.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Anrop > Liste over blokkerte numre.
3. Klikk på Legg til nummer.
4. Bruk rullegardinmenyen til å velge et land, og skriv deretter inn et telefonnummer i tekstboksen.
5. Klikk på Legg til.
6. Hvis du vil fjerne et nummer fra blokkeringslisten, holder du musepekeren over telefonnummeret og klikker deretter på Fjern. Klikk på Fjern i dialogboksen.

Logger over samtaleresultater

Du kan kreve egendefinerte logger over samtaleresultater for å organisere hvordan teamet ditt loggfører samtaleaktiviteter og rapporterer om disse mønstrene.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Anrop > Anropsoppsett i menyen på venstre sidefelt.
3. Klikk på Anropskonfigurasjoner-fanen.
4. Slå på bryteren Opprett anropsresultat påkrevd.

Slå på opptak av samtaler

Samtaleopptak fanger opp lyden av en samtale. Før du slår på opptak av samtaler, bør du sette deg inn i lovene om opptak av samtaler for å sikre at du overholder dem i ulike jurisdiksjoner.

Merk: Du må ha kontotilgangstillatelser for å slå samtaleopptak på eller av. Det vil være aktivert som standard på nye HubSpot-kontoer.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Anrop > Anropsoppsett.
3. Klikk på fanen Anropskonfigurasjoner.
4. Slå bryteren Samtaleopptak på. Når denne innstillingen er slått av, vises ikke opptaksknappen under samtaler.

Slå på Conversation Intelligence (kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Conversation Intelligence (CI) transkriberer og analyserer automatisk samtaler som foretas av brukere med et salgssete eller servicesete. Dette inkluderer samtaler som foretas gjennom HubSpots anropsverktøy, HubSpots Zoom-integrasjon eller enkelte tredjepartsleverandører av anrop. Du kan bruke CI i HubSpot:

• Se gjennom opptakene: Bruk høyttalerspor, delingsalternativer, transkripsjoner og søkefunksjoner for å gå gjennom anrop.
• Få tilgang til opptak i anropsindeksen: Samtaler i samtaleindeksen kan filtreres etter egenskaper som bruker, team, samtaleutfall og varighet.
  
• Søk etter nøkkelbegreper: Bruk globalt søk for å finne nøkkelord i samtaleopptak.
• Få tilgang til tilknyttede poster: Forhåndsvis opptaksdetaljer på tilknyttede poster for å få mer kontekst.
• Se gjennom sporede termer: Bruk sporede termer til å lage rapporter om samtalens innhold (kunEnterprise).

Merk: Hvis du bruker HubSpots Zoom-integrasjon, må du ha slått på skyopptak i Zoom-kontoen din for å kunne bruke CI.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Anrop > Anropsoppsett.
3. Klikk på fanen Samtalekonfigurasjoner.
4. Transkripsjon og analyse er slått på som standard. Hvis det ikke er slått på, kan Super Admin slå på bryteren for transkripsjon og analyse. Finn ut mer om hvordan HubSpot bruker data til å forbedre kvaliteten på transkripsjonene dine.
5. Slik slår du på sporede vilkår:
   • Klikk på Rediger sporede vilkår.
   • I høyre panel klikker du på + Legg til kategori.
   • Rediger kategorinavnet og de sporede vilkårene.
   • Klikk på Lagre.

Talepost og innspilling av samtykkemelding

Opprett tekst-til-tale- eller lydsvarmeldinger som er tilpasset for i og utenfor arbeidstiden.

Merk: Talemeldinger er bare tilgjengelige for innkommende nettleseranrop, ikke for innkommende viderekoblede anrop.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt klikker du på Anrop > Anropsoppsett.
3. Ved siden av et HubSpot-angitt telefonnummer klikker du på Handlinger og velger Rediger.
4. Under tekstboksen Navn klikker du på nedtrekksmenyene Språk for opptakssamtykke og Stemme for opptakssamtykke for å velge språket og stemmen som skal brukes når meldingen om opptakssamtykke spilles av.
5. Under I arbeidstiden og Utenfor arbeidstiden klikker du på rullegardinmenyen Velg en lydmelding:
   • Slik konfigurerer du en tekst-til-tale-telefonsvarer:
     1. Klikk på Legg til/rediger lydmeldinger i rullegardinmenyen Velg en lydmelding.
     2. Skriv inn meldingsnavnet på fanen Legg til en lydmelding.
     3. Klikk på rullegardinmenyen Velg meldingstype, og velg Tekst-til-tale.
     4. I tekstboksen skriver du inn meldingen du vil at skal spilles av når et anrop går til telefonsvareren.
     5. Klikk på nedtrekksmenyene Språk og Stemme for å velge språk og stemme for telefonsvareren. Dette vil også avgjøre hvilket språk og hvilken stemme som skal brukes for samtykkemeldingen. Klikk på playerPlay Play-knappen for å høre en forhåndsvisning av meldingen.
     6. Klikk på Lagre.
   • Slik konfigurerer du en lydfil for talepost:
     1. Klikk på Legg til/rediger lydmeldinger i rullegardinmenyen Velg en lydmelding.
     2. Skriv inn navnet på meldingen i kategorien Legg til en lydmelding.
     3. Klikk på rullegardinmenyen Velg meldingstype, og velg Last opp lyd.
     4. Klikk på Last opp fil for å laste opp en .mp3- eller .wav-lydfil som er mindre enn fem megabyte.
     5. Klikk på Lagre.
6. Når du går tilbake til høyrepanelet i Administrer telefonnummer, vises lydmeldingen du opprettet, automatisk i nedtrekksmenyen for spesifikke meldinger. Klikk på rullegardinmenyen Velg en lydmelding igjen for å bytte til en annen lydmelding eller legge til/redigere flere lydmeldinger.
7. Klikk på Lagre.

Arbeidstid

Med arbeidstid kan brukerne angi bestemte tidspunkter og datoer de er tilgjengelige for å ta imot anrop.

Når du har angitt arbeidstiden din, vil alle innkommende anrop som kommer utenfor disse tidene, automatisk gå til telefonsvareren eller et annet tilgjengelig teammedlem. Lær mer om innkommende anrop.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Generelt i menyen på venstre sidefelt, og klikk deretter på fanen Anrop.
3. I delen Ring arbeidstid velger du nedtrekksmenyene for dag, starttidspunkt, sluttidspunkt og tidssone for å angi arbeidstiden din.
4. Klikk på + Legg til timer for å tilpasse arbeidstiden ytterligere.
5. Klikk på delete Slett-ikonet for å fjerne arbeidstimer.
6. Klikk på Lagre.

Koble til HubSpot-anrop på nytt

Hvis du aktiverte anrop for en måned siden, og ikke har registrert noen nye numre eller foretatt noen anrop de siste syv dagene, vil anropsverktøyet automatisk slås av. Før anropsverktøyet slås av, vil du bli varslet via e-post, og du vil ha syv dager på deg til å velge å ikke ha anropsverktøyet slått av.

Hvis du vil beholde anropsverktøyet aktivt, klikker du på Keep my calling account activated i e-postvarslingen. Du vil da bli omdirigert til kontoens anropsinnstillinger, og du vil se et varslingsbanner som indikerer om anropskontoen din fortsatt er aktiv.

Slå av anrop

Superadministrator kan slå av anrop for alle brukere. Dette er nyttig hvis teamet ditt bytter til et annet anropsverktøy, og du vil sørge for at alle brukere slutter å bruke det innebygde anropsverktøyet.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Anrop > Anropsoppsett.
3. Klikk på fanen Anropskonfigurasjoner.
4. Slå av bryteren Ring ved hjelp av HubSpot-anrop.
5. I dialogboksen skriver du inn Slå av i tekstboksen og klikker deretter på Slå av.

Brukerne vil ikke lenger ha tilgang til HubSpots anropsverktøy, og alle registrerte numre vil bli frakoblet. Eventuelle eksisterende anropsavtaler vil fortsatt være tilgjengelige i Samtaler-indeksen. Du vil fortsatt kunne bruke Twilio Connect eller en annen tredjepartsleverandør for å ringe.