Impostazione della chiamata

Quando si configura un numero di telefono in HubSpot, gli utenti con postazioni Sales Hub o Service Hub assegnate a pagamento possono impostare un numero di telefono fornito da HubSpot che consente loro di effettuare e ricevere chiamate, oppure registrare un numero di telefono in uscita per effettuare chiamate in uscita. È anche possibile integrarsi con un provider di chiamate di terze parti.

Per capire l'ambito completo di ogni postazione, consultate il catalogo dei prodotti e servizi di HubSpot.

Nota bene: non è possibile configurare un numero di telefono se si dispone di un account di prova gratuito di HubSpot.

Per saperne di più sulle differenze tra i numeri di telefono forniti da HubSpot e i numeri di telefono in uscita, consultate la tabella seguente.

Potete anche impostare la registrazione delle chiamate per il vostro account, in modo che le chiamate del vostro team siano registrate e accessibili nella pagina dell'indice della chiamata per la revisione. Se siete utenti di un accountSales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, potete attivare l'Intelligence hubspot (CI) per registrare, trascrivere e rivedere automaticamente le chiamate effettuate in HubSpot.

Attenzione: a seconda dell'abbonamento HubSpot, esiste un limite al numero di numeri telefonici forniti da HubSpot che è possibile acquisire. Ogni account HubSpot ha anche un limite di minuti di chiamata disponibili che vengono condivisi tra gli utenti in base all'abbonamento. I super amministratori di unaccount Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise possono acquistare ulteriori minuti di chiamata e numeri telefonici forniti da HubSpot nellasezione Add-ons della pagina dei prezzi di HubSpot o contattando il loro Customer Success Manager.

Impostazione dei numeri di telefono

Per effettuare chiamate in HubSpot, è possibile utilizzare un numero di telefono fornito da HubSpot, registrare un numero di telefono in uscita o integrarsi con un provider di chiamate di terze parti.

Configurazione di un numero di telefono fornito da HubSpot

Un numero di telefono fornito da HubSpot consente di effettuare chiamate in uscita e di ricevere chiamate in entrata inoltrate al proprio dispositivo personale. Se siete un utente con permessi di super amministratore, potete acquisire un numero di telefono fornito da HubSpot e assegnarlo a un membro del team. È anche possibile acquisire il numero e riassegnarlo in un secondo momento. Dopo aver acquisito un numero di telefono fornito da HubSpot, assicuratevi di configurare un numero di inoltro a cui inviare le chiamate in entrata.

I numeri di telefono forniti da HubSpot sono generati dal servizio di terze parti Twilio e devono rispettare le normative specifiche di ogni Paese. Per ottenere l'accesso, è necessario inviare le informazioni relative alla propria attività a Twilio, che le esaminerà e le confermerà con il provider di telecomunicazioni locale del Paese. Se i requisiti sono soddisfatti, è possibile registrare il numero di telefono fornito da HubSpot. Questa operazione deve essere completata una sola volta.

A causa di questioni legali e di fluttuazioni della domanda, non siamo in grado di offrire numeri di telefono in tutti i Paesi. L'acquisizione dei numeri di telefono si basa sulla disponibilità. Se un numero non è disponibile, è possibile provare con una regione, un prefisso o un prefisso diverso. È anche possibile attendere e riprovare ad acquisire un numero tra qualche minuto.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Chiamata.
• Nella scheda Numeri di telefono , fare clic su Ottieni un numero HubSpot.

• Nel riquadro di destra, controllare le informazioni e fare clic su Avanti.
• Utilizzate i menu a discesa per selezionare il Paese e il prefisso, quindi fate clic su Genera un numero.

• In base al Paese selezionato, potrebbe essere necessario convalidare la propria attività attraverso la convalida dell'indirizzo o presentando documenti normativi che dimostrino l'attività nel Paese selezionato. Fare clic su Inizia per completare il processo di verifica.

• Esaminare il numero di telefono visualizzato. Se si è soddisfatti del numero di telefono generato, fare clic su Ottieni questo numero.

Nota bene: quando si fa clic su Ottieni questo numero, si utilizza uno dei numeri di telefono forniti da HubSpot.

• Fare clic su Continua per effettuare la configurazione.
• Digitare il nome che verrà visualizzato accanto al numero di telefono.

Attenzione: questo nome viene visualizzato solo internamente all'account HubSpot, non sull'ID chiamante esterno. Si consiglia di scegliere un nome che indichi lo scopo della linea. Ad esempio, linea di assistenza, linea per i rimborsi, linea per lo spagnolo, ecc.

• Fare clic sulmenu a discesa Assegnazione e selezionare un utente con una postazione Sales Hub o Service Hub assegnata.

• Scoprite come impostare gli orari di lavoro o personalizzare la segreteria telefonica.
• Fare clic su Salva.
• Per modificare un numero di telefono esistente:
  • Accanto al numero di telefono esistente, fare clic sul menu a discesa Azioni.
  • È possibile modificare il nome o l'assegnazione. Quindi, fare clic su Salva.
• Per eliminare un numero di telefono esistente:
  • Accanto al numero di telefono esistente, fare clic sul menu a discesa Azioni.
  • Fare clic su Elimina. Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina.
• Per inoltrare le chiamate in entrata dal numero di telefono fornito da HubSpot al dispositivo cellulare o alla linea fissa:

• • Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
  • Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Generale. Fare quindi clic sulla scheda Chiamata.
  • In Suoneria dispositivo, fare clic sul menu a discesa e selezionare Inoltra al numero di telefono. Quindi, fare clic su Aggiungi accanto a Numero di inoltro mancante.

• • • Nella finestra di dialogo, digitare il numero di inoltro, quindi selezionare il pulsante di selezione circleFilled accanto a Messaggio SMS o Pulsante di selezione per scegliere il metodo di verifica. A seconda della scelta effettuata, fare clic su Inviami un SMS o Chiamata.

• • • Digitare il codice di verifica inviato al numero di inoltro. Quindi, fare clic su Verifica.
    • Il numero di inoltro è ora impostato.
• Per ricevere chiamate in entrata nel browser HubSpot:
  
  • Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
  • Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Generale. Fare quindi clic sulla scheda Chiamata.
  • Alla voce Suoneria dispositivo, fare clic sul menu a discesa e selezionare Suoneria nel browser HubSpot.

Ora è possibile utilizzare questo numero di telefono per effettuare chiamate in uscita o per ricevere chiamate in entrata al numero di inoltro configurato. Le chiamate in entrata vengono visualizzate nella pagina dell'indice della chiamata e possono essere esaminate con lo strumento di revisione delle chiamate. Le chiamate vengono associate automaticamente a un record se il numero di telefono corrisponde a un record esistente nel CRM. Tuttavia, le chiamate non vengono associate automaticamente se il numero corrisponde a un contatto cancellato, a più record o se la chiamata è senza risposta. È comunque possibile associare manualmente la chiamata a un record CRM corrispondente.

Se si perde una chiamata in entrata o il chiamante lascia un messaggio vocale, il record della chiamata viene visualizzato in HubSpot e anche il messaggio vocale viene incluso nella registrazione della chiamata, a condizione che si attivi la registrazione nel proprio account. Per saperne di più sulla gestione dei numeri di telefono forniti da HubSpot.

Registrare un numero di telefono in uscita

È possibile registrare un numero di telefono in uscita nelle impostazioni di chiamata. In questo modo è possibile effettuare chiamate in uscita ai propri contatti e l'ID chiamante apparirà sul dispositivo del contatto quando riceverà una chiamata da parte vostra. Tuttavia, HubSpot non è proprietario dei numeri di telefono in uscita registrati e si possono effettuare chiamate in uscita solo quando si utilizza un numero di telefono in uscita in HubSpot.

Il processo di registrazione di un numero di telefono è specifico per l'utente. Più utenti possono usare lo stesso numero nell'account se non è un numero in uscita fornito da HubSpot, ma ogni utente deve registrare il numero di telefono individualmente. Prima di registrare un numero di telefono, assicuratevi che il vostro Paese sia supportato per le chiamate.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Generale.
• Fare clic sulla scheda Chiamata .
• Se la chiamata non è stata attivata nell'account, fare clic su Connetti chiamata.
• Per registrare il proprio numero di telefono, fare clic su Aggiungi numero di telefono.

• Nella finestra di dialogo, inserire il proprio numero di telefono e un interno (se applicabile).
• Verrà quindi richiesto di verificare il numero di telefono. È possibile scegliere come ricevere il codice di verifica. Selezionare il pulsante di selezione SMS o Chiamata.
• Fare clic su Inviami un SMS o Chiamata.

Riceverete un messaggio SMS o una chiamata per verificare che abbiate accesso al numero di telefono. Quando viene richiesto, inserire il codice di verifica visualizzato sullo schermo.

Il numero di telefono sarà quindi elencato nelle impostazioni di chiamata dell'utente e potrà essere utilizzato per effettuare chiamate in uscita in HubSpot. Scopri come gestire i numeri di telefono in uscita registrati.

Impostare l'orario di lavoro

L'impostazione dell'orario di lavoro consente agli utenti di impostare orari e date specifici in cui sono disponibili a rispondere alle chiamate.

Una volta impostati gli orari di lavoro, le chiamate in entrata che arrivano al di fuori di questi orari vengono automaticamente inoltrate alla vostra segreteria telefonica o a un altro membro del team disponibile. Per saperne di più sulla Chiamata in entrata in HubSpot.

Per impostare l'orario di lavoro:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nella barra laterale sinistra, fare clic su Generale > Chiamata.
• Nella sezioneOrario di lavoro della Chiamata, selezionare il giorno, l'ora di inizio , l'ora di fine e il fuso orario per impostare l'orario di lavoro. Fare clic su + Aggiungi ore per personalizzare ulteriormente l'orario di lavoro e fare clic sull'icona delete Elimina per rimuovere le ore di lavoro.

• Fare clic su Salva.

Personalizzare la segreteria telefonica e registrare il messaggio di consenso

È possibile creare un messaggio vocale text-to-speech o audio caricato da riprodurre durante e al di fuori dell'orario di lavoro. È inoltre possibile personalizzare la lingua e la voce utilizzata quando viene riprodotto il messaggio di consenso alla registrazione. I messaggi vocali sono disponibili solo per le chiamate in entrata dal browser, non per le chiamate in entrata inoltrate.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nella barra laterale sinistra, fare clic su Generale > Chiamata.
• Accanto a un numero HubSpot, fare clic sul menu a discesa Azioni, quindi selezionare Modifica.
• Sotto la casella di testo del nome, fare clic sui menu a discesa Lingua consenso record e Voce consenso record per selezionare la lingua e la voce utilizzate quando viene riprodotto il messaggio di consenso alla registrazione. È possibile selezionare questa voce anche durante l'impostazione della segreteria telefonica con sintesi vocale.
• Nel pannello laterale destro, alla voce Durante l'orario di lavoro o Al di fuori dell'orario di lavoro, fare clic su Imposta segreteria telefonica.
• È possibile impostare una segreteria telefonica con sintesi vocale o con file audio:
  • Per impostare un messaggio vocale in formato testo:
    • Fare clic sul menu a discesa Scegliere il tipo di messaggio e selezionare Sintesi vocale.
    • Nella casella di testo, digitare il messaggio che si desidera riprodurre quando una chiamata passa alla segreteria telefonica.

• • • Fare clic sui menu a discesa Lingua e Voce per selezionare la lingua e la voce della segreteria telefonica. Questo determinerà anche la lingua e la voce utilizzate per la registrazione del messaggio di consenso. Fare clic sul pulsante playerPlay Play per ascoltare un'anteprima del messaggio.
    • Fare clic su Salva.
  • Per impostare un file vocale audio:
    • Fare clic sul menu a discesa Scegli il tipo di messaggio e selezionare Carica audio.
    • Fare clic su Carica file per caricare un file audio .mp3 o .wav di dimensioni inferiori a 5 megabyte.

• • • Fare clic su Salva.

Utilizzare un provider di chiamate di terze parti

Se si dispone di una postazione Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise assegnata, è possibile configurare un account Twilio Connect per effettuare chiamate in HubSpot, acquistare minuti di chiamata aggiuntivi ed effettuare chiamate in Paesi non inclusi nell'elenco dei Paesi supportati.

In alternativa, è possibile collegare un provider di chiamate di terze parti a HubSpot per effettuare le chiamate. È possibile integrarsi con un provider elencato dell'App Marketplace che supporta le chiamate di terze parti e le relative funzionalità, oppure collaborare con uno sviluppatore per collegare la propria app di chiamata utilizzando l'SDK Chiamata Extension.

Richiesta di registri dei risultati delle chiamate

È possibile richiedere registri personalizzati degli esiti delle chiamate per organizzare il modo in cui il team registra le attività delle chiamate e per creare rapporti su questi modelli. Questa impostazione riguarda attualmente le chiamate in uscita effettuate dal browser HubSpot o le chiamate registrate. Questa funzionalità non richiede la registrazione degli esiti delle chiamate in entrata, delle chiamate da cellulare o delle chiamate importate.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Chiamata.
• Fare clic sulla scheda Configurazioni chiamate .
• Selezionare la casella di controllo Esito chiamata richiesto.

Attivazione della registrazione delle chiamate

È possibile attivare la registrazione delle chiamate per catturarne l'audio. La possibilità di registrare le chiamate è un'impostazione valida per tutto l'account e riguarda tutti gli utenti che effettuano chiamate nell'account. Può essere attivata o disattivata da un utente con i permessi di accesso all'account . Prima di attivare la registrazione delle chiamate, è bene informarsi sulle leggi in materia di registrazione delle chiamate per assicurarsi di essere conformi a tali leggi, che variano da una giurisdizione all'altra.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Chiamata.
• Fare clic sulla scheda Configurazioni chiamate.
• Selezionare la casella di controllo Consenti registrazione chiamata . Se questa impostazione è disattivata, il pulsante Registra non apparirà quando si effettua una chiamata. Se non viene visualizzata l'opzione di registrazione, verificare con gli altri amministratori del proprio account se hanno disattivato questa impostazione. L'opzione "Consenti la Chiamata HubSpot" è attivata di default sugli account Hubspot appena creati.

Nota bene: l'impostazione Consenti la registrazione delle chiamate è attivata di default in tutti gli account HubSpot.

Attivare l'intelligenza delle conversazioni( soloSales Hub o Sales Hub Professional o Enterprise )

Se siete un utente con permessi di super amministratore in unaccount Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise , poteteanche attivare Conversione Intelligente (CI) per trascrivere e analizzare automaticamente le chiamate. Questo include le chiamate effettuate tramite lo strumento di chiamata integrato di HubSpot, tramite l'integrazione di HubSpot con Zoom o utilizzando un provider di chiamate di terze parti collegato che supporta CI. Utilizzando la CI in HubSpot, è possibile:

• Registrare le registrazioni utilizzando le tracce degli altoparlanti, le opzioni di condivisione, le trascrizioni e le funzionalità di ricerca.
• Accedete a un elenco completo delle chiamate del vostro team nella pagina dell'indice della chiamata. Le chiamate possono essere filtrate in base a proprietà quali utente, team, esito della chiamata e durata.
• Ricerca in tutte le registrazioni per termini chiave nella ricerca globale.
• Visualizzate in anteprima i dettagli delle registrazioni sui record associati per avere un contesto più ampio.
• Esaminare i termini tracciati e creare rapporti sul contenuto delle chiamate( soloEnterprise ).

Per attivare l'IC in HubSpot:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Chiamata.
• Fare clic sulla scheda Trascrizione e analisi .
• Nella sezione Trascrizione e analisi , fare clic su Attiva trascrizione e analisi.

• Quando si attiva l'IC, si può anche scegliere di utilizzare i dati del proprio account per migliorare la qualità delle trascrizioni. Nella finestra di dialogo, selezionare la casella di controllo Aiuta a migliorare le trascrizioni . Se non si attiva questa opzione durante l'impostazione dell'IC, è possibile tornare alle impostazioni di chiamata in qualsiasi momento per attivarla in seguito. Per saperne di più su come HubSpot utilizza i dati per migliorare la qualità delle trascrizioni.

• Fare clic su Attiva trascrizione e analisi.

Per impostare la lingua per la trascrizione delle chiamate:

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Generale. Fare quindi clic sulla scheda Chiamata.
• In Trascrizione e analisi, fare clic sul menu a discesa Lingua di trascrizione e selezionare la lingua preferita.

Associazioni automatiche( soloSales Hub o Service Hub Professional o Enterprise )

Con Conversione Intelligence, avrete accesso alle Associazioni automatiche, uno strumento che associa automaticamente le chiamate ai record rilevanti del CRM, come contatti, aziende, trattative e ticket. Di seguito vengono fornite descrizioni dettagliate della logica utilizzata per realizzare ciascun tipo di associazione automatica:

• Chiamata a contatto: per ogni riunione associata alla chiamata, fino a 5 contatti associati alla riunione saranno associati alla chiamata.
• Chiamata ad Azienda: per ogni contatto associato alla chiamata, fino a 5 aziende associate a quel contatto saranno associate alla chiamata.
• Chiamata a Trattativa: un modello di intelligenza artificiale cerca connessioni e somiglianze tra la chiamata e le trattative presenti nel portale. Ad esempio, il modello può verificare se la trattativa e la chiamata sono entrambe associate alla stessa azienda o se il nome della trattativa è presente nel nome della chiamata.
• Chiamata a Ticket: un modello di intelligenza artificiale cerca connessioni e somiglianze tra la chiamata e i ticket presenti nel portale. Ad esempio, il modello può verificare se il ticket e la chiamata sono entrambi associati allo stesso contatto o se l'oggetto del ticket è presente nel nome della chiamata.

Per impostazione predefinita, IA HubSpot associa automaticamente le registrazioni all'azienda principale associata ai partecipanti alla chiamata. Per disattivare questa funzione, deselezionare la casella di controllo Collega oggetti associati alle chiamate registrate con IA HubSpot .

Chiamata HubSpot

Se avete attivato le chiamate un mese fa e non avete registrato nuovi numeri o effettuato chiamate negli ultimi sette giorni, lo strumento di chiamata verrà automaticamente disattivato nel vostro account. Prima che lo strumento di chiamata venga disattivato, l'utente riceverà una notifica via e-mail e avrà sette giorni di tempo, a partire dalla prima notifica, per rinunciare alla disattivazione dello strumento di chiamata.

Per mantenere attivo lo strumento di chiamata, fare clic su Mantieni attivo il mio account di chiamata nell'e-mail di notifica. Verrete quindi reindirizzati alle impostazioni di chiamata del vostro account e vedrete un banner di notifica che indica se il vostro account di chiamata è ancora attivo.

Disattivare la chiamata per tutti gli utenti

I super amministratori possono disattivare la chiamata per tutti gli utenti dell'account. Questo è utile se il vostro team passa a un altro strumento di chiamata e volete assicurarvi che tutti gli utenti smettano di usare lo strumento di chiamata integrato.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Chiamata.
• Nella scheda Configurazioni chiamate , fare clic per disattivare l'interruttore Effettuare chiamate utilizzando la Chiamata HubSpot .

• Nella finestra di dialogo, digitare Disattiva nel campo di testo, quindi fare clic su Disattiva.

Gli utenti non avranno più accesso allo strumento di Chiamata HubSpot e tutti i numeri registrati saranno disconnessi. Le chiamate già effettuate saranno ancora disponibili nella cronologia dei record. Sarà comunque possibile utilizzare Twilio Connect o un altro fornitore di chiamate di terze parti per effettuare chiamate.