Opsætning af opkald

Når du konfigurerer et telefonnummer i HubSpot, kan brugere med tildelte Sales Hub- eller Service Hub-betalingspladser oprette et HubSpot-telefonnummer, der giver dem mulighed for at foretage og modtage opkald, eller registrere et udgående telefonnummer for at foretage udgående opkald. Du kan også integrere med en tredjepartsopkaldsudbyder.

Bemærk: Du kan ikke konfigurere et telefonnummer, hvis du har en gratis prøvekonto hos HubSpot.

Se tabellen nedenfor for at lære mere om forskellene mellem HubSpot-telefonnumre og udgående telefonnumre.

Du kan også konfigurere opkaldsoptagelse for din konto, så dit teams opkald optages og er tilgængelige på siden med opkaldsindeks til gennemgang. Hvis du er bruger af en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du slå Conversation Intelligence (CI) til for automatisk at optage, transskribere og gennemgå opkald foretaget i HubSpot.

Bemærk: Afhængigt af dit HubSpot-abonnement er der en grænse for antallet af HubSpot-telefonnumre, som du kan erhverve. Hver HubSpot-konto har også en samlet grænse for tilgængelige opkaldsminutter, der deles mellem brugerne baseret på dit abonnement. Superadministratorer på en Sales Hub- eller Service HubProfessional- eller Enterprise-konto kan købe yderligere opkaldsminutter og HubSpot-telefonnumre iafsnittet Add-ons på HubSpots prisside eller ved at kontakte deres Customer Success Manager .

Opsætning af telefonnumre

For at foretage opkald i HubSpot kan du enten bruge et HubSpot-telefonnummer, registrere et udgående telefonnummer eller integrere med en tredjepartsopkaldsudbyder.

Konfigurer et telefonnummer fra HubSpot

Et HubSpot-telefonnummer giver dig mulighed for at foretage udgående opkald og modtage indgående opkald, der viderestilles til din personlige enhed. Hvis du er en bruger med superadministratorrettigheder, kan du købe et HubSpot-telefonnummer og derefter tildele det til et teammedlem. Du kan også erhverve nummeret og tildele det igen senere. Når du har fået et HubSpot-telefonnummer, skal du sørge for at konfigurere et viderestillingsnummer, som de indgående opkald skal sendes til.

HubSpot-telefonnumre genereres af tredjepartstjenesten Twilio og skal opfylde landespecifikke regler. For at få adgang skal du indsende oplysninger om din virksomhed til Twilio, som derefter vil gennemgå og bekræfte oplysningerne med den lokale teleudbyder i det pågældende land. Hvis kravene er opfyldt, kan du registrere det telefonnummer, HubSpot har stillet til rådighed. Dette skal kun gøres én gang.

På grund af juridiske forhold og udsving i efterspørgslen kan vi ikke tilbyde telefonnumre i alle lande. Køb af telefonnumre er baseret på tilgængelighed. Hvis et nummer ikke er tilgængeligt, kan du prøve en anden region, områdekode eller præfiks. Du kan også vente og prøve at få et nummer igen om et par minutter.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Opkald i menuen i venstre side.
• På fanen Telefonnumre skal du klikke på Hent et HubSpot-nummer.

• Gennemgå oplysningerne i højre panel, og klik derefter på Næste.
• Brug dropdown-menuerne til at vælge land og områdekode, og klik derefter på Generer et nummer.

• For Australien, Irland, Finland og Holland skal du bekræfte, at din virksomhed ligger i det pågældende land for at overholde de lokale regler for at få telefonnumre. Klik på Kom i gang under afsnittet Generer et nummer .

• • Gennemgå oplysningerne på siden Business verification, og klik derefter på Continue.

• • Klik på Send.
• Gennemgå det telefonnummer, der vises. Hvis du er tilfreds med det genererede telefonnummer, skal du klikke på Hent dette nummer.

Bemærk: Når du klikker på Get this number, vil du bruge et af dine tildelte HubSpot-telefonnumre.

• Klik på Fortsæt for at konfigurere.
• Skriv det navn, der skal vises ved siden af telefonnummeret.

Bemærk: Dette navn vises kun internt på din HubSpot-konto, ikke på det eksterne opkalds-ID. Du kan overveje at vælge et navn, der angiver formålet med linjen. Eksempler er supportlinje, refusionslinje, spansk linje osv.

• Klik pådropdown-menuen Tildeling , og vælg en bruger med et tildelt Sales Hub- eller Service Hub-sæde .

• Lær, hvordan du indstiller arbejdstider eller tilpasser din telefonsvarer.
• Klik på Gem.
• Sådan redigerer du et eksisterende telefonnummer:
  • Klik på rullemenuen Handlinger ved siden af det eksisterende telefonnummer.
  • Du kan redigere navnet eller tildelingen. Klik derefter på Gem.
• For at slette et eksisterende telefonnummer:
  • Klik på rullemenuen Handlinger ved siden af det eksisterende telefonnummer.
  • Klik på Slet. Klik på Slet i dialogboksen.
• For at viderestille indgående opkald fra dit HubSpot-telefonnummer til din mobiltelefon eller fastnet:
  • På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
  • Gå til Generelt i menuen i venstre side. Klik derefter på fanen Opkald.
  • Klik på dropdown-menuen under Enhedsringning, og vælg Videresend til telefonnummer. Klik derefter på Tilføj ved siden af Manglende viderestillingsnummer.

• • Indtast dit viderestillingsnummer i dialogboksen, og vælg derefter alternativknappen circleFilled ved siden af SMS-besked eller Telefonopkald for at vælge din bekræftelsesmetode. Afhængigt af dit valg skal du klikke på Send mig en sms eller Ring til mig.

• • Indtast bekræftelseskoden, der er sendt til dit viderestillingsnummer. Klik derefter på Bekræft.
  • Dit viderestillingsnummer er nu sat op.
• For at modtage indgående opkald i HubSpot-browseren:
  
  • På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
  • Naviger til Generelt i menuen i venstre side. Klik derefter på fanen Opkald.
  • Klik på dropdown-menuen under Enhedsringning, og vælg Ring i HubSpot-browseren.

Du kan nu bruge dette telefonnummer til at foretage udgående opkald eller til at modtage indgående opkald til det viderestillingsnummer, som du har konfigureret. Indgående opkald vises på siden med opkaldsindeks, og du kan gennemgå dem ved hjælp af værktøjet til opkaldsgennemgang. De bliver dog ikke automatisk knyttet til en post i CRM. Du kan stadig manuelt knytte op kaldet til en tilsvarende CRM-post.

Hvis du misser et indgående opkald, eller den, der ringer, efterlader en telefonsvarer, vises opkaldsoptagelsen i HubSpot, og telefonsvareren vil også blive inkluderet som en del af opkaldsoptagelsen, så længe du har slået optagelse til på din konto. Læs mere om, hvordan du administrerer HubSpot-telefonnumre.

Registrer et udgående telefonnummer

Du kan registrere et udgående telefonnummer i dine opkaldsindstillinger. Dette giver dig mulighed for at foretage udgående opkald til dine kontakter, og dit opkalds-id vises på kontaktens enhed, når de modtager et opkald fra dig. HubSpot tager dog ikke ejerskab over registrerede udgående telefonnumre, og du kan kun foretage udgående opkald, når du bruger et udgående telefonnummer i HubSpot.

Processen for registrering af et telefonnummer er brugerspecifik; selvom flere brugere kan bruge det samme nummer på din konto, skal hver bruger registrere telefonnummeret individuelt. Før du registrerer et telefonnummer, skal du sikre dig, at dit land er understøttet til opkald.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Generelt i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Opkald .
• Hvis opkald ikke er slået til i din konto, skal du klikke på Forbind opkald.
• Klik på Tilføj telefonnummer for at registrere dit telefonnummer.

• I dialogboksen skal du indtaste dit telefonnummer og et lokalnummer (hvis relevant).
• Du vil derefter blive bedt om at bekræfte dit telefonnummer. Du kan vælge, hvordan bekræftelseskoden skal leveres til dig. Vælg alternativknappen SMS-besked eller Telefonopkald.
• Klik på Send mig en sms eller Ring til mig.

Du modtager en SMS-besked eller et telefonopkald for at bekræfte, at du har adgang til telefonnummeret. Når du bliver bedt om det, skal du indtaste den bekræftelseskode, der vises på skærmen.

Dit telefonnummer vil derefter blive opført i din brugers opkaldsindstillinger, og du kan bruge det til at foretage udgående opkald i HubSpot. Lær, hvordan du administrerer dine registrerede udgående telefonnumre.

Indstil dine arbejdstider

Arbejdstidsindstillingen giver brugerne mulighed for at indstille specifikke tidspunkter og datoer, hvor de er tilgængelige for at tage imod opkald.

Når du har indstillet dine arbejdstider, vil alle indgående opkald, der kommer ind uden for disse timer, automatisk ringe til din telefonsvarer eller til et andet tilgængeligt teammedlem. Læs mere om indgående opkald i HubSpot.

For at indstille dine arbejdstider:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Klik på Generelt > Opkald i venstre sidepanel.
• I sektionen Callworking hours skal du vælge dag,starttidspunkt, sluttidspunkt og tidszone i dropdown-menuerne for at indstille din arbejdstid. Klik på + Tilføj timer for at tilpasse dine arbejdstider yderligere, og klik påikonet delete Slet for at fjerne arbejdstider.

• Klik på Gem.

Tilpas din telefonsvarer og indspil samtykkebesked

Du kan oprette en tekst-til-tale eller en uploadet lydbesked, der kan afspilles i og uden for arbejdstiden. Du kan også tilpasse det sprog og den stemme, der bruges, når beskeden om samtykke til optagelse afspilles. Voicemails er kun tilgængelige for indgående browseropkald, ikke indgående viderestillede opkald.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Klik på Generelt > Opkald i venstre sidepanel.
• Ved siden af et HubSpot-nummer skal du klikke på rullemenuen Handlinger og derefter vælge Rediger.
• Klik på dropdown-menuerne Recording consent language og Recording consent voice under tekstboksen navn for at vælge det sprog og den stemme, der skal bruges, når beskeden om samtykke til optagelse afspilles. Du kan også vælge dette under opsætningen af tekst-til-tale-voicemail.
• Klik på Opsæt telefonsvarer i højre sidepanel under I arbejdstiden eller Uden for arbejdstiden.
• Du kan indstille enten en tekst-til-tale- eller en lydfil-voicemail:
  • Sådan indstiller du en tekst-til-tale-voicemail:
    • Klik på dropdown-menuen Choose type of message, og vælg Text-To-Speech.
    • I tekstboksen skriver du den besked, du vil afspille, når et opkald går til telefonsvareren.

• • • Klik på dropdown-menuerne Sprog og Stemme for at vælge sprog og stemme til din telefonsvarer. Dette vil også bestemme det sprog og den stemme, der bruges til optagelsen af samtykkebeskeden. Klik på knappen playerPlay Play for at høre en forhåndsvisning af din besked.
    • Klik på Gem.
  • Sådan indstiller du en lydfil-voicemail:
    • Klik på rullemenuen Choose type of message, og vælg Upload Audio.
    • Klik på Upload fil for at uploade en .mp3- eller .wav-lydfil, der er mindre end 5 megabyte.

• • • Klik på Gem.

Brug en tredjepartsopkaldsudbyder

Hvis du har et tildelt Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sæde, kan du oprette en Twilio Connect-konto til at foretage opkald i HubSpot, købe ekstra opkaldsminutter og foretage opkald til lande, der ikke er inkluderet på listen over understøttede lande.

Eller du kan forbinde en tredjepartsopkaldsudbyder til HubSpot for at foretage opkald. Du kan integrere med en udbyder på App Marketplace, der understøtter tredjepartsopkald og relaterede funktioner, eller samarbejde med en udvikler om at forbinde din egen opkaldsapp ved hjælp af Calling Extension SDK.

Kræv logfiler over opkaldsresultater

Du kan kræve brugerdefinerede logfiler over opkaldsresultater for at organisere, hvordan dit team logger opkaldsaktiviteter og rapporterer om disse mønstre. Denne indstilling gælder i øjeblikket for udgående opkald foretaget fra HubSpot-browseren eller loggede opkald. Denne funktionalitet kræver ikke logning af opkaldsresultater for indgående opkald, mobilopkald eller importerede opkald.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Opkald i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Opkaldskonfigurationer .
• Vælg afkrydsningsfeltet Make call outcome required.

Slå optagelse af opkald til

Du kan slå opkaldsoptagelse til for at optage lyden af opkaldet. Muligheden for at optage opkald er en konto-dækkende indstilling, der påvirker alle brugere, der foretager opkald på kontoen. Det kan slås til eller fra af en bruger med kontoadgangstilladelser . Før du slår opkaldsoptagelse til, bør du sætte dig ind i lovgivningen om opkaldsoptagelse for at sikre, at du overholder disse love, da de varierer fra jurisdiktion til jurisdiktion.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Opkald i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Opkaldskonfigurationer.
• Vælg afkrydsningsfeltet Tillad optagelse af opkald. Hvis denne indstilling er slået fra, vil knappen Optag ikke blive vist, når du foretager et opkald. Hvis du ikke kan se muligheden for at optage, så tjek med de andre administratorer på din konto, om de har slået denne indstilling fra. Tillad optagelse af opkald vil som standard være aktiveret på nyoprettede HubSpot-konti.

Bemærk: Indstillingen Tillad optagelse af opkald er som standard slået til på alle HubSpot-konti .

Slå Conversation Intelligence til( kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Hvis du er bruger med superadministratorrettigheder på en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kanduogså slå Conversation Intelligence (CI) til for automatisk at transskribere og analysere opkald. Dette omfatter opkald foretaget via HubSpots indbyggede opkaldsværktøj, via HubSpots integration med Zoom eller ved hjælp af en tilsluttet tredjepartsopkaldsudbyder, der understøtter CI. Ved hjælp af CI i HubSpot kan du:

• Gennemse optagelser ved hjælp af højttalerspor, delingsmuligheder, udskrifter og søgefunktioner.
• Få adgang til en komplet liste over dit teams opkald på din opkaldsindeksside. Disse opkald kan filtreres efter opkaldsegenskaber som bruger, team, opkaldsresultat og varighed.
• Søg på tværs af alle optagelser efter nøgleord i den globale søgning.
• Forhåndsvisning af optagelsesdetaljer på tilknyttede poster for ekstra kontekst.
• Gennemgå sporede termer og opbyg rapporter om opkaldsindhold( kunEnterprise).

Sådan aktiverer du CI i HubSpot:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Opkald i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Transskription og analyse .
• Klik på Slå transskription og analyse til i afsnittet Transskription og analyse.

• Når du aktiverer CI, kan du også vælge at bruge din kontos data til at forbedre kvaliteten af dine transskriptioner. I dialogboksen skal du vælge afkrydsningsfeltet Hjælp til at forbedre dine trans skriptioner. Hvis du ikke slår dette til, når du konfigurerer CI, kan du til enhver tid navigere tilbage til dine opkaldsindstillinger for at slå det til senere. Læs mere om, hvordan HubSpot bruger data til at forbedre kvaliteten af dine transskriptioner.

• Klik på Slå transskription og analyse til.

For at indstille sproget for opkaldstranskriptioner:

• Gå til Generelt i menuen i venstre side. Klik derefter på fanen Opkald.
• Under Transskription og analyse skal du klikke på rullemenuen Transskriberingssprog og vælge dit foretrukne sprog.

Automatiske tilknytninger( kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Med Conversation Intelligence får du adgang til Automatic Associations, et værktøj, der automatisk knytter opkald til relevante CRM-poster som kontakter, virksomheder, aftaler og billetter. Detaljerede beskrivelser af den logik, der bruges til at lave hver type automatisk association, findes nedenfor:

• Call to Contact: For hvert møde, der er forbundet med opkaldet, vil op til 5 kontakter, der er forbundet med det møde, blive forbundet med opkaldet.
• Call to Company: For hver kontakt, der er forbundet med opkaldet, vil op til 5 virksomheder, der er forbundet med denne kontakt, blive forbundet med opkaldet.
• Call to Deal: En AI-model ser efter forbindelser og ligheder mellem opkaldet og deals i portalen. Modellen kan f.eks. se på, om aftalen og opkaldet begge er knyttet til den samme virksomhed, eller om aftalens navn findes i opkaldets navn.
• Call to Ticket: En AI-model ser efter forbindelser og ligheder mellem opkaldet og billetterne i portalen. Modellen kan f.eks. se på, om billetten og opkaldet er knyttet til den samme kontakt, eller om billettens emne findes i opkaldsnavnet.

Som standard vil HubSpot AI automatisk knytte optagelser til den primære virksomhed, der er forbundet med opkaldsdeltagerne. Hvis du vil slå dette fra, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Link associated objects to recorded calls with HubSpot AI .

Forbind HubSpot-opkald igen

Hvis du aktiverede opkaldsværktøjet for en måned siden og ikke har registreret nye numre eller foretaget opkald i de seneste syv dage, vil opkaldsværktøjet automatisk blive slået fra på din konto. Før dit opkaldsværktøj slukkes, får du besked via e-mail og har syv dage, fra du fik den første besked, til at fravælge, at dit opkaldsværktøj slukkes.

For at holde dit opkaldsværktøj aktivt skal du klikke på Keep my calling account activated i notifikationsmailen. Du vil derefter blive omdirigeret til din kontos opkaldsindstillinger og se et meddelelsesbanner, der angiver, om din opkaldskonto stadig er aktiv.

Sluk for opkald for alle brugere

Superadministratorer kan slå opkald fra for alle brugere på kontoen. Det er nyttigt, hvis dit team skifter til et andet opkaldsværktøj, og du vil sikre dig, at alle brugere holder op med at bruge det indbyggede opkaldsværktøj.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Opkald i menuen i venstre side.
• På fanen Opkaldskonfigurationer skal du klikke for at slå Placer opkald ved hjælp af HubSpot-opkald fra.

• Skriv turn off i tekstfeltet i dialogboksen, og klik derefter på Turn off.

Brugere vil ikke længere have adgang til HubSpots opkaldsværktøj, og alle registrerede numre vil blive afbrudt. Alle eksisterende opkaldsaftaler vil stadig være tilgængelige på dine posters tidslinjer. Du vil stadig kunne bruge Twilio Connect eller en anden tredjepartsopkaldsudbyder til at foretage opkald.