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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Calling

Calling-Feature einrichten

Zuletzt aktualisiert am: Juni 23, 2022

Produkte/Lizenzen

Sales Hub Starter, Professional, Enterprise
Service Hub Starter, Professional, Enterprise

Wenn Sie eine Telefonnummer in HubSpot konfigurieren, können Benutzer mit zugewiesenenSales Hub oder Service Hub-Lizenzen eine von HubSpot bereitgestellte Telefonnummer einrichten, mit der sie Anrufe tätigen und entgegennehmen können, oder eine ausgehende Telefonnummer registrieren, um ausgehende Anrufe zu tätigen. Sie können auch eine Integration mit einem Drittanbieter für Anrufdienste verwenden.

In der folgenden Tabelle finden Sie weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen von HubSpot bereitgestellten Telefonnummern und ausgehenden Telefonnummern.

  Von HubSpot bereitgestellte Telefonnummern Ausgehende Telefonnummer
Über das CRM anrufen Ja Ja
Über das Conversations-Postfach anrufen Ja Ja
Umleitung an Weiterleitungsnummer, Voicemail usw. Ja Nein
Protokollierung ausgehender Anrufe im CRM Ja Ja
Eingehende Anrufe, verpasste Anrufe und Voicemails im CRM protokollieren Ja Nein

Sie können auch die Anrufaufzeichnung für Ihren Account einrichten, damit die Kundengespräche Ihres Teams aufgezeichnet werden und auf der Indexseite für Anrufe zur Auswertung abrufbar sind. Wenn Sie ein Benutzer in einem Sales Hub oder Service Hub Professional- oder Enterprise-Account sind, können Sie Conversation Intelligence (CI) aktivieren, um automatisch in HubSpot getätigte Anrufe aufzuzeichnen, zu transkribieren und auszuwerten.

Bitte beachten: Je nach Ihrem HubSpot-Abonnement gibt es eine Obergrenze für die Anzahl der von HubSpot bereitgestellten Telefonnummern, die Sie erwerben können. Jeder HubSpot-Account verfügt außerdem über ein zusammengefasstes Limit an verfügbaren Anrufminuten, die je nach Abonnement zwischen den Benutzern geteilt werden. Super-Admins in einem Sales Hub oder Service Hub Professional- oder Enterprise-Account können zusätzliche Anrufminuten und/oder von HubSpot bereitgestellte Telefonnummern im Add-ons-Bereich auf der Preisseite von HubSpot erwerben oder sich diesbezüglich an Ihren Customer Success Manager wenden.

Telefonnummern einrichten

Um Anrufe in HubSpot zu tätigen, können Sie entweder eine von HubSpot bereitgestellte Telefonnummer verwenden, eine ausgehende Telefonnummer registrieren oder einen Drittanbieter für Anrufdienste integrieren.

Eine von HubSpot bereitgestellte Telefonnummer konfigurieren

Mit einer von HubSpot bereitgestellten Telefonnummer können Sie ausgehende Anrufe tätigen und auf Ihr persönliches Gerät weitergeleitete eingehende Anrufe empfangen. Wenn Sie ein Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen haben, können Sie eine von HubSpot bereitgestellte Telefonnummer erwerben und sie dann einem Teammitglied zuweisen. Sie können die Nummer auch erwerben und sie später neu zuweisen. Nachdem Sie eine von HubSpot bereitgestellte Telefonnummer erworben haben, stellen Sie sicher, dass Sie eine Weiterleitungsnummer konfigurieren, an die die eingehenden Anrufe umgeleitet werden. Von HubSpot bereitgestellte Telefonnummern werden mithilfe von Twilio generiert.

Bitte beachten:

  • Für Anrufe, die an Ihr Telefon weitergeleitet werden, fallen die Kosten für eingehende Anrufe Ihres Anbieters an. Die meisten Telekommunikationsanbieter in den USA bieten unbegrenzte Anrufe ohne zusätzliche Kosten an. Es ist jedoch wichtig, dass Sie sich bei Ihrem Telekommunikationsanbieter vergewissern, bevor Sie Anrufweiterleitung in HubSpot einrichten.
  • Gesetze zur Anrufaufzeichnung gelten für eingehende Anrufe, wenn Sie Anrufaufzeichnung in HubSpot aktivieren. Wenn ein Kontakt eine Nummer anruft, bei der die Aufzeichnung aktiviert ist, wird eine Sprachnachricht wiedergegeben, die ihn darüber informiert, dass der Anruf aufgezeichnet wird. Wenn Sie diese Anrufe nicht aufzeichnen möchten, können Sie Anrufaufzeichnung deaktivieren.
  • Derzeit sind nur Nummern aus den USA, Großbritannien und Kanada als von HubSpot bereitgestellte Telefonnummern verfügbar. Sie müssen jedoch nicht in einem dieser Länder ansässig sein, um eine von HubSpot bereitgestellte Telefonnummer zu nutzen.
  • Gebührenfreie Rufummern werden nicht als von HubSpot bereitgestellte Telefonnummern unterstützt. 
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Calling“.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte „Telefonnummern“ auf „Eine HubSpot-Telefonnummer erhalten“.

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  • Überprüfen Sie im rechten Bereich die Informationen und klicken Sie dann auf „Weiter“.
  • Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um ein Land und eine Ortsvorwahl auszuwählen, und klicken Sie dann auf „Eine Nummer generieren“.

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  • Überprüfen Sie die angezeigte Telefonnummer. Wenn Sie mit der generierten Telefonnummer zufrieden sind, klicken Sie auf „Diese Nummer erhalten“.

Bitte beachten: Wenn Sie auf „Diese Nummer erhalten“ klicken, verwenden Sie eine der Ihnen von HubSpot zugewiesenen Telefonnummern.

  • Um diese Nummer einem Benutzer in Ihrem Account zuzuweisen und eine Weiterleitungsnummer hinzuzufügen, klicken Sie auf „Weiter mit dem Setup“.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Einen Benutzer zuweisen“ und wählen Sie einen Benutzer mit einer zugewiesenen Sales Hub oder Service Hub-Lizenz aus.
  • Um eingehende Anrufe, die an die von HubSpot bereitgestellte Telefonnummer gerichtet sind, an Ihr Mobiltelefon oder Ihren Festnetzanschluss weiterzuleiten, klicken Sie im Feld „Weiterleitungsnummer“ auf „Bearbeiten“.
    • Geben Sie im Dialogfeld eine Telefonnummer ein.
    • Um einen Code zur Verifizierung der Telefonnummer zu erhalten, wählen Sie das Optionsfeld „SMS-Nachricht“ oder „Telefonanruf“ aus und klicken Sie dann auf „Per SMS senden“ oder „Telefonisch übermitteln“.
    • edit-forwarding-numberGeben Sie den zur Verfügung gestellten Code ein und klicken Sie dann auf „Verifizieren“.
  • Nachdem Sie Ihre Telefonnummer verifiziert haben, klicken Sie im rechten Bereich auf „Speichern“, um die Einrichtung der von HubSpot bereitgestellten Telefonnummer für eingehende Anrufe abzuschließen.

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Sie können nun diese Telefonnummer verwenden, um ausgehende Anrufe zu tätigen oder eingehende Anrufe an die von Ihnen eingerichtete Weiterleitungsnummer zu empfangen. Eingehende Anrufe werden auf der Startseite für Anrufe angezeigt und können mit dem Tool zur Auswertung von Kundengesprächen überprüft werden. Sie sind jedoch nicht automatisch mit einem Datensatz im CRM verknüpft. Sie können weiterhin manuell den Anruf einem entsprechenden CRM-Datensatz zuzuordnen.

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Wenn Sie einen eingehenden Anruf verpassen oder der Anrufer eine Voicemail hinterlässt, wird die Anrufaufzeichnung in HubSpot angezeigt und die Voicemail wird ebenfalls in die Anrufaufzeichnung aufgenommen, sofern Sie Aufzeichnung in Ihrem Account aktiviert haben. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Telefonnummern, die von HubSpot bereitgestellt werden.

Eine ausgehende Telefonnummer registrieren

Sie können eine ausgehende Telefonnummer in Ihren Anrufeinstellungen registrieren. Damit können Sie ausgehende Anrufe an Ihre Kontakte tätigen, und Ihre Anrufer-ID wird auf dem Gerät des Kontakts angezeigt, wenn dieser einen Anruf von Ihnen erhält. HubSpot ist jedoch nicht Eigentümer der registrierten ausgehenden Telefonnummern, und Sie können nur ausgehende Anrufe tätigen, wenn Sie eine ausgehende Telefonnummer in HubSpot verwenden.

Der Prozess zur Registrierung einer Telefonnummer ist benutzerspezifisch. Auch wenn mehrere Benutzer die gleiche Nummer in Ihrem Account nutzen können, muss jeder Benutzer die Telefonnummer einzeln registrieren. Vergewissern Sie vor dem Registrieren Ihrer Telefonnummer, dass das Calling-Tool für Ihr Land unterstützt wird.

Bitte beachten: Sie können eine gebührenfreie Rufnummer nicht als ausgehende Rufnummer registrieren.

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu „Allgemein“.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Calling“.
  • Wenn das Calling-Tool nicht in Ihrem Account aktiviert wurde, klicken Sie auf „Calling-Feature aktivieren“.
  • Um Ihre Telefonnummer zu registrieren, klicken Sie auf „Telefonnummer hinzufügen“.

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  • Geben Sie im Dialogfeld Ihre Telefonnummer und ggf. eine Durchwahl ein.
  • Sie werden dann aufgefordert, Ihre Telefonnummer zu bestätigen. Sie können auswählen, wie Ihnen der Verifizierungscode zugestellt wird. Wählen Sie das Optionsfeld „SMS-Nachricht“ oder „Anruf“.
  • Klicken Sie auf „Per SMS senden“ oder „Rückruf“.

Sie erhalten eine SMS-Nachricht oder einen Anruf, um zu verifizieren, ob Sie Zugriff auf die Telefonnummer haben. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie den Verifizierungscode ein, der auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird.

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Ihre Telefonnummer wird dann in Ihren Anrufeinstellungen aufgeführt und Sie können sie nutzen, um in HubSpot Anrufe zu tätigen. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre registrierten ausgehenden Telefonnummern verwalten können.

Drittanbieter für Anrufdienste verwenden

Wenn Sie über eine zugewiesene Sales Hub- oder Service Hub Professional- oder Enterprise-Lizenz verfügen, können Sie ein Twilio Connect-Konto einrichten, um Anrufe in HubSpot zu tätigen, zusätzliche Anrufminuten zu kaufen und Anrufe in Länder zu tätigen, die nicht enthalten sind in der Liste der unterstützten Länder.

Sie können einen Drittanbieter für Anrufdienste mit HubSpot verknüpfen, um Anrufe zu tätigen. Sie können eine Integration mit einem auf dem App Marketplace aufgeführten Anbieter vornehmen, der Anrufdienste von Drittanbietern und zugehörige Funktionen unterstützt, oder mit einem Entwickler zusammenarbeiten, um Ihre eigene Anruf-App mit dem Calling Extensions SDK zu verknüpfen.

Anrufaufzeichnung aktivieren

Sie können Anrufaufzeichnung aktivieren, um eine Audioaufnahme des Anrufs zu erfassen. Die Möglichkeit, Anrufe aufzuzeichnen, wird auf Account-Ebene eingestellt. Diese Einstellung gilt also für alle Benutzer, die in einem Account Anrufe tätigen. Sie kann von einem Benutzer mit Berechtigungen für Account-Zugriff aktiviert oder deaktiviert werden. Bevor Sie das Aufzeichnen von Anrufen aktivieren, sollten Sie sich über die Gesetzeslage zur Aufzeichnung von Anrufen informieren, um sicherzustellen, dass Sie diese Gesetze einhalten, da sie von Land zu Land unterschiedlich sind.

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Calling“.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Anrufkonfigurationen“.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Aufzeichnung von Anrufen zulassen“. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, wird die Schaltfläche „Aufzeichnen“ nicht angezeigt, wenn Benutzer einen Anruf tätigen. Falls Sie diese Option also nicht sehen, erkundigen Sie sich bei anderen Administratoren für Ihren Account, ob sie diese Einstellung deaktiviert haben.

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Conversations Intelligence aktivieren (nur Sales Hub oder Service Hub Professional oder Enterprise)

Wenn Sie ein Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen in einem Sales Hub oder Service Hub Professional- oder Enterprise-Account sind, können Sie ebenfalls Conversation Intelligence (CI) aktivieren, um automatisch Anrufe zu transkribieren und zu analysieren. Dazu gehören Anrufe, die über das integrierte Calling-Tool von HubSpot, über die Integration von HubSpot mit Zoom oder mithilfe eines verknüpften Drittanbieters für Anrufdienste, der CI unterstützt, getätigt wurden. In HubSpot können Sie Folgendes:

  • Werten Sie Aufzeichnungen aus mithilfe von Sprecherspuren, Freigabeoptionen, Transkripten und Suchfunktionen.
  • Rufen Sie eine vollständige Liste der Kundengespräche Ihres Teams auf Ihrer Indexseite für Anrufe auf. Diese Anrufe können nach Anrufeigenschaften wie Benutzer, Team, Anrufergebnis und Dauer gefiltert werden.
  • Durchsuchen Sie in der globalen Suche alle Aufzeichnungen nach Schlüsselbegriffen.
  • Zeigen Sie eine Vorschau der Aufzeichnungsdetails in zugehörigen Datensätzen an, um mehr Kontext zu erhalten.

Bitte beachten: Nur Anrufe, die von Benutzern mit einer zugewiesenen kostenpflichtigen Sales Hub oder Service Hub Professional- oder Enterprise-Lizenz getätigt wurden, werden automatisch transkribiert. Jeder Benutzer in einem Sales Hub oder Service Hub Professional- oder Enterprise -Account kann die Anrufaufzeichnung und das Transkript für Coaching-Zwecke nutzen.

So aktivieren Sie CI in HubSpot:

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Calling“.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte „Transkription und Analyse“.
  • Klicken Sie im Abschnitt Transkription und Analyse auf „Transkription und Analyse aktivieren“.
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  • Wenn Sie Conversation Intelligence aktivieren, können Sie auch festlegen, dass die Daten Ihres Accounts verwendet werden, um die Qualität Ihrer Transkripte zu verbessern. Aktivieren Sie im Dialogfeld das Kontrollkästchen „Helfen Sie mit, Ihre Transkriptionen zu verbessern“. Wenn Sie diese Option beim Einrichten von Conversation Intelligence nicht aktivieren, können Sie dies jederzeit in Ihren Calling-Einstellungen nachholen. Erfahren Sie mehr darüber, wie HubSpot Daten verwendet, um die Qualität Ihrer Transkripte zu verbessern.

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  • Klicken Sie auf „Transkription und Analyse aktivieren“.
  • Standardmäßig ordnet HubSpot AI Aufnahmen automatisch dem primären Unternehmen zu, das den Teilnehmern des Anrufs zugeordnet ist. Um dies zu deaktivieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Unternehmen für aufgezeichnete Anrufe mit HubSpot AI zuweisen

unternehmen den aufgezeichneten Anrufen zuweisen

Wenn Sie die Integration von HubSpot mit Zoom verwenden, stellen Sie sicher, dass Cloudaufzeichnung in Ihrem Zoom-Konto aktiviert ist. 

HubSpot Calling-Feature erneut verknüpfen

Wenn Sie das Calling-Tool vor einem Monat aktiviert haben und in den letzten sieben Tagen keine neuen Telefonnummern registriert oder Anrufe getätigt haben, wird das Calling-Tool automatisch in Ihrem Account deaktiviert. Bevor Ihr Calling-Tool deaktiviert wird, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Sie haben dann noch sieben Tage ab der ersten Benachrichtigung Zeit, das Deaktivieren Ihres Calling-Tools abzulehnen.

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Um ein Deaktivieren Ihres Calling-Tools zu verhindern, klicken Sie auf in der Benachrichtigungs-E-Mail auf „Meinen Calling-Account aktiviert lassen“. Sie werden dann zu den Anrufeinstellungen Ihres Accounts weitergeleitet und sehen einen Benachrichtigungs-Banner, der angibt, ob Ihr Calling-Account weiterhin aktiv ist.

Calling für alle Benutzer deaktivieren

Super-Admins können das Calling-Feature für alle Benutzer im Account deaktivieren. Dies ist nützlich, wenn Ihr Team zu einem anderen Tool für Anrufe wechselt und Sie sicherstellen möchten, dass kein Benutzer mehr das integrierte Calling-Tool nutzt.

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Calling“.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte „Anrufkonfigurationen“ auf den Schalter „Anrufe mithilfe von Calling tätigen“, um ihn zu deaktivieren.

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  • Geben Sie im Dialogfeld den Begriff deaktivieren im Textfeld ein und klicken Sie dann auf „Deaktivieren“.

Die Benutzer haben keinen Zugriff mehr auf das Calling-Feature von HubSpot und alle registrierten Nummern werden entfernt. Alle bestehenden Anrufinteraktionen sind weiterhin in der Chronik Ihrer Datensätze verfügbar. Sie können weiterhin Twilio Connect oder einen anderen Drittanbieter für Anrufdienste verwenden, um Anrufe zu tätigen.

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