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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Calling

Configurar llamadas

Última actualización: septiembre 15, 2022

Requisitos

Sales Hub Starter, Professional, Enterprise
Service Hub Starter, Professional, Enterprise

Al configurar un número de teléfono en HubSpot, los usuarios con cupos de pago asignados de Sales Hub o Service Hub pueden configurar un número de teléfono proporcionado por HubSpot que les permita realizar y recibir llamadas, o registrar un número de teléfono de salida para realizar llamadas salientes. También puedes integrar con un proveedor de llamadas de terceros.

Revisa la siguiente tabla para saber más sobre las diferencias entre los números de teléfono proporcionados por HubSpot y los números de teléfono de salida.

  Número de teléfono proporcionado por HubSpot Número de teléfono de salida
Llamar desde el CRM
Llamar desde la bandeja de entrada de conversaciones
Dirigir al número de reenvío, al buzón de voz, etc. No
Registrar las llamadas salientes en el CRM
Registrar llamadas entrantes, llamadas perdidas y mensajes de voz en el CRM No

También puedes configurar la grabación de llamadas para tu cuenta de manera que las llamadas de tu equipo estén grabadas y accesibles en la página del índice de llamadas para revisarlas. Si eres usuario en una cuenta de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise, puedes activar el Análisis de conversaciones (CI) para automáticamente grabar, transcribir y revisar las llamadas realizadas en HubSpot. 

Nota: según tu suscripción de HubSpot, hay un límite para la cantidad de números de teléfono proporcionados por HubSpot que puedes obtener. Cada cuenta de HubSpot también tiene un límite de minutos de llamadas disponibles que se comparten entre los usuarios en función de su suscripción. Los superadministradores de una cuenta Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise pueden adquirir minutos de llamadas adicionales y/o números de teléfono proporcionados por HubSpot en la sección de complementos de la página de precios de HubSpot o poniéndose en contacto con su Customer Success Manager.

Configurar números de teléfono

Para realizar llamadas en HubSpot, puedes utilizar un número de teléfono proporcionado por HubSpot, registrar un número de teléfono de salida o integrarte con un proveedor de llamadas de terceros.

Configurar un número de teléfono proporcionado por HubSpot

Un número de teléfono proporcionado por HubSpot te permite hacer llamadas salientes y recibir llamadas entrantes desviadas a tu dispositivo personal. Si eres un usuario con permisos de superadministrador, puedes adquirir un número de teléfono proporcionado por HubSpot y asignarlo a un miembro del equipo. También puedes adquirir el número y reasignarlo más tarde. Después de adquirir un número de teléfono proporcionado por HubSpot, asegúrate de configurar un número de reenvío al cual enviar las llamadas entrantes. Los números de teléfono proporcionados por HubSpot se generan utilizando Twilio 

Nota:

  • Las llamadas desviadas a tu teléfono están sujetas a los costos de las llamadas entrantes de tu proveedor. La mayoría de los proveedores de telecomunicaciones en los Estados Unidos ofrecen llamadas ilimitadas sin costo adicional, pero es importante verificar esto con tu proveedor de telecomunicaciones antes de configurar el reenvío de llamadas en HubSpot.
  • Las leyes de grabación de llamadas se aplican a las llamadas entrantes si activas la grabación de llamadas en HubSpot. Cuando un contacto llama a un número en el que la grabación está activada, se reproduce un mensaje de voz que le informa que la llamada está siendo grabada. Si no quieres grabar estas llamadas, puedes desactivar la grabación de llamadas. Cuando un superadministrador habilita la grabación de llamadas para un usuario en un número de teléfono proporcionado por HubSpot, las llamadas comenzarán a grabarse automáticamente.
  • Actualmente, solo los números de Estados Unidos, Reino Unido y Canadá están disponibles como números de teléfono proporcionados por HubSpot. Sin embargo, no tienes que estar ubicado en uno de esos países para utilizar un número de teléfono proporcionado por HubSpot.
  • Los números de teléfono gratuitos no son compatibles ya que HubSpot proporciona números de teléfono. 
  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Llamada.
  • En la pestaña Números de teléfono, haz clic en Obtener un número de HubSpot.

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  • En el panel derecho, revisa la información y luego haz clic en Siguiente.
  • Utiliza los menús desplegables para seleccionar un país y un código de área, y luego haz clic en Generar un número.

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  • Revisa el número de teléfono que aparece. Si estás satisfecho con el número de teléfono generado, haz clic en Obtener este número.

Nota: cuando hagas clic en Obtener este número, utilizarás uno de los números de teléfono asignados por HubSpot.

  • Para asignar este número a un usuario de tu cuenta y agregar un número de reenvío, haz clic en Continuar con la configuración.
  • Haz clic en el menú desplegable Asignar un usuario y selecciona un usuario con un cupo asignado Sales Hub o Service Hub.
  • Para reenviar las llamadas entrantes realizadas al número de teléfono proporcionado por HubSpot a tu teléfono móvil o fijo, en el campo Número de reenvío , haz clic en Editar.
    • En el cuadro de diálogo, escribe un número de teléfono.
    • Para recibir un código para verificar el número de teléfono, selecciona el botón de opción Mensaje SMS o Llamada telefónica y luego haz clic en Enviarme un mensaje de texto o Llamarme.
    • edit-forwarding-numberIntroduce el código proporcionado y luego haz clic en Verificar.
  • Después de verificar tu número de teléfono, en el panel derecho, haz clic en Guardar para terminar de configurar el número de teléfono proporcionado por HubSpot para las llamadas entrantes.

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Ahora puedes utilizar este número de teléfono para realizar llamadas salientes o para recibir llamadas entrantes al número de reenvío que has configurado. Las llamadas entrantes aparecerán en tu página principal de llamadas y podrás revisarlas mediante la herramienta revisión de llamadas. Sin embargo, no son asociados automáticamente a un registro en el CRM. Todavía puedes asociar la llamada manualmente a un registro del CRM correspondiente.

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Si pierdes una llamada entrante o la persona que llama deja un mensaje de voz, el registro de la llamada aparecerá en HubSpot y el mensaje de voz también se incluirá como parte de la grabación de la llamada siempre que actives la grabación en tu cuenta Más información sobre la administración de los números de teléfono proporcionados por HubSpot 

Registrar un número de teléfono de salida

Puedes registrar un número de teléfono de salida en tu configuración de llamadas. Esto te permite hacer llamadas salientes a tus contactos, y tu identificador de llamadas aparecerá en el dispositivo del contacto cuando reciba una llamada tuya. Sin embargo, HubSpot no se apropia de los números de teléfono de salida registrados, y solo se pueden realizar llamadas salientes cuando se utiliza un número de teléfono de salida en HubSpot.

El proceso para registrar un número de teléfono es específico del usuario, mientras que varios usuarios pueden usar el mismo número en tu cuenta, cada usuario debe registrar el número de teléfono individualmente. Antes de registrar un número de teléfono, asegúrate de que tu país sea compatible para llamadas.

Nota: no puedes registrar un número gratuito para usarlo como número de teléfono saliente. 

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a General.
  • Haz clic en la pestaña Llamadas.
  • Si la llamada no se ha activado en tu cuenta, haz clic en Conectar llamadas.
  • Para registrar tu número de teléfono, haz clic en Agregar número de teléfono.

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  • En el cuadro de diálogo, escribe tu número de teléfono y una extensión (si corresponde).
  • Se te pedirá que verifiques tu número de teléfono. Puedes elegir cómo se envía el código de verificación. Selecciona el mensaje SMS o el botón de radio Llamada telefónica.
  • Haz clic en Enviarme mensaje de texto o Llamarme.

Recibirás un mensaje SMS o llamada telefónica para verificar que tienes acceso al número de teléfono. Cuando se solicite, escribe el código de verificación que aparece en la pantalla.

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El número de teléfono se incluirá en tu configuración de llamadas del usuario y puedes usarlo para hacer llamadas salientes en HubSpot. Aprende a administrar tus números de teléfono salientes registrados 

Usar un proveedor de llamadas de terceros

Si tienes un cupo asignado de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise, puedes configurar una cuenta Twilio Connect para hacer llamadas en HubSpot, comprar minutos de llamadas adicionales y hacer llamadas a países que no están incluidos en la lista de países admitidos.

O puedes conectar un proveedor de llamadas de terceros a HubSpot para hacer llamadas. Puedes integrar con un proveedor que aparece en el Mercado de aplicaciones que admite funcionalidades de llamadas de terceros y relacionadas, o trabaja con un desarrollador para conectar tu propia aplicación de llamadas usando la Extensión SDK de Llamadas

Activar grabación de llamadas

Puedes activar la grabación de llamadas para captar el audio de la llamada. La capacidad de grabar llamadas es una configuración para toda la cuenta, que afecta a todos los usuarios que hacen llamadas en la cuenta. Se puede activar o desactivar por un usuario con permisos de Acceso de cuenta: Antes de activar la grabación de llamadas, infórmate sobre las leyes de grabación de llamadas para asegurarte de que cumple con estas leyes, ya que varían según las jurisdicciones.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Llamada.
  • Haz clic en la pestaña Configuraciones de llamadas.
  • Selecciona la casilla de comprobación Permitir la grabación de llamadas. Si esta configuración está desactivada, el botón Grabar no aparecerá al realizar una llamada. Si no ves la opción para grabar, verifica con los demás administradores de la cuenta para ver si desactivaron esta configuración.

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Activar Análisis de conversaciones (solo Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise)

Si eres un usuario con permisos de superadministrador en una cuenta de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise , también puedes activar el Análisis de conversaciones (CI) para transcribir y analizar llamadas automáticamente. Esto incluye llamadas realizadas a través de la herramienta de llamadas, usando la Integración de HubSpot con Zoom o usando un proveedor de llamadas de terceros conectado que admite CI. Usando CI en HubSpot, puedes:

  • Revisa las grabaciones utilizando las pistas de los oradores, las opciones para compartir, las transcripciones y las funciones de búsqueda.
  • Acceder a una lista completa de las llamadas de tu equipo en tu página de índice de llamadas. Estas llamadas se pueden filtrar por propiedades de llamadas como usuario, equipo, resultado de la llamada y duración.
  • Buscar en todas las grabaciones por términos clave dentro de la búsqueda global.
  • Crear una vista preliminar de los detalles de la grabación en registros asociados para agregar contexto.

Nota: solo las llamadas realizadas por usuarios con un cupo de pago asignado Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise se transcribirán automáticamente. Cualquier usuario en una cuenta de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise puede acceder a la grabación y la transcripción para efectos de coaching.

Para activar CI en HubSpot:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Llamada.
  • Haz clic en la pestaña Transcripción y análisis.
  • En la sección Transcripción y análisis, haz clic en Activar transcripción y análisis.
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  • Al activar la CI, también puedes optar por usar los datos de tu cuenta para mejorar la calidad de tus transcripciones. En el cuadro de diálogo, selecciona la casilla de comprobación Mejora tus transcripciones. Si no activas esto cuando configuras CI, puedes volver a la configuración de llamadas en cualquier momento para activarlo más tarde. Más información sobre cómo HubSpot usa los datos para mejorar la calidad de tus transcripciones.

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  • Haz clic en Activar transcripción y análisis.
  • De manera predeterminada, HubSpot AI asociará automáticamente las grabaciones a la empresa principal asociada con los participantes de la llamada. Para activar esto, borra la casilla Asignar empresas a llamadas grabadas con la IA de HubSpot. 

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Si usas la integración de HubSpot con Zoom para hacer llamadas, asegúrate de que la grabación de la nube esté activada en tu cuenta de Zoom. 

Reconectar HubSpot Calling

Si activaste la llamada hace un mes y no has registrado ningún número nuevo o hecho llamadas en los últimos siete días, la herramienta de llamadas se desactivará en tu cuenta. Antes de que tu herramienta de llamadas se desactive, recibirás una notificación por correo electrónico y tendrá siete días a partir de la fecha en que se notifique para cancelar la desactivación de tu herramienta de llamadas.

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Para mantener activa tu herramienta de llamadas, haz clic en Mantener mi cuenta de llamadas activada en el correo electrónico de notificación. Serás redirigido a la configuración de llamadas de tu cuenta y verás un banner de notificación que indica si tu cuenta de llamadas aún está activa.

Desactivar las llamadas para todos los usuarios

Los superadministradores pueden desactivar las llamadas para todos los usuarios de la cuenta. Esto es útil si tu equipo cambia a una herramienta de llamadas diferente y quieres asegurarte de que todos los usuarios dejen de usar la herramienta de llamadas incorporada.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Llamada.
  • En la pestaña Configuraciones de llamadas , haz clic para desactivar el interruptor de Realizar llamadas usando HubSpot.

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  • En el cuadro de diálogo, escribe desactivar en el campo de texto, y haz clic en Desactivar.

Los usuarios ya no tendrán acceso a la herramienta de llamadas de HubSpot y todos los números registrados se desconectarán. Las interacciones en llamadas existentes seguirán estando disponibles en las cronologías de tus registros. Podrás seguir utilizando Twilio Connect u otro proveedor de llamadas de terceros para realizar llamadas.

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