Konfiguracja połączeń

Konfigurując numer telefonu w HubSpot, użytkownicy z przypisanymi stanowiskami Sales Hub lub Service Hub mogą skonfigurować numer telefonu dostarczony przez HubSpot, który umożliwia im wykonywanie i odbieranie połączeń, lub zarejestrować numer telefonu wychodzącego w celu wykonywania połączeń wychodzących. Można również zintegrować się z zewnętrznym dostawcą usług telefonicznych.

Aby zrozumieć pełny zakres tego, co obejmuje każde stanowisko, dowiedz się więcej w katalogu produktów i usług HubSpot.

Uwaga: nie możesz skonfigurować numeru telefonu, jeśli korzystasz z bezpłatnego konta próbnego HubSpot.

Zapoznaj się z poniższą tabelą, aby dowiedzieć się więcej o różnicach między numerami telefonów dostarczonymi przez HubSpot a numerami telefonów wychodzących.

Możesz także skonfigurować nagrywanie rozmów dla swojego konta, aby rozmowy Twojego zespołu były nagrywane i dostępne na stronie indeksu rozmów do przejrzenia. Jeśli jesteś użytkownikiem kontaSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możesz włączyć Conversation Intelligence (CI), aby automatycznie nagrywać, transkrybować i przeglądać rozmowy prowadzone w HubSpot.

Uwaga: w zależności od posiadanej subskrypcji HubSpot, istnieje limit liczby numerów telefonów dostarczonych przez HubSpot, które można pozyskać. Każde konto HubSpot ma również limit dostępnych minut połączeń, które są dzielone między użytkowników w zależności od subskrypcji. Superadministratorzy na kontach Sales Hub , Service Hub Professional lub Enterprise mogą zakupić dodatkowe minuty połączeń i numery telefonów udostępnione przez HubSpot w sekcji Dodatki na stronie cennika HubSpot lub kontaktując się ze swoim Customer Success Managerem.

Konfiguracja numerów telefonów

Aby wykonywać połączenia w HubSpot, możesz użyć numeru telefonu dostarczonego przez HubSpot, zarejestrować wychodzący numer telefonu lub zintegrować się z zewnętrznym dostawcą połączeń.

Skonfiguruj numer telefonu podany przez HubSpot

Numer telefonu udostępniony przez HubSpot umożliwia wykonywanie połączeń wychodzących i odbieranie połączeń przychodzących przekierowanych na urządzenie osobiste. Jeśli jesteś użytkownikiem z uprawnieniami superadministratora, możesz uzyskać numer telefonu udostępniony przez HubSpot, a następnie przypisać go członkowi zespołu. Możesz również pozyskać numer i przypisać go później. Po uzyskaniu numeru telefonu dostarczonego przez HubSpot należy skonfigurować numer przekierowania, na który będą wysyłane połączenia przychodzące.

Numery telefonów dostarczane przez HubSpot są generowane przez zewnętrzną usługę Twilio i muszą być zgodne z przepisami obowiązującymi w danym kraju. Aby uzyskać dostęp, należy przesłać informacje o swojej firmie do Twilio, który następnie zweryfikuje i potwierdzi te informacje u lokalnego dostawcy usług telekomunikacyjnych w danym kraju. Jeśli wymagania są spełnione, można zarejestrować numer telefonu dostarczony przez HubSpot. Wystarczy to zrobić tylko raz.

Ze względu na kwestie prawne i wahania popytu nie jesteśmy w stanie oferować numerów telefonów w każdym kraju. Pozyskiwanie numerów telefonów opiera się na dostępności. Jeśli numer nie jest dostępny, możesz spróbować wybrać inny region, numer kierunkowy lub prefiks. Możesz także poczekać i spróbować uzyskać numer ponownie za kilka minut.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym wybierz Połączenia > Konfiguracja połączeń.
• Na karcie Numery telefonów kliknij Pobierz numer HubSpot.

• W prawym panelu przejrzyj informacje, a następnie kliknij przycisk Dalej.
• Użyj rozwijanych menu, aby wybrać kraj i numer kierunkowy, a następnie kliknij przycisk Generuj numer.

• W zależności od wybranego kraju może być konieczne zweryfikowanie firmy poprzez weryfikację adresu lub przesłanie dokumentów regulacyjnych potwierdzających prowadzenie działalności w wybranym kraju. Kliknij Rozpocznij , aby zakończyć proces weryfikacji.

• Sprawdź wyświetlony numer telefonu. Jeśli jesteś zadowolony z wygenerowanego numeru telefonu, kliknij Pobierz ten numer.

Uwaga: po kliknięciu przycisku Pobierz ten numer zostanie użyty jeden z przydzielonych numerów telefonu HubSpot.

• Kliknij Kontynuuj, aby skonfigurować.
• Wpisz nazwę, która będzie wyświetlana obok numeru telefonu.

Uwaga: ta nazwa jest wyświetlana tylko wewnętrznie na koncie HubSpot, a nie na zewnętrznym identyfikatorze dzwoniącego. Możesz rozważyć wybranie nazwy, która wskazuje cel linii. Przykłady obejmują linię wsparcia, linię zwrotów, linię hiszpańską itp.

• Kliknij menu rozwijane Przypisanie i wybierz użytkownika z przypisanym miejscem w centrum sprzedaży lub centrum usług .

• Dowiedz się, jak skonfigurować godziny pracy lub dostosować pocztę głosową.
• Kliknij przycisk Zapisz.
• Aby edytować istniejący numer telefonu:
  • Obok istniejącego numeru telefonu kliknij menu rozwijane Akcje.
  • Możesz edytować nazwę lub przypisanie. Następnie kliknij przycisk Zapisz.
• Aby usunąć istniejący numer telefonu:
  • Obok istniejącego numeru telefonu kliknij menu rozwijane Akcje.
  • Kliknij opcję Usuń. W oknie dialogowym kliknij przycisk Usuń.
• Przekazywanie połączeń przychodzących z podanego numeru telefonu HubSpot na urządzenie komórkowe lub telefon stacjonarny:

• • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Ogólne. Następnie kliknij kartę Połączenia.
  • W obszarze Device ringing kliknij menu rozwijane i wybierz opcję Forward to phone number. Następnie kliknij przycisk Dodaj obok pozycji Brakujący numer przekierowania.

• • • W oknie dialogowym wpisz numer przekierowania, a następnie wybierz przycisk opcji circleFilled obok wiadomości SMS lub połączenia telefonicznego, aby wybrać metodę weryfikacji. W zależności od dokonanego wyboru kliknij opcję Wyślij SMS lub Zadzwoń.

• • • Wpisz kod weryfikacyjny wysłany na Twój numer telefonu. Następnie kliknij przycisk Weryfikuj.
    • Numer przekierowania został skonfigurowany.
• Aby odbierać połączenia przychodzące w przeglądarce HubSpot:
  
  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Ogólne. Następnie kliknij kartę Połączenia.
  • W sekcji Dzwonienie urządzenia kliknij menu rozwijane i wybierz opcję Dzwonienie w przeglądarce HubSpot.

Tego numeru telefonu można używać do wykonywania połączeń wychodzących lub odbierania połączeń przychodzących na skonfigurowany numer przekierowania. Połączenia przychodzące będą wyświetlane na stronie indeksu połączeń i można je przeglądać za pomocą narzędzia do przeglądania połączeń. Połączenia będą automatycznie kojarzone z rekordem, jeśli numer telefonu pasuje do istniejącego rekordu. Połączenia nie będą jednak automatycznie kojarzone, jeśli numer pasuje do usuniętego kontaktu lub wielu rekordów. Można również ręcznie powiązać połączenie z odpowiednim rekordem.

Jeśli przegapisz połączenie przychodzące lub dzwoniący zostawi wiadomość głosową, zapis połączenia pojawi się w HubSpot, a poczta głosowa zostanie również uwzględniona jako część nagrania połączenia, o ile włączysz nagrywanie na swoim koncie. Dowiedz się więcej o zarządzaniu numerami telefonów dostarczonymi przez HubSpot.

Zarejestruj wychodzący numer telefonu

Numer telefonu wychodzącego można zarejestrować w ustawieniach połączeń. Umożliwia to wykonywanie połączeń wychodzących do kontaktów, a identyfikator dzwoniącego pojawi się na urządzeniu kontaktu, gdy otrzyma on połączenie od Ciebie. HubSpot nie przejmuje jednak własności zarejestrowanych wychodzących numerów telefonów, a połączenia wychodzące można wykonywać tylko przy użyciu wychodzącego numeru telefonu w HubSpot.

Proces rejestracji numeru telefonu zależy od użytkownika. Wielu użytkowników może korzystać z tego samego numeru na koncie, jeśli nie jest to numer wychodzący dostarczony przez HubSpot, ale każdy użytkownik musi zarejestrować numer telefonu indywidualnie. Przed zarejestrowaniem numeru telefonu upewnij się, że Twój kraj obsługuje połączenia.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Ogólne.
• Kliknij kartę Połączenie .
• Jeśli na koncie nie włączono połączeń, kliknij opcję Połącz połączenia.
• Aby zarejestrować swój numer telefonu, kliknij przycisk Dodaj numer telefonu.

• W oknie dialogowym wprowadź swój numer telefonu i numer wewnętrzny (jeśli dotyczy).
• Następnie zostanie wyświetlony monit o weryfikację numeru telefonu. Możesz wybrać sposób dostarczenia kodu weryfikacyjnego. Wybierz przycisk opcji Wiadomość SMS lub Połączenie telefoniczne.
• Kliknij SMS lub zadzwoń.

Otrzymasz wiadomość SMS lub połączenie telefoniczne w celu weryfikacji dostępu do numeru telefonu. Po wyświetleniu monitu wprowadź kod weryfikacyjny wyświetlony na ekranie.

Twój numer telefonu zostanie następnie wyświetlony w ustawieniach połączeń użytkownika i będziesz mógł go używać do wykonywania połączeń wychodzących w HubSpot. Dowiedz się, jak zarządzać zarejestrowanymi numerami telefonów wychodzących.

Ustaw godziny pracy

Ustawienie godzin pracy pozwala użytkownikom ustawić określone godziny i daty, w których są dostępni do odbierania połączeń.

Po ustawieniu godzin pracy wszelkie połączenia przychodzące poza tymi godzinami będą automatycznie kierowane na pocztę głosową lub do innego dostępnego członka zespołu. Dowiedz się więcej o połączeniach przychodzących w HubSpot.

Aby ustawić godziny pracy:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• Na lewym pasku bocznym kliknij Ogólne > Połączenia.
• W sekcji Zadzwońw godzinach pracy wybierz dzień,godzinę rozpoczęcia , godzinę zakończenia i strefę czasową z menu rozwijanego, aby ustawić godziny pracy. Kliknij + Dodaj godziny, aby jeszcze bardziej dostosować godziny pracy, i kliknijikonę delete Usuń , aby usunąć godziny pracy.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Dostosuj pocztę głosową i nagraj wiadomość zgody

Możesz utworzyć tekst na mowę lub załadowaną dźwiękową pocztę głosową do odtwarzania w godzinach pracy i poza nimi. Można również dostosować język i głos używany podczas odtwarzania wiadomości o zgodzie na nagrywanie. Poczta głosowa jest dostępna tylko dla połączeń przychodzących z przeglądarki, a nie dla połączeń przychodzących przekierowanych.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• Na lewym pasku bocznym kliknij Ogólne > Połączenia.
• Obok numeru HubSpot kliknij menu rozwijane Działania, a następnie wybierz Edytuj.
• Poniżej pola tekstowego nazwy kliknij menu rozwijane Język zgody na nagrywanie i Głos zgody na nagrywanie, aby wybrać język i głos używany podczas odtwarzania wiadomości zgody na nagrywanie. Można to również wybrać podczas konfiguracji poczty głosowej z zamianą tekstu na mowę.
• W prawym panelu bocznym, w sekcji W godzinach pracy lub Poza godzinami pracy, kliknij Konfiguracja poczty głosowej.
• Pocztę głosową można skonfigurować jako zamianę tekstu na mowę lub plik audio:
  • Aby skonfigurować pocztę głosową zamiany tekstu na mowę:
    • Kliknij menu rozwijane Wybierz typ wiadomości i wybierz opcję Zamiana tekstu na mowę.
    • W polu tekstowym wpisz wiadomość, która ma być odtwarzana po przejściu połączenia do poczty głosowej.

• • • Kliknij menu rozwijane Język i Głos, aby wybrać język i głos dla poczty głosowej. Określi to również język i głos używany do nagrywania wiadomości zgody. Kliknij przycisk playerPlay Play, aby odsłuchać podgląd wiadomości.
    • Kliknij przycisk Zapisz.
  • Aby skonfigurować pocztę głosową z plikiem audio:
    • Kliknij menu rozwijane Wybierz typ wiadomości i wybierz opcję Prześlij plik audio.
    • Kliknij Prześlij plik, aby przesłać plik audio .mp3 lub .wav o rozmiarze mniejszym niż 5 megabajtów.

• • • Kliknij przycisk Zapisz.

Korzystanie z zewnętrznego dostawcy połączeń

Jeśli masz przypisane stanowisko Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możesz skonfigurować konto Twilio Connect, aby wykonywać połączenia w HubSpot, kupować dodatkowe minuty połączeń i wykonywać połączenia do krajów, które nie znajdują się na liście obsługiwanych krajów.

Możesz też podłączyć zewnętrznego dostawcę połączeń do HubSpot, aby wykonywać połączenia. Możesz zintegrować się z dostawcą wymienionym w App Marketplace, który obsługuje połączenia telefoniczne innych firm i powiązane funkcje, lub współpracować z programistą, aby połączyć własną aplikację telefoniczną za pomocą zestawu SDK Calling Extension.

Wymagaj dzienników wyników połączeń

Możesz wymagać niestandardowych dzienników wyników połączeń, aby uporządkować sposób rejestrowania działań związanych z połączeniami przez Twój zespół i raportować te wzorce. To ustawienie dotyczy obecnie połączeń wychodzących wykonywanych z przeglądarki HubSpot lub połączeń rejestrowanych. Ta funkcja nie wymaga rejestrowania wyników połączeń dla połączeń przychodzących, mobilnych lub zaimportowanych.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym wybierz Połączenia > Konfiguracja połączeń.
• Kliknij kartę Konfiguracje połączeń .
• Zaznacz pole wyboru Wymagany wynik połączenia.

Włącz nagrywanie rozmów

Możesz włączyć nagrywanie rozmów, aby przechwycić dźwięk rozmowy. Możliwość nagrywania rozmów jest ustawieniem dla całego konta, wpływającym na wszystkich użytkowników, którzy wykonują połączenia na koncie. Może być włączona lub wyłączona przez użytkownika z uprawnieniami dostępu do konta . Przed włączeniem nagrywania rozmów należy zapoznać się z przepisami dotyczącymi nagrywania rozmów, aby upewnić się, że są one zgodne z tymi przepisami, ponieważ różnią się one w zależności od jurysdykcji.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym wybierz Połączenia > Konfiguracja połączeń.
• Kliknij kartę Konfiguracje połączeń.
• Zaznacz pole wyboru Zezwalaj na nagrywanie rozmów . Jeśli to ustawienie jest wyłączone, przycisk Nagraj nie pojawi się podczas nawiązywania połączenia. Jeśli nie widzisz opcji nagrywania, sprawdź u innych administratorów na swoim koncie, czy wyłączyli to ustawienie. Zezwalaj na nagrywanie rozmów będzie domyślnie włączone na nowo utworzonych kontach HubSpot.

Uwaga:> ustawienie Zezwalaj na nagrywanie rozmów jest domyślnie włączone na wszystkich kontach HubSpot.

Włącz funkcję Conversation Intelligence( tylkoSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise )

Jeśli jesteś użytkownikiem z uprawnieniami Super Admin nakoncie Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise , możeszrównież włączyć Conversation Intelligence (CI), aby automatycznie transkrybować i analizować połączenia. Obejmuje to połączenia wykonywane za pomocą wbudowanego narzędzia HubSpot, poprzez integrację HubSpot zZoom lub przy użyciu połączonego zewnętrznego dostawcy połączeń, który obsługuje CI. Korzystając z CI w HubSpot, możesz:

• Przeglądaj nagrania, korzystając ze ścieżek mówców, opcji udostępniania, transkrypcji i możliwości wyszukiwania.
• Dostęp do pełnej listy połączeń zespołu na stronie indeksu połączeń. Połączenia te można filtrować według właściwości połączenia, takich jak użytkownik, zespół, wynik połączenia i czas trwania.
• Wyszukiwanie we wszystkich nagraniach dla kluczowych terminów w ramach wyszukiwania globalnego.
• Podgląd szczegółów nagrania w powiązanych rekordach w celu dodania kontekstu.
• Przeglądaj śledzone terminy i twórz raporty dotyczące treści połączeń( tylko w wersjiEnterprise ).

Aby włączyć CI w HubSpot:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym wybierz Połączenia > Konfiguracja połączeń.
• Kliknij kartę Konfiguracje połączeń.
• W sekcji Transkrypcja i analiza włącz przełącznik Transkrypcja i analiza .

• Po włączeniu CI można również wyrazić zgodę na wykorzystanie danych konta w celu poprawy jakości transkrypcji. W oknie dialogowym należy zaznaczyć pole wyboru Pomóż poprawić jakość transkrypcji . Jeśli nie włączysz tej opcji podczas konfigurowania CI, możesz w dowolnym momencie wrócić do ustawień połączeń, aby włączyć ją później. Dowiedz się więcej o tym, jak HubSpot wykorzystuje dane do poprawy jakości transkrypcji.

• Kliknij Włącz transkrypcję i analizę.

Aby ustawić język transkrypcji połączeń:

• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Ogólne. Następnie kliknij kartę Połączenia.
• W sekcji Transkrypcja i analiza kliknij menu rozwijane Język transkrypcji i wybierz preferowany język.

Automatyczne skojarzenia( tylkoSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise )

Dzięki Conversation Intelligence uzyskasz dostęp do Automatic Associations, narzędzia, które automatycznie kojarzy połączenia z odpowiednimi rekordami CRM, takimi jak kontakty, firmy, transakcje i bilety. Szczegółowe opisy logiki używanej do tworzenia każdego typu automatycznych skojarzeń znajdują się poniżej:

• Call to Contact: dla każdego spotkania powiązanego z połączeniem, do 5 kontaktów powiązanych z tym spotkaniem zostanie powiązanych z połączeniem.
• Call to Company: dla każdego kontaktu powiązanego z połączeniem, do 5 firm powiązanych z tym kontaktem zostanie powiązanych z połączeniem.
• Call to Deal: model AI szuka powiązań i podobieństw między połączeniem a transakcjami w portalu. Na przykład model może sprawdzić, czy transakcja i połączenie są powiązane z tą samą firmą lub czy nazwa transakcji znajduje się w nazwie połączenia.
• Call to Ticket : model AI szuka połączeń i podobieństw między połączeniem a biletami w portalu. Na przykład model może sprawdzić, czy bilet i połączenie są powiązane z tym samym kontaktem lub czy temat biletu znajduje się w nazwie połączenia.

Domyślnie HubSpot AI automatycznie kojarzy nagrania z główną firmą powiązaną z uczestnikami rozmowy. Aby to wyłączyć, usuń zaznaczenie pola wyboru Link associated objects to recorded calls with HubSpot A I.

Ponowne połączenie z HubSpot

Jeśli włączyłeś funkcję dzwonienia miesiąc temu i nie zarejestrowałeś żadnych nowych numerów ani nie wykonałeś żadnych połączeń w ciągu ostatnich siedmiu dni, narzędzie do dzwonienia zostanie automatycznie wyłączone na Twoim koncie. Zanim narzędzie do dzwonienia zostanie wyłączone, otrzymasz powiadomienie e-mailem i będziesz mieć siedem dni od pierwszego powiadomienia, aby zrezygnować z wyłączenia narzędzia do dzwonienia.

Aby narzędzie do wykonywania połączeń pozostało aktywne, kliknij opcję Aktywuj moje konto telefoniczne w wiadomości e-mail z powiadomieniem. Nastąpi przekierowanie do ustawień połączeń na koncie i zobaczysz baner powiadomienia wskazujący, czy Twoje konto połączeń jest nadal aktywne.

Wyłączanie połączeń dla wszystkich użytkowników

Super Administratorzy mogą wyłączyć połączenia dla wszystkich użytkowników na koncie. Jest to przydatne, jeśli zespół przełącza się na inne narzędzie do połączeń i chcesz mieć pewność, że każdy użytkownik przestanie korzystać z wbudowanego narzędzia do połączeń.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym wybierz Połączenia > Konfiguracja połączeń.
• Kliknij kartę Konfiguracje połączeń.
• Kliknij, aby wyłączyć przełącznik Nawiązuj połączenia za pomocą HubSpot .

• W oknie dialogowym wpisz turn off w polu tekstowym, a następnie kliknij Turn off.

Użytkownicy nie będą już mieli dostępu do narzędzia do nawiązywania połączeń HubSpot, a wszystkie zarejestrowane numery zostaną odłączone. Wszelkie istniejące połączenia będą nadal dostępne na osi czasu rekordów. Do wykonywania połączeń nadal będzie można używać Twilio Connect lub innego zewnętrznego dostawcy połączeń.