Ställ in samtal

Ställ in uppringning i HubSpot för att ringa och ta emot samtal. När du konfigurerar samtal kan du göra följande:

• Generera telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot: Konfigurera telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot (drivs av Twilio) för att ringa och ta emot samtal i din HubSpot-webbläsare, vidarebefordra dem till din personliga enhet eller ta emot dem i mobilappen. Superadministratörer kan förvärva, tilldela och omfördela dessa nummer.

• Registrera ett utgående telefonnummer: Registrera ett utgående telefonnummer för att ringa utgående samtal till dina kontakter med ditt nummerpresentation.

• Integrera en samtalsleverantör från tredje part: Använd en samtalsleverantör från tredje part från App Marketplace.

• Slå på samtalsinspelning och Conversation Intelligence (CI): Ställ in samtalsinspelning för ditt konto för att lagra och komma åt teamsamtal i samtalsindexet. Om du är Super Admin med en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du aktivera Conversation Intelligence (CI) för automatisk inspelning, transkribering och granskning av HubSpot-samtal, samt automatisk associering av poster med samtal.
• Kräv loggar över samtalsutfall: Kräv anpassade samtalsutfallsloggar för att organisera hur ditt team loggar samtalsaktiviteter och rapportera om dessa mönster.
• Konfigurera röstbrevlåda och arbetstider: Skapa röstmeddelanden med text-till-tal eller ljudinspelning som spelas upp under eller utanför anpassade arbetstider.

Läs igenom tabellen nedan för att lära dig mer om skillnaderna mellan telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot och utgående telefonnummer.

Nyckelinformation och begränsningar

Vänligen notera följande nyckelinformation och prenumerationsbegränsningar innan du konfigurerar Calling:

• Du kan inte konfigurera ett telefonnummer om du har ett gratis testkonto för HubSpot.
• Minuter räknas för både inkommande och utgående samtal.
• HubSpot-telefonnummer och minutgränser för poolade samtal varierar beroende på abonnemang. Super Admins med en Sales Hub- eller Service Hub Professional- ellerEnterprise-prenumeration kan köpa ytterligare minuter och nummer via avsnittet Tillägg på HubSpots prissida eller genom att kontakta sin Customer Success Manager.
• För att förvärva ett nummer som tillhandahålls av HubSpot måste du skicka in din företagsinformation till Twilio för en engångsgranskning av landsspecifika regler och lokal telekombekräftelse. Tillgängligheten varierar från land till land på grund av lagar och efterfrågan; om ett nummer inte är tillgängligt, försök med en annan region, riktnummer, prefix eller försök igen om några minuter.
• Samtal som vidarebefordras till din telefon omfattas av din leverantörs kostnader för inkommande samtal. De flesta telekomleverantörer i USA erbjuder obegränsade samtal utan extra kostnad, men det är viktigt att verifiera detta med din telekomleverantör innan du ställer in vidarekoppling i HubSpot.
• Lagar om samtalsinspelning gäller för inkommande samtal om du aktiverar samtalsinspelning i HubSpot. När en kontakt ringer ett nummer där inspelning är aktiverat spelas ett röstmeddelande upp som informerar dem om att samtalet spelas in. Om du inte vill spela in dessa samtal kan du stänga av samtalsinspelning. När en superadministratör aktiverar samtal sinspelning för en användare på ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot kommer samtalen att börja spelas in automatiskt.
• Avgiftsfria nummer stöds inte som telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot.
• Från och med den 27 maj 2024 kommer alla nya köp av långnummer i Storbritannien för meddelanden eller röst att kräva ett godkänt brittiskt RC-paket. Från och med den 30 september 2024 kommer alla brittiska långnummer att kräva ett godkänt brittiskt RC-paket för att skicka meddelanden eller ringa röstsamtal.

För att förstå hela omfattningen av vad varje abonnemangstyp innehåller, läs mer i HubSpots katalog över produkter och tjänster. Läs också om hur du konfigurerar telefonnummer för tvåfaktorsautentisering.

Konfigurera telefonnummer

För att ringa samtal i HubSpot kan du antingen använda ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot, registrera ett utgående telefonnummer eller integrera med en tredjepartsleverantör.

Skapa ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot

Konfigurera ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot för att ringa och ta emot samtal i ditt HubSpot-konto:

Observera: Telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot kan inte användas för Hosted SMS med andra samtalsleverantörer. Läs mer om Hosted SMS i Twilios dokumentation.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Calling > Call Setup i menyn till vänster i sidofältet.
3. På fliken Telefonnummer klickar du på Hämta ett HubSpot-nummer.
4. Granska informationen i den högra panelen och klicka sedan på Nästa.
5. Använd rullgardinsmenyerna för att välja land och riktnummer och klicka sedan på Generera ett nummer. Detta kommer att använda ett av dina tilldelade telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot.
6. Beroende på vilket land du har valt kan du behöva skicka din företagsinformation till Twilio för en engångsgranskning av landsspecifika regler och lokal telekombekräftelse. Klicka på Kom igång för att slutföra verifieringsprocessen.
7. Klicka på Fortsätt för att konfigurera.
8. Skriv det namn som ska visas bredvid telefonnumret.

Observera: detta namn visas endast internt på ditt HubSpot-konto. Vi rekommenderar att du väljer ett namn som anger syftet med linjen (t.ex. supportlinje, återbetalningslinje etc.).

9. Klicka på rullgardinsmenyerna Recording consent language och Recording consent voice för att välja det språk och den röst som används när meddelandet om samtycke till inspelning spelas upp. Du kan även välja detta under konfigurationen av röstbrevlåda med text-till-tal.
10. Klicka på rullgardinsmenyn Tilldelning för att välja en användare med en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub-plats.

Observera: för att tilldela ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot till en helpdesk eller inkorg måste telefonnumret inte vara tilldelat. Läs mer om hur du ställer in en samtalskanal för att tilldela ett telefonnummer till en helpdesk eller inkorg.

9. Klicka på Spara.

Vidarekoppla inkommande samtal

För att vidarekoppla inkommande samtal från ditt HubSpot-levererade telefonnummer till din mobila enhet eller fasta telefon:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Allmänt i menyn i vänster sidofält och klicka sedan på fliken Samtal.
3. I avsnittet Inställningar för inkommande samtal klickar du på rullgardinsmenyn Ringinställning och väljer sedan Vidarebefordra till telefonnummer.
4. Klicka på Lägg till bredvid Missat vidarekopplingsnummer.
5. I dialogrutan anger du ditt telefonnummer och en eventuell anknytning.
6. Du kommer att uppmanas att verifiera ditt telefonnummer. Du kan välja hur verifieringskoden ska levereras till dig genom att klicka på SMS-meddelande eller Telefonsamtal.
7. Klicka på Skicka SMS eller Ring mig.
8. När du uppmanas att göra det anger du verifieringskoden från sms:et eller samtalet.
9. Klicka på Spara.

Ta emot inkommande samtal i din HubSpot-webbläsare

För att ta emot inkommande samtal i din HubSpot-webbläsare:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Allmänt i menyn i vänster sidofält och klicka sedan på fliken Samtal.
3. I avsnittet Inställningar för inkommande samtal klickar du på rullgardinsmenyn Ringinställningar och väljer sedan Ring i HubSpots webbläsare.
4. Klicka på Spara.

Ta emot inkommande samtal i HubSpots mobilapp (BETA)

För att ta emot in kommande samtal i HubSpot-mobilappen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Allmänt i menyn i vänster sidofält och klicka sedan på fliken Uppringning.
3. I avsnittet Inställningar för inkommande samtal klickar du på rullgardinsmenyn Ringinställningar och väljer sedan Ring i mobilapp.
4. Klicka på Spara.

Hantera ett HubSpot-levererat telefonnummer

För att redigera, omfördela, avmarkera eller ta bort ett befintligt telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Samtal > Samtalsinställningar i menyn i vänster sidofält.
3. Om du vill ändra eller ta bort tilldelningen av ett telefonnummer klickar du på Åtgärder bredvid ett befintligt telefonnummer och sedan på Redigera. Använd rullgardinsmenyn Tilldelning för att ändra eller ta bort tilldelningen av telefonnumret.
4. Om du vill ta bort ett telefonnummer klickar du på Åtgärder bredvid ett befintligt telefonnummer och sedan på Ta bort. Skriv in telefonnumret i textrutan i dialogrutan och klicka sedan på Ta bort.

Registrera ett utgående telefonnummer

Registrera ett utgående telefonnummer för utgående samtal för att säkerställa att ditt nummerpresentation visas. HubSpot äger inte dessa nummer, och de är endast avsedda för utgående användning. Varje användare måste individuellt registrera det utgående telefonnumret, även om det delas över hela kontot. Observera att utgående nummer som tillhandahålls av HubSpot inte kan delas. Innan du registrerar dig ska du bekräfta att ditt land stöds för samtal.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Allmänt i menyn i vänster sidofält och klicka sedan på fliken Uppringning.
3. Klicka på Anslut samtal om det inte redan är aktiverat.
4. För att registrera ditt telefonnummer klickar du på Lägg till telefonnummer.
5. I dialogrutan anger du ditt telefonnummer och en eventuell anknytning.
6. Du kommer att uppmanas att verifiera ditt telefonnummer. Du kan välja hur verifieringskoden ska levereras till dig genom att klicka på SMS eller Telefonsamtal.
7. Klicka på Skicka SMS eller Ring mig.
8. När du uppmanas att göra det anger du verifieringskoden från sms:et eller samtalet.

Hantera utgående telefonnummer

För att redigera eller ta bort ett befintligt utgående telefonnummer:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Allmänt i menyn i vänster sidofält och välj sedan fliken Uppringning.
3. Bredvid ett befintligt telefonnummer klickar du på Åtgärder och sedan på Redigera eller Ta bort.

Använd en tredjepartsleverantör av samtal eller Calling Extensions SDK

Läs om hur du integrerar med en samtal sleverantör från tredje part som finns på App Marketplace. Du kan också samarbeta med en utvecklare för att ansluta din egen samtalsapp med hjälp av SDK:n för samtalstillägg.

Konfigurera samtalsinställningar och preferenser

När du har konfigurerat dina telefonnummer kan du ställa in följande:

• Automatiska associationer
• Blockera telefonnummer
• Loggar över samtalsutfall
• Samtalsinspelning och konversationsintelligens
• Röstbrevlåda
• Arbetstid

Lägga till fler minuter eller HubSpot-levererade telefonnummer ( endastSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Det finns en gräns för hur många HubSpot-levererade telefonnummer du kan skaffa. Varje HubSpot-konto har en poolad gräns för tillgängliga samtalsminuter som delas mellan användarna. Båda dessa gränser är baserade på din HubSpot-prenumeration.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Samtal > Samtalsinställningar i det vänstra sidofältet.
3. Under Användning, gränser och prenumerationer granskar du återstående minuter och telefonnummer på ditt konto.
4. Om du vill lägga till fler minuter eller telefonnummer klickar du på Hantera minutabonnemang eller Hantera telefonnummerabonnemang. Detta tar dig till Konto & fakturering där Super Admin kan uppgradera funktioner. Du kan också kontakta din Customer Success Manager.

Automatiska associationer (endastSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Med Conversation Intelligence kan du få tillgång till automatiska associationer. Med det här verktyget kan du associera samtal till relevanta CRM-poster som kontakter, företag, erbjudanden och ärenden.

• Call to Contact: för varje möte som är kopplat till anropet kommer upp till fem kontakter som är kopplade till mötet att kopplas till anropet.
• Call to Company: för varje kontakt som är associerad med samtalet kommer upp till fem företag som är associerade med den kontakten att associeras med samtalet.
• Call to Deal: en AI-modell letar efter likheter mellan samtalet och affärer i ditt konto. Modellen kan till exempel se om affären och samtalet är kopplade till samma företag, eller om affärsnamnet finns i samtalsnamnet.
• Call to Ticket: en AI-modell letar efter likheter mellan samtalet och biljetter i ditt konto. Modellen kan till exempel se om biljetten och samtalet är kopplade till samma kontakt, eller om biljettens ämne finns i samtalsnamnet.

Som standard kommer HubSpot AI automatiskt att associera samtalsinspelningar till det primära företaget som är associerat med samtalets deltagare. Så här stänger du av detta:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Calling > Call Setup i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på fliken Samtalskonfigurationer.
4. Avaktivera alternativet Länka automatiskt samtal till associerade objekt med HubSpot AI.

Blockera telefonnummer

Du kan blockera telefonnummer med hög risk eller som inte uppfyller kraven för förbättrad samtalskontroll.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Calling > Blocked Numbers List i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på Lägg till nummer.
4. Använd rullgardinsmenyn för att välja ett land och skriv sedan in ett telefonnummer i textrutan.
5. Klicka på Lägg till.
6. Om du vill ta bort ett nummer från blockeringslistan håller du muspekaren över telefonnumret och klickar sedan på Ta bort. Klicka på Ta bort i dialogrutan.

Loggar över samtalsutfall

Du kan kräva anpassade samtalsutfallsloggar för att organisera hur ditt team loggar samtalsaktiviteter och rapportera om dessa mönster.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Calling > Call Setup (Samtal > Samtalsinställningar) i menyn i vänster sidofält.
3. Klicka på fliken Samtalskonfigurationer.
4. Aktivera strömbrytaren Ring vid behov av samtalsutfall.

Slå på inspelning av samtal

Samtalsinspelning fångar upp ljudet från ett samtal. Innan du aktiverar samtalsinspelning bör du läsa på om lagarna för samtalsinspelning för att säkerställa att du följer dem i olika jurisdiktioner.

Observera: du måste ha behörigheten Konto för att kunna aktivera eller inaktivera samtalsinspelning. Det kommer att vara aktiverat som standard på nya HubSpot-konton.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Samtal > Samtalsinställningar.
3. Klicka på fliken Samtalskonfigurationer.
4. Slå på knappen Samtalsinspelning. När den här inställningen är avstängd visas inte inspelningsknappen under samtal.

Slå på Conversation Intelligence (endastSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Conversation Intelligence (CI) transkriberar och analyserar automatiskt samtal som görs av användare med en Sales Seat eller Service Seat. Detta inkluderar samtal som görs via HubSpots samtalsverktyg, HubSpots Zoom-integration eller vissa samtalsleverantörer från tredje part. Med hjälp av CI i HubSpot kan du göra det:

• Granska inspelningar: Använd högtalarspår, delningsalternativ, transkriptioner och sökfunktioner för att granska samtal.
• Få tillgång till inspelningar i samtalsindexet: Samtalen i samtalsindexet kan filtreras efter egenskaper som användare, team, samtalsutfall och varaktighet.
  
• Sök efter nyckelbegrepp: Använd global sökning för att hitta nyckeltermer i samtalsinspelningar.
• Få tillgång till associerade poster: Förhandsgranska inspelningsdetaljer i associerade poster för att få mer sammanhang.
• Granska spårade termer: Använd spårade termer för att skapa rapporter om samtalsinnehåll (endastEnterprise).

Observera: om du använder HubSpots Zoom-integration måste du ha molninspelning aktiverad i ditt Zoom-konto för att kunna använda CI.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Calling > Call Setup (Samtal > Samtalsinställningar) i menyn i vänster sidofält.
3. Klicka på fliken Samtalskonfigurationer.
4. Transkription och analys är aktiverat som standard. Om det inte är aktiverat kan Super Admin aktivera transkribering och analys. Läs mer om hur HubSpot använder data för att förbättra kvaliteten på dina transkriptioner.
5. För att slå på spårade termer:
   • Klicka på Redigera spårade villkor.
   • I den högra panelen klickar du på + Lägg till kategori.
   • Redigera kategorinamnet och de spårade termerna.
   • Klicka på Spara.

Meddelande om röstbrevlåda och inspelning av samtycke

Skapa röstmeddelanden med text-till-tal eller ljud som är anpassade för under och utanför arbetstid.

Observera: röstmeddelanden är endast tillgängliga för inkommande webbläsarsamtal, inte för inkommande vidarekopplade samtal.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält klickar du på Calling > Call Setup.
3. Klicka på Åtgärder bredvid ett HubSpot-levererat telefonnummer och välj sedan Redigera.
4. Under textrutan Namn klickar du på rullgardinsmenyerna Språk för inspelningssamtycke och Röst för inspelningssamtycke för att välja det språk och den röst som används när meddelandet om inspelningssamtycke spelas upp.
5. Under Under arbetstid och Utanför arbetstid klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett ljudmeddelande:
   • För att ställa in ett röstmeddelande med text-till-tal:
     1. Klicka på Lägg till/redigera ljudmeddelanden i rullgardinsmenyn Välj ett ljudmeddelande.
     2. Skriv meddelandets namn på fliken Lägg till ett ljudmeddelande.
     3. Klicka på rullgardinsmenyn Välj typ av meddelande och välj Text-till-tal.
     4. I textrutan skriver du det meddelande du vill ska spelas upp när ett samtal går till röstbrevlådan.
     5. Klicka på rullgardinsmenyerna Språk och Röst för att välja språk och röst för röstmeddelandet. Detta kommer också att avgöra vilket språk och vilken röst som används för inspelningen av samtyckesmeddelandet. Klicka på knappen playerPlay Play för att höra en förhandsvisning av ditt meddelande.
     6. Klicka på Spara.
   • Så här ställer du in ett röstmeddelande med ljudfil:
     1. Klicka på Lägg till/redigera ljudmeddelanden i rullgardinsmenyn Välj ett ljudmeddelande.
     2. Skriv meddelandets namn på fliken Lägg till ett ljudmeddelande.
     3. Klicka på rullgardinsmenyn Välj typ av meddelande och välj Ladda upp ljud.
     4. Klicka på Ladda upp fil för att ladda upp en .mp3- eller .wav-ljudfil som är mindre än fem megabyte.
     5. Klicka på Spara.
6. När du återvänder till högerpanelen för Hantera telefonnummer visas det ljudmeddelande du skapade automatiskt i rullgardinsmenyn för specifika meddelanden. Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett ljudmeddelande igen för att byta till ett annat ljudmeddelande eller lägga till/redigera fler ljudmeddelanden.
7. Klicka på Spara.

Arbetstid

Arbetstider gör det möjligt för användare att ange specifika tider och datum då de är tillgängliga för att ta emot samtal.

När du har ställt in dina arbetstider kommer alla inkommande samtal som kommer utanför dessa tider automatiskt att gå till röstbrevlådan eller en annan tillgänglig teammedlem. Läs mer om inkommande samtal.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Allmänt i menyn i vänster sidofält och klicka sedan på fliken Uppringning.
3. I avsnittet Arbetstider för samtal väljer du dag, starttid, sluttid och tidszon i rullgardinsmenyerna för att ställa in dina arbetstider.
4. Klicka på + Lägg till timmar för att anpassa dina arbetstider ytterligare.
5. Klicka på ikonen delete Delete för att ta bort arbetstimmar.
6. Klicka på Spara.

Återanslut HubSpot-samtal

Om du aktiverade samtal för en månad sedan och inte har registrerat några nya nummer eller ringt några samtal under de senaste sju dagarna, stängs samtalsverktyget automatiskt av. Innan ditt uppringningsverktyg stängs av kommer du att meddelas via e-post och du har sju dagar på dig att välja bort att ha ditt uppringningsverktyg avstängt.

Om du vill behålla ditt samtalsverktyg aktivt klickar du på Keep my calling account activated i e-postmeddelandet. Du kommer då att omdirigeras till ditt kontos samtalsinställningar och se en aviseringsbanderoll som anger om ditt samtalskonto fortfarande är aktivt.

Stänga av uppringning

Super Admin kan stänga av uppringning för alla användare. Detta är användbart om ditt team byter till ett annat anropsverktyg och du vill se till att alla användare slutar använda det inbyggda anropsverktyget.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Calling > Call Setup i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på fliken Samtalskonfigurationer.
4. Avaktivera alternativet Ringa samtal med HubSpot-samtal.
5. Skriv av i textrutan i dialogrutan och klicka sedan på Avaktivera.

Användarna kommer inte längre att ha tillgång till HubSpots samtalsverktyg och alla registrerade nummer kommer att kopplas bort. Eventuella befintliga samtalsengagemang kommer fortfarande att finnas tillgängliga i ditt samtalsindex. Du kommer fortfarande att kunna använda Twilio Connect eller en annan tredjepartsleverantör för att ringa samtal.