Starta samtal

När du konfigurerar ett telefonnummer i HubSpot, kan användare med tilldelade Sales Hubeller Service Hub betalda platser ställa in ett HubSpot-tillhandahållet telefonnummer som gör att de kan ringa och ta emot samtal, eller registrera ett utgående telefonnummer för att ringa utgående samtal. Du kan också integrera med en tredjepartsleverantör av samtal.

Observera: du kan inte konfigurera ett telefonnummer om du är på ett HubSpot gratis testkonto.

I tabellen nedan kan du läsa mer om skillnaderna mellan telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot och utgående telefonnummer.

Du kan också ställa in samtalsinspelning för ditt konto så att ditt teams samtal spelas in och finns tillgängliga på indexsidan för samtal för granskning. Om du är användare i ett Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto kan du aktivera Conversation Intelligence (CI) för att automatiskt spela in, transkribera och granska samtal som görs i HubSpot.

Observera: beroende på din HubSpot-prenumeration finns det en gräns för hur många HubSpot-tillhandahållna telefonnummer du kan förvärva. Varje HubSpot-konto har också en poolad gräns för tillgängliga samtalsminuter som delas mellan användare baserat på din prenumeration. Superadministratörer i ett Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto kan köpa ytterligare samtalsminuter och telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot frånavsnittet Tillägg på HubSpots prissida eller genom att kontakta sin Customer Success Manager .

Ange telefonnummer

För att ringa samtal i HubSpot kan du antingen använda ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot, registrera ett utgående telefonnummer eller integrera med en tredjepartsleverantör av samtal.

Konfigurera ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot

Med ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot kan du ringa utgående samtal och ta emot inkommande samtal som vidarebefordras till din personliga enhet. Om du är en användare med superadministratörsbehörighet kan du skaffa ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot och sedan tilldela det till en teammedlem. Du kan också förvärva numret och tilldela det igen senare. När du har skaffat ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot måste du konfigurera ett vidarekopplingsnummer som de inkommande samtalen ska skickas till.

Telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot genereras av tredjepartstjänsten Twilio och måste uppfylla landsspecifika regler. För att få tillgång måste du skicka information om ditt företag till Twilio som sedan kommer att granska och bekräfta informationen med den lokala telekomleverantören i det aktuella landet. Om kraven är uppfyllda kan du registrera det telefonnummer som HubSpot tillhandahåller. Detta behöver bara göras en gång.

På grund av juridiska omständigheter och fluktuationer i efterfrågan kan vi inte erbjuda telefonnummer i alla länder. Förvärv av telefonnummer baseras på tillgänglighet. Om ett nummer inte är tillgängligt kan du prova en annan region, ett annat riktnummer eller ett annat prefix. Du kan också vänta och försöka få ett nummer igen om några minuter.

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• I menyn på vänster sida navigerar du till Calling.
• Klicka på Hämta ett HubSpot-nummer på fliken Telefonnummer .

• Granska informationen i den högra panelen och klicka sedan på Nästa.
• Använd rullgardinsmenyerna för att välja land och riktnummer och klicka sedan på Generera ett nummer.

• För Australien, Irland, Finland och Nederländerna måste du verifiera att ditt företag är beläget i det landet för att följa lokala bestämmelser för att få telefonnummer. Under avsnittet Generera ett nummer klickar du på Kom igång.

• • Granska informationen på sidan Verifiering av företag och klicka sedan på Fortsätt.

• • Klicka på Skicka.
• Granska telefonnumret som visas. Om du är nöjd med det genererade telefonnumret klickar du på Hämta detta nummer.

Observera: När du klickar på Hämta detta nummer kommer du att använda ett av dina tilldelade telefonnummer från HubSpot.

• Klicka på Fortsätt för att konfigurera.
• Ange det namn som ska visas bredvid telefonnumret.

Observera: detta namn visas endast internt på ditt HubSpot-konto, inte på det externa nummerpresentatören. Du kan överväga att välja ett namn som anger syftet med linjen. Exempel är supportlinje, återbetalningslinje, spansk linje etc.

• Klicka pårullgardinsmenyn Tilldelning och välj en användare med en tilldelad plats i Sales Hub eller Service Hub .

• Lär dig hur du ställer in arbetstider eller anpassar din röstbrevlåda.
• Klicka på Spara.
• Redigera ett befintligt telefonnummer:
  • Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder bredvid det befintliga telefonnumret.
  • Du kan redigera namnet eller tilldelningen. Klicka sedan på Spara.
• Radera ett befintligt telefonnummer:
  • Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder bredvid det befintliga telefonnumret.
  • Klicka på Ta bort. Klicka på Ta bort i dialogrutan.
• För att vidarekoppla inkommande samtal från ditt telefonnummer i HubSpot till din mobil eller fasta telefon:
  • I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
  • I den vänstra sidomenyn navigerar du till Allmänt. Klicka sedan på fliken Samtal.
  • Under Enhetens ringsignal klickar du på rullgardinsmenyn och väljer Vidarebefordra till telefonnummer. Klicka sedan på Lägg till bredvid Missat vidarekopplingsnummer.

• • Skriv ditt vidarekopplingsnummer i dialogrutan och välj sedan alternativknappen circleFilled bredvid SMS eller Telefonsamtal för att välja verifieringsmetod. Beroende på vad du väljer klickar du på SMSa mig eller Ring mig.

• • Ange verifieringskoden som skickats till ditt eftersändningsnummer. Klicka sedan på Verifiera.
  • Ditt vidarekopplingsnummer är nu inställt.
• För att ta emot inkommande samtal i HubSpot-webbläsaren:
  
  • I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
  • I den vänstra sidomenyn navigerar du till Allmänt. Klicka sedan på fliken Samtal.
  • Under Enhetens ringsignal klickar du på rullgardinsmenyn och väljer Ring i HubSpot-webbläsaren.

Du kan nu använda det här telefonnumret för att ringa utgående samtal eller ta emot inkommande samtal till det vidarekopplingsnummer som du har konfigurerat. Inkommande samtal visas på samtalsindexsidan och du kan granska dem med hjälp av verktyget för samtalsgranskning. De associeras dock inte automatiskt med en post i CRM-systemet. Du kan fortfarande manuellt associera sam talet till en motsvarande CRM-post.

Om du missar ett inkommande samtal eller om den som ringer lämnar ett röstmeddelande visas samtalsinspelningen i HubSpot och röstmeddelandet kommer också att ingå som en del av samtalsinspelningen så länge du aktiverar inspelning i ditt konto. Läs mer om hur du hanterar telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot.

Registrera ett utgående telefonnummer

Du kan registrera ett utgående telefonnummer i dina samtalsinställningar. Detta gör att du kan ringa utgående samtal till dina kontakter, och ditt nummer visas på kontaktens enhet när de får ett samtal från dig. HubSpot äger dock inte registrerade utgående telefonnummer, och du kan bara ringa utgående samtal när du använder ett utgående telefonnummer i HubSpot.

Processen för att registrera ett telefonnummer är användarspecifik; även om flera användare kan använda samma nummer i ditt konto, måste varje användare registrera telefonnumret individuellt. Innan du registrerar ett telefonnummer ska du kontrollera att ditt land har stöd för samtal.

Observera: Du kan inte registrera ett avgiftsfritt nummer för att använda det som ett utgående telefonnummer .

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• I menyn på vänster sida navigerar du till Allmänt.
• Klicka på fliken Anrop .
• Om samtal inte har aktiverats i ditt konto klickar du på Anslut samtal.
• Om du vill registrera ditt telefonnummer klickar du på Lägg till telefonnummer.

• I dialogrutan anger du ditt telefonnummer och en anknytning (om tillämpligt).
• Du kommer sedan att uppmanas att verifiera ditt telefonnummer. Du kan välja hur verifieringskoden ska skickas till dig. Välj alternativknappen SMS eller telefonsamtal.
• Klicka på SMS eller ring mig.

Du kommer att få ett SMS eller ett telefonsamtal för att verifiera att du har tillgång till telefonnumret. Ange verifieringskoden som visas på skärmen när du uppmanas att göra det.

Ditt telefonnummer kommer då att listas i din användares samtalsinställningar och du kan använda det för att ringa utgående samtal i HubSpot. Lär dig hur du hanterar dina registrerade utgående telefonnummer.

Bestäm dina arbetstider

Med inställningen för arbetstid kan användarna ange specifika tider och datum då de är tillgängliga för att ta emot samtal.

När du har ställt in dina arbetstider kommer alla inkommande samtal som kommer in utanför dessa tider automatiskt att vidarekopplas till din röstbrevlåda eller till en annan tillgänglig teammedlem. Läs mer om inkommande samtal i HubSpot.

För att ställa in dina arbetstider:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• I det vänstra sidofältet klickar du på Allmänt > Samtal.
• I avsnittet Minaarbetstider väljer du dag,starttid, sluttid och tidszon i rullgardinsmenyerna för att ställa in dina arbetstider. Klicka på + Lägg till timmar för att anpassa dina arbetstider ytterligare och klicka påikonen delete Ta bort för att ta bort arbetstider.

• Klicka på Spara.

Anpassa din röstbrevlåda

Du kan skapa ett röstmeddelande med text-till-tal eller uppladdat ljud som spelas upp under och utanför arbetstid. Röstmeddelanden är endast tillgängliga för inkommande webbläsarsamtal, inte inkommande vidarekopplade samtal.

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• I det vänstra sidofältet klickar du på Allmänt > Samtal.
• Bredvid ett HubSpot-nummer klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer sedan Redigera.
• I den högra sidopanelen, under Under arbetstid eller Utanför arbetstid, klickar du på Konfigurera röstbrevlåda.
• Du kan ställa in antingen text-till-tal eller röstbrevlåda med ljudfil:
  • Så här ställer du in en text-till-tal-röstbrevlåda:
    • Klicka på rullgardinsmenyn Välj typ av meddelande och välj Text-till-tal.
    • I textrutan skriver du det meddelande som du vill spela upp när ett samtal går till röstbrevlådan.

• • • Klicka på rullgardinsmenyerna Språk och Röst för att välja språk och röst för din röstbrevlåda. Klicka på knappen playerPlay Spela upp för att höra en förhandsvisning av ditt meddelande.
    • Klicka på Spara.
  • För att ställa in en röstbrevlåda med ljudfil:
    • Klicka på rullgardinsmenyn Välj typ av meddelande och välj Ladda upp ljud.
    • Klicka på Ladda upp fil om du vill ladda upp en .mp3- eller .wav-ljudfil som är mindre än 5 megabyte.

• • • Klicka på Spara.

Använd en tredjepartsleverantör av samtal

Om du har en tilldelad plats i Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise kan du konfigurera ett Twilio Connect-konto för att ringa samtal i HubSpot, köpa ytterligare samtalsminuter och ringa till länder som inte finns med på listan över länder som stöds.

Eller så kan du ansluta en tredjepartsleverantör till HubSpot för att ringa samtal. Du kan integrera med en leverantör som finns på App Marketplace och som stöder samtal från tredje part och relaterade funktioner, eller arbeta med en utvecklare för att ansluta din egen samtalsapp med hjälp av SDK:n för samtalstillägg.

Kräva loggar över samtalsutfall

Du kan kräva anpassade samtalsloggar för att organisera hur ditt team loggar samtalsaktiviteter och rapportera om dessa mönster. Denna inställning är för närvarande för utgående samtal som placeras från HubSpot-webbläsaren eller loggade samtal. Den här funktionen kräver inte loggning av samtalsutfall för inkommande samtal, mobilsamtal eller importerade samtal.

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• I menyn på vänster sida navigerar du till Calling.
• Klicka på fliken Samtalskonfigurationer .
• Markera kryssrutan Gör samtalsresultat obligatoriskt.

Aktivera inspelning av samtal

Du kan aktivera samtalsinspelning för att spela in ljudet från samtalet. Möjligheten att spela in samtal är en kontoövergripande inställning som påverkar alla användare som ringer samtal i kontot. Den kan aktiveras eller inaktiveras av en användare med åtkomstbehörigheten Konto . Innan du aktiverar inspelning av samtal bör du läsa på om lagar för inspelning av samtal för att säkerställa att du följer dessa lagar eftersom de varierar mellan olika jurisdiktioner.

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• I menyn på vänster sida navigerar du till Calling.
• Klicka på fliken Samtalskonfigurationer.
• Markera kryssrutan Tillåt inspelning av samtal . Om den här inställningen är avstängd visas inte knappen Spela in när du ringer ett samtal. Om du inte ser alternativet att spela in kan du kontrollera med de andra administratörerna i ditt konto om de har stängt av den här inställningen. Tillåt samtal sinspelning kommer att aktiveras som standard på nyskapade HubSpot-konton.

Observera: Inställningen Tillåt samtalsinspelning är aktiverad som standard i alla HubSpot-konton .

Aktivera Conversation Intelligence( endastSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Om du är en användare med superadministratörsbehörighet i ett Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto kan duockså aktivera Conversation Intelligence (CI) för att automatiskt transkribera och analysera samtal. Detta inkluderar samtal som görs via HubSpots inbyggda samtalsverktyg, via HubSpots integration med Zoom eller med hjälp av en ansluten tredjepartsleverantör som stöder CI. Med hjälp av CI i HubSpot kan du:

• Granska inspelningar med hjälp av högtalarspår, delningsalternativ, utskrifter och sökfunktioner.
• Få tillgång till en fullständig lista över ditt teams samtal på din indexsida för samtal. Dessa samtal kan filtreras efter samtalsegenskaper som användare, team, samtalsresultat och varaktighet.
• Sök i alla inspelningar efter nyckelord i den globala sökningen.
• Förhandsgranska inspelningsdetaljer på associerade poster för extra sammanhang.
• Granska spårade termer och skapa rapporter om samtalsinnehåll( endastEnterprise).

För att aktivera CI i HubSpot:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• I menyn på vänster sida navigerar du till Calling.
• Klicka på fliken Transkription och analys .
• I avsnittet Transkription och analys klickar du på Aktivera transkription och analys.

• När du aktiverar CI kan du också välja att använda ditt kontos data för att förbättra kvaliteten på dina transkriptioner. Markera kryssrutan Hjälp att förbättra dina transkriptioner i dialogrutan. Om du inte aktiverar detta när du konfigurerar CI kan du när som helst navigera tillbaka till dina samtalsinställningar för att aktivera det senare. Läs mer om hur HubSpot använder data för att förbättra kvaliteten på dina transkriptioner.

• Klicka på Turn on transkribering och analys.

För att ställa in språket för samtalstranskriptioner:

• I menyn till vänster navigerar du till Allmänt. Klicka sedan på fliken Anrop.
• Under Transkription och analys klickar du på rullgardinsmenyn Transkriptionsspråk och väljer önskat språk.

Automatiska associationer( endastSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Med Conversation Intelligence får du tillgång till Automatic Associations, ett verktyg som automatiskt associerar samtal till relevanta CRM-poster som kontakter, företag, affärer och ärenden. Nedan följer detaljerade beskrivningar av den logik som används för att skapa varje typ av automatisk association:

• Samtal till kontakt: för varje möte som är kopplat till samtalet kommer upp till 5 kontakter som är kopplade till det mötet att kopplas till samtalet.
• Samtal till företag: för varje kontakt som är associerad med samtalet kommer upp till 5 företag som är associerade med den kontakten att associeras med samtalet.
• Call to Deal: en AI-modell letar efter kopplingar och likheter mellan samtalet och affärerna i portalen. Modellen kan t.ex. titta på om affären och samtalet är kopplade till samma företag, eller om namnet på affären finns i namnet på samtalet.
• Call to Ticket: en AI-modell letar efter kopplingar och likheter mellan samtalet och ärendena i portalen. Modellen kan t.ex. titta på om affären och ärendet är kopplade till samma kontakt, eller om ärendet finns med i samtalsnamnet.

Som standard kommer HubSpot AI automatiskt att associera inspelningar till det primära företaget som är associerat med samtalets deltagare. Om du vill stänga av detta avmarkerar du kryssrutan Koppla associerade objekt till inspelade samtal med HubSpot AI .

Återanslut HubSpot-samtal

Om du aktiverade samtalsverktyget för en månad sedan och inte har registrerat några nya nummer eller ringt några samtal under de senaste sju dagarna kommer samtalsverktyget automatiskt att stängas av i ditt konto. Innan samtalsverktyget stängs av kommer du att meddelas via e-post och har sju dagar på dig från det att du först meddelades att välja bort att samtalsverktyget stängs av.

För att hålla ditt samtalsverktyg aktivt klickar du på Håll mitt samtalskonto aktiverat i e-postmeddelandet. Du kommer då att omdirigeras till ditt kontos samtalsinställningar och se en meddelandebanner som anger om ditt samtalskonto fortfarande är aktivt.

Stäng av samtal för alla användare

Superadministratörer kan stänga av samtal för alla användare i kontot. Detta är användbart om ditt team byter till ett annat samtalsverktyg och du vill se till att alla användare slutar använda det inbyggda samtalsverktyget.

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Calling.
• På fliken Samtalskonfigurationer klickar du för att stänga av alternativet Placera samtal med HubSpot-samtal .

• Skriv Stäng av i textfältet i dialogrutan och klicka sedan på Stäng av.

Användare kommer inte längre att ha tillgång till HubSpots samtalsverktyg och alla registrerade nummer kommer att kopplas bort. Alla befintliga samtal kommer fortfarande att vara tillgängliga på dina posters tidslinjer. Du kommer fortfarande att kunna använda Twilio Connect eller en annan tredjepartsleverantör för att ringa samtal.