Ställ in ringer

Ställ in calling i HubSpot för att ringa och ta emot samtal. När du ställer in ringer kan du göra följande:

• Generera telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot: Konfigurera HubSpot-levererade telefonnummer (drivs av Twilio) för att ringa och ta emot samtal i din HubSpot-webbläsare, vidarebefordra dem till din personliga enhet eller ta emot dem i mobilappen. Superadmins kan förvärva, tilldela och omfördela dessa nummer.

• Registrera ett utgående telefonnummer: Registrera ett utgående telefonnummer för att ringa utgående samtal till dina kontakter med ditt nummerpresentation.

• Integration av en leverantör av ringer från tredje part: Använd en leverantör av Ringer från tredje part från App Marketplace.

• Anpassa inställningarna för samtalspost och Konversationsintelligens (KI): Ställ in Samtalspost för ditt konto för att lagra och komma åt teamsamtal i Samtalsindex. Transkription och analys aktiveras automatiskt i ditt konto. Om du är Super Admin med en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du aktivera Konversationsintelligens (KI) för automatisk inspelning, transkribering och granskning av HubSpot calls, samt Automatic Association of records with calls.
• Kräv loggar över utfallet av samtalen: Kräv anpassade loggar över samtalsresultat för att organisera hur ditt team loggar aktiviteter i samband med samtal och rapportera om dessa mönster.
• Konfigurera röstbrevlåda och arbetstider: Skapa röstmeddelanden med text-till-tal eller ljudinspelade röstmeddelanden som spelas upp under eller utanför anpassade arbetstider.
• Konfigurera anpassade meddelanden om samtycke till inspelning: anpassa meddelandet om samtycke till inspelning som spelas upp innan en inbound-uppringare ansluts till dina reps.

Granskning av tabellen nedan för att lära dig mer om skillnaderna mellan HubSpot tillhandahållna telefonnummer och utgående telefonnummer. 

Viktig information och begränsningar

Följare: Observera följande viktiga information och begränsningar för prenumerationen innan du startar samtal:

• Du kan inte konfigurera ett telefonnummer om du har ett gratis testkonto hos HubSpot. 
• Minuter räknas för både inkommande och utgående samtal.
• HubSpot telefonnummer och minutgränser för poolade samtal varierar beroende på prenumeration. Super Admins med en Sales Hub eller Service Hub Professional ellerEnterprise-prenumeration kan köpa ytterligare minuter och nummer via avsnittet Tillägg på HubSpots prissida eller genom att kontakta sin Customer Success Manager.
• För att få ett HubSpot-nummer måste du skicka in din företagsinformation till Twilio för en engångsgranskning av landsspecifika regler och en lokal telekombekräftelse. Tillgängligheten varierar från land till land på grund av lagar och efterfrågan. Om ett nummer inte är tillgängligt kan du prova en annan yta, ett annat riktnummer, ett annat prefix eller försöka igen om några minuter.
• Samtal som vidarekopplas till din telefon omfattas av din operatörs kostnader för Inbound Calling. De flesta telekomleverantörer i USA erbjuder obegränsade samtal utan extra kostnad, men det är viktigt att verifiera detta med din telekomleverantör innan du ställer in vidarekoppling i HubSpot.
• När en kontakt ringer ett nummer och samtalsinspelning är aktiverad (inkommande samtal), spelas ett röstmeddelande upp som informerar om att samtalet spelas in. Samtalspost är också aktiverad som standard för utgående samtal. Om du inte vill spela in dessa samtal kan du stänga av samtalspost. När en Superadmin aktiverar Samtalspost för en användare på ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot, kommer samtalen att börja registreras automatiskt. Läs mer om bästa praxis för samtalspost.
• Avgiftsfria nummer stöds inte som telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot. 
• Från och med den 27 maj 2024 kommer alla nya köp av långnummer i Storbritannien för meddelanden eller röst att kräva ett godkänt brittiskt RC-bunt. Från och med den 30 september 2024 kommer alla brittiska långnummer att kräva ett godkänt brittiskt RC-bunt för att skicka meddelanden eller ringa samtal.

För att förstå den fulla omfattningen av vad varje Prenumerationstyp innehåller, läs mer i HubSpots Produkter & Tjänstekatalog. Dessutom kan du lära dig hur du ställer in telefonnummer för tvåfaktorsautentisering.

Konfigurera telefonnummer

För att ringa i HubSpot kan du antingen använda ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot, registrera ett utgående telefonnummer eller integrera med en tredjepartsleverantör av samtal.

Skapa ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot

Konfigurera ett HubSpot-levererat telefonnummer för att ringa och ta emot samtal i ditt HubSpot-konto:

Observera: Telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot kan inte användas för Hosted SMS med andra leverantörer av samtal. Läs mer om Hosted SMS i Twilios dokumentation.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Ringer > Samtal.
3. På fliken Telefonnummer klickar du på Hämta ett HubSpot-nummer.
4. Granska informationen i den högra panelen och klicka sedan på Nästa.
5. Använd rullgardinsmenyerna för att välja land och riktnummer och klicka sedan på Generera ett nummer. Detta kommer att använda ett av dina tilldelade HubSpot-levererade telefonnummer.
6. Beroende på vilket land du har valt kan du behöva skicka din företagsinformation till Twilio för en engångsgranskning av landsspecifika regler och bekräftelse från lokala telekomföretag. Klicka på Kom igång för att slutföra verifieringsprocessen.
7. Klicka på Fortsätt för att konfigurera.
8. Skriv det namn som ska visas bredvid telefonnumret.

Observera att detta namn endast visas internt på ditt HubSpot-konto. Vi rekommenderar att du väljer ett namn som anger syftet med linjen (t.ex. supportlinje, återbetalningslinje etc.).

9.  Klicka på rullgardinsmenyerna Språk för samtycke till registrering och Röst för samtycke till registrering för att välja språk och röst som används när meddelandet om samtycke till registrering spelas upp. Du kan också välja detta när du konfigurerar röstmeddelanden med text-till-tal.
10. Klicka på rullgardinsmenyn Tilldelning för att välja en användare med en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub-profil.

Observera: för att tilldela ett HubSpot-levererat telefonnummer till en Helpdesk eller inkorg måste telefonnumret vara odelat. Om ett nummer har tilldelats en Helpdesk eller inkorg och du vill använda det någon annanstans (t.ex. IVR, en enskild användare) måste du också ta bort tilldelningen. Lär dig hur du ställer in och använder en kanal för ringande i Helpdesk eller en inkorg för att tilldela eller avaktivera ett telefonnummer.

9. Klicka på Spara.

Hantera ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot

För att redigera, omfördela, upphäva eller ta bort ett befintligt telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Ringer > Samtal.
3. Om du vill ändra eller ta bort tilldelningen av ett telefonnummer klickar du på Åtgärder bredvid ett befintligt telefonnummer och sedan på Redigera. Använd rullgardinsmenyn Tilldelning för att tilldela eller ta bort tilldelningen av telefonnumret.
4. Om du vill ta bort ett telefonnummer klickar du på Åtgärder bredvid ett befintligt telefonnummer och sedan på Ta bort. Skriv telefonnumret i textrutan i dialogrutan och klicka sedan på Radera.

Vidarebefordra inkommande samtal från ditt HubSpot-levererade telefonnummer till din mobila enhet eller fasta telefon

För att vidarekoppla inkommande samtal från ditt HubSpot-levererade telefonnummer till din mobila enhet eller fasta telefon:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Allmänt i menyn till vänster och klicka sedan på fliken Ringer .
3. I avsnittet Inställningar för Inbound calling klickar du på rullgardinsmenyn Ringpreferens och väljer sedan Vidarekoppla till telefonnummer.
4. Klicka på Lägg till bredvid Missat vidarekopplingsnummer.
5. I dialogrutan anger du ditt telefonnummer och en eventuell anknytning.
6. Du blir prompt ombedd att verifiera ditt telefonnummer. Du kan välja hur verifieringskoden ska levereras till dig genom att klicka på SMS-meddelande eller samtal.
7. Klicka Sms: a mig eller Ring mig.
8. När du blir prompt anger du verifieringskoden från ditt sms eller samtal.
9. Klicka på Spara.

Ta emot inkommande samtal i din HubSpot-webbläsare

För att ta emot inkommande samtal i din HubSpot-webbläsare:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Allmänt i menyn till vänster och klicka sedan på fliken Ringer .
3. I avsnittet Inställningar för Inbound calling klickar du på rullgardinsmenyn Ringpreferens och väljer sedan Ring i HubSpot-webbläsaren.
4. Klicka på Spara.

Ta emot inkommande samtal i HubSpot-mobilappen

För att ta emot inkommande samtal i HubSpot mobilapp:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Allmänt i menyn till vänster och klicka sedan på fliken Ringer .
3. I avsnittet Inställningar för Inbound calling klickar du på rullgardinsmenyn Ringpreferens och väljer sedan Ring i mobilapp.
4. Klicka på Spara.

Registrera ett utgående telefonnummer

Registrera ett utgående telefonnummer för utgående samtal för att säkerställa att nummerpresentatören visas. HubSpot äger inte dessa nummer, och de är endast avsedda för utgående användning. Varje användare måste individuellt registrera det utgående telefonnumret, även om det delas över hela kontot. Observera att utgående nummer som tillhandahålls av HubSpot inte kan delas. Innan du registrerar dig, bekräfta att ditt land stöds för Ringer.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Allmänt i menyn till vänster och klicka sedan på fliken Ringer .
3. Klicka på Anslut samtal om det inte har aktiverats.
4. Om du vill registrera ett telefonnummer klickar du på Lägg till telefonnummer.
5. I dialogrutan anger du ditt telefonnummer och en eventuell anknytning.
6. Du blir prompt ombedd att verifiera ditt telefonnummer. Du kan välja hur verifieringskoden ska levereras till dig genom att klicka på SMS-meddelande eller samtal.
7. Klicka Sms: a mig eller Ring mig.
8. När du blir prompt anger du verifieringskoden från ditt sms eller samtal.

Hantera utgående telefonnummer

Så här redigerar eller tar du bort ett befintligt utgående telefonnummer:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Allmänt i menyn till vänster och välj sedan fliken Ringer .
3. Bredvid ett befintligt telefonnummer klickar du på Åtgärder och sedan på Redigera eller Ta bort.

Använd en tredjepartsleverantör av samtal eller SDK för Ringer Extensions

Lär dig hur du integrerar med en tredjepartsleverantör av samtal som finns listad på App Marketplace. Du kan också samarbeta med en utvecklare för att ansluta din egen app för samtal med hjälp av SDK:n Ringer Extension.

Konfigurera inställningar och preferenser för Ringer

När du har konfigurerat dina telefonnummer kan du ställa in följande:

• Lägg till minuter eller HubSpot-levererat telefonnummer
• Automatiska associationer
• Blockera telefonnummer
• Samtalsprotokoll
• Konversationsintelligens
• Anpassad inspelning av samtyckesmeddelande (endast för Inbound Calling)
• Slå på samtalspost
• Röstbrevlåda
• Arbetstid
  
  

Lägg till fler minuter eller HubSpot-levererade telefonnummer ( endastSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Det finns en gräns för antalet telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot som du kan förvärva. Varje HubSpot konto har en poolad gräns för tillgängliga samtalsminuter som delas mellan användarna. Båda dessa gränser är baserade på din HubSpot prenumeration. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I vänstra sidofältet navigerar du till Ringer > Samtal.
3. Under Användning, gränser och Prenumerationer gör du en granskning av återstående minuter och telefonnummer på ditt konto.
4. Om du vill lägga till fler minuter eller telefonnummer klickar du på Hantera minutprenumeration eller Hantera prenumeration på telefonnummer. Du kommer då till Konto & Fakturering där Superadmin kan uppgradera funktioner. Du kan också ta kontakt med din Customer Success Manager.

Automatiska associationer (endastSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Med Konversationsintelligens kan du få tillgång till automatiska associationer. Med det här verktyget kan du associera samtal till relevanta CRM-poster som kontakter, företag, affärer och ärenden. 

• Ringer till Kontakt: för varje möte som är kopplat till samtalet kommer upp till fem kontakter som är kopplade till mötet att vara kopplade till samtalet.
• Ringer till Företag: för varje kontakt som är kopplad till samtalet kommer upp till fem företag som är kopplade till den kontakten att vara kopplade till samtalet.
• Ringer till Affär: en AI-modell letar efter likheter mellan samtalet och affärer på ditt konto. Modellen kan till exempel se om affären och samtalet är associerade till samma företag, eller om namnet på affären finns i namnet på samtalet.
• Ringer till Supportärende: en AI-modell letar efter likheter mellan samtalet och supportärenden på ditt konto. Modellen kan till exempel se om både supportärendet och samtalet är associerade med samma kontakt, eller om supportärendets ämne finns i samtalets namn. 

Som standard kommer HubSpot AI automatiskt att associera Samtalsposter till det primära företaget som är associerat med samtalets deltagare. För att stänga av detta:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Ringer > Samtal.
3. Klicka på fliken Konfigurationer för Ringer.
4. Stäng av knappen Länka automatiskt samtal till associerade objekt med HubSpot AI.

Blockera telefonnummer

Du kan blockera utgående och inkommande högrisk- eller icke-kompatibla telefonnummer för förbättrad samtalskontroll.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Samtalslista > Blockeringslista.
3. Klicka på Lägg till nummer.
4. Använd rullgardinsmenyn för att välja ett land och skriv sedan in ett telefonnummer i textrutan. 
5. Klicka på Lägg till.
6. Om du vill ta bort ett nummer från blockeringslistan håller du muspekaren över telefonnumret och klickar sedan på Ta bort. Klicka på Ta bort i dialogrutan.

Samtalsprotokoll

Du kan kräva anpassade samtalsutfallsloggar för att organisera hur ditt team loggar aktiviteter i samtal och rapportera om dessa mönster. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Ringer > Samtal.
3. Klicka på fliken Konfigurationer för Ringer.
4. Slå på strömbrytaren Ringer vid behov av resultat .

Slå på samtalspost

Samtalspost fångar upp ljudet från ett samtal. Innan du slår på Samtalspost bör du läsa om bästa praxis för samtalspost.

Observera: Du måste ha behörighet till Konto för att kunna aktivera eller inaktivera Samtalspost. Det kommer att vara aktiverat som standard på nya HubSpot-konton. Det kommer att vara aktiverat som standard på nya HubSpot-konton.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Ringer > Samtal.
3. Klicka på fliken Konfigurationer för Ringer.
4. Slå på strömbrytaren för Samtalspost . När den här inställningen är avstängd visas inte knappen Register under samtal. 

Slå på Konversationsintelligens (endastSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Konversationsintelligens (KI) transkriberar och analyserar automatiskt samtal som ringts av användare med en Sales-profil eller Service-profil. Detta inkluderar samtal som görs via HubSpots call-verktyg, HubSpots Zoom-integration, Google Meet-integration eller vissa tredjepartsleverantörer av samtal. Med hjälp av KI i HubSpot kan du:

• Granskning av register: Använd högtalarspår, delningsalternativ, utskrifter och sökfunktioner för att granska samtal.
• Få åtkomst till inspelningar i Samtalsindex: Samtal i Samtalsindex kan filtreras efter egenskaper som användare, team, samtalsresultat och varaktighet.
  
• Sök efter nyckeltermer: Använd global sökning för att hitta nyckeltermer i samtalsposter.
• Få tillgång till associerade register: Förhandsgranska inspelningsdetaljer på associerade register för extra sammanhang.
• Granskning av spårning av termer: Använd spårade termer för att skapa rapporter om innehållet i samtalen (endastEnterprise).

Observera: om du använder HubSpots Zoom-integration måste du ha molnregistrering aktiverad i ditt Zoom-konto för att använda KI.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Ringer > Samtal.
3. Klicka på fliken Konfigurationer för Ringer.
4. Transkription och analys är aktiverat som standard. Om den inte är påslagen kan Superadmin slå på Transcriptions and analysis. Läs mer om hur HubSpot använder data för att förbättra kvaliteten på dina utskrifter.
5. För att vända på spårning av villkor:
   • Klicka på Redigera villkor för spårning.
   • Klicka på + Lägg till kategori i den högra panelen.
   • Redigera kategorinamn och spårningstermer.
   • Klicka på Spara.

Anpassa meddelandet om samtycke till inspelning för inkommande samtal

Anpassa meddelandet om samtycke till register som spelas upp innan en inkommande uppringare ansluts till dina representanter.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster klickar du på Ringer > Inställning av samtal.
3. Bredvid ett HubSpot-levererat telefonnummer klickar du på Åtgärder och väljer sedan Redigera.
4. Om du vill redigera ett befintligt meddelande klickar du på fliken Redigera och sedan på ett meddelande om samtycke till registrering som du vill redigera.
5. Om du vill skapa ett nytt meddelande klickar du på rullgardinsmenyn Meddelande om registeringstillstånd och sedan på Lägg till/redigera ljudmeddelanden.
6. Skrivnamnet påmeddelandet.
7. Klicka på rullgardinsmenyn Välj typ av meddelande och välj sedan Text-till-tal eller Ladda upp ljud.
   • Om du väljer Text-till-tal skriver du meddelandet om samtycke till registrering i textrutan.
   • Om du väljer Ladda upp ljud klickar du på Ladda upp fil.
8. Klicka på Spara.

Röstbrevlåda

Skapa röstmeddelanden med text-till-tal eller ljud som är anpassade för under och utanför arbetstid.

Observera: Röstmeddelanden är endast tillgängliga för Inbound Calling i webbläsaren, inte för inkommande vidarekopplade samtal.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster klickar du på Ringer > Inställning av samtal.
3. Bredvid ett HubSpot-levererat telefonnummer klickar du på Åtgärder och väljer sedan Redigera.
4. Under Under arbetstid och Utanför arbetstid klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett ljudmeddelande :
   • Så här ställer du in röstbrevlåda med text-till-tal:
     1. I rullgardinsmenyn Välj ett ljudmeddelande klickar du på Lägg till/redigera ljudmeddelanden.
     2. På fliken Lägg till ett ljudmeddelande skriver du meddelandets namn.
     3. Klicka på rullgardinsmenyn Välj typ av meddelande och välj Text-till-tal.
     4. I textrutan skriver du det meddelande som du vill ska spelas upp när ett samtal går till röstbrevlådan.
     5. Klicka på rullgardinsmenyerna Language (språk) och Voice (röst) för att välja språk och röst för röstmeddelandet. Detta kommer också att avgöra vilket språk och vilken röst som används för meddelandet om samtycke till registrering. Klicka på playerPlay Play-knappen för att höra en förhandsvisning av ditt meddelande.
     6. Klicka på Spara.
   • Så här ställer du in röstbrevlåda med ljudfil:
     1. I rullgardinsmenyn Välj ett ljudmeddelande klickar du på Lägg till/redigera ljudmeddelanden.
     2. På fliken Lägg till ett ljudmeddelande skriver du meddelandets namn.
     3. Klicka på rullgardinsmenyn Välj typ av meddelande och välj Ladda upp ljud.
     4. Klicka på Ladda upp fil för att ladda upp en .mp3- eller .wav-ljudfil som är mindre än fem megabyte.
     5. Klicka på Spara.
5. När du återvänder till högerpanelen Hantera telefonnummer visas det ljudmeddelande du skapade automatiskt i den specifika rullgardinsmenyn. Klicka på rullgardinsmenyerna Välj ett ljudmeddelande igen för att byta till ett annat ljudmeddelande eller lägga till/redigera fler ljudmeddelanden.
6. Klicka på Spara.

Arbetstid

Arbetstider gör det möjligt för användare att ställa in specifika tider och datum då de är tillgängliga för att ta emot samtal.

När du har ställt in dina arbetstider kommer alla inkommande samtal som kommer utanför dessa tider automatiskt att gå till röstbrevlådan eller en annan tillgänglig teammedlem. Läs mer om Inbound calling. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Allmänt i menyn till vänster och klicka sedan på fliken Ringer .
3. I avsnittet Ringer arbetstider väljer du dag, starttid, sluttid och tidszon i rullgardinsmenyerna för att ställa in dina arbetstider.
4. Klicka på + Lägg till timmar för att anpassa dina arbetstider ytterligare.
5. Klicka på ikonen delete Ta bort-ikonen för att ta bort arbetstimmar.
6. Klicka på Spara.

Återanslut HubSpot calling

Om du aktiverade Ringer för en månad sedan och inte har registrerat några nya nummer eller ringt några samtal under de senaste sju dagarna stängs verktyget för Ringer av automatiskt. Innan ditt verktyg för att ringa stängs av kommer du att meddelas via e-post och du har sju dagar på dig från det att du först meddelades att avregistrera dig från att ditt verktyg för att ringa stängs av.

För att hålla ditt verktyg för att ringa aktivt klickar du på Håll mitt konto för att ringa aktiverat i e-postmeddelandet. Du kommer då att omdirigeras till ditt kontos inställningar för Ringer och kommer att se en meddelandebanner som anger om ditt konto för samtal fortfarande är aktivt.

Stäng av ringer

Superadmin kan stänga av Ringer för alla användare. Detta är användbart om ditt team byter till ett annat verktyg för ringningar och du vill se till att alla användare slutar använda det inbyggda verktyget för ringningar.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Ringer > Samtal.
3. Klicka på fliken Konfigurationer för Ringer.
4. Stäng av funktionen Ringa samtal med hjälp av HubSpot calling .
5. Skriv turn off i textrutan i dialogrutan och klicka sedan på Turn off.

Användare kommer inte längre att ha tillgång till HubSpots verktyg för calling och alla registrerade nummer kommer att kopplas bort. Alla befintliga samtalsengagemang kommer fortfarande att finnas tillgängliga i ditt Samtalsindex. Du kommer fortfarande att kunna använda Twilio Anslut eller en annan tredjepartsleverantör av ringer för att ringa samtal.