Bellen instellen

Bij het configureren van een telefoonnummer in HubSpot kunnen gebruikers met betaalde Sales Hub of Service Hub seats een door HubSpot verstrekt telefoonnummer instellen waarmee ze gesprekken kunnen voeren en ontvangen, of een uitgaand telefoonnummer registreren om uitgaande gesprekken te voeren. Je kunt ook integreren met een externe belprovider.

Let op: je kunt geen telefoonnummer instellen als je een HubSpot gratis proefaccount hebt.

Bekijk de onderstaande tabel voor meer informatie over de verschillen tussen HubSpot telefoonnummers en uitgaande telefoonnummers.

Je kunt ook gespreksopname instellen voor je account, zodat de gesprekken van je team worden opgenomen en toegankelijk zijn op de gesprekkenindexpagina om te bekijken. Als je een gebruiker bent van een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account, kun je Conversation Intelligence (CI) inschakelen om gesprekken die in HubSpot worden gevoerd automatisch op te nemen, te transcriberen en te bekijken.

Let op: afhankelijk van je HubSpot abonnement, is er een limiet aan het aantal HubSpot telefoonnummers dat je kunt krijgen. Elk HubSpot account heeft ook een gepoolde limiet van beschikbare belminuten die worden gedeeld tussen gebruikers op basis van je abonnement. Superbeheerders met een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account kunnen extra belminuten en door HubSpot verstrekte telefoonnummers kopen in hetgedeelte Add-ons op de prijzenpagina van HubSpot of door contact op te nemen met hun Customer Success Manager.

Telefoonnummers instellen

Om te bellen in HubSpot kun je een door HubSpot verstrekt telefoonnummer gebruiken, een uitgaand telefoonnummer registreren of integreren met een externe belprovider.

Configureer een door HubSpot verstrekt telefoonnummer

Met een HubSpot telefoonnummer kun je uitgaande gesprekken voeren en inkomende gesprekken ontvangen die worden doorgeschakeld naar je persoonlijke apparaat. Als je een gebruiker bent met superbeheerdersrechten, kun je een HubSpot telefoonnummer verwerven en het vervolgens toewijzen aan een teamlid. Je kunt het nummer ook verwerven en later opnieuw toewijzen. Nadat je een HubSpot telefoonnummer hebt aangeschaft, moet je een doorschakelnummer configureren om de inkomende gesprekken naartoe te sturen.

HubSpot verstrekte telefoonnummers worden gegenereerd door de externe service Twilio en moeten voldoen aan landspecifieke voorschriften. Om toegang te krijgen, moet je informatie over je bedrijf aan Twilio verstrekken, die vervolgens de informatie zal controleren en bevestigen met de lokale telecomprovider in dat land. Als aan de vereisten is voldaan, kun je het door HubSpot verstrekte telefoonnummer registreren. Dit hoef je maar één keer te doen.

Vanwege wettelijke bepalingen en schommelingen in de vraag kunnen we niet in elk land telefoonnummers aanbieden. Het verkrijgen van een telefoonnummer is gebaseerd op beschikbaarheid. Als een nummer niet beschikbaar is, kun je een andere regio, een ander netnummer of een ander kengetal proberen. Je kunt ook wachten en over een paar minuten opnieuw proberen een nummer te krijgen.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Bellen.
• Klik op het tabblad Telefoonnummers op Een HubSpot-nummer krijgen.

• Controleer de informatie in het rechterpaneel en klik op Volgende.
• Gebruik de vervolgkeuzemenu's om een land en netnummer te selecteren en klik vervolgens op Genereer een nummer.

• Voor Australië, Ierland, Finland en Nederland moet u controleren of uw bedrijf in dat land is gevestigd om te voldoen aan de lokale regelgeving voor het verkrijgen van telefoonnummers. Klik onder het gedeelte Een nummer genereren op Aan de slag.

• • Controleer de informatie op de pagina Bedrijfsverificatie en klik vervolgens op Doorgaan.

• • Klik op Verzenden.
• Bekijk het telefoonnummer dat wordt weergegeven. Als je tevreden bent met het gegenereerde telefoonnummer, klik je op Get this number.

Let op: als je op Ontvang dit nummer klikt, gebruik je een van de door HubSpot toegewezen telefoonnummers.

• Klik op Doorgaan om in te stellen.
• Typ de naam die naast het telefoonnummer wordt weergegeven.

Let op: deze naam wordt alleen intern op je HubSpot account weergegeven, niet op de externe beller-ID. Je kunt overwegen om een naam te kiezen die het doel van de lijn aangeeft. Voorbeelden zijn Supportlijn, Restitutielijn, Spaanse lijn, etc.

• Klik op hetvervolgkeuzemenu Toewijzing en selecteer een gebruiker met een toegewezen Sales Hub- of Service Hub-stoel .

• Leer hoe je werktijden instelt of je voicemail aanpast.
• Klik op Opslaan.
• Een bestaand telefoonnummer bewerken:
  • Klik naast het bestaande telefoonnummer op het vervolgkeuzemenu Acties.
  • U kunt de naam of toewijzing bewerken. Klik vervolgens op Opslaan.
• Een bestaand telefoonnummer verwijderen:
  • Klik naast het bestaande telefoonnummer op het vervolgkeuzemenu Acties.
  • Klik op Verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen.
• Om inkomende gesprekken van je HubSpot telefoonnummer door te schakelen naar je mobiele toestel of vaste lijn:
  • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
  • Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen. Klik vervolgens op het tabblad Bellen.
  • Klik onder Device ringing op het vervolgkeuzemenu en selecteer Forward to phone number (Doorschakelen naar telefoonnummer). Klik vervolgens op Toevoegen naast Doorschakelnummer missen.

• • Typ in het dialoogvenster je doorschakelnummer en selecteer vervolgens het keuzerondje circleFilled naast SMS-bericht of Telefoongesprek om je verificatiemethode te kiezen. Afhankelijk van je keuze klik je op Sms me of Bel me.

• • Typ de verificatiecode in die naar je doorkiesnummer is gestuurd. Klik vervolgens op Verifiëren.
  • Je doorschakelnummer is nu ingesteld.
• Om inkomende gesprekken te ontvangen in de HubSpot browser:
  
  • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
  • Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen. Klik vervolgens op het tabblad Bellen.
  • Klik onder Apparaat belt op het vervolgkeuzemenu en selecteer Bellen in HubSpot-browser.

Je kunt dit telefoonnummer nu gebruiken om uitgaande gesprekken te voeren of om inkomende gesprekken te ontvangen op het doorschakelnummer dat je hebt ingesteld. Inkomende oproepen verschijnen op de oproepindexpagina en je kunt ze bekijken met de oproepweergave. Ze worden echter niet automatisch gekoppeld aan een record in CRM. U kunt het gesprek nog steeds handmatig koppelen aan een corresponderend CRM record.

Als je een inkomend gesprek mist of de beller laat een voicemail achter, dan verschijnt de gespreksopname in HubSpot en de voicemail wordt ook opgenomen als onderdeel van de gespreksopname, zolang je opnemen in je account hebt ingeschakeld. Meer informatie over het beheren van door HubSpot verstrekte telefoonnummers.

Een uitgaand telefoonnummer registreren

Je kunt een uitgaand telefoonnummer registreren in je belinstellingen. Hiermee kun je uitgaande gesprekken voeren naar je contactpersonen, en je beller-ID zal op het apparaat van de contactpersoon verschijnen als ze door jou gebeld worden. HubSpot is echter geen eigenaar van geregistreerde uitgaande telefoonnummers en je kunt alleen uitgaande gesprekken voeren als je een uitgaand telefoonnummer in HubSpot gebruikt.

Het proces voor het registreren van een telefoonnummer is gebruikersspecifiek; hoewel meerdere gebruikers hetzelfde nummer in uw account kunnen gebruiken, moet elke gebruiker het telefoonnummer afzonderlijk registreren. Controleer voordat u een telefoonnummer registreert of uw land ondersteuning biedt voor bellen.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Bellen .
• Als bellen niet is ingeschakeld in uw account, klikt u op Bellen verbinden.
• Klik op Telefoonnummer toevoegen om uw telefoonnummer te registreren.

• Voer in het dialoogvenster uw telefoonnummer en een extensie in (indien van toepassing).
• Vervolgens wordt u gevraagd om uw telefoonnummer te verifiëren. Je kunt kiezen hoe je de verificatiecode ontvangt. Selecteer het keuzerondje SMS-bericht of Telefoongesprek.
• Klik op Sms me of Bel me.

Je ontvangt een sms-bericht of telefoontje om te verifiëren dat je toegang hebt tot het telefoonnummer. Voer de verificatiecode in die op uw scherm verschijnt als daarom wordt gevraagd.

Je telefoonnummer wordt dan vermeld in de belinstellingen van je gebruiker en je kunt het gebruiken om uitgaande gesprekken te voeren in HubSpot. Ontdek hoe je je geregistreerde uitgaande telefoonnummers beheert.

Stel je werktijden in

Met de instelling voor werktijden kunnen gebruikers specifieke tijden en data instellen waarop ze beschikbaar zijn om gesprekken aan te nemen.

Als je eenmaal je werktijden hebt ingesteld, zullen inkomende gesprekken die buiten deze tijden binnenkomen automatisch naar je voicemail of een ander beschikbaar teamlid worden doorgeschakeld. Meer informatie over inkomend bellen in HubSpot.

Je werktijden instellen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in de linkerzijbalk op Algemeen > Bellen.
• Selecteer in het gedeelteWerkuren oproepen de dag, debegintijd, de eindtijd en de tijdzone uit de vervolgkeuzemenu's om je werktijden in te stellen. Klik op + Uren toevoegen om je werktijden verder aan te passen en klik op hetpictogram delete Verwijderen om werktijden te verwijderen.

• Klik op Opslaan.

Je voicemail aanpassen en toestemmingsbericht opnemen

Je kunt een tekst-naar-spraak of geüploade audio voicemail maken die tijdens en buiten werktijd wordt afgespeeld. Je kunt ook de taal en stem aanpassen die worden gebruikt wanneer het ingesproken toestemmingsbericht wordt afgespeeld. Voicemails zijn alleen beschikbaar voor inkomende browseroproepen, niet voor inkomende doorgeschakelde oproepen.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in de linkerzijbalk op Algemeen > Bellen.
• Klik naast een HubSpot-nummer op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Bewerken.
• Klik onder het tekstvak Naam op de vervolgkeuzemenu's Taal toestemming opname en Stem toestemming opname om de taal en de stem te selecteren die worden gebruikt wanneer het bericht met toestemming voor opname wordt afgespeeld. Je kunt dit ook selecteren tijdens het instellen van de tekst-naar-spraak voicemail.
• Klik in het rechterpaneel onder Tijdens werktijd of Buiten werktijd op Voicemail instellen.
• Je kunt een voicemail instellen met tekst-naar-spraak of audiobestanden:
  • Een tekst-naar-spraak voicemail instellen:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Kies type bericht en selecteer Tekst-naar-spraak.
    • Typ in het tekstvak het bericht dat je wilt afspelen wanneer een oproep naar voicemail gaat.

• • • Klik op de vervolgkeuzemenu's Taal en Stem om de taal en stem voor je voicemail te selecteren. Dit bepaalt ook de taal en stem die worden gebruikt voor het inspreken van het toestemmingsbericht. Klik op de knop playerPlay Play (Afspelen) om een voorbeeld van je bericht te beluisteren.
    • Klik op Opslaan.
  • Een voicemail met audiobestanden instellen:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Kies type bericht en selecteer Audio uploaden.
    • Klik op Bestand uploaden om een .mp3- of .wav-audiobestand van minder dan 5 megabyte te uploaden.

• • • Klik op Opslaan.

Een externe oproepprovider gebruiken

Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seat toegewezen hebt gekregen, kun je een Twilio Connect account instellen om te bellen in HubSpot, extra belminuten te kopen en te bellen naar landen die niet op de lijst met ondersteunde landen staan.

Je kunt ook een andere belprovider koppelen aan HubSpot om te bellen. Je kunt integreren met een provider op de App Marketplace die bellen met derden en gerelateerde functionaliteit ondersteunt, of samenwerken met een ontwikkelaar om je eigen bel-app aan te sluiten met behulp van de Calling Extension SDK.

Logboeken met gespreksresultaten vereisen

Je kunt aangepaste logbestanden met gespreksresultaten vereisen om te organiseren hoe je team gespreksactiviteiten registreert en over deze patronen te rapporteren. Deze instelling geldt op dit moment voor uitgaande gesprekken die vanuit de HubSpot browser zijn geplaatst of gelogde gesprekken. Deze functionaliteit vereist geen logboekregistratie voor inkomende gesprekken, mobiele gesprekken of geïmporteerde gesprekken.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Bellen.
• Klik op het tabblad Gespreksconfiguraties .
• Schakel het selectievakje Resultaat gesprek verplicht in.

Gespreksopname inschakelen

Je kunt gespreksopname inschakelen om de audio van het gesprek vast te leggen. De mogelijkheid om gesprekken op te nemen is een account-brede instelling, die van invloed is op alle gebruikers die gesprekken voeren in de account. Het kan worden in- of uitgeschakeld door een gebruiker met toegangsrechten voor Account . Voordat u gespreksopname inschakelt, moet u informatie inwinnen over wetten voor gespreksopname om ervoor te zorgen dat u voldoet aan deze wetten, aangezien deze verschillen per rechtsgebied.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Bellen.
• Klik op het tabblad Gespreksconfiguraties.
• Schakel het selectievakje Opname van gesprekken toestaan in. Als deze instelling is uitgeschakeld, verschijnt de knop Opnemen niet als je een gesprek voert. Als je de optie om op te nemen niet ziet, controleer dan bij de andere beheerders in je account of zij deze instelling hebben uitgeschakeld. Gespreksopname toestaan is standaard ingeschakeld op nieuw aangemaakte HubSpot-accounts.

Let op: de instelling Gespreksopname toestaan is standaard ingeschakeld in alle HubSpot accounts.

Conversation Intelligence inschakelen( alleenSales Hub of Service Hub Professional of Enterprise )

Als je een gebruiker bent met superbeheerdersrechten in een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account, kunjeook Conversation Intelligence (CI) inschakelen om gesprekken automatisch te transcriberen en analyseren. Dit geldt ook voor gesprekken die worden gevoerd via HubSpot's ingebouwde beltool, via HubSpot's integratie met Zoom, of met behulp van een aangesloten telefoonprovider van derden die CI ondersteunt. Met behulp van CI in HubSpot kun je:

• Bekijk opnames met behulp van luidsprekersporen, opties voor delen, transcripties en zoekmogelijkheden.
• Bekijk een volledige lijst van alle gesprekken van je team op je indexpagina met gesprekken. Deze gesprekken kunnen worden gefilterd op eigenschappen zoals gebruiker, team, resultaat van het gesprek en duur.
• Zoek in alle opnames op sleuteltermen binnen globaal zoeken.
• Bekijk een voorbeeld van opnamedetails op gekoppelde records voor extra context.
• Getraceerde termen bekijken en rapporten maken over gespreksinhoud( alleenEnterprise ).

CI inschakelen in HubSpot:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Bellen.
• Klik op het tabblad Transcriptie en analyse .
• Klik in het gedeelte Transcriptie en analyse op Transcriptie en analyse inschakelen.

• Als je CI inschakelt, kun je er ook voor kiezen om de gegevens van je account te gebruiken om de kwaliteit van je transcripties te verbeteren. Schakel in het dialoogvenster het selectievakje Help uw transcripties verbeteren in . Als je dit niet inschakelt bij het instellen van CI, kun je op elk gewenst moment teruggaan naar je belinstellingen om het later in te schakelen. Meer informatie over hoe HubSpot gegevens gebruikt om de kwaliteit van je transcripties te verbeteren.

• Klik op Transcriptie en analyse inschakelen.

De taal voor gesprekstranscripties instellen:

• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen. Klik vervolgens op het tabblad Bellen.
• Klik onder Transcriptie en analyse op het vervolgkeuzemenu Transcriptietaal en selecteer de taal van uw voorkeur.

Automatische koppelingen( alleenSales Hub of Service Hub Professional of Enterprise )

Met Conversation Intelligence krijg je toegang tot Automatic Associations, een tool die gesprekken automatisch koppelt aan relevante CRM records zoals contactpersonen, bedrijven, deals en tickets. Hieronder vindt u gedetailleerde beschrijvingen van de logica die wordt gebruikt om elk type automatische koppeling te maken:

• Oproep aan contact: voor elke vergadering die aan de oproep is gekoppeld, worden maximaal 5 contactpersonen die aan die vergadering zijn gekoppeld aan de oproep gekoppeld.
• Oproep aan bedrijf: voor elke contactpersoon die aan de oproep is gekoppeld, worden maximaal 5 bedrijven die aan die contactpersoon zijn gekoppeld aan de oproep gekoppeld.
• Call to Deal: een AI-model zoekt naar verbanden en overeenkomsten tussen de call en deals in de portal. Het model kan bijvoorbeeld kijken of de deal en de call beide zijn gekoppeld aan hetzelfde bedrijf, of dat de naam van de deal voorkomt in de naam van de call.
• Call to Ticket: een AI-model zoekt naar verbanden en overeenkomsten tussen de oproep en tickets in de portal. Het model kan bijvoorbeeld kijken of het ticket en de oproep beide aan dezelfde contactpersoon zijn gekoppeld, of dat het onderwerp van het ticket in de naam van de oproep staat.

HubSpot AI koppelt opnames standaard automatisch aan het primaire bedrijf dat is gekoppeld aan de deelnemers van het gesprek. Als je dit wilt uitschakelen, schakel je het selectievakje Koppeling van gekoppelde objecten aan opgenomen gesprekken met HubSpot AI uit.

HubSpot-bellen opnieuw verbinden

Als je het bellen een maand geleden hebt ingeschakeld en de afgelopen zeven dagen geen nieuwe nummers hebt geregistreerd of gesprekken hebt gevoerd, wordt het belhulpmiddel automatisch uitgeschakeld in je account. Voordat je belhulpmiddel wordt uitgeschakeld, ontvang je een e-mailbericht en heb je zeven dagen de tijd om aan te geven dat je het belhulpmiddel niet wilt uitschakelen.

Om je belprogramma actief te houden, klik je op Mijn belaccount geactiveerd houden in de meldingse-mail. U wordt dan doorgestuurd naar de belinstellingen van uw account en ziet een meldingsbanner die aangeeft of uw belaccount nog steeds actief is.

Bellen uitschakelen voor alle gebruikers

Superbeheerders kunnen het bellen uitschakelen voor alle gebruikers in het account. Dit is handig als je team overschakelt naar een andere beltool en je ervoor wilt zorgen dat elke gebruiker stopt met het gebruik van de ingebouwde beltool.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Bellen.
• Klik op het tabblad Gespreksconfiguraties om Gesprekken plaatsen met HubSpot uit te schakelen.

• Typ in het dialoogvenster Uitschakelen in het tekstveld en klik vervolgens op Uitschakelen.

Gebruikers hebben niet langer toegang tot de HubSpot beltool en alle geregistreerde nummers worden verbroken. Bestaande belafspraken blijven beschikbaar in de tijdlijnen van je records. Je kunt nog steeds Twilio Connect of een andere externe belprovider gebruiken om te bellen.