Bellen instellen

Bij het configureren van een telefoonnummer in HubSpot kunnen gebruikers met toegewezen Sales Hub of Service Hub betaalde seats een door HubSpot verstrekt telefoonnummer instellen waarmee ze gesprekken kunnen plaatsen en ontvangen, of een uitgaand telefoonnummer registreren om uitgaande gesprekken te plaatsen. Je kunt ook integreren met een externe belprovider.

Bekijk de onderstaande tabel voor meer informatie over de verschillen tussen door HubSpot verstrekte telefoonnummers en uitgaande telefoonnummers.

U kunt ook gespreksopname voor uw account instellen, zodat de gesprekken van uw team worden opgenomen en toegankelijk zijn in de gesprekkenindexpagina voor beoordeling. Als je een gebruiker bent in een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account, kun je Conversation Intelligence (CI) inschakelen om automatisch gesprekken die in HubSpot worden gevoerd op te nemen, te transcriberen en te beoordelen.

Let op: afhankelijk van uw HubSpot abonnement is er een limiet aan het aantal door HubSpot verstrekte telefoonnummers dat u kunt verwerven. Elk HubSpot account heeft ook een gepoolde limiet van beschikbare belminuten die worden gedeeld tussen gebruikers op basis van uw abonnement. Superbeheerders in een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account kunnen extra belminuten en door HubSpot verstrekte telefoonnummers kopen in hetgedeelte Add-ons op de prijzenpagina van HubSpot of door contact op te nemen met hun Customer Success Manager.

Telefoonnummers instellen

Om te bellen in HubSpot kun je een door HubSpot verstrekt telefoonnummer gebruiken, een uitgaand telefoonnummer registreren of integreren met een externe belprovider.

Configureer een door HubSpot verstrekt telefoonnummer

Met een door HubSpot verstrekt telefoonnummer kun je uitgaande gesprekken voeren en inkomende gesprekken doorgeschakeld krijgen naar je persoonlijke toestel. Als je een gebruiker bent met superbeheerdersrechten, kun je een HubSpot telefoonnummer verwerven en het vervolgens toewijzen aan een teamlid. Je kunt het nummer ook verwerven en later opnieuw toewijzen aan . Na het verwerven van een HubSpot telefoonnummer, zorg ervoor dat je een doorschakelnummer instelt om de inkomende gesprekken naartoe te sturen.

HubSpot verstrekte telefoonnummers worden gegenereerd door de externe service Twilio en moeten voldoen aan landspecifieke voorschriften. Om toegang te krijgen, moet u informatie over uw bedrijf indienen bij Twilio, die vervolgens de informatie zal controleren en bevestigen met de lokale telecomprovider in dat land. Als aan de vereisten is voldaan, kunt u het door HubSpot verstrekte telefoonnummer registreren. Dit hoeft maar één keer te worden ingevuld.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Bellen.
• Klik op het tabblad Telefoonnummers op Haal een HubSpot-nummer.

• Bekijk de informatie in het rechterpaneel en klik vervolgens op Volgende.
• Gebruik de keuzemenu's om een land en een netnummer te selecteren en klik dan op Nummer genereren.

• Voor Australië, Finland en Nederland moet u controleren of uw bedrijf in dat land is gevestigd om te voldoen aan de plaatselijke voorschriften voor het verkrijgen van telefoonnummers. Klik in de sectie Nummer genereren op Aan de slag.

• • Op de pagina voor bedrijfsverificatie bekijkt u de informatie en klikt u vervolgens op Doorgaan.

• • Klik op Submit.
• Bekijk het telefoonnummer dat verschijnt. Als u tevreden bent met het gegenereerde telefoonnummer, klikt u op Ontvang dit nummer.

Let op: als je op Ontvang dit nummer klikt, gebruik je een van de door HubSpot toegekende telefoonnummers.

• Om dit nummer toe te wijzen aan een gebruiker in uw account en een doorkiesnummer toe te voegen, klikt u op Ga door met instellen.
• Klik op hetkeuzemenu Een gebruiker toewijzen en selecteer een gebruiker met een toegewezen Sales Hub of Service Hub stoel.
• Om inkomende oproepen naar het door HubSpot opgegeven telefoonnummer door te schakelen naar uw mobiele telefoon of vaste lijn, klikt u in het veld Doorschakelnummer op Bewerken.
  • Voer in het dialoogvenster een telefoonnummer in.
• Om een code te ontvangen om het telefoonnummer te verifiëren, selecteert u het keuzerondje SMS-bericht of Telefoongesprek en klikt u vervolgens op Sms me of Bel me.

• Voer de verstrekte code in en klik op Verifiëren.
• Na het verifiëren van je telefoonnummer, klik je in het rechterpaneel op Opslaan om het instellen van het door HubSpot verstrekte telefoonnummer voor inkomend bellen te voltooien.

U kunt dit telefoonnummer nu gebruiken om uitgaande gesprekken te voeren of om inkomende gesprekken te ontvangen op het doorschakelingsnummer dat u hebt ingesteld. Inkomende oproepen verschijnen op uwstartpagina oproepen en u kunt ze bekijken met de tool oproepoverzicht . Ze worden echter niet automatisch gekoppeld aan een record in het CRM. U kunt nog steeds handmatig het gesprek koppelen aan een corresponderend CRM record.

Als je een inkomend gesprek mist of de beller laat een voicemail achter, dan verschijnt de gespreksopname in HubSpot en wordt de voicemail ook opgenomen als onderdeel van de gespreksopname zolang je opname in je account hebt ingeschakeld. Meer informatie over het beheren van door HubSpot verstrekte telefoonnummers.

Een uitgaand telefoonnummer registreren

U kunt een uitgaand telefoonnummer registreren in uw belinstellingen. Hiermee kunt u uitgaande gesprekken voeren naar uw contacten, en uw beller-ID zal verschijnen op het apparaat van de contactpersoon wanneer ze een oproep van u ontvangen. HubSpot is echter geen eigenaar van geregistreerde uitgaande telefoonnummers en u kunt alleen uitgaande gesprekken voeren wanneer u een uitgaand telefoonnummer in HubSpot gebruikt.

Het proces voor het registreren van een telefoonnummer is gebruikersspecifiek; hoewel meerdere gebruikers hetzelfde nummer in uw account kunnen gebruiken, moet elke gebruiker het telefoonnummer afzonderlijk registreren. Controleer voordat u een telefoonnummer registreert of uw land ondersteunt voor bellen.

Let op: u kunt geen gratis nummer registreren om als uitgaand telefoonnummer te gebruiken.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Bellen .
• Als bellen niet is ingeschakeld in uw account, klikt u op Bellen verbinden.
• Om uw telefoonnummer te registreren, klikt u op Telefoonnummer toevoegen.

• Voer in het dialoogvenster uw telefoonnummer en een extensie (indien van toepassing) in.
• U wordt dan gevraagd om uw telefoonnummer te verifiëren. U kunt kiezen hoe de verificatiecode bij u wordt afgeleverd. Selecteer het keuzerondje SMS-bericht of Telefoongesprek.
• Sms me of bel me.

U zult een SMS-bericht of telefoontje ontvangen om te verifiëren dat u toegang heeft tot het telefoonnummer. Voer de verificatiecode in die op uw scherm verschijnt als daarom wordt gevraagd.

Je telefoonnummer wordt dan vermeld in de belinstellingen van je gebruiker en je kunt het gebruiken om uitgaande gesprekken te voeren in HubSpot. Leer hoe u uw geregistreerde uitgaande telefoonnummers kunt beheren.

Gebruik een externe gespreksaanbieder

Als u een toegewezen Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seat hebt, kuntu een Twilio Connect-account instellen om in HubSpot te bellen, extra belminuten te kopen en te bellen naar landen die niet op de ondersteunde landenlijst staan.

Of je kunt een belprovider van derden koppelen aan HubSpot om te bellen. Je kunt integreren met een provider die op de App Marketplace staat vermeld en die bellen van derden en gerelateerde functionaliteit ondersteunt, of samenwerken met een ontwikkelaar om je eigen bel-app aan te sluiten met behulp van de Calling Extension SDK.

Gespreksopname inschakelen

U kunt gespreksopname inschakelen om het geluid van het gesprek vast te leggen. De mogelijkheid om gesprekken op te nemen is een account-brede instelling, die van invloed is op alle gebruikers die gesprekken voeren in de account. Het kan worden in- of uitgeschakeld door een gebruiker met toegangsrechten voor accounts . Voordat u gespreksopname inschakelt, moet u zich informeren over de wetgeving inzake gespreksopname, zodat u voldoet aan deze wetgeving, die per rechtsgebied verschilt.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Bellen.
• Klik op het tabblad Gespreksconfiguraties.
• Schakel het selectievakje Gespreksopname toestaan in. Als deze instelling is uitgeschakeld, verschijntde knopOpnemen niet bij een gesprek. Als u de optie om op te nemen niet ziet, controleer dan bij de andere beheerders in uw account of zij deze instelling hebben uitgeschakeld.

Let op: de instelling Gespreksopname toestaan is standaard ingeschakeld in alle HubSpot accounts.

Conversation Intelligence inschakelen (alleenSales Hub of Service Hub Professional of Enterprise )

Als u een gebruiker bent met superbeheerdersrechten in een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account, kuntuook Conversation Intelligence (CI) inschakelen om gesprekken automatisch te transcriberen en analyseren. Dit omvat gesprekken die zijn gevoerd via de ingebouwde beltool van HubSpot, via de integratie van HubSpot met Zoom, of met behulp van een aangesloten belprovider van derden die CI ondersteunt. Met behulp van CI in HubSpot kunt u:

• Bekijk opnames met behulp van luidsprekersporen, opties voor delen, transcripties en zoekmogelijkheden.
• Krijg toegang tot een volledige lijst van de gesprekken van uw team op uw indexpagina voor gesprekken. Deze gesprekken zijn te filteren op gesprekseigenschappen zoals gebruiker, team, gespreksresultaat en duur.
• Zoek in alle opnames op sleuteltermen binnen globaal zoeken.
• Voorbeeld opname details op geassocieerde records voor extra context.
• Toets gevolgde termen en bouw rapporten over gespreksinhoud( alleenEnterprise ).

Let op: alleen gesprekken van gebruikers met een toegewezen Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise betaalde seat worden automatisch getranscribeerd. Elke gebruiker met een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account heeft toegang tot de opname en het transcript voor coaching.

Om CI aan te zetten in HubSpot:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Bellen.
• Klik op het tabblad Transcriptie en analyse .
• Klik in de sectie Transcriptie en analyse op Zet transcriptie en analyse aan.

• Als u CI inschakelt, kunt u er ook voor kiezen de gegevens van uw account te gebruiken om de kwaliteit van uw transcripties te verbeteren. Schakel in het dialoogvenster het selectievakje Help uw transcripties te verbeteren in. Als je dit niet inschakelt bij het instellen van CI, kun je op elk moment terugnavigeren naar je belinstellingen om het later in te schakelen. Meer informatie over hoe HubSpot gegevens gebruikt om de kwaliteit van je transcripties te verbeteren.

• Klik op Zet transcriptie en analyse aan.

• Standaard zal HubSpot AI opnames automatisch koppelen aan het primaire bedrijf dat is gekoppeld aan de deelnemers van het gesprek. Om dit uit te schakelen, schakelt u het selectievakje Koppeling van gekoppelde objecten aan opgenomen gesprekken met HubSpot AI uit.

Als je HubSpot's integratie met Zoom gebruikt om gesprekken te voeren, zorg er dan voor dat cloud recording is ingeschakeld in je Zoom account.

HubSpot bellen opnieuw verbinden

Als je bellen een maand geleden hebt ingeschakeld en deafgelopen zeven dagen geen nieuwe nummers hebt geregistreerd of gebeld via , wordt het belhulpmiddel automatisch uitgeschakeld in je account. Voordat uw belhulpmiddel wordt uitgeschakeld, ontvangt u een e-mail en hebt u zeven dagen na de eerste kennisgeving de tijd om u uit te schrijven voor het uitschakelen van uw belhulpmiddel.

Om uw belprogramma actief te houden, klikt u in de meldingse-mail op Mijn belaccount geactiveerd houden. U wordt dan doorgestuurd naar de belinstellingen van uw account en ziet een meldingsbanner die aangeeft of uw belaccount nog actief is.

Schakel het bellen voor alle gebruikers uit

Superbeheerders kunnen het bellen voor alle gebruikers in het account uitschakelen. Dit is handig als uw team overstapt op een andere beltool en u ervoor wilt zorgen dat elke gebruiker de ingebouwde beltool niet meer gebruikt.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Bellen.
• Klik op het tabblad Gespreksconfiguraties om de schakelaar Gesprekken plaatsen met HubSpot bellen uit te schakelen.

• Typ in het dialoogvenster Uitschakelen in het tekstveld en klik vervolgens op Uitschakelen.

Gebruikers zullen geen toegang meer hebben tot de HubSpot beltool en alle geregistreerde nummers zullen worden verbroken. Alle bestaande belafspraken zullen nog steeds beschikbaar zijn op de tijdlijnen van je records. U zult nog steeds Twilio Connect of een andere externe belprovider kunnen gebruiken om gesprekken te voeren.