Configurer les appels

L'outil d'appel vous permet de connecter le téléphone avec vos contacts dans le CRM. Vous pouvez enregistrer un numéro de téléphone pour passer des appels à l'aide de l'outil Appels de HubSpot, tout en conservant l'utilisation de ce numéro avec votre opérateur existant. Vous pouvez également intégrer un partenaire d'appel tiers. Configurer l'enregistrement des appels pour votre compte afin que les appels de votre équipe soient enregistrés et accessibles dans la page index des appels pour vérifier. Si vous utilisez un compte Sales Hub ou Service Hub Entreprise, activez les outils de conversation intelligents pour enregistrer automatiquement, transcrire et examiner les appels passés dans HubSpot. 

Enregistrer et gérer les numéros de téléphone

Le processus d'enregistrement d'un numéro de téléphone est spécifique à l'utilisateur. Si plusieurs utilisateurs peuvent utiliser le même numéro sur votre compte, chaque utilisateur doit enregistrer le numéro de téléphone individuellement. Vous pouvez enregistrer un numéro de téléphone pour passer des appels à l'aide de l'outil Appels de HubSpot, tout en conservant l'utilisation de ce numéro avec votre opérateur existant. Avant d'enregistrer un numéro de téléphone, assurez-vous que l'outil permet les appels depuis votre pays.

Enregistrer le numéro de téléphone avec HubSpot

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
• Cliquez sur l'onglet Appeler.
• Si l'appel n'a pas été activé dans votre compte, cliquez sur Connecter l'appel.

• Pour enregistrer votre numéro de téléphone, cliquez sur Ajouter un numéro de téléphone.
• Dans la boîte de dialogue, saisissez votre numéro de téléphone et une extension (le cas échéant).
• Vous pouvez choisir le mode de réception du code de vérification. Sélectionnez le bouton radio Message SMS ou Appel téléphonique.
• Cliquez sur Me l'envoyer ou Appelez-moi.

Vous recevrez un SMS ou un appel téléphonique pour vérifier que vous avez accès au numéro de téléphone. Lorsqu'il vous sera demandé, saisissez le code de vérification qui se sera affiché sur votre écran.

Votre numéro de téléphone sera alors répertorié dans vos paramètres d'appel et vous pouvez l'utiliser dans HubSpot. Pour ajouter des numéros de téléphone supplémentaires, cliquez sur Ajouter des numéros de téléphone. Le premier numéro que vous ajoutez automatiquement deviendra automatiquement, mais pour modifier le nombre par défaut, cliquez sur l'étoile à côté du numéro de téléphone souhaité. Ou cliquez sur Supprimer à côté du numéro pour le supprimer comme option pour l'appel.

Utilisez un fournisseur de messagerie tiers

Si vous disposez d'un compte Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise, vous pouvez configurer un compte Twilio Connect pour passer des appels dans HubSpot, acheter des minutes d'appel supplémentaires et passer des appels vers des pays qui ne sont pas inclus dans la liste de pays pris en charge.

Vous pouvez également connecter un fournisseur d'appels tiers à HubSpot pour passer des appels. Vous pouvez intégrer un fournisseur figurant sur le marketplace des applications qui prend en charge l'appel tiers et les fonctionnalités associées, ou travailler avec un développeur pour connecter votre propre application d'appel à l'aide des extensions du kit de développement logiciel pour les appels. 

Réactiver l'appel HubSpot

Si vous avez activé l'appel il y a un mois et n'avez pas enregistré de nouveaux numéros ou n'avez passé aucun appel au cours des sept derniers jours, l'outil d'appel sera désactivé dans votre compte. Avant la désactivation de votre outil d'appel, vous serez averti par e-mail et vous aurez sept jours à compter de la première notification pour annuler sa désactivation.

Pour conserver votre outil d'appel actif, cliquez sur Garder mon compte d'appel activé dans l'e-mail de notification. Vous serez redirigé vers les paramètres d'appel de votre compte et verrez une bannière de notification indiquant si votre compte d'appel est toujours actif.

Activer l'enregistrement des appels

Activez l'enregistrement des appels pour capturer l'audio de l'appel. La possibilité d'enregistrer les appels est un paramètre appliqué à l'échelle d'un compte, affectant tous les utilisateurs passant des appels via ce compte. Il peut être activé ou désactivé par un utilisateur disposant d'autorisations d'Accès au compte. Avant d'activer l'enregistrement des appels, découvrez en détail les lois d'enregistrement des appels.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Activités.

• Sur l'onglet Appeler, sélectionnez la case Autoriser l'enregistrement des appels. Si ce paramètre est désactivé, le bouton Enregistrer n'apparaîtra pas lorsque vous effectuez un appel. Si l'option d'enregistrement n'apparaît pas, vérifiez auprès des autres administrateurs de votre compte s'ils ont désactivé ce paramètre. 

Activer les outils de conversation intelligents (Sales Hub ou Service Hub Entreprise uniquement)

Si vous êtes un Super administrateur dans un compte Sales Hub ou Service Hub Entreprise, il est également possible d'activer les outils de conversation intelligents et de transcrire et analyser automatiquement les appels. Cela inclut les appels passés via l'outil d'appel, en utilisant l'intégration de HubSpot avec Zoom, ou en utilisant un fournisseur d'appel tiers connecté qui prend en charge les outils de conversation intelligents. Dans HubSpot, vous pouvez :

• Analyser les appels enregistrés à l'aide de l'outil de suivi des appels, de partage d'options, de transcriptions et de capacités de recherche.
• Accéder à une liste complète des appels de votre équipe dans votre accueil des appels. Ces appels sont filtrés par les propriétés d'appel, telles que l'utilisateur, l'équipe, le résultat de l'appel et la durée.
• Rechercher dans tous les appels enregistrés pour les termes clés dans la recherche mondiale.
• Aperçu des détails de l'appel sur les fiches d'informations associées pour le contexte ajouté.

Remarque : Seuls les appels passés par les utilisateurs disposant d'une licence attribuée Sales Hub ou Service Hub Entreprise seront transférés automatiquement. Tout utilisateur d'un compte Sales Hub ou Service Hub Entreprise peut accéder à l'enregistrement et à la transcription des conversations à des fins de coaching.

Pour activer les outils de conversation intelligents dans HubSpot :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Activités.
• Dans la section Transcription et analyse, cliquez sur Activer la transcription et l'analyse.

• Lors de l'activation de l'intelligence conversationnelle, vous pouvez également choisir d'utiliser les données de votre compte pour améliorer la qualité des transcriptions d'appel. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la case à cocher Contribuer à l'amélioration des transcriptions. Si vous n'activez pas cette option lors de la configuration de l'intelligence conversationnelle, vous pouvez revenir à vos paramètres d'appel à tout moment pour la désactiver ultérieurement. Découvrez-en davantage sur la façon dont HubSpot utilise les données pour améliorer la qualité des transcriptions.

• Cliquez sur Activer la transcription et l'analyse.