Laatst bijgewerkt: 14 september 2026
Sales Hub
Starter, Professional, Enterprise
Service Hub
Starter, Professional, Enterprise
Let op: dit artikel uit de Knowledge Base is geen uitputtend overzicht van de wereldwijde wetgeving inzake het opnemen van gesprekken, noch vormt het juridisch advies. Het biedt daarentegen informatie om u te helpen een beter inzicht te krijgen in de aanbevolen werkwijzen voor het opnemen van gesprekken. Vanuit juridisch en nalevingsperspectief is het uw verantwoordelijkheid om inzicht te hebben in uw verplichtingen inzake toestemming en om de juiste toestemming te verkrijgen van de deelnemers aan uw gesprekken wanneer u gesprekken opneemt.
Met de functie voor het opnemen van gesprekken in HubSpot kunt u uw telefoongesprekken met contactpersonen vastleggen, zodat u gemakkelijker vervolggesprekken kunt voeren en uw team op de hoogte kunt houden.
De onderstaande informatie is bedoeld om u best practices te bieden voor het opnemen van gesprekken en het verkrijgen van toestemming; HubSpot raadt u echter altijd aan juridisch advies in te winnen met betrekking tot uw specifieke nalevingsverplichtingen.
Het opnemen en transcriberen van gesprekken is standaard ingeschakeld in je gespreksinstellingen. Dit betekent dat alle inkomende en uitgaande gesprekken worden opgenomen, tenzij je het opnemen van gesprekken uitschakelt of uitzonderingen voor inkomende of uitgaande gesprekken instelt in je gespreksinstellingen. Er kunnen uitzonderingen worden gemaakt voor telefoonnummers, gebruikers of regio's. Het is de verantwoordelijkheid van uw gebruikers om toestemming te verkrijgen van de deelnemers aan het gesprek bij het opnemen van gesprekken.
Lees hieronder meer over de uitzonderingen:
Wanneer er een uitgaand gesprek wordt gevoerd, begint de opname automatisch:
De kiezer geeft aan dat het gesprek wordt opgenomen.
Als een deelnemer geen toestemming geeft voor de opname, of als een gebruiker de opname om welke reden dan ook moet pauzeren of stoppen, kan hij of zij nogmaals op de opnameknop klikken om de opname te stoppen.
Bij het stoppen van een opname verschijnt er een bevestigingsbericht waarin wordt gevraagd of de gebruiker hiermee door wil gaan.
Indien bevestigd, wordt de opname verwijderd. Er wordt geen gedeeltelijke opname opgeslagen.
Wanneer er een inkomend gesprek wordt ontvangen, worden alle gesprekken automatisch opgenomen:
Het bericht over toestemming voor opname wordt afgespeeld voordat de medewerker de telefoon opneemt, zodat klanten de mogelijkheid hebben om het gesprek te weigeren.
Als u het bericht over toestemming voor opname bij inkomende gesprekken wilt wijzigen, lees dan meer over het aanpassen van uw bericht over toestemming voor opname.
Let op: hoewel in dit Knowledge Base-artikel hierboven bepaalde landen en rechtsgebieden zijn uitgelicht, is dit geenszins een uitputtende lijst. Zorg ervoor dat u, voordat u een inkomend of uitgaand gesprek in HubSpot opneemt, volledig op de hoogte bent van alle wet- en regelgeving inzake gespreksopnames. Vraag bij twijfel altijd toestemming; dit is een aanbevolen werkwijze.
De wetgeving inzake het opnemen van gesprekken verschilt per rechtsgebied. In de Verenigde Staten geldt bijvoorbeeld:
Er zijn staten met 'One Party Consent', waar je ten minste één van de partijen in het gesprek op de hoogte moet stellen en toestemming van deze partij moet verkrijgen.
Er zijn ook staten met de ‘All Party’-regel, waar je toestemming van alle partijen bij het gesprek moet verkrijgen voordat je het gesprek opneemt. Als een partijna kennisgevingniet wil wordenopgenomen, is het aan die partij om het gesprek te beëindigen.
Het is altijd verstandig om toestemming te vragen wanneer u twijfelt, of om er een beleid van te maken om altijd om toestemming te vragen, ongeacht de locatie van uw gesprekspartner, aangezien wereldwijde wet- en regelgeving inzake het opnemen van gesprekken in de loop van de tijd verandert.
De AVG en andere Europese regelgeving, zoals de e-privacyverordening, vereisen over het algemeen toestemming van alle deelnemers aan een gesprek om het gesprek op te nemen.
Dit betekent dat de partijen een bevestigende opt-in moeten krijgen, met een zinvolle manier om zich af te melden voor de opname.
De AVG vereist ook een geldige en wettelijke reden voor het opnemen van het gesprek, op grond waarvan de informatie mag worden verzameld.
Controleer de regels voor het opnemen van gesprekken in uw specifieke land, aangezien de EU-lidstaten verschillende regels hebben ingevoerd die van toepassing zijn op toestemming voor het opnemen van gesprekken in verschillende contexten.
Een ander aspect waarmee je rekening moet houden bij het opnemen van gesprekken, is de privacy van medewerkers. Andere gebruikers in het portaal (d.w.z. je medewerkers of collega's) worden ook opgenomen, dus het kan nodig zijn om andere gebruikers in je HubSpot-account te informeren dat hun gesprekken intern worden gemonitord.
HubSpot Calling wordt mogelijk gemaakt door Twilio, een Voice over IP (VoIP)-dienst die de verbinding tot stand brengt tussen jou en het nummer dat je belt. HubSpot gebruikt Twilio om alle gesprekken op te nemen en op te slaan die je gebruikers willen opnemen. Alle gespreksopnames worden opgeslagen op de servers van Twilio en zijn toegankelijk voor HubSpot.
De opnamelinks van HubSpot zijn niet beveiligd en daardoor openbaar toegankelijk. Het is belangrijk dat u opnames niet extern verspreidt, omdat iedereen met de link toegang heeft tot de opname. De URL’s van de opnames zijn echter lang en moeilijk te raden, dus de inhoud van de opnames zou redelijk privé moeten blijven, tenzij u de URL verspreidt. Raadpleeg de documentatie van Twilio voor meer informatie.
De mogelijkheid om gesprekken op te nemen is een instelling die voor het hele account geldt en van invloed is op alle gebruikers die binnen het account bellen. Deze functie kan worden in- of uitgeschakeld door een gebruiker met toegangsrechten voor het account. Bij nieuw aangemaakte HubSpot-accounts is het selectievakje‘Gespreksopname toestaan’ standaard ingeschakeld.
