Wetten voor gespreksopname

HubSpot's Conversation Intelligence (CI) en gespreksopname functies in HubSpot stellen je in staat om records bij te houden van je telefoongesprekken met contactpersonen om vervolggesprekken makkelijker te maken en je team up-to-date te houden.

De onderstaande informatie is bedoeld om je richtlijnen te geven over een aantal zaken waar je rekening mee moet houden bij het opnemen en transcriberen van gesprekken; HubSpot raadt je echter altijd aan om met je juridische team te overleggen om er zeker van te zijn dat je alles gedekt hebt.

Disclaimer: deze pagina is geen uitputtende samenvatting van de wetgeving voor het opnemen van gesprekken en ook geen juridisch advies dat uw organisatie kan gebruiken om eraan te voldoen. In plaats daarvan wordt achtergrondinformatie gegeven om u een beter inzicht te geven in de wetgeving voor het opnemen van gesprekken en hoe deze van toepassing kan zijn op uw organisatie. Deze informatie is niet hetzelfde als juridisch advies, waarbij een advocaat de wet toepast op uw specifieke omstandigheden, dus u dient een advocaat te raadplegen als u advies wilt over uw interpretatie van deze informatie of de nauwkeurigheid ervan.

Vanuit een juridisch en compliance standpunt is het belangrijk om uw verplichtingen te begrijpen bij het opnemen en transcriberen van uw calls. Wetten voor het opnemen van gesprekken verschillen van rechtsgebied tot rechtsgebied.

Verenigde Staten

In de Verenigde Staten benaderen individuele staten de wetten voor het opnemen van gesprekken op twee verschillende manieren:.

1. toestemming van één partij', waarbij u ten minste één van de gesprekspartners op de hoogte moet stellen en toestemming moet krijgen.
2. in de toestanden 'Toestemming twee partijen' of 'Alle partijen' is het verboden een gesprek op te nemen zonder toestemming van alle partijen voordat het gesprek wordt opgenomen. Als een partij niet opgenomen wil worden nadat ze op de hoogte is gesteld, is het aan die partij om het gesprek te beëindigen.

Als het netnummer van een contactpersoon is gekoppeld aan een 'Toestemming voor twee partijen'-status, is de opnamefunctie standaard uitgeschakeld. Als je op de knop Record klikt, verschijnt er een dialoogvenster om je eraan te herinneren toestemming te vragen. Je moet de contactpersoon informeren dat je gaat opnemen en vervolgens op I have informed them klikken om door te gaan met het opnemen van het gesprek.

Omdat HubSpot echter niet zeker weet waar je contactpersoon zich bevindt als je hem of haar belt, is het een goede gewoonte om toestemming te vragen als er onzekerheid is of om te overwegen om altijd om toestemming te vragen.

In de meeste Amerikaanse staten heb je alleen toestemming nodig van een van de personen die deelnemen aan een gesprek om het gesprek op te nemen. De partij die het gesprek voert kan toestemming geven. Ongeveer 13 staten hebben er echter voor gekozen toestemming van alle partijen nodig te hebben om het gesprek op te nemen en te transcriberen. Deze staten zijn momenteel Californië, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania, Vermont en Washington State.

Raadpleeg voor meer algemene informatie over dit onderwerp de informatiebron van OrecX over wetten voor het opnemen van telefoons of het artikel van het Digital Media Law Project over de basisprincipes van wetten voor het opnemen van telefoons.

Verenigd Koninkrijk

Verschillende wetten, waaronder de Regulation of Investigatory Powers Act 2000 en de Britse AVG, bepalen de praktijk van het opnemen van gesprekken in het Verenigd Koninkrijk (V.K.). Vanwege de beperkingen met betrekking tot het delen van opgenomen gesprekken met derden, kun je het Verenigd Koninkrijk beschouwen als een jurisdictie met "toestemming van alle partijen".

Europa/gegevensprivacy

De AVG, en andere Europese regelgeving zoals de ePrivacy Verordening, vereisen over het algemeen toestemming van alle partijen in een gesprek voor het opnemen van het gesprek. Dit betekent dat de partijen een bevestigende opt-in moeten krijgen met een zinvolle manier om zich af te melden voor de opname. Verplichtingen uit hoofde van de AVG vereisen ook een geldige en wettelijke reden voor het opnemen van het gesprek, zodat de informatie kan worden verzameld. U moet ook de regels voor gespreksopname in uw eigen land controleren, aangezien de EU-lidstaten verschillende regels hebben geïmplementeerd die van toepassing zijn op toestemming voor gespreksopname in verschillende contexten.

Ierland

Volgens de Ierse wet moet je toestemming vragen om gesprekken op te nemen. Ierland voegt zich daarmee bij het Verenigd Koninkrijk en 13 Amerikaanse staten als rechtsgebied waar alle partijen toestemming moeten geven. De Ierse wet maakt duidelijk dat het doel van de record in detail moet worden uitgelegd, zodat de deelnemende partijen geïnformeerde toestemming kunnen geven.

Lees meer over de manier waarop Ierland omgaat met het opnemen van oproepen aan het einde van de FAQ-pagina van de Data Protection Commissioner.

Duitsland

Duitsland is een staat met toestemming van twee partijen, wat betekent dat het opnemen van gesprekken zonder toestemming van beide partijen, indien van toepassing, wordt beschouwd als een strafbaar feit onder Sectie 201 van het Duitse Wetboek van Strafrecht.

Canada

Net als Ierland heeft Canada één pakket regels voor het opnemen van gesprekken, opgenomen in de wet op de elektronische privacy (PIPEDA).

Net als de andere landen en staten die hierboven zijn genoemd, heeft Canada een "toestemming van alle partijen"-aanpak aangenomen: om een gesprek op te nemen, moet je geïnformeerde toestemming verkrijgen door de anderen in het gesprek te informeren (1) dat je van plan bent het gesprek op te nemen, (2) voor welke doeleinden de opname zal worden gebruikt en (3) dat het gesprek alleen mag worden opgenomen met ieders toestemming.

Lees meer over de Canadese aanpak van het opnemen van gesprekken in de richtlijnen van de Privacy Commissioner's Guidelines for Recording Customer Calls.

Andere rechtsgebieden

Hoewel er in dit artikel voor is gekozen om bepaalde landen en rechtsgebieden hierboven uit te lichten, is het zeker geen volledige lijst. Omdat Hubspot niet alle wettelijke beperkingen voor internationale calls kent en kan afdwingen, kiest HubSpot ervoor om dit toestemmingsbericht weer te geven voor alle internationale calls, behalve voor Zweden, Japan, Nieuw-Zeeland en eenpartijstaten in de VS waar automatisch opnemen is toegestaan. Voordat je naar een nieuw land belt, raadt HubSpot aan om ervoor te zorgen dat jij en je juridische team op de hoogte zijn van de regelgeving aldaar en altijd toestemming vragen als je twijfelt.

Andere privacyoverwegingen

Bewaking van werknemers

Een ander aspect om rekening mee te houden bij het opnemen en transcriberen van calls is de privacy van medewerkers. Andere gebruikers in het portaal (d.w.z. je werknemers of collega's) worden ook opgenomen, dus je moet misschien overwegen om andere gebruikers in je Hubspot-portaal te laten weten dat hun gesprekken intern worden gemonitord.

Beveiliging en opslag van gespreksopnamen

HubSpot calling wordt mogelijk gemaakt door Twilio, een Voice Over IP (VOIP) service die het gesprek verbindt tussen jou en het nummer dat je belt. HubSpot gebruikt Twilio om gesprekken die de gebruiker opneemt op te nemen en op te slaan. Alle gespreksopnamen worden opgeslagen op de servers van Twilio en zijn toegankelijk voor HubSpot.

De opnamelinks van HubSpot zijn niet geverifieerd en daarom openbaar toegankelijk. Het is belangrijk dat je opnames niet extern verspreidt, omdat iedereen met de link toegang heeft tot de opname. Opname-URL's zijn echter lang en moeilijk te raden, dus de inhoud van de opnames moet redelijk privé blijven tenzij je de URL verspreidt. Raadpleeg voor meer informatie de documentatie van Twilio.

De mogelijkheid om gesprekken op te nemen is een account-brede instelling, die van invloed is op alle gebruikers die gesprekken voeren in de account. Het kan worden in- of uitgeschakeld door een gebruiker met Account toegangsrechten. Bij nieuw aangemaakte HubSpot accounts is het selectievakjeGespreksopname toestaan standaard ingeschakeld.