Wetten voor gespreksopname

Met de Conversation Intelligence (CI) en gespreksopnamefuncties in HubSpot kun je gegevens bijhouden van je telefoongesprekken met contactpersonen om vervolggesprekken makkelijker te maken en je team op de hoogte te houden.

De onderstaande informatie is bedoeld om je richtlijnen te geven over een aantal zaken waar je rekening mee moet houden bij het opnemen en transcriberen van gesprekken; HubSpot raadt je echter altijd aan om met je juridische team te overleggen om er zeker van te zijn dat je alles gedekt hebt.

Disclaimer: deze pagina is noch een uitputtende samenvatting van de wetgeving voor het opnemen van gesprekken, noch juridisch advies voor jouw organisatie om hieraan te voldoen. In plaats daarvan wordt achtergrondinformatie gegeven om u een beter inzicht te geven in de wetgeving voor het opnemen van gesprekken en hoe deze van toepassing kan zijn op uw organisatie. Deze informatie is niet hetzelfde als juridisch advies, waarbij een advocaat de wet toepast op uw specifieke omstandigheden, dus u dient een advocaat te raadplegen als u advies wilt over uw interpretatie van deze informatie of de nauwkeurigheid ervan.

Vanuit juridisch oogpunt en met het oog op naleving van de wet is het belangrijk dat u begrijpt wat uw verplichtingen zijn bij het opnemen en transcriberen van uw gesprekken. Wetten voor het opnemen van gesprekken verschillen per jurisdictie.

Verenigde Staten

In de Verenigde Staten benaderen individuele staten de wetgeving voor het opnemen van gesprekken op twee verschillende manieren:.

1. Toestemming van één partij' staat, waar u ten minste één van de gesprekspartners op de hoogte moet stellen en toestemming van hen moet krijgen.
2. Twee partijen toestemming' of 'Alle partijen' staten, waar het verboden is om een gesprek op te nemen zonder toestemming van alle partijen in het gesprek voordat het gesprek wordt opgenomen. Als een partij niet opgenomen wil worden nadat ze daarvan op de hoogte is gesteld, is het aan die partij om het gesprek te beëindigen.

Als het netnummer van een contact is gekoppeld aan de status 'Toestemming twee partijen', is de opnamefunctie standaard uitgeschakeld. Als je op de knop Opnemen klikt, verschijnt er een dialoogvenster om je eraan te herinneren toestemming te vragen. Je moet de contactpersoon informeren dat je gaat opnemen en vervolgens op Ik heb geïnformeerd klikken om door te gaan met het opnemen van het gesprek.

Omdat HubSpot echter niet zeker weet waar je contactpersoon zich bevindt als je hem of haar belt, is het een goede gewoonte om toestemming te vragen als er onduidelijkheid is of om te overwegen om altijd om toestemming te vragen.

In de meeste Amerikaanse staten heb je slechts toestemming nodig van één van de personen die deelnemen aan een gesprek om het gesprek op te nemen. Degene die het gesprek voert kan toestemming geven. Ongeveer 13 staten hebben er echter voor gekozen om toestemming van alle partijen nodig te hebben om het gesprek op te nemen en te transcriberen. Deze staten zijn momenteel Californië, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania, Vermont en Washington State.

Voor meer algemene informatie over dit onderwerp, zie OrecX's bron over wetten voor het opnemen van telefoongesprekken of het artikel van het Digital Media Law Project over de basisprincipes van wetten voor het opnemen van telefoongesprekken.

Verenigd Koninkrijk

Verschillende wetten, waaronder de Regulation of Investigatory Powers Act 2000 en de GDPR in het Verenigd Koninkrijk, bepalen de praktijk van het opnemen van gesprekken in het Verenigd Koninkrijk (V.K.). Vanwege de beperkingen met betrekking tot het delen van opgenomen gesprekken met derden, kun je het Verenigd Koninkrijk beschouwen als een rechtsgebied waar alle partijen toestemming moeten geven.

Europa/gegevensprivacy

De GDPR en andere Europese regelgeving, zoals de ePrivacy Regulation, vereisen over het algemeen toestemming van alle partijen in een gesprek voor het opnemen van het gesprek. Dit betekent dat de partijen een bevestigende opt-in moeten krijgen met een zinvolle manier om zich af te melden voor de opname. GDPR-verplichtingen vereisen ook een geldige en wettelijke reden voor het opnemen van het gesprek die het mogelijk maakt de informatie te verzamelen. U moet ook de regels voor gespreksopname in uw eigen land controleren, aangezien de EU-lidstaten verschillende regels hebben geïmplementeerd die van toepassing zijn op toestemming voor gespreksopname in verschillende contexten.

Ierland

Volgens de Ierse wet moet je toestemming vragen om gesprekken op te nemen, dus Ierland sluit zich aan bij het Verenigd Koninkrijk en 13 Amerikaanse staten als een jurisdictie met "toestemming van alle partijen". De Ierse wet maakt duidelijk dat het doel van de opname in detail moet worden uitgelegd, zodat de deelnemende partijen weloverwogen toestemming kunnen geven.

Lees meer over de Ierse aanpak van gespreksopnamen aan het einde van de FAQ-pagina van de Data Protection Commissioner.

Duitsland

Duitsland is een land met toestemming van beide partijen, wat betekent dat het opnemen van gesprekken zonder toestemming van beide partijen, indien van toepassing, een strafbaar feit is volgens artikel 201 van het Duitse Wetboek van Strafrecht.

Canada

Net als Ierland heeft Canada één set regels opgesteld voor het opnemen van gesprekken, ingebouwd in de wet op de elektronische privacy (PIPEDA).

Net als de andere landen en staten die hierboven zijn genoemd, heeft Canada gekozen voor een "toestemming van alle partijen"-aanpak: om een gesprek op te nemen, moet je geïnformeerde toestemming verkrijgen door anderen in het gesprek te informeren (1) dat je van plan bent het gesprek op te nemen, (2) voor welke doeleinden de opname zal worden gebruikt en (3) dat het gesprek alleen mag worden opgenomen met toestemming van elke persoon.

Lees meer over de Canadese aanpak van het opnemen van gesprekken in de richtlijnen van de Privacy Commissioner's Guidelines for Recording Customer Calls.

Andere rechtsgebieden

Hoewel er in dit artikel voor is gekozen om bepaalde landen en rechtsgebieden hierboven te belichten, is het zeker geen uitputtende lijst. Omdat HubSpot niet alle wettelijke beperkingen voor internationale gesprekken kent en kan afdwingen, kiest HubSpot ervoor om dit toestemmingsbericht weer te geven voor alle internationale gesprekken, behalve voor Zweden, Nieuw-Zeeland en eenpartijstaten in de VS waar automatisch opnemen is toegestaan. Voordat je naar een nieuw land belt, raadt HubSpot je aan om er zeker van te zijn dat jij en je juridische team op de hoogte zijn van de regelgeving aldaar, en altijd toestemming te vragen als je twijfelt.

Andere privacy-overwegingen

Controle van medewerkers

Een ander aspect om rekening mee te houden bij het opnemen en transcriberen van gesprekken is de privacy van medewerkers. Andere gebruikers in de portal (d.w.z. je werknemers of collega's) worden ook opgenomen, dus je kunt overwegen om andere gebruikers in je HubSpot account te informeren dat hun gesprekken intern worden gemonitord.

Beveiliging en opslag van gespreksopnamen

HubSpot bellen wordt mogelijk gemaakt door Twilio, een Voice Over IP (VOIP) service die het gesprek verbindt tussen jou en het nummer dat je belt. HubSpot gebruikt Twilio voor het opnemen en opslaan van gesprekken die de gebruiker kiest om op te nemen. Alle gespreksopnamen worden opgeslagen op de servers van Twilio en zijn toegankelijk voor HubSpot.

De opnamelinks van HubSpot zijn niet geverifieerd en daarom openbaar toegankelijk. Het is belangrijk dat je opnames niet extern distribueert, omdat iedereen met de link toegang heeft tot de opname. Opname-URL's zijn echter lang en moeilijk te raden, dus de inhoud van de opnames zou redelijk privé moeten blijven, tenzij je de URL verspreidt. Raadpleeg voor meer informatie de documentatie van Twilio.

De mogelijkheid om gesprekken op te nemen is een account-brede instelling, die van invloed is op alle gebruikers die gesprekken voeren in de account. Het kan worden in- of uitgeschakeld door een gebruiker met accounttoegangsrechten. Bij nieuw aangemaakte HubSpot-accounts is het selectievakjeGespreksopname toestaan standaard ingeschakeld.