Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.
Calling

Wetten betreffende het opnemen van gesprekken

Laatst bijgewerkt: maart 15, 2021

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Met de Conversation Intelligence (CI) en gespreksopnamefuncties in HubSpot kunt u gegevens bijhouden van uw telefoongesprekken met contactpersonen om vervolggesprekken eenvoudiger te maken en uw team up-to-date te houden.

De onderstaande informatie is bedoeld om u richtlijnen te geven over enkele zaken waarmee u rekening moet houden bij het opnemen en transcriberen van gesprekken; HubSpot raadt u echter altijd aan om met uw juridische team te overleggen om er zeker van te zijn dat u alles gedekt hebt.

Disclaimer: deze pagina is noch een uitputtende samenvatting van de wetgeving inzake gespreksopname, noch juridisch advies voor uw organisatie om te gebruiken bij de naleving ervan. In plaats daarvan biedt het achtergrondinformatie om u te helpen de wetgeving inzake het opnemen van gesprekken beter te begrijpen en hoe deze op uw organisatie van toepassing kan zijn. Deze informatie is niet hetzelfde als juridisch advies, waarbij een advocaat de wet toepast op uw specifieke omstandigheden, dus u moet een advocaat raadplegen als u advies wilt over uw interpretatie van deze informatie of de nauwkeurigheid ervan.

Vanuit een juridisch en compliance-standpunt is het belangrijk om uw verplichtingen te begrijpen bij het opnemen en transcriberen van uw gesprekken. Wetten voor het opnemen van gesprekken verschillen per rechtsgebied.

Verenigde Staten (V.S.)

In de Verenigde Staten benaderen individuele staten de wetgeving voor het opnemen van gesprekken op twee verschillende manieren:.

  1. One Party Consent' staat, waar u op de hoogte moet stellen en toestemming moet krijgen van ten minste een van de partijen in het gesprek.
  2. Two Party Consent' of 'All Party' staten, die het opnemen van een gesprek verbieden zonder de toestemming van alle partijen in de communicatie voordat het gesprek wordt opgenomen. Als een partij niet wil worden opgenomen nadat zij daarvan in kennis is gesteld, is het aan de partij om het gesprek te beëindigen.

Als het netnummer van een contactpersoon is gekoppeld aan de status 'Toestemming van twee partijen', is de opnamefunctie standaard uitgeschakeld. Wanneer u op de knop Opnemen klikt, verschijnt een dialoogvenster om u eraan te herinneren toestemming te vragen. U moet de contactpersoon informeren dat u gaat opnemen en vervolgens op Ik heb hen geïnformeerd klikken om door te gaan met het opnemen van het gesprek.

inform-caller-of-recording

Omdat HubSpot er echter niet zeker van kan zijn waar uw contactpersoon zich bevindt wanneer u hem belt, is het een goede gewoonte om toestemming te vragen als er onzekerheid is of om te overwegen om altijd toestemming te vragen.

In de meeste Amerikaanse staten heeft u slechts toestemming nodig van één van de personen die deelnemen aan een gesprek om het gesprek te mogen opnemen. De partij die het gesprek voert, kan toestemming geven. Ongeveer 13 staten hebben er echter voor gekozen de toestemming van alle partijen te verlangen om het gesprek te mogen opnemen en uitschrijven. Deze staten zijn momenteel Californië, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania, Vermont en de staat Washington.

Voor meer algemene informatie over dit onderwerp, raadpleeg OrecX's bron op wetten voor het opnemen van telefoongesprekken of het artikel van het Digital Media Law Project over de basisprincipes van de wetten voor het opnemen van telefoongesprekken.

Verenigd Koninkrijk (V.K.)

In het Verenigd Koninkrijk (VK) gelden verschillende wetten voor het opnemen van telefoongesprekken. Tenzij u kunt garanderen dat het gesprek niet met derden wordt gedeeld en wordt opgenomen om bewijsmateriaal te verzamelen, naleving van regelgeving te waarborgen of misdrijven te voorkomen, kunt u het Verenigd Koninkrijk het beste beschouwen als een rechtsgebied waarin alle partijen toestemming geven.

Lees meer over de aanpak van het opnemen van gesprekken in het Verenigd Koninkrijk door te verwijzen naar Resilient plc's bron op wetten voor het opnemen van telefoongesprekkenof Ofcom's FAQ-pagina voor de regelgeving.

Europa/GDPR

De GDPR, en andere Europese regelgeving zoals de ePrivacy-verordening, vereist over het algemeen toestemming van alle partijen in een gesprek om het gesprek te mogen opnemen. Dit betekent dat de partijen een bevestigende opt-in moeten krijgen met een zinvolle manier om zich af te melden voor de opname. GDPR-verplichtingen vereisen ook een geldige en wettelijke reden om het gesprek op te nemen, zodat de informatie kan worden verzameld. U moet ook de regels voor het opnemen van gesprekken in uw specifieke land controleren, aangezien de EU-lidstaten verschillende regels hebben ingevoerd die van toepassing zijn op de toestemming voor het opnemen van gesprekken in verschillende contexten.

Ierland

Volgens de Ierse wet moet u toestemming hebben om gesprekken op te nemen, dus Ierland voegt zich bij het Verenigd Koninkrijk en 13 Amerikaanse staten als een rechtsgebied met "toestemming van alle partijen". De Ierse wet maakt duidelijk dat het doel van de opname in detail moet worden uitgelegd, zodat de deelnemende partijen weloverwogen toestemming kunnen geven.

Lees meer over de Ierse aanpak van het opnemen van gesprekken aan het eind van de Data Protection Commissioner's FAQ-pagina.

Duitsland

Duitsland is een land met toestemming van twee partijen, wat betekent dat het opnemen van gesprekken zonder toestemming van beide partijen, indien van toepassing, als een strafbaar feit wordt beschouwd op grond van Artikel 201 van het Duitse wetboek van strafrecht.

Canada

Net als Ierland heeft Canada één stel regels opgesteld voor het opnemen van gesprekken, ingebouwd in zijn elektronische privacywetgeving (PIPEDA).

In navolging van de andere hierboven genoemde landen en staten heeft Canada gekozen voor een benadering op basis van "toestemming van alle partijen": om een gesprek op te nemen, moet je geïnformeerde toestemming krijgen door de andere deelnemers aan het gesprek te laten weten (1) dat je van plan bent het gesprek op te nemen, (2) voor welke doeleinden de opname zal worden gebruikt, en (3) dat het gesprek alleen mag worden opgenomen met toestemming van elke persoon.

Lees meer over Canada's benadering van het opnemen van gesprekken op het Richtlijnen van de Privacy Commissioner voor het opnemen van gesprekken met klanten.

Andere jurisdicties

Hoewel er in dit artikel voor is gekozen om bepaalde landen en jurisdicties te belichten, is dit geenszins een uitputtende lijst. Aangezien HubSpot niet alle internationale wettelijke beperkingen kent en kan afdwingen, kiest HubSpot ervoor om dit toestemmingsbericht weer te geven voor alle internationale gesprekken, behalve voor Zweden en Nieuw-Zeeland. Voordat u naar een nieuw land belt, raadt HubSpot u aan ervoor te zorgen dat u en uw juridische team op de hoogte zijn van de daar geldende regels, en altijd toestemming te vragen als u twijfelt.

Andere privacy-overwegingen

Toezicht op werknemers

Een ander aspect dat in overweging moet worden genomen bij het opnemen en transcriberen van gesprekken is de privacy van werknemers. Andere gebruikers in het portaal (d.w.z. uw werknemers of collega's) zullen ook worden opgenomen, dus u kunt overwegen om andere gebruikers in uw HubSpot-account ervan op de hoogte te stellen dat hun gesprekken intern zullen worden gemonitord.