Wetten inzake gespreksopname

Met de Conversation Intelligence (CI) en gespreksopnamefuncties in HubSpot kun je verslagen bijhouden van je telefoongesprekken met contactpersonen om vervolggesprekken gemakkelijker te maken en je team op de hoogte te houden.

De onderstaande informatie is bedoeld om je richtlijnen te geven over een aantal zaken waar je rekening mee moet houden bij het opnemen en transcriberen van gesprekken; HubSpot raadt je echter altijd aan om met je juridische team te overleggen om er zeker van te zijn dat je alles gedekt hebt.

Disclaimer: deze pagina is noch een uitputtende samenvatting van de wetgeving voor het opnemen van gesprekken, noch juridisch advies voor uw organisatie om eraan te voldoen. In plaats daarvan wordt achtergrondinformatie gegeven om u een beter inzicht te geven in de wetgeving inzake het opnemen van gesprekken en hoe deze van toepassing kan zijn op uw organisatie. Deze informatie is niet hetzelfde als juridisch advies, waarbij een advocaat de wet toepast op uw specifieke omstandigheden, dus u dient een advocaat te raadplegen als u advies wilt over uw interpretatie van deze informatie of de nauwkeurigheid ervan.

Vanuit een juridisch en compliance standpunt is het belangrijk om uw verplichtingen bij het opnemen en transcriberen van uw gesprekken te begrijpen. De wetgeving inzake het opnemen van gesprekken verschilt van rechtsgebied tot rechtsgebied.

Verenigde Staten

In de Verenigde Staten benaderen individuele staten de wetgeving inzake gespreksopnamen op twee verschillende manieren:.

1. Eén partij toestemming' staat, waar u ten minste één van de gesprekspartners moet informeren en toestemming moet krijgen.
2. Twee partijen toestemming' of 'Alle partijen' staten, die het opnemen van een gesprek zonder de toestemming van alle partijen bij het gesprek verbieden voordat het gesprek wordt opgenomen. Als een partij niet wil worden opgenomen nadat zij op de hoogte is gesteld, is het aan die partij om het gesprek te verlaten.

Als het netnummer van een contactpersoon is gekoppeld aan een status 'Toestemming twee partijen', is de opnamefunctie standaard uitgeschakeld. Als u op de opnameknop klikt, verschijnt er een dialoogvenster om u eraan te herinneren toestemming te vragen. Je moet de contactpersoon informeren dat je gaat opnemen en vervolgens op Ik heb ze geïnformeerd klikken om door te gaan met het opnemen van het gesprek.

Omdat HubSpot echter niet zeker weet waar je contactpersoon zich bevindt als je hem of haar belt, is het een goede gewoonte om toestemming te vragen als er onduidelijkheid is of om te overwegen om altijd om toestemming te vragen.

In de meeste Amerikaanse staten heeft u slechts toestemming nodig van één van de deelnemers aan een gesprek om het op te nemen. De partij die het gesprek voert kan toestemming geven. Ongeveer 13 staten hebben er echter voor gekozen de toestemming van alle partijen nodig te hebben om het gesprek op te nemen en te transcriberen. Deze staten zijn momenteel Californië, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania, Vermont en Washington State.

Voor meer algemene informatie over dit onderwerp, zie OrecX's bron over telefoonopname wetten of het Digital Media Law Project's artikel over de basis van de staat opname wetten.

Verenigd Koninkrijk

Verschillende wetten regelen de praktijk van het opnemen van gesprekken in het Verenigd Koninkrijk. Tenzij u kunt garanderen dat het gesprek niet met derden wordt gedeeld, kunt u het beste het Verenigd Koninkrijk beschouwen als een rechtsgebied waar alle partijen toestemming geven.

Europa/GDPR

De GDPR, en andere Europese regelgeving zoals de ePrivacy Verordening, vereisen over het algemeen toestemming van alle partijen in een gesprek om het gesprek op te nemen. Dit betekent dat de partijen een affirmatieve opt-in moeten krijgen met een zinvolle manier om de opname te weigeren. GDPR-verplichtingen vereisen ook een geldige en wettelijke reden voor het opnemen van het gesprek die het mogelijk maakt de informatie te verzamelen. U moet ook de regels voor gespreksopname in uw eigen land controleren, aangezien de EU-lidstaten verschillende regels hebben ingevoerd die van toepassing zijn op toestemming voor gespreksopname in verschillende contexten.

Ierland

Volgens de Ierse wet is voor het opnemen van gesprekken toestemming nodig, zodat Ierland zich bij het Verenigd Koninkrijk en 13 Amerikaanse staten voegt als rechtsgebied waar alle partijen toestemming moeten geven. De Ierse wet maakt duidelijk dat het doel van de opname in detail moet worden uitgelegd, zodat de deelnemende partijen met kennis van zaken toestemming kunnen geven.

Lees meer over de Ierse aanpak van gespreksopnamen aan het eind van de FAQ-pagina van de Data Protection Commissioner.

Duitsland

Duitsland is een tweepartijenstaat, wat betekent dat het opnemen van gesprekken zonder toestemming van beide partijen, indien van toepassing, een strafbaar feit is volgens artikel 201 van het Duitse wetboek van strafrecht.

Canada

Net als Ierland heeft Canada één pakket regels opgesteld voor het opnemen van gesprekken, dat is opgenomen in de wet op de elektronische privacy (PIPEDA).

Net als de andere bovengenoemde landen en staten heeft Canada gekozen voor een "toestemming van alle partijen"-aanpak: om een gesprek op te nemen, moet u geïnformeerde toestemming verkrijgen door de anderen in het gesprek ervan in kennis te stellen (1) dat u van plan bent het gesprek op te nemen, (2) voor welke doeleinden de opname zal worden gebruikt, en (3) dat het gesprek alleen mag worden opgenomen met ieders toestemming.

Lees meer over de Canadese aanpak van het opnemen van gesprekken in de Guidelines for Recording Customer Calls van de Privacy Commissioner.

Andere rechtsgebieden

Hoewel in dit artikel is gekozen om bepaalde landen en rechtsgebieden hierboven te belichten, is het zeker geen volledige lijst. Omdat HubSpot niet alle wettelijke beperkingen voor internationaal bellen kent en kan afdwingen, kiest HubSpot ervoor om dit toestemmingsbericht weer te geven voor alle internationale gesprekken, behalve voor Zweden en Nieuw-Zeeland. Voordat u naar een nieuw land belt, raadt HubSpot u aan ervoor te zorgen dat u en uw juridische team op de hoogte zijn van de regelgeving aldaar, en altijd toestemming te vragen als u twijfelt.

Andere privacy-overwegingen

Toezicht op werknemers

Een ander aspect om rekening mee te houden bij het opnemen en transcriberen van gesprekken is de privacy van medewerkers. Andere gebruikers in de portal (d.w.z. uw werknemers of collega's) worden ook opgenomen, dus u moet wellicht overwegen om andere gebruikers in uw HubSpot-account te laten weten dat hun gesprekken intern worden gevolgd.

Beveiliging en opslag van gespreksopnamen

HubSpot bellen wordt mogelijk gemaakt door Twilio, een Voice Over IP (VOIP) service die het gesprek tussen jou en het nummer dat je belt verbindt. HubSpot gebruikt Twilio om gesprekken die de gebruiker kiest op te nemen en op te slaan. Alle gespreksopnamen worden opgeslagen op de servers van Twilio en zijn toegankelijk voor HubSpot.

De opnamelinks van HubSpot zijn niet geverifieerd en daarom openbaar toegankelijk. Het is belangrijk dat u opnames niet extern verspreidt, omdat iedereen met de link toegang heeft tot de opname. Opname-URL's zijn echter lang en moeilijk te raden, dus de inhoud van de opnames zou redelijk privé moeten zijn, tenzij u de URL verspreidt. Lees voor meer informatie de documentatie van Twilio.

De mogelijkheid om gesprekken op te nemen is een account-brede instelling, die van invloed is op alle gebruikers die gesprekken voeren in de account. Het kan worden in- of uitgeschakeld door een gebruiker met accounttoegangsrechten. Bij nieuw aangemaakte HubSpot-accounts is het selectievakjeGespreksopname toestaan standaard ingeschakeld.