Lov om opptak av samtaler

Med HubSpots Conversation Intelligence (CI) og samtaleopptaksfunksjoner i HubSpot kan du registrere telefonsamtalene dine med kontakter for å gjøre oppfølgingssamtaler enklere og holde teamet ditt oppdatert.

Informasjonen nedenfor er utformet for å gi deg retningslinjer om noen ting du må ta hensyn til når du tar opp og transkriberer samtaler, men HubSpot anbefaler alltid at du snakker med det juridiske teamet ditt for å sikre at du har alt dekket.

Ansvarsfraskrivelse: Denne siden er verken et uttømmende sammendrag av lovene om opptak av samtaler eller juridiske råd som din organisasjon kan bruke for å overholde dem. I stedet gir den bakgrunnsinformasjon for å hjelpe deg med å forstå lovene om opptak av samtaler bedre og hvordan de kan gjelde for din organisasjon. Denne informasjonen er ikke det samme som juridisk rådgivning, der en advokat anvender loven på dine spesifikke omstendigheter, så du bør rådføre deg med en advokat hvis du ønsker råd om tolkningen av denne informasjonen eller nøyaktigheten av den.

Fra et juridisk og samsvarsmessig synspunkt er det viktig å forstå hvilke forpliktelser du har når du tar opp og transkriberer samtalene dine. Lovene om opptak av samtaler varierer fra jurisdiksjon til jurisdiksjon.

USA (USA)

I USA har de enkelte delstatene to ulike tilnærminger til lover om opptak av samtaler:.

1. "One Party Consent"-stat, der du må varsle og få samtykke fra minst én av partene i samtalen.
2. "Two Party Consent"- eller "All Party"-delstater, som forbyr opptak av en samtale uten samtykke fra alle partene i kommunikasjonen før samtalen tas opp. Hvis en part ikke ønsker å bli tatt opp etter å ha blitt varslet, er det opp til parten å forlate samtalen.

Hvis en kontakts retningsnummer er knyttet til tilstanden "Samtykke fra to parter", er opptaksfunksjonen slått av som standard. Når du klikker på Opptak-knappen, vises en dialogboks som minner deg på at du må innhente samtykke. Du må informere kontakten om at du skal ta opp samtalen, og deretter klikke på Jeg har informert dem for å fortsette å ta opp samtalen.

Siden HubSpot ikke kan være sikker på hvor kontakten din faktisk befinner seg når du ringer dem, er det imidlertid god praksis å innhente samtykke der det er usikkerhet, eller å vurdere å gjøre det til en policy å alltid be om samtykke.

I de fleste amerikanske delstater trenger du bare samtykke fra én av personene som deltar i en samtale, for å kunne ta den opp. Den som ringer, kan gi samtykke. Omtrent 13 delstater har imidlertid valgt å kreve samtykke fra alle parter for å kunne gjøre opptak og transkribere samtalen. Disse delstatene er for tiden California, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts , Michigan, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania, Vermont og Washington State.

For mer generell informasjon om emnet, se OrecXs ressurs om lover om telefonopptak eller Digital Media Law Projects artikkel om grunnleggende informasjon om statlige opptakslover.

Storbritannia (U.K.)

Flere lover, inkludert Regulation of Investigatory Powers Act 2000 og den britiske personvernforordningen, regulerer praksisen med opptak av samtaler i Storbritannia. På grunn av restriksjoner rundt deling av innspilte samtaler med tredjeparter, kan du se på Storbritannia som en jurisdiksjon med "samtykke fra alle parter".

Europa/personvern

GDPR, og andre europeiske regelverk som ePrivacy Regulation, krever generelt samtykke fra alle parter i en samtale for at samtalen skal kunne tas opp. Det betyr at partene må bli presentert for et bekreftende samtykke med en meningsfull mulighet til å reservere seg mot opptaket. GDPR-forpliktelsene krever også en gyldig og lovlig grunn til å ta opp samtalen som gjør det mulig å samle inn informasjonen. Du bør også sjekke reglene for opptak av samtaler i ditt eget land, ettersom EUs medlemsland har implementert ulike regler som gjelder samtykke til opptak av samtaler i ulike sammenhenger.

Irland

I henhold til irsk lov må du innhente samtykke for å ta opp samtaler, så Irland er i likhet med Storbritannia og 13 amerikanske delstater en jurisdiksjon med "samtykke fra alle parter". Irsk lov gjør det klart at formålet med opptaket skal forklares i detalj, slik at de deltakende partene kan gi informert samtykke.

Les mer om Irlands tilnærming til opptak av samtaler på slutten av Data Protection Commissioner's FAQ-side.

Tyskland

Tyskland er en stat med topartssamtykke, noe som betyr at opptak av samtaler uten begge parters samtykke, når det er aktuelt, anses som en straffbar handling i henhold til § 201 i den tyske straffeloven.

Canada

I likhet med Irland har Canada etablert ett enkelt sett med regler for opptak av samtaler, som er integrert i landets lov om elektronisk personvern (PIPEDA).

I likhet med de andre landene og delstatene som er nevnt ovenfor, har Canada innført en tilnærming med "samtykke fra alle parter": For å ta opp en samtale må du innhente informert samtykke ved å varsle de andre i samtalen om (1) at du har til hensikt å ta opp samtalen, (2) hvilke formål opptaket skal brukes til, og (3) at samtalen bare kan tas opp med samtykke fra hver enkelt person.

Les mer om Canadas tilnærming til opptak av samtaler i Privacy Commissioner's Guidelines for Recording Customer Calls.

Andre jurisdiksjoner

Selv om denne artikkelen har valgt å fremheve enkelte land og jurisdiksjoner ovenfor, er det på ingen måte en uttømmende liste. Siden HubSpot ikke kjenner til og ikke kan håndheve alle juridiske begrensninger for internasjonale anrop, velger HubSpot å vise denne samtykkemeldingen for alle internasjonale anrop, med unntak av Sverige, New Zealand og enpartistater i USA der automatisk opptak er tillatt. Før du ringer til et nytt land, anbefaler HubSpot at du og ditt juridiske team forsikrer dere om at dere har oversikt over eventuelle regler i landet, og at dere alltid innhenter samtykke hvis dere er i tvil.

Andre personvernhensyn

Overvåking av ansatte

Et annet aspekt å ta hensyn til ved opptak og transkribering av samtaler er de ansattes personvern. Andre brukere i portalen (dvs. dine ansatte eller kolleger) vil også bli tatt opp, så du bør kanskje vurdere å varsle andre brukere i HubSpot-kontoen din om at samtalene deres vil bli overvåket internt.

Sikkerhet og lagring av samtaleopptak

HubSpot-samtaler drives av Twilio, en Voice Over IP (VOIP)-tjeneste som kobler samtalen mellom deg og nummeret du ringer. HubSpot bruker Twilio til å ta opp og lagre alle samtaler som brukeren velger å ta opp. Alle samtaleopptak lagres på Twilios servere og er tilgjengelige for HubSpot.

HubSpots opptakslenker er ikke autentiserte, og er derfor offentlig tilgjengelige. Det er viktig at du ikke distribuerer opptak eksternt, fordi hvem som helst med lenken vil kunne få tilgang til opptaket. URL-adressene til opptakene er imidlertid lange og vanskelige å gjette, så innholdet i opptakene bør være rimelig privat med mindre du distribuerer URL-adressen. For mer informasjon, se Twilios dokumentasjon.

Muligheten til å ta opp samtaler er en innstilling som gjelder for hele kontoen, og påvirker alle brukere som ringer med kontoen. Den kan slås av eller på av en bruker med kontotilgangstillatelser. Nyopprettede HubSpot-kontoer vil ha avmerkingsboksenAllow call recording aktivert som standard.