Lagstiftning om samtalspost

HubSpots funktioner för Konversationsintelligens (KI) och samtalsinspelning i HubSpot gör att du kan föra register över dina telefonsamtal med kontakter för att göra uppföljningssamtal enklare och hålla ditt team uppdaterat.

Informationen nedan är utformad för att ge dig riktlinjer om några saker du behöver tänka på när du spelar in och transkriberar samtal; HubSpot rekommenderar dock alltid att du talar med ditt juridiska team för att säkerställa att du har allt täckt.

Ansvarsfriskrivning: Den här sidan är varken en uttömmande sammanfattning av lagar om samtalspost eller juridisk rådgivning som din organisation kan använda för att följa dem. Istället ger den bakgrundsinformation som hjälper dig att bättre förstå lagarna om samtalspost och hur de kan tillämpas på din organisation. Denna information är inte detsamma som juridisk rådgivning, där en advokat tillämpar lagen på dina specifika omständigheter, så du bör rådfråga en advokat om du vill ha råd om din tolkning av denna information eller dess riktighet.

Ur juridisk synvinkel och efterlevnadssynpunkt är det viktigt att förstå dina skyldigheter när du spelar in och transkriberar dina samtal. Lagar om Samtalspost skiljer sig åt mellan olika jurisdiktioner.

Förenta staterna (U.S.)

I USA hanterar enskilda stater lagar om samtalspost på två olika sätt:.

1. "One Party Consent"-tillstånd, där du måste meddela och få samtycke från minst en av parterna i samtalet.
2. "Two Party Consent" eller "All Party", där det är förbjudet att spela in en samtalspost utan att alla parter i kommunikationen har gett sitt samtycke innan samtalet registreras. Om en part inte vill bli registrerad efter att ha blivit underrättad, är det upp till parten att lämna samtalet.

Om en kontakts riktnummer är associerat med ett "Two Party Consent"-tillstånd är inspelningsfunktionen avstängd som standard. När du klickar på knappen Register visas en dialogruta som påminner dig om att inhämta samtycke. Du måste informera kontakten om att du kommer att spela in och sedan klicka på Jag har informerat dem för att fortsätta spela in samtalsposten.

Men eftersom HubSpot inte kan vara säker på var din kontakt faktiskt befinner sig när du ringer dem, är det god praxis att få samtycke där det finns någon osäkerhet eller att överväga att göra det till en policy att alltid be om samtycke.

I de flesta amerikanska delstater behöver du bara samtycke från en av de personer som deltar i ett samtal för att få spela in det. Den part som ringer samtalet kan ge sitt samtycke. Ungefär 13 delstater har dock valt att kräva alla parters samtycke för att få spela in och transkribera samtalet. Dessa delstater är för närvarande Kalifornien, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts , Michigan, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania, Vermont och Washington State.

Mer allmän information om ämnet finns i OrecX:s resurser om lagar om inspelning av telefonsamtal eller i Digital Media Law Projects artikel om grunderna i statliga lagar om register.

Förenade kungariket (U.K.)

Flera lagar, bland annat Regulation of Investigatory Powers Act 2000 och GDPR i Storbritannien, reglerar hur samtalsposter får spelas in i Storbritannien. På grund av restriktioner kring delning av inspelade samtalsposter med tredje part kan du betrakta Storbritannien som en jurisdiktion med "samtycke från alla parter".

Europa/dataskydd

GDPR, och andra europeiska förordningar som ePrivacy-förordningen, kräver i allmänhet samtycke från alla parter i ett samtal för att samtalet ska kunna spelas in. Detta innebär att parterna bör få en bekräftande möjlighet att registrera sig och ett meningsfullt sätt att avregistrera sig från registret. GDPR kräver också att det finns ett giltigt och lagligt skäl för att spela in samtalet som gör det möjligt att samla in informationen. Du bör också kontrollera reglerna för Samtalspost i ditt land, eftersom EU:s medlemsstater har infört olika regler som gäller samtycke till Samtalspost i olika sammanhang.

Irland

Enligt irländsk lag måste du inhämta samtycke för att få spela in samtal, så Irland ansluter sig till Storbritannien och 13 amerikanska delstater som en jurisdiktion med "alla parters samtycke". Irländsk lag klargör att syftet med registret ska förklaras i detalj, så att de deltagande parterna kan ge ett informerat samtycke.

Läs mer om Irlands inställning till samtalspost i slutet av Data Protection Commissioner's FAQ-sida.

Tyskland

Tyskland är en stat med tvåpartssamtycke, vilket innebär att samtalspost utan båda parters samtycke, i förekommande fall, anses vara ett brott enligt avsnitt 201 i den tyska strafflagen.

Kanada

I likhet med Irland har Kanada infört en enda uppsättning regler för samtalspost, som ingår i landets lag om elektronisk integritet (PIPEDA).

I likhet med de andra länder och stater som nämns ovan har Kanada antagit en strategi med "alla parters samtycke": för att spela in ett samtal måste du få informerat samtycke genom att meddela andra i samtalet (1) att du tänker spela in konversationen, (2) alla syften som inspelningen kommer att användas för och (3) att samtalet endast får registreras med varje persons samtycke.

Läs mer om Kanadas inställning till Samtalspost genom att hänvisa till Privacy Commissioner's Guidelines for Recording Customer Samtal.

Andra jurisdiktioner

Även om den här artikeln har valt att lyfta fram vissa länder och jurisdiktioner ovan, är det inte på något sätt en uttömmande lista. Eftersom HubSpot inte känner till och inte kan verkställa alla juridiska begränsningar för internationella samtal väljer HubSpot att visa detta samtyckesmeddelande för alla internationella samtal utom för Sverige, Japan, Nya Zeeland, Brasilien och enpartistater i USA där automatisk inspelning är tillåten. Innan du ringer till ett nytt land rekommenderar HubSpot att du ser till att du och ditt juridiska team har en förståelse för eventuella regler där, och att du alltid inhämtar samtycke om du är osäker.

Andra integritetsaspekter

Övervakning av anställda

En annan aspekt att tänka på när du spelar in och transkriberar samtal är anställdas integritet. Andra användare i portalen (dvs. dina anställda eller kollegor) kommer också att spelas in, så du kan behöva överväga att meddela andra användare i ditt HubSpot-konto att deras samtal kommer att övervakas internt.

Säkerhet och lagring av samtalspost

HubSpot calling drivs av Twilio, en Voice Over IP (VOIP)-tjänst som ansluter samtalet mellan dig och det nummer du ringer. HubSpot använder Twilio för att spela in och lagra alla samtal som användaren väljer att spela in. Alla Samtalsposter lagras på Twilios servrar och kan nås av HubSpot.

HubSpots länkar till register är inte autentiserade och är därför allmänt tillgängliga. Det är viktigt att du inte distribuerar register externt eftersom alla med länken kommer att kunna komma åt registret. URL-adresserna till registren är dock långa och svåra att gissa, så innehållet i registren bör vara rimligt privat om du inte distribuerar URL-adressen. För mer information, vänligen granska Twilios dokumentation.

Möjligheten att spela in samtal är en kontoövergripande inställning som påverkar alla användare som ringer på kontot. Den kan sättas på eller stängas av av en användare med behörighetenKonto. Nyskapade HubSpot-konton kommer att ha kryssrutanTillåt samtalspost aktiverad som standard.