Puhelu tallentamista koskevat lait

HubSpotin Conversation Intelligence (CI) ja HubSpotin puhelu avulla voit pitää kirjaa puhelut yhteystiedot kanssa, mikä helpottaa puhelut ja pitää tiimisi ajan tasalla.

Alla olevien tietojen tarkoituksena on antaa sinulle ohjeita joistakin asioista, jotka sinun on otettava huomioon puhelut nauhoittamisessa ja puhtaaksikirjoittamisessa. HubSpot suosittelee kuitenkin aina, että keskustelet lakitiimisi kanssa varmistaaksesi, että kaikki asiat on otettu huomioon.

Vastuuvapauslauseke: tämä sivu ei ole tyhjentävä yhteenveto puhelu tallentamista koskevista laeista eikä oikeudellinen neuvonta, jota organisaatiosi voisi käyttää niiden noudattamisessa. Sen sijaan se tarjoaa taustatietoa, joka auttaa sinua ymmärtämään paremmin puhelu tallentamista koskevia lakeja ja sitä, miten niitä voidaan soveltaa organisaatiossasi. Nämä tiedot eivät ole sama asia kuin oikeudellinen neuvonta, jossa asianajaja soveltaa lakia omiin olosuhteisiisi, joten ota yhteyttä asianajajaan, jos haluat neuvoja näiden tietojen tulkinnasta tai niiden paikkansapitävyydestä.

Oikeudellisesta ja vaatimustenmukaisuuden näkökulmasta on tärkeää ymmärtää velvollisuutesi puhelut tallentamisessa ja puhtaaksikirjoittamisessa. Puhelu tallentamista koskevat lait vaihtelevat eri lainkäyttöalueilla.

Yhdysvallat (U.S.)

Yhdysvalloissa yksittäiset osavaltiot lähestyvät puhelu kahdella eri tavalla:.

1. "Yhden osapuolen suostumus" -tilanne, jossa sinun on ilmoitettava ja saatava suostumus vähintään yhdeltä puhelu osapuolelta.
2. kahden osapuolen suostumus tai kaikkien osapuolten suostumus, jolloin puhelu nauhoittaminen on kielletty ilman kaikkien osapuolten suostumusta ennen keskustelun nauhoittamista. Jos osapuoli ei halua, että puhelua tallennetaan sen jälkeen, kun hänelle on ilmoitettu asiasta, hänen on poistuttava puhelu.

Jos yhteystieto alue on yhdistetty kahden osapuolen suostumuksen tilaan, tallennusominaisuus on oletusarvoisesti pois päältä. Kun napsautat Tietue, näyttöön tulee valintaikkuna, joka muistuttaa suostumuksen hankkimisesta. Sinun on ilmoitettava yhteystieto, että nauhoitat puhelu, ja jatkettava nauhoittamista valitsemalla Olen ilmoittanut heille.

Koska HubSpot ei kuitenkaan voi olla varma siitä, missä yhteystieto todellisuudessa sijaitsee, kun hänelle puhelu, on hyvä käytäntö kysyä suostumus, jos asiasta ei ole varmuutta, tai harkita käytäntöä, jonka mukaan suostumusta pyydetään aina.

Useimmissa Yhdysvaltojen osavaltioissa tarvitset vain yhden puhelu osallistuvan henkilön suostumuksen puhelun tietue. puhelu soittaja voi antaa suostumuksen. Noin 13 osavaltiota on kuitenkin päättänyt vaatia kaikkien osapuolten suostumuksen puhelu tietue ja puhelu puhtaaksi kirjoittamiseen. Nämä osavaltiot ovat tällä hetkellä Kalifornia, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania, Vermont ja Washington.

Yleisempää tietoa aiheesta saat OrecX:n resurssista puhelintallennuslainsäädännöstä tai Digital Media Law Projectin artikkelista , jossa käsitellään osavaltioiden tallennuslainsäädännön perusteita.

Yhdistynyt kuningaskunta (U.K.)

puhelut tallentamista Yhdistyneessä kuningaskunnassa säännellään useilla laeilla, muun muassa vuoden 2000 Regulation of Investigatory Powers Act -lailla ja Yhdistyneen kuningaskunnan GDPR. Tallennettujen puhelut jakamista kolmansien osapuolten kanssa koskevien rajoitusten vuoksi Iso-Britanniaa voi pitää "kaikkien osapuolten suostumuksella" toimivana lainkäyttöalueena.

Eurooppa/tietosuoja

GDPR ja muut eurooppalaiset säännökset, kuten sähköisen viestinnän tietosuoja-asetus, edellyttävät yleensä kaikkien puhelu osapuolten suostumusta puhelu tallentamiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että osapuolille olisi esitettävä suostumus, jossa on tarkoituksenmukainen tapa kieltäytyminen tallentamisesta. GDPR edellyttävät myös pätevää ja laillista syytä puhelu nauhoittamiselle, joka mahdollistaa tietojen keräämisen. Kannattaa myös tarkistaa puhelu tallentamista koskevat säännöt omassa maassasi, sillä EU:n jäsenvaltiot ovat ottaneet käyttöön erilaisia sääntöjä, joita sovelletaan puhelu tallentamiseen annettavaan suostumukseen eri yhteyksissä.

Irlanti

Irlannin lain mukaan puhelut tietue on saatava suostumus, joten Irlanti liittyy Ison-Britannian ja 13 Yhdysvaltain osavaltion joukkoon "kaikkien osapuolten suostumuksen" oikeudenkäyttöalueena. Irlannin lainsäädännössä tehdään selväksi, että nauhoituksen tarkoitus on selitettävä yksityiskohtaisesti, jotta osapuolet voivat antaa tietoon perustuvan suostumuksen.

Lue lisää Irlannin lähestymistavasta puhelu tallentamiseen tietosuojavaltuutetun FAQ-sivun lopusta.

Saksa

Saksa on kahden osapuolen suostumusvaltio, mikä tarkoittaa, että puhelu nauhoittaminen ilman molempien osapuolten suostumusta on Saksan rikoslain 201 §:n mukaan rikos.

Kanada

Irlannin tavoin Kanada on laatinut puhelu tallentamista koskevat yhtenäiset säännöt, jotka on sisällytetty sen sähköistä yksityisyyttä koskevaan lakiin (PIPEDA).

Kuten muutkin edellä mainitut maat ja valtiot, myös Kanada on ottanut käyttöön "kaikkien osapuolten suostumuksen" lähestymistavan: puhelu tietue on saatava tietoinen suostumus ilmoittamalla muille puhelu osallistuville 1) että aiot tietue keskustelun, 2) mihin tarkoituksiin nauhoitusta käytetään ja 3) että puhelu voidaan nauhoittaa vain kunkin henkilön suostumuksella.

Lue lisää Kanadan lähestymistavasta puhelu tallentamiseen tietosuojavaltuutetun ohjeista Guidelines for Recording Customer Puhelut.

Muut lainkäyttöalueet

Vaikka tässä artikkelissa on päätetty korostaa tiettyjä maita ja lainkäyttöalueita, luettelo ei suinkaan ole tyhjentävä. Koska HubSpot ei tiedä eikä voi valvoa kaikkia kansainvälisiä soittaminen koskevia oikeudellisia rajoituksia, HubSpot valitsee tämän suostumusviestin näyttämisen kaikissa kansainvälisissä puhelut lukuun ottamatta Ruotsia, Japania, Uutta-Seelantia, Brasiliaa ja Yhdysvaltojen yhden osapuolen osavaltioita, joissa automaattinen tallennus on sallittua. Ennen kuin puhelu uuteen maahan, HubSpot suosittelee varmistamaan, että sinä ja lakitiimisi ymmärrätte kaikki kyseisen maan säädökset, ja hanki aina suostumus, jos olet epävarma.

Muut yksityisyyden suojaan liittyvät näkökohdat

Työntekijöiden seuranta

Toinen näkökohta, joka on otettava huomioon puhelut tallentamisessa ja puhtaaksikirjoittamisessa, on työntekijöiden yksityisyys. Myös muut portaali käyttäjät (eli työntekijäsi tai työtoverisi) nauhoitetaan, joten saatat joutua harkitsemaan tili muiden käyttäjien ilmoittamista siitä, että heidän puhelut seurataan sisäisesti.

Puhelu turvallisuus ja tallennus

HubSpot-soittaminen taustalla on Twilio, VOIP-palvelu (Voice Over IP), joka yhdistää puhelu sinun ja soittaminen numeron välillä. HubSpot käyttää Twilioa tietue ja tallentamaan kaikki puhelut, jotka käyttäjä haluaa tietue. Kaikki puhelu tallennetaan Twilion palvelimille, ja HubSpot voi käyttää niitä.

HubSpotin tallennuslinkkejä ei ole todennettu, joten ne ovat julkisesti saatavilla. On tärkeää, ettet levitä tallenteita ulkoisesti, koska kuka tahansa, jolla on linkki, pääsee tallenteeseen käsiksi. Tallenteiden URL-osoitteet ovat kuitenkin pitkiä ja niitä on vaikea arvata, joten tallenteiden sisällön pitäisi olla kohtuullisen yksityistä, ellet levitä URL-osoitetta. Lisätietoja saat Twilion dokumentaatiosta.

puhelut tietue on koko tilin kattava asetus, joka vaikuttaa kaikkiin käyttäjiin, jotka soittavat puhelut tili. Käyttäjä, jolla on Tili käyttöoikeudet, voi ottaa sen käyttöön tai poistaa sen käytöstä. Uusilla HubSpot-tileillä Salli puhelu tallennus valintaruutu on oletusarvoisesti käytössä .