Beoordelen van gespreksopnamen en transcripties

• Je kunt opnames bekijken die zijn gemaakt via de HubSpot beltool, met behulp van HubSpot's integratie met Zoom, of met behulp van een externe belprovider die is geïntegreerd met HubSpot.

Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise betaalde seat, kunje Conversation Intelligence (CI) gebruiken om opnames te transcriberen en analyseren. Hierdoor kun je je team effectiever coachen en waardevolle klantinzichten uit de opnames en transcripten halen.

Let op: elke gebruiker die gesprekken opneemt vanuit HubSpot kan de gespreksopname bekijken en coachen, maar heeft geen toegang tot de extra functies die door CI worden aangestuurd, zoals het transcript.

Alleen opnames gemaakt door gebruikers met betaalde Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seats worden automatisch getranscribeerd. Elke gebruiker in een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account heeft toegang tot de opname en het transcript voor coaching als ze de juiste Object Access rechten hebben voor de opname.

Als je de HubSpot mobiele app gebruikt, lees dan hoe je onderweg opnames kunt bekijken.

Voordat u begint

• Stel de beltool in. Je kunt een door HubSpot verstrekt telefoonnummer verwerven, je uitgaande telefoonnummer registreren bij HubSpot, de integratie van HubSpot met Zoom instellen of integreren met een externe belprovider.

Let op: HubSpot ondersteunt alleen een selecte groep belproviders van derden. Lees meer over welke belproviders worden ondersteund in de HubSpot App Marketplace.

• HubSpot gespreksopnamen zijn standaard ingeschakeld. Zorg ervoor dat gespreksopname is ingeschakeld in uw instellingen.
• Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise gebruiker bent, zorg er dan voor dat CI ook is ingeschakeld in je instellingen zodat je opnames worden getranscribeerd.
• Als u Zoom gebruikt om gesprekken te voeren, zorg er dan voor dat cloud recording is ingeschakeld.
• Bekijk de wetgeving voor gespreksopname in uw regio.

Review opnames

U kunt de opname bekijken en eventuele notities of opmerkingen toevoegen.

• Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Oproepen.
• Klik op de gesprekstitel.
• Om de opname te starten, klikt u links in het overzichtsscherm op playerPlay Afspelen. U kunt ook de knoppen gebruiken om playerFastForward over te slaan of playerRewind terug te spoelen. Als u een Zoom cloud opname bekijkt, kunt u ook afspelen, pauzeren of vooruitspoelen.
• Om een melding naar een ander teamlid te sturen, typt u in het tekstveld rechts @ gevolgd door de naam van de gebruiker, voert u uw opmerking in en klikt u vervolgens op Opslaan.

• Voor toegang tot de contactgegevens van de ontvanger van de oproep, klikt u rechtsboven op Deelnemers om de sectie uit te breiden.
  • Om de gegevens van de contactpersoon te bekijken, klikt u op de naam van de record om een pop-over te openen met de gegevens van de contactpersoon.
  • Om naar de volledige record te navigeren, klikt u op Ga naar record.
• Bekijk onder de opname aan de linkerkant eventuele bestaande notities, of klik op Notitie bewerken om meer notities toe te voegen.
• Als u een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seat, kunt u in het gedeelte notities een link naar een specifieke tijdstempel toevoegen voor latere controle.
  • Typ de tijd en druk op de Enter-toets.

• • Klik op Opslaan.
  • Om naar dat tijdstip in de opname te gaan, klikt u op de tijdstempel in de gespreksnotities.

Transcripten bekijken (alleenSales Hub of Service Hub Professional of Enterprise )

• Onder de opname kunt u de luidsprekersporenbekijken om de spreektijd van de gebruiker te vergelijken met die van de contactpersoon. Klik en sleep het handvat langs het sprekersspoor om naar een specifiek deel van de opname te luisteren.
• HubSpot zal automatisch spreker namen matchen op getranscribeerde tweepartijen gesprekken gemaakt met Zoom Basic of Pro. Als je handmatig namen van sprekers op een transcript moet matchen, klik dan op de avatar naast de naam van de spreker (bijv. Spreker 1, Spreker 2). Selecteer vervolgens de juiste sprekersnaam in de keuzelijst en klik op Overeenkomen.

• Om de koppeling met een spreker ongedaan te maken, klikt u op de avatar naast de naam van de spreker en vervolgens op Ongedaan maken. Als u probeert meerdere sprekers opnieuw te koppelen om een fout te corrigeren, moet u eerst alle onjuiste sprekersnamen ontkoppelen voordat u opnieuw gaat koppelen, zodat alle sprekersnamen opnieuw in de keuzelijst verschijnen.

Let op: handmatige spreker matching is niet beschikbaar voor gesprekken gemaakt met Zoom Business, Business Plus of Enterprise, omdat deze transcripten worden geleverd door Zoom en niet door HubSpot.

• Als u een gebruiker bent in een Sales Hub of Service Hub Enterprise account, kunt u gespreksopnameclips delen met gedefinieerde begin- en eindtijden.
  • Klik en sleep het handvat langs het luidsprekerspoor om de begintijd te bepalen van de opnameclip die u deelt. U kunt ook met de muis over het transcript uittreksel gaan en erop klikken waar u de opnameclip wilt beginnen. Als u de hele clip wilt delen, sleept u de hendel naar het begin van de opname of selecteert u het eerste transcriptiefragment.
  • Klik boven de opname op de knop share Delen.

• • In het dialoogvenster Opname delen kunt u gebruikers selecteren aan wie u de opnamefragment wilt sturen, een bericht schrijven en uw fragment bijsnijden.
    • Klik op het keuzemenu Selecteer e-mail naar en klik op het vinkje naast de gebruikers aan wie u de opnamefragment wilt sturen. Gebruikers die geen toestemming hebben om opnames te bekijken worden grijs gemaakt en zijn niet te selecteren. Om de opname te delen, moet een super admin of gebruiker met Toevoegen en bewerken rechten de gebruikers rechten bijwerken.
    • Typ in het tekstvak Bericht om gebruikers te vertellen waarom u de opnamefragment deelt.
    • Gebruik de hendels langs het luidsprekerspoor of typ de begin- en eindtijd om de lengte van de opnameklem aan te passen. Als u de hele opname wilt delen, zorg er dan voor dat de hendels langs het luidsprekerspoor aan het begin en einde van de opname staan.

• • Klik op Delen om een e-mail te sturen met het bericht en de link naar de opnamefragment. U kunt een clip ook delen door link Koppeling kopiëren te selecteren.

Let op: gebruikers met toestemming om een opnamefragment te bekijken kunnen ook de hele opname beluisteren. De bedoeling van de clip is een duidelijke focus en richting te geven.

• Als u een gebruiker bent in een Sales Hub of Service Hub Enterprise account,klikt u op het tabblad Tracked terms omte bekijken welke tracked terms tijdens het gesprek zijn gebruikt. Om uw gevolgde termen te bewerken, klikt u op Bewerk gevolgde termen.

Let op: u moet een superbeheerder zijn om tracked terms toe te voegen of te bewerken.

• Aan de rechterkant van het opnamescherm opent u het transcript:

Let op: automatische transcriptie is beschikbaar voor de standaard talen van HubSpot voor het maken van content. HubSpot zal de opname transcriberen in de taal die is geselecteerd in uw accountinstellingen. Meer informatie over het taalaanbod van HubSpot.

• • Gebruik de zoekbalk om specifieke trefwoorden op te zoeken. De resultaten geven elk deel van het transcript weer waarin het zoekwoord is gebruikt.

• • Om een specifiek deel van het transcript met een ander teamlid te delen, ga je met de muis over de tekst van het transcript en klik je op Delen. In het dialoogvenster klikt u op Koppeling kopiëren, waarna u de koppeling in een e-mail of ander bericht plakt en naar uw teamlid stuurt.

• Als u de kwaliteit van uw transcripties wilt verbeteren, kunt u deinstelling Help uw transcripties verbeteren inschakelen door een transcript te markeren als nuttig of niet nuttig.
  • Klik op nuttig of niet nuttig aan het einde van het transcript.
  • Bekijk de informatie in het dialoogvenster en selecteer vervolgens Ja om de instelling in te schakelen. Je kunt dit op elk moment uitschakelen in je belinstellingen. Meer informatie over hoe HubSpot gegevens gebruikt om de kwaliteit van je transcripties te verbeteren.

Zoom-opnamen synchroniseren

Als je een Zoom Business of Enterprise account hebt, kun je je Zoom cloud opnames synchroniseren om te bekijken in HubSpot. Zodra cloud recording is ingeschakeld in je Zoom account, zullen de opnames verschijnen op de tijdlijn van het bijbehorende record. Als je een gebruiker bent met een betaaldeSales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seat, zal CI Zoom cloud opnames transcriberen en deze transcripten zullen ook gesynchroniseerd worden naar de tijdlijn van het record.

Om Zoom opname met behulp van CI in te stellen, moet je:

• Cloud recording in Zoom inschakelen. Zorg er ook voor dat audio transcripts checkbox is geselecteerd om ervoor te zorgen dat je transcripts ontvangt in HubSpot van je Zoom opnames.
• Schakel het selectievakje Sync data from recordings and transcripts in je Zoom integratie-instellingen in.
  
  

• Om opnames toe te wijzen aan gebruikers in uw HubSpot-account, moet u ervoor zorgen dat zij hun Zoom-accounts koppelen in het tabblad Gebruikersaccounts. Opnameactiviteiten worden toegewezen aan een gebruiker in uw HubSpot-account als hun e-mailadres overeenkomt met het e-mailadres van een Zoom-gebruiker in het gesprek.

Opnames koppelen aan andere records

Standaard zal HubSpot AI opnames automatisch koppelen aan het primaire bedrijf dat gekoppeld is aan de deelnemers van het gesprek. Dit wordt aangegeven door het HubSpot AI icoon. U kunt met de muis over het pictogram gaan om links te vinden naar relevante documentatie voor de associatie.

U kunt een opname ook koppelen aan andere contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords in uw CRM. De opname verschijnt op de tijdlijn van het gekoppelde record, zodat u de opnamedetails kunt bekijken voor meer context.

• Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Oproepen.
• Klik op de gesprekstitel.
• Klik linksboven op Associaties.
• In het paneel Associaties:
  • Om een associatie toe te voegen, klikt u op Toevoegen op een objectkaart.
  • Om een voorbeeld van de geassocieerde record te zien, gaat u met de muis over de associatie en klikt u op Voorbeeld.
  • Om bestaande koppelingen te verwijderen, gaat u met de muis over de koppeling, klikt u op het keuzemenu Meer en selecteert u Koppeling verwijderen.

De gekoppelde records verschijnen ook op de oproepenindexpagina. Als de gekoppelde records niet in de tabel verschijnen, bewerkt u de kolommen van de tabel.

Opnamen delen met uw team

Voor een vergadering kunt u een opname delen met een teamlid, zodat zij zich kunnen voorbereiden.

• Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Oproepen.
• Klik op de titel van het gesprek.
• Klik rechtsboven op Delen.
• Klik in het dialoogvenster op Koppeling kopiëren.
• Plak de link in een e-mail of ander bericht en stuur het naar uw teamlid.

Meer informatie over het zoeken en segmenteren van gesprekken vindt u op de indexpagina voor gesprekken.