Gespreksopnamen en transcripties bekijken

Je kunt opnames bekijken die zijn gemaakt met de beltool van HubSpot, met behulp van HubSpot's integraties met Zoom, Google Meet of met behulp van een externe belprovider die is geïntegreerd met HubSpot.

Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub- of Service Hub Professional - ofEnterprise-licentie, kun je opnames transcriberen en analyseren. Hierdoor kun je je team effectiever coachen en waardevolle klantinzichten verkrijgen uit de opnames en transcripties.  

Als u de mobiele app van HubSpot gebruikt, lees dan hoe u onderweg opnameskunt bekijken.

Voordat u begint

• Stel de beltool in. U kunt:
  • Een door HubSpot verstrekt telefoonnummer aanvragen.
  • Uw uitgaande telefoonnummer registreren bij HubSpot.
  • De integratie van HubSpot met Zoom instellen.

• • Integreer met een externe telefoonprovider.

Let op: HubSpotondersteunt alleen een selecte groep externe telefoonproviders. Lees meer over welke telefoonproviders worden ondersteund in de HubSpot App Marketplace.

• HubSpot-gespreksopnames zijn standaard ingeschakeld. Zorg ervoor dat gespreksopname is ingeschakeld in je instellingen.
• Als je Zoom gebruikt om te bellen, zorg er dan voor dat cloudopname is ingeschakeld.
• Bekijk de wetgeving inzake gespreksopnames voor jouw regio.

Schakel gespreksopname en transcriptie en analyse in

Conversation Intelligence (CI) ondersteunt transcriptie en analyse voor gesprekken die worden gevoerd door gebruikers met een Sales Seat of Service Seat. Dit omvat gesprekken die worden gevoerd via de beltool van HubSpot,de Zoom-integratie van HubSpot, de Google Meet-integratie of sommige externe belproviders. Met CI in HubSpot kunt u:

• Opnames bekijken: gebruik sprekerssporen, opties voor delen, transcripties en zoekfuncties om gesprekken te bekijken.
• Opnames openen in de gespreksindex: gesprekken in de gespreksindex kunnen worden gefilterd op eigenschappen zoals gebruiker, team, resultaat van het gesprek en duur.
  
• Zoeken op sleutelwoorden: gebruik de algemene zoekfunctie om sleutelwoorden in gespreksopnames te vinden.
• Toegang krijgen tot bijbehorende records: bekijk een voorbeeld van opnamegegevens in bijbehorende records voor extra context.
• Bijgehouden termen bekijken: gebruik bijgehouden termen om rapporten over de inhoud van gesprekken op te stellen (alleenEnterprise ).

Let op: als u de Zoom-integratie van HubSpot gebruikt, moet u cloudopname hebben ingeschakeld in uw Zoom-account om CI te kunnen gebruiken.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Bellen > Gespreksinstellingen.
3. Klik op het tabblad Call Configurations (Gespreksconfiguraties).
4. Schakel de schakelaarGespreksopname in. Als deze instelling niet is ingeschakeld, wordt de knopOpnemen niet weergegeven wanneer u belt.
5. Transcriptie en analyse zijn standaard ingeschakeld. Als deze optie niet is ingeschakeld, kan de superbeheerder de schakelaarTranscripties en analyse inschakelen. Lees meer over hoe HubSpot gegevens gebruikt om de kwaliteit van uw transcripties te verbeteren.
6. Om bijgehouden termen in te schakelen:
   • Klik opBijgehouden termen bewerken.
   • Klik in het rechterpaneel op + Categorie toevoegen.
   • Bewerk decategorienaam enbijgehouden termen.
   • Klik op Opslaan.

Automatische koppelingen 

Met Conversation Intelligence hebt u toegang tot automatische koppelingen. Met deze tool kunt u gesprekken koppelen aan relevante CRM-records, zoals contactpersonen, bedrijven, deals en tickets. 

• Oproep naar contactpersoon: voor elke vergadering die aan de oproep is gekoppeld, worden maximaal vijf contactpersonen die aan die vergadering zijn gekoppeld, aan de oproep gekoppeld.
• Oproep naar bedrijf: voor elk contact dat aan de oproep is gekoppeld, worden maximaal vijf bedrijven die aan dat contact zijn gekoppeld, aan de oproep gekoppeld.
• Oproep naar deal: een AI-model zoekt naar overeenkomsten tussen de oproep en deals in uw account. Het model kan bijvoorbeeld kijken of de deal en de oproep aan hetzelfde bedrijf zijn gekoppeld, of dat de naam van de deal in de naam van de oproep voorkomt.
• Oproep naar ticket: een AI-model zoekt naar overeenkomsten tussen de oproep en tickets in uw account. Het model kan bijvoorbeeld kijken of het ticket en de oproep beide aan hetzelfde contact zijn gekoppeld, of dat het onderwerp van het ticket in de naam van de oproep voorkomt. 

Standaard koppelt HubSpot AI automatisch callopnames aan het primaire bedrijf dat is gekoppeld aan de deelnemers aan de call. Om dit uit te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarBellen > Oproepinstellingen.
3. Klik op het tabblad Gespreksconfiguraties.
4. Schakel de schakelaarOproepen automatisch koppelen aan gerelateerde objecten met HubSpot AI uit.

Opnames bekijken

Om de opname te openen en notities toe te voegen:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Oproepen.
2. Klik op detitel van het gesprek.
3. Om de opname te starten, klik je links op het beoordelingsscherm op playerPlay Afspelen. Je kunt ook de bedieningsknoppen gebruiken om vooruit te spoelen met playerFastForward ofterug te spoelen met playerRewind . Als je een Zoom-cloudopname beoordeelt, kun je deze ook afspelen, pauzeren of vooruitspoelen.
4. Klik onderaan op Notities en vervolgens op Notities toevoegen om notities aan het gesprek toe te voegen. Om een melding naar een ander teamlid te sturen, typ je @ gevolgd door de naam van de gebruiker. Voerje notitie inen klik vervolgens op Opslaan. Als je een Sales Hub of Service Hub Professional- ofEnterprise-account hebt, kunt u ook inline-opmerkingen toevoegen.
5. Onderaan kunt u een door AI gegenereerde samenvatting van het gesprek bekijken(Sales Hub of Service HubProfessional of Enterprise). De samenvatting is onderverdeeld in verschillende secties: doel van het gesprek, belangrijkste discussiepunten, genomen beslissingen, sentiment en volgende stappen. Dit veld kan niet worden bewerkt. Gebruik het tekstvak Notities hieronder om aanvullende informatie toe te voegen.
   • Als u Breeze Assistant meer informatie over het gesprek wilt vragen, klikt u op Een vraag stellen.
   • Om feedback te geven op de samenvatting, klikt u op hetpictogram thumbsUp duim omhoog of thumbsDown duim omlaag.
   • Klik op het pictogram Bericht kopiëren om de samenvatting te kopiëren.
   • Klik op Sluiten om de samenvatting te verbergen.

Let op: om Breeze-gesprekssamenvattingen te kunnen gebruiken, moet u Breeze Assistanten gespreksopname in uw account inschakelen.

6. Als u een Sales Hub of Service Hub Professional- ofEnterprise-account hebt, klik dan rechts tussen de tabbladenInzichten,Statistieken enTranscript om bijgehouden termen, gespreksstatistieken en het gespreksverslag te bekijken. Om een verslag te kopiëren, klik jeop het tabblad Verslag op Verslag naar klembord kopiëren. Je kunt alleen bijgehouden termen bekijken als je een Sales Hub of Service HubEnterprise-account hebt en een superbeheerder bijgehouden termen heeft toegevoegd.

Opnames delen of opnames toevoegen aan afspeellijsten

• Om de opname te delen:
  • Klik op de knop Delen rechtsboven.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu E-mail verzenden om teamleden toe te voegen waarmee u de opname wilt delen. 
  • Typ eenbericht in het tekstvak.
  • Gebruik de afspeelknoppen of de tekstvakken Begin en Einde om het gedeelte van de opname dat u wilt delen aan te passen.
  • Klik op Delen ofLink kopiëren. Als u een Sales Hub of Service Hub Professional- ofEnterprise-account, kunt u ook specifieke fragmenten uit het transcript delen.

Let op: gebruikers met toestemming om een opnameclip te bekijken, kunnen ook de volledige opname beluisteren. Het doel van de clip is om een duidelijke focus en richting te bieden.

• Om een opname aan een afspeellijst toe te voegen:
  • Klik op + Toevoegen aan afspeellijst.
  • Klik op het vervolgkeuzemenuAfspeellijst selecteren om de opname aan verschillende afspeellijsten toe te voegen.
  • Typ een beschrijving in het tekstvak. 
  • Gebruik de afspeelknoppen of de tekstvakken Begin en Einde om het gedeelte van de opname dat u wilt delen aan te passen.
  • Klik op Toevoegen.

Bijgehouden termen bekijken

U kunt bijgehouden termen maken om naar delen van het transcript te gaan waar de term wordt genoemd.

1. Klik in het rechterpaneel op het tabbladInzichten om bijgehouden termen te bekijken.
2. Klik opBewerken om bijgehouden termen te bewerken.
3. In het rechterpaneel kunt u op + Categorie toevoegen klikken om categorieën voor bijgehouden termen toe te voegen. 
4. Om een bijgehouden term aan een categorie toe te voegen, klikt u op+ Bijgehouden term toevoegen entypt u de bijgehouden term in het tekstvak. 
5. Klik onderaan het rechterpaneel op Opslaan.

Sprekers aan toevoegen en gespreksstatistieken bekijken

U kunt de gespreksstatistieken bekijken door de contactgegevens van de deelnemers aan het gesprek te koppelen.

• Om gespreksdeelnemers aan records te koppelen, klikt u bovenaan opDeelnemers. Klik in het rechterpaneel op de knop Koppelen naast de spreker in het gedeelteOntvanger van het gesprek. Typ de naam van de contactpersoon in de zoekbalk. Als er geen record bestaat, klikt u op+ Contactpersoon toevoegen om een record voor de contactpersoon aan te maken. Klik vervolgens opKoppelen. Om een contactpersoon te ontkoppelen, klikt u nogmaals op de knop Koppelen om de koppeling te verbreken.

Let op: HubSpot koppelt automatisch de namen van sprekers aan getranscribeerde gesprekken tussen twee partijen die zijn gevoerd met Zoom Basic of Pro. Handmatige koppeling van sprekers is niet beschikbaar voor gesprekken die zijn gevoerd met Zoom Business, Business Plus of Enterprise, aangezien deze transcripties worden geleverd door Zoom en niet door HubSpot.

• Om de contactgegevens van de ontvanger van het gesprek te bekijken, klik je in het rechterpaneel op denaam van de contactpersoon om naar dat contactrecord te gaan.
• Nadat je sprekers hebt toegevoegd, klik je in het rechterpaneel op het tabblad Statistieken om de volgende gespreksstatistieken te bekijken.
  • Spreektijd van de eigenaar van het gesprek: het percentage van de tijd dat de eigenaar van het gesprek spreekt.
  • Spreeksnelheid: het aantal woorden per minuut voor de eigenaar van het gesprek.
  • Langste monoloog: de langste tijd dat de eigenaar van het gesprek spreekt.
  • Langste verhaal van een klant: de langste tijd dat een klant spreekt.
  • Interactiviteit: dehoeveelheid interactie tijdens het gesprek.
  • Geduld: het aantal pauzes tussen deelnemers.

Transcripten bekijken en inline opmerkingen toevoegen

Wanneer u transcripties bekijkt, kunt u inline opmerkingen toevoegen of een link naar een specifiek deel van de transcriptie delen. Vertegenwoordigers kunnen eenvoudig op opmerkingen reageren, waardoor gesprekken gefocust blijven en alle relevante informatie op één plek staat.

Let op: automatische transcriptie is beschikbaar voor de standaardtalen voor het maken van content van HubSpot. HubSpot transcribeert de opname in de taal die is geselecteerd in je accountinstellingen. Meer informatie over het taalaanbod van HubSpot.

• Klik in het rechterpaneel op het tabbladTranscript om het transcript van het gesprek te bekijken. Gebruik de zoekbalk om specifieke trefwoorden op te zoeken. De resultaten tonen alle delen van het transcript waarin het trefwoord is gebruikt.
• Om een melding naar een ander teamlid te sturen of een opmerking met tijdstempel toe te voegen, doet u een van de volgende dingen:
  • Klik op het tabblad Opmerkingen onder de afspeelfunctie van de opname. Typ in het tekstvak @ gevolgd door de naam van de gebruiker. Voer uw opmerking in en klik vervolgens op Opslaan.

• • Om een tijdstempel toe te voegen:
    • Typ onder het tekstvak de tijdstempel en klik vervolgens op het tekstvak om de tijdstempel toe te passen. Op het tabblad Transcript aan de rechterkant springt u naar dat gedeelte van het transcript.

• • • Beweeg in het transcriptde muisaanwijzer over het gedeelte van het transcript waar u een opmerking aan wilt toevoegen. Klik op de knopOpmerkingen. Op het tabbladOpmerkingen onder de afspeelfunctie van de opname wordt een tekstvak geopend met de juiste tijdstempel.
  • Klik opCommentaar. 
  • Klik op de knop'Beantwoorden' onder een van de opmerkingen om een thread te starten. Nadat u uw antwoord hebt geschreven, klikt u op 'Beantwoorden'.

• Om een specifiek deel van het transcript te delen, plaatst u de muisaanwijzer op dat transcriptfragment en klikt u vervolgens op de knopDelen. Gebruik in het dialoogvenster de schuifregelaars langs de spreker-track of typ de begin- eneindtijd om de lengte van de opnameclip te wijzigen. Als u de hele opname wilt delen, zorg er dan voor dat de schuifregelaars langs de spreker-track aan het begin en einde van de opname staan.

Let op: gebruikers met toestemming om een opnameclip te bekijken, kunnen ook naar de volledige opname luisteren. Het doel van de clip is om een duidelijke focus en richting te bieden.

Verrijking van gesprekken voor gespreksverslagen (BETA)

Conversational enrichment voor gespreksverslagen kan contact- en bedrijfsgegevens bijwerken op basis van inzichten uit ongestructureerde gespreksverslagen.

Let op: als u een superbeheerder bent, kunt u zich aanmelden voor de bètaversie van Conversational Enrichment for Transcripts.

Wanneer deze functie is ingeschakeld, zorgt conversatieverrijking voor:

• Beoordeelt transcripties van inkomende gesprekken
• Identificeert verschillende sprekers in het gesprek
• Relevante gegevenspunten extraheren
• Werkt bestaande records bij of maakt nieuwe aan, zoals geconfigureerd

Vereisten

Om conversatieverrijking voor gespreksverslagen te kunnen gebruiken, gelden de volgende vereisten:

• Conversational Intelligence moet zijn geactiveerd.
• Gesprekstranscripten moeten worden geregistreerd in uw account.

Conversational enrichment voor gespreksverslagen inschakelen

Om conversational enrichment voor gespreksverslagen in te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Gegevensbeheer > Gegevensverrijking
3. Klik op het tabblad Conversational Enrichment .
4. Schakel de schakelaarGespreksverrijking voor gespreksverslagen in.

Nu worden de volgende contact- en bedrijfseigenschappen bijgewerkt:

• Contacten:
  • Functietitel
  • Anciënniteit
  • Telefoonnummer
  • Voorkeursnaam
  • Inkoopfunctie
  • Andere bepaalbare standaardcontactkenmerken
• Bedrijf:
  
  • Sector
  • Aantal werknemers
  • Jaarlijkse omzet
  • Belangrijkste webtechnologieën
  • Huidige tech stack
  • Aanvullende bedrijfsinformatie, indien beschikbaar

Zoom-opnames synchroniseren

Als je een Zoom Business- of Enterprise-account hebt, kun je je Zoom-cloudopnames synchroniseren om ze in HubSpot te bekijken. Zodra cloudopname is ingeschakeld in je Zoom-account, verschijnen de opnames op de tijdlijn van het bijbehorende record. Als je een gebruiker bent met een toegewezenSales Hub- of Service Hub Professional - of Enterprise- -licentie, zal Conversation Intelligence Zoom-cloudopnames transcriberen en deze transcripties worden ook gesynchroniseerd met de tijdlijn van het record.

Om Zoom-opnames in te stellen met Conversation Intelligence:

• Schakel cloudopnames in Zoom in. Zorg ervoor dat het selectievakje 'Audiotranscripties' is geselecteerd, zodat je transcripties van je Zoom-opnames in HubSpot ontvangt.
• Vink het selectievakje Gegevens uit opnames en transcripties synchroniseren aan in je Zoom-integratie-instellingen. Wanneer je het selectievakje Gegevens uit opnames en transcripties synchroniseren aanvinkt, worden alle nieuwe opnames en transcripties automatisch gesynchroniseerd met HubSpot voor zowel vergaderingen als webinars. Je kunt een gespreksopname verwijderen via de pagina Gespreksindex.

• Om opnames toe te wijzen aan gebruikers in uw HubSpot-account, moet u ervoor zorgen dat zij hun Zoom-accounts koppelen. Opnames van engagementactiviteiten worden toegewezen aan een gebruiker in uw HubSpot-account als hun e-mailadres overeenkomt met het e-mailadres van een Zoom-gebruiker in het gesprek.

Google Meet-opnames en transcripties synchroniseren

Als u een Google Meet Business- of Enterprise-account hebt, kunt u uw Google Meet-opnames en transcripties synchroniseren om ze te bekijken in HubSpot.

• Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub of Service HubProfessional of Enterprise-licentie hebt, zal Conversation Intelligence de opnames transcriberen. Deze transcripties worden gesynchroniseerd met de tijdlijn van het contactrecord. 
• Als u een gebruiker bent met een Core- of View-only-licentie, hebt u alleen toegang tot de opnames. 

Stel machtigingen in en installeer de app

Om Google Meet-opnames in te stellen met Conversation Intelligence:

• Superbeheerders moeten:
  • Een Sales Hub of Service HubProfessional- of Enterprise-licentie toewijzen aan elke gebruiker die opnames en transcripties vanuit zijn Google Meet-account moet kunnen synchroniseren.
  • Schakel Oproepopname en Transcriptie en analyse op basis van Conversation Intelligence in het account in.
• Installeer de Google Meet-app. Als de Google Meet-app al is geïnstalleerd, maak dan opnieuw verbinding met de app:

1. 1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
   2. Klik opGoogle Meet.
   3. Klik opOpnieuw verbinden.

Opname- en transcriptiesynchronisatie instellen

Je kunt Google Meet-opname- en transcriptiesynchronisatie instellen voor alleen jezelf, of je kunt opnames en transcripties synchroniseren voor specifieke Google Meet-gebruikers of voor alle verbonden Google Meet-gebruikers van je HubSpot-account.

Om opname- en transcriptiesynchronisatie in te stellen voor je eigen gebruiker en niet voor andere gebruikers:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik opGoogle Meet.
3. Klik op het tabblad Vergaderingen.
4. Op het tabblad Mijn instellingen:

• • Lees het gedeelte Belangrijke opmerking over opnames voordat u verdergaat.
  • Schakel onder Automatisch opnemen de schakelaarAutomatisch opnemen van vergaderingen in Google Meet in om de optie voor automatisch opnemen in je Google Meet-instellingen in te schakelen. Als deze instelling is ingeschakeld, worden alle Google Meet-vergaderingen opgenomen. Opnames worden automatisch gesynchroniseerd als je de synchronisatie-instelling inschakelt.
  • Selecteer onderVergaderingen de optieOpnames en transcripties van vergaderingen synchroniseren omalle nieuwe opnames en transcripties automatisch tesynchroniseren met HubSpot voor vergaderingen. Voer eenvergader-ID in het veldIndividuele vergaderingen beheren in om een vergadering te zoeken die u handmatig wilt synchroniseren.

Om opnames en transcripties te synchroniseren voor geselecteerde of alle verbonden Google Meet-gebruikers van je HubSpot-account:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik opGoogle Meet.
3. Klik op het tabblad Vergaderingen.
4. Klik op het tabbladAlgemene instellingen.
5. Lees het gedeelte Belangrijke opmerking over opnames voordat u verdergaat.
6. Schakel onder Vergaderingen de schakelaar Vergadergegevens synchroniseren en opnemen in.
7. Klik vervolgens op Geavanceerde instellingen. 

8. Geef in het rechterdeelvenster Geavanceerde instellingen voor vergadersynchronisatie alle of geselecteerde gebruikers in uw organisatie toegang tot het automatisch opnemen en synchroniseren van Google Meet-vergaderopnames en -transcripties. 
9. Schakel het selectievakje 'Opnames en transcripties van vergaderingen synchroniseren' in om de instelling voor alle gebruikers in te schakelen. 
10. Schakel het selectievakje Automatisch opnemen in om de instelling voor alle gebruikers in te schakelen. 
11. In het gedeelte 'Functies voor het beheren van vergaderopnames voor gebruikers ' kunt u verder aanpassen welke machtigingen u aan elke gebruiker wilt geven. 
12. Klik op de selectievakjes naast de gebruikers en voor de kolommen Opnames en transcripties en Automatisch opnemen. 
13. U kunt ook op het vervolgkeuzemenu Geavanceerde filters klikken om gebruikers te groeperen op rol of type licentie en daar instellingen op toe te passen.

14. Klik op Opslaan.

Opnames bekijken en verwijderen

• U kunt de opnames bekijken op de pagina met de gespreksindex. Opnames worden automatisch gekoppeld aan records.
• Je kunt een gespreksopname verwijderen vanaf de gespreksindexpagina.

Opnames koppelen aan andere records

Standaardkoppelt HubSpot AIopnames automatisch aan het primaire bedrijf dat is gekoppeld aan de deelnemers aan het gesprek.

U kunt een opname ook koppelen aan andere contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- of vergaderingsrecords in uw CRM. De opname verschijnt op de tijdlijn van het gekoppelde record, zodat u de opnamegegevens kunt bekijken voor meer context.

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Oproepen.
2. Klik op de titel van het gesprek.
3. Klik bovenaan op Koppelingen.
4. Om een koppeling toe te voegen, klikt u in het rechterpaneel op + Toevoegen naast een van de object- of activiteitentabbladen. De opname wordt nu gekoppeld aan dat object of die activiteit.

De gekoppelde records worden ook weergegeven op de pagina Call Index

). Als de gekoppelde records niet in de tabel worden weergegeven, bewerk dan de kolommen van de tabel.