Bellen

Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub of Service Hub betaalde seat, kun je direct bellen naar contacten vanuit hun record in HubSpot met behulp van een door HubSpot verstrekt telefoonnummer, een uitgaand telefoonnummer dat is geregistreerd voor bellen, of een externe belprovider. Je kunt het gesprek opnemen, aantekeningen maken tijdens het gesprek en het gesprek opslaan in het record van de contactpersoon. Als je midden in een gesprek zit met een contactpersoon in de conversatie-inbox, kun je de beltool ook rechtstreeks vanuit de antwoordeditor openen.

Voordat je aan de slag gaat, moet je ervoor zorgen dat je voldoet aan de technische vereisten om te bellen met HubSpot en dat je een beloptie inst elt in je account.

Houd er rekening mee dat het aantal belminuten in je HubSpot account afhankelijk is van je abonnement. Er verschijnt een waarschuwing in je account wanneer je je limiet nadert. Als je je limiet bereikt tijdens een gesprek, kun je dat gesprek afmaken, maar kun je die maand niet meer bellen. De belminuten worden op de eerste dag van elke maand gereset.

Oproepen vanuit een contactrecord

Om een gesprek te starten vanuit een contact record:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Klik op de naam van een record.

• Klik in de linker zijbalk op het pictogram calling oproep.
• Als u geen belinstellingen hoeft bij te werken voordat u een oproep plaatst, selecteert u een telefoonnummer in het dropdown-menu. Het gesprek zal onmiddellijk beginnen. Leer hoe u een extensie invoert, opneemt of uzelf dempt zodra het gesprek is verbonden.
  
• Om je instellingen bij te werken voordat je gaat bellen, klik je op Open belopties. HubSpot bewaart standaard je meest recente belinstellingen.
  • Als een contactpersoon die je belt zich heeft afgemeld voor alle communicatie, moet je het contact een eenmalige rechtsgrond geven om met hem of haar te communiceren voordat je belt. Klik in het dialoogvenster op Eenmalige rechtsgrondslag geven om een rechtsgrondslag toe te wijzen en uit te leggen waarom u met de contactpersoon mag communiceren. U moet een rechtsgrondslag toekennen aan contactpersonen die zich hebben afgemeld voor alle communicatie, zelfs als de GDPR-instelling in uw account is uitgeschakeld.

Let op: hoewel deze functies in HubSpot staan, is uw juridische team de beste bron om u advies te geven over de naleving van uw specifieke situatie.

• • Klik op het dropdown menu en selecteer een telefoonnummer.
    • Als u belt vanuit een record van een contactpersoon, gebruikt de beltool standaard het telefoonnummer dat is opgeslagen in de eigenschap Telefoonnummer van de contactpersoon. U kunt een ander telefoonnummer toevoegen door te klikken op + Telefoonnummer toevoegen.
      • Klik op het dropdown menu en selecteer een bestaande telefoonnummer eigenschap, voer dan het telefoonnummer in het tekstveld in. Gebruik hetvervolgkeuzemenu Land om automatisch de landcode in te stellen en de juiste opmaak van het telefoonnummer toe te passen. Ofselecteer Voeg een aangepaste telefoon eigenschap toe om een eenregelige tekstveld eigenschap te maken in de Contactinformatie eigenschap groep om een ander telefoonnummer op te slaan om naar te bellen.

• • • Als u een eigenschap van een aangepast telefoonnummer wilt verwijderen, klikt u op het edit potloodpictogram naast het te verwijderen nummer en vervolgens op delete verwijderen.

• • • Als u belt vanuit een ander objectrecord, selecteert u de contactpersoon of het bedrijf dat u wilt bellen. Als u belt vanuit een aangepast objectrecord, kunt u alleen kiezen uit de bijbehorende records die staan vermeld in het keuzemenu Oproepen .

Let op: u moet de landcode vermelden wanneer u naar of vanuit een ondersteund land buiten de Verenigde Staten belt. Afhankelijk van het land kan het formaat een "+" bevatten. HubSpot belt ook het nummer dat is ingesteld voor de eigenschap Telefoonnummer van de contactpersoon. Als je contactpersoon geen waarde heeft voor deze eigenschap, voeg dan een telefoonnummer toe.

• • Klik op het keuzemenu Van nummer en selecteer of voeg een ander geregistreerd telefoonnummer toe om vanaf te bellen.
  • Selecteer Bellen via browser of Bellen via telefoon.
    • Als u Telefoon bellen selecteert, krijgt u een telefoontje van een geautomatiseerd systeem, dat u vervolgens met uw contactpersoon verbindt.

Let op: bij gebruik van de optie Bellen vanaf telefoon worden twee gesprekken gevoerd: één naar de eerste telefoon om de opname in te stellen, en één naar de tweede telefoon voor het eigenlijke gesprek. Hierdoor worden twee keer zoveel belminuten gebruikt.

• • • Als u Call from browser selecteert, gebruikt u het geluid van uw computer om te bellen en verschijnt er een pop-up venster.

• • Als u klaar bent, klikt u op Bellen.

• Tijdens het gesprek kun je het gespreksvenster naar een andere locatie op je scherm slepen of het venster minimaliseren, zodat je nog steeds je gegevens in HubSpot kunt bekijken.

• U kunt ook tijdens het gesprek naar een bijbehorend record navigeren om details over het bijbehorende bedrijf of de deal te bekijken. Klik in de rechterzijbalk op de recordnaam om naar de tijdlijn van dat record te navigeren.

• De beller-ID van de ontvanger toont het telefoonnummer dat u in het keuzemenu Van hebt geselecteerd. Zodra het gesprek is verbonden, kunt u een extensie invoeren, het gesprek opnemen, uzelf dempen en aantekeningen maken in het pop-up venster:
  • Notities invoeren tijdens het gesprek in het tekstvak.
  • Om het gesprek op te nemen:
    • Uitgaande gesprekken: klik linksboven op Opnemen. Gespreksopname wordt automatisch ingeschakeld voor één partij toestemmingsrecht. Wanneer een superbeheerder gespreksopname inschakelt voor een gebruiker op een door HubSpot verstrekt telefoonnummer, zullen gesprekken automatisch beginnen op te nemen. Als je gesprekken opneemt in jurisdicties die toestemming van twee partijen vereisen, moet je toestemming krijgen van de partij die je belt om de gespreksopname in te schakelen. In dat geval krijgt u een waarschuwing nadat u op Opnemen hebt geklikt. Zorg ervoor dat u de contactpersoon informeert dat u het gesprek opneemt en klik vervolgens op Ik heb hen geïnformeerd.
    • Inkomende gesprekken: als je Toegestaan gespreksopname hebt ingeschakeld op je account, begint het inkomende gesprek naar het door HubSpot opgegeven nummer automatisch met opnemen. Voordat de opname begint, wordt de inkomende beller geïnformeerd dat het gesprek wordt opgenomen en dat hij of zij toestemming geeft voor de opname door aan de lijn te blijven.

Let op: als u tijdens een gesprek stopt met opnemen, wordt de gespreksopname niet opgeslagen. Er zijn andere redenen waarom opnames niet worden opgeslagen, zoals verbindingsproblemen of toestemmingsvereisten voor twee partijen. Lees meer over waarom uw gespreksopname niet wordt opgeslagen.

• • Om uzelf tijdens het gesprek te dempen, klikt u op de knop Dempen.

• • Om een aansluiting in te voeren of de kiezer te openen, klikt u op de knop Toetsenbord.

• • Om het gebruikte microfoon- of luidsprekerapparaat te wijzigen, klikt u op het keuzemenu Audio.
  • Naast het keuzemenu Audio kunt u uw netwerkkwaliteitsscore bekijken. Deze score wordt gemeten aan de hand van de Mean Opinion Score (MOS). Als de netwerkkwaliteit slecht is, overweeg dan een ander netwerk of werk samen met uw IT-team om uw netwerkverbinding te verbeteren. Meer informatie over de technische vereisten voor het gebruik van de beltool.

• Wanneer het gesprek is beëindigd, klikt u op Einde gesprek callingHangup i.

• U kunt extra notities toevoegen, een gespreksresultaat toewijzen, de bijbehorende records bewerken, de gesprekskwaliteit beoordelen, of een vervolgtaak aanmaken.
  • Klik op het keuzemenu Selecteer een resultaat en selecteer een resultaat.

• • Als aangepaste gespreks- en vergadertypen zijn ingeschakeld (alleenSales Hub Professional en Enterprise ), kunt u op het keuzemenu Selecteer gesprekstype klikken om het gesprekstype te selecteren.
  • Voer extra notities in het tekstvak in.
  • Selecteer een waardering voor de kwaliteit van het gesprek.
  • Om een taakherinnering te maken, klikt u op Vervolgtaak maken.
  • Om te bewerken naar welke gekoppelde records deze oproep wordt gelogd, klikt u op het keuzemenu Gekoppeld aan [x] record . Meer informatie over het koppelen van activiteiten aan records.
  • Om te zien hoeveel van uw toegewezen maandelijkse minuten u hebt gebruikt, klikt u op het keuzemenu Meer .

• Klik op Gesprek opslaan.

Als u midden in een live chat of e-mailgesprek zit met een bezoeker in de inbox, kunt u de beltool rechtstreeks openen vanuit de antwoordeditor, zodat u onmiddellijk telefonisch contact kunt opnemen met de bezoeker.

Let op: u kunt geen belintegratie van derden gebruiken om vanuit de gesprekken inbox te bellen.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Gesprekken > Inbox.
• Klik in de linker zijbalk op een gesprek om het te openen.
• Klik in de antwoordeditor op het keuzemenu van de kanaalswitcher en selecteer Oproep.
• HubSpot bewaart standaard je meest recente belinstellingen. Om uw instellingen bij te werken voordat u belt:
  • Klik op Bellen vanaf en selecteer een ander telefoonnummer.
  • Klik op Apparaat en selecteer Bellen vanuittelefoon of Bellen vanuitbrowser.
  • Of klik op Oproepopties openen om het oproepvenster te openen en uw instellingen te bewerken.
• Wanneer u klaar bent om het gesprek te beginnen, selecteert u een telefoonnummer.

• Het gespreksvenster verschijnt in de inbox en het gesprek begint onmiddellijk. Net als bij het bellen vanuit een contactrecord kunt u het gesprek opnemen, uzelf dempen, een extensie invoeren of aantekeningen maken tijdens het gesprek.
• Wanneer het gesprek is beëindigd, klikt u op callingHangup einde gesprek.
• Voeg in het gespreksvenster extra notities toe of laat een waardering achter voor de gesprekskwaliteit en klik vervolgens op Gesprek opslaan.

U kunt het gespreksverslag binnen de thread bekijken en de opnames openen. Als u een Sales Hub of Service Hub Enterprise gebruiker bent in een account met Conversation Intelligence (CI) ingeschakeld, kunt u ook de transcripten bekijken, indien beschikbaar. Het duurt enkele minuten voordat gespreksopnamen en transcripties in het gespreksverslag verschijnen.

Bekijk gesprekken op de record tijdlijn

Nadat u het gesprek hebt opgeslagen, verschijnt het op de tijdlijn van de contactpersoon.

• Om de oproep te verwijderen uit alle geassocieerde record tijdlijnen, klikt u op het Actions dropdown menu en selecteert u Delete.
• Om het gespreksresultaat te bewerken, klikt u op het dropdown-menu Outcome .
• De Richting wordt automatisch ingesteld als een uitgaand gesprek. Inkomende gesprekken worden niet automatisch gelogd naar de tijdlijn van de gekoppelde contactpersoon. Meer informatie over het gebruik van een door HubSpot verstrekt telefoonnummer om inkomende gesprekken doorgestuurd te krijgen naar je persoonlijke apparaat.
• Om het gesprekstype te bewerken, klikt u op het keuzemenu Type .
• Om een commentaar aan het geregistreerde gesprek toe te voegen, klikt u op Commentaar toevoegen.
• Om extra opnamedetails te bekijken, klikt u op Gesprek nakijken. Het hulpmiddel voor het bekijken van de opname wordt geopend in een paneel aan de rechterkant. Als u Conversation Intelligence (CI) gebruikt om gesprekken op te nemen en te transcriberen, kunt u de opname en het transcript ook hier openen. Meer informatie over het gebruik van de opnametool.

Lees hoe u ook toegang krijgt tot al uw oproepen via uw oproepenindexpagina.