Foretag opkald

Hvis du er en bruger med etbetalt Sales Hub- eller Service Hub-sæde, kandu foretage opkald direkte til kontakter fra deres post i HubSpot ved hjælp af et HubSpot-telefonnummer, et udgående telefonnummer, der er registreret til opkald, eller en tredjepartsopkaldsudbyder. Du kan optage opkaldet, tage noter under opkaldet og gemme opkaldet i kontaktpersonens journal. Hvis du er midt i en samtale med en kontakt i indbakken for samtaler, kan du også få adgang til opkaldsværktøjet direkte fra svareditoren.

Før du går i gang, skal du sikre dig, at du opfylder de tekniske krav til at foretage opkald med HubSpot, og at du har oprettet en opkaldsfunktion på din konto.

Husk, at antallet af opkaldsminutter på din HubSpot-konto afhænger af dit abonnement. Der vises en advarsel på din konto, når du nærmer dig din grænse. Hvis du når din grænse under et opkald, vil du kunne gennemføre opkaldet, men du vil ikke kunne foretage flere opkald den måned. Opkaldsminutter nulstilles den første dag i hver måned.

Bemærk: Alle indgående og udgående opkald i HubSpots EU-datacenter dirigeres gennem Twilios irske datacenter. Det betyder, at når du bruger Twilio fra EU-datacentret, dirigeres dine stemmedata gennem Twilio Irland. Twilio-beskeddata er ikke omfattet af denne ændring. For kunder, der er onboarding til EU-datacentret, gælder denne ændring for udgående opkaldsdata efter 1. december 2022 og for indgående opkald efter 30. august 2023.

Ring fra en kontaktoptegnelse

For at starte et opkald fra en kontaktoptegnelse:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
• Klik på navnet på en post.

• Klik på ikonet calling call i venstre sidepanel.
• Hvis du ikke behøver at opdatere nogen opkaldsindstillinger, før du foretager et opkald, skal du vælge et telefonnummer i dropdown-menuen. Opkaldet vil straks begynde. Se, hvordan du indtaster et lokalnummer, optager eller sætter dig selv på lydløs, når opkaldet er forbundet.
  
• Hvis du vil opdatere dine indstillinger, før du foretager et opkald, skal du klikke på Åbn opkaldsindstillinger. Som standard gemmer HubSpot dine seneste opkaldsindstillinger.
  • Hvis en kontakt, du ringer til, har fravalgt al kommunikation, skal du give kontakten et engangsgrundlag for at kommunikere med dem, før du foretager et opkald. I dialogboksen skal du klikke på Give one time legal basis for at tildele et juridisk grundlag og forklare, hvorfor du har lov til at kommunikere med kontakten. Du skal tildele retsgrundlag til kontakter, der har fravalgt al kommunikation, selv om indstillingerne for databeskyttelse er slået fra på din konto.

Bemærk: Selv om disse funktioner findes i HubSpot, er dit juridiske team den bedste ressource til at give dig råd om compliance i din specifikke situation.

• • Klik på rullemenuen , og vælg et telefonnummer.
    • Hvis du ringer fra en kontaktperson, vil opkaldsværktøjet som standard bruge det telefonnummer, der er gemt i kontaktpersonens Egenskab for telefonnummer . Du kan tilføje et andet telefonnummer ved at klikke på + Tilføj telefonnummer.
      • Klik på rullemenuen , og vælg en eksisterende telefonnummeregenskab, og indtast derefter telefonnummeret i tekstfeltet. Brugrullemenuen Land til automatisk at indstille landekoden og anvende det korrekte telefonnummerformat. Ellervælg Tilføj en brugerdefineret telefon egenskab for at oprette en egenskab med et tekstfelt på én linje i egenskabsgruppenKontaktegenskaber for at gemme et andet telefonnummer til at foretage opkald til.

• • • Hvis du vil fjerne en egenskab ved et brugerdefineret telefonnummer, skal du klikke påblyantsikonet edit ved siden af det nummer, der skal slettes, og derefter klikke på delete delete.

• • • Hvis du ringer fra en anden objektpost, skal du vælge den kontaktperson eller virksomhed, du vil ringe til. Hvis du ringer fra en brugerdefineret objektpost, kan du kun vælge mellem de tilknyttede poster, der er angivet i dropdown-menuen Ring .

Bemærk: Du skal inkludere landekoden, når du ringer til eller fra et understøttet land uden for USA. Afhængigt af landet kan formatet indeholde et "+". HubSpot ringer også op til det nummer, der er angivet for kontaktpersonens egenskab Telefonnummer. Hvis din kontaktperson ikke har en værdi for denne egenskab, skal du tilføje et telefonnummer.

• • Klik på rullemenuen Fra nummer, og vælg eller tilføj et andet registreret telefonnummer at ringe fra.
  • Vælg enten Opkald fra browser, Opkald fra telefon eller Opkald fra HubSpot-app.
    • Hvis du vælger Opkald fra telefon, modtager du et telefonopkald fra et automatiseret system, som derefter sætter dig i forbindelse med din kontakt.

Bemærk: Når du bruger indstillingen Opkald fra telefon, foretages der to opkald: et til den første telefon for at oprette optagelsen, og et andet til den anden telefon for det faktiske opkald. Dette fordobler antallet af anvendte opkaldsminutter.

• • • Hvis du vælger Call from browser, bruger du din computers lyd til at foretage opkaldet, og der vises et tidligere spørgsmål.

• • • Hvis du vælger Opkald fra HubSpot-appen, vises der en push-meddelelse på din telefon, der angiver, at du starter et opkald. Tryk på push-beskeden for at komme til opkaldsskærmen i HubSpot-mobilappen og fortsætte med dit opkald.

• • Når du er klar, skal du klikke på Call.

• Under opkaldet kan du trække og slippe opkaldsvinduet til en anden placering på din skærm eller minimere vinduet, så du stadig kan se dine data i HubSpot.

• Du kan også navigere til en tilknyttet post under opkaldet for at se detaljer om den tilknyttede virksomhed eller aftale. Klik på postens navn i højre sidepanel for at navigere til postens tidslinje.

• Modtagerens opkalds-id viser det telefonnummer, du har valgt i rullemenuen Fra. Når opkaldet er forbundet, kan du indtaste et lokalnummer, optage opkaldet, sætte dig selv på lydløs og tage noter i det tidligere spørgsmål:
  • Indtast noter under opkaldet i tekstfeltet.
  • For at optage opkaldet:
    • Udgående opkald: Klik på Optag øverst til venstre. Optagelse af opkald bliver automatisk aktiveret for jurisdiktion med samtykke fra én part. Når en superadmin aktiverer opkaldsoptagelse for en bruger på et HubSpot-telefonnummer, begynder opkaldene automatisk at blive optaget. Når du optager opkald i jurisdiktioner, der kræver samtykke fra to parter, skal du have samtykke fra den part, du ringer til, for at slå opkaldsoptagelse til. I dette tilfælde vil du modtage en advarsel, når du har klikket på Optag. Sørg for at informere kontakten om, at du optager opkaldet, og klik derefter på Jeg har informeret dem.
    • Indgående opkald: Hvis du har aktiveretTillad optagelse af opkald på din konto, begynder det indgående opkald til det angivne HubSpot-nummer automatisk at blive optaget. Før optagelsen starter, får det indgående opkald besked om, at opkaldet bliver optaget, og at de giver samtykke til optagelsen ved at blive på linjen.

Bemærk: Hvis du stopper optagelsen under et opkald, vil optagelsen ikke blive gemt. Der er andre grunde til, at optagelser ikke gemmes, herunder forbindelsesproblemer eller krav om samtykke fra to parter. Læs mere om, hvorfor din opkaldsoptagelse måske ikke gemmes.

• • Klik på knappen Mute for at slå lyden fra under opkaldet.

• • Klik på knappen Tastatur for at indtaste et lokalnummer eller få adgang til opkaldsfunktionen.

• • Klik på dropdown-menuen Audio for at ændre den mikrofon eller højttalerenhed, du bruger.
  • Ved siden af dropdown-menuen Audio kan du se din score for netværkskvalitet. Denne score måles ved hjælp af Mean Opinion Score (MOS). Hvis netværkskvaliteten er dårlig, kan du overveje at tilslutte dig et andet netværk eller samarbejde med dit IT-team om at forbedre din netværksforbindelse. Læs mere om de tekniske krav til brug af opkaldsværktøjet.

• Når opkaldet er færdigt, skal du klikke på Afslut opkald callingHangup i.

• Du kan tilføje yderligere noter, tildele et opkaldsresultat, redigere de tilknyttede poster, vurdere opkaldskvaliteten eller oprette en opfølgningsopgave.
  • Klik på rullemenuen Vælg et resultat , og vælg et resultat.

• • Hvis tilpassede opkalds- og mødetyper er aktiveret (kunSales Hub Professional og Enterprise ), kan du klikke på rullemenuen Vælg opkaldstype for at vælge opkaldstypen.
  • Indtast yderligere noter i tekstfeltet.
  • Vælg en vurdering af opkaldets kvalitet.
  • For at oprette en påmindelse om en opgave skal du klikke på Opret en opfølgningsopgave.
  • Klik på rullemenuen Tilknyttet til [x]-post for at redigere, hvilke tilknyttede poster dette opkald logger på. Læs mere om at knytte aktiviteter til poster.
  • Klik på rullemenuen Mere for at se, hvor mange af dine tildelte månedlige minutter du har brugt.

• Klik på Gem opkald.

Hvis du er midt i en live chat eller e-mail samtale med en besøgende i indbakken, kan du få adgang til opkaldsværktøjet direkte fra svareditoren, så du straks kan komme i kontakt med den besøgende over telefonen.

Bemærk: Du kan ikke bruge en tredjepartsopkaldsintegration til at foretage opkald fra indbakken til samtaler.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Indbakke.
• Klik på en samtale i venstre sidepanel for at åbne den.
• I svareditoren skal du klikke på dropdown-menuen for kanalskift og vælge Opkald.
• Som standard gemmer HubSpot dine seneste opkaldsindstillinger. Du kan opdatere dine indstillinger, før du foretager et opkald:
  • Klik på Ring fra, og vælg et andet telefonnummer.
  • Klik på Enhed , og vælg Opkald fratelefon eller Opkald frabrowser.
  • Eller klik på Åbn op kaldsindstillinger for at åbne opkaldsvinduet og redigere dine indstillinger.
• Når du er klar til at starte opkaldet, skal du vælge et telefonnummer.

• Opkaldsvinduet vises i indbakken, og opkaldet starter med det samme. Ligesom når du foretager et opkald fra en kontaktperson, kan du optage opkaldet, sætte dig selv på lydløs, indtaste et lokalnummer eller tage noter under opkaldet.
• Når opkaldet er færdigt, skal du klikke på callingHangup end call.
• I opkaldsvinduet kan du tilføje eventuelle yderligere noter eller give en vurdering af opkaldets kvalitet, og derefter klikke på Gem opkald.

Du kan se opkaldslisten i tråden og få adgang til optagelserne. Hvis du er Sales Hub eller Service Hub Enterprise-bruger på en konto med Conversation Intelligence (CI) slået til, kan du også se udskrifterne, hvis de er tilgængelige. Det tager et par minutter, før optagelserne og udskrifterne vises på opkaldslisten.

Se opkald på tidslinjen for optagelser

Når du har gemt opkaldet, vises det på kontaktens tidslinje.

• Hvis du vil fjerne opkaldet fra alle tilknyttede tidslinjer, skal du klikke på rullemenuen Handlinger og vælge Slet.
• Klik på rullemenuen Resultat for at redigere resultatet af opkaldet.
• Retningen indstilles automatisk som et udgående opkald. Indgående opkald logges ikke automatisk på den tilknyttede kontakts tidslinje. Læs mere om at bruge et HubSpot-telefonnummer til at modtage indgående opkald, der viderestilles til din personlige enhed.
• Klik på rullemenuen Type for at redigere opkaldstypen.
• Hvis du vil tilføje en kommentar til det loggede opkald, skal du klikke på Tilføj kommentar.
• Klik på Gennemgå opkald for at få adgang til yderligere detaljer om optagelsen. Værktøjet til gennemgang af optagelsen åbnes i et panel til højre. Hvis du bruger Conversation Intelligence (CI) til at optage og transskribere opkald, kan du også få adgang til optagelsen og udskriften herfra. Læs mere om, hvordan du bruger værktøjet til gennemgang af optagelser.

Se, hvordan du også kan få adgang til alle dine opkald fra din indeksside for opkald.