Foretag opkald

Hvis du er en bruger med etbetalt sæde i Sales Hub eller Service Hub , kandu foretage opkald direkte til kontakter fra deres post i HubSpot ved hjælp af et telefonnummer fra HubSpot, et udgående telefonnummer, der er registreret til opkald, eller en tredjepartsopkaldsudbyder. Du kan optage opkaldet, tage noter under opkaldet og gemme opkaldet i kontaktpersonens journal. Hvis du er midt i en samtale med en kontakt i indbakken for samtaler, kan du også få adgang til opkaldsværktøjet direkte fra svareditoren.

Før du går i gang, skal du sikre dig, at du opfylder de tekniske krav til at foretage opkald med HubSpot, og at du har oprettet en opkaldsfunktion på din konto.

Husk, at antallet af opkaldsminutter på din HubSpot-konto afhænger af dit abonnement. Der vises en advarsel på din konto, når du nærmer dig din grænse. Hvis du når din grænse, mens du er i gang med et opkald, vil du kunne afslutte opkaldet, men ikke foretage flere opkald den måned. Opkaldsminutterne nulstilles den første dag i hver måned.

Bemærk venligst: Alle indgående og udgående opkald i HubSpots EU-datacenter dirigeres gennem Twilios irske datacenter. Det betyder, at når du bruger Twilio fra EU-datacentret, bliver dine taledata dirigeret gennem Twilio Irland. Twilio messaging-data er ikke omfattet af denne ændring. For kunder, der er onboardet til EU-datacentret, gælder denne ændring for udgående opkaldsdata efter 1. december 2022 og for indgående opkaldsdata efter 30. august 2023.

Ring fra en kontaktoptegnelse

For at starte et opkald fra en kontaktoptegnelse:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
• Klik på navnet på en post.

• Klik på ikonet calling call i venstre sidepanel.
• Hvis du ikke behøver at opdatere nogen opkaldsindstillinger, før du foretager et opkald, skal du vælge et telefonnummer fra rullemenuen. Opkaldet begynder med det samme. Lær, hvordan du indtaster et lokalnummer, optager eller sætter dig selv på lydløs, når opkaldet er forbundet.
  
• Hvis du vil opdatere dine indstillinger, før du foretager et opkald, skal du klikke på Åbn opkaldsindstillinger. Som standard gemmer HubSpot dine seneste opkaldsindstillinger.
  • Hvis en kontakt, du ringer til, har fravalgt al kommunikation, skal du give kontakten et juridisk engangsgrundlag for at kommunikere med dem, før du foretager et opkald. I dialogboksen skal du klikke på Give one time legal basis for at tildele et juridisk grundlag og forklare, hvorfor du har lov til at kommunikere med kontakten. Du skal tildele juridisk grundlag til kontakter, der har fravalgt al kommunikation, selvom indstillingerne for databeskyttelse er slået fra i din konto.

Bemærk: Selvom disse funktioner findes i HubSpot, er dit juridiske team den bedste ressource til at give dig compliance-rådgivning i din specifikke situation.

• • Klik på dropdown-menuen , og vælg et telefonnummer.
    • Hvis du ringer fra en kontaktoptegnelse, vil opkaldsværktøjet som standard bruge det telefonnummer, der er gemt i kontaktens egenskab Telefonnummer . Du kan tilføje et andet telefonnummer ved at klikke på + Tilføj telefonnummer.
      • Klik på rullemenuen , og vælg en eksisterende telefonnummeregenskab, og indtast derefter telefonnummeret i tekstfeltet. Brugrullemenuen Land til automatisk at indstille landekoden og anvende det korrekte telefonnummerformat. Ellervælg Tilføj en brugerdefineret telefonegenskab for at oprette en enkeltlinjet tekstfeltegenskab i egenskabsgruppenKontaktoplysninger til at gemme et andet telefonnummer til at foretage opkald til.

• • • Hvis du vil fjerne en brugerdefineret telefonnummeregenskab, skal du klikke på edit blyantikonet ved siden af det nummer, der skal slettes, og derefter klikke på delete delete.

• • • Hvis du ringer fra en anden objektpost, skal du vælge den kontakt eller det firma, du vil ringe til. Hvis du ringer fra en brugerdefineret objektoptegnelse, kan du kun vælge mellem de tilknyttede optegnelser, der er angivet i rullemenuen Opkald .

Bemærk: Du skal medtage landekoden, når du ringer til eller fra et understøttet land uden for USA. Afhængigt af landet kan formatet indeholde et "+". HubSpot vil også ringe op til det nummer, der er angivet for kontaktens egenskab Telefonnummer. Hvis din kontakt ikke har en værdi for denne egenskab, skal du tilføje et telefonnummer.

• • Klik på rullemenuen Fra nummer , og vælg eller tilføj et andet registreret telefonnummer at ringe fra.
  • Vælg enten Opkald fra browser, Opkald fra telefon eller Opkald fra HubSpot-app.
    • Hvis du vælger Call from phone, vil du modtage et telefonopkald fra et automatiseret system, som vil forbinde dig med din kontakt.

Bemærk: Når du bruger indstillingen Ring fra telefon, foretages der to opkald: et til den første telefon for at sætte optagelsen op, og et andet til den anden telefon for selve opkaldet. Dette vil fordoble antallet af brugte opkaldsminutter.

• • • Hvis du vælger Call from browser, bruger du din computers lyd til at foretage opkaldet, og der vises et pop op-vindue.

• • • Hvis du vælger Opkald fra HubSpot-appen, vises der en push-besked på din telefon, der angiver, at du starter et opkald. Tryk på push-beskeden for at blive ført til opkaldsskærmen i HubSpot-mobilappen for at fortsætte med dit opkald.

• • Når du er klar, skal du klikke på Ring.

• Under opkaldet kan du trække og slippe opkaldsvinduet til et andet sted på din skærm eller minimere vinduet, så du stadig kan se dine data i HubSpot.

• Du kan også navigere til en tilknyttet post under opkaldet for at se detaljer om den tilknyttede virksomhed eller aftale. Klik på postens navn i højre sidepanel for at navigere til postens tidslinje.

• Modtagerens opkalds-id vil vise det telefonnummer, du har valgt i rullemenuen Fra. Når opkaldet er forbundet, kan du indtaste et lokalnummer, optage opkaldet, sætte dig selv på lydløs og tage noter i pop op-vinduet:
  • Indtast noter under opkaldet i tekstboksen.
  • For at optage opkaldet:
    • Udgående opkald: Klik på Optag øverst til venstre. Optagelse af opkald vil automatisk blive aktiveret for jurisdiktion med én parts samtykke. Når en superadministrator aktiverer op kaldsoptagelse for en bruger på et HubSpot-telefonnummer, begynder opkaldene automatisk at blive optaget. Når du optager opkald i jurisdiktioner, der kræver topartssamtykke, skal du have samtykke fra den part, du ringer til, for at slå opkaldsoptagelse til. I dette tilfælde vil du modtage en advarsel, når du klikker på Optag. Sørg for at informere kontaktpersonen om, at du optager opkaldet, og klik derefter på Jeg har informeret dem.
    • Indgående opkald: Hvis du har Allow call recording aktiveret på din konto, begynder det indgående opkald til det HubSpot-oplyste nummer automatisk at optage. Før optagelsen starter, får den, der ringer ind, besked om, at opkaldet bliver optaget, og at vedkommende giver sit samtykke til optagelsen ved at blive på linjen.

Bemærk: Hvis du stopper optagelsen under et opkald, vil optagelsen ikke blive gemt. Der er andre grunde til, at optagelser ikke gemmes, herunder forbindelsesproblemer eller krav om samtykke fra to parter. Læs mere om, hvorfor din opkaldsoptagelse måske ikke gemmes.

• • Hvis du vil slå lyden fra under opkaldet, skal du klikke på knappen Mute.

• • Klik på knappen Keypad for at indtaste et lokalnummer eller få adgang til dialeren.

• • Klik på dropdown-menuen Audio for at ændre den mikrofon eller højttalerenhed, du bruger.
  • Ved siden af dropdown-menuen Audio kan du se dit netværks kvalitetsscore. Denne score måles ved hjælp af Mean Opinion Score (MOS). Hvis netværkskvaliteten er dårlig, kan du overveje at tilslutte dig et andet netværk eller samarbejde med dit IT-team om at forbedre din netværksforbindelse. Læs mere om de tekniske krav til brug af opkaldsværktøjet.

• Når opkaldet er afsluttet, skal du klikke på Afslut opkaldcallingHangup i.

• Du kan tilføje yderligere noter, tildele et opkaldsresultat, redigere de tilknyttede optegnelser, vurdere opkaldskvaliteten eller oprette en opfølgningsopgave.
  • Klik på dropdown-menuen Vælg et resultat, og vælg et resultat.

• • Hvis tilpassede opkalds- og mødetyper er aktiveret( kunSales Hub Professional og Enterprise ), kan du klikke på dropdown-menuen Vælg opkaldstype for at vælge opkaldstype.
  • Indtast yderligere noter i tekstfeltet.
  • Vælg en vurdering af kvaliteten af opkaldet.
  • Klik på Opret en opfølgningsopgave for at oprette en opgavepåmindelse.
  • For at redigere, hvilke tilknyttede poster dette opkald logger til, skal du klikke på rullemenuen Tilknyttet [x]-post . Læs mere om at knytte aktiviteter til optegnelser.
  • For at se, hvor mange af dine tildelte månedlige minutter du har brugt, skal du klikke på dropdown-menuen Mere.

• Klik på Gem opkald.

Hvis du er midt i en livechat eller e-mail-samtale med en besøgende i indbakken, kan du få adgang til opkaldsværktøjet direkte fra svareditoren, så du straks kan oprette forbindelse til den besøgende over telefonen.

Bemærk: Du kan ikke bruge en tredjepartsopkaldsintegration til at foretage opkald fra samtaleindbakken .

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Indbakke.
• Klik på en samtale i venstre sidepanel for at åbne den.
• I svareditoren skal du klikke på rullemenuen Kanalomskifter og vælge Opkald.
• Som standard gemmer HubSpot dine seneste opkaldsindstillinger. Sådan opdaterer du dine indstillinger, før du foretager et opkald:
  • Klik på Ring fra , og vælg et andet telefonnummer.
  • Klik på Enhed , og vælg Opkald fratelefon eller Opkald frabrowser.
  • Eller klik på Åbn opkaldsindstillinger for at åbne opkaldsvinduet og redigere dine indstillinger.
• Når du er klar til at starte opkaldet, skal du vælge et telefonnummer.

• Opkaldsvinduet vises i indbakken, og opkaldet starter med det samme. Ligesom når du foretager et opkald fra en kontaktoptegnelse, kan du optage opkaldet, sætte dig selv på lydløs, indtaste et lokalnummer eller tage noter under opkaldet.
• Når opkaldet er afsluttet, skal du klikke på callingHangup end call.
• I opkaldsvinduet kan du tilføje yderligere noter eller give en vurdering af opkaldets kvalitet, og derefter klikke på Gem opkald.

Du kan se opkaldsoptegnelsen i tråden og få adgang til optagelserne. Hvis du er Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-bruger på en konto med Conversation Intelligence (CI) slået til, kan du også gennemgå udskrifterne, hvis de er tilgængelige. Det tager et par minutter, før optagelser og udskrifter vises på opkaldslisten.

Se opkald på tidslinjen for optagelser

Når du har gemt opkaldet, vises det på kontaktens tidslinje.

• Hvis du vil fjerne opkaldet fra alle tilknyttede tidslinjer, skal du klikke på rullemenuen Handlinger og vælge Slet.
• Klik på dropdown-menuen Outcome for at redigere opkaldsresultatet.
• Retningen vil automatisk blive indstillet som et udgående opkald. Indgående opkald logges ikke automatisk på den tilknyttede kontakts tidslinje. Læs mere om at bruge et HubSpot-telefonnummer til at modtage indgående opkald, der viderestilles til din personlige enhed.
• Klik på rullemenuen Type for at redigere opkaldstypen.
• Hvis du vil tilføje en kommentar til det loggede opkald, skal du klikke på Tilføj kommentar.
• Klik på Gennemgå opkald for at få adgang til yderligere optagelsesdetaljer. Værktøjet til gennemgang af optagelsen åbnes i et panel til højre. Hvis du bruger Conversation Intelligence (CI) til at optage og transskribere opkald, kan du også få adgang til optagelsen og transskriptionen herfra. Læs mere om, hvordan du bruger værktøjet til gennemgang af optagelser.

Lær, hvordan du også kan få adgang til alle dine opkald fra din opkaldsindeksside.