Wykonywanie połączeń

Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanympłatnym stanowiskiem Sales Hub lub Service Hub , możesz wykonywać połączenia bezpośrednio do kontaktów z ich rekordu w HubSpot przy użyciu numeru telefonu dostarczonego przez HubSpot, wychodzącego numeru telefonu zarejestrowanego do połączeń lub zewnętrznego dostawcy połączeń. Możesz nagrywać połączenie, robić notatki podczas rozmowy i zapisać połączenie w rekordzie kontaktu. Jeśli jesteś w trakcie rozmowy z kontaktem w skrzynce odbiorczej rozmów, możesz również uzyskać dostęp do narzędzia połączenia bezpośrednio z edytora odpowiedzi.

Przed rozpoczęciem upewnij się, że spełniasz wymagania techniczne do wykonywania połączeń za pomocą HubSpot i że skonfigurowałeś opcję połączeń na swoim koncie.

Należy pamiętać, że liczba minut na połączenia na koncie HubSpot zależy od subskrypcji. Gdy zbliżasz się do limitu, na Twoim koncie pojawi się powiadomienie. Jeśli osiągniesz swój limit podczas połączenia, będziesz mógł dokończyć to połączenie, ale nie będziesz mógł wykonywać dodatkowych połączeń w tym miesiącu. Minuty na połączenia są resetowane pierwszego dnia każdego miesiąca.

Uwaga: wszystkie połączenia przychodzące i wychodzące w centrum danych HubSpot w UE są kierowane przez centrum danych Twilio w Irlandii. Oznacza to, że podczas korzystania z Twilio z centrum danych UE dane głosowe są kierowane przez Twilio Ireland. Dane wiadomości Twilio nie wchodzą w zakres tej zmiany. W przypadku klientów wdrożonych w centrum danych UE zmiana ta dotyczyła danych połączeń wychodzących po 1 grudnia 2022 r. i danych połączeń przychodzących po 30 sierpnia 2023 r.

Połączenie z rekordu kontaktu

Aby rozpocząć połączenie z rekordu kontaktu:

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Kliknij nazwę rekordu.

• Na lewym pasku bocznym kliknij ikonę połączenia calling.
• Jeśli nie musisz aktualizować żadnych ustawień połączenia przed jego nawiązaniem, wybierz numer telefonu z rozwijanego menu. Połączenie zostanie natychmiast rozpoczęte. Dowiedz się, jak wprowadzić numer wewnętrzny, rekord lub wyciszyć się po połączeniu.
  
• Aby zaktualizować ustawienia przed połączeniem, kliknij Otwórz opcje połączenia. Domyślnie HubSpot zapisuje ostatnie ustawienia połączeń.
  • Jeśli kontakt, do którego dzwonisz, zrezygnował z wszelkiej komunikacji, przed wykonaniem połączenia musisz dać mu jednorazową podstawę prawną do komunikowania się z nim. W oknie dialogowym kliknij przycisk Podaj jednorazową podstawę prawną, aby przypisać podstawę prawną i wyjaśnić, dlaczego możesz komunikować się z kontaktem. Konieczne będzie przypisanie podstawy prawnej do kontaktów, które zrezygnowały z wszelkiej komunikacji, nawet jeśli ustawienia prywatności danych są wyłączone na koncie.

Uwaga: chociaż funkcje te są dostępne w HubSpot, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

• • Kliknij menu rozwijane i wybierz numer telefonu.
    • Jeśli dzwonisz z Rekordu kontaktu, domyślnie narzędzie do połączenia użyje numeru telefonu zapisanego we Właściwości kontaktu Numer telefonu . Możesz dodać inny numer telefonu, klikając + Dodaj numer telefonu.
      • Kliknij menu rozwij ane i wybierz istniejącą właściwość Numer telefonu, a następnie wprowadź numer telefonu w polu tekstowym. Użyjmenu rozwijanego Kraj , aby automatycznie ustawić kod kraju i zastosować odpowiedni format numeru telefonu.Możeszteżwybrać opcję Dodaj niestandardową właściwość telefonu , aby utworzyć jednowierszową właściwość pola tekstowego w grupie właściwości Właściwośćkontaktu w celu przechowywania innego numeru telefonu do wykonywania połączeń.

• • • Jeśli chcesz usunąć niestandardową właściwość numeru telefonu, kliknijikonę ołówka edit obok numeru do usunięcia, a następnie kliknij delete usuń.

• • • Jeśli dzwonisz z innego rekordu obiektu, wybierz kontakt lub firmę, z którą chcesz się połączyć. Jeśli dzwonisz z niestandardowego rekordu obiektu, możesz wybrać tylko spośród powiązanych rekordów, które są wymienione w rozwijanym menu Połącz .

Uwaga: podczas wybierania numeru do lub z obsługiwanego kraju poza Stanami Zjednoczonymi należy podać numer kierunkowy kraju. W zależności od kraju format może zawierać znak "+". HubSpot wybierze również numer ustawiony dla Właściwość kontaktu Numer telefonu. Jeśli kontakt nie ma wartości dla tej właściwości, dodaj numer telefonu.

• • Kliknij menu rozwijane Od numeru i wybierz lub dodaj inny zarejestrowany numer telefonu do połączenia.
  • Wybierz opcję Połącz z przeglądarki, Połącz z telefonu lub Połącz z aplikacji HubSpot.
    • Jeśli wybierzesz opcję Połączenie z telefonu, otrzymasz połączenie telefoniczne z automatycznego systemu, który następnie połączy Cię z kontaktem.

Uwaga: podczas korzystania z opcji Połącz z telefonu wykonywane są dwa połączenia: jedno z pierwszym telefonem w celu skonfigurowania rekordu, a drugie z drugim telefonem w celu faktycznego połączenia. Spowoduje to podwojenie liczby wykorzystanych minut na połączenia.

• • • Jeśli wybierzesz opcję Połączenie z przeglądarki, użyjesz dźwięku komputera do nawiązania połączenia i pojawi się wyskakujące pytanie.

• • • Po wybraniu opcji Połącz z aplikacji HubSpot na telefonie pojawi się powiadomienie push informujące o rozpoczęciu połączenia. Dotknij powiadomienia push, aby przejść do ekranu połączenia w aplikacji mobilnej HubSpot i kontynuować połączenie.

• • Gdy będziesz gotowy, kliknij Połączenie.

• Podczas połączenia można przeciągnąć i upuścić okno połączenia w inne miejsce na ekranie lub zminimalizować okno, aby nadal wyświetlać dane w HubSpot.

• Możesz także przejść do powiązanego rekordu podczas połączenia, aby przejrzeć szczegóły dotyczące powiązanej firmy lub transakcji. Na prawym pasku bocznym kliknij nazwę rekordu , aby przejść do jego osi czasu.

• Identyfikator dzwoniącego odbiorcy wyświetli numer telefonu wybrany z menu rozwijanego Od. Po połączeniu możesz wprowadzić numer wewnętrzny, nagrać rozmowę, wyciszyć się i zrobić notatki w wyskakującym okienku:
  • Wprowadź notatki podczas połączenia w polu tekstowym.
  • Rekord połączenia:
    • Połączenia wychodzące: kliknij Rekord w lewym górnym rogu. Rekord połączenia zostanie automatycznie włączony dla jurysdykcji zgody jednej strony. Gdy administrator o rozszerzonych uprawnieniach włączy nagrywanie połączeń dla użytkownika na numerze telefonu podanym przez HubSpot, połączenia zaczną być nagrywane automatycznie. Podczas nagrywania połączeń w jurysdykcjach, które wymagają zgody dwóch stron, musisz uzyskać zgodę strony, do której dzwonisz, aby włączyć nagrywanie połączeń. W takim przypadku po kliknięciu Rekord otrzymasz powiadomienie. Upewnij się, że poinformowałeś kontakt, że nagrywasz połączenie, a następnie kliknij Poinformowałem.
    • Połączenia przychodzące: jeśli na koncie włączono opcję Zezwalaj na nagrywanie rozmów, połączenie przychodzące na podany numer HubSpot rozpocznie się automatycznie. Przed rozpoczęciem nagrywania rozmówca połączenia przychodzącego zostanie powiadomiony, że rozmowa jest nagrywana i że wyraża zgodę na nagrywanie, pozostając na linii.

Uwaga: jeśli zatrzymasz nagrywanie podczas połączenia, nie zostanie ono zapisane. Istnieją inne powody, dla których rekordy nie są zapisywane, w tym problemy z połączeniem lub wymagania dotyczące zgody dwóch stron. Dowiedz się więcej o powodach, dla których rekord połączenia może nie zostać zapisany.

• • Aby wyciszyć się podczas połączenia, kliknij przycisk Wycisz.

• • Aby wprowadzić numer wewnętrzny lub uzyskać dostęp do dialera, kliknij przycisk Klawiatura.

• • Aby zmienić używany mikrofon lub głośnik, kliknij menu rozwijane Audio.
  • Obok menu rozwijanego Audio można przejrzeć wynik jakości sieci. Wynik ten jest mierzony za pomocą wskaźnika MOS (Mean Opinion Score). Jeśli jakość sieci jest niska, rozważ dołączenie do innej sieci lub współpracę z zespołem IT w celu poprawy połączenia sieciowego. Dowiedz się więcej o wymaganiach technicznych dotyczących korzystania z narzędzia do połączeń.

• Po zakończeniu połączenia kliknij przycisk zakończenia połączenia callingHangup i.

• Możesz dodać dodatkowe notatki, przypisać wynik połączenia, edytować powiązane rekordy, ocenić jakość połączenia lub utworzyć zadanie obserwujące.
  • Kliknij menu rozwijane Wybierz wynik i wybierz wynik.

• • Jeśli niestandardowe typy połączeń i spotkań są włączone( tylkoSales Hub Professional i Enterprise ), możesz kliknąć menu rozwijane Wybierz typ połączenia , aby wybrać typ połączenia.
  • Wprowadź dodatkowe uwagi w polu tekstowym.
  • Wybierz ocenę jakości połączenia.
  • Aby utworzyć przypomnienie o zadaniu, kliknij opcję Utwórz zadanie obserwujące.
  • Aby edytować powiązane rekordy, do których loguje się to połączenie, kliknij menu rozwijane Associated with [x] record . Dowiedz się więcej o kojarzeniu działań z rekordami.
  • Aby wyświetlić liczbę wykorzystanych minut miesięcznych, kliknij menu rozwijane Więcej .

• Kliknij przycisk Zapisz połączenie.

Jeśli jesteś w trakcie czatu na żywo lub rozmowy e-mailowej z odwiedzającym w skrzynce odbiorczej, możesz uzyskać dostęp do narzędzia połączenia bezpośrednio z edytora odpowiedzi, dzięki czemu możesz natychmiast połączyć się z odwiedzającym przez telefon.

Uwaga: nie można używać integracji połączeń innych firm do wykonywania połączeń ze skrzynki odbiorczej rozmów.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.
• Na lewym pasku bocznym kliknij rozmowę , aby ją otworzyć.
• W edytorze odpowiedzi kliknij menu rozwijane przełącznika kanałów i wybierz opcję Połączenie.
• Domyślnie HubSpot zapisuje ostatnie ustawienia połączeń. Aby zaktualizować ustawienia przed połączeniem:
  • Kliknij opcję Połączenie z i wybierz inny numer telefonu.
  • Kliknij Urządzenie i wybierz Połączenie ztelefonu lub Połączenie zprzeglądarki.
  • Lub kliknij Otwórz opcje połączenia , aby otworzyć okno połączenia i edytować ustawienia.
• Gdy będziesz gotowy do rozpoczęcia połączenia, wybierz numer telefonu.

• Okno połączenia pojawi się w skrzynce odbiorczej, a połączenie rozpocznie się natychmiast. Podobnie jak w przypadku nawiązywania połączenia z rekordu kontaktu, możesz nagrać rozmowę, wyciszyć się, wprowadzić numer wewnętrzny lub robić notatki podczas połączenia.
• Po zakończeniu połączenia kliknij callingHangup, aby zakończyć połączenie.
• W oknie połączenia dodaj dodatkowe notatki lub pozostaw ocenę jakości połączenia, a następnie kliknij przycisk Zapisz połączenie.

Możesz wyświetlić rekord połączenia w ramach wątku i uzyskać dostęp do Rekordów. Jeśli jesteś użytkownikiem Sales Hub lub Service Hub Enterprise na koncie z włączoną analizą rozmów (CI), możesz również przeglądać transkrypcje, jeśli są dostępne. Nagrania połączeń i transkrypcje pojawią się w rekordzie połączenia po kilku minutach.

Wyświetlanie połączeń na osi czasu rekordu

Po zapisaniu połączenia pojawi się ono na osi czasu kontaktu.

• Aby usunąć połączenie ze wszystkich powiązanych osi czasu rekordów, kliknij menu rozwijane Działania i wybierz Usuń.
• Aby edytować wynik połączenia, kliknij menu rozwijane Wynik .
• Kierunek zostanie automatycznie ustawiony jako połączenie wychodzące. Połączenia przychodzące nie są automatycznie rejestrowane na osi czasu powiązanego kontaktu. Dowiedz się więcej o korzystaniu z udostępnionego przez HubSpot numeru telefonu do odbierania połączeń przychodzących przekierowanych na urządzenie osobiste.
• Aby edytować typ połączenia, kliknij menu rozwijane Typ .
• Aby dodać komentarz do zarejestrowanego połączenia, kliknij przycisk Dodaj komentarz.
• Aby uzyskać dostęp do dodatkowych szczegółów połączenia, kliknij przycisk Przejrzyj połączenie. Narzędzie do przeglądania rekordów otworzy się w panelu po prawej stronie. Jeśli używasz analizy rozmów (CI) do nagrywania i transkrypcji połączeń, możesz również uzyskać dostęp do nagrania i transkrypcji z tego miejsca. Dowiedz się więcej o korzystaniu z narzędzia do przeglądania rekordów nagrań.

Dowiedz się, jak możesz również uzyskać dostęp do wszystkich swoich połączeń ze strony indeksu rozmów.