Wykonywanie połączeń

Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanympłatnym miejscem w Sales Hub lub Service Hub , możesz wykonywać połączenia bezpośrednio do kontaktów z ich rekordu w HubSpot przy użyciu numeru telefonu dostarczonego przez HubSpot, wychodzącego numeru telefonu zarejestrowanego do połączeń lub zewnętrznego dostawcy połączeń. Możesz nagrywać rozmowę, robić notatki podczas rozmowy i zapisywać połączenie w rekordzie kontaktu. Jeśli jesteś w trakcie rozmowy z kontaktem w skrzynce odbiorczej konwersacji, możesz również uzyskać dostęp do narzędzia dzwonienia bezpośrednio z edytora odpowiedzi.

Przed rozpoczęciem upewnij się, że spełniasz wymagania techniczne do wykonywania połączeń za pomocą HubSpot i że skonfigurowałeś opcję połączeń na swoim koncie.

Należy pamiętać, że liczba minut połączeń na koncie HubSpot zależy od posiadanej subskrypcji. Gdy zbliżasz się do limitu, na Twoim koncie pojawi się powiadomienie. Jeśli osiągniesz swój limit podczas połączenia, będziesz mógł dokończyć to połączenie, ale nie będziesz mógł wykonywać dodatkowych połączeń w tym miesiącu. Minuty połączeń są resetowane pierwszego dnia każdego miesiąca.

Uwaga: wszystkie połączenia przychodzące i wychodzące w centrum danych HubSpot w UE są kierowane przez centrum danych Twilio w Irlandii. Oznacza to, że podczas korzystania z Twilio z centrum danych UE dane głosowe są kierowane przez Twilio Ireland. Dane wiadomości Twilio nie są objęte tą zmianą. W przypadku klientów wdrożonych w centrum danych UE zmiana ta dotyczy danych połączeń wychodzących po 1 grudnia 2022 r. i danych połączeń przychodzących po 30 sierpnia 2023 r.

Połączenie z rekordu kontaktu

Aby rozpocząć połączenie z rekordu kontaktu:

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Kliknij nazwę rekordu.

• Na lewym pasku bocznym kliknij ikonę połączenia calling.
• Jeśli przed nawiązaniem połączenia nie musisz aktualizować żadnych ustawień połączeń, wybierz numer telefonu z menu rozwijanego. Połączenie rozpocznie się natychmiast. Dowiedz się, jak wprowadzić numer wewnętrzny, nagrywać lub wyciszyć się po nawiązaniu połączenia.
  
• Aby zaktualizować ustawienia przed wykonaniem połączenia, kliknij przycisk Otwórz opcje połączeń. Domyślnie HubSpot zapisuje ostatnie ustawienia połączeń.
  • Jeśli kontakt, do którego dzwonisz, zrezygnował z wszelkiej komunikacji, przed wykonaniem połączenia musisz podać kontaktowi jednorazową podstawę prawną do komunikowania się z nim. W oknie dialogowym kliknij opcję Podaj jednorazową podstawę prawną, aby przypisać podstawę prawną i wyjaśnić, dlaczego możesz komunikować się z kontaktem. Będziesz musiał przypisać podstawę prawną do kontaktów, które zrezygnowały z wszelkiej komunikacji, nawet jeśli ustawienia prywatności danych są wyłączone na Twoim koncie.

Uwaga: chociaż funkcje te są dostępne w HubSpot, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

• • Kliknij menu rozwijane i wybierz numer telefonu.
    • Jeśli dzwonisz z rekordu kontaktu, domyślnie narzędzie do nawiązywania połączeń użyje numeru telefonu zapisanego we właściwości Numer telefonu kontaktu. Możesz dodać inny numer telefonu, klikając + Dodaj numer telefonu.
      • Kliknij menu rozwij ane i wybierz istniejącą właściwość numeru telefonu, a następnie wprowadź numer telefonu w polu tekstowym. Użyjmenu rozwijanego Kraj , aby automatycznie ustawić kod kraju i zastosować odpowiedni format numeru telefonu.Możeszteżwybrać opcję Add a custom phone property , aby utworzyć właściwość jednowierszowego pola tekstowego w grupie właściwościContact Information w celu przechowywania innego numeru telefonu do wykonywania połączeń.

• • • Jeśli chcesz usunąć niestandardową właściwość numeru telefonu, kliknijikonę ołówka edit obok numeru, który chcesz usunąć, a następnie kliknij delete usuń.

• • • Jeśli dzwonisz z innego rekordu obiektu, wybierz kontakt lub firmę, do której chcesz zadzwonić. Jeśli dzwonisz z niestandardowego rekordu obiektu, możesz wybrać tylko spośród powiązanych rekordów, które są wymienione w rozwijanym menu Zadzwoń .

Uwaga: podczas wybierania numeru do lub z obsługiwanego kraju poza Stanami Zjednoczonymi należy podać numer kierunkowy kraju. W zależności od kraju format może zawierać znak "+". HubSpot wybierze również numer ustawiony dla właściwości Phone number kontaktu. Jeśli kontakt nie ma wartości dla tej właściwości, dodaj numer telefonu.

• • Kliknij menu rozwijane Od numeru i wybierz lub dodaj inny zarejestrowany numer telefonu, z którego chcesz wykonywać połączenia.
  • Wybierz opcję Zadzwoń z przeglądarki, Zadzwoń z telefonu lub Zadzwoń z aplikacji HubSpot.
    • Jeśli wybierzesz opcję Zadzwoń z telefonu, otrzymasz połączenie telefoniczne z automatycznego systemu, który następnie połączy Cię z kontaktem.

Uwaga: podczas korzystania z opcji Połącz z telefonu wykonywane są dwa połączenia: jedno z pierwszym telefonem w celu skonfigurowania nagrywania, a drugie z drugim telefonem w celu faktycznego połączenia. Spowoduje to podwojenie liczby wykorzystanych minut połączeń.

• • • Jeśli wybierzesz opcję Zadzwoń z przeglądarki, użyjesz dźwięku komputera do nawiązania połączenia i pojawi się wyskakujące okienko.

• • • Jeśli wybierzesz opcję Zadzwoń z aplikacji HubSpot, na telefonie pojawi się powiadomienie push informujące o rozpoczęciu połączenia. Dotknij powiadomienia push, aby przejść do ekranu połączenia w aplikacji mobilnej HubSpot i kontynuować połączenie.

• • Gdy będziesz gotowy, kliknij przycisk Zadzwoń.

• Podczas połączenia można przeciągnąć i upuścić okno połączenia w inne miejsce na ekranie lub zminimalizować okno, aby nadal wyświetlać dane w HubSpot.

• Możesz także przejść do powiązanego rekordu podczas połączenia, aby przejrzeć szczegóły dotyczące powiązanej firmy lub transakcji. Na prawym pasku bocznym kliknij nazwę rekordu , aby przejść do jego osi czasu.

• Identyfikator dzwoniącego odbiorcy wyświetli numer telefonu wybrany z menu rozwijanego Od. Po nawiązaniu połączenia można wprowadzić numer wewnętrzny, nagrać rozmowę, wyciszyć się i sporządzić notatki w wyskakującym okienku:
  • Wprowadź notatki podczas połączenia w polu tekstowym.
  • Aby nagrać połączenie:
    • Połączenia wychodzące: kliknij Nagraj w lewym górnym rogu. Nagrywanie rozmów zostanie automatycznie włączone dla jurysdykcji zgody jednej strony. Gdy superadministrator włączy nagrywanie rozmów dla użytkownika na podanym przez HubSpot numerze telefonu, rozmowy zaczną być nagrywane automatycznie. W przypadku nagrywania rozmów w jurysdykcjach, które wymagają zgody dwóch stron, musisz uzyskać zgodę strony, do której dzwonisz, aby włączyć nagrywanie rozmów. W takim przypadku po kliknięciu przycisku Nagraj otrzymasz powiadomienie. Upewnij się, że poinformowałeś osobę kontaktową o nagrywaniu rozmowy, a następnie kliknij przycisk Poinformowałem ją.
    • Połączenia przych odzące: jeśli na koncie włączono opcję Zezwalaj na nagrywanie połączeń, połączenie przychodzące na podany numer HubSpot rozpocznie się automatycznie. Przed rozpoczęciem nagrywania osoba dzwoniąca zostanie powiadomiona, że połączenie jest nagrywane i że wyraża zgodę na nagrywanie, pozostając na linii.

Uwaga: jeśli zatrzymasz nagrywanie podczas połączenia, nie zostanie ono zapisane. Istnieją inne powody, dla których nagrania nie są zapisywane, w tym problemy z połączeniem lub wymagania dotyczące zgody dwóch stron. Dowiedz się więcej o tym, dlaczego nagranie rozmowy może nie zostać zapisane.

• • Aby wyciszyć się podczas połączenia, kliknij przycisk Wycisz.

• • Aby wprowadzić numer wewnętrzny lub uzyskać dostęp do dialera, kliknij przycisk Klawiatura.

• • Aby zmienić używany mikrofon lub głośnik, kliknij menu rozwijane Audio.
  • Obok menu rozwijanego Audio można przejrzeć wynik jakości sieci. Wynik ten jest mierzony przy użyciu średniego wyniku opinii (MOS). Jeśli jakość sieci jest niska, rozważ dołączenie do innej sieci lub współpracę z zespołem IT w celu poprawy połączenia sieciowego. Dowiedz się więcej o wymaganiach technicznych dotyczących korzystania z narzędzia do nawiązywania połączeń.

• Po zakończeniu połączenia kliknij przycisk zakończenia połączenia callingHangup i.

• Możesz dodać dodatkowe notatki, przypisać wynik połączenia, edytować powiązane rekordy, ocenić jakość połączenia lub utworzyć zadanie uzupełniające.
  • Kliknij menu rozwijane Wybierz wynik i wybierz wynik.

• • Jeśli włączone są niestandardowe typy połączeń i spotkań( tylkoSales Hub Professional i Enterprise ), można kliknąć menu rozwijane Wybierz typ połączenia , aby wybrać typ połączenia.
  • Wprowadź dodatkowe uwagi w polu tekstowym.
  • Wybierz ocenę jakości połączenia.
  • Aby utworzyć przypomnienie o zadaniu, kliknij opcję Utwórz zadanie uzupełniające.
  • Aby edytować powiązane rekordy, do których loguje się to połączenie, kliknij menu rozwijane Powiązane z rekordem [x] . Dowiedz się więcej o kojarzeniu działań z rekordami.
  • Aby wyświetlić liczbę wykorzystanych minut miesięcznych, kliknij menu rozwijane Więcej .

• Kliknij przycisk Zapisz połączenie.

Jeśli jesteś w trakcie czatu na żywo lub rozmowy e-mailowej z odwiedzającym w skrzynce odbiorczej, możesz uzyskać dostęp do narzędzia do nawiązywania połączeń bezpośrednio z edytora odpowiedzi, dzięki czemu możesz natychmiast połączyć się z odwiedzającym przez telefon.

Uwaga: do wykonywania połączeń ze skrzynki odbiorczej rozmów nie można używać integracji połączeń innych firm.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.
• Na lewym pasku bocznym kliknij rozmowę , aby ją otworzyć.
• W edytorze odpowiedzi kliknij menu rozwijane przełącznika kanałów i wybierz opcję Zadzwoń.
• Domyślnie HubSpot zapisuje ostatnie ustawienia połączeń. Aby zaktualizować ustawienia przed wykonaniem połączenia:
  • Kliknij opcję Zadzwoń z i wybierz inny numer telefonu.
  • Kliknij Device (Urządzenie ) i wybierz Call fromphone (Połączenie z telefonu ) lub Call frombrowser (Połączenie z przeglądarki).
  • Możesz też kliknąć Otwórz opcje połączeń , aby otworzyć okno połączeń i edytować ustawienia.
• Gdy będziesz gotowy do rozpoczęcia połączenia, wybierz numer telefonu.

• Okno połączenia pojawi się w skrzynce odbiorczej, a połączenie rozpocznie się natychmiast. Podobnie jak w przypadku nawiązywania połączenia z rekordu kontaktu, możesz nagrywać połączenie, wyciszyć się, wprowadzić numer wewnętrzny lub robić notatki podczas połączenia.
• Po zakończeniu połączenia kliknij callingHangup, aby zakończyć połączenie.
• W oknie połączenia dodaj dodatkowe notatki lub pozostaw ocenę jakości połączenia, a następnie kliknij przycisk Zapisz połączenie.

Możesz wyświetlić zapis rozmowy w wątku i uzyskać dostęp do nagrań. Jeśli jesteś użytkownikiem Sales Hub lub Service Hub Enterprise na koncie z włączoną funkcją Conversation Intelligence (CI), możesz również przeglądać transkrypcje, jeśli są dostępne. Nagrania rozmów i transkrypcje pojawią się w rekordzie rozmowy po kilku minutach.

Wyświetlanie połączeń na osi czasu nagrywania

Po zapisaniu połączenia pojawi się ono na osi czasu kontaktu.

• Aby usunąć połączenie ze wszystkich powiązanych osi czasu nagrań, kliknij menu rozwijane Działania i wybierz opcję Usuń.
• Aby edytować wynik połączenia, kliknij menu rozwijane Wynik .
• Kierunek zostanie automatycznie ustawiony jako połączenie wychodzące. Połączenia przychodzące nie są automatycznie rejestrowane na osi czasu powiązanego kontaktu. Dowiedz się więcej o korzystaniu z numeru telefonu udostępnionego przez HubSpot do odbierania połączeń przychodzących przekazywanych na urządzenie osobiste.
• Aby edytować typ połączenia, kliknij menu rozwijane Typ .
• Aby dodać komentarz do zarejestrowanego połączenia, kliknij przycisk Dodaj komentarz.
• Aby uzyskać dostęp do dodatkowych szczegółów nagrania, kliknij przycisk Przejrzyj połączenie. Narzędzie do przeglądania nagrań otworzy się w panelu po prawej stronie. Jeśli korzystasz z Conversation Intelligence (CI) do nagrywania i transkrypcji połączeń, możesz również uzyskać dostęp do nagrania i transkrypcji tutaj. Dowiedz się więcej o korzystaniu z narzędzia do przeglądania nagrań.

Dowiedz się, jak uzyskać dostęp do wszystkich połączeń ze strony indeksu połączeń.