Wykonuj połączenia

Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanympłatnym miejscem Sales Hub lub Service Hub, możesz wykonywać połączenia bezpośrednio z kontaktami z ich rekordu w HubSpot, używając numeru telefonu dostarczonego przez HubSpot, numeru telefonu wychodzącego zarejestrowanego do nawiązywania połączeń lub dostawcy połączeń innych firm. Możesz nagrać rozmowę, zrobić notatki podczas rozmowy i zapisać rozmowę w rekordzie kontaktu. Jeśli jesteś w trakcie rozmowy z kontaktem w skrzynce odbiorczej rozmów, możesz również uzyskać dostęp do narzędzia do dzwonienia bezpośrednio z edytora odpowiedzi.

Zanim zaczniesz, upewnij się, że spełniasz wymagania techniczne do wykonywania połączeń za pomocą HubSpot i że skonfigurowałeś opcję dzwon ienia na swoim koncie.

Należy pamiętać, że liczba minut połączeń na koncie HubSpot zależy od posiadanego abonamentu. Gdy zbliżasz się do swojego limitu, na Twoim koncie pojawi się alert. Jeśli podczas rozmowy osiągniesz swój limit, będziesz mógł dokończyć to połączenie, ale nie będziesz mógł wykonywać dodatkowych połączeń w tym miesiącu. Limit minut połączeń jest zerowany pierwszego dnia każdego miesiąca.

Połączenie z rekordu kontaktu

Aby rozpocząć połączenie z rekordu kontaktu:

• W koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty.
• Kliknąć nazwę rekordu.

• Na lewym pasku bocznym kliknij ikonę calling call.
• Jeśli nie musisz aktualizować żadnych ustawień połączeń przed nawiązaniem połączenia, wybierz numer telefonu z menu rozwijanego. Połączenie zostanie natychmiast rozpoczęte. Dowiedz się, jak wprowadzić numer wewnętrzny, nagrywać lub wyciszyć się po nawiązaniu połączenia.
  
• Aby zaktualizować ustawienia przed wykonaniem połączenia, kliknij przycisk Otwórz opcje połączeń. Domyślnie HubSpot zapisuje ostatnie ustawienia połączeń.
  • Jeśli kontakt, do którego dzwonisz, zrezygnował z wszelkiej komunikacji, przed wykonaniem połączenia będziesz musiał podać kontaktowi jednorazową podstawę prawną do komunikacji z nim. W oknie dialogowym kliknij opcję Podaj jednorazową podstawę prawną, aby przypisać podstawę prawną i wyjaśnić, dlaczego wolno Ci komunikować się z tym kontaktem. Będziesz musiał przypisać podstawę prawną do kontaktów, które zrezygnowały z wszelkiej komunikacji, nawet jeśli ustawienie GDPR jest wyłączone na Twoim koncie.

Uwaga: chociaż funkcje te są dostępne w HubSpot, najlepszym źródłem informacji na temat zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji jest zespół prawny.

• • Kliknij menu rozwijane i wybierz numer telefonu.
    • Jeśli dzwonisz z rekordu kontaktu, domyślnie narzędzie do dzwonienia użyje numeru telefonu zapisanego we właściwości Numer telefonu kontaktu. Możesz dodać inny numer telefonu, klikając + Dodaj numer telefonu.
      • Kliknij menu rozwijane i wybierz istniejącą właściwość Numer telefonu, a następnie wprowadź numer telefonu w polu tekstowym. Użyjmenu rozwijanego Kraj ,aby automatycznie ustawić kod kraju i zastosować odpowiedni format numeru telefonu. Możesz teżwybrać opcję Dodaj niestandardową właściw ość telefonu, aby utworzyć jednowierszową właściwość pola tekstowego w grupie właściwościInformacje kontaktowe, aby przechowywać inny numer telefonu do wykonywania połączeń.

• • • Jeśli chcesz usunąć niestandardową właściwość numeru telefonu, kliknijikonę ołówka edit obok numeru do usunięcia, a następnie kliknij delete usuń.

• • • Jeśli dzwonisz z innego rekordu obiektu, wybierz kontakt lub firmę, do której chcesz zadzwonić. Jeśli dzwonisz z niestandardowego rekordu obiektu, możesz wybrać tylko z powiązanych rekordów, które są wymienione w menu rozwijanym Zadzwoń .

Uwaga: w przypadku wybierania numeru do lub z obsługiwanego kraju spoza Stanów Zjednoczonych należy podać numer kierunkowy kraju. W zależności od kraju format może zawierać znak "+". HubSpot wybierze również numer ustawiony dla właściwości Numer telefonu kontaktu. Jeśli Twój kontakt nie ma wartości dla tej właściwości, dodaj numer telefonu.

• • Kliknij menu rozwijane From number i wybierz lub dodaj inny zarejestrowany numer telefonu, z którego chcesz dzwonić.
  • Wybierz opcję Zadzwoń z przeglądarki lub Zadzwoń z telefonu.
    • Jeśli wybierzesz opcję Zadzwoń z telefonu, otrzymasz telefon od automatycznego systemu, który następnie połączy Cię z kontaktem.

Uwaga: w przypadku korzystania z opcji Połącz z telefonu wykonywane są dwa połączenia: jedno na pierwszy telefon w celu skonfigurowania nagrania, a drugie na drugi telefon w celu przeprowadzenia właściwego połączenia. Powoduje to podwojenie ilości wykorzystanych minut połączeń.

• • • Jeśli wybierzesz opcję Zadzwoń z przeglądarki, do nawiązania połączenia użyjesz dźwięku z komputera i pojawi się wyskakujące okno.

• • Gdy będziesz gotowy, kliknij przycisk Zadzwoń.

• Podczas rozmowy można przeciągnąć i upuścić okno rozmowy w inne miejsce na ekranie lub zminimalizować okno, aby nadal móc przeglądać swoje dane w HubSpot.

• Możesz również przejść do powiązanego rekordu podczas rozmowy, aby przejrzeć szczegóły dotyczące powiązanej firmy lub transakcji. Na prawym pasku bocznym kliknij nazwę rekordu, aby przejść do osi czasu tego rekordu.

• W identyfikatorze rozmówcy odbiorcy pojawi się numer telefonu wybrany z menu rozwijanego Od. Po nawiązaniu połączenia możesz podać numer wewnętrzny, nagrać rozmowę, wyciszyć się i zrobić notatki w oknie podręcznym:
  • Wpisz notatki podczas połączenia w polu tekstowym.
  • Aby nagrać połączenie:
    • Połączenia wychodzące: kliknij przycisk Nagraj w lewym górnym rogu. Nagrywanie rozmów zostanie automatycznie włączone w przypadku jurysdykcji opartej na zgodzie jednej ze stron. Gdy superadministrator włączy nagrywanie rozmów dla użytkownika na udostępnionym przez HubSpot numerze telefonu, rozmowy zaczną być nagrywane automatycznie. Podczas nagrywania rozmów w jurysdykcjach wymagających zgody dwóch stron, będziesz musiał uzyskać zgodę strony, do której dzwonisz, aby włączyć nagrywanie rozmów. W takim przypadku po kliknięciu przycisku Nagraj otrzymasz powiadomienie. Upewnij się, że poinformujesz rozmówcę o nagrywaniu rozmowy, a następnie kliknij przycisk Poinformowałem go.
    • Połączenia przychodzące: jeśli masz włączone nagrywanie połączeń Allow na swoim koncie, połączenie przychodzące na podany przez HubSpot numer rozpoczyna nagrywanie automatycznie. Przed rozpoczęciem nagrywania rozmówca przychodzący zostanie powiadomiony, że rozmowa jest nagrywana i że wyraża zgodę na nagrywanie, pozostając na linii.

Uwaga: jeśli przerwiesz nagrywanie podczas rozmowy, nagranie nie zostanie zapisane. Istnieją inne powody, dla których nagrania nie są zapisywane, w tym problemy z połączeniem lub wymagania dotyczące zgody obu stron. Dowiedz się więcej o tym, dlaczego nagranie rozmowy może nie zostać zapisane.

• • Aby wyciszyć się podczas połączenia, kliknij przycisk Wycisz.

• • Aby wprowadzić numer wewnętrzny lub uzyskać dostęp do dialera, kliknij przycisk Klawiatura.

• • Aby zmienić używane urządzenie mikrofonowe lub głośnikowe, kliknij menu rozwijane Audio.
  • Obok menu rozwijanego Audio , możesz przejrzeć swój wynik jakości sieci. Wynik ten jest mierzony przy użyciu wskaźnika Mean Opinion Score (MOS). Jeśli jakość sieci jest niska, rozważ dołączenie do innej sieci lub współpracę z zespołem IT w celu poprawy połączenia sieciowego. Dowiedz się więcej o wymaganiach technicznych dotyczących korzystania z narzędzia do nawiązywania połączeń.

• Po zakończeniu połączenia kliknij przycisk Zakończ połączeniecallingHangup i.

• Można dodać dodatkowe notatki, przypisać wynik połączenia, edytować powiązane rekordy, ocenić jakość połączenia lub utworzyć zadanie kontynuacji.
  • Kliknąć menu rozwijane Wybierz wynik i wybrać wynik.

• • Jeśli włączone są niestandardowe typy połączeń i spotkań( tylkoSales Hub Professional i Enterprise ), można kliknąć menu rozwijane Wybierz typ połączenia, aby wybrać typ połączenia.
  • Wprowadź dodatkowe uwagi w polu tekstowym.
  • Wybierz ocenę jakości połączenia.
  • Aby utworzyć przypomnienie o zadaniu, kliknij opcję Utwórz zadanie uzupełniające.
  • Aby edytować rekordy skojarzone, do których loguje się to połączenie, należy kliknąć menu rozwijane Skojarzone z rekordem [x] . Dowiedz się więcej o kojarzeniu działań z rekordami.
  • Aby sprawdzić, ile z przyznanych miesięcznych minut zostało wykorzystanych, kliknij menu rozwijane Więcej .

• Kliknij przycisk Zapisz połączenie.

Jeśli jesteś w trakcie rozmowy na żywo na czacie lub w wiadomości e-mail z gościem w skrzynce odbiorczej, możesz uzyskać dostęp do narzędzia do dzwonienia bezpośrednio z edytora odpowiedzi, dzięki czemu możesz natychmiast połączyć się z gościem przez telefon.

Uwaga: do wykonywania połączeń ze skrzynki odbiorczej rozmów nie można używać integracji z połączenia mi innych firm.

• W koncie HubSpot przejdź do Rozmowy > Skrzynka odbiorcza.
• Na lewym pasku bocznym kliknij rozmowę , aby ją otworzyć.
• W edytorze odpowiedzi kliknij menu rozwijane przełącznika kanałów i wybierz opcję Połączenie.
• Domyślnie HubSpot zapisuje ostatnie ustawienia połączeń. Aby zaktualizować ustawienia przed wykonaniem połączenia:
  • Kliknij opcję Zadzwoń z i wybierz inny numer telefonu.
  • Kliknij Urządzenie i wybierz opcję Zadzwoń ztelefonu lub Zadzwoń zprzeglądarki.
  • Lub kliknij opcję Otwórz opcje połączenia, aby otworzyć okno połączenia i edytować ustawienia.
• Gdy będziesz gotowy do rozpoczęcia połączenia, wybierz numer telefonu.

• Okno połączenia pojawi się w skrzynce odbiorczej, a połączenie zostanie natychmiast rozpoczęte. Podobnie jak w przypadku nawiązywania połączenia z rekordu kontaktu, możesz nagrywać rozmowę, wyciszyć się, podać numer wewnętrzny lub robić notatki podczas rozmowy.
• Po zakończeniu połączenia kliknij callingHangup end call.
• W oknie połączenia dodaj dodatkowe uwagi lub pozostaw ocenę jakości połączenia, a następnie kliknij przycisk Zapisz połączenie.

W ramach wątku można wyświetlić zapis rozmowy i uzyskać dostęp do nagrań. Jeśli jesteś użytkownikiem Sales Hub lub Service Hub Enterprise na koncie z włączoną funkcją Conversation Intelligence (CI), możesz również przeglądać transkrypcje, jeśli są dostępne. Pojawienie się nagrań i transkryptów rozmów w zapisie rozmowy zajmie kilka minut.

Wyświetlanie rozmów na osi czasu zapisu

Po zapisaniu połączenia pojawi się ono na osi czasu kontaktu.

• Aby usunąć rozmowę ze wszystkich powiązanych osi czasu rekordów, kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz Usuń.
• Aby edytować wynik połączenia, kliknij menu rozwijane Wynik .
• Kierunek zostanie ustawiony automatycznie jako połączenie wychodzące. Połączenia przychodzące nie są automatycznie logowane do osi czasu powiązanego kontaktu. Dowiedz się więcej o korzystaniu z numeru telefonu dostarczonego przez HubSpot, aby otrzymywać połączenia przychodzące przekierowane na urządzenie osobiste.
• Aby edytować typ połączenia, kliknij menu rozwijane Typ .
• Aby dodać komentarz do zarejestrowanego połączenia, kliknij przycisk Dodaj komentarz.
• Aby uzyskać dostęp do dodatkowych szczegółów nagrania, kliknij przycisk Przeglądaj rozmowę. Narzędzie do przeglądu nagrań otworzy się w panelu po prawej stronie. Jeśli korzystasz z Conversation Intelligence (CI) do nagrywania i transkrypcji rozmów, możesz również uzyskać dostęp do nagrania i transkrypcji stąd. Dowiedz się więcej o korzystaniu z narzędzia do przeglądania nagrań.

Dowiedz się, jak możesz również uzyskać dostęp do wszystkich swoich połączeń ze strony indeksu połączeń.