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Calling

Passer des appels

Dernière mise à jour: octobre 19, 2020

Disponible avec :

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L'outil d'appel HubSpot vous permet d'appeler des contacts à partir de votre navigateur ou de votre téléphone et d'enregistrer les appels dans la chronologie des contacts dans HubSpot. Avant de commencer, veillez à enregistrer votre numéro de téléphone pour passer des appels.

Remarque : la possibilité de passer des appels via l'outil HubSpot Sales Calling (VoIP) dans l'application mobile n'est plus disponible. Les appels passés depuis l'application mobile HubSpot seront effectués via votre fournisseur téléphonique. Découvrez-en davantage sur ces modifications concernant les appels depuis l'application mobile.

Le nombre de minutes d'appel dans votre compte HubSpot dépend de votre abonnement. Une alerte apparaîtra dans votre compte HubSpot lorsque vous serez à 100 minutes de votre limite d'appel. Si vous atteignez la limite pendant un appel, vous pourrez terminer cet appel, mais vous ne pourrez pas passer d'autres appels au cours de ce mois. Vos minutes d'appel se réinitialiseront le premier jour de chaque mois.

Appel depuis votre téléphone ou votre navigateur

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à vos fiches d'informations
  • Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
  • Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône d'appel calling.
  • Si un contact que vous appelez s'est désabonné de l'ensemble de vos communications, vous devez fournir à ce contact une base juridique unique pour communiquer avec lui avant de passer un appel. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Fournir une base juridique unique pour attribuer une base juridique et expliquer pourquoi vous avez le droit de communiquer avec le contact. Vous devez attribuer une base juridique aux contacts qui se sont désabonnés de l'ensemble de vos communications, même si le paramètre RGPD est désactivé pour votre compte.

Remarque : Les fonctionnalités sont disponibles dans HubSpot. Toutefois, votre service juridique est plus à même de vous conseiller par rapport à votre situation spécifique.

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  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Appels pour sélectionner le numéro de téléphone à appeler.
    • Si vous passez un appel depuis la fiche d'informations d'un contact, par défaut, l'outil d'appel utilisera le numéro de téléphone stocké dans la propriété Numéro de téléphone du contact. Vous pouvez ajouter une autre propriété de numéro de téléphone à cette liste en cliquant sur + Ajouter une autre propriété de numéro de téléphone
    • Si vous passez un appel à partir d'une autre fiche d'informations d'objet, sélectionnez le contact ou l'entreprise à appeler. 

Remarque : vous devez saisir le code d'identification du pays quand vous téléphonez vers ou depuis un pays pris en charge en dehors des États-Unis. Le format peut inclure ou non un « + ». HubSpot composera également le numéro défini pour la propriété Numéro de téléphone du contact. Si aucune valeur n'a été enregistrée pour la propriété Numéro de téléphone du contact, ajoutez un numéro de téléphone.

  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Expéditeur pour sélectionner le numéro de téléphone à appeler.

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  • Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Appel depuis le téléphone ou Appel depuis le navigateur.
    • Si vous sélectionnez Appel depuis le téléphone, vous recevrez un appel téléphonique d'un système automatisé qui vous connectera alors avec votre contact.

Remarque : lorsque l'option Appel depuis le téléphone est utilisée, deux appels sont effectués : un à un premier téléphone pour configurer l'enregistrement et un autre au second téléphone pour l'appel en lui-même. Cela doublera la quantité de minutes d'appel utilisées.

    • Si vous sélectionnez Appel depuis le navigateur, vous utiliserez votre ordinateur audio pour rendre l'appel et une fenêtre contextuelle s'affichera.

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  • L'ID du destinataire affichera le numéro de téléphone que vous avez sélectionné dans le menu déroulant Expéditeur. Une fois l'appel connecté, vous pouvez saisir une extension, enregistrer l'appel, vous-même et prendre des notes dans la fenêtre contextuelle :
    • Pour saisir une extension, cliquez sur clavier dans le coin supérieur droit, puis saisissez l'extension.
    • Pour enregistrer l'appel, cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit. L'enregistrement des appels sera automatiquement activé pour les pays où seul un consentement unilatéral est nécessaire. Dans les autres domaines, vous devez obtenir le consentement de votre correspondant pour pouvoir activer l'enregistrement. Dans ce cas, vous recevrez une alerte après avoir cliqué sur Enregistrer. Veillez à informer le contact que vous enregistrez l'appel, puis cliquez sur Le contact est informé.

Remarque : si vous arrêtez l'enregistrement pendant un appel, l'ensemble de l'enregistrement sera perdu. En savoir plus sur les raisons pour lesquelles votre enregistrement peut ne pas être sauvegardé

    • Pour vous désactiver au cours de l'appel, cliquez sur Désactiver dans le coin supérieur droit.
    • Pour changer de microphone ou de haut-parleur, cliquez sur le menu déroulant Audio.
    • Vous pouvez vérifier votre score de qualité réseau à côté de ce menu déroulant Audio. Ce score est mesuré sur la base de la Note d'opinion moyenne. Si la qualité du réseau est mauvaise, rejoignez-en un autre ou collaborez avec votre équipe informatique pour améliorer votre connexion réseau. Découvrez les exigences techniques applicables à l'utilisation de l'outil d'appel.
    • Ajoutez des notes dans la boîte de texte pour votre appel. Utilisez la barre d'outils pour formater le texte, ajouter des liens, des images et des pièces jointes.
    • Pour terminer l'appel, cliquez sur Raccrocher.
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  • Une fois l'appel terminé, vous pouvez ajouter des notes supplémentaires et cliquer sur le menu déroulant Sélectionner un résultat pour sélectionner le résultat de l'appel.

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  • Cliquez sur Enregistrer l'appel.

Si vous avez connecté un fournisseur d'appels tiers à HubSpot, découvrez comment passer des appels à l'aide du fournisseur tiers.

Afficher les appels dans la chronologie de la fiche d'informations

Une fois l'appel effectué, il apparaîtra sur la chronologie du contact.

  • Pour modifier les fiches d'informations associées à l'appel, cliquez sur le menu déroulant Associations.
  • Pour épingler l'activité vers le haut de la chronologie du contact, cliquez sur Épingler.
  • Pour supprimer l'appel de toutes les chronologies d'enregistrement, cliquez sur Supprimer.
  • Pour modifier le résultat de l'appel, cliquez sur le menu déroulant sous Résultat.
  • Pour modifier le type d'appel, cliquez sur le menu déroulant sous Type.
  • Pour afficher des détails supplémentaires sur l'appel, cliquez sur le menu déroulant Détails.
  • Pour ajouter un commentaire à l'appel enregistré, cliquez sur Ajouter un commentaire.

modifier-un-appel-dans la-chronologie-d-un-contact

Si vous utilisez Hub Sales Entreprise ou Hub Services Entreprise, vous pouvez accéder à la transcription de l'appel dans la chronologie du contact, une fois l'appel enregistré. L'appel doit être enregistré pour pouvoir être transcrit. La transcription apparaîtra dans la chronologie du contact en tant que pièce jointe. transcription-d-un-appel-dans-la-chronologie-d-un-contact

  • Cliquez sur Transcription de l'appel pour ouvrir la transcription.afficher-la-transcription-d-un-appel
  • Dans le volet Transcription des appels, cliquez sur Créer une tâche pour créer une tâche de suivi en fonction de ce qui a été dit lors de l'appel. Saisissez les détails supplémentaires de la tâche dans le volet Créer une tâche, puis cliquez sur Créer.
créer-une-tâche-de-suivi-après-un-appel

Pour que la possibilité de créer une tâche apparaisse, l'un des mots suivants doit être utilisé au cours de l'appel : envoyer, fournir, livrer, partager, prévoir, organiser, planifier, ajouter, mettre en place, contacter, confirmer, appeler, rencontrer, contacter, approuver, autoriser, accepter, valider, signer, vérifier, revenir vers vous. Ces mots doivent être utilisés en combinaison avec laissez-moije vais, ou je pourrais pour créer une suggestion de tâche de suivi.

Remarque : cela peut prendre aussi longtemps que la durée de l'appel pour que la transcription apparaisse, donc les appels plus longs mettent plus de temps à être transcrits. Les appels sont transcrits avec un service de Google et ne sont actuellement disponibles qu'en anglais.

HubSpot attribuera automatiquement une mention Bonne, Correcte, ou Mauvaise à chaque transcription selon la qualité de celle-ci. La qualité est déterminée par le nombre de mots dans la transcription susceptibles d'être corrects. 


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