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Calling

Utilisez l'outil d'appel

Dernière mise à jour: octobre 31, 2019

L'outil d'appel HubSpot vous permet de contacter vos contacts depuis HubSpot. Vous pouvez vous connecter depuis votre navigateur ou votre téléphone et enregistrer l'appel si vous le souhaitez. À la fin de l'appel, tout est automatiquement enregistré dans votre CRM HubSpot ou dans Salesforce. 

Remarque : la possibilité de passer des appels via l'outil HubSpot Sales Calling (VoIP) dans l'application mobile n'est plus disponible. Les appels passés depuis l'application mobile HubSpot seront effectués via votre fournisseur téléphonique. Découvrez-en davantage sur ces modifications concernant les appels depuis l'application mobile

Enregistrer votre numéro de téléphone pour appeler

Avant de commencer à passer des appels, ajoutez votre numéro de téléphone dans HubSpot et vérifiez-le. Le processus d'enregistrement du numéro de téléphone pour les appels avec HubSpot est spécifique à l'utilisateur. Si deux utilisateurs ou plus peuvent utiliser le même numéro sur votre compte, chaque utilisateur doit enregistrer le numéro de téléphone individuellement. Avant d'enregistrer un numéro de téléphone, assurez-vous que l'outil prend en charge les appels depuis votre pays.

Ajoutez votre numéro de téléphone

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Cliquez sur le nom d'un contact.
  • Sur la fiche d'informations du contact, cliquez sur l'onglet Appels.
  • Cliquez sur Passer un appel téléphonique pour enregistrer votre numéro de téléphone.

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  • Dans la fenêtre qui s'ouvre en bas de l'écran, cliquez sur Ajouter un numéro de téléphone.

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  • Dans la boîte de dialogue, saisissez votre numéro de téléphone et une extension (le cas échéant). Cliquez ensuite sur S'inscrire.

Vérifier votre numéro de téléphone

Vous recevrez ensuite un appel téléphonique pour vérifier que vous avez accès au numéro de téléphone ajouté. Lorsqu'il vous sera demandé, saisissez le code de vérification qui se sera affiché sur votre écran.

Une fois cette opération terminée, un message de confirmation apparaît. Vous pouvez désormais passer des appels avec l'outil d'appel de HubSpot.

Passer un appel

Vous pouvez passer un appel via le navigateur ou en utilisant un téléphone, comme un téléphone fixe ou un téléphone mobile.

Remarque : vous devez saisir le code d'identification du pays quand vous téléphonez vers ou depuis un pays pris en charge en dehors des États-Unis. Le format peut inclure ou non un « + ». HubSpot composera également le numéro défini pour la propriété Numéro de téléphone du contact. Si aucune valeur n'a été enregistrée pour la propriété Numéro de téléphone du contact, ajoutez un numéro de téléphone.

Appel depuis votre téléphone

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Cliquez sur le nom d'un contact.
  • Sur la fiche d'informations du contact, cliquez sur l'onglet Appels.
  • Cliquez sur Créer un appel téléphonique.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Appels pour sélectionner le numéro de téléphone à appeler. Par défaut, l'outil d'appel utilisera le numéro de téléphone stocké dans la propriété Numéro de téléphone. Si le numéro de téléphone du contact est stocké dans une autre propriété, comme le numéro de téléphone mobile, vous pouvez sélectionner cette propriété. Vous pouvez ajouter une propriété existante à cette liste en cliquant sur + Ajouter une autre propriété de téléphone.

  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Expéditeur pour sélectionner le numéro de téléphone à appeler.
  • Cliquez sur Appeler depuis un téléphone. Si l'option Appel depuis le navigateur est sélectionnée, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Appeler depuis un téléphone.

  • Vous recevrez un appel téléphonique d'un système automatisé qui vous connectera alors avec votre contact. L'ID de l'appelant du destinataire affichera le numéro de téléphone que vous avez sélectionné dans le menu déroulant Expéditeur.

Remarque : lorsque l'option Appel depuis le téléphone est utilisée, deux appels sont effectués : un à un premier téléphone pour configurer l'enregistrement et un autre au second téléphone pour l'appel en lui-même. Cela doublera la quantité de minutes d'appel utilisées.

Appel depuis votre navigateur

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Cliquez sur le nom d'un contact.
  • Sur la fiche d'informations du contact, cliquez sur l'onglet Appels.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Appels pour sélectionner le numéro de téléphone à appeler. Par défaut, l'outil d'appel utilisera le numéro de téléphone stocké dans la propriété Numéro de téléphone. Si le numéro de téléphone du contact est stocké dans une autre propriété, comme le numéro de téléphone mobile, vous pouvez sélectionner cette propriété. Vous pouvez ajouter une propriété existante à cette liste en cliquant sur + Ajouter une autre propriété de téléphone.

  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Expéditeur pour sélectionner le numéro de téléphone à appeler.
  • Cliquez sur Appeler depuis un navigateur. Si l'option Appel depuis le navigateur est sélectionnée, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Appeler depuis un téléphone.

  • L'ID de l'appelant du destinataire affichera le numéro de téléphone que vous avez sélectionné dans le menu déroulant Expéditeur.
  • Pour saisir une extension, cliquez sur l'icône clavier dans le coin supérieur droit de la fenêtre contextuelle.

Enregistrer les appels et les notes

  • Une fois l'appel connecté, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer l'appel. Vous pouvez également prendre des notes au cours de l'appel.
  • L'enregistrement des appels sera automatiquement activé pour les pays où seul un consentement unilatéral est nécessaire. Dans les autres domaines, vous devez obtenir le consentement de votre correspondant pour pouvoir activer l'enregistrement. Dans ce cas, vous recevrez une alerte après avoir cliqué sur Enregistrer. Veillez à informer le contact que vous enregistrez l'appel, puis cliquez sur Le contact est informé.

  • Une fois l'appel terminé, vous pouvez ajouter des notes supplémentaires et cliquer sur le menu déroulant Sélectionner un résultat pour sélectionner le résultat de l'appel.

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  • Cliquez sur Enregistrer l'appel pour enregistrer l'appel dans la chronologie du contact.

Remarque : si vous arrêtez l'enregistrement pendant un appel, l'ensemble de l'enregistrement sera perdu. En savoir plus sur les raisons pour lesquelles votre enregistrement peut ne pas être sauvegardé

Une fois l'appel effectué, il apparaîtra sur la chronologie du contact.
  • Pour modifier les fiches d'informations associées à l'appel, cliquez sur le menu déroulant Associations.
  • Pour épingler l'activité vers le haut de la chronologie du contact, cliquez sur Épingler.
  • Pour supprimer l'appel de toutes les chronologies d'enregistrement, cliquez sur Supprimer.
  • Pour modifier le résultat de l'appel, cliquez sur le menu déroulant sous Résultat.
  • Pour modifier le Type d'appel, cliquez sur le menu déroulant sous Type.
  • Pour afficher des détails supplémentaires sur l'appel, cliquez sur le menu déroulant Détails.

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Consulter la transcription des appels (Hub Sales Entreprise et Hub Services Entreprise uniquement)

Si vous utilisez Hub Sales Entreprise ou Hub Services Entreprise, vous pouvez accéder à la transcription de l'appel dans la chronologie du contact, une fois l'appel enregistré. L'appel doit être enregistré pour pouvoir être transcrit. La transcription apparaîtra dans la chronologie du contact en tant que pièce jointe. call-transcript-on-contact-timeline

  • Cliquez sur Transcription de l'appel pour ouvrir la transcription.view-call-transcript
  • Dans le volet Transcription des appels, cliquez sur Créer une tâche pour créer une tâche de suivi en fonction de ce qui a été dit lors de l'appel. Saisissez les détails supplémentaires de la tâche dans le volet Créer une tâche, puis cliquez sur Créer.
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Pour que la possibilité de créer une tâche apparaisse, l'un des mots suivants doit être utilisé au cours de l'appel : envoyer, fournir, livrer, partager, prévoir, organiser, planifier, ajouter, mettre en place, contacter, confirmer, appeler, rencontrer, contacter, approuver, autoriser, accepter, valider, signer, vérifier, revenir vers vous. Ces mots doivent être utilisés en combinaison avec laissez-moi, je vais, ou je pourrais pour créer une suggestion de tâche de suivi.

Remarque : cela peut prendre aussi longtemps que la durée de l'appel pour que la transcription apparaisse, donc les appels plus longs mettent plus de temps à être transcrits. Les appels sont transcrits avec un service de Google et ne sont actuellement disponibles qu'en anglais.

HubSpot attribuera automatiquement une mention Bonne, Correcte, ou Mauvaise à chaque transcription selon la qualité de celle-ci. La qualité est déterminée par le nombre de mots dans la transcription susceptibles d'être corrects. 


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Gérer les numéros de téléphone enregistrés pour appeler

Enregistrer des numéros de téléphone supplémentaires

Si vous souhaitez appeler des contacts de plusieurs numéros de téléphone, vous devez enregistrer chacun de ces numéros pour pouvoir les utiliser :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Cliquez sur le nom d'un contact.
  • Dans sa fiche d'informations, cliquez sur l'onglet Appeler.
  • Cliquez sur le menu déroulant Appeler de et sélectionnez Ajouter un nouveau numéro de téléphone.

 

Définir votre numéro de téléphone par défaut

Si des numéros de téléphone supplémentaires sont inscrits, le premier numéro que vous avez ajouté devient automatiquement le numéro par défaut. Pour modifier le numéro par défaut :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à VentesAppel.
  • Dans la section Numéros de téléphone, cliquez sur l'étoile à côté du numéro de téléphone pour le définir comme numéro par défaut.

 

Supprimer un numéro de téléphone

Dans la section Numéros de téléphone, cliquez sur Supprimer à côté du numéro. Une fois supprimé, le numéro ne sera plus une option d'appel.

 

Réactiver l'appel HubSpot

Si vous avez activé l'appel il y a un mois et n'avez pas enregistré de nouveaux numéros ou n'avez passé aucun appel au cours des sept derniers jours, l'outil d'appel sera désactivé dans votre compte. Vous serez averti dans votre centre de notification et vous aurez sept jours à compter de la première notification pour passer un appel ou réenregistrer un numéro.calling%20notification

Si l'outil d'appel est désactivé, vous devez le réactiver avant de pouvoir effectuer les appels :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à VentesAppel.
  • Cliquez sur Activer les appels.

 

Utiliser l'appel fournisseur-agnostique (BETA)

L'API d'appel de HubSpot permet désormais aux utilisateurs d'intégrer directement leur propre fonctionnalité d'appel dans HubSpot. Actuellement, l'API d'appels de HubSpot permet aux utilisateurs d'intégrer Aircall. Vous devez disposer d'une licence payante attribuée Hub Sales ou Hub Services et d'un compte Aircall valide pour utiliser cette fonctionnalité. Cette fonctionnalité est actuellement en version bêta.

Remarque : cette fonctionnalité fonctionne avec l'intégration Aircall existante, mais elle remplace la nécessité d'appeler à partir de l'application Aircall pour ordinateur. Les utilisateurs peuvent toujours utiliser l'intégration Aircall avec HubSpot, mais les appels devront être passés depuis l'application Aircall pour ordinateur.

Si vous choisissez d'intégrer votre propre fonctionnalité d'appels, vous n'utiliserez plus les minutes de votre compte HubSpot. Dès que le compte Aircall est intégré à HubSpot, tous les utilisateurs payants utiliseront l'appel fournisseur-agnostique par défaut. La connexion avec le fournisseur de service d'appel natif de HubSpot sera indisponible tant que vous utilisez l'intégration Aircall. Toutefois, si votre compte comporte des utilisateurs de la version gratuite, ils dépendront du service d'appel natif de HubSpot pour passer des appels depuis HubSpot.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Cliquez sur le nom d'un contact.
  • Dans la fiche d'informations du contact, cliquez sur l'onglet Appeler.
  • Cliquez sur Appeler depuis un navigateur.

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  • Dans la fenêtre de l'application Aircall, cliquez sur le bouton d'appel vert calling pour commencer votre appel. aircall-call-button
  • Au cours de l'appel, vous pourrez effectuer les actions suivantes :
    • Saisir des notes dans le champ Ajouter un commentaire.
    • Couper le son.
    • Mettre l'appel en attente.
    • Saisissez une extension sur le clavier.
    • Transférer l'appel.
    • Démarrer un deuxième appel.
  • Pour terminer l'appel, cliquez sur l'icône de téléphone calling rouge.
  • Pour enregistrer l'appel dans la chronologie du contact, cliquez sur Enregistrer et quitter.

Remarque : les transcriptions des appels ne sont pas disponibles actuellement pour les appels effectués avec Aircall.

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