Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Calling

Passer des appels

Dernière mise à jour: mars 4, 2020

L'outil d'appel HubSpot vous permet d'appeler des contacts à partir de votre navigateur ou de votre téléphone et d'enregistrer les appels dans la chronologie des contacts dans HubSpot.

Gérer les numéros de téléphone

Enregistrer les numéros de téléphone pour appeler

Avant de passer des appels, enregistrez et vérifiez votre numéro de téléphone avec HubSpot. Il s'agit d'un processus spécifique à l'utilisateur ; si deux utilisateurs ou plus peuvent utiliser le même numéro sur votre compte, chaque utilisateur doit enregistrer le numéro de téléphone individuellement. Avant d'enregistrer un numéro de téléphone, assurez-vous que l'outil prend en charge les appels depuis votre pays.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Cliquez sur le nom d'un contact.
  • Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône d'appel calling.
  • Cliquez sur Ajouter votre numéro de téléphone pour enregistrer votre numéro de téléphone.

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  • Dans la boîte de dialogue, saisissez votre numéro de téléphone et une extension (le cas échéant). Cliquez ensuite sur S'inscrire.

Vous recevrez ensuite un appel téléphonique pour vérifier que vous avez accès au numéro de téléphone. Lorsqu'il vous sera demandé, saisissez le code de vérification qui se sera affiché sur votre écran.

Une fois cette opération terminée, un message de confirmation apparaît. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Revenir au contact. Vous pouvez désormais passer des appels avec l'outil d'appel de HubSpot.

Pour ajouter des chiffres supplémentaires :

  • Cliquez à nouveau sur l'icône d'appel calling.
  • Cliquez sur le menu déroulant Expéditeur et sélectionnez Ajouter un nouveau numéro de téléphone.

Définir votre numéro de téléphone par défaut

Si des numéros de téléphone supplémentaires sont inscrits, le premier numéro que vous avez ajouté devient automatiquement le numéro par défaut. Pour modifier le numéro par défaut :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes > Appels.
  • Dans la section Numéros de téléphone, cliquez sur l'étoile à côté du numéro de téléphone pour le définir comme numéro par défaut.

 

Supprimer un numéro de téléphone

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes > Appels.
  • Dans la section Numéros de téléphone, cliquez sur Supprimer à côté du numéro. Une fois supprimé, le numéro ne sera plus une option d'appel.

 

Réactiver l'appel HubSpot

Si vous avez activé l'appel il y a un mois et n'avez pas enregistré de nouveaux numéros ou n'avez passé aucun appel au cours des sept derniers jours, l'outil d'appel sera désactivé dans votre compte. Vous serez averti dans votre centre de notification et vous aurez sept jours à compter de la première notification pour passer un appel ou réenregistrer un numéro.calling%20notification

Si l'outil d'appel est désactivé, vous devez le réactiver avant de pouvoir effectuer les appels :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes > Appels.
  • Cliquez sur Activer les appels.

Passer des appels

Vous pouvez placer un appel avec HubSpot depuis un téléphone ou via votre navigateur.

Remarque : la possibilité de passer des appels via l'outil HubSpot Sales Calling (VoIP) dans l'application mobile n'est plus disponible. Les appels passés depuis l'application mobile HubSpot seront effectués via votre fournisseur téléphonique. Découvrez-en davantage sur ces modifications concernant les appels depuis l'application mobile.

Le nombre de minutes d'appel dans votre compte HubSpot dépend de votre abonnement. Une alerte apparaîtra dans votre compte HubSpot lorsque vous serez à 100 minutes de votre limite d'appel. Si vous atteignez la limite pendant un appel, vous pourrez terminer cet appel, mais vous ne pourrez pas passer d'autres appels au cours de ce mois. Vos minutes d'appel se réinitialiseront le premier jour de chaque mois.

Appel depuis votre téléphone ou votre navigateur

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Cliquez sur le nom d'un contact.
  • Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône d'appel calling.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Appels pour sélectionner le numéro de téléphone à appeler. Par défaut, l'outil d'appel utilisera le numéro de téléphone stocké dans la propriété Numéro de téléphone. Si le numéro de téléphone du contact est stocké dans une autre propriété, comme le numéro de téléphone mobile, vous pouvez sélectionner cette propriété. Vous pouvez ajouter une propriété existante à cette liste en cliquant sur + Ajouter une autre propriété de téléphone.

Remarque : vous devez saisir le code d'identification du pays quand vous téléphonez vers ou depuis un pays pris en charge en dehors des États-Unis. Le format peut inclure ou non un « + ». HubSpot composera également le numéro défini pour la propriété Numéro de téléphone du contact. Si aucune valeur n'a été enregistrée pour la propriété Numéro de téléphone du contact, ajoutez un numéro de téléphone.

  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Expéditeur pour sélectionner le numéro de téléphone à appeler.
  • Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Appel depuis le téléphone ou Appel depuis le navigateur.
    • Si vous sélectionnez Appel depuis le téléphone, vous recevrez un appel téléphonique d'un système automatisé qui vous connectera alors avec votre contact.

Remarque : lorsque l'option Appel depuis le téléphone est utilisée, deux appels sont effectués : un à un premier téléphone pour configurer l'enregistrement et un autre au second téléphone pour l'appel en lui-même. Cela doublera la quantité de minutes d'appel utilisées.

    • Si vous sélectionnez Appel depuis le navigateur, vous utiliserez votre ordinateur audio pour rendre l'appel et une fenêtre contextuelle s'affichera.

  • L'ID du destinataire affichera le numéro de téléphone que vous avez sélectionné dans le menu déroulant Expéditeur. Une fois l'appel connecté, vous pouvez saisir une extension, enregistrer l'appel, vous-même et prendre des notes dans la fenêtre contextuelle :
    • Pour saisir une extension, cliquez sur clavier dans le coin supérieur droit, puis saisissez l'extension.
    • Pour enregistrer l'appel, cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit. L'enregistrement des appels sera automatiquement activé pour les pays où seul un consentement unilatéral est nécessaire. Dans les autres domaines, vous devez obtenir le consentement de votre correspondant pour pouvoir activer l'enregistrement. Dans ce cas, vous recevrez une alerte après avoir cliqué sur Enregistrer. Veillez à informer le contact que vous enregistrez l'appel, puis cliquez sur Le contact est informé.

Remarque : si vous arrêtez l'enregistrement pendant un appel, l'ensemble de l'enregistrement sera perdu. En savoir plus sur les raisons pour lesquelles votre enregistrement peut ne pas être sauvegardé

    • Pour vous désactiver au cours de l'appel, cliquez sur Désactiver dans le coin supérieur droit.
    • Ajouter des notes dans la boîte de texte pour votre appel. Utilisez la barre d'outils pour formater le texte, ajouter des liens, des images et des pièces jointes.
    • Pour terminer l'appel, cliquez sur Raccrocher.

  • Une fois l'appel terminé, vous pouvez ajouter des notes supplémentaires et cliquer sur le menu déroulant Sélectionner un résultat pour sélectionner le résultat de l'appel.

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  • Cliquez sur Enregistrer l'appel pour enregistrer l'appel dans la chronologie du contact.

Si vous avez connecté un fournisseur d'appels tiers à HubSpot, découvrez comment passer des appels à l'aide du fournisseur tiers

Afficher les appels dans la chronologie de la fiche d'informations

Une fois l'appel effectué, il apparaîtra sur la chronologie du contact.

  • Pour modifier les fiches d'informations associées à l'appel, cliquez sur le menu déroulant Associations.
  • Pour épingler l'activité vers le haut de la chronologie du contact, cliquez sur Épingler.
  • Pour supprimer l'appel de toutes les chronologies d'enregistrement, cliquez sur Supprimer.
  • Pour modifier le résultat de l'appel, cliquez sur le menu déroulant sous Résultat.
  • Pour modifier le type d'appel, cliquez sur le menu déroulant sous Type.
  • Pour afficher des détails supplémentaires sur l'appel, cliquez sur le menu déroulant Détails.

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Si vous utilisez Hub Sales Entreprise ou Hub Services Entreprise, vous pouvez accéder à la transcription de l'appel dans la chronologie du contact, une fois l'appel enregistré. L'appel doit être enregistré pour pouvoir être transcrit. La transcription apparaîtra dans la chronologie du contact en tant que pièce jointe. call-transcript-on-contact-timeline

  • Cliquez sur Transcription de l'appel pour ouvrir la transcription.view-call-transcript
  • Dans le volet Transcription des appels, cliquez sur Créer une tâche pour créer une tâche de suivi en fonction de ce qui a été dit lors de l'appel. Saisissez les détails supplémentaires de la tâche dans le volet Créer une tâche, puis cliquez sur Créer.
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Pour que la possibilité de créer une tâche apparaisse, l'un des mots suivants doit être utilisé au cours de l'appel : envoyer, fournir, livrer, partager, prévoir, organiser, planifier, ajouter, mettre en place, contacter, confirmer, appeler, rencontrer, contacter, approuver, autoriser, accepter, valider, signer, vérifier, revenir vers vous. Ces mots doivent être utilisés en combinaison avec laissez-moi, je vais, ou je pourrais pour créer une suggestion de tâche de suivi.

Remarque : cela peut prendre aussi longtemps que la durée de l'appel pour que la transcription apparaisse, donc les appels plus longs mettent plus de temps à être transcrits. Les appels sont transcrits avec un service de Google et ne sont actuellement disponibles qu'en anglais.

HubSpot attribuera automatiquement une mention Bonne, Correcte, ou Mauvaise à chaque transcription selon la qualité de celle-ci. La qualité est déterminée par le nombre de mots dans la transcription susceptibles d'être corrects. 


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