Ringa samtal

Om du är en användare med en tilldeladbetald plats i Sales Hubeller Service Hub kandu ringa samtal direkt till kontakter från deras register i HubSpot med hjälp av ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot, ett utgående telefonnummer som registrerats för samtal eller en samtalsleverantör från tredje part. Du kan spela in samtalet, göra anteckningar under samtalet och spara samtalet i kontaktens register. Om du är mitt uppe i en konversation med en kontakt i konversationsinkorgen kan du också komma åt uppringningsverktyget direkt från svarsredigeraren.

Innan du börjar, se till att du uppfyller de tekniska kraven för att ringa samtal med HubSpot och att du har ställt in ett samtalsalternativ i ditt konto.

Tänk på att antalet samtalsminuter på ditt HubSpot-konto beror på ditt abonnemang. En varning visas på ditt konto när du närmar dig din gräns. Om du når din gräns under ett samtal kommer du att kunna slutföra samtalet, men du kommer inte att kunna ringa fler samtal den månaden. Samtalsminuterna återställs den första dagen i varje månad.

Observera: alla inkommande och utgående samtal i HubSpots datacenter i EU dirigeras genom Twilios datacenter på Irland. Detta innebär att när du använder Twilio från datacentret i EU, dirigeras dina röstdata genom Twilio Irland. Twilio-meddelandedata omfattas inte av denna ändring. För kunder som är onboardade till EU:s datacenter gäller denna ändring för utgående samtalsdata efter den 1 december 2022 och för inkommande samtalsdata efter den 30 augusti 2023.

Ring från en kontaktpost

Så här startar du ett samtal från en kontaktpost:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
• Klicka på namnet på en post.

• Klicka på samtalsikonen calling i den vänstra sidofältet.
• Om du inte behöver uppdatera några samtalsinställningar innan du ringer ett samtal väljer du ett telefonnummer i rullgardinsmenyn. Samtalet kommer omedelbart att påbörjas. Läs om hur du anger en anknytning, spelar in eller stänger av ljudet när samtalet är kopplat.
  
• Om du vill uppdatera dina inställningar innan du ringer ett samtal klickar du på Öppna samtalsalternativ. Som standard sparar HubSpot dina senaste samtalsinställningar.
  • Om en kontakt som du ringer har valt bort all kommunikation måste du ge kontakten en juridisk grund för att kommunicera med dem innan du ringer. I dialogrutan klickar du på Give one time legal basis för att ange en rättslig grund och förklara varför du får kommunicera med kontakten. Du måste ange en rättslig grund för kontakter som har valt bort all kommunikation även om sekretessinställningarna är avstängda i ditt konto.

Observera: även om dessa funktioner finns i HubSpot, är ditt juridiska team den bästa resursen för att ge dig råd om efterlevnad för din specifika situation.

• • Klicka på rullgardinsmenyn och välj ett telefonnummer.
    • Om du ringer från en kontaktpost kommer uppringningsverktyget som standard att använda det telefonnummer som finns lagrat i kontaktens egenskap Telefonnummer . Du kan lägga till ett annat telefonnummer genom att klicka på + Lägg till telefonnummer.
      • Klicka på rullgardinsmenyn och välj en befintlig telefonnummeregenskap och ange sedan telefonnumret i textfältet. Använd rullgardinsmenyn Land föratt automatiskt ställa in landskoden och tillämpa rätt telefonnummerformat. Du kanocksåvälja Lägg till en anpassad telefon egenskap för att skapa en textfältsegenskap med en rad i egenskapsgruppenKontaktinformation för att lagra ett annat telefonnummer som du kan ringa till.

• • • Om du vill ta bort en egenskap för ett anpassat telefonnummer klickar du på edit pennikonen bredvid det nummer som ska tas bort och klickar sedan på delete delete.

• • • Om du ringer från en annan objektpost väljer du den kontakt eller det företag du vill ringa. Om du ringer från en anpassad objektpost kan du bara välja bland de associerade poster som listas i rullgardinsmenyn Ring .

Observera att du måste inkludera landskoden när du ringer till eller från ett land utanför USA som stöds. Beroende på land kan formatet innehålla ett "+". HubSpot kommer också att ringa upp det nummer som anges för kontaktens egenskap Telefonnummer. Om din kontakt inte har något värde för den här egenskapen lägger du till ett telefonnummer.

• • Klicka på rullgardinsmenyn Från nummer och välj eller lägg till ett annat registrerat telefonnummer att ringa från.
  • Välj antingen Ring från webbläsare, Ring från telefon eller Ring från HubSpot-appen.
    • Om du väljer Call from phone får du ett telefonsamtal från ett automatiserat system som sedan kopplar dig till din kontakt.

Observera: När du använder alternativet Ring från telefon görs två samtal: ett till den första telefonen för att ställa in inspelningen och ett till den andra telefonen för själva samtalet. Detta fördubblar antalet använda samtalsminuter.

• • • Om du väljer Call from browser använder du datorns ljud för att ringa samtalet och ett popup-fönster visas.

• • • Om du väljer Ring från HubSpot-appen visas ett push-meddelande på din telefon som anger att du startar ett samtal. Tryck på push-meddelandet för att komma till samtalsskärmen i HubSpots mobilapp för att fortsätta med ditt samtal.

• • När du är redo klickar du på Call.

• Under samtalet kan du dra och släppa samtalsfönstret till en annan plats på skärmen eller minimera fönstret så att du fortfarande kan se dina data i HubSpot.

• Du kan också navigera till en associerad post under samtalet för att granska detaljer om det associerade företaget eller affären. Klicka på postens namn i den högra sidofältet för att navigera till postens tidslinje.

• I mottagarens nummerpresentatör visas det telefonnummer som du valde i rullgardinsmenyn Från. När samtalet är kopplat kan du ange en anknytning, spela in samtalet, stänga av ljudet för dig själv och göra anteckningar i popup-fönstret:
  • Skriv in anteckningar under samtalet i textrutan.
  • För att spela in samtalet:
    • Utgående samtal: Klicka på Spela in längst upp till vänster. Samtalsinspelning aktiveras automatiskt för jurisdiktion med samtycke från en part. När en superadministratör aktiverar samtal sinspelning för en användare på ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot börjar samtalen spelas in automatiskt. När du spelar in samtal i jurisdiktioner som kräver tvåpartssamtycke måste du få samtycke från den part du ringer för att aktivera samtalsinspelning. I så fall får du en varning efter att du har klickat på Spela in. Se till att du informerar kontakten om att du spelar in samtalet och klicka sedan påJag har informerat dem.
    • Inkommande samtal: om du har Allow call recording aktiverat på ditt konto, börjar det inkommande samtalet till HubSpot-numret att spelas in automatiskt. Innan inspelningen startar kommer den inkommande uppringaren att meddelas om att samtalet spelas in och att de samtycker till inspelningen genom att stanna kvar på linjen.

Observera: om du avbryter inspelningen under ett samtal sparas inte inspelningen. Det finns andra skäl till att inspelningar inte sparas, t.ex. anslutningsproblem eller krav på samtycke från två parter. Läs mer om varför din samtalsinspelning kanske inte sparas.

• • Om du vill stänga av ljudet för dig själv under samtalet klickar du på knappen Mute.

• • För att ange en anknytning eller komma åt uppringaren klickar du på knappen Keypad.

• • Om du vill ändra vilken mikrofon eller högtalarenhet du använder klickar du på rullgardinsmenyn Audio.
  • Bredvid rullgardinsmenyn Audio kan du granska ditt nätverks kvalitetspoäng. Denna poäng mäts med hjälp av MOS (Mean Opinion Score). Om nätverkskvaliteten är dålig bör du överväga att gå med i ett annat nätverk eller samarbeta med ditt IT-team för att förbättra nätverksanslutningen. Läs mer om de tekniska kraven för att använda anropsverktyget.

• När samtalet är klart klickar du på Avsluta samtalcallingHangup i.

• Du kan lägga till ytterligare anteckningar, tilldela ett samtalsresultat, redigera tillhörande poster, bedöma samtalskvaliteten eller skapa en uppföljningsuppgift.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett resultat och välj ett resultat.

• • Om anpassade samtals- och mötestyper är aktiverade (endastSales Hub Professional och Enterprise ) kan du klicka på rullgardinsmenyn Välj samtal styp för att välja samtalstyp.
  • Skriv in ytterligare anteckningar i textrutan.
  • Välj ett betyg för samtalets kvalitet.
  • Om du vill skapa en påminnelse om en uppgift klickar du på Skapa en uppföljningsuppgift.
  • Om du vill redigera vilka associerade poster som detta samtal loggar till klickar du på rullgardinsmenyn Associerad med [x] post . Läs mer om hur du associerar aktiviteter med poster.
  • Om du vill se hur många av dina tilldelade månatliga minuter du har använt klickar du på rullgardinsmenyn More .

• Klicka på Spara samtal.

Om du är mitt uppe i en livechatt eller e-postkonversation med en besökare i inkorgen kan du komma åt samtalsverktyget direkt från svarsredigeraren så att du omedelbart kan kontakta besökaren via telefon.

Observera: Du kan inte använda en tredjepartsintegration för att ringa samtal från samtalsinboxen .

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Inkorg.
• Klicka på en konversation i den vänstra sidofältet för att öppna den.
• I svarsredigeraren klickar du på rullgardinsmenyn för kanalomkopplare och väljer Call.
• Som standard sparar HubSpot dina senaste samtalsinställningar. För att uppdatera dina inställningar innan du ringer ett samtal:
  • Klicka på Ring från och välj ett annat telefonnummer.
  • Klicka på Enhet och välj Ring fråntelefon eller Ring frånwebbläsare.
  • Eller klicka på Öppna samtalsalternativ för att öppna samtalsfönstret och redigera dina inställningar.
• När du är redo att starta samtalet väljer du ett telefonnummer.

• Samtalsfönstret visas i inkorgen och samtalet startar omedelbart. Precis som när du ringer ett samtal från en kontaktpost kan du spela in samtalet, stänga av ljudet, ange en anknytning eller göra anteckningar under samtalet.
• När samtalet är klart klickar du på callingHangup Avsluta samtal.
• I samtalsfönstret kan du lägga till ytterligare anteckningar eller lämna ett betyg för samtalskvaliteten och sedan klicka på Spara samtal.

Du kan visa samtalsposten i tråden och komma åt inspelningarna. Om du är en Sales Hub -eller Service Hub Enterprise-användare i ett konto med Conversation Intelligence (CI) aktiverat kan du även granska utskrifterna, om de finns tillgängliga. Det tar några minuter innan samtalsinspelningar och utskrifter visas i samtalsposten.

Visa samtal på historikens tidslinje

När du har sparat samtalet visas det på kontaktens tidslinje.

• Om du vill ta bort samtalet från alla tillhörande tidslinjer för poster klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer Ta bort.
• Om du vill redigera samtalets resultat klickar du på rullgardinsmenyn Resultat .
• Riktningen kommer automatiskt att ställas in som ett utgående samtal. Inkommande samtal loggas inte automatiskt till den associerade kontaktens tidslinje. Läs mer om hur du använder ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot för att ta emot inkommande samtal som vidarebefordras till din personliga enhet.
• Om du vill redigera samtalstypen klickar du på rullgardinsmenyn Typ .
• Om du vill lägga till en kommentar till det loggade samtalet klickar du på Lägg till kommentar.
• För att få tillgång till ytterligare inspelningsdetaljer, klicka på Granska samtal. Verktyget för granskning av inspelningen öppnas i en panel till höger. Om du använder Conversation Intelligence (CI) för att spela in och transkribera samtal kan du också komma åt inspelningen och transkriberingen härifrån. Läs mer om hur du använder verktyget för inspelningsgranskning.

Läs om hur du också kan komma åt alla dina samtal från din indexsida för samtal.