Soita puheluita

Jos olet käyttäjä, jolle on määritettymaksullinen Sales Hub- tai Service Hub -paikka, voit soittaa puheluita suoraan yhteystietoihin HubSpotin tietueesta käyttäen HubSpotin tarjoamaa puhelinnumeroa, soittamista varten rekisteröityä lähtevää puhelinnumeroa tai kolmannen osapuolen soittopalveluntarjoajaa. Voit nauhoittaa puhelun, tehdä muistiinpanoja puhelun aikana ja tallentaa puhelun yhteyshenkilön tietueeseen. Jos olet keskellä keskustelua yhteystiedon kanssa Keskustelujen saapuneet-kansiossa, voit käyttää soittotyökalua myös suoraan vastauseditorista.

Muista, että HubSpot-tilisi soittominuuttien määrä riippuu tilauksestasi. Tilillesi ilmestyy hälytys, kun olet lähestymässä rajaasi. Jos saavutat rajasi puhelun aikana, voit päättää kyseisen puhelun, mutta et voi soittaa lisää puheluita kyseisessä kuussa. Puheluminuutit nollautuvat kunkin kuukauden ensimmäisenä päivänä.

Huomaa: kaikki HubSpotin EU:n datakeskuksesta tulevat ja lähtevät puhelut ohjataan Twilion Irlannin datakeskuksen kautta. Tämä tarkoittaa, että kun käytät Twilioa EU:n datakeskuksesta, äänitietosi reititetään Twilio Irelandin kautta. Twilio-viestintätiedot eivät kuulu tämän muutoksen piiriin. EU:n datakeskukseen liittyneiden asiakkaiden osalta tämä muutos koskee lähteviä puhelutietoja 1. joulukuuta 2022 jälkeen ja saapuvia puhelutietoja 30. elokuuta 2023 jälkeen.

Ennen kuin aloitat

• Varmista, että täytät tekniset vaatimukset, jotta voit soittaa puheluita HubSpotilla.
• Määritä soittovaihtoehto tilillesi.

Soita yhteystietueesta

Voit aloittaa puhelun yhteystietueesta:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
• Napsauta tietueen nimeä .

• Napsauta vasemmanpuoleisessa sivupalkissa calling soittokuvaketta.
• Jos sinun ei tarvitse päivittää mitään soittoasetuksia ennen soittamista, valitse puhelinnumero pudotusvalikosta. Puhelu alkaa välittömästi. Lue, miten voit syöttää liittymän, tallentaa tai mykistää itsesi , kun puhelu on yhdistetty.
  
  
• Jos haluat päivittää asetukset ennen puhelun soittamista, valitse Avaa puheluasetukset. HubSpot tallentaa oletusarvoisesti viimeisimmät soittoasetuksesi.
  • Jos soittamasi yhteyshenkilö on kieltäytynyt kaikesta viestinnästä, sinun on annettava yhteyshenkilölle kertaluonteinen laillinen peruste viestiä hänen kanssaan ennen puhelun soittamista. Valitse valintaikkunassa Anna kertaluonteinen oikeusperuste määrittääksesi oikeusperustan ja selittääksesi, miksi voit viestiä yhteystiedon kanssa. Sinun on määritettävä oikeusperuste yhteystiedoille, jotka ovat kieltäytyneet kaikesta viestinnästä, vaikka tietosuoja-asetukset olisivatkin pois käytöstä tililläsi.

Huomaa: vaikka nämä ominaisuudet ovat HubSpotissa, lakitiimisi on paras resurssi antamaan neuvoja sääntöjen noudattamisesta juuri sinun tilanteessasi.

• • Napsauta pudotusvalikkoa ja valitse puhelinnumero.
    • Jos soitat yhteystietueesta, soittotyökalu käyttää oletusarvoisesti yhteystiedon Puhelinnumero -ominaisuuteen tallennettua puhelinnumeroa. Voit lisätä toisen puhelinnumeron valitsemalla + Lisää puhelinnumero.
      • Napsauta pudotusvalikkoa ja valitse olemassa oleva puhelinnumero-ominaisuus ja kirjoita sitten puhelinnumero tekstikenttään. KäytäMaa-pudotusvalikkoa asettaaksesi automaattisesti maakoodin ja soveltaaksesi oikeaa puhelinnumeron muotoa. Taivalitse Lisää mukautettu puhelinominaisuus luodaksesi yhteystieto-ominaisuusryhmään yksirivisen tekstikenttäominaisuuden, johon voit tallentaa toisen puhelinnumeron, johon voit soittaa.

• • • Jos haluat poistaa mukautetun puhelinnumero-ominaisuuden, napsauta poistettavan numeron vieressä olevaa edit muokkauskuvaketta ja napsauta sitten delete poista.

• • • Jos soitat toisesta objektitietueesta, valitse soitettava yhteyshenkilö tai yritys. Jos soitat mukautetusta objektitietueesta, voit valita vain niihin liittyvistä tietueista, jotka on lueteltu Soita-pudotusvalikossa .

Huomaa: Sinun on annettava maakoodi, kun soitat Yhdysvaltojen ulkopuoliseen tuettuun maahan tai maasta. Maasta riippuen muotoon voi sisältyä "+". HubSpot soittaa myös yhteystiedon Puhelinnumero -ominaisuudelle asetettuun numeroon. Jos yhteystiedollasi ei ole arvoa tälle ominaisuudelle, lisää puhelinnumero.

• • Napsauta From number (Mistä numero ) -pudotusvalikkoa ja valitse tai lisää toinen rekisteröity puhelinnumero, josta soitetaan.
  • Valitse joko Soita selaimesta, Soita puhelimesta tai Soita HubSpot-sovelluksesta.
    • Jos valitset Soita puhelimesta, saat puhelun automaattiselta järjestelmältä, joka yhdistää sinut yhteystietoosi.

Huomaa: Kun käytät Soita puhelimesta -vaihtoehtoa, soitetaan kaksi puhelua: yksi ensimmäiseen puhelimeen tallennuksen määrittämistä varten ja toinen toiseen puhelimeen varsinaista puhelua varten. Tämä kaksinkertaistaa käytettyjen puheluminuuttien määrän.

• • • Jos valitset Soita selaimesta, soitat puhelun tietokoneen äänen avulla, ja näyttöön tulee ponnahdusikkuna.

• • • Jos valitset Soita HubSpot-sovelluksesta, puhelimeesi ilmestyy push-ilmoitus, joka ilmoittaa, että olet aloittamassa puhelua. Napauta push-ilmoitusta, niin pääset HubSpot-mobiilisovelluksen puhelunäyttöön ja voit jatkaa puhelua.

• • Kun olet valmis, valitse Soita.

• Puhelun aikana voit vetää ja pudottaa puheluikkunan toiseen paikkaan näytölläsi tai minimoida ikkunan, jotta voit edelleen tarkastella tietojasi HubSpotissa.

• Voit myös siirtyä puhelun aikana liitettyyn tietueeseen tarkastellaksesi liitetyn yrityksen tai sopimuksen yksityiskohtia. Napsauta oikeassa sivupalkissa tietueen nimeä navigoidaksesi kyseisen tietueen aikajanalle.

• Vastaanottajan soittajan tunnisteessa näkyy pudotusvalikosta From (Mistä ) valitsemasi puhelinnumero. Kun puhelu on yhdistetty, voit syöttää numeron, nauhoittaa puhelun, mykistää itsesi ja tehdä muistiinpanoja ponnahdusikkunassa:
  • Kirjoita muistiinpanoja puhelun aikana tekstiruutuun.
  • Puhelun nauhoittaminen:
    • Lähtevät puhelut: Valitse vasemmassa yläkulmassa Tallenna. Puhelun tallennus kytkeytyy automaattisesti päälle, kun kyseessä on yhden osapuolen suostumuksen mukainen lainkäyttöalue. Kun pääkäyttäjä ottaa puhelutallennuksen käyttöön HubSpotin tarjoaman puhelinnumeron käyttäjälle, puhelut alkavat tallentua automaattisesti. Kun tallennat puheluita lainkäyttöalueilla, jotka edellyttävät kahden osapuolen suostumusta, sinun on saatava suostumus soittavalta osapuolelta, jotta voit ottaa puhelujen tallennuksen käyttöön. Tässä tapauksessa saat hälytyksen, kun olet napsauttanut Tallenna. Varmista, että ilmoitat yhteyshenkilölle, että nauhoitat puhelun, ja valitse sitten Olen ilmoittanut hänelle.
    • Saapuvat puhelut: Jos tilillesi on otettu käyttöön Allow call recording (Salli puhelun tallennus ), HubSpotin antamaan numeroon saapuva puhelu alkaa tallentaa automaattisesti. Ennen kuin tallennus alkaa, saapuvalle soittajalle ilmoitetaan, että puhelu tallennetaan ja että hän suostuu tallentamiseen pysymällä linjalla.

Huomaa: Jos lopetat nauhoituksen puhelun aikana, puhelun nauhoitusta ei tallenneta. On muitakin syitä, miksi tallenteet eivät tallennu, kuten yhteysongelmat tai kahden osapuolen suostumusta koskevat vaatimukset. Lue lisää siitä, miksi puhelutallenne ei ehkä tallennu.

• • Voit mykistää itsesi puhelun aikana napsauttamalla Mykistä-kuvaketta.

• • Voit syöttää numeron tai käyttää soittopalvelua napsauttamalla näppäimistökuvaketta.

• • Jos haluat vaihtaa käyttämäsi mikrofonin tai kaiutinlaitteen, napsauta Audio-pudotusvalikkoa.
  • Audio-pudotusvalikon vieressä voit tarkastella verkon laatupisteitä. Tämä pistemäärä mitataan käyttämällä MOS-pistemäärää (Mean Opinion Score). Jos verkon laatu on huono, harkitse liittymistä toiseen verkkoon tai työskentele IT-tiimin kanssa verkkoyhteyden parantamiseksi. Lisätietoja soittotyökalun käytön teknisistä vaatimuksista.

• Kun puhelu on päättynyt, valitse lopeta puhelu. callingHangup i.

• Voit lisätä lisämerkintöjä, määrittää puhelun tuloksen, muokata siihen liittyviä tietueita, arvioida puhelun laatua tai luoda seurantatehtävän.
  • Napsauta Valitse lopputulos -pudotusvalikkoa ja valitse lopputulos.

• • Jos mukautetut puhelu- ja kokoustyypit ovat käytössä( vainSales Hub Professional ja Enterprise ), voit valita puhelutyypin napsauttamalla Valitse puhelutyyppi -pudotusvalikkoa.
  • Kirjoita lisähuomautuksia tekstiruutuun.
  • Valitse puhelun laadun luokitus.
  • Jos haluat luoda tehtävän muistutuksen, valitse Luo seurantatehtävä.
  • Jos haluat muokata, mihin liittyviin tietueisiin tämä puhelu kirjautuu, napsauta pudotusvalikosta Associated with [x] record (liittyy [x]-tietueeseen ). Lisätietoja toimintojen liittämisestä tietueisiin.
  • Jos haluat tarkastella, kuinka monta sinulle varattua kuukausittaista minuuttia olet käyttänyt, napsauta Lisää-pudotusvalikkoa .

• Napsauta Tallenna puhelu.

Jos olet keskellä live-chatti- tai sähköpostikeskustelua vierailijan kanssa saapuneet-kansiossa, voit käyttää soittotyökalua suoraan vastausmuokkausohjelmasta, jotta voit heti olla yhteydessä vierailijaan puhelimitse.

Huomaa: et voi käyttää kolmannen osapuolen soitto-integraatiota soittamiseen keskustelujen saapuneet-kansiosta.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Postilaatikko.
• Avaa keskustelu vasemmassa sivupalkissa napsauttamalla sitä.
• Napsauta vastauseditorissa kanavanvaihtimen pudotusvalikkoa ja valitse Puhelu.
• HubSpot tallentaa oletusarvoisesti viimeisimmät soittoasetuksesi. Voit päivittää asetukset ennen puhelun soittamista:
  • Napsauta Soita osoitteesta ja valitse toinen puhelinnumero.
  • Napsauta Laite ja valitse Soitapuhelimesta tai Soitaselaimesta.
  • Tai avaa puheluikkuna ja muokkaa asetuksia valitsemalla Avaa puheluasetukset .
• Kun olet valmis aloittamaan puhelun, valitse puhelinnumero.

• Puheluikkuna tulee näkyviin postilaatikkoon ja puhelu alkaa välittömästi. Kuten soittaessasi puhelun yhteystietueesta, voit nauhoittaa puhelun, mykistää itsesi, syöttää liittymän tai tehdä muistiinpanoja puhelun aikana.
• Kun puhelu on päättynyt, valitse callingHangup lopeta puhelu.
• Lisää puheluikkunassa mahdolliset lisämerkinnät tai jätä puhelun laatua koskeva arvosana ja valitse sitten Tallenna puhelu.

Voit tarkastella puhelutallennetta viestiketjussa ja käyttää tallenteita. Jos olet Sales Hub- tai Service Hub Enterprise -käyttäjä tilillä, jossa Conversation Intelligence (CI) on käytössä, voit myös tarkastella transkriptioita, jos ne ovat saatavilla. Puhelutallenteiden ja puhtaaksikirjoitusten näkyminen puhelutietueessa kestää muutaman minuutin.

Tarkastele puheluita tallenteen aikajanalla

Kun olet tallentanut puhelun, se näkyy yhteyshenkilön aikajanalla.

• Jos haluat poistaa puhelun kaikista siihen liittyvistä tietueaikatauluista, napsauta pudotusvalikkoa Toiminnot ja valitse Poista.
• Voit muokata puhelun tulosta napsauttamalla pudotusvalikkoa Tulos .
• Suunta asetetaan automaattisesti lähteväksi puheluksi. Saapuvat puhelut eivät kirjaudu automaattisesti liittyvän yhteyshenkilön aikajanalle. Lisätietoja HubSpotin tarjoaman puhelinnumeron käyttämisestä henkilökohtaiseen laitteeseesi välitettyjen saapuvien puhelujen vastaanottamiseen.
• Voit muokata puhelutyyppiä napsauttamalla pudotusvalikkoa Tyyppi .
• Voit lisätä kommentin kirjattuun puheluun valitsemalla Lisää kommentti.
• Jos haluat tarkastella tallennuksen lisätietoja, valitse Review call (Tarkista puhelu). Tallenteen tarkistustyökalu avautuu oikealla olevaan paneeliin. Jos käytät Conversation Intelligence (CI) -toimintoa puheluiden tallentamiseen ja puhtaaksikirjoittamiseen, voit myös käyttää tallennetta ja puhtaaksikirjoitusta tästä. Lisätietoja tallenteen tarkistustyökalun käytöstä.

Lue, miten voit tarkastella kaikkia puheluita myös puhelujen hakemistosivulta.