Mit dem Calling-Tool von HubSpot können Sie Ihre Kontakte in HubSpot erreichen. Sie können direkt über Ihren Browser oder telefonisch Kontakt aufnehmen und den Anruf auch aufzeichnen. Nach dem Anruf wird alles automatisch in Ihrem HubSpot CRM oder in Salesforce protokolliert.
Bitte beachten: Die Option zum Anrufen über HubSpot Sales Calling (VoIP) in der Mobile-App ist nicht mehr verfügbar. Anrufe über die HubSpot Mobile-App werden über Ihren Mobilfunkanbieter getätigt. Erfahren Sie mehr über diese Änderungen an Anrufen über die Mobile-App.
Ihre Telefonnummer für das Calling-Tool registrieren
Bevor Sie Anrufe tätigen können, fügen Sie Ihre Telefonnummer in HubSpot hinzu und verifizieren Sie diese. Das Registrierungsverfahren für das Calling-Tool in HubSpot ist benutzerspezifisch. In Ihrem Account können mehrere Benutzer dieselbe Telefonnummer verwenden, jeder Benutzer muss diese Telefonnummer jedoch einzeln registrieren. Bevor Sie eine Telefonnummer registrieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Land für Anrufe unterstützt wird.
Ihre Telefonnummer hinzufügen
- Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
- Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts.
- Klicken Sie im Kontaktdatensatz auf die Registerkarte „Anrufe“.
- Klicken Sie auf „Anruf tätigen“, um Ihre Telefonnummer zu registrieren.
- Klicken Sie im Fenster, das am unteren Rand geöffnet wird, auf „Ihre Telefonnummer hinzufügen“.
- Geben Sie im Dialogfeld Ihre Telefonnummer und eine Erweiterung (falls zutreffend) ein. Klicken Sie dann auf Registrierung aufheben.
Ihre Telefonnummer verifizieren
Als nächstes werden Sie einen Anruf empfangen , um sicherzustellen, dass Sie Zugriff auf die hinzugefügte Telefonnummer haben. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie den Verifizierungscode ein, der auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird.
Sobald dies abgeschlossen ist, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt. Sie können jetzt Anrufe mit dem calling-tool von HubSpot tätigen.
Anruf tätigen
Sie können einen Anruf über ein Telefoniegerät tätigen, z. B. über einen Telefonapparat oder ein Mobiltelefon, oder über Ihren Browser.
Bitte beachten: Sie müssen die Landesvorwahl wählen, wenn Sie in ein oder aus einem Land mit Unterstützung durch Anrufe außerhalb der Vereinigten Staaten anrufen. Das Format kann ein „+“ enthalten oder nicht. HubSpot wählt auch die Nummer, die für die Eigenschaft des Kontakts eingestellt ist Telefonnummer . If your contact does not have a value for Phone number, add a phone number.
Einen Anruf über Ihr Telefon tätigen
- Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
- Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts.
- Klicken Sie im Kontaktdatensatz auf die Registerkarte „Anrufe“.
- Klicken Sie auf „Anruf tätigen“.
- Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Anruf“, um die Telefonnummer auszuwählen, die Sie anrufen. Standardmäßig verwendet das Calling-Tool die in der Eigenschaft „Telefonnummer“ gespeicherte Telefonnummer. Wenn die Telefonnummer des Kontakts in einer anderen Eigenschaft gespeichert ist, z. B. in „Handynummer“, können Sie stattdessen diese Eigenschaft auswählen. Sie können eine vorhandene Eigenschaft zu dieser Liste hinzufügen, indem Sie auf „+ Andere Telefoneigenschaft hinzufügen“ klicken.
- Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Von“, um die Telefonnummer auszuwählen, über die Sie anrufen.
- Klicken Sie auf „Über Telefon anrufen“. Wenn die Option auf „Vom Browser anrufen“ festgelegt ist, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „Über Telefon anrufen“ aus.
- Sie erhalten einen Anruf von einem automatisierten System, das Sie mit Ihrem Kontakt verbindet. Die Anrufer-ID des Empfängers zeigt die Telefonnummer an, die Sie im Dropdown-Menü „Von“ ausgewählt haben.
Bitte beachten: Bei Verwendung der Option „Über Telefon anrufen“ werden zwei Anrufe getätigt – einer für das erste Telefon und die Einrichtung der Aufzeichnung, der andere für das zweite Telefon und den eigentlichen Anruf. Dies verdoppelt die Anzahl der Anrufminuten.
Über den Browser anrufen
- Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
- Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts.
- Klicken Sie im Kontaktdatensatz auf die Registerkarte „Anrufe“.
- Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Anruf“, um die Telefonnummer auszuwählen, die Sie anrufen. Standardmäßig verwendet das Calling-Tool die in der Eigenschaft „Telefonnummer“ gespeicherte Telefonnummer. Wenn die Telefonnummer des Kontakts in einer anderen Eigenschaft gespeichert ist, z. B. in „Handynummer“, können Sie stattdessen diese Eigenschaft auswählen. Sie können eine vorhandene Eigenschaft zu dieser Liste hinzufügen, indem Sie auf „+ Andere Telefoneigenschaft hinzufügen“ klicken.
- Klicken Sie zum Ändern der Telefonnummer im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Von“ und wählen Sie die Telefonnummer aus, von der aus Sie anrufen.
- Klicken Sie auf „Vom Browser anrufen“. Wenn die Option auf „Über Telefon anrufen“ festgelegt ist, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „Über Telefon anrufen“ aus.
- Die Anrufer-ID des Empfängers zeigt die Telefonnummer an, die Sie im Dropdown-Menü „Von“ ausgewählt haben.
- Um eine Durchwahl einzugeben, klicken Sie oben rechts im Popup-Feld auf das Wahltastensymbol.
Anruf und Notizen aufzeichnen
- Sobald der Anruf verbunden ist, klicken Sie im Popup-Feld auf „Aufzeichnen“, um den Anruf aufzuzeichnen. Sie können auch Notizen während des Anrufs hinzufügen.
- Die Anrufaufzeichnung wird automatisch für die Zustimmungszustände Einparteienzustimmung aktiviert. Für alle anderen Gebiete müssen Sie die Einwilligung vom Anrufempfänger einholen, um die Aufzeichnung zu aktivieren. In diesem Fall wird nach dem Klick auf „Aufzeichnen“ eine Warnung angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie den Kontakt über Ihr Aufzeichnungsvorhaben informieren, und klicken Sie dann auf „Ich habe meinen Gesprächspartner informiert“.
- Wenn der Anruf beendet ist, können Sie weitere Notizen hinzufügen und auf das Dropdown-Menü Auswählen eines Ergebnisses klicken, um das Ergebnis des Anrufs auszuwählen.
- Wenn Anpassung der Anruf- und Besprechungstypen aktiviert sind, können Sie auf das Dropdown-Menü Anruftyp auswählen klicken, um den Anruftyp auszuwählen.
- Klicken Sie auf Anruf speichern , um den Anruf auf der Kontaktzeitachse zu speichern.
Bitte beachten: Wenn Sie während eines Anrufs die Aufzeichnung beenden, geht die gesamte Anrufaufzeichnung verloren. Erfahren Sie mehr darüber, warum Ihre Anrufaufzeichnung möglicherweise nicht gespeichert wird.
- Um die mit dem Anruf verbundenen Datensätze zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zuordnungen“.
- Um die Aktivität oben in der Kontakt-Chronik anzupinnen, klicken Sie auf „Anpinnen“.
- Um den Anruf aus allen zugehörigen Datensatz-Chroniken zu entfernen, klicken Sie auf „Löschen“.
- Um das Anrufergebnis zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter „Ergebnis“.
- Um den Anruftyp zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter „Typ“.
- Um weitere Details zum Anruf anzuzeigen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Details“.
Anruftranskript anzeigen (nur Sales Hub Enterprise und Service Hub Enterprise)
Wenn Sie Sales Hub Enterprise oder Service Hub Enterprise verwenden, können Sie in der Chronik des Kontakts auf das Anruftranskript zugreifen, nachdem der Anruf gespeichert wurde. Der Anruf muss aufgezeichnet werden, damit er transkribiert werden kann. Die Transkription wird in der Chronik des Kontakts als Anhang angezeigt. 
- Klicken Sie auf Anruftranskript, um die Transkription zu öffnen.
- Klicken Sie im Fenster Aufzeichnung aufrufen auf Aufgabe erstellen , um eine Folgeaufgabe basierend auf dem, was während des Anrufs besprochen wurde, zu erstellen. Geben Sie alle zusätzlichen Aufgabendetails in das Feld Aufgabe erstellen ein und klicken Sie dann auf Erstellen.
Damit die Option zum Erstellen einer Aufgabe angezeigt wird, muss eines der folgenden Wörter während des Anrufs verwendet werden: senden, bereitstellen, liefern, freigeben, planen, arrangieren, organisieren, planen, hinzufügen, einrichten, kontaktieren, anrufen, treffen, bestätigen, prüfen, genehmigen, akzeptieren, autorisieren, unterzeichnen, überprüfen, auf Sie zurückkommen. Diese Wörter müssen in Kombination mit Phrasen wie „Lassen Sie mich ...“, „Ich werde ...“ oder „Ich könnte doch ...“ verwendet werden, damit ein Vorschlag für eine Follow-up-Aufgabe erstellt wird.
Bitte beachten: Das Anzeigen der Transkription kann so lange dauern wie der Anruf selbst. Bei längeren Anrufen nimmt das Transkribieren mehr Zeit in Anspruch. Anrufe werden mithilfe eines Services von Google transkribiert und sind derzeit nur in englischer Sprache verfügbar.
HubSpot kennzeichnet automatisch jedes Transkript Gut, Fair, oder Poor je nach Qualität der Transkription. Die Qualität wird dadurch bestimmt, wie viele Wörter in der Abschrift wahrscheinlich korrekt sind.
Telefonnummern verwalten, die für das Calling-Tool registriert wurden
Zusätzliche Telefonnummern registrieren
Wenn Sie Kontakte von mehreren Telefonnummern aus anrufen möchten, müssen Sie jede dieser Nummern für den Anruf registrieren:
- Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
- Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts.
- Klicken Sie im Kontaktdatensatz auf die Registerkarte Anruf .
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Anruf von und wählen Sie Neue Telefonnummer hinzufügen.
Standardtelefonnummer festlegen
Wenn Sie zusätzliche Telefonnummern für das Calling-Tool registriert haben, wird die Telefonnummer, die Sie als erste hinzugefügt haben, automatisch als Standardnummer festgelegt. So ändern Sie die Standardnummer:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol , um die Einstellungen aufzurufen.
- Navigieren Sie im linken Menü der Seitenleiste zu Verkauf. > Anrufe.
- Klicken Sie im Abschnitt Telefonnummern auf das Symbol Stern neben der Telefonnummer, das als Standard festgelegt werden soll.
Telefonnummer löschen
Klicken Sie im Abschnitt Telefonnummern auf Löschen neben der Nummer. Nach dem Löschen steht diese Telefonnummer nicht mehr für Anrufe zur Verfügung.
HubSpot Calling erneut aktivierten
Wenn Sie das Calling-Tool vor einem Monat aktiviert haben und in den letzten sieben Tagen keine neuen Telefonnummern registriert oder Anrufe getätigt haben, wird das Calling-Tool in Ihrem Account deaktiviert. Sie werden in Ihrer Benachrichtigungszentrale benachrichtigt und haben sieben Tage Zeit, von dem an Sie zum ersten Mal benachrichtigt wurden, einen Anruf zu tätigen oder eine Nummer neu zu registrieren.
Wenn das aufrufende Tool deaktiviert ist, müssen Sie es wieder aktivieren, bevor Sie Anrufe tätigen können:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol , um die Einstellungen aufzurufen.
- In der linken Seitenleiste navigieren Sie zu Verkauf. > Anrufe.
- Klicken Sie auf Anuruf aktivieren.
Providerunabhängige Anrufe (BETA) verwenden
Die Calling-API von HubSpot ermöglicht es Benutzern, ihre eigene Anruffunktion direkt innerhalb von HubSpot zu integrieren. Derzeit ist die Integration mit Aircall möglich. Sie müssen über eine zugewiesene kostenpflichtige Sales Hub- oder Service Hub-Lizenz sowie ein gültiges Aircall-Konto verfügen, um diese Funktion zu nutzen. Diese Funktion steht derzeit in der Betaversion zur Verfügung.
Bitte beachten: Diese Funktion funktioniert mit der vorhandenen Aircall-Integration, jedoch muss der Anruf nicht über die Aircall-Desktop-App erfolgen. Benutzer können weiterhin die Aircall-Integration mit HubSpot verwenden, Anrufe müssen jedoch über die Aircall-Desktop-App erfolgen.
Wenn Sie Ihre eigene Anruffunktion integrieren möchten, werden ab sofort keine Minuten aus Ihrem HubSpot-Account mehr verwendet. Sobald Ihr Aircall-Konto mit HubSpot integriert ist, wird bei allen bezahlten Benutzern standardmäßig das anbieterunabhängige Calling-Tool verwendet. Die Verbindung mit dem nativen Anrufdienstanbieter von HubSpot ist erst verfügbar, wenn Sie die Aircall-Integration verwenden. Wenn sich jedoch kostenlose Benutzer in Ihrem Konto befinden, verlassen sie sich weiterhin auf den nativen Anrufservice von HubSpot, um Anrufe von HubSpot aus zu tätigen.
- Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
- Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts.
- Klicken Sie im Kontaktdatensatz auf die Registerkarte „Anruf“.
- Klicken Sie auf „Vom Browser anrufen“.
- Klicken Sie im Fenster der Aircall-App auf den grünen Telefonanrufbutton , um Ihren Anruf zu beginnen.
- Während des Anrufs können Sie Folgendes tun:
- Notizen im Feld Kommentar hinzufügen machen.
- Den Anruf stummschalten.
- Den Anruf halten.
- Über die Wahltasten eine Durchwahl eingeben.
- Den Anruf übertragen.
- Einen zweiten Anruf beginnen.
- Um den Anruf zu beenden, klicken Sie auf das rote Telefonsymbol .
- Um den Anruf in der Zeitachse des Kontakts zu speichern, klicken Sie auf Speichern & Beenden.
Bitte beachten: Anruftranskripte sind derzeit nicht verfügbar für Anrufe über Aircall.