Anrufe tätigen

Nachdem Sie das Calling-Feature in HubSpot eingerichtet haben, können Sie Ihre Kontakte direkt von deren Datensatz in HubSpot aus anrufen. Sie können den Anruf aufzeichnen, Notizen während des Anrufs machen und den Anruf im Datensatz des Kontakts speichern. 

Bevor Sie loslegen, stellen Sie sicher, dass Sie die technischen Voraussetzungen für Anrufe mit HubSpot erfüllen. Beachten Sie, dass die Anzahl der Anrufminuten in Ihrem HubSpot-Account von Ihrem Abonnement abhängt. Eine Warnung wird in Ihrem Account angezeigt, wenn Sie sich innerhalb von 100 Minuten Ihres Limits befinden. Wenn Sie Ihr Limit während eines Anrufes erreichen, können Sie den Anruf zuende führen, aber Sie können in dem Monat keine zusätzlichen Anrufe tätigen. Benutzer kostenloser Tools und von Testversionen können den Anruf nicht beenden, wenn ihnen während eines Anrufs die Minuten ausgehen. Ihre Anrufminuten werden am ersten Tag eines jeden Monats zurückgesetzt.

Bitte beachten: Die Option zum Anrufen über HubSpot Sales Calling (VoIP) in der Mobile-App ist nicht mehr verfügbar. Anrufe über die HubSpot Mobile-App werden über Ihren Mobilfunkanbieter getätigt. Erfahren Sie mehr über diese Änderungen an Anrufen über die Mobile-App.

Anruf über das Telefon oder den Browser tätigen

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf das Telefonsymbol calling.
• Wenn Sie vor einem Anruf Anrufeinstellungen aktualisieren müssen, wählen Sie im Dropdown-Menü eine Telefonnummer aus. Der Anruf beginnt sofort. Erfahren Sie, wie Sie eine Durchwahl eingeben, aufzeichnen oder sich stummschalten, sobald der Anruf verbunden ist.  
• Um Ihre Einstellungen vor einem Anruf zu aktualisieren, klicken Sie auf „Notizen und Anrufoptionen öffnen“. Standardmäßig speichert HubSpot Ihre letzten Anrufeinstellungen.
  • Wenn sich ein Kontakt, den Sie anrufen, von allen Benachrichtigungen abgemeldet hat, müssen Sie dem Kontakt vor einem Anruf eine einmalige rechtliche Grundlage zur Kontaktaufnahme angeben. Klicken Sie im Dialogfeld auf „Rechtliche Grundlage angeben (einmalig)“, um eine rechtliche Grundlage zuzuweisen und zu erklären, warum Sie mit dem Kontakt kommunizieren dürfen. Sie müssen Kontakten, die sich von allen Benachrichtigungen abgemeldet haben, eine rechtlichen Grundlage zuweisen, selbst wenn die DSGVO-Einstellung in Ihrem Account deaktiviert ist.

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

• • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine Telefonnummer aus.
    • Wenn Sie von einem Kontaktdatensatz aus anrufen, verwendet das Calling-Feature standardmäßig die in der Eigenschaft „Telefonnummer“ gespeicherte Telefonnummer. Sie können eine weitere Telefonnummer hinzufügen, indem Sie auf „+ Telefonnummer hinzufügen“ klicken.
    • Wenn Sie von einem anderen Objektdatensatz aus anrufen, wählen Sie den Kontakt oder das Unternehmen aus, den bzw. das Sie anrufen möchten.

Bitte beachten: Sie müssen die Landesvorwahl wählen, wenn Sie in ein oder aus einem Land mit Unterstützung durch Anrufe außerhalb der Vereinigten Staaten anrufen. Das Format kann ein „+“ enthalten oder nicht. HubSpot wählt auch die Nummer, die für die Eigenschaft „Telefonnummer“ des Kontakts festgelegt ist. Wenn Ihr Kontakt keinen Wert für diese Eigenschaft aufweist, fügen Sie eine Telefonnummer hinzu.

• • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Anrufernummer“ und wählen Sie eine andere registrierte Telefonnummer aus, von der aus Sie anrufen, oder fügen Sie diese hinzu.
  • Wählen Sie entweder „Über Browser anrufen“ oder „Über Telefon anrufen“ aus.
    • Wenn Sie „Über Telefon anrufen“ auswählen, erhalten Sie einen Anruf von einem automatisierten System, das Sie dann mit Ihrem Kontakt verbindet.

Bitte beachten: Bei Verwendung der Option „Über Telefon anrufen“ werden zwei Anrufe getätigt – einer für das erste Telefon und die Einrichtung der Aufzeichnung, der andere für das zweite Telefon und den eigentlichen Anruf. Dies verdoppelt die Anzahl der Anrufminuten.

• • • Wenn Sie „Über Browser anrufen“ auswählen, verwenden Sie die Audiofunktion Ihres Computers, um den Anruf zu tätigen. Dazu wird ein entsprechendes Popup-Fenster angezeigt.

• • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Anrufen“.

• Während des Anrufs können Sie das Anruffenster per Drag-&-Drop an eine andere Stelle auf Ihrem Bildschirm ziehen oder das Fenster so minimieren, dass Sie Ihre Daten in HubSpot noch sehen. 

• Die Anrufer-ID des Empfängers zeigt die Telefonnummer an, die Sie im Dropdown-Menü „Von“ ausgewählt haben. Sobald der Anruf verbunden ist, können Sie eine Durchwahl eingeben, den Anruf aufzeichnen, sich selbst stummschalten und Notizen im Popup-Fenster machen:
  • Geben Sie während des Anrufs Notizen in das Textfeld ein. 
  • Um den Anruf aufzuzeichnen, klicken Sie oben rechts auf „Aufzeichnen“. Die Anrufaufzeichnung wird automatisch für die Zustimmungszustände Einparteienzustimmung aktiviert. Für alle anderen Gebiete müssen Sie die Einwilligung vom Anrufempfänger einholen, um die Aufzeichnung zu aktivieren. In diesem Fall wird nach dem Klick auf „Aufzeichnen“ eine Warnung angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie den Kontakt über Ihr Aufzeichnungsvorhaben informieren, und klicken Sie dann auf „Ich habe meinen Gesprächspartner informiert“.

Bitte beachten: Wenn Sie während eines Anrufs die Aufzeichnung beenden, geht die gesamte Anrufaufzeichnung verloren. Erfahren Sie mehr darüber, warum Ihre Anrufaufzeichnung möglicherweise nicht gespeichert wird. 

• • Um sich während des Anrufs selbst zu stummschalten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ton aus“.

• • Um eine Durchwahl einzugeben oder den Dialer zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Tastatur“.

• • Klicken Sie zum Ändern des Mikrofons oder des Lautsprechers, das bzw. den Sie verwenden, auf das Dropdown-Menü „Audio“.
  • Neben dem Dropdown-Menü „Audio“ können Sie den Score für Ihre Netzwerkqualität überprüfen. Dieser Score wird mithilfe des „Mean Opinion Score (MOS)“ gemessen. Wenn die Netzwerkqualität schlecht ist, sollten Sie eventuell einem anderen Netzwerk betreten oder in Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Team Ihre Netzwerkverbindung verbessern. Erfahren Sie mehr über die technischen Voraussetzungen für die Verwendung des Calling-Tools.

• Wenn der Anruf abgeschlossen ist, klicken Sie auf  „Anruf beenden“ callingHangup i.

• Sie können zusätzliche Notizen hinzufügen, ein Anrufergebnis zuweisen, die zugehörigen Datensätze bearbeiten, die Anrufqualität bewerten oder eine Follow-up-Aufgabe erstellen.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Ergebnis auswählen“ und wählen Sie ein Ergebnis aus. 
  • Wenn benutzerdefinierte Anruf- und Meeting-Typen aktiviert aktiviert sind (nurSales Hub Professional und Enterprise), können Sie auf das Dropdown-Menü „Anruftyp auswählen“ klicken, um den Anruftyp auszuwählen.
  • Geben Sie zusätzliche Notizen im Textfeld ein. 
  • Wählen Sie eine Bewertung für die Qualität des Anrufs aus. 
  • Um eine Aufgabenerinnerung zu erstellen, klicken Sie auf „Follow-up-Aufgabe erstellen“. 
  • Um zu bearbeiten, in welchen Datensätzen diesen Anruf protokolliert wird, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „[x] Datensatz/Datensätzen zugeordnet“. Erfahren Sie mehr über das Zuordnen von Aktivitäten zu Datensätzen. 
  • Um anzuzeigen, wie viele Ihrer vorgesehenen monatlichen Freiminuten Sie verbraucht haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Mehr“. 

• Klicken Sie auf „Anruf speichern“. 

Anrufe in der Chronik eines Datensatzes anzeigen

Nachdem Sie den Anruf speichern, wird er in der Chronik des Kontakts angezeigt.

• Um den Anruf aus allen zugehörigen Datensatzchroniken zu entfernen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen und wählen Sie „Löschen“ aus.
• Um das Anrufergebnis zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Ergebnis“. 
• Um den Anruftyp zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Typ“.
• Um dem protokollierten Anruf einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“.
• Um zusätzliche Anrufdetails aufzurufen, klicken Sie auf „Anruf auswerten“. Das Tool zur Auswertung von Kundengesprächen wird in einem Bereich auf der rechten Seite geöffnet. Wenn Sie Conversations Intelligence (CI) verwenden, um Anrufe aufzuzeichnen und zu transkribieren, können Sie die Anrufaufzeichnung und das Transkript auch von hier aufrufen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung des Tools zur Auswertung von Kundengesprächen.

Erfahren Sie außerdem, wie Sie alle Ihre Anrufe auch über Ihre Startseite für Anrufe aufrufen können.