Anrufe tätigen

Wenn Sie ein Benutzer mit einem zugewiesenen kostenpflichtigen Sales Hub- oder Service Hub-Lizenz haben, können Sie Kontakte direkt aus deren Datensatz in HubSpot über eine von HubSpot bereitgestellte Telefonnummer, eine für Anrufe registrierte ausgehende Telefonnummer oder einen Drittanbieter für Anrufdienste anrufen. Sie können den Anruf aufzeichnen, Notizen während des Anrufs machen und den Anruf im Datensatz des Kontakts speichern. Wenn Sie sich mitten in einem Gespräch mit einem Kontakt im Conversations-Postfach befinden, können Sie auch direkt über den Antwort-Editor auf das Calling-Tool zugreifen. 

Bevor Sie loslegen, stellen Sie sicher, dass Sie die technischen Voraussetzungen für Anrufe mit HubSpot erfüllen und dass Sie in Ihre Account eine Anrufoption eingerichtet haben.

Beachten Sie, dass die Anzahl der Anrufminuten in Ihrem HubSpot-Account von Ihrem Abonnement abhängt. Eine Warnung wird in Ihrem Account angezeigt, wenn Sie sich Ihrem Limit nähern. Wenn Sie Ihr Limit während eines Anrufes erreichen, können Sie den Anruf zuende führen, aber Sie können in dem Monat keine zusätzlichen Anrufe tätigen. Ihre Anrufminuten werden am ersten Tag eines jeden Monats zurückgesetzt.

Über einen Kontaktdatensatz anrufen

So starten Sie einen Anruf von einem Kontaktdatensatz aus:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.

• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das calling Telefon-Symbol .
• Wenn Sie vor einem Anruf keine Anrufeinstellungen aktualisieren müssen, wählen Sie im Dropdown-Menü eine Telefonnummer aus. Der Anruf beginnt sofort. Erfahren Sie, wie Sie eine Durchwahl eingeben, aufzeichnen oder sich stummschalten, sobald der Anruf verbunden ist.
  
• Um Ihre Einstellungen zu aktualisieren, bevor Sie einen Anruf tätigen, klicken Sie auf „Anrufoptionen öffnen“. Standardmäßig speichert HubSpot Ihre letzten Anrufeinstellungen.
  • Wenn sich ein Kontakt, den Sie anrufen, von allen Benachrichtigungen abgemeldet hat, müssen Sie dem Kontakt vor einem Anruf eine einmalige rechtliche Grundlage zur Kontaktaufnahme angeben. Klicken Sie im Dialogfeld auf „Rechtliche Grundlage angeben (einmalig)“, um eine rechtliche Grundlage zuzuweisen und zu erklären, warum Sie mit dem Kontakt kommunizieren dürfen. Sie müssen Kontakten, die sich von allen Benachrichtigungen abgemeldet haben, eine rechtlichen Grundlage zuweisen, selbst wenn die DSGVO-Einstellung in Ihrem Account deaktiviert ist.

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

• • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine Telefonnummer aus.
    • Wenn Sie von einem Kontaktdatensatz aus anrufen, verwendet das Calling-Feature standardmäßig die in der Eigenschaft „Telefonnummer“ gespeicherte Telefonnummer. Sie können eine weitere Telefonnummer hinzufügen, indem Sie auf „+ Telefonnummer hinzufügen“ klicken.
      • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine vorhandene Telefonnummer aus. Geben Sie dann die Telefonnummer im Textfeld ein. Verwenden Sie das Dropdown-Menü „Land“, um die Landesvorwahl automatisch einzustellen und das richtige Rufnummernformat anzuwenden. Oder wählen Sie „Benutzerdefinierte Eigenschaft für Telefon hinzufügen“ aus, um eine Eigenschaft vom Typ „Einzeiliges Textfeld“ in der Eigenschaftsgruppe „Kontaktinformationen“ zu erstellen, um eine andere Telefonnummer zum Anrufen zu speichern. 

• • • Wenn Sie eine benutzerdefinierte Telefonnummer entfernen möchten, klicken Sie auf das edit Bleistift-Symbol neben der zu löschenden Nummer und klicken Sie dann auf das delete Papierkorb-Symbol. 

• • • Wenn Sie von einem anderen Objektdatensatz aus anrufen, wählen Sie den Kontakt oder das Unternehmen aus, den bzw. das Sie anrufen möchten. Wenn Sie vom Datensatz eines benutzerdefinierten Objekts aus anrufen, können Sie nur aus den zugehörigen Datensätzen auswählen, die im Dropdown-Menü „Anruf“ aufgelistet sind. 

Bitte beachten: Sie müssen die Landesvorwahl wählen, wenn Sie in ein oder aus einem unterstützten Land außerhalb der Vereinigten Staaten anrufen. Je nach Land kann das Format ein „+“ enthalten. HubSpot wählt auch die Nummer, die für die Eigenschaft „Telefonnummer“ des Kontakts festgelegt ist. Wenn Ihr Kontakt keinen Wert für diese Eigenschaft aufweist, fügen Sie eine Telefonnummer hinzu.

• • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Anrufernummer“ und wählen Sie eine andere registrierte Telefonnummer aus, von der aus Sie anrufen, oder fügen Sie diese hinzu.
  • Wählen Sie entweder „Über Browser anrufen“ oder „Über Telefon anrufen“ aus.
    • Wenn Sie „Über Telefon anrufen“ auswählen, erhalten Sie einen Anruf von einem automatisierten System, das Sie dann mit Ihrem Kontakt verbindet.

Bitte beachten: Bei Verwendung der Option „Über Telefon anrufen“ werden zwei Anrufe getätigt – einer für das erste Telefon und die Einrichtung der Aufzeichnung, der andere für das zweite Telefon und den eigentlichen Anruf. Dies verdoppelt die Anzahl der Anrufminuten.

• • • Wenn Sie „Über Browser anrufen“ auswählen, verwenden Sie die Audiofunktion Ihres Computers, um den Anruf zu tätigen. Dazu wird ein entsprechendes Popup-Fenster angezeigt.

• • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Anrufen“.

• Während des Anrufs können Sie das Anruffenster per Drag-&-Drop an eine andere Stelle auf Ihrem Bildschirm ziehen oder das Fenster so minimieren, dass Sie Ihre Daten in HubSpot noch sehen. 

• Sie können auch während des Anrufs zu einem zugehörigen Datensatz gehen, um sich Details zum zugehörigen Unternehmen oder Deal anzuschauen. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf den Namen des Datensatzes, um zur Chronik dieses Datensatzes zu gelangen. 

• Die Anrufer-ID des Empfängers zeigt die Telefonnummer an, die Sie im Dropdown-Menü „Von“ ausgewählt haben. Sobald der Anruf verbunden ist, können Sie eine Durchwahl eingeben, den Anruf aufzeichnen, sich selbst stummschalten und Notizen im Popup-Fenster machen:
  • Geben Sie während des Anrufs Notizen in das Textfeld ein. 
  • So zeichnen Sie das Gespräch auf:
    • Ausgehende Anrufe: Klicken Sie oben links auf „Aufzeichnen“. Die Anrufaufzeichnung wird automatisch für Jurisdiktionen der einseitigen Einwilligung aktiviert. Wenn ein Super-Admin Anrufaufzeichnung für einen Benutzer unter einer von HubSpot bereitgestellten Telefonnummer aktiviert, werden die Anrufe automatisch aufgezeichnet. Bei der Aufzeichnung von Aufzeichnungen in Ländern, in denen die Zustimmung beider Parteien erforderlich ist, müssen Sie die Einwilligung vom Anrufempfänger einholen, um die Aufzeichnung zu aktivieren. In diesem Fall wird nach dem Klick auf „Aufzeichnen“ eine Warnung angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie den Kontakt über Ihr Aufzeichnungsvorhaben informieren, und klicken Sie dann auf „Ich habe meinen Gesprächspartner informiert“.
    • Eingehende Anrufe: Wenn Sie in Ihrem Account die Option „Aufzeichnung von Anrufen zulassen“ aktiviert haben, wird der eingehende Anruf an die von HubSpot angegebene Nummer automatisch aufgezeichnet. Bevor die Aufzeichnung beginnt, wird der eingehende Anrufer benachrichtigt, dass der Anruf aufgezeichnet wird und dass er der Aufzeichnung zustimmt, indem er in der Leitung bleibt.

Bitte beachten: Wenn Sie während eines Anrufs die Aufzeichnung beenden, wird die Anrufaufzeichnung nicht gespeichert. Es gibt noch andere Gründe, warum Aufzeichnungen nicht gespeichert werden, z. B. Verbindungsprobleme oder die Notwendigkeit der Einwilligung beider Parteien. Erfahren Sie mehr darüber, warum Ihre Anrufaufzeichnung möglicherweise nicht gespeichert wird.

• • Um sich während des Anrufs selbst stummzuschalten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ton aus“.

• • Um eine Durchwahl einzugeben oder den Dialer zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Tastatur“.

• • Klicken Sie zum Ändern des Mikrofons oder des Lautsprechers, das bzw. den Sie verwenden, auf das Dropdown-Menü „Audio“.
  • Neben dem Dropdown-Menü „Audio“ können Sie den Score für Ihre Netzwerkqualität überprüfen. Dieser Score wird mithilfe des „Mean Opinion Score (MOS)“ gemessen. Wenn die Netzwerkqualität schlecht ist, sollten Sie eventuell einem anderen Netzwerk betreten oder in Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Team Ihre Netzwerkverbindung verbessern. Erfahren Sie mehr über die technischen Voraussetzungen für die Verwendung des Calling-Tools.

• Wenn der Anruf abgeschlossen ist, klicken Sie auf „Anruf beenden“ callingHangup i..

• Sie können zusätzliche Notizen hinzufügen, ein Anrufergebnis zuweisen, die zugehörigen Datensätze bearbeiten, die Anrufqualität bewerten oder eine Follow-up-Aufgabe erstellen.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Ergebnis auswählen“ und wählen Sie ein Ergebnis aus. 

• • Wenn benutzerdefinierte Anruf- und Meeting-Typen aktiviert sind (nur Sales Hub Professional und Enterprise), können Sie auf das Dropdown-Menü „Anruftyp auswählen“ klicken, um den Anruftyp auszuwählen.
  • Geben Sie zusätzliche Notizen im Textfeld ein. 
  • Wählen Sie eine Bewertung für die Qualität des Anrufs aus. 
  • Um eine Aufgabenerinnerung zu erstellen, klicken Sie auf „Follow-up-Aufgabe erstellen“. 
  • Um zu bearbeiten, in welchen Datensätzen diesen Anruf protokolliert wird, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „[x] Datensatz/Datensätzen zugeordnet“. Erfahren Sie mehr über das Zuordnen von Aktivitäten zu Datensätzen. 
  • Um anzuzeigen, wie viele Ihrer vorgesehenen monatlichen Freiminuten Sie verbraucht haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Mehr“. 

• Klicken Sie auf „Anruf speichern“. 

Wenn Sie sich mitten in einem Live-Chat oder einer E-Mail-Konversation mit einem Besucher im Posteingang befinden, können Sie direkt über den Antwort-Editor auf das Calling-Tool zugreifen, so dass Sie sofort über das Telefon mit dem Besucher Kontakt aufnehmen können.

Bitte beachten: Sie können keine Integration eines Drittanbieters für Anrufdienste verwenden, um Anrufe vom Conversations-Postfach aus zu tätigen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Posteingang.
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf eine Konversation, um sie zu öffnen.
• Klicken Sie im Antwort-Editor auf das Dropdown-Menü für die Kanalumschaltung und wählen Sie „Anruf“ aus.
• Standardmäßig speichert HubSpot Ihre letzten Anrufeinstellungen. So aktualisieren Sie Ihre Einstellungen, bevor Sie einen Anruf tätigen:
  • Klicken Sie auf „Anrufen über:“ und wählen Sie eine andere Telefonnummeraus.
  • Klicken Sie auf „Gerät“ und wählen Sie „ÜberTelefon anrufen“ oder „Über Browser anrufen“ aus.
  • Oder klicken Sie auf „Anrufoptionen öffnen“, um das Anruffenster zu öffnen und Ihre Einstellungen zu bearbeiten.
• Wenn Sie bereit sind, den Anruf zu starten, wählen Sie eine Rufnummer aus.

• Das Anruffenster erscheint im Posteingang und der Anruf wird sofort gestartet. Wie bei einem Anruf von einem Kontaktdatensatz aus können Sie den Anruf aufzeichnen, sich stummschalten, eine Durchwahl eingeben oder sich Notizen machen während des Anrufs. 
• Wenn der Anruf abgeschlossen ist, klicken Sie auf callingHangup „Anruf beenden“.
• Fügen Sie im Anruffenster etwaige sonstige Notizen hinzu oder geben Sie eine Bewertung der Anrufqualität ab. Klicken Sie dann auf „Anruf speichern“.

Sie können die Anrufaufzeichnung innerhalb des Threads anzeigen und auf die Aufzeichnungen zugreifen. AlsSales Hub oder Service Hub Enterprise-Benutzer in einem Account mit aktivierter Conversation Intelligence (CI) können Sie außerdem die Transkripte auswerten, sofern diese verfügbar sind. Es dauert einige Minuten, bis Anrufaufzeichnungen und -transkripte in der Anrufaufzeichnung erscheinen.

Anrufe in der Chronik eines Datensatzes anzeigen

Nachdem Sie den Anruf speichern, wird er in der Chronik des Kontakts angezeigt.

• Um den Anruf aus allen zugehörigen Datensatzchroniken zu entfernen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen und wählen Sie „Löschen“ aus.
• Um das Anrufergebnis zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Ergebnis“. 
• Die Richtung wird automatisch als ausgehender Anruf festgelegt. Eingehende Anrufe werden nicht automatisch in der Chronik des zugehörigen Kontakts protokolliert. Erfahren Sie mehr über die Verwendung einer von HubSpot bereitgestellten Telefonnummer, um eingehende Anrufe auf Ihr persönliches Gerät weiterzuleiten.
• Um den Anruftyp zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Typ“.
• Um dem protokollierten Anruf einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“.
• Um zusätzliche Aufzeichnungsdetails aufzurufen, klicken Sie auf „Anruf auswerten“. Das Tool zur Auswertung von Aufzeichnungen wird in einem Bereich auf der rechten Seite geöffnet. Wenn Sie Conversations Intelligence (CI) verwenden, um Anrufe aufzuzeichnen und zu transkribieren, können Sie die Anrufaufzeichnung und das Transkript auch von hier aufrufen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung des Tools zur Auswertung von Aufzeichnungen.

Erfahren Sie außerdem, wie Sie alle Ihre Anrufe auch über Ihre Indexseite für Anrufe aufrufen können.