Anrufe tätigen

Mit dem Calling-Feature von HubSpot können Sie Kontakte über Ihren Browser oder Ihr Telefon anrufen und die Anrufe in den Chroniken Ihrer Kontakte in HubSpot protokollieren. Bevor Sie loslegen, stellen Sie sicher, dass Ihre Telefonnummer für Anrufe registriert ist.

Bitte beachten: Die Option zum Anrufen über HubSpot Sales Calling (VoIP) in der Mobile-App ist nicht mehr verfügbar. Anrufe über die HubSpot Mobile-App werden über Ihren Mobilfunkanbieter getätigt. Erfahren Sie mehr über diese Änderungen an Anrufen über die Mobile-App.

Die Anzahl der Anrufminuten in Ihrem HubSpot-Account hängt von Ihrem Abonnement ab. Eine Warnung wird in Ihrem Account angezeigt, wenn Sie sich innerhalb von 100 Minuten Ihres Limits befinden. Wenn Sie Ihr Limit während eines Anrufes erreichen, können Sie den Anruf zuende führen, aber Sie können in dem Monat keine zusätzlichen Anrufe tätigen. Ihre Anrufminuten werden am ersten Tag eines jeden Monats zurückgesetzt.

Anruf über das Telefon oder den Browser tätigen

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Datensätzen.
• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf das Telefonsymbol calling.
• Wenn sich ein Kontakt, den Sie anrufen, von allen Benachrichtigungen abgemeldet hat, müssen Sie dem Kontakt vor einem Anruf eine einmalige rechtliche Grundlage zur Kontaktaufnahme angeben. Klicken Sie im Dialogfeld auf „Rechtliche Grundlage angeben (einmalig)“, um eine rechtliche Grundlage zuzuweisen und zu erklären, warum Sie mit dem Kontakt kommunizieren dürfen. Sie müssen Kontakten, die sich von allen Benachrichtigungen abgemeldet haben, eine rechtlichen Grundlage zuweisen, selbst wenn die DSGVO-Einstellung in Ihrem Account deaktiviert ist.

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Anruf“, um die Telefonnummer auszuwählen, die Sie anrufen.
  • Wenn Sie von einem Kontaktdatensatz aus anrufen, verwendet das Calling-Feature standardmäßig die in der Eigenschaft „Telefonnummer“ gespeicherte Telefonnummer. Sie können eine weitere Telefonnummern-Eigenschaft zu dieser Liste hinzufügen, indem Sie auf „+ Andere Telefoneigenschaft hinzufügen“ klicken. 
  • Wenn Sie von einem anderen Objektdatensatz aus anrufen, wählen Sie den Kontakt oder das Unternehmen aus, den bzw. das Sie anrufen möchten.  

Bitte beachten: Sie müssen die Landesvorwahl wählen, wenn Sie in ein oder aus einem Land mit Unterstützung durch Anrufe außerhalb der Vereinigten Staaten anrufen. Das Format kann ein „+“ enthalten oder nicht. HubSpot wählt auch die Nummer, die für die Eigenschaft des Kontakts eingestellt ist Telefonnummer . If your contact does not have a value for Phone number, add a phone number.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Von“, um die Telefonnummer auszuwählen, über die Sie anrufen.
  

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie„Über Telefon anrufen“ oder „Über Browser anrufen“ aus.
  
  • Wenn Sie „Über Telefon anrufen“ auswählen, erhalten Sie einen Anruf von einem automatisierten System, das Sie dann mit Ihrem Kontakt verbindet.
    

Bitte beachten: Bei Verwendung der Option „Über Telefon anrufen“ werden zwei Anrufe getätigt – einer für das erste Telefon und die Einrichtung der Aufzeichnung, der andere für das zweite Telefon und den eigentlichen Anruf. Dies verdoppelt die Anzahl der Anrufminuten.

• • Wenn Sie „Über Browser anrufen“ auswählen, verwenden Sie die Audiofunktion Ihres Computers, um den Anruf zu tätigen. Dazu wird ein entsprechendes Popup-Fenster angezeigt.

• Die Anrufer-ID des Empfängers zeigt die Telefonnummer an, die Sie im Dropdown-Menü „Von“ ausgewählt haben. Sobald der Anruf verbunden ist, können Sie eine Durchwahl eingeben, den Anruf aufzeichnen, sich selbst stummschalten und Notizen im Popup-Fenster machen:
  • Um eine Durchwahl einzugeben, klicken Sie oben rechts auf „Tastatur“ und geben Sie dann die Durchwahl ein.
  • Um den Anruf aufzuzeichnen, klicken Sie oben rechts auf „Aufzeichnen“. Die Anrufaufzeichnung wird automatisch für die Zustimmungszustände Einparteienzustimmung aktiviert. Für alle anderen Gebiete müssen Sie die Einwilligung vom Anrufempfänger einholen, um die Aufzeichnung zu aktivieren. In diesem Fall wird nach dem Klick auf „Aufzeichnen“ eine Warnung angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie den Kontakt über Ihr Aufzeichnungsvorhaben informieren, und klicken Sie dann auf „Ich habe meinen Gesprächspartner informiert“.

Bitte beachten: Wenn Sie während eines Anrufs die Aufzeichnung beenden, geht die gesamte Anrufaufzeichnung verloren. Erfahren Sie mehr darüber, warum Ihre Anrufaufzeichnung möglicherweise nicht gespeichert wird. 

• • Um sich während des Anrufs selbst zu stummschalten, klicken Sie oben rechts auf „Ton aus“.
  • Klicken Sie zum Ändern des Mikrofons oder des Lautsprechers, das bzw. den Sie verwenden, auf das Dropdown-Menü „Audio“.
  • Neben dem Dropdown-Menü „Audio“ können Sie den Score für Ihre Netzwerkqualität überprüfen. Dieser Score wird mithilfe des „Mean Opinion Score (MOS)“ gemessen. Wenn die Netzwerkqualität schlecht ist, sollten Sie eventuell einem anderen Netzwerk betreten oder in Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Team Ihre Netzwerkverbindung verbessern. Erfahren Sie mehr über die technischen Voraussetzungen für die Verwendung des Calling-Tools.
  • Fügen Sie Notizen im Textfeld für Ihren Anruf hinzu. Verwenden Sie die Symbolleiste, um Text zu formatieren und Links, Bilder und Anhänge hinzuzufügen.
  • Um den Anruf zu beenden, klicken Sie auf „Auflegen“.

• Wenn der Anruf beendet ist, können Sie weitere Notizen hinzufügen und auf das Dropdown-Menü Auswählen eines Ergebnisses klicken, um das Ergebnis des Anrufs auszuwählen.

• Wenn benutzerdefinierte Anruf- und Meeting-Typen aktiviert aktiviert sind (nurSales Hub Professional und Enterprise), können Sie auf das Dropdown-Menü „Anruftyp auswählen“ klicken, um den Anruftyp auszuwählen.

• Klicken Sie auf „Anruf speichern“.

Wenn Sie einen Drittanbieter für Telefonanrufe mit HubSpot verknüpft haben, erfahren Sie hier, wie Sie Anrufe mit dem Drittanbieter tätigen.

Anrufe in der Chronik eines Datensatzes anzeigen

Nachdem Sie den Anruf speichern, wird er in der Chronik des Kontakts angezeigt.

• Um den Anruf aus allen verbundenen Datensatz-Chroniken zu entfernen, klicken Sie auf „Löschen“.
• Um das Anrufergebnis zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter „Ergebnis“.
• Um den Anruftyp zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter „Typ“.
• Um weitere Details zum Anruf anzuzeigen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Details“.
• Um dem protokollierten Anruf einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“.

Wenn Sie über einezugewiesene Sales Hub Enterprise oder Service Hub Enterprise-Lizenz verfügen, können Sie in der Chronik des Kontakts auf das Anruftranskript zugreifen, nachdem der Anruf gespeichert wurde. Der Anruf muss aufgezeichnet werden, damit er transkribiert werden kann. Die Transkription wird in der Chronik des Kontakts als Anhang angezeigt. 

• Klicken Sie auf Anruftranskript, um die Transkription zu öffnen.
• Klicken Sie im Fenster Aufzeichnung aufrufen auf Aufgabe erstellen , um eine Folgeaufgabe basierend auf dem, was während des Anrufs besprochen wurde, zu erstellen. Geben Sie alle zusätzlichen Aufgabendetails in das Feld Aufgabe erstellen ein und klicken Sie dann auf Erstellen.

Damit die Option zum Erstellen einer Aufgabe angezeigt wird, muss eines der folgenden Wörter während des Anrufs verwendet werden: senden, bereitstellen, liefern, freigeben, planen, arrangieren, organisieren, planen, hinzufügen, einrichten, kontaktieren, anrufen, treffen, bestätigen, prüfen, genehmigen, akzeptieren, autorisieren, unterzeichnen, überprüfen, auf Sie zurückkommen. Diese Wörter müssen in Kombination mit Phrasen wie „Lassen Sie mich ...“, „Ich werde ...“ oder „Ich könnte doch ...“ verwendet werden, damit ein Vorschlag für eine Follow-up-Aufgabe erstellt wird.

Bitte beachten: Das Anzeigen des Transkripts kann so lange dauern wie der Anruf selbst. Bei längeren Anrufen nimmt das Transkribieren mehr Zeit in Anspruch. Anrufe werden mithilfe eines Services von Google transkribiert und sind derzeit nur in englischer Sprache verfügbar. 

HubSpot kennzeichnet automatisch jedes Transkript je nach dessen Qualität mit „Gut“, „Durchschnittlich“ oder „Schlecht“. Die Qualität wird dadurch bestimmt, wie viele Wörter im Transkript wahrscheinlich korrekt sind.