Mit dem Calling-Feature von HubSpot können Sie Kontakte über Ihren Browser oder Ihr Telefon anrufen und die Anrufe in den Chroniken Ihrer Kontakte in HubSpot protokollieren.
Telefonnummern verwalten
Telefonnummern für das Calling-Feature registrieren
Registrieren und verifizieren Sie Ihre Telefonnummer bei HubSpot, bevor Sie Anrufe tätigen. Dieser Vorgang ist benutzerspezifisch; in Ihrem Account können mehrere Benutzer dieselbe Telefonnummer verwenden, jeder Benutzer muss diese Telefonnummer jedoch einzeln registrieren. Bevor Sie eine Telefonnummer registrieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Land für Anrufe unterstützt wird.
- Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
- Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts.
- Klicken Sie im linken Bereich auf das Telefonsymbol .
- Klicken Sie auf „Telefonnummer hinzufügen“, um Ihre Telefonnummer zu registrieren.
- Geben Sie im Dialogfeld Ihre Telefonnummer und eine Erweiterung (falls zutreffend) ein. Klicken Sie dann auf „Registrieren“.
Sie erhalten einen Anruf, um sicherzustellen, dass Sie Zugriff auf die Telefonnummer haben. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie den Verifizierungscode ein, der auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird.
Sobald dies abgeschlossen ist, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt. Klicken Sie im Dialogfeld auf „Zurück zum Kontakt“. Sie können jetzt Anrufe mit dem calling-tool von HubSpot tätigen.
So fügen Sie zusätzliche Nummern hinzu:
- Klicken Sie erneut auf das Telefonsymbol .
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Von“ und wählen Sie „Neue Telefonnummer hinzufügen“ aus.
Standardtelefonnummer festlegen
Wenn Sie zusätzliche Telefonnummern für das Calling-Tool registriert haben, wird die Telefonnummer, die Sie als erste hinzugefügt haben, automatisch als Standardnummer festgelegt. So ändern Sie die Standardnummer:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol , um die Einstellungen aufzurufen.
- Navigieren Sie im linken Seitenleistenmenü zu „Vertrieb“ > „Calling“.
- Klicken Sie im Bereich „Telefonnummern“ auf das Stern-Symbol neben der Telefonnummer, die als Standard festgelegt werden soll.
Telefonnummer löschen
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol , um die Einstellungen aufzurufen.
- Navigieren Sie im linken Seitenleistenmenü zu „Vertrieb“ > „Calling“.
- Klicken Sie im Abschnitt Telefonnummern auf Löschen neben der Nummer. Nach dem Löschen steht diese Telefonnummer nicht mehr für Anrufe zur Verfügung.
HubSpot Calling-Feature erneut verknüpfen
Wenn Sie das Calling-Tool vor einem Monat aktiviert haben und in den letzten sieben Tagen keine neuen Telefonnummern registriert oder Anrufe getätigt haben, wird das Calling-Tool in Ihrem Account deaktiviert. Sie werden in Ihrer Benachrichtigungszentrale benachrichtigt und haben sieben Tage Zeit, von dem an Sie zum ersten Mal benachrichtigt wurden, einen Anruf zu tätigen oder eine Nummer neu zu registrieren.
Wenn das aufrufende Tool deaktiviert ist, müssen Sie es wieder aktivieren, bevor Sie Anrufe tätigen können:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol , um die Einstellungen aufzurufen.
- Navigieren Sie im linken Seitenleistenmenü zu „Vertrieb“ > „Calling“.
- Klicken Sie auf „Calling aktivieren“.
Anrufe tätigen
Sie können einen Anruf mit HubSpot über ein Telefon oder über Ihren Browser tätigen.
Bitte beachten: Die Option zum Anrufen über HubSpot Sales Calling (VoIP) in der Mobile-App ist nicht mehr verfügbar. Anrufe über die HubSpot Mobile-App werden über Ihren Mobilfunkanbieter getätigt. Erfahren Sie mehr über diese Änderungen an Anrufen über die Mobile-App.
Die Anzahl der Anrufminuten in Ihrem HubSpot-Account hängt von Ihrem Abonnement ab. Eine Warnung wird in Ihrem Account angezeigt, wenn Sie sich innerhalb von 100 Minuten Ihres Limits befinden. Wenn Sie Ihr Limit während eines Anrufes erreichen, können Sie den Anruf zuende führen, aber Sie können in dem Monat keine zusätzlichen Anrufe tätigen. Ihre Anrufminuten werden am ersten Tag eines jeden Monats zurückgesetzt.
Anruf über das Telefon oder den Browser tätigen
- Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
- Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts.
- Klicken Sie im linken Bereich auf das Telefonsymbol .
- Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Anruf“, um die Telefonnummer auszuwählen, die Sie anrufen. Standardmäßig verwendet das Calling-Feature die in der Eigenschaft „Telefonnummer“ gespeicherte Telefonnummer. Wenn die Telefonnummer des Kontakts in einer anderen Eigenschaft gespeichert ist, z. B. in „Handynummer“, können Sie stattdessen diese Eigenschaft auswählen. Sie können eine vorhandene Eigenschaft zu dieser Liste hinzufügen, indem Sie auf „+ Andere Telefoneigenschaft hinzufügen“ klicken.
Bitte beachten: Sie müssen die Landesvorwahl wählen, wenn Sie in ein oder aus einem Land mit Unterstützung durch Anrufe außerhalb der Vereinigten Staaten anrufen. Das Format kann ein „+“ enthalten oder nicht. HubSpot wählt auch die Nummer, die für die Eigenschaft des Kontakts eingestellt ist Telefonnummer . If your contact does not have a value for Phone number, add a phone number.
- Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Von“, um die Telefonnummer auszuwählen, über die Sie anrufen.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie„Über Telefon anrufen“ oder „Über Browser anrufen“ aus.
- Wenn Sie „Über Telefon anrufen“ auswählen, erhalten Sie einen Anruf von einem automatisierten System, das Sie dann mit Ihrem Kontakt verbindet.
- Wenn Sie „Über Telefon anrufen“ auswählen, erhalten Sie einen Anruf von einem automatisierten System, das Sie dann mit Ihrem Kontakt verbindet.
Bitte beachten: Bei Verwendung der Option „Über Telefon anrufen“ werden zwei Anrufe getätigt – einer für das erste Telefon und die Einrichtung der Aufzeichnung, der andere für das zweite Telefon und den eigentlichen Anruf. Dies verdoppelt die Anzahl der Anrufminuten.
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- Wenn Sie „Über Browser anrufen“ auswählen, verwenden Sie die Audiofunktion Ihres Computers, um den Anruf zu tätigen. Dazu wird ein entsprechendes Popup-Fenster angezeigt.
- Die Anrufer-ID des Empfängers zeigt die Telefonnummer an, die Sie im Dropdown-Menü „Von“ ausgewählt haben. Sobald der Anruf verbunden ist, können Sie eine Durchwahl eingeben, den Anruf aufzeichnen, sich selbst stummschalten und Notizen im Popup-Fenster machen:
- Um eine Durchwahl einzugeben, klicken Sie oben rechts auf „Tastatur“ und geben Sie dann die Durchwahl ein.
- Um den Anruf aufzuzeichnen, klicken Sie oben rechts auf „Aufzeichnen“. Die Anrufaufzeichnung wird automatisch für die Zustimmungszustände Einparteienzustimmung aktiviert. Für alle anderen Gebiete müssen Sie die Einwilligung vom Anrufempfänger einholen, um die Aufzeichnung zu aktivieren. In diesem Fall wird nach dem Klick auf „Aufzeichnen“ eine Warnung angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie den Kontakt über Ihr Aufzeichnungsvorhaben informieren, und klicken Sie dann auf „Ich habe meinen Gesprächspartner informiert“.
Bitte beachten: Wenn Sie während eines Anrufs die Aufzeichnung beenden, geht die gesamte Anrufaufzeichnung verloren. Erfahren Sie mehr darüber, warum Ihre Anrufaufzeichnung möglicherweise nicht gespeichert wird.
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- Um sich während des Anrufs selbst zu stummschalten, klicken Sie oben rechts auf „Ton aus“.
- Fügen Sie im Textfeld für Ihren Anruf Notizen hinzu. Verwenden Sie die Symbolleiste, um Text zu formatieren und Links, Bilder und Anhänge hinzuzufügen.
- Um den Anruf zu beenden, klicken Sie auf „Auflegen“.
- Wenn der Anruf beendet ist, können Sie weitere Notizen hinzufügen und auf das Dropdown-Menü Auswählen eines Ergebnisses klicken, um das Ergebnis des Anrufs auszuwählen.
- Wenn benutzerdefinierte Anruf- und Meeting-Typen aktiviert aktiviert sind (nurSales Hub Professional und Enterprise), können Sie auf das Dropdown-Menü „Anruftyp auswählen“ klicken, um den Anruftyp auszuwählen.
- Klicken Sie auf Anruf speichern , um den Anruf auf der Kontaktzeitachse zu speichern.
Wenn Sie einen Drittanbieter für Telefonanrufe mit HubSpot verknüpft haben, erfahren Sie hier, wie Sie Anrufe mit dem Drittanbieter tätigen.
Anrufe in der Chronik eines Datensatzes anzeigen
Nachdem Sie den Anruf speichern, wird er in der Chronik des Kontakts angezeigt.
- Um die mit dem Anruf verbundenen Datensätze zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zuordnungen“.
- Um die Aktivität oben in der Kontakt-Chronik anzupinnen, klicken Sie auf „Anpinnen“.
- Um den Anruf aus allen verbundenen Datensatz-Chroniken zu entfernen, klicken Sie auf „Löschen“.
- Um das Anrufergebnis zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter „Ergebnis“.
- Um den Anruftyp zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter „Typ“.
- Um weitere Details zum Anruf anzuzeigen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Details“.
Wenn Sie über einezugewiesene Sales Hub Enterprise oder Service Hub Enterprise-Lizenz verfügen, können Sie in der Chronik des Kontakts auf das Anruftranskript zugreifen, nachdem der Anruf gespeichert wurde. Der Anruf muss aufgezeichnet werden, damit er transkribiert werden kann. Die Transkription wird in der Chronik des Kontakts als Anhang angezeigt. 
- Klicken Sie auf Anruftranskript, um die Transkription zu öffnen.
- Klicken Sie im Fenster Aufzeichnung aufrufen auf Aufgabe erstellen , um eine Folgeaufgabe basierend auf dem, was während des Anrufs besprochen wurde, zu erstellen. Geben Sie alle zusätzlichen Aufgabendetails in das Feld Aufgabe erstellen ein und klicken Sie dann auf Erstellen.
Damit die Option zum Erstellen einer Aufgabe angezeigt wird, muss eines der folgenden Wörter während des Anrufs verwendet werden: senden, bereitstellen, liefern, freigeben, planen, arrangieren, organisieren, planen, hinzufügen, einrichten, kontaktieren, anrufen, treffen, bestätigen, prüfen, genehmigen, akzeptieren, autorisieren, unterzeichnen, überprüfen, auf Sie zurückkommen. Diese Wörter müssen in Kombination mit Phrasen wie „Lassen Sie mich ...“, „Ich werde ...“ oder „Ich könnte doch ...“ verwendet werden, damit ein Vorschlag für eine Follow-up-Aufgabe erstellt wird.
Bitte beachten: Das Anzeigen des Transkripts kann so lange dauern wie der Anruf selbst. Bei längeren Anrufen nimmt das Transkribieren mehr Zeit in Anspruch. Anrufe werden mithilfe eines Services von Google transkribiert und sind derzeit nur in englischer Sprache verfügbar.
HubSpot kennzeichnet automatisch jedes Transkript je nach dessen Qualität mit „Gut“, „Durchschnittlich“ oder „Schlecht“. Die Qualität wird dadurch bestimmt, wie viele Wörter im Transkript wahrscheinlich korrekt sind.
