Senden und Antworten auf Einzel-E-Mails

Sie können vom Kontaktdatensatz oder dem zugehörigen Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objektdatensatz aus eine E-Mail an einzelne Kontakte in HubSpot senden. Sie können auch auf E-Mails antworten, die an eine persönliche E-Mail-Adresse oder an eine Team-E-Mail-Adresse gesendet werden, die über den Datensatz-Zeitplan mit dem Conversations-Postfach verknüpft ist.

Bitte beachten: Es ist ein verknüpftes Postfach erforderlich, um E-Mails über das CRM zu senden. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Posteingang verbinden.

Senden Sie eine Einzel-E-Mail

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
  • Kontakte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
  • Unternehmen: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
  • Deals: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
  • Tickets: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
  • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Konto mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf das email E-Mail-Symbol.
• Geben Sie im Pop-up-Feld den Text für Ihre E-Mail ein. Wenn die Einstellung zur DSGVO-Funktionalität aktiviert ist und die rechtliche Grundlage des Kontakts zur Kommunikation nicht validiert wurde, müssen Sie diese vor dem Senden der E-Mail validieren.
  • Um die E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld „An“ auf das Dropdown-Menü „Name“ und wählen Sie dann eine weitere E-Mail-Adresse aus, die dem Kontakt zugeordnet ist.
  • Um die E-Mail von einer anderen verknüpften persönlichen E-Mail-Adresse oder einer E-Mail-Adresse des Teams zu senden, klicken Sie im Feld „Von“ auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen Sie dann eine andere verknüpfte E-Mail-Adresse aus, von der Sie senden möchten. Der Name im Feld „Von“ ist der in Ihren Profil- und anderen Einstellungen festgelegte Benutzername.

Bitte beachten:  Die Absendername -Funktion wird für Office 365-verknüpfte Postfächer nicht unterstützt.

• • Um die Zuordnungen zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ unten rechts und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Datensätzen, in denen Sie sich anmelden möchten. Die E-Mail-Aktivität wird bei den Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen protokolliert, die aus diesem Dropdown-Menü ausgewählt wurden.

• • Geben Sie einen Betreff für Ihre E-Mail ein.
  • Geben Sie den Text Ihrer Nachricht ein. In der oberen Symbolleiste:
• • Klicken Sie auf Vorlagen, um eine E-Mail-Vorlage einzufügen.
  • Klicken Sie auf Sequenzen, um den Kontakt in eine Sequenz aufzunehmen.
  • Klicken Sie auf Dokumente, um ein Sales-Dokument einzufügen.
  • Klicken Sie auf Meetings zum Einfügen eines Terminierungslinks oder vorgeschlagener Meetingzeiten.
  • Klicken Sie auf Angebote, um Preisinformationen zu teilen.
  • Um den Text anzupassen, verwenden Sie die Formatierungsoptionen im unteren Bereich des Bearbeitungsfensters.
  • Um den Schriftstil und die Schriftgröße oder die Textausrichtung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Mehr“.
  • Um Hyperlink-Text hinzuzufügen, klicken Sie auf das link Link-Symbol.
  • Um ein Bild hinzuzufügen, klicken Sie auf das insertImage Bild-Symbol.
  • Um eine Datei anzuhängen, klicken Sie auf das attachBüroklammer-Symbol.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Einfügen“, um Snippets einzufügen, Links zu Ihrer Wissensdatenbank hinzuzufügen (nur Service Hub), ein Video einzufügen oder Ihre Signatur zu bearbeiten.

• Klicken Sie auf „Senden“.

Antworten auf Einzel-E-Mails

Sie können auf Eins-zu-Eins-E-Mails antworten, die an eine persönliche E-Mail-Adresse gesendet wurden, oder auf E-Mails, die als Teil eines Threads im Conversations-Postfach an eine Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
• Unternehmen: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
• Deals: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
• Tickets: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Konto mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Suchen Sie die E-Mail in der Datensatz-Chronik und klicken Sie auf „Antworten“. Wenn der Thread ein weiteres Mitglied Ihres Teams enthält, klicken Sie auf „Allen antworten“, um beiden zu antworten.

Bitte beachten: Wenn die E-Mail von Ihrem Teammitglied an den Kontakt ging, klicken Sie auf „Antworten“, um die E-Mail nur an Ihr Teammitglied und nicht an den Kontakt zu senden.

• Um die E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld „An“ auf den Namen und wählen Sie dann eine andere E-Mail-Adresse aus.

• Um die E-Mail von einer anderen verknüpften persönlichen E-Mail-Adresse oder einer E-Mail-Adresse des Teams zu senden, klicken Sie im Feld „Von“ auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen Sie dann eine andere verknüpfte E-Mail-Adresse aus, von der Sie senden möchten. Der Name im Feld „Von“ ist der in Ihren Profil- und anderen Einstellungen festgelegte Benutzername.

• Um die Zuordnungen zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ unten rechts und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Datensätzen, in denen Sie sich anmelden möchten. Die E-Mail-Aktivität wird bei den Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen protokolliert, die aus diesem Dropdown-Menü ausgewählt wurden.

Bitte beachten: Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, die Teil eines Threads im Conversations-Postfach ist, und eine Team-E-Mail-Adresse verwenden, um zu antworten, wird die E-Mail-Aktivität im Ticket-Datensatz protokolliert und als Teil des Threads im Postfach angezeigt, wenn Sie ein Ticket aus dem Dropdown-Menü Zugeordnet mit auswählen. Daher werden alle vorherigen E-Mails im Thread auch dem Ticket-Datensatz zugeordnet.

• Verfassen und formatieren Sie Ihre Antwort und klicken Sie dann auf „Senden“.

Forward one-to-one emails

Wenn Sie die Antwort eines Kontakts an ein anderes Mitglied Ihres Teams oder eine andere Person außerhalb Ihrer Organisation senden müssen, können Sie die E-Mail vom CRM-System aus weiterleiten.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
• Unternehmen: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
• Deals: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
• Tickets: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Konto mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Suchen Sie die E-Mail in der Datensatzchronik und klicken Sie auf „Weiterleiten“.

• Geben Sie im Feld „An“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
• Klicken Sie auf „Weiterleiten“.

Die weitergeleitete E-Mail wird in der Chronik des Kontakts angezeigt, wobei der Betreff der Betreffzeile 'Fwd‘ vorangestellt ist.

Individuelle E-Mails in der HubSpot Mobile-App senden

• Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem Gerät.

• Tippen Sie auf „Menü“ und dann auf „Kontakte“ in der linken Seitenleiste.
• Tippen Sie auf den Namen eines Kontakts, um den Datensatz zu öffnen.
• Tippen Sie unter dem Foto des Kontakts auf das E-Mail-Symbol.

• Geben Sie im Fenster zum Verfassen von E-Mails eine Betreffzeile für Ihre E-Mail und alle weiteren Kontakte im Feld CC/BCC ein.

• Sie können eine E-Mail-Nachricht selbst verfassen oder eine Vertriebs-E-Mail-Vorlage aus Ihrem Account verwenden. Um eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie oben auf „Vorlage verwenden“ und wählen Sie dann eine Vorlage aus der Liste aus.
• Um der E-Mail einen Meeting-Link hinzuzufügen, klicken Sie oben auf „Meeting-Link einfügen“ und wählen Sie dann einen Meeting-Link aus der Liste aus.

• Wenn Sie bereit sind, Ihre E-Mail zu senden, tippen Sie oben rechts auf „Senden“.

(Android)

Rechtliche Grundlage zur Kommunikation des Kontakts validieren

Wenn Ihre DSGVO-Einstellung aktiviert ist, muss die rechtliche Grundlage zur Kommunikation des Kontakts vor dem Senden einer individuellen E-Mail über HubSpot validiert werden. Sie können dies tun, indem Sie ein Abonnement hinzufügen oder eine einmalige rechtliche Grundlage bereitstellen.

Bitte beachten: Seit die DSGVO am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, muss ein Benutzer einem Kontakt, der alle E-Mails abbestellt hat, eine einmalige rechtliche Grundlage zur Kontaktaufnahme geben, bevor er eine direkte E-Mail aus dem CRM sendet, selbst wenn die DSGVO-Funktion in dem Account, aus dem die E-Mail gesendet wird, nicht aktiviert ist. Wenn Sie eine E-Mail von einem Ticket-Datensatz aus senden, ist es möglich, eine E-Mail an einen abgemeldeten Kontakt ohne rechtliche Grundlage zu senden. Dies liegt daran, dass E-Mails, die von Ticket-Datensätzen gesendet werden, als transaktionsbezogene E-Mails gelten.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf das email E-Mail-Symbol.
• Validieren Sie im Pop-up-Feld die rechtliche Grundlage des Kontakts zur Kommunikation:
  • Abonnement hinzufügen: Klicken Sie auf diese Option, um einen Abonnementtyp festzulegen. Dies gibt Ihnen eine rechtliche Grundlage zur Kontaktaufnahme und ermöglicht es Ihnen, für den Kontakt das Abonnement „Individuelle E-Mails“ hinzuzufügen, damit Sie direkte E-Mails aus dem CRM senden können.
  • Bitte beachten: Die Option „Abonnement hinzufügen“ ist nicht verfügbar, wenn sich der Kontakt von allen E-Mail-Mitteilungen abgemeldet hat. In diesen Fällen können Sie eine einmalige rechtliche Grundlage für transaktionsbezogene und nicht-kommerzielle E-Mails bereitstellen.
  • Rechtliche Grundlage angeben (einmalig): Klicken Sie auf diese Option, um eine rechtliche Grundlage zuzuordnen, und erläutern Sie, warum Sie zur Kontaktaufnahme mit dem Kontakt berechtigt sind, um diesem eine E-Mail senden zu können. Diese Option ist nützlich, wenn mit dem Kontakt nur eine einzige Kontaktaufnahme erforderlich ist, beispielsweise um ihm per E-Mail einen Vertrag oder eine Rechnung zu senden.

• Sobald die rechtliche Grundlage validiert wurde, können Sie mit dem Verfassen der E-Mail fortfahren.