Persönlichen E-Mails versenden und auf diese antworten
Zuletzt aktualisiert am: September 21, 2023
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Sie können vom Kontaktdatensatz oder dem zugehörigen Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objektdatensatz aus eine E-Mail an einzelne Kontakte in HubSpot senden. Sie können auch auf E-Mails antworten, die an eine persönliche E-Mail oder an eine Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden, die mit dem Posteingang der Conversations in der Chronik des Datensatzes verbunden ist.
Bitte beachten: Es ist ein verknüpftes Postfach erforderlich, um E-Mails über das CRM zu senden. Erfahren Sie, wie Sie mit Ihrem Posteingang verbinden.
Persönliche E-Mails versenden
- Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
- Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
- Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
- Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
- Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
- Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
- Klicken Sie im linken Bereich auf das Symbol email E-Mail.
- Geben Sie im Pop-up-Feld den Text für Ihre E-Mail ein. Wenn die DSGVO-Funktionalität aktiviert ist und die Rechtsgrundlage des Kontakts nicht validiert wurde, müssen Sie diese validieren, bevor Sie die E-Mailversenden.
- Um die E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld An auf das Dropdown-Menü Name und wählen dann eine andere E-Mail-Adresse aus, die mit dem Kontaktverbunden ist.
- Um die E-Mail von einer anderen verknüpften E-Mail-Adressen oder einer Team-E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld „Von“ auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen Sie dann eine andere verknüpfte E-Mail-Adresse aus, von der Sie senden möchten. Der Name im Feld von ist der Benutzername , der in Ihren Profil- und Voreinstellungenfestgelegt ist.
Bitte beachten: Die Absendername-Funktion wird für Office 365-verknüpfte Postfächer nicht unterstützt.
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- Um die Zuordnungen zu bearbeiten, klicken Sie unten rechts auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Datensätzen, bei denen die E-Mail-Interaktion protokolliert werden soll. Die E-Mail-Aktivität wird in den über dieses Dropdown-Menü ausgewählten Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen protokolliert.
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- Geben Sie einen Betreff für Ihre E-Mail ein.
- Geben Sie den Text Ihrer Nachricht ein. In der oberen Symbolleiste:
- Klicken Sie auf Vorlagen, um eine E-Mail-Vorlageeinzufügen.
- Klicken Sie auf Sequenzen, um den Kontakt in eine Sequenzeinzutragen.
- Klicken Sie auf Dokumente, um einen Verkaufsbelegeinzufügen.
- Klicken Sie auf Besprechungen, um einen Link zur Terminplanung oder vorgeschlagene Besprechungszeiteneinzufügen.
- Klicken Sie auf Angebote um Preisinformationen zu teilen.
- Um den Text anzupassen, verwenden Sie die Formatierungsoptionen im unteren Bereich des Bearbeitungsfensters.
- Um den Schriftstil und die Schriftgröße oder die Textausrichtung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Mehr“.
- Um Hyperlinks hinzuzufügen, klicken Sie auf das Link-Symbol link.
- Um ein Bild hinzuzufügen, klicken Sie auf das Bildsymbol insertImage.
- Um eine Datei anzuhängen, klicken Sie auf das Symbol attach Büroklammer .
- Um Snippets einzufügen, Links zu Ihrer Wissensdatenbank (nurService Hub ) hinzuzufügen, ein Video einzufügen oder Ihre Signatur zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü einfügen.
- Klicken Sie auf „Senden“.
Auf persönliche E-Mails antworten
Sie können auf Einzel-E-Mails antworten, die an eine persönliche E-Mail-Adresse gesendet wurden, oder auf E-Mails, die an eine Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden, als Teil eines Threads im Posteingang von Conversations.
- Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
- Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
- Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
- Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
- Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
- Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
- Suchen Sie die E-Mail in der Datensatz-Chronik und klicken Sie auf „Antworten“. Wenn der Thread ein weiteres Mitglied Ihres Teams enthält, klicken Sie auf „Allen antworten“, um beiden zu antworten.
Bitte beachten: Wenn die E-Mail von Ihrem Teammitglied an den Kontakt ging, klicken Sie auf „Antworten“, um die E-Mail nur an Ihr Teammitglied und nicht an den Kontakt zu senden.
- Um die E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld „An“ auf den Namen und wählen Sie dann eine andere E-Mail-Adresse aus.
- Um die E-Mail von einer anderen verknüpften E-Mail-Adressen oder einer Team-E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld „Von“ auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen Sie dann eine andere verknüpfte E-Mail-Adresse aus, von der Sie senden möchten. Der Name im Feld von ist der Benutzername , der in Ihren Profil- und Voreinstellungenfestgelegt ist.
- Um die Zuordnungen zu bearbeiten, klicken Sie unten rechts auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Datensätzen, bei denen die E-Mail-Interaktion protokolliert werden soll. Die E-Mail-Aktivität wird in den aus diesem Dropdown-Menü ausgewählten Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen protokolliert.
Bitte beachten: Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, die Teil eines Threads im Konversationen-Postfach ist, und eine Team-E-Mail-Adresse für die Antwort verwenden, wird, wenn Sie ein Ticket über das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ auswählen, die E-Mail-Aktivität im Ticket-Datensatz protokolliert und als Teil des Threads im Konversationen-Postfach angezeigt. Daher werden auch alle früheren E-Mails im Thread mit dem Ticket-Datensatz verknüpft.
- Verfassen und formatieren Sie Ihre Antwort und klicken Sie dann auf „Senden“.
Persönliche E-Mails weiterleiten
Wenn Sie die Antwort eines Kontakts an ein anderes Mitglied Ihres Teams oder eine andere Person außerhalb Ihrer Organisation senden müssen, können Sie die E-Mail vom CRM-System aus weiterleiten.
- Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
- Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
- Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
- Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
- Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
- Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
- Suchen Sie die E-Mail in der Datensatzchronik und klicken Sie auf „Weiterleiten“.
- Geben Sie im Feld „An“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
- Klicken Sie auf „Weiterleiten“.
Die weitergeleitete E-Mail wird in der Chronik des Kontakts angezeigt, wobei der Betreff der Betreffzeile 'Fwd‘ vorangestellt ist.
Persönliche E-Mails über die HubSpot Mobile-App versenden und auf diese antworten
So senden Sie eine neue E-Mail an einen Kontakt in der HubSpot Mobile-App:
- Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem Gerät.
- Wenn es sich bei den Aufgaben in der Liste Anstehende Aufgaben auf der HubSpot-App-Startseite um E-Mail-Aufgaben handelt, die einem Kontakt mit einer E-Mail-Adresse zugeordnet sind, können Sie auf das Symbol E-Mail email tippen, um eine E-Mail an den zugeordneten Kontakt zu verfassen.

- So senden Sie eine neue E-Mail an einen bestimmten Kontakt:
- Tippen Sie in der linken Seitenleiste auf „Menü“ und dann auf „Kontakte“.
- Tippen Sie auf den Namen eines Kontakts, um den Datensatz zu öffnen.
- Tippen Sie unter dem Foto des Kontakts auf das E-Mail-Symbol email .
- Geben Sie im Fenster zum Verfassen von E-Mails eine Betreffzeile für Ihre E-Mail und alle weiteren Kontakte im Feld „CC/BCC“ ein.
- Sie können eine E-Mail-Nachricht von Grund auf neu eingeben oder eine Vorlage für Verkaufs-E-Mails aus Ihrem Account verwenden. Um eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie oben auf „Vorlage verwenden“ und wählen Sie dann eine Vorlage aus der Liste aus.
- Um der E-Mail einen Meeting-Link hinzuzufügen, klicken Sie oben auf „Meeting-Link einfügen“ und wählen Sie dann einen Meeting-Link aus der Liste aus.
- Wenn Sie bereit sind, Ihre E-Mail zu senden, tippen Sie oben rechts auf „Senden“.


(Android)
Sie können eine E-Mail auch direkt von einer Datensatz-Chronik aus beantworten:
- Tippen Sie in der linken Seitenleiste auf „Menü und dann auf den Datensatztyp (z. B. „Kontakte“, „Deals“, „Unternehmen“ oder „Tickets“).
- Tippen Sie auf den Namen des Datensatzes.
- Um auf eine bestimmte E-Mail zu antworten oder alle zu beantworten, suchen Sie die E-Mail in der Chronik.
- Um direkt auf die E-Mail zu antworten, tippen Sie auf die drei vertikalen Punkte verticalMenu oben rechts auf der E-Mail-Karte und dann auf Antworten oder Allen antworten.
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- Wenn Sie vor dem Verfassen Ihrer Antwort zunächst die ursprüngliche E-Mail lesen möchten, tippen Sie auf die „E-Mail“. Tippen Sie dann unten auf dem Bildschirm auf „Antworten“ oder „Allen antworten“.

(iOS)

(Android)
- Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer Antwort fertig sind, klicken Sie oben rechts auf „Senden“.
Überprüfen Sie die Rechtsgrundlage Ihres Kontakts für die Kommunikation
Wenn Ihre DSGVO-Einstellung aktiviert ist, muss die Rechtsgrundlage des Kontakts für die Kommunikation validiert werden, bevor Sie ihm eine persönliche E-Mail über HubSpot senden können. Sie können dies tun, indem Sie ein Abonnement hinzufügen oder eine einmalige rechtliche Grundlage bereitstellen.
Bitte beachten Sie: Seit Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018 muss ein Nutzer, wenn ein Kontakt sich global von E-Mails abgemeldet hat, dem Kontakt eine einmalige Rechtsgrundlage für die Kommunikation geben, bevor er ihm eine One-to-One-E-Mail aus dem CRM sendet, auch wenn die DSGVO-Funktionalität in dem Account, von dem aus gesendet wird, nicht aktiviert ist. Wenn Sie eine E-Mail von einem Datensatz aus versenden, ist es möglich, eine E-Mail an einen abgemeldeten Kontakt zu senden, für den es keine Rechtsgrundlage gibt, da E-Mails, die von Ticket-Datensätzen aus gesendet werden, als transaktionsbezogene E-Mails gelten.
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
- Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
- Klicken Sie im linken Bereich auf das Symbol email Email.
- Bestätigen Sie im Pop-up-Fenster die Rechtsgrundlage des Kontakts für die Kommunikation:
- Abonnement hinzufügen: Klicken Sie auf diese Option, um einen Abonnementtyp festzulegen. Damit haben Sie eine rechtliche Grundlage für die Kommunikation und können das One-to-One Abonnement für den Kontakt hinzufügen, so dass Sie ihm in Zukunft One-to-One-E-Mails aus dem CRM senden können.
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Bitte beachten: Die Option „Abonnement hinzufügen“ ist nicht verfügbar, wenn sich der Kontakt von allen E-Mail-Mitteilungen abgemeldet hat. In diesen Fällen können Sie eine einmalige rechtliche Grundlage für transaktionsbezogene und nicht-kommerzielle E-Mails bereitstellen.
- Geben Sie eine einmalige Rechtsgrundlage: Klicken Sie, um eine Rechtsgrundlage zuzuweisen und zu erklären, warum Sie berechtigt sind, mit dem Kontakt zu kommunizieren, damit Sie ihm die E-Mail senden können. Diese Option ist nützlich, wenn mit dem Kontakt nur eine einzige Kontaktaufnahme erforderlich ist, beispielsweise um ihm per E-Mail einen Vertrag oder eine Rechnung zu senden.
- Sobald die Rechtsgrundlage validiert ist, können Sie unter mit dem Schreiben Ihrer E-Mailfortfahren.