Persönliche E-Mails senden und verwalten

Sie können vom Kontaktdatensatz oder dem zugehörigen Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objektdatensatz aus eine E-Mail an einzelne Kontakte in HubSpot senden. Darüber hinaus können Sie von der Datensatz-Chronik aus auf E-Mails antworten, die an eine persönliche E-Mail-Adresse oder an eine Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden, die mit dem Konversationen-Postfach oder dem Helpdesk verknüpft ist.

Sie können auch Sequenzen verwenden, um mehrere Kontakte auf einmal aufzunehmen und gezielte, zeitlich abgestimmte E-Mail-Vorlagen zu versenden, um Kontakte über einen längeren Zeitraum zu pflegen. Erfahren Sie mehr über das Erstellen und Bearbeiten von Sequenzen .

Persönliche E-Mails versenden

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
   • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
   • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
   • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
   • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
   • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
2. Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
3. Dann klicken Sie im linken Bereich auf das email E-Mail-Symbol.
4. Geben Sie im Pop-up-Feld den Text für Ihre E-Mail ein. Wenn die Datenschutzeinstellungen aktiviert sind und die rechtliche Grundlage des Kontakts zur Kommunikation nicht validiert wurde, müssen Sie diese vor dem Senden der E-Mail validieren.
5. Um die E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld An auf das Dropdown-Menü Name und wählen Sie dann eine andere E-Mail-Adresse aus, die dem Kontakt zugeordnet ist.
6. Um die E-Mail von einer anderen verknüpften persönlichen E-Mail-Adresse oder einer Team-E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld Von auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen Sie dann eine andere verknüpfte E-Mail-Adresse aus, von der gesendet werden soll. Der Name im Feld Absenderadresse ist der, derim Bereich "Profileinstellungen & " festgelegt wurde. Sie können auch eine Standard-E-Mail-Adresse festlegen, von der aus Sie persönliche E-Mails senden.

7. Um die Zuordnungen zu bearbeiten, klicken Sie unten rechts auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Datensätzen, bei denen die E-Mail-Interaktion protokolliert werden soll. Die E-Mail-Aktivität wird in den Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen protokolliert, die in diesem Dropdown-Menü ausgewählt wurden.

8. Geben Sie einen Betreff für Ihre E-Mail ein.
9. Geben Sie den Text Ihrer Nachricht ein. In der oberen Symbolleiste:
10. Um eine E-Mail-Vorlage einzufügen, klicken Sie auf Vorlagen:

1. • Klicken Sie auf Sequenzen , um den Kontakt in eine Sequenz aufzunehmen.
   • Klicken Sie auf Dokumente , um ein Vertriebsdokument einzufügen.
   • Klicken Sie auf Meetings , um einen Link zur Terminplanung oder vorgeschlagene Meeting-Zeiten einzufügen.
   • Klicken Sie auf Angebote , um Preisinformationen zu teilen.

11. Um den Text anzupassen, verwenden Sie die Formatierungsoptionen im unteren Bereich des Bearbeitungsfensters.
12. Um den Schriftstil und die Schriftgröße oder die Textausrichtung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Mehr“.
13. Um Hyperlink-Text hinzuzufügen, klicken Sie auf das link Link-Symbol.
14. Um ein Bild hinzuzufügen, klicken Sie auf das insertImage Bildsymbol.
15. Um eine Datei anzuhängen, klicken Sie auf das attach Büroklammer-Symbol.
16. Um Snippets einzufügen, Links zu Ihrer Wissensdatenbank hinzuzufügen (nur Service Hub ), ein Video einzufügen oder Ihre Signatur zu bearbeiten oder zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Einfügen.

17. Klicken Sie auf Senden.

Auf persönliche E-Mails antworten

Sie können auf persönliche E-Mails antworten, die an eine persönliche E-Mail-Adresse gesendet wurden, oder auf E-Mails, die an eine Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden, die mit dem Konversationen-Postfach oder dem Helpdesk verknüpft ist.

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
   • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
   • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
   • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
   • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
   • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
2. Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
3. Suchen Sie die E-Mail in der Datensatz-Chronik und klicken Sie auf „Antworten“. Wenn der Thread ein weiteres Mitglied Ihres Teams enthält, klicken Sie auf „Allen antworten“, um beiden zu antworten.
4. Bitte beachten: Wenn die E-Mail von Ihrem Teammitglied an den Kontakt gesendet wird, wird die E-Mail durch Klicken auf Antworten nur an Ihr Teammitglied und nicht an den Kontakt gesendet.
5. Um die E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld „An“ auf den Namen und wählen Sie dann eine andere E-Mail-Adresse aus.
6. Um die E-Mail von einer anderen verknüpften persönlichen E-Mail-Adresse oder einer Team-E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld Absenderadresse auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen Sie dann eine andere verknüpfte E-Mail-Adresse aus, von der aus gesendet werden soll. Der Name im Feld Absenderadresse ist der, derim Bereich "Profileinstellungen & " festgelegt wurde.
7. Um die Zuordnungen zu bearbeiten, klicken Sie unten rechts auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Datensätzen, bei denen die E-Mail-Interaktion protokolliert werden soll. Die E-Mail-Aktivität wird in den Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen protokolliert, die in diesem Dropdown-Menü ausgewählt wurden.
8. Um den gesamten Thread zu sehen, klicken Sie auf die drei Punkte unten links.
9. Bitte beachten: Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, die Teil eines Threads im Konversationen-Postfach ist, und eine Team-E-Mail-Adresse für die Antwort verwenden, wird, wenn Sie ein Ticket über das Dropdown-Menü "Verknüpft mit" auswählen, die E-Mail-Aktivität im Ticketdatensatz protokolliert und als Teil des Threads im Postfach angezeigt. Daher werden auch alle früheren E-Mails im Thread mit dem Ticketdatensatz verknüpft.

13. Verfassen und formatieren Sie Ihre Antwort und klicken Sie dann auf „Senden“.

Persönliche E-Mails weiterleiten

Wenn Sie die Antwort eines Kontakts an ein anderes Mitglied Ihres Teams oder eine andere Person außerhalb Ihrer Organisation senden müssen, können Sie die E-Mail vom CRM-System aus weiterleiten.

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
2. Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
3. Suchen Sie die E-Mail in der Datensatzchronik und klicken Sie auf „Weiterleiten“.
4. Geben Sie im Feld „An“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
5. Um den gesamten Thread zu sehen, klicken Sie auf die drei Punkte unten links.
6. Klicken Sie auf Weiterleiten.

Die weitergeleitete E-Mail wird in der Chronik des Kontakts angezeigt, wobei der Betreff der Betreffzeile 'Email - Fwd‘ vorangestellt ist.

Persönliche E-Mails über die HubSpot Mobile-App versenden und auf diese antworten

So senden Sie eine neue E-Mail an einen Kontakt in der HubSpot Mobile-App:

1. Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem Gerät.
2. Wenn es sich bei einer Aufgabe in der Liste "Anstehende Aufgaben " auf der Startseite der HubSpot-App um E-Mail-Aufgaben handelt, die mit einem Kontakt mit E-Mail-Adresse verknüpft sind, können Sie auf das E-Mail-Symbol email tippen, um eine E-Mail an den entsprechenden Kontakt zu verfassen.
   
   
3. Tippen Sie in der linken Seitenleiste auf „Menü“ und dann auf „Kontakte“.
4. Tippen Sie auf den Namen eines Kontakts, um den Datensatz zu öffnen.
5. Tippen Sie unter dem Foto des Kontakts auf das email E-Mail-Symbol.
6. Geben Sie im Fenster zum Verfassen von E-Mails eine Betreffzeile für Ihre E-Mail und alle weiteren Kontakte im Feld CC/BCC ein.
7. Sie können eine E-Mail-Nachricht von Grund auf neu eingeben oder eine Vertriebs-E-Mail-Vorlage aus Ihrem Account verwenden. Um eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie oben auf „Vorlage verwenden“ und wählen Sie dann eine Vorlage aus der Liste aus.
8. Sie können zusätzliche Inhalte von Ihrem Gerät oder Ihrem HubSpot- Account unten im Bildschirm einfügen:
   1. Wenn Sie Dateien, Dokumente, Bilder oder andere Inhalte von Ihrem Gerät anhängen möchten, tippen Sie auf das attach Symbol "Anhang" und wählen Sie dann den Inhalt in der Galerie Ihres Geräts aus.
   2. Tippen Sie auf das salesTemplates Vorlagen-Symbol, um eine Ihrer Vertriebs-Vorlagen zu verwenden.
   3. Um der E-Mail einen Meetinglink hinzuzufügen, tippen Sie auf das meetings Meetinglink-Symbol und wählen Sie dann einen Meetinglink aus der Liste aus.
   4. Tippen Sie auf das textSnippet Snippets-Symbol , um ein Snippet in Ihre E-Mail einzufügen.
   5. Tippen Sie auf das dynamicFilter Blitz-Symbol , um mithilfe des KI-Assistenten Inhalte für Ihre E-Mail zu generieren.
9. Um die E-Mail sofort zu versenden, tippen Sie oben rechts auf Senden.
10. Um Ihre E-Mail zu planen, tippen Sie auf das down Abwärtspfeil-Symbol neben Senden oben rechts und dann auf eine der Optionen. Als Standardoptionen sind mehrere gemeinsame Versandzeiten verfügbar. Sie können auch auf Benutzerdefiniert tippen, um das Datum und die Uhrzeit des Versands Ihrer E-Mail manuell festzulegen.

Sie können auf eine E-Mail auch direkt aus der Chronik eines Datensatzes antworten, allen antworten oder sie weiterleiten:

1. Tippen Sie in der linken Seitenleiste auf Menü und dann auf den Datensatztyp (z. B. Kontakte, Deals, Unternehmen oder Tickets).
2. Tippen Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Suchen Sie die E-Mail in der Chronik und antworten Sie dann direkt oder überprüfen Sie die E-Mail zuerst:
4. Um direkt auf die E-Mail zu antworten, tippen Sie auf die drei vertikalen verticalMenu Punkte oben rechts auf der E-Mail-Karte und dann auf Antworten oder Allen antworten.
   
   
5. Wenn Sie die ursprüngliche E-Mail zuerst überprüfen möchten, bevor Sie Ihre Antwort verfassen oder sie weiterleiten, tippen Sie auf die E-Mail. Tippen Sie dann am unteren Bildschirmrand auf Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten.
   
   

(Android)

Die rechtliche Grundlage für die Kommunikation Ihres Kontakts validieren

Wenn die Datenschutzeinstellungen aktiviert sind, muss die rechtliche Grundlage des Kontakts zur Kommunikation überprüft werden, bevor Sie ihm eine persönliche E-Mail über HubSpot senden können. Sie können dies tun, indem Sie ein Abonnement hinzufügen oder eine einmalige rechtliche Grundlage bereitstellen.

Bitte beachten: Selbst wenn die Datenschutzeinstellungen in Ihrem Account nicht aktiviert sind, müssen Sie gemäß den Anforderungen von DSGVO eine einmalige rechtliche Grundlage zur Kontaktaufnahme angeben, bevor Sie einen Kontakt global vom CRM aus eine persönliche E-Mail senden können. E-Mails, die von einem Ticketdatensatz aus gesendet werden, gelten jedoch als transaktionsbezogen und können ohne rechtliche Grundlage an einen abgemeldeten Kontakt gesendet werden.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Klicken Sie dann im linken Bereich auf das email E-Mail-Symbol.
4. Klicken Sie auf Rechtliche Grundlage angeben. Validieren Sie dann die rechtliche Grundlage des Kontakts für die Kommunikation:
   
   • Abonnement hinzufügen: Klicken Sie auf diese Option, um einen Abonnementtyp festzulegen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn sich der Kontakt nicht von allen E-Mail-Mitteilungen abgemeldet hat. Dies gibt Ihnen eine rechtliche Grundlage zur Kontaktaufnahme und ermöglicht es Ihnen, für den Kontakt das Abonnement Persönlich hinzuzufügen, damit Sie von nun an persönliche E-Mails vom CRM aus senden können.
   • Rechtliche Grundlage angeben (einmalig): Klicken Sie auf diese Option, um eine rechtliche Grundlage zuzuordnen, und erläutern Sie, warum Sie zur Kontaktaufnahme mit dem Kontakt berechtigt sind, um diesem eine E-Mail senden zu können. Diese Option ist nützlich, wenn mit dem Kontakt nur eine einzige Kontaktaufnahme erforderlich ist, beispielsweise um ihm per E-Mail einen Vertrag oder eine Rechnung zu senden.
5. Sobald die rechtliche Grundlage validiert wurde, können Sie mit dem Verfassen der E-Mail fortfahren.

Fehler bei persönlichen E-Mails beheben, die nicht gesendet werden

• Sendefehler treten auf, wenn eine Nachricht dem Empfänger nicht erfolgreich zugestellt wird. Um diesen Fehler zu beheben, erfahren Sie in diesem Artikel mehr über E-Mail-Versandfehler in HubSpot.
• E-Mail-Bounces treten auf, wenn eine E-Mail zunächst gesendet, dann aber als unzustellbar zurückgeschickt wird. Um die häufigsten Bounce-Typen und deren Lösung zu verstehen, erfahren Sie in diesem Artikel mehr über E-Mail-Bounce-Typen in HubSpot.

Berichte über persönliche E-Mails erstellen

Sie können Ihre E-Mail-Performance messen, indem Sie Öffnungs-, Klick- und Antwortraten mit benutzerdefinierten Berichten oder vorgefertigten Berichten in der Berichtsbibliothek im Laufe der Zeit nachverfolgen:

• Wenn Sie Ihren eigenen Bericht erstellen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie einen benutzerdefinierten Bericht zu persönlichen E-Mails erstellen.
• Verwenden Sie die Sales-Analytics-Suite, um auf vorgefertigte Berichte zur E-Mail-Performance zuzugreifen.