Persönlichen E-Mails versenden und auf diese antworten

Sie können vom Kontaktdatensatz oder dem zugehörigen Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objektdatensatz aus eine E-Mail an einzelne Kontakte in HubSpot senden. Sie können auch von der Datensatz-Chronik aus auf E-Mails antworten, die an eine persönliche E-Mail-Adresse oder an eine Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden, die mit dem Conversations-Postfach verknüpft ist.

Bitte beachten: Es ist ein verknüpftes Postfach erforderlich, um E-Mails über das CRM zu senden. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Postfach verknüpfen.

Persönliche E-Mails versenden

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
  • Kontakte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
  • Unternehmen: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
  • Deals: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
  • Tickets: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
  • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf das email E-Mail-Symbol.
• Geben Sie im Pop-up-Feld den Text für Ihre E-Mail ein. Wenn die Einstellung zur DSGVO-Funktionalität aktiviert ist und die rechtliche Grundlage des Kontakts zur Kommunikation nicht validiert wurde, müssen Sie diese vor dem Senden der E-Mail validieren.
  • Um die E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld „An“ auf das Dropdown-Menü „Name“ und wählen Sie dann eine weitere E-Mail-Adresse aus, die dem Kontakt zugeordnet ist.
  • Um die E-Mail von einer anderen verknüpften E-Mail-Adressen oder einer Team-E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld „Von“ auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen Sie dann eine andere verknüpfte E-Mail-Adresse aus, von der Sie senden möchten. Der Name im Feld „Von“ ist der in Ihren Profil- und anderen Einstellungen festgelegte Benutzername.

Bitte beachten: Die Absendername-Funktion wird für Office 365-verknüpfte Postfächer nicht unterstützt.

• • Um die Zuordnungen zu bearbeiten, klicken Sie unten rechts auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Datensätzen, bei denen die E-Mail-Interaktion protokolliert werden soll. Die E-Mail-Aktivität wird in den über dieses Dropdown-Menü ausgewählten Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen protokolliert.

• • Geben Sie einen Betreff für Ihre E-Mail ein.
  • Geben Sie den Text Ihrer Nachricht ein. In der oberen Symbolleiste:
    • Klicken Sie auf „Vorlagen“, um eine E-Mail-Vorlage einzufügen.
    • Klicken Sie auf „Sequenzen“, um den Kontakt in eine Sequenz aufzunehmen.
    • Klicken Sie auf „Dokumente“, um ein Sales-Dokument einzufügen.
    • Klicken Sie auf „Meetings“, um einen Link zur Terminplanung oder vorgeschlagene Meeting-Zeiten einzufügen.
    • Klicken Sie auf „Angebote“, um Preisinformationen zu teilen.
  • Um den Text anzupassen, verwenden Sie die Formatierungsoptionen im unteren Bereich des Bearbeitungsfensters.
  • Um den Schriftstil und die Schriftgröße oder die Textausrichtung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Mehr“.
  • Um Hyperlink-Text hinzuzufügen, klicken Sie auf das link Link-Symbol.
  • Um ein Bild hinzuzufügen, klicken Sie auf das insertImage Bild-Symbol.
  • Um eine Datei anzuhängen, klicken Sie auf das attach Büroklammer-Symbol.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Einfügen“, um Snippets einzufügen, Links zu Ihrer Wissensdatenbank hinzuzufügen (nur Service Hub), ein Video einzufügen oder Ihre Signatur zu bearbeiten.

• Klicken Sie auf „Senden“.

Auf persönliche E-Mails antworten

Sie können auf persönliche E-Mails antworten, die an eine persönliche E-Mail-Adresse gesendet wurden, oder auf E-Mails, die als Teil eines Threads im Conversations-Postfach an eine Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
• Unternehmen: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
• Deals: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
• Tickets: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Suchen Sie die E-Mail in der Datensatz-Chronik und klicken Sie auf „Antworten“. Wenn der Thread ein weiteres Mitglied Ihres Teams enthält, klicken Sie auf „Allen antworten“, um beiden zu antworten.

Bitte beachten: Wenn die E-Mail von Ihrem Teammitglied an den Kontakt ging, klicken Sie auf „Antworten“, um die E-Mail nur an Ihr Teammitglied und nicht an den Kontakt zu senden.

• Um die E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld „An“ auf den Namen und wählen Sie dann eine andere E-Mail-Adresse aus.
• Um die E-Mail von einer anderen verknüpften E-Mail-Adressen oder einer Team-E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld „Von“ auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen Sie dann eine andere verknüpfte E-Mail-Adresse aus, von der Sie senden möchten. Der Name im Feld „Von“ ist der in Ihren Profil- und anderen Einstellungen festgelegte Benutzername.

• Um die Zuordnungen zu bearbeiten, klicken Sie unten rechts auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Datensätzen, bei denen die E-Mail-Interaktion protokolliert werden soll. Die E-Mail-Aktivität wird in den aus diesem Dropdown-Menü ausgewählten Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen protokolliert.

Bitte beachten: Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, die Teil eines Threads im Conversations-Postfach ist, und eine Team-E-Mail-Adresse für die Antwort verwenden, wird, wenn Sie ein Ticket über das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ auswählen, die E-Mail-Aktivität im Ticket-Datensatz protokolliert und als Teil des Threads im Conversations-Postfach angezeigt. Daher werden auch alle früheren E-Mails im Thread mit dem Ticket-Datensatz verknüpft.

• Verfassen und formatieren Sie Ihre Antwort und klicken Sie dann auf „Senden“.

Persönliche E-Mails weiterleiten

Wenn Sie die Antwort eines Kontakts an ein anderes Mitglied Ihres Teams oder eine andere Person außerhalb Ihrer Organisation senden müssen, können Sie die E-Mail vom CRM-System aus weiterleiten.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
• Unternehmen: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
• Deals: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
• Tickets: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Suchen Sie die E-Mail in der Datensatzchronik und klicken Sie auf „Weiterleiten“.

• Geben Sie im Feld „An“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
• Klicken Sie auf „Weiterleiten“.

Die weitergeleitete E-Mail wird in der Chronik des Kontakts angezeigt, wobei der Betreff der Betreffzeile 'Fwd‘ vorangestellt ist.

Persönliche E-Mails über die HubSpot Mobile-App versenden und auf diese antworten

So senden Sie eine neue E-Mail an einen Kontakt in der HubSpot Mobile-App:

• Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem Gerät.
• Wenn eine Aufgabe in der Liste „Anstehende Aufgaben“ auf der Startseite der HubSpot-App E-Mail-Aufgaben sind, die mit einem Kontakt mit E-Mail-Adresse verknüpft sind, können Sie auf das E-Mail-Symbol email tippen, um eine E-Mail an den verknüpften Kontakt zu verfassen.

• So senden Sie eine neue E-Mail an einen bestimmten Kontakt:
  • Tippen Sie in der linken Seitenleiste auf „Menü“ und dann auf „Kontakte“.
  • Tippen Sie auf den Namen eines Kontakts, um den Datensatz zu öffnen.
  • Tippen Sie unter dem Foto des Kontakts auf das email E-Mail-Symbol.
  • Geben Sie im Fenster zum Verfassen von E-Mails eine Betreffzeile für Ihre E-Mail und alle weiteren Kontakte im Feld „CC/BCC“ ein.
  • Sie können eine E-Mail-Nachricht selbst verfassen oder eine Vertriebs-E-Mail-Vorlage aus Ihrem Account verwenden. Um eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie oben auf „Vorlage verwenden“ und wählen Sie dann eine Vorlage aus der Liste aus.
  • Um der E-Mail einen Meeting-Link hinzuzufügen, klicken Sie oben auf „Meeting-Link einfügen“ und wählen Sie dann einen Meeting-Link aus der Liste aus.
  • Wenn Sie bereit sind, Ihre E-Mail zu senden, tippen Sie oben rechts auf „Senden“.

(Android)

Sie können eine E-Mail auch direkt von einer Datensatz-Chronik aus beantworten:

• Tippen Sie in der linken Seitenleiste auf „Menü und dann auf den Datensatztyp (z. B. „Kontakte“, „Deals“, „Unternehmen“ oder „Tickets“).
• Tippen Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Um auf eine bestimmte E-Mail zu antworten oder alle zu beantworten, suchen Sie die E-Mail in der Chronik.
  • Um direkt auf die E-Mail zu antworten, tippen Sie auf die drei vertikalen Punkte verticalMenu oben rechts in der E-Mail-Karte und tippen Sie dann auf „Antworten“ oder „Allen antworten“.

• • Wenn Sie vor dem Verfassen Ihrer Antwort zunächst die ursprüngliche E-Mail lesen möchten, tippen Sie auf die „E-Mail“. Tippen Sie dann unten auf dem Bildschirm auf „Antworten“ oder „Allen antworten“.

(iOS)

(Android)

• Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer Antwort fertig sind, klicken Sie oben rechts auf „Senden“.

Rechtliche Grundlage zur Kommunikation des Kontakts validieren

Wenn Ihre DSGVO-Einstellung aktiviert ist, muss die rechtliche Grundlage zur Kommunikation des Kontakts vor dem Senden einer persönlichen E-Mail über HubSpot validiert werden. Sie können dies tun, indem Sie ein Abonnement hinzufügen oder eine einmalige rechtliche Grundlage bereitstellen.

Bitte beachten: Seit die DSGVO am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, muss ein Benutzer einem Kontakt, der alle E-Mails abbestellt hat, eine einmalige rechtliche Grundlage zur Kontaktaufnahme geben, bevor er eine persönliche E-Mail vom CRM aus versendet, selbst wenn die DSGVO-Funktion in dem Account, über das die E-Mail gesendet wird, nicht aktiviert ist. Wenn Sie eine E-Mail von einem Ticket-Datensatz aus senden, ist es möglich, eine E-Mail an einen abgemeldeten Kontakt ohne rechtliche Grundlage zu senden. Dies liegt daran, dass E-Mails, die von Ticket-Datensätzen gesendet werden, als transaktionsbezogene E-Mails gelten. 

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf das email E-Mail-Symbol.
• Validieren Sie im Pop-up-Feld die rechtliche Grundlage des Kontakts zur Kommunikation:
  • Abonnement hinzufügen: Klicken Sie auf diese Option, um einen Abonnementtyp festzulegen. Dies gibt Ihnen eine rechtliche Grundlage zur Kontaktaufnahme und ermöglicht es Ihnen, für den Kontakt das Abonnement „Persönlich“ hinzuzufügen, damit Sie von nun an persönliche E-Mails vom CRM aus senden können.
  • Bitte beachten: Die Option „Abonnement hinzufügen“ ist nicht verfügbar, wenn sich der Kontakt von allen E-Mail-Mitteilungen abgemeldet hat. In diesen Fällen können Sie eine einmalige rechtliche Grundlage für transaktionsbezogene und nicht-kommerzielle E-Mails bereitstellen.
  • Rechtliche Grundlage angeben (einmalig): Klicken Sie auf diese Option, um eine rechtliche Grundlage zuzuordnen, und erläutern Sie, warum Sie zur Kontaktaufnahme mit dem Kontakt berechtigt sind, um diesem eine E-Mail senden zu können. Diese Option ist nützlich, wenn mit dem Kontakt nur eine einzige Kontaktaufnahme erforderlich ist, beispielsweise um ihm per E-Mail einen Vertrag oder eine Rechnung zu senden.

• Sobald die rechtliche Grundlage validiert wurde, können Sie mit dem Verfassen der E-Mail fortfahren.