Persönlichen E-Mails versenden und auf diese antworten

Sie können vom Kontaktdatensatz oder dem zugehörigen Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objektdatensatz aus eine E-Mail an einzelne Kontakte in HubSpot senden. Sie können auch auf E-Mails antworten, die an eine persönliche E-Mail oder an eine Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden, die mit dem Posteingang der Conversations in der Chronik des Datensatzes verbunden ist.

Bitte beachten: Es ist ein verknüpftes Postfach erforderlich, um E-Mails über das CRM zu senden. Erfahren Sie, wie Sie mit Ihrem Posteingang verbinden.

Persönliche E-Mails versenden

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
  • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
  • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
  • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
  • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf das Symbol email E-Mail.
• Geben Sie im Pop-up-Feld den Text für Ihre E-Mail ein. Wenn die DSGVO-Funktionalität aktiviert ist und die Rechtsgrundlage des Kontakts nicht validiert wurde, müssen Sie diese validieren, bevor Sie die E-Mailversenden.
  • Um die E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld An auf das Dropdown-Menü Name und wählen dann eine andere E-Mail-Adresse aus, die mit dem Kontaktverbunden ist.
  • Um die E-Mail von einer anderen verknüpften E-Mail-Adressen oder einer Team-E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld „Von“ auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen Sie dann eine andere verknüpfte E-Mail-Adresse aus, von der Sie senden möchten. Der Name im Feld von ist der Benutzername , der in Ihren Profil- und Voreinstellungenfestgelegt ist.

Bitte beachten: Die Absendername-Funktion wird für Office 365-verknüpfte Postfächer nicht unterstützt.

• • Um die Zuordnungen zu bearbeiten, klicken Sie unten rechts auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Datensätzen, bei denen die E-Mail-Interaktion protokolliert werden soll. Die E-Mail-Aktivität wird in den über dieses Dropdown-Menü ausgewählten Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen protokolliert.

• • Geben Sie einen Betreff für Ihre E-Mail ein.
  • Geben Sie den Text Ihrer Nachricht ein. In der oberen Symbolleiste:
    • Klicken Sie auf Vorlagen, um eine E-Mail-Vorlageeinzufügen.
    • Klicken Sie auf Sequenzen, um den Kontakt in eine Sequenzeinzutragen.
    • Klicken Sie auf Dokumente, um einen Verkaufsbelegeinzufügen.
    • Klicken Sie auf Besprechungen, um einen Link zur Terminplanung oder vorgeschlagene Besprechungszeiteneinzufügen.
    • Klicken Sie auf Angebote um Preisinformationen zu teilen.
  • Um den Text anzupassen, verwenden Sie die Formatierungsoptionen im unteren Bereich des Bearbeitungsfensters.
  • Um den Schriftstil und die Schriftgröße oder die Textausrichtung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Mehr“.
  • Um Hyperlinks hinzuzufügen, klicken Sie auf das Link-Symbol link.
  • Um ein Bild hinzuzufügen, klicken Sie auf das Bildsymbol insertImage.
  • Um eine Datei anzuhängen, klicken Sie auf das Symbol attach Büroklammer .
  • Um Snippets einzufügen, Links zu Ihrer Wissensdatenbank (nurService Hub ) hinzuzufügen, ein Video einzufügen oder Ihre Signatur zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü einfügen.

• Klicken Sie auf „Senden“.

Auf persönliche E-Mails antworten

Sie können auf Einzel-E-Mails antworten, die an eine persönliche E-Mail-Adresse gesendet wurden, oder auf E-Mails, die an eine Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden, als Teil eines Threads im Posteingang von Conversations.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Suchen Sie die E-Mail in der Datensatz-Chronik und klicken Sie auf „Antworten“. Wenn der Thread ein weiteres Mitglied Ihres Teams enthält, klicken Sie auf „Allen antworten“, um beiden zu antworten.

Bitte beachten: Wenn die E-Mail von Ihrem Teammitglied an den Kontakt ging, klicken Sie auf „Antworten“, um die E-Mail nur an Ihr Teammitglied und nicht an den Kontakt zu senden.

• Um die E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld „An“ auf den Namen und wählen Sie dann eine andere E-Mail-Adresse aus.
• Um die E-Mail von einer anderen verknüpften E-Mail-Adressen oder einer Team-E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld „Von“ auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen Sie dann eine andere verknüpfte E-Mail-Adresse aus, von der Sie senden möchten. Der Name im Feld von ist der Benutzername , der in Ihren Profil- und Voreinstellungenfestgelegt ist.

• Um die Zuordnungen zu bearbeiten, klicken Sie unten rechts auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Datensätzen, bei denen die E-Mail-Interaktion protokolliert werden soll. Die E-Mail-Aktivität wird in den aus diesem Dropdown-Menü ausgewählten Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen protokolliert.

Bitte beachten: Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, die Teil eines Threads im Konversationen-Postfach ist, und eine Team-E-Mail-Adresse für die Antwort verwenden, wird, wenn Sie ein Ticket über das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ auswählen, die E-Mail-Aktivität im Ticket-Datensatz protokolliert und als Teil des Threads im Konversationen-Postfach angezeigt. Daher werden auch alle früheren E-Mails im Thread mit dem Ticket-Datensatz verknüpft.

• Verfassen und formatieren Sie Ihre Antwort und klicken Sie dann auf „Senden“.

Persönliche E-Mails weiterleiten

Wenn Sie die Antwort eines Kontakts an ein anderes Mitglied Ihres Teams oder eine andere Person außerhalb Ihrer Organisation senden müssen, können Sie die E-Mail vom CRM-System aus weiterleiten.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Suchen Sie die E-Mail in der Datensatzchronik und klicken Sie auf „Weiterleiten“.

• Geben Sie im Feld „An“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
• Klicken Sie auf „Weiterleiten“.

Die weitergeleitete E-Mail wird in der Chronik des Kontakts angezeigt, wobei der Betreff der Betreffzeile 'Fwd‘ vorangestellt ist.

Persönliche E-Mails über die HubSpot Mobile-App versenden und auf diese antworten

So senden Sie eine neue E-Mail an einen Kontakt in der HubSpot Mobile-App:

• Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem Gerät.
• Wenn es sich bei den Aufgaben in der Liste Anstehende Aufgaben auf der HubSpot-App-Startseite um E-Mail-Aufgaben handelt, die einem Kontakt mit einer E-Mail-Adresse zugeordnet sind, können Sie auf das Symbol E-Mail email tippen, um eine E-Mail an den zugeordneten Kontakt zu verfassen.

• So senden Sie eine neue E-Mail an einen bestimmten Kontakt:
  • Tippen Sie in der linken Seitenleiste auf „Menü“ und dann auf „Kontakte“.
  • Tippen Sie auf den Namen eines Kontakts, um den Datensatz zu öffnen.
  • Tippen Sie unter dem Foto des Kontakts auf das E-Mail-Symbol email .
  • Geben Sie im Fenster zum Verfassen von E-Mails eine Betreffzeile für Ihre E-Mail und alle weiteren Kontakte im Feld „CC/BCC“ ein.
  • Sie können eine E-Mail-Nachricht von Grund auf neu eingeben oder eine Vorlage für Verkaufs-E-Mails aus Ihrem Account verwenden. Um eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie oben auf „Vorlage verwenden“ und wählen Sie dann eine Vorlage aus der Liste aus.
  • Um der E-Mail einen Meeting-Link hinzuzufügen, klicken Sie oben auf „Meeting-Link einfügen“ und wählen Sie dann einen Meeting-Link aus der Liste aus.
  • Wenn Sie bereit sind, Ihre E-Mail zu senden, tippen Sie oben rechts auf „Senden“.

(Android)

Sie können eine E-Mail auch direkt von einer Datensatz-Chronik aus beantworten:

• Tippen Sie in der linken Seitenleiste auf „Menü und dann auf den Datensatztyp (z. B. „Kontakte“, „Deals“, „Unternehmen“ oder „Tickets“).
• Tippen Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Um auf eine bestimmte E-Mail zu antworten oder alle zu beantworten, suchen Sie die E-Mail in der Chronik.
  • Um direkt auf die E-Mail zu antworten, tippen Sie auf die drei vertikalen Punkte verticalMenu oben rechts auf der E-Mail-Karte und dann auf Antworten oder Allen antworten.

• • Wenn Sie vor dem Verfassen Ihrer Antwort zunächst die ursprüngliche E-Mail lesen möchten, tippen Sie auf die „E-Mail“. Tippen Sie dann unten auf dem Bildschirm auf „Antworten“ oder „Allen antworten“.

(iOS)

(Android)

• Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer Antwort fertig sind, klicken Sie oben rechts auf „Senden“.

Überprüfen Sie die Rechtsgrundlage Ihres Kontakts für die Kommunikation

Wenn Ihre DSGVO-Einstellung aktiviert ist, muss die Rechtsgrundlage des Kontakts für die Kommunikation validiert werden, bevor Sie ihm eine persönliche E-Mail über HubSpot senden können. Sie können dies tun, indem Sie ein Abonnement hinzufügen oder eine einmalige rechtliche Grundlage bereitstellen.

Bitte beachten Sie: Seit Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018 muss ein Nutzer, wenn ein Kontakt sich global von E-Mails abgemeldet hat, dem Kontakt eine einmalige Rechtsgrundlage für die Kommunikation geben, bevor er ihm eine One-to-One-E-Mail aus dem CRM sendet, auch wenn die DSGVO-Funktionalität in dem Account, von dem aus gesendet wird, nicht aktiviert ist. Wenn Sie eine E-Mail von einem Datensatz aus versenden, ist es möglich, eine E-Mail an einen abgemeldeten Kontakt zu senden, für den es keine Rechtsgrundlage gibt, da E-Mails, die von Ticket-Datensätzen aus gesendet werden, als transaktionsbezogene E-Mails gelten.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf das Symbol email Email.
• Bestätigen Sie im Pop-up-Fenster die Rechtsgrundlage des Kontakts für die Kommunikation:
  • Abonnement hinzufügen: Klicken Sie auf diese Option, um einen Abonnementtyp festzulegen. Damit haben Sie eine rechtliche Grundlage für die Kommunikation und können das One-to-One Abonnement für den Kontakt hinzufügen, so dass Sie ihm in Zukunft One-to-One-E-Mails aus dem CRM senden können.
  • Bitte beachten: Die Option  „Abonnement hinzufügen“ ist nicht verfügbar, wenn sich der Kontakt von allen E-Mail-Mitteilungen abgemeldet hat. In diesen Fällen können Sie eine einmalige rechtliche Grundlage für transaktionsbezogene und nicht-kommerzielle E-Mails bereitstellen.
  • Geben Sie eine einmalige Rechtsgrundlage: Klicken Sie, um eine Rechtsgrundlage zuzuweisen und zu erklären, warum Sie berechtigt sind, mit dem Kontakt zu kommunizieren, damit Sie ihm die E-Mail senden können. Diese Option ist nützlich, wenn mit dem Kontakt nur eine einzige Kontaktaufnahme erforderlich ist, beispielsweise um ihm per E-Mail einen Vertrag oder eine Rechnung zu senden.

• Sobald die Rechtsgrundlage validiert ist, können Sie unter mit dem Schreiben Ihrer E-Mailfortfahren.