Sequenzen erstellen und bearbeiten

Mit dem Sequenz-Tool können Sie eine Reihe gezielter, zeitlich abgestimmter E-Mail-Vorlagen versenden, um Kontakte über einen längeren Zeitraum zu pflegen. Sie können auch automatisch Aufgaben erstellen, die Sie an ein Follow-up bei Ihren Kontakten erinnern sollen.

Wenn Kontakte auf die E-Mail antworten oder einen Termin buchen, werden sie automatisch aus der Sequenz entfernt . Nachdem Sie Sequenzen eingerichtet haben und verwendet, können Sie Ihre Kontakte mit Sequenzaufnahmeeigenschaften segmentieren. 

Workflows sind ein weiteres Automatisierungstool zum automatischen Aufnehmen von Datensätzen in einer Reihe von Aktionen. Wenn Sie Ihre Sequenz erstellen, können Sie auch über die Registerkarte „Automatisierung“ Workflows erstellen, um Kontakte automatisch in diese Sequenz einzutragen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Workflows.

Bevor Sie loslegen

Um Sequenzen erstellen und ausführen zu können, muss der Account des HubSpot-Benutzers die folgenden Anforderungen erfüllen: 

• Dem Benutzerkonto ist eine Sales HubProfessional oder Enterpriseoder Service Hub Professional oder Enterprise Benutzerlizenz zugewiesen .
• Der Account ist mit einer persönlichen E-Mail-Adresse verbunden. Eine Team-E-Mail-Adresse, die mit dem Posteingang für Conversations verbunden ist, kann nicht zum Senden von Sequenz-E-Mails verwendet werden.
• Der Benutzer-Account hat die Berechtigung „Sequenzen“.

Bitte beachten Sie bei der Verwendung von Sequenzen auch Folgendes: 

• Die Anzahl der Sequenzen, die Sie in Ihrem Account erstellen können, ist beschränkt. Sie können die Gesamtanzahl der Sequenzen, die in Ihrem Account erstellt wurden, oben rechts im Sequenzen-Dashboard anzeigen. Erfahren Sie in der Übersicht der Produkte und Dienstleistungen von HubSpot mehr über diese Limits.
• Wenn Sie die Integration von HubSpot mit LinkedIn Sales Navigator verwenden, können Sie Aufgaben erstellen, um Sie daran zu erinnern, eine InMail oder Vernetzungsanfrage zu senden. Diese Aufgaben werden nicht automatisch ausgeführt, sondern müssen manuell abgeschlossen werden. 
• Alle Aufgaben in einer Sequenz werden dem Benutzer zugewiesen, der den Kontakt in die Sequenz eingetragen hat.

Sequenzen erstellen

Verwenden Sie beim Erstellen einer Sequenz E-Mail-Vorlagen und Aufgabenerinnerungen. Sie können auch die Verzögerung zwischen Sequenzschritten anpassen, damit E-Mails und Aufgaben dann ausgeführt werden, wenn Sie es möchten.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Sequenzen.
• Klicken Sie oben rechts auf „Sequenz erstellen“.
• Wählen Sie im linken Bereich „Komplett neu beginnen“ aus oder wählen Sie eine vorgefertigte Sequenz-Vorlage aus.
• Klicken Sie oben rechts auf „Sequenz erstellen“.

• Klicken Sie im Sequenz-Editor auf das edit Bleistift-Symbol und geben Sie einen Namen für Ihre Sequenz ein.

Schritte zu Ihrer Sequenz hinzufügen:

• Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+), um einen Schritt hinzuzufügen.
• Wählen Sie im rechten Bereich eine Aktion aus. Sie können automatisierte E-Mails hinzufügen oder E-Mail-, Anruf- oder allgemeine Aufgabenerinnerungen erstellen.
  • Um eine automatisierte E-Mail hinzuzufügen, klicken Sie auf „Automatisierte E-Mail“.
    • Wählen Sie Ihren E-Mail-Typ, um einen neuen Thread zu beginnen oder auf eine vorherige E-Mail zu antworten.
    • Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf „Vorlage erstellen“.
    • Um Ihre vorhandenen Vorlagen zu filtern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Vorhandene E-Mail-Vorlagen“ oder verwenden Sie die Suchleiste, um eine bestimmte Vorlage zu finden. Wählen Sie dann eine Vorlage aus der Liste aus.
      
      
      
      
    • Wenn die automatisierte E-Mail nicht der erste Schritt in der Sequenz ist, klicken Sie auf [Zahl] Werktag neben Verzögerung, um die Anzahl der Tage bis zum Versand der E-Mail festzulegen.
      
      

• • So fügen Sie eine Aufgabenerinnerung hinzu:
    • Klicken Sie im rechten Bereich auf „„Manuelle E-Mail“-Aufgabe“, „Anrufaufgabe“ oder „Allgemeine Aufgabe“.
    • Aktivieren Sie unter „Aufgabendetails“ das Häkchen, um die Sequenz anzuhalten, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.

• • • Geben Sie einen Titel für die Aufgabe ein.
      • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Personalisieren“, um Personalisierungstoken in den Titel einzufügen.
    • Um die Priorität der Aufgabe festzulegen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Priorität“.
    • Um die Aufgabe zu einer Warteschlange hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Warteschlange“.
    • Geben Sie die Aufgabendetails im Feld „Notizen“ ein. Verwenden Sie die Symbolleiste am unteren Rand, um den Text zu formatieren, einen Link einzufügen, ein Snippet einzufügen oder Personalisierungstoken hinzuzufügen.

• • • Wenn Sie eine E-Mail-Aufgabenerinnerung erstellen, können Sie eine E-Mail-Vorlage zur Follow-up-Aufgabe hinzufügen. Beim Abschließen der Aufgabe im Kontaktdatensatz wird die E-Mail-Vorlage automatisch im E-Mail-Composer-Fenster ausgefüllt.
      
      • Klicken Sie auf „E-Mail-Vorlage hinzufügen“.
      • Um Ihre vorhandenen Vorlagen zu filtern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Vorhandene E-Mail-Vorlagen“ oder verwenden Sie die Suchleiste, um eine bestimmte Vorlage zu finden. Wählen Sie dann eine Vorlage aus der Liste aus.
        
        
      

Bitte beachten Sie: Um das E-Mail-Composer-Fenster in einem Kontaktdatensatz automatisch zu öffnen und es mit der in der Sequenz-E-Mail-Aufgabe ausgewählten Vorlage zu füllen, müssen Sie die E-Mail-Aufgabe zu einer Aufgabenwarteschlangehinzufügen. Andernfalls müssen Sie die E-Mail manuell im Kontaktdatensatz überprüfen und senden, nachdem die Aufgabe erstellt wurde.

• • Klicken Sie auf „Add“ (Hinzufügen).
  • So konfigurieren Sie, wann die Aufgabe ausgeführt wird:
    • Um eine Verzögerung festzulegen, klicken Sie auf [Zahl] Werktag neben Verzögerung, um die Anzahl der Tage bis zur Ausführung der Aufgabe festzulegen.

• • • Um eine Aufgabe unmittelbar nach dem vorherigen Schritt zu erstellen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeitverzögerung .

• Wenn Sie die Integration von HubSpot mit LinkedIn Sales Navigator verwenden, können Sie eine Aufgabenerinnerung erstellen, um eine InMail oder eine Vernetzungsanfrage zu senden. Wenn Sie die Aufgabe in einer Warteschlange abschließen, öffnet sich der LinkedIn Sales Navigator im Datensatz des Kontakts, damit Sie die InMail oder Vernetzungsanfrage senden können.

• • Klicken Sie im rechten Bereich auf „Sales-Navigator – InMail-Aufgabe“ oder „Sales Navigator – Verknüpfungsanfrage“.
  • Aktivieren Sie unter „Aufgabendetails“ das Häkchen, um die Sequenz anzuhalten, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.

• • Geben Sie einen Titel für die Aufgabe ein.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Personalisieren“, um Personalisierungstoken in den Titel einzufügen.

• • Um die Priorität der Aufgabe festzulegen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Priorität“.
  • Um die Aufgabe zu einer Warteschlange hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Warteschlange“.
  • Geben Sie die Aufgabendetails im Feld „Notizen“ ein. Sie können in diesem Feld die Nachricht eingeben, die in Ihrer InMail oder Verknüpfungsanfrage enthalten sein soll. Die Nachricht wird beim Abschließen der Aufgabe nicht automatisch in das LinkedIn Sales Navigator-Pop-up-Feld übertragen. Verwenden Sie die Symbolleiste am unteren Rand, um den Text zu formatieren, einen Link einzufügen, ein Snippet einzufügen oder Personalisierungstoken hinzuzufügen.

• Fügen Sie so lange weitere Schritte hinzu, bis Ihre Sequenz vollständig ist, und klicken Sie auf „Speichern“. Bitte beachten Sie, dass jede Sequenz auf 10 E-Mail-Vorlagen begrenzt ist; Sie können jedoch beliebig viele Aufgabenerinnerungen hinzufügen.
• Wählen Sie im rechten Bereich das Optionsfeld neben der gewünschten Einstellung zum Teilen aus. Standardmäßig werden neue oder geklonte Sequenzen auf „Nur ich“ festgelegt. Erfahren Sie mehr über das Teilen von Vertriebsinhalten und mehreren Sequenzen gleichzeitig.
  
• Klicken Sie auf „Speichern“.

Sequenzeinstellungen bearbeiten

Nachdem Sie Schritte zu Ihrer Sequenz hinzugefügt haben, können Sie die Sequenzeinstellungen bearbeiten, einschließlich der Sendezeiten für Follow-up-E-Mails und der Standardzeiten für die Aufgabenerstellung. Ihr Einstellungen gelten nur für die E-Mails und Aufgaben, die nach dem ersten Schritt in Ihrer Sequenz ausgeführt werden.

Bitte beachten: Wenn für Ihre Sequenz festgelegt ist, dass E-Mails nur an Werktagen gesendet werden sollen, zählen die Verzögerungen nur die Werktage zwischen jedem Schritt. Wenn beispielsweise eine E-Mail an einem Donnerstag um 17:00 Uhr gesendet wird und für die folgende E-Mail der Versand drei Tage später geplant ist, wird die E-Mail am Dienstag um 17:00 Uhr verschickt.

So konfigurieren Sie Ihre Sequenzeinstellungen:

• Klicken Sie oben im Sequenz-Editor auf die Registerkarte „Einstellungen“.
• Standardmäßig werden Follow-up-E-Mails in einer Sequenz nur an Werktagen gesendet. Wenn Sie möchten, dass E-Mails am Samstag und Sonntag gesendet werden, klicken Sie auf den Schalter „Schritte nur an Werktagen ausführen“, um ihn zu deaktivieren.
• Um den Zeitpunkt jeder Follow-up-E-Mail anzupassen, legen Sie mithilfe der Zeitauswahl „Automatisiertes E-Mail-Versandfenster“ einen Zeitraum fest. HubSpot prüft frühere E-Mail-Öffnungen und die eingestellte Zeitzone, um automatisch die beste Zeit für den Versand in diesem Bereich zu ermitteln.
• Sequenzaufgaben werden zu Beginn des Kalendertages Ihres Accounts erstellt, der sich nach der bei der Registrierung von Kontakten ausgewählten Zeitzonerichtet. Diese Aufgaben sind in der E-Mail „Tägliche Aufgabenzusammenfassung“ enthalten. So erhalten Sie jedes Mal, wenn eine Aufgabe in einer Sequenz erstellt wird, eine zusätzliche E-Mail-Erinnerung:
  • Klicken Sie auf den Schalter „E-Mail-Erinnerung“, um ihn zu aktivieren.
  • Verwenden Sie die Zeitauswahl, um die Standardzeit auszuwählen, zu der Sie die Aufgabenerinnerung erhalten möchten. Die Aufgabe ist um 17:00 Uhr an dem Kalendertag in der Zeitzone fällig, die beim Aufnehmen des Kontakts in die Sequenz ausgewählt wurde.

• Nachdem Sie Ihre Sequenzeinstellungen bearbeitet haben, klicken Sie auf „Speichern“.

Automatisierung der Sequenzaufnahme bearbeiten

Bearbeiten Sie die Trigger für automatisches Entfernen oder richten Sie eingebettete Workflows ein, um Kontakte automatisch in der Sequenz aufzunehmen oder aus dieser zu entfernen. Standardmäßig werden Kontakte automatisch entfernt, wenn diese auf irgendeine E-Mail in der Sequenz antworten oder ein Meeting auf einer Terminplanungsseite buchen. Diese Trigger können nicht deaktiviert werden.

• So bearbeiten Sie die Sequenzaufnahme-Trigger:
  • Klicken Sie oben im Sequenz-Editor auf die Registerkarte „Automatisierung“.
  • Um alle Kontakte desselben Unternehmens aus dieser Sequenz zu entfernen, wenn ein Kontakt auf eine E-Mail in der Sequenz antwortet, klicken Sie auf den Schalter „Entfernen: Alle Kontakte im gleichen Unternehmen aus dieser Sequenz“, um ihn zu aktivieren.
    
  • Nachdem Sie Ihre Sequenzanmeldungsautomatisierung bearbeitet haben, klicken Sie auf Speichern.

• Sie können über die Registerkarte „Automatisierung“ auch Workflows erstellen, um Kontakte anhand anderer Auslöser automatisch in diese Sequenz aufzunehmen oder aus ihr zu entfernen. Diese Workflows können auf der Registerkarte „Automatisierung“ aktiviert und deaktiviert werden oder im Workflow-Tool verwaltet werden. So erstellen Sie einen Workflow:

• • Klicken Sie oben rechts auf „Workflow erstellen“.

• • So lösen Sie einen Workflow auf der Grundlage der Formulareinsendung aus:
    • Wählen Sie auf der rechten Seite entweder „Formulareinsendung“ aus, um einen Kontakt in den Workflow aufzunehmen, wenn er ein Formular einsendet.

• • • Wählen Sie „Kontakt sendet ein beliebiges Formular ein“ aus, um Kontakte aufzunehmen, die irgendein Formular auf Ihrer Website übermitteln, oder wählen Sie „Kontakt sendet ein bestimmtes Formular ein“ aus und wählen Sie im Dropdown-Menü ein Formular aus.
      
      

• • So lösen Sie einen Workflow auf der Grundlage von Seitenaufrufen aus:
    • Wählen Sie im rechten Bereich die Option Seitenansicht , um einen Kontakt in den Workflow einzuschreiben, wenn er eine Seite auf Ihrer Website aufruft.

• • • Wählen Sie eine Seitenaufrufoption aus, um die Kriterien für den Seitenaufruf nach URL zu begrenzen. Ein Platzhalterzeichen (*) funktioniert hier nicht.
      
      

• Klicken Sie auf „Weiter mit: Workflow-Aktion festlegen“. 
• Wählen Sie im Abschnitt „Sequenzaktionen“ eine Aktion aus, die ausgeführt werden soll, wenn Kontakte die Auslösekriterien erfüllen:
• Wählen Sie „Kontakt aus dieser Sequenz entfernen“ aus, um einen Kontakt aus der Sequenz zu entfernen, wenn er die Kriterien für die Aufnahme in den Workflow erfüllt.

• • Wählen Sie „Kontakt in diese Sequenz aufnehmen“ aus, um einen Kontakt in die Sequenz aufzunehmen, wenn er die Aufnahmekriterien des Workflows erfüllt. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs „Absender“ und „Absender-E-Mail-Adresse“, um einen E-Mail-Absender auszuwählen.
    
    

• Klicken Sie unten links auf „Erstellen“.
• Klicken Sie im Dialogfeld auf „Aktivieren“, um den Workflow sofort zu aktivieren, oder auf „Als Entwurf speichern“. Der neue Workflow wird in der Liste der Trigger auf der Registerkarte „Automatisierung“ angezeigt.
• Um den Workflow im Workflow-Tool zu bearbeiten, einen Trigger zu bearbeiten, eine Aktion zu bearbeiten oder einen Workflow zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger neben den Workflow und klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen.

Sequenzen bearbeiten

Sie können Ihre Sequenzvorlagen bearbeiten, die in Ihrer Sequenz enthaltenen Aufgaben aktualisieren und Ihre Sequenzeinstellungen anpassen. Wenn Sie Ihre Sequenz bearbeiten, können Sie die Analysen aus demSchrittleistungsbericht für jeden Schritt überprüfen. Wenn Sie Kontakte haben, die derzeit in einer Sequenz aktiv sind, erfahren Sie mehr darüber, wie sich Änderungen an einer aktiven Sequenz auf Ihre Kontakte auswirken können. 

• Um die Schritte in der Sequenz neu anzuordnen, klicken Sie rechts oben im Sequenzschritt auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Nach oben“ oder „Nach unten“ aus.

• Sie können auch E-Mail-Threading, automatisierte E-Mails oder manuelle E-Mail-Vorlagen direkt in der Sequenz bearbeiten:
  • Erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Threading bearbeiten.
  • Um eine automatisierte E-Mail zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ für den Schritt „Automatisierte E-Mail“ in der Sequenz und dann auf „E-Mail bearbeiten“. Sie können dann den Text der E-Mail bearbeiten und als neue Vorlage speichern.

• • Um eine manuelle E-Mail-Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ für den Schritt „Manuelle E-Mail-Aufgabe“ in der Sequenz und dann auf „Aufgabe bearbeiten“. Klicken Sie auf den Namen der E-Mail-Vorlage und dann im Dropdown-Menü auf „Bearbeiten“.

• • Um alle anderen Aufgaben zu bearbeiten, klicken Sie in oben rechts im Sequenzschritt auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und dann auf „Aufgabe bearbeiten“.
• Um einen Schritt aus Ihrer Sequenz zu entfernen, klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und dann auf „Löschen“.
• Wenn Sie die Bearbeitung Ihrer Sequenzschritte abgeschlossen haben:
  • Um die Änderungen zu übernehmen, die Sie gerade an der vorhandenen Sequenz vorgenommen haben, klicken Sie auf „Bestehende speichern“.
  • Um eine komplett neue Sequenz zu erstellen, die die zuvor vorgenommenen Änderungen enthält:
    • Klicken Sie oben rechts auf „Kopie erstellen“.
    • Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die neue Sequenz ein und wählen Sie gegebenenfalls einen Ordner aus.
    • Klicken Sie auf „Speichern“.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Kontakte in eine Sequenz einschreiben können.