Kontakte in eine Sequenz aufnehmen

Verwenden Sie Sequenzen, um die Kontaktaufnahme mit Kontakten zu automatisieren. Passen Sie die E-Mail-Sendezeiten an, bearbeiten Sie die Verzögerungen zwischen den Sequenzschritten und personalisieren Sie jede E-Mail, um Ihre Antwortrate zu erhöhen.

Sie können einzelne Kontakte aufnehmen oder mehrere Kontakte auf einmal aufnehmen. In HubSpot können Kontakte über folgende Bereiche aufgenommen werden:

• Das Sequenz-Tool und die eingebettete Automatisierung innerhalb des Sequenz-Tools
• Einzelne Kontaktdatensätze 
• Die Indexseite für Kontakte
• Aktive und statische Listen
• Kontaktbasierte Workflows (nur Sales oder Service Hub Enterprise )

Sie können eine Sequenz auch mithilfe der Hub Spot Sales-Erweiterung von Ihrem Postfach aus starten. Erfahren Sie, wie Sie Sequenzen mithilfe der Chrome-Erweiterung von HubSpot, dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot oder dem Office 365-Add-in von HubSpot Kontakte von Ihrem E-Mail-Konto aus Ihrem Postfach aufnehmen.

Wenn Sie einen Kontakt in eine Sequenz aufnehmen, wird möglicherweise eine Fehlermeldung angezeigt, dass der Kontakt nicht aufgenommen werden kann. Zum Beispiel, wenn dem Kontakt eine E-Mail-Adresse fehlt oder es zuvor einen Bounce gab. Erfahren Sie mehr über die Behebung von Problemen bei der Aufnahme in Sequenzen. 

Bevor Sie loslegen

Beim Aufnehmen von Kontakten in diese Sequenz und beim Versenden einer Sequenz über die „Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter“-Eigenschaft ist Folgendes zu beachten: 

• Sie benötigen ein verknüpftes E-Mail-Postfach. 
• Die Sequenz muss für den als Absender ausgewählten Benutzer freigegeben werden. Wenn der Benutzer keine Berechtigung für den Zugriff auf die Sequenz hat, schlägt die Aufnahme fehl. 
• Jeder Kontakt kann nur in jeweils eine Sequenz gleichzeitig aufgenommen sein. Um einen Kontakt in eine andere Sequenz aufzunehmen, muss er zunächst aus seiner aktuellen Sequenz entfernt werden.
• Außerdem gibt es ein Limit für die Anzahl der Sequenz-E-Mails, die ein Benutzer täglich senden kann.
  • HubSpot kann das Sendelimit für Sequenz-E-Mails nicht erhöhen.
  • Wenn ein Benutzer sein tägliches Sendelimit überschreitet, wird der Kontakt nicht in die Sequenz aufgenommen. 
• Die Lifecycle-Phase-Eigenschaft des Kontakts wird nicht länger von Sequenzen aktualisiert. Wenn Sie die Lifecycle-Phase-Eigenschaft für Ihre aufgenommenen Kontakte aktualisieren möchten, können Sie dies mithilfe der Aktion Eigenschaftswerten festlegen in einem Workflow tun. 
• Bei der Aufnahme mehrerer Kontakte können maximal drei E-Mails pro Minute versendet werden.

Manuell Kontakte in eine Sequenz aufnehmen

Sie können einzelne Kontakte über das Sequenz-Tool in HubSpot oder aus ihren Kontaktdatensätzen aufnehmen.

1. So funktioniert die Aufnahme über das Sequenz-Tool:
   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Sequenzen.
   • Klicken Sie oben auf die Registerkarte Verwalten.
   • Klicken Sie auf den Sequenznamen.
   • Klicken Sie oben rechts auf der Sequenzseite auf Kontakte aufnehmen und wählen Sie Kontakte aufnehmen aus.
   • Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen neben dem Namen des Kontakts, den Sie aufnehmen möchten.
   • Klicken Sie unten auf Weiter. 
2. So funktioniert die Aufnahme über einen Datensatz:
   • Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
     • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
     • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
     • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
     • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
     • Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus.
   • Wählen Sie einen Datensatz aus, den Sie aufnehmen möchten.
   • Klicken Sie im linken Bereich auf das emaisequencesSymbol für die Aufnahme in eine Sequenz. Möglicherweise müssen Sie auf das ellipses Symbol Mehr und dann auf das sequences Symbol In eine Sequenz aufnehmen klicken.
   • Halten Sie im Dialogfeld den Mauszeiger über die Sequenz und klicken Sie auf „Auswählen“. 

Bitte beachten: Alle Kontakte können in eine Sequenz aufgenommen werden. Andere Datensatztypen benötigen einen zugeordneten Kontakt, um in eine Sequenz aufgenommen zu werden.

3. Klicken Sie oben im Dialogfeld „Sequenz auswählen“ auf das Dropdown-Menü „Beginnen bei“ und wählen Sie den Schritt aus, bei dem der Kontakt die Sequenz starten soll.
4. Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Zeitzone“ und wählen Sie eine Zeitzone aus. Alle Schritte werden in der ausgewählten Zeitzone ausgeführt.
5. Um die Follow-up-Standardeinstellungen der Sequenz zu überschreiben, klicken Sie oben rechts auf Einstellungen. Diese Einstellungen gelten nur für die E-Mails und Aufgaben, die nach dem ersten Schritt in der Sequenz ausgeführt werden. 
6. Standardmäßig wird die erste E-Mail in der Sequenz möglichst schnell gesendet. So legen Sie eine Sendezeit für den ersten Schritt fest:
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Jetzt senden“ und wählen Sie „Später senden“ aus.
   • Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus.

7. Wählen Sie für nachfolgende E-Mails im Abschnitt „E-Mail senden in“ aus, wie viele Tage nach dem vorherigen Schritt vergehen sollen, bevor die E-Mail gesendet wird. 
8. Wenn Sie Platzhalter-Token in einer E-Mail verwenden und Werte für den ausgewählten Kontakt fehlen, werden die Token oben rot angezeigt:
   • Klicken Sie auf ein Token und geben Sie einen Wert für das Token ein.
   • Klicken Sie auf Alle aktualisieren. Wiederholen Sie dies für jedes Token in der Vorlage.

9. Verwenden Sie am unteren Rand jeder E-Mail-Vorlage die Rich-Text-Symbolleiste, um den Text zu formatieren oder einen Link, ein Snippet, ein Dokument oder ein Video einzufügen.
10. Passen Sie Ihre Sequenzaufgaben an:
    • Um Ihre Aufgaben zu planen, legen Sie die [Anzahl der Tage] fest, bevor die Aufgabe erstellt wird.
    • Um eine Aufgabe sofort nach Ausführung des vorherigen Schritts zu erstellen, klicken Sie im Aufgabenschritt auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „Aufgabe sofort erstellen“ aus.
    • Um den Aufgabentitel zu bearbeiten, geben Sie einen neuen Titel in das Feld „Aufgabentitel“ ein.
    • Standardmäßig wird eine Sequenz so lange pausiert, bis die Aufgabe abgeschlossen ist. Um die Sequenz auch dann fortzusetzen, wenn diese Aufgabe unvollständig ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ohne Abschließen der Aufgabe fortfahren.
11. Wenn Ihr Benutzer mehrere Postfächer mit HubSpot verknüpft hat, klicken Sie unten auf das Dropdown-Menü Von und wählen Sie eine E-Mail-Adresse aus, von der Sequenz-E-Mails gesendet werden sollen.
12. Klicken Sie unten links auf Sequenz starten.

Mehrere Kontakte in eine Sequenz aufnehmen

Benutzer mit Berechtigungen für den Massenimport in Sequenzen können bis zu 50 Kontakte gleichzeitig in eine Sequenz aufnehmen. Nehmen Sie mehrere Kontakte auf, wenn Sie sich nach einer Messe oder Konferenz erneut bei Kontakten melden, sich erneut mit Kontakten aus inaktiven Accounts verbinden oder zielgerichtete Nachrichten an eine segmentierte Liste von potenziellen Kunden senden müssen.

Bitte beachten: Bei der Massenaufnahme von Kontakten sendet HubSpot maximal drei E-Mails pro Minute und bezieht dabei auch E-Mail-Sendelimits ein. Das bedeutet, dass Ihre Sequenz-E-Mails möglicherweise nicht sofort gesendet werden.

1. So funktioniert die Aufnahme mehrerer Kontakte über das Sequenz-Tool:
   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Sequenzen.
   • Klicken Sie oben links auf die Registerkarte Verwalten.
   • Klicken Sie auf den Sequenznamen.
   • Klicken Sie oben rechts auf der Sequenzseite auf Kontakte aufnehmen.
   • Wählen Sie im rechten Bereich die Kontrollkästchen neben dem Namen des Kontakts aus, den Sie aufnehmen möchten.
   • Klicken Sie im rechten Bereich unten auf Weiter. 
2. So funktioniert die Aufnahme mehrere Kontakte über das Listen-Tool:
   • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Listen.
   • Klicken Sie auf den Namen der Liste, aus der Sie Kontakte aufnehmen wollen.
   • Um alle Kontakte in der Liste auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen oben links in der Tabelle und klicken Sie dann auf Alle [x] Kontakte auswählen .
   • Um einzelne Kontakte aus der Liste auszuwählen, wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Kontakten aus, die Sie aufnehmen möchten.
   • Klicken Sie oben in der Tabelle auf In Sequenz aufnehmen.
3. So funktioniert die Aufnahme mehrerer Kontakte über die Kontakte-Indexseite: 
   • Gehen Sie in HubSpot zu Kontakte > Kontakte.
   • Wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Kontakten aus, die Sie aufnehmen möchten.
   • Klicken Sie oben in der Tabelle auf In Sequenz aufnehmen.