Senden und Verwalten von Einzel-E-Mails

Sie können vom Kontaktdatensatz oder dem zugehörigen Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objektdatensatz aus eine E-Mail an einzelne Kontakte in HubSpot senden. Sie können auch auf E-Mails antworten, die an eine persönliche E-Mail oder an eine Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden, die mit dem Posteingang der Conversations in der Chronik des Datensatzes verbunden ist.

Bitte beachten: Es ist ein verknüpftes Postfach erforderlich, um E-Mails über das CRM zu senden. Erfahren Sie, wie Sie mit Ihrem Posteingang verbinden.

Persönliche E-Mails versenden

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
  • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
  • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
  • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
  • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf das Symbol email E-Mail.
• Geben Sie im Pop-up-Feld den Text für Ihre E-Mail ein. Wenn die Datenschutzeinstellungen aktiviert sind und die Rechtsgrundlage des Kontakts nicht validiert wurde, müssen Sie diese validieren, bevor Sie die E-Mailversenden.
  • Um die E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld An auf das Dropdown-Menü Name und wählen dann eine andere E-Mail-Adresse aus, die mit dem Kontaktverbunden ist.
  • Um die E-Mail von einer anderen verbundenen persönlichen E-Mail-Adresse oder einer Team-E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld von auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen dann eine andere verbundene E-Mail-Adresse zum Senden aus. Der Name im Feld von ist der Benutzername , der in Ihren Profil- und Voreinstellungenfestgelegt ist.

• • Um die Zuordnungen zu bearbeiten, klicken Sie unten rechts auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Datensätzen, bei denen die E-Mail-Interaktion protokolliert werden soll. Die E-Mail-Aktivität wird in den über dieses Dropdown-Menü ausgewählten Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen protokolliert.

• • Geben Sie einen Betreff für Ihre E-Mail ein.
  • Geben Sie den Text Ihrer Nachricht ein. In der oberen Symbolleiste:
    • Klicken Sie auf Vorlagen, um eine E-Mail-Vorlageeinzufügen.
    • Klicken Sie auf Sequenzen, um den Kontakt in eine Sequenzeinzutragen.
    • Klicken Sie auf Dokumente, um einen Verkaufsbelegeinzufügen.
    • Klicken Sie auf Besprechungen, um einen Link zur Terminplanung oder vorgeschlagene Besprechungszeiteneinzufügen.
    • Klicken Sie auf Angebote um Preisinformationen zu teilen.
  • Um den Text anzupassen, verwenden Sie die Formatierungsoptionen im unteren Bereich des Bearbeitungsfensters.
  • Um den Schriftstil und die Schriftgröße oder die Textausrichtung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Mehr“.
  • Um Hyperlinks hinzuzufügen, klicken Sie auf das Link-Symbol link.
  • Um ein Bild hinzuzufügen, klicken Sie auf das Bildsymbol insertImage.
  • Um eine Datei anzuhängen, klicken Sie auf das Symbol attach Büroklammer .
  • Um Snippets einzufügen, Links zu Ihrer Wissensdatenbank (nurService Hub ) hinzuzufügen, ein Video einzufügen oder Ihre Signatur zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü einfügen.

• Klicken Sie auf Senden.

Auf persönliche E-Mails antworten

Sie können auf Einzel-E-Mails antworten, die an eine persönliche E-Mail-Adresse gesendet wurden, oder auf E-Mails, die an eine Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden, als Teil eines Threads im Posteingang von Conversations.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Suchen Sie die E-Mail in der Datensatz-Chronik und klicken Sie auf „Antworten“. Wenn der Thread ein weiteres Mitglied Ihres Teams enthält, klicken Sie auf „Allen antworten“, um beiden zu antworten.

Bitte beachten: Wenn die E-Mail von Ihrem Teammitglied an den Kontakt ging, klicken Sie auf „Antworten“, um die E-Mail nur an Ihr Teammitglied und nicht an den Kontakt zu senden.

• Um die E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld „An“ auf den Namen und wählen Sie dann eine andere E-Mail-Adresse aus.
• Um die E-Mail von einer anderen verbundenen persönlichen E-Mail-Adresse oder einer Team-E-Mail-Adresse zu senden, klicken Sie im Feld von auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen dann eine andere verbundene E-Mail-Adresse zum Senden aus. Der Name im Feld von ist der Benutzername , der in Ihren Profil- und Voreinstellungenfestgelegt ist.

• Um die Zuordnungen zu bearbeiten, klicken Sie unten rechts auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Datensätzen, bei denen die E-Mail-Interaktion protokolliert werden soll. Die E-Mail-Aktivität wird in den aus diesem Dropdown-Menü ausgewählten Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen protokolliert.

Bitte beachten: Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, die Teil eines Threads im Konversationen-Postfach ist, und eine Team-E-Mail-Adresse für die Antwort verwenden, wird, wenn Sie ein Ticket über das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“ auswählen, die E-Mail-Aktivität im Ticket-Datensatz protokolliert und als Teil des Threads im Konversationen-Postfach angezeigt. Daher werden auch alle früheren E-Mails im Thread mit dem Ticket-Datensatz verknüpft.

• Verfassen und formatieren Sie Ihre Antwort und klicken Sie dann auf „Senden“.

Persönliche E-Mails weiterleiten

Wenn Sie die Antwort eines Kontakts an ein anderes Mitglied Ihres Teams oder eine andere Person außerhalb Ihrer Organisation senden müssen, können Sie die E-Mail vom CRM-System aus weiterleiten.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Suchen Sie die E-Mail in der Datensatzchronik und klicken Sie auf „Weiterleiten“.

• Geben Sie im Feld „An“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
• Klicken Sie auf „Weiterleiten“.

Die weitergeleitete E-Mail wird in der Chronik des Kontakts angezeigt, wobei der Betreff der Betreffzeile 'Fwd‘ vorangestellt ist.

Persönliche E-Mails über die HubSpot Mobile-App versenden und auf diese antworten

So senden Sie eine neue E-Mail an einen Kontakt in der HubSpot Mobile-App:

• Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem Gerät.
• Wenn es sich bei den Aufgaben in der Liste Anstehende Aufgaben auf der HubSpot-App-Startseite um E-Mail-Aufgaben handelt, die einem Kontakt mit einer E-Mail-Adresse zugeordnet sind, können Sie auf das Symbol E-Mail email tippen, um eine E-Mail an den zugeordneten Kontakt zu verfassen.

• So senden Sie eine neue E-Mail an einen bestimmten Kontakt:
  • Tippen Sie in der linken Seitenleiste auf „Menü“ und dann auf „Kontakte“.
  • Tippen Sie auf den Namen eines Kontakts, um den Datensatz zu öffnen.
  • Tippen Sie unter dem Foto des Kontakts auf das E-Mail-Symbol email .
  • Geben Sie im Fenster zum Verfassen von E-Mails eine Betreffzeile für Ihre E-Mail und alle weiteren Kontakte im Feld „CC/BCC“ ein.
  • Sie können eine E-Mail-Nachricht von Grund auf neu eingeben oder eine Vorlage für Verkaufs-E-Mails aus Ihrem Account verwenden. Um eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie oben auf „Vorlage verwenden“ und wählen Sie dann eine Vorlage aus der Liste aus.
  • Sie können zusätzliche Inhalte von Ihrem Gerät oder Ihrem HubSpot Account unten auf dem Bildschirm einfügen:
    • Um Dateien, Dokumente, Bilder oder andere Inhalte von Ihrem Gerät anzuhängen, tippen Sie auf das Symbol attach Anhang und wählen Sie dann den Inhalt aus der Galerie Ihres Geräts aus.
    • Tippen Sie auf das Symbol salesTemplates Vorlagen , um eine Ihrer Verkaufsvorlagenzu verwenden.
    • Um der E-Mail einen Meetinglink hinzuzufügen, tippen Sie auf das Symbol meetings Meetinglink und wählen dann einen Meetinglink aus der Liste aus.

• • • Tippen Sie auf das Symbol textSnippet snippets, um einen snippet in Ihre E-Mail einzufügen.

• • • Tippen Sie auf das dynamicFilter Blitz-Symbol , um den KI-Assistenten zu nutzen, der Ihnen hilft Inhalte für Ihre E-Mails zu erstellen.
• 
  • Wenn Sie bereit sind, Ihre E-Mail zu senden, legen Sie fest, ob Sie Ihre E-Mail sofort senden oder sie für ein späteres Datum und eine spätere Uhrzeit planen möchten:
    • Um die E-Mail sofort zu senden, tippen Sie oben rechts auf Senden .
    • Um Ihre E-Mail zu planen, tippen Sie auf das Abwärtspfeil-Symbol down neben Senden oben rechts und dann auf eine der Optionen. Mehrere gängige Sendezeiten sind als Standardoptionen verfügbar, oder Sie können auf Benutzerdefiniert tippen, um das Datum und die Uhrzeit für den Versand Ihrer E-Mail manuell festzulegen.

Sie können eine E-Mail auch direkt aus der Chronik eines Datensatzes beantworten, beantworten-alle oder weiterleiten:

• Tippen Sie in der linken Seitenleiste auf „Menü und dann auf den Datensatztyp (z. B. „Kontakte“, „Deals“, „Unternehmen“ oder „Tickets“).
• Tippen Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Suchen Sie die E-Mail in der Chronik und antworten Sie direkt oder überprüfen Sie die E-Mail zuerst:
  • Um direkt auf die E-Mail zu antworten, tippen Sie auf die drei vertikalen Punkte verticalMenu oben rechts auf der E-Mail-Karte und dann auf Antworten oder Allen antworten.

• • Wenn Sie die ursprüngliche E-Mail zuerst überprüfen möchten, bevor Sie Ihre Antwort verfassen oder sie weiterleiten, tippen Sie auf die E-Mail . Tippen Sie dann unten auf dem Bildschirm auf Antworten, Alle Antworten oder Weiterleiten.

(Android)

Überprüfen Sie die Rechtsgrundlage Ihres Kontakts für die Kommunikation

Wenn die Datenschutzeinstellungen aktiviert sind, muss die Rechtsgrundlage des Kontakts für die Kommunikation validiert werden, bevor Sie ihm eine persönliche E-Mail über HubSpot senden können. Sie können dies tun, indem Sie ein Abonnement hinzufügen oder eine einmalige rechtliche Grundlage bereitstellen.

Bitte beachten Sie: Seit Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018 muss ein Nutzer, wenn ein Kontakt sich global von E-Mails abgemeldet hat, dem Kontakt eine einmalige Rechtsgrundlage für die Kommunikation geben, bevor er ihm eine One-to-One-E-Mail aus dem CRM sendet, auch wenn die Datenschutzeinstellungen in dem Account, von dem aus gesendet wird, nicht aktiviert sind. Wenn Sie eine E-Mail von einem Datensatz aus versenden, ist es möglich, eine E-Mail an einen abgemeldeten Kontakt zu senden, für den es keine Rechtsgrundlage gibt, da E-Mails, die von Ticket-Datensätzen aus gesendet werden, als transaktionsbezogene E-Mails gelten.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf das Symbol email Email.
• Bestätigen Sie im Pop-up-Fenster die Rechtsgrundlage des Kontakts für die Kommunikation:
  • Abonnement hinzufügen: Klicken Sie auf diese Option, um einen Abonnementtyp festzulegen. Damit haben Sie eine rechtliche Grundlage für die Kommunikation und können das One-to-One Abonnement für den Kontakt hinzufügen, so dass Sie ihm in Zukunft One-to-One-E-Mails aus dem CRM senden können.
  • Bitte beachten: Die Option  „Abonnement hinzufügen“ ist nicht verfügbar, wenn sich der Kontakt von allen E-Mail-Mitteilungen abgemeldet hat. In diesen Fällen können Sie eine einmalige rechtliche Grundlage für transaktionsbezogene und nicht-kommerzielle E-Mails bereitstellen.
  • Geben Sie eine einmalige Rechtsgrundlage: Klicken Sie, um eine Rechtsgrundlage zuzuweisen und zu erklären, warum Sie berechtigt sind, mit dem Kontakt zu kommunizieren, damit Sie ihm die E-Mail senden können. Diese Option ist nützlich, wenn mit dem Kontakt nur eine einzige Kontaktaufnahme erforderlich ist, beispielsweise um ihm per E-Mail einen Vertrag oder eine Rechnung zu senden.

• Sobald die Rechtsgrundlage validiert ist, können Sie unter mit dem Schreiben Ihrer E-Mailfortfahren.