Wysyłanie i zarządzanie indywidualnymi wiadomościami e-mail

Możesz wysyłać wiadomości e-mail do poszczególnych kontaktów w HubSpot z rekordu kontaktu lub z powiązanego rekordu firmy, transakcji, biletu lub obiektu niestandardowego. Ponadto można odpowiadać na wiadomości e-mail wysłane na osobisty adres e-mail lub na adres e-mail zespołu połączony ze skrzynką odbiorczą konwersacji lub działem pomocy technicznej z poziomu osi czasu rekordu.

Możesz także używać sekwencji do masowego rejestrowania kontaktów i wysyłania ukierunkowanych szablonów wiadomości e-mail w określonym czasie, aby pielęgnować kontakty w czasie. Dowiedz się więcej o tworzeniu i edytowaniu sekwencji.

Wysyłanie wiadomości e-mail jeden-do-jednego

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
   • Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Bilety: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
   • Obiekty niestandardowe: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > [Obiekt niestandardowy]. Jeśli na koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem na opcję Obiekty niestandardowe, a następnie wybierz obiekt niestandardowy, który chcesz wyświetlić.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W lewym panelu kliknij ikonę email Email.
4. W wyskakującym okienku wpisz swój adres e-mail. Jeśli ustawienia prywatności danych są włączone, a podstawa prawna kontaktu do komunikacji nie została zweryfikowana, należy ją zweryfikować przed wysłaniem wiadomości e-mail.
5. Aby wysłać wiadomość e-mail na określony adres e-mail, w polu Do kliknij menu rozwijane nazwy, a następnie wybierz inny adres e-mail powiązany z kontaktem.
6. Aby wysłać wiadomość e-mail z innego połączonego osobistego adresu e-mail lub adresu e-mail zespołu, w polu Od kliknij swój adres e-mail , a następnie wybierz inny połączony adres e-mail do wysłania. Nazwa w polu Od to nazwa użytkownika ustawiona w ustawieniach Profil i preferencje. Możesz także ustawić domyślny adres e-mail, z którego będą wysyłane wiadomości e-mail jeden-do-jednego.

7. Aby edytować skojarzenia, kliknij menu rozwijane Skojarzone z w prawym dolnym rogu, a następnie zaznacz pole wyboru obok rekordów, do których mają być logowane wiadomości e-mail. Aktywność e-mail będzie rejestrowana w rekordach kontaktów, firm, transakcji lub biletów wybranych z tego menu rozwijanego.

8. Wprowadź temat wiadomości e-mail.
9. Wpisz treść wiadomości. Na górnym pasku narzędzi:
10. Aby wstawić szablon wiadomości e-mail, kliknij Szablony:

1. • Kliknij Sekwencje, aby zarejestrować kontakt w sekwencji.
   • Kliknij opcję Dokumenty, aby wstawić dokument sprzedaży.
   • Kliknij opcję Spotkania, aby wstawić łącze do harmonogramu lub proponowane godziny spotkań.
   • Kliknij Quotes, aby udostępnić informacje o cenach.

11. Aby zmodyfikować tekst, użyj opcji formatowania w dolnej części okna edycji.
12. Aby edytować styl i rozmiar czcionki lub wyrównanie tekstu, kliknij menu rozwijane Więcej .
13. Aby dodać tekst z hiperłączem, kliknij ikonę łącza link.
14. Aby dodać obraz, kliknij ikonę obrazu insertImage.
15. Aby dołączyć plik, kliknij ikonę spinacza attach .
16. Aby wstawić fragmenty, dodać linki do bazy wiedzy( tylkoService Hub ), wstawić wideo lub edytować lub zmienić podpis, kliknij menu rozwijane Wstaw .

17. Kliknij Wyślij.

Odpowiadanie na indywidualne wiadomości e-mail

Możesz odpowiadać na indywidualne wiadomości e-mail wysłane na osobisty adres e-mail lub wiadomości e-mail wysłane na adres e-mail zespołu połączony ze skrzynką odbiorczą konwersacji lub działem pomocy technicznej.

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
   • Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Bilety: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
   • Obiekty niestandardowe: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > [Obiekt niestandardowy]. Jeśli na koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem na opcję Obiekty niestandardowe, a następnie wybierz obiekt niestandardowy, który chcesz wyświetlić.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. Znajdź wiadomość e-mail na osi czasu rekordu i kliknij Odpowiedz. Jeśli wątek obejmuje innego członka zespołu, kliknij Odpowiedz wszystkim, aby odpowiedzieć obu.
4. Uwaga: jeśli wiadomość e-mail jest od członka zespołu do kontaktu, kliknięcie przycisku Odpowiedz spowoduje wysłanie wiadomości e-mail tylko do członka zespołu, a nie do kontaktu.
5. Aby wysłać wiadomość e-mail na określony adres e-mail, w polu Do kliknij nazwę, a następnie wybierz inny adres e-mail.
6. Aby wysłać wiadomość e-mail z innego połączonego osobistego adresu e-mail lub adresu e-mail zespołu, w polu Od kliknij swój adres e-mail, , a następnie wybierz inny połączony adres e-mail do wysłania. Nazwa w polu Od to nazwa użytkownika ustawiona w ustawieniach Profil i preferencje.
7. Aby edytować powiązania, kliknij menu rozwijane Associated with (Powiązane z ) w prawym dolnym rogu, a następnie zaznacz pole wyboru obok rekordów, do których mają być logowane działania e-mail. Aktywność e-mail będzie rejestrowana w rekordach kontaktu, firmy, transakcji lub biletu wybranych z tego menu rozwijanego.
8. Aby wyświetlić cały wątek, kliknij trzy kropki na stronie w lewym dolnym rogu.
9. Uwaga: jeśli odpowiadasz na wiadomość e-mail, która jest częścią wątku w skrzynce odbiorczej konwersacji i używasz adresu e-mail zespołu, aby odpowiedzieć, jeśli wybierzesz zgłoszenie z menu rozwijanego Powiązane z , aktywność e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie zgłoszenia i pojawi się jako część wątku w skrzynce odbiorczej. W związku z tym wszystkie poprzednie wiadomości e-mail w wątku będą również powiązane z rekordem zgłoszenia.

13. Utwórz i sformatuj odpowiedź, a następnie kliknij Wyślij.

Przekazywanie wiadomości e-mail jeden-do-jednego

Jeśli chcesz wysłać odpowiedź kontaktu do innego członka zespołu lub osoby spoza organizacji, możesz przekazać wiadomość e-mail z CRM.

1. Przejdź do swoich rekordów:
• Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
• Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Bilety: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
• Obiekty niestandardowe: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > [Obiekt niestandardowy]. Jeśli na koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem na Custom Objects, a następnie wybierz obiekt niestandardowy, który chcesz wyświetlić.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. Znajdź wiadomość e-mail na osi czasu rekordu i kliknij przycisk Przekaż dalej.
4. W polu Do wprowadź adres e-mail odbiorcy.
5. Aby wyświetlić cały wątek, kliknij trzy kropki na stronie w lewym dolnym rogu.
6. Kliknij przycisk Prześlij dalej.

Przekazana wiadomość e-mail pojawi się na osi czasu kontaktu, z "Email - Fwd" poprzedzającym wiersz tematu.

Wysyłanie wiadomości e-mail i odpowiadanie na nie w aplikacji mobilnej HubSpot

Aby wysłać nową wiadomość e-mail do kontaktu w aplikacji mobilnej HubSpot :

1. Otwórz aplikację HubSpot na swoim urządzeniu.
2. Jeśli jakiekolwiek zadania na liście Nadchodzące zadania na stronie głównej aplikacji HubSpot są zadaniami e-mail powiązanymi z kontaktem z adresem e-mail, możesz dotknąć ikony e-mail email , aby utworzyć wiadomość e-mail do powiązanego kontaktu.
   
   
3. Stuknij Menu, a następnie stuknij Kontakty na lewym pasku bocznym.
4. Stuknij nazwę kontaktu, aby otworzyć jego rekord.
5. Poniżej zdjęcia kontaktu stuknij ikonę e-mail email.
6. W oknie tworzenia wiadomości e-mail wprowadź temat wiadomości e-mail i wprowadź dodatkowe kontakty w polu CC/BCC.
7. Możesz wprowadzić wiadomość e-mail od podstaw lub użyć szablonu wiadomości e-mail sprzedaży ze swojego konta. Aby użyć szablonu, kliknij opcję Użyj szablonu u góry, a następnie wybierz szablon z listy.
8. W dolnej części ekranu możesz dołączyć dodatkową zawartość ze swojego urządzenia lub konta HubSpot:
   1. Aby dołączyć pliki, dokumenty, obrazy lub inną zawartość z urządzenia, dotknij ikony załącznika attach, a następnie wybierz zawartość z galerii urządzenia.
   2. Stuknij ikonęszablonów salesTemplates , aby użyć jednego z szablonów sprzedaży.
   3. Aby dodać łącze do spotkania do wiadomości e-mail, dotknij ikony łącza do spotkania meetings, a następnie wybierz łącze do spotkania z listy.
   4. Stuknij ikonę fragmentów textSnippet, aby dołączyć fragment do wiadomości e-mail.
   5. Stuknij ikonę dynamicFilter lightning , aby użyć asystenta AI do generowania treści wiadomości e-mail.
9. Aby natychmiast wysłać wiadomość e-mail, dotknij opcji Wyślij w prawym górnym rogu.
10. Aby zaplanować wysyłanie wiadomości e-mail, stuknij ikonę down w dół obok opcji Wyślij w prawym górnym rogu, a następnie stuknij jedną z opcji. Kilka typowych godzin wysyłania jest dostępnych jako opcje domyślne lub możesz dotknąć opcji Niestandardowe , aby ręcznie określić datę i godzinę wysłania wiadomości e-mail.

Możesz także odpowiedzieć, odpowiedzieć wszystkim lub przekazać wiadomość e-mail bezpośrednio z osi czasu rekordu:

1. Stuknij Menu, a następnie stuknij typ rekordu na lewym pasku bocznym (np. Kontakty, Transakcje, Firmy lub Bilety).
2. Naciśnij nazwę rekordu.
3. Znajdź wiadomość e-mail na osi czasu, a następnie odpowiedz bezpośrednio lub najpierw przejrzyj wiadomość e-mail:
4. Aby odpowiedzieć bezpośrednio na wiadomość e-mail, dotknij trzech pionowych kropek verticalMenu w prawym górnym rogu karty wiadomości e-mail, a następnie dotknij opcji Odpowiedz lub Odpowiedz wszystkim.
   
   
5. Jeśli chcesz najpierw przejrzeć oryginalną wiadomość e-mail przed utworzeniem odpowiedzi lub przekazaniem jej dalej, stuknij wiadomość e-mail. Następnie w dolnej części ekranu stuknij opcję Odpowiedz, Odpowiedz wszystkim lub Prześlij dalej.
   
   

(Android)

Weryfikacja podstawy prawnej kontaktu do komunikacji

Gdy ustawienia prywatności danych są włączone, podstawa prawna kontaktu do komunikacji musi zostać zweryfikowana, zanim będzie można wysłać mu indywidualną wiadomość e-mail za pośrednictwem HubSpot. Możesz to zrobić, dodając subskrypcję lub podając jednorazową podstawę prawną.

Uwaga: nawet jeśli ustawienia prywatności danych nie są włączone na Twoim koncie, jeśli kontakt globalnie zrezygnował z otrzymywania wiadomości e-mail, musisz podać jednorazową podstawę prawną do komunikacji przed wysłaniem mu wiadomości e-mail z CRM, zgodnie z wymogami RODO. E-maile wysyłane z rekordu zgłoszenia są jednak uważane za transakcyjne i mogą być wysyłane do wypisanego kontaktu bez podstawy prawnej.

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W lewym panelu kliknij ikonę email Email.
4. Kliknij opcję Podaj jednorazową podstawę prawną. Następnie potwierdź podstawę prawną kontaktu do komunikacji:
   
   • Dodaj subskrypcję: kliknij, aby ustawić typ subskrypcji. Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy kontakt nie zrezygnował z otrzymywania wszystkich wiadomości e-mail. Daje to podstawę prawną do komunikowania się i umożliwia dodanie subskrypcji One to one dla kontaktu, dzięki czemu można wysyłać mu indywidualne wiadomości e-mail z CRM w przyszłości.
   • Podaj jednorazową podstawę prawną: kliknij, aby przypisać podstawę prawną i wyjaśnić, dlaczego możesz komunikować się z kontaktem, aby wysłać mu wiadomość e-mail. Ta opcja jest przydatna, gdy musisz komunikować się z tym kontaktem tylko raz, na przykład gdy wysyłasz mu e-mail z umową lub fakturą.
5. Po zweryfikowaniu podstawy prawnej możesz kontynuować pisanie wiadomości e-mail.

Rozwiązywanie problemów z niewysyłaniem wiadomości e-mail typu one-to-one

• Błędy wysyłania występują, gdy wiadomość nie zostanie pomyślnie dostarczona do odbiorcy. Aby rozwiązać ten błąd, dowiedz się więcej o błędach wysyłania wiadomości e-mail w HubSpot.
• Odbicia wiadomości e-mail zdarzają się, gdy wiadomość e-mail jest początkowo wysyłana, a następnie zwracana jako niedostarczalna. Aby zrozumieć typowe rodzaje odrzuceń i sposoby ich rozwiązywania, dowiedz się więcej o typach odrzuceń wiadomości e-mail w HubSpot.

Raportowanie wiadomości e-mail typu one-to-one

Możesz mierzyć wydajność wiadomości e-mail, śledząc współczynniki otwarć, kliknięć i odpowiedzi w czasie za pomocą niestandardowych raportów lub wstępnie utworzonych raportów w bibliotece raportów:

• Aby utworzyć własny raport, dowiedz się, jak utworzyć niestandardowy raport dotyczący wiadomości e-mail typu one-to-one.
• Aby uzyskać dostęp do gotowych raportów dotyczących wydajności poczty e-mail, skorzystaj z pakietu analityki sprzedaży.