Wysyłanie i zarządzanie indywidualnymi wiadomościami e-mail

Wyślij wiadomość e-mail do poszczególnych kontaktów w HubSpot z rekordu kontaktu lub z powiązanego rekordu firmy, transakcji, zgłoszenia lub Obiektu niestandardowego. Ponadto można odpowiadać na wiadomości e-mail wysłane na osobisty adres e-mail lub na adres e-mail zespołu połączony ze skrzynką odbiorczą rozmów lub centrum pomocy z poziomu osi czasu rekordu.

Asystenta Breeze można również używać do pisania wiadomości typu one-to-emails. Dowiedz się więcej o korzystaniu z Asystenta Breeze. 

Aby masowo wysyłać ukierunkowane, określone w czasie szablony wiadomości e-mail do kontaktów, dowiedz się więcej o tworzeniu i edytowaniu sekwencji.

Wysyłanie indywidualnych wiadomości e-mail

1. Przejdź do swoich rekordów:

   • Kontakt: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.

   • Firmy : Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.

   • Transakcje : Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.

   • Zgłoszenia : Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.

   • Obiekt niestandardowy: Na koncie HubSpot przejdź do zakładki Kontakt > [Obiekt niestandardowy]. Jeśli na koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem na Obiekty niestandardowe, a następnie wybierz obiekt niestandardowy , który chcesz wyświetlić.

2. Kliknij nazwę rekordu.

3. W lewym panelu kliknij ikonę email E-mail.

4. W wyskakującym pytaniu wpisz swój adres e-mail. Jeśli ustawienia prywatności danych są włączone , a podstawa prawna kontaktu do komunikacji nie została zweryfikowana, należy ją zweryfikować przed wysłaniem wiadomości e-mail.
5. Aby wysłać wiadomość e-mail na określony adres e-mail, w polu Do kliknij menu rozwijane nazwy , a następnie wybierz inny adres e-mail powiązany z kontaktem.
6. Aby wysłać wiadomość e-mail z innego połączonego osobistego adresu e-mail lub adresu e-mail zespołu, w polu Od kliknij swój adres e-mail , a następnie wybierz inny połączony adres e-mail do wysłania. Nazwa w polu Od to nazwa użytkownika ustawiona w ustawieniach profilu & Preferences. Możesz także ustawić domyślny adres e-mail, z którego będą wysyłane wiadomości e-mail.

7. Uwaga:

   • Aby wysyłać wiadomości e-mail z kanałów połączonych ze skrzynką odbiorczą rozmów, musisz mieć dostęp do skrzynki odbiorczej. 

   • Podczas wysyłania wiadomości e-mail jeden-do-jednego z rekordów obiektów niestandardowych, pole Do nie będzie automatycznie wypełniane żadnymi powiązanymi rekordami. Dowiedz się więcej o dziennikach aktywności dla obiektów niestandardowych.
   • Funkcja Od nazwy nie jest obsługiwana w przypadku skrzynek odbiorczych połączonych z usługą Office 365.
   • Po wysłaniu wiadomości e-mail typu "jeden do jednego" z rekordu kontaktu, firmy, transakcji lub obiektu niestandardowego za pomocą wiadomości e-mail połączonej z centrum pomocy, automatycznie zostanie utworzony bilet. Wiadomości e-mail wysłane z istniejącego Rekordu zgłoszenia nie utworzą nowych zgłoszeń; zamiast tego zostaną dodane do wątku istniejącego zgłoszenia. Dowiedz się więcej o tworzeniu zgłoszeń i odpowiadaniu na nie w centrum pomocy.
8. Aby edytować powiązania, kliknij menu rozwijane Powiązanie z w prawym dolnym rogu, a następnie zaznacz pole wyboru obok rekordów, do których ma się logować zaangażowanie e-mail. Dzienniki aktywności wiadomości e-mail będą rejestrowane w rekordach kontaktu, firmy, transakcji lub zgłoszeń wybranych z tego menu rozwijanego.

8. Wprowadź temat wiadomości e-mail.
9. Wpisz treść wiadomości. 
10. Aby wstawić szablon wiadomości e-mail, kliknij Szablony:
    • Kliknij Sekwencje , aby zapisywać się do sekwencji kontaktów.
    • Kliknij opcję Dokumenty , aby wstawić dokument Sales.
    • Kliknij opcję Spotkania , aby wstawić łącze do spotkania lub proponowane terminy spotkań.
    • Kliknij Wyceny , aby udostępnić informacje o cenach.

11. Aby zmodyfikować tekst, użyj opcji formatowania w dolnej części okna edycji.
12. Aby edytować styl i rozmiar czcionki lub wyrównanie tekstu, kliknij menu rozwijane Więcej .
13. Aby dodać tekst z hiperłączem, kliknij ikonę link ikonę łącza. Możesz także kopiować i wklejać hiperłącza bezpośrednio do wiadomości e-mail. 
14. Aby dodać obraz, kliknij ikonę insertImage ikonę obrazu.
15. Aby dołączyć plik, kliknij ikonę attach ikonę spinacza .
16. Aby wstawić fragmenty, dodać linki do bazy wiedzy ( tylkoService Hub Professional lub Enterprise ), wstawić wideo lub edytować lub zmienić podpis, kliknij menu rozwijane Wstaw .
17. Po skonfigurowaniu adresu e-mail kliknij ikonę downCarat dowdodoi wybierz spośród obserwujących:
    
    • Wyślij: natychmiastowe wysłanie wiadomości e-mail.
    • Wyślij później: zaplanuj wiadomość e-mail na późniejszy czas. Dowiedz się więcej o planowaniu indywidualnych wiadomości e-mail. Dowiedz się więcej o planowaniu wiadomości e-mail.
    • Zapisz wersję roboczą (BETA): zapisuje wiadomość e-mail jako wersję roboczą. Dowiedz się więcej o tworzeniu wersji roboczych wiadomości e-mail i zarządzaniu nimi.

Odpowiadanie na indywidualne wiadomości e-mail

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Kontakt: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Firmy : Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
   • Transakcje : Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Zgłoszenia : Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
   • Obiekt niestandardowy: Na koncie HubSpot przejdź do zakładki Kontakt > [Obiekt niestandardowy]. Jeśli na koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem na Obiekty niestandardowe, a następnie wybierz obiekt niestandardowy , który chcesz wyświetlić.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. Znajdź wiadomość e-mail na osi czasu rekordu i kliknij przycisk Odpowiedz. Jeśli wątek obejmuje innego członka zespołu, kliknij Odpowiedz wszystkim , aby odpowiedzieć obu osobom.
4. Uwaga: jeśli wiadomość e-mail została wysłana przez członka zespołu do kontaktu, kliknięcie przycisku Odpowiedz spowoduje wysłanie wiadomości e-mail tylko do członka zespołu, a nie do kontaktu.
5. Aby wysłać wiadomość e-mail na określony adres e-mail, w polu Do kliknij nazwę, a następnie wybierz inny adres e-mail.
6. Aby wysłać wiadomość e-mail z innego połączonego osobistego adresu e-mail lub adresu e-mail zespołu, w polu Od kliknij swój adres e-mail, , a następnie wybierz inny połączony adres e-mail do wysłania. Nazwa w polu Od to nazwa użytkownika ustawiona w ustawieniach profilu & Preferences.
7. Aby edytować powiązania, kliknij menu rozwijane Powiązanie z w prawym dolnym rogu, a następnie zaznacz pole wyboru obok rekordów, do których ma się logować zaangażowanie e-mail. Dzienniki aktywności wiadomości e-mail będą rejestrowane w rekordach kontaktu, firmy, transakcji lub zgłoszeń wybranych z tego menu rozwijanego.
8. Aby wyświetlić cały wątek, kliknij trzy kropki na stronie w lewym dolnym rogu.
9. Uwaga: jeśli odpowiadasz na wiadomość e-mail, która jest częścią wątku w skrzynce odbiorczej rozmów i używasz adresu e-mail zespołu do udzielenia odpowiedzi, po wybraniu zgłoszenia z menu rozwijanego Powiązanie ze zgłoszeniem aktywność e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie zgłoszenia i pojawi się jako część wątku w skrzynce odbiorczej. W związku z tym wszystkie poprzednie wiadomości e-mail w wątku zostaną również powiązane z rekordem zgłoszenia.

8. Skomponuj i sformatuj odpowiedź, a następnie kliknij Wyślij.

Przekazywanie pojedynczych wiadomości e-mail

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Kontakt: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Firmy : Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
   • Transakcje : Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Zgłoszenia : Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
   • Obiekt niestandardowy: Na koncie HubSpot przejdź do zakładki Kontakt > [Obiekt niestandardowy]. Jeśli na koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem na Obiekty niestandardowe, a następnie wybierz obiekt niestandardowy , który chcesz wyświetlić.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. Znajdź wiadomość e-mail na osi czasu rekordu i kliknij przycisk Przekaż dalej.
4. W polu Do wprowadź adres e-mail odbiorcy.
5. Aby wyświetlić cały wątek, kliknij trzy kropki na stronie w lewym dolnym rogu.
6. Kliknij przycisk Dalej.

Wysyłanie i odpowiadanie na indywidualne wiadomości e-mail w aplikacji mobilnej HubSpot

1. Otwórz aplikację HubSpot na swoim urządzeniu.
2. Jeśli jakiekolwiek zadania na liście Nadchodzące zadania na stronie głównej aplikacji HubSpot są zadaniami e-mail powiązanymi z kontaktem z adresem e-mail, możesz dotknąć ikony e-mail email aby utworzyć wiadomość e-mail do powiązanego kontaktu.
   
   
   
3. Stuknij Menu, a następnie stuknij Kontakt na lewym pasku bocznym.
4. Stuknij nazwę kontaktu, aby otworzyć jego rekord.
5. Pod zdjęciem kontaktu stuknij ikonę email e-mail.
6. W oknie tworzenia wiadomości e-mail wprowadź temat wiadomości i wprowadź dodatkowe kontakty w polu CC/BCC .
7. Możesz wprowadzić wiadomość e-mail od zera lub użyć szablonu wiadomości e-mail Sales z Twojego konta. Aby użyć szablonu, kliknij Użyj szablonu u góry, a następnie wybierz szablon z listy.
8. Na dole ekranu można umieścić dodatkowe treści z urządzenia lub konta HubSpot:
   • Aby załączyć pliki, dokumenty, obrazy lub inną zawartość z urządzenia, stuknij ikonę attach a następnie wybierz zawartość z galerii urządzenia.
   • Stuknij ikonę salesTemplates aby użyć jednego z szablonów Sales.
   • Aby dodać łącze do spotkania do wiadomości e-mail, stuknij ikonę meetings a następnie wybierz łącze do spotkania z listy.
   • Stuknij ikonę textSnippet aby dołączyć fragmenty do wiadomości e-mail.
   • Stuknij ikonę dynamicFilter aby użyć asystenta SI do generowania treści wiadomości e-mail.
9. Aby natychmiast wysłać wiadomość e-mail, dotknij opcji Wyślij w prawym górnym rogu.
10. Aby zaplanować wysyłanie wiadomości e-mail, stuknij ikonę down obok opcji Wyślij w prawym górnym rogu, a następnie stuknij jedną z opcji. Kilka typowych godzin wysyłania jest dostępnych jako opcje domyślne lub możesz dotknąć opcji Niestandardowe , aby ręcznie określić datę i godzinę wysłania wiadomości e-mail.

1. Stuknij Menu, a następnie stuknij typ rekordu na lewym pasku bocznym (np. Kontakty, Transakcje, Firmy lub Zgłoszenia).
2. Stuknij nazwę rekordu.
3. Zlokalizuj wiadomość e-mail na osi czasu, a następnie odpowiedz na nią bezpośrednio lub najpierw dokonaj jej oceny:
4. Aby odpowiedzieć bezpośrednio na wiadomość e-mail, stuknij trzy pionowe kropki verticalMenu w prawym górnym rogu karty wiadomości e-mail, a następnie stuknij opcję Odpowiedz lub Odpowiedz wszystkim.
   
   
   
5. Jeśli chcesz najpierw ocenić oryginalną wiadomość e-mail przed utworzeniem odpowiedzi lub przekazaniem jej dalej, dotknij wiadomości e-mail. Następnie w dolnej części ekranu dotknij opcji Odpowiedz, Odpowiedz wszystkim lub Przekaż dalej.

Weryfikacja podstawy prawnej kontaktu do komunikacji

1. Uwaga: nawet jeśli ustawienia prywatności danych nie są włączone na koncie, jeśli kontakt globalnie zrezygnował z otrzymywania wiadomości e-mail, musisz podać jednorazową podstawę prawną do komunikacji przed wysłaniem im wiadomości e-mail z CRM, zgodnie z wymogami RODO. Jednak wiadomości e-mail wysyłane z adresów e-mail zespołu są uważane za transakcyjne i mogą być wysyłane do niezarejestrowanego kontaktu bez podstawy prawnej.
2. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
3. Kliknij nazwę rekordu.
4. W lewym panelu kliknij ikonę email E-mail .
5. Kliknij przycisk Podaj jednorazowo podstawę prawną. Następnie należy zweryfikować podstawę prawną kontaktu:
   
   • Dodaj subskrypcję: kliknij, aby ustawić typ subskrypcji. Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy kontakt nie zrezygnował z wszelkiej komunikacji e-mail. Daje to podstawę prawną do komunikacji i umożliwia dodanie subskrypcji One to One dla kontaktu, dzięki czemu można wysyłać mu wiadomości e-mail z CRM w trybie One to One.
   • Podaj jednorazową podstawę prawną: kliknij, aby przypisać podstawę prawną i wyjaśnić, dlaczego możesz komunikować się z kontaktem, aby wysłać mu wiadomość e-mail. Opcja ta jest przydatna, gdy wystarczy tylko raz skontaktować się z danym kontaktem, np. wysyłając do niego e-mail z umową lub fakturą.
6. Po potwierdzeniu podstawy prawnej można kontynuować pisanie wiadomości e-mail.

Rozwiązywanie problemów z niewysyłaniem wiadomości e-mail typu one-to-one

• Błędy wysyłania występują, gdy wiadomość nie zostanie pomyślnie dostarczona do odbiorcy. Aby rozwiązać ten błąd, dowiedz się więcej o błędach wysyłania wiadomości e-mail w HubSpot.
• Zwroty wiadomości e-mail mają miejsce, gdy wiadomość e-mail jest początkowo wysyłana, a następnie zwracana jako niedostarczalna. Aby zrozumieć typowe typy zwrotów i sposoby ich rozwiązywania, dowiedz się więcej o typach zwrotów wiadomości e-mail w HubSpot.

Zarządzanie regułami rejestrowania wiadomości e-mail od kontaktów