Lähetä ja hallinnoi henkilökohtaisia sähköpostiviestejä

Voit lähettää sähköpostia yksittäisille HubSpotin yhteyshenkilöille yhteystietueesta tai siihen liittyvästä yritys-, kauppa-, lippu- tai mukautetun kohteen tietueesta. Voit myös vastata sähköpostiviesteihin, jotka on lähetetty henkilökohtaiseen sähköpostiin tai keskustelut saapumis- tai help desk -palveluun liitettyyn tiimisähköposti, tietueen aikajana.

Huomaa: CRM:n kautta lähetettävien sähköpostiviestien lähettäminen edellyttää yhdistettyä postilaatikkoa. Lue, miten yhdistät postilaatikkosi.

Lähetä henkilökohtaisia sähköpostiviestejä

• Siirry tietueisiisi:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Sopimukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Liput: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
  • Mukautetut kohteet: HubSpot-tililläsi siirry kohtaan Yhteystiedot > [Mukautettu objekti]. Jos tililläsi on useampi kuin yksi mukautettu objekti, siirrä hiiren kursori mukautettujen objektien kohdalle ja valitse sitten mukautettu objekti, jota haluat tarkastella.

• Napsauta tietueen nimeä.
• Napsauta vasemmanpuoleisessa paneelissa email Sähköposti-kuvaketta.
• Kirjoita sähköpostiosoitteesi ponnahdusikkunaan. Jos tietosuoja-asetukset on otettu käyttöön jayhteystiedon oikeudellista perustetta viestintään ei ole vahvistettu, sinun on vahvistettava se ennen sähköpostin lähettämistä.
  • Jos haluat lähettää sähköpostiviestin tiettyyn sähköpostiosoitteeseen, napsauta To-kentässä nimeä -pudotusvalikkoa ja valitse sitten toinen yhteyshenkilöön liittyvä sähköpostiosoite.
  • Jos haluat lähettää sähköpostiviestin toisesta yhdistetystä henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteesta tai tiimisähköposti, valitse Lähettäjä-kentässä oma sähköpostiosoitteesi ja valitse sitten toinen yhdistetty sähköpostiosoite, josta lähetät. Nimi From-kentässä on Profiili- ja asetukset -asetuksissa asetettu käyttäjänimi.

• • Jos haluat muokata assosiaatioita, napsauta oikeassa alareunassa olevaa pudotusvalikkoa Associated with ja valitse sitten valintaruutu niiden tietueiden vieressä, joihin haluat vuorovaikutus kirjautuvan.Sähköpostitoiminto kirjautuu tässä pudotusvalikossa valittuihin yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- tai lipputietueisiin.

• • Kirjoita sähköpostin aihe.
  • Kirjoita viestin runko. Yläosan työkalupalkissa:
    • Lisää sähköpostimalli valitsemalla Mallit.
    • Valitse Sequences (Jaksot ), jos haluat rekisteröidä yhteystiedon jaksoon.
    • Lisää myyntiasiakirja valitsemalla Asiakirjat.
    • Napsauta Meetings (Kokoukset ) lisätäksesi aikataulutuslinkin tai ehdotetut kokousajat.
    • Napsauta Tarjouspyyntöjä jakaaksesi hinnoittelutietoja.
  • Voit muokata tekstiä muokkausikkunan alaosassa olevien muotoiluvaihtoehtojen avulla.
  • Jos haluat muokata fonttityyliä ja -kokoa tai tekstin tasausta, napsauta Lisää-pudotusvalikkoa .
  • Jos haluat lisätä hyperlinkkejä sisältävän tekstin, napsauta link -linkkikuvaketta.
  • Jos haluat lisätä kuvan, napsauta insertImage -kuvaketta.
  • Jos haluat liittää tiedoston, napsauta attach paperiliitinkuvaketta .
  • Jos haluat lisätä katkelmia, lisätä linkkejä tietämyskanta ( vain Service Hub ), lisätä videon tai muokata allekirjoitusta, napsauta pudotusvalikkoa Insert (Lisää ).

• Napsauta Lähetä.

Vastaa henkilökohtaisiin sähköpostiviesteihin

Voit vastata henkilökohtaiseen sähköpostiin lähetettyihin sähköpostiviesteihin tai sähköpostiviesteihin, jotka on lähetetty tiimisähköposti osana keskustelut saapuneet-kansiossa tai help deskissä.

• Siirry tietueisiisi:
• Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
• Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
• Sopimukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Liput: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
• Mukautetut kohteet: HubSpot-tililläsi siirry kohtaan Yhteystiedot > [Mukautettu objekti]. Jos tililläsi on useampi kuin yksi mukautettu objekti, siirrä hiiren kursori kohtaan Mukautetut objektit ja valitse sitten mukautettu objekti, jota haluat tarkastella.

• Napsauta tietueen nimeä.
• Etsi sähköpostiviesti tietueen aikajana ja valitse Vastaa. Jos viestiketjuun kuuluu toinen tiimisi jäsen, voit vastata molemmille valitsemalla Vastaa kaikille.

Huomaa: jos sähköpostiviesti on tiimisi jäseneltä yhteyshenkilölle, klikkaamalla Vastaa lähetät sähköpostiviestin vain tiimisi jäsenelle, etkä yhteyshenkilölle.

• Jos haluat lähettää sähköpostiviestin tiettyyn sähköpostiosoitteeseen, napsauta To-kentässä nimeä ja valitse sitten toinen sähköpostiosoite.
• Jos haluat lähettää sähköpostiviestin toisesta liitetystä henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteesta tai tiimisähköposti, napsauta Lähettäjä-kentässä omaa sähköpostiosoitettasi ja valitse sitten toinen liitetty sähköpostiosoite, josta lähetetään. Nimi Lähettäjä-kentässä on käyttäjänimi, joka on määritetty Profiili & asetukset -asetuksissa.

• Jos haluat muokata assosiaatioita, napsauta oikeassa alareunassa olevaa pudotusvalikkoa Associated with ja valitse sitten valintaruutu niiden tietueiden vieressä, joihin haluat vuorovaikutus kirjautuvan.Sähköpostitoiminto kirjautuu tässä pudotusvalikossa valittuihin yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- tai lipputietueisiin.

Huomaa: jos vastaat sähköpostiviestiin, joka on osa keskustelut saapuneiden viestien viestiketjua, ja käytät vastaamiseen tiimisähköposti, jos valitset tiketin Associated with -pudotusvalikosta, sähköpostiviestin aktiviteetti kirjautuu tiketin tietueeseen ja näkyy osana viestiketjua saapuneiden viestien viestiketjussa. Näin ollen kaikki säikeen aiemmat sähköpostiviestit liittyvät myös tikettitietueeseen.

• Laadi ja muotoile vastauksesi ja napsauta sitten Lähetä.

Välitä sähköpostiviestejä eteenpäin

Jos haluat lähettää yhteyshenkilön vastauksen toiselle tiimisi jäsenelle tai jollekin organisaatiosi ulkopuoliselle henkilölle, voit lähettää sähköpostiviestin eteenpäin CRM:stä.

• Siirry tietueisiisi:
• Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
• Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
• Sopimukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Liput: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
• Mukautetut kohteet: HubSpot-tililläsi siirry kohtaan Yhteystiedot > [Mukautettu objekti]. Jos tililläsi on useampi kuin yksi mukautettu objekti, siirrä hiiren kursori kohtaan Mukautetut objektit ja valitse sitten mukautettu objekti, jota haluat tarkastella.

• Napsauta tietueen nimeä.
• Etsi sähköpostiviesti tietueen aikajana ja valitse Siirrä eteenpäin.

• Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite To-kenttään .
• Napsauta Forward (Lähetä eteenpäin).

Välitetty sähköposti näkyy yhteyshenkilön aikajana, ja sen otsikkorivin edessä lukee "Sähköposti - välitetty".

Lähetä ja vastaa henkilökohtaisiin sähköpostiviesteihin HubSpotin mobiilisovelluksessa

Uuden sähköpostin lähettäminen yhteystiedolle HubSpotin mobiilisovelluksessa:

• Avaa HubSpot-sovellus laitteellasi.
• Jos HubSpot-sovelluksen etusivun Tulevat tehtävät -luettelossa olevat tehtävät ovat sähköpostitehtäviä, jotka on liitetty yhteyshenkilöön, jolla on sähköpostiosoite, voit laatia sähköpostiviestin yhteyshenkilölle napauttamalla sähköpostikuvaketta email .

• Uuden sähköpostin lähettäminen tietylle yhteystiedolle:
  • Napauta Valikko ja napauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkissa Yhteystiedot.
  • Avaa yhteyshenkilön tietue napauttamalla sen nimeä .
  • Napauta yhteystiedon valokuvan alapuolella email -sähköpostikuvaketta.
  • Kirjoita sähköpostin laatimisikkunassa sähköpostin otsikko ja kirjoita mahdolliset muut yhteystiedot CC/BCC-kenttään.
  • Voit kirjoittaa sähköpostiviestin alusta alkaen tai käyttää tililläsi olevaa myyntisähköpostimallia. Jos haluat käyttää mallia, valitse ylhäällä Käytä mallia ja valitse sitten malli luettelosta.
  • Voit lisätä lisäsisältöä laitteestasi tai HubSpot-tililtäsi näytön alareunassa:
    • Jos haluat liittää tiedostoja, asiakirjat, kuvia tai muuta sisältöä laitteestasi, napauta attach liitetiedoston kuvaketta ja valitse sitten sisältö laitteen galleriasta.
    • Napauta salesTemplates malleja -kuvaketta käyttääksesi jotakin myyntipohjallasi olevaa mallia.
    • Jos haluat lisätä sähköpostiin kokouslinkki, napauta meetings kokouslinkki ja valitse sitten kokouslinkki luettelosta.

• • • Napauta textSnippet snippets-kuvaketta, jos haluat sisällyttää snippetin sähköpostiin.

• • • Napauta dynamicFilter salamakuvaketta , jos haluat käyttää tekoälyavustajaa, joka auttaa sinua luomaan sisältöä sähköpostiisi.
• 
  • Kun olet valmis lähettämään sähköpostin, määritä, lähetätkö sähköpostin heti vai ajoitatko sen myöhempään ajankohtaan:
    • Jos haluat lähettää sähköpostin heti, napauta Lähetä oikeassa yläkulmassa.
    • Jos haluat ajoittaa sähköpostiviestin, napauta oikeassa yläkulmassa olevan Lähetä-kohdan vieressä olevaa down alaspäin -kuvaketta ja napauta sitten yhtä vaihtoehdoista. Useita yleisiä lähetysajankohtia on käytettävissä oletusvaihtoehtoina, tai voit määrittää sähköpostin lähetyspäivän ja -ajan manuaalisesti napauttamalla Custom (Mukautettu ).

Voit myös vastata, vastata kaikille tai lähettää sähköpostiviestin eteenpäin suoraan tietueen aikajana:

• Napauta Valikko ja napauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkissa olevaa tietuetyyppiä (esim. Yhteystiedot, Sopimukset, Yritykset tai Liput).
• Napauta tietueen nimeä.
• Etsi sähköpostiviesti aikajana ja vastaa suoraan tai tarkista sähköpostiviesti ensin:
  • Voit vastata suoraan sähköpostiin napauttamalla kolmea pystysuoraa pistettä verticalMenu sähköpostikortin oikeassa yläkulmassa ja napauttamalla sitten Vastaa tai Vastaa kaikille.

• • Jos haluat ensin tarkastella alkuperäistä sähköpostiviestiä, ennen kuin laadit vastauksen tai lähetät sen eteenpäin, napauta sähköpostiviestiä. Napauta sitten näytön alareunassa Vastaa, Vastaa kaikille tai Lähetä eteenpäin.

(Android)

Vahvista yhteyshenkilösi oikeusperusta viestinnälle

Kun tietosuoja-asetukset on otettu käyttöön, yhteyshenkilön oikeusperusta viestinnälle on vahvistettava, ennen kuin voit lähettää hänelle henkilökohtaisen sähköpostiviestin HubSpotin kautta. Voit tehdä tämän lisäämällä tilauksen tai antamalla kertaluonteisen oikeusperusteen.

Huomaa: GDPR:n tultua voimaan 25. toukokuuta 2018, jos yhteyshenkilö on globaalisti kieltäytynyt sähköpostin käytöstä, käyttäjän on annettava yhteyshenkilölle kertaluonteinen oikeusperusta viestinnälle ennen kuin hän lähettää hänelle sähköpostiviestin CRM:stä, vaikka tietosuoja-asetukset eivät olisikaan päällä tilillä, jolta lähetetään. Jos lähetät sähköpostia tikettitietueesta, on mahdollista lähettää sähköpostia tilauksen lopettaneelle yhteyshenkilölle, jolla ei ole oikeusperustaa, koska tikettitietueista lähetettyjä sähköposteja pidetään tapahtumailmoituksina.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
• Napsauta tietueen nimeä .
• Napsauta vasemmassa paneelissa email Sähköposti-kuvaketta.
• Vahvista ponnahdusikkunassa yhteyshenkilön oikeusperusta viestintään:
  • Lisää tilaus: aseta tilaustyyppi napsauttamalla sitä. Näin saat yhteydenpidon oikeusperustan ja voit lisätä yhteyshenkilölle One to one -tilauksen, jotta voit lähettää hänelle jatkossa sähköpostiviestejä yksi yhteen CRM:stä.
  • Huomaa Lisää tilaus -vaihtoehto ei ole käytettävissä, jos yhteyshenkilö on kieltäytynyt kaikesta sähköpostiviestinnästä. Näissä tapauksissa voit antaa heille vain kertaluonteisen oikeusperustan ja vain tapahtumiin liittyville, ei-kaupallisille sähköposteille.
  • Anna kertaluonteinen oikeusperuste: Valitse, kun haluat määrittää oikeusperusteen ja selittää, miksi sinulla on lupa viestiä yhteystiedon kanssa, jotta voit lähettää hänelle sähköpostia. Tämä vaihtoehto on hyödyllinen silloin, kun sinun tarvitsee viestiä kyseisen yhteyshenkilön kanssa vain kerran, esimerkiksi kun lähetät hänelle sähköpostitse sopimuksen tai laskun.

• Kun oikeusperusta on vahvistettu, voit jatkaa sähköpostin kirjoittamista.