Send og administrer en-til-en e-mails

Du kan sende en e-mail til individuelle kontakter i HubSpot fra kontaktoptegnelsen eller fra den tilknyttede virksomheds-, aftale-, billet- eller brugerdefinerede objektoptegnelse. Du kan også svare på e-mails, der er sendt til en personlig e-mail eller til en team-e-mailadresse, der er forbundet med samtalernes indbakke eller helpdesk, fra postens tidslinje.

Send en-til-en e-mails

Du skal have en tilsluttet indbakke for at kunne sende e-mails via CRM. Lær, hvordan du forbinder din indbakke.

• Naviger til dine optegnelser:
  • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
  • Virksomheder: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • Tilbud: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
  • Billetter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Tickets.
  • Brugerdefinerede objekter: I din HubSpot-konto skal du navigere til Kontakter > [Brugerdefineret objekt]. Hvis din konto har mere end ét brugerdefineret objekt, skal du holde musen over Custom Objects og vælge det brugerdefinerede objekt, du vil se.

• Klik på navnet på en post.
• Klik på ikonet email Email i panelet til venstre.
• Skriv din e-mail i pop op-boksen. Hvis indstillingerne for databeskyttelse er slået til, ogkontaktpersonens juridiske grundlag for at kommunikere ikke er blevet valideret, skal du validere det, før du sender e-mailen.
  • Hvis du vil sende e-mailen til en bestemt e-mailadresse, skal du klikke på rullemenuen med navn i feltet Til og derefter vælge en anden e-mailadresse, der er knyttet til kontakten.
  • Hvis du vil sende e-mailen fra en anden tilknyttet personlig e-mailadresse eller en team-e-mailadresse, skal du klikke på din e-mailadresse i feltet Fra og derefter vælge en anden tilknyttet e-mailadresse at sende fra. Navnet i Fra-feltet er det brugernavn, der er angivet i dine Profil- og præferenceindstillinger.

• • For at redigere tilknytningerne skal du klikke på rullemenuen Tilknyttet til nederst til højre og derefter markere afkrydsningsfeltet ud for de poster, du vil have e-mail-aktiviteten til at logge på.E-mailaktiviteten vil logge på de kontakt-, firma-, aftale- eller billetposter, der er valgt i denne dropdown-menu.

• • Indtast et emne til din e-mail.
  • Skriv brødteksten til din besked. I den øverste værktøjslinje:
    • Klik på Skabeloner for at indsætte en e-mailskabelon.
    • Klik på Sekvenser for at tilmelde kontakten til en sekvens.
    • Klik på Dokumenter for at indsætte et salgsdokument.
    • Klik på Møder for at indsætte et planlægningslink eller foreslåede mødetider.
    • Klik på Tilbud for at dele prisoplysninger.
  • Hvis du vil ændre teksten, skal du bruge formateringsindstillingerne nederst i redigeringsvinduet.
  • Klik på rullemenuen Mere for at redigere skrifttypestilen og -størrelsen eller tekstjusteringen.
  • Klik på linkikonet link for at tilføje tekst med hyperlink.
  • Klik på billedikonet insertImage for at tilføje et billede.
  • For at vedhæfte en fil skal du klikke på ikonet attach papirclips .
  • Klik på rullemenuen Indsæt for at indsætte uddrag, tilføje links til din vidensbase (kunService Hub), indsætte en video eller redigere eller ændre din signatur.

• Klik på Send.

Besvarelse af en-til-en e-mails

Du kan svare på en-til-en e-mails, der er sendt til en personlig e-mail, eller e-mails, der er sendt til en team-e-mailadresse som en del af en tråd i samtalernes indbakke eller helpdesk.

• Naviger til dine optegnelser:
• Kontaktpersoner: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
• Virksomheder: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
• Tilbud: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
• Billetter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Tickets.
• Brugerdefinerede objekter: På din HubSpot-konto skal du navigere til Kontakter > [Brugerdefineret objekt]. Hvis din konto har mere end ét brugerdefineret objekt, skal du holde musen over Brugerdefinerede objekter og derefter vælge det brugerdefinerede objekt, du vil se.

• Klik på navnet på en post.
• Find e-mailen på postens tidslinje, og klik på Svar. Hvis tråden omfatter et andet medlem af dit team, skal du klikke på Svar alle for at svare begge.

Bemærk: Hvis e-mailen er fra dit teammedlem til kontakten, vil klik på Svar kun sende e-mailen til dit teammedlem og ikke til kontakten.

• Hvis du vil sende e-mailen til en bestemt e-mailadresse, skal du klikke på navnet i feltet Til og derefter vælge en anden e-mailadresse.
• Hvis du vil sende e-mailen fra en anden tilsluttet personlig e-mailadresse eller en team-e-mailadresse, skal du klikke på din e-mailadresse i feltet Fra og derefter vælge en anden tilsluttet e-mailadresse at sende fra. Navnet i Fra-feltet er det brugernavn, der er angivet i dine Profil- og præferenceindstillinger.
• For at redigere tilknytningerne skal du klikke på rullemenuen Tilknyttet til nederst til højre og derefter markere afkrydsningsfeltet ud for de poster, du vil have e-mail-aktiviteten til at logge på.E-mailaktiviteten vil logge på de kontakt-, firma-, aftale- eller billetposter, der er valgt i denne dropdown-menu.
• For at se hele tråden skal du klikke på de tre prikker i nederst til venstre.

Bemærk: Hvis du svarer på en e-mail, der er en del af en tråd i samtalernes indbakke, og bruger en team-e-mailadresse til at svare, og du vælger en sag i dropdown-menuen Tilknyttet til, vil e-mailaktiviteten blive logget på sagsposten og vises som en del af tråden i indbakken . Derfor vil alle tidligere e-mails i tråden også blive knyttet til billetposten.

• Skriv og formater dit svar, og klik derefter på Send.

Videresend en-til-en e-mails

Hvis du har brug for at sende en kontakts svar til et andet medlem af dit team eller en person uden for din organisation, kan du videresende e-mailen fra CRM.

• Naviger til dine optegnelser:
• Kontaktpersoner: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
• Virksomheder: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
• Tilbud: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
• Billetter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Tickets.
• Brugerdefinerede objekter: I din HubSpot-konto skal du navigere til Kontakter > [Brugerdefineret objekt]. Hvis din konto har mere end ét brugerdefineret objekt, skal du holde musen over Brugerdefinerede objekter og derefter vælge det brugerdefinerede objekt, du vil se.

• Klik på navnet på en post.
• Find e-mailen på postens tidslinje, og klik på Videresend.

• Indtast modtagerens e-mailadresse i feltet Til.
• For at se hele tråden skal du klikke på de tre prikker i nederst til venstre.
• Klik på Fremad.

Den videresendte e-mail vises på kontaktpersonens tidslinje med "E-mail - Fwd" foran emnelinjen.

Send og svar på en-til-en e-mails i HubSpot-mobilappen

Sådan sender du en ny e-mail til en kontakt i HubSpot-mobilappen:

• Åbn HubSpot-appen på din enhed.
• Hvis nogle af opgaverne på listen Kommende opgaver på HubSpot-appens startside er e-mailopgaver, der er knyttet til en kontakt med en e-mailadresse, kan du trykke på e-mailikonet email for at skrive en e-mail til den tilknyttede kontakt.

• For at sende en ny e-mail til en bestemt kontakt:
  • Tryk på Menu, og tryk derefter på Kontakter i venstre sidepanel.
  • Tryk på navnet på en kontakt for at åbne vedkommendes post.
  • Tryk på e-mail-ikonet email under kontaktens foto.
  • Indtast en emnelinje for din e-mail i vinduet for e-mailkomposition, og indtast eventuelle yderligere kontakter i CC/BCC-feltet.
  • Du kan skrive en e-mail fra bunden, eller du kan bruge en skabelon til en salgsmail fra din konto. Hvis du vil bruge en skabelon, skal du klikke på Brug skabelon øverst og derefter vælge en skabelon fra listen.
  • Du kan inkludere yderligere indhold fra din enhed eller HubSpot-konto nederst på skærmen:
    • Hvis du vil vedhæfte filer, dokumenter, billeder eller andet indhold fra din enhed, skal du trykke på ikonet attach attachment og derefter vælge indholdet fra din enheds galleri.
    • Tryk påikonet salesTemplates skabeloner for at bruge en af dine salgsskabeloner.
    • Hvis du vil tilføje et mødelink til e-mailen, skal du trykke på ikonet meetings mødelink og derefter vælge et mødelink fra listen.

• • • Tryk på ikonet textSnippet snippets for at inkludere et snippet i din e-mail.

• • • Tryk på lyn-ikonet dynamicFilter for at bruge AI-assistenten til at hjælpe dig med at generere indhold til din e-mail.
• 
  • Når du er klar til at sende din e-mail, skal du beslutte, om du vil sende den med det samme eller planlægge den til en senere dato og et senere tidspunkt:
    • Hvis du vil sende e-mailen med det samme, skal du trykke på Send øverst til højre.
    • For at planlægge din e-mail skal du trykke på ikonet down ned ved siden af Send øverst til højre og derefter trykke på en af mulighederne. Flere almindelige afsendelsestidspunkter er tilgængelige som standardindstillinger, eller du kan trykke på Brugerdefineret for manuelt at angive den dato og det klokkeslæt, din e-mail skal sendes på.

Du kan også svare, svare alle eller videresende til en e-mail direkte fra en posttidslinje:

• Tryk på Menu, og tryk derefter på posttypen i venstre sidepanel (f.eks. Kontakter, Tilbud, Virksomheder eller Billetter).
• Tryk på postens navn.
• Find e-mailen på tidslinjen, og svar så direkte eller gennemgå e-mailen først:
  • For at svare direkte på e-mailen skal du trykke på de tre lodrette prikker verticalMenu øverst til højre på e-mailkortet og derefter trykke på Svar eller Svar alle.

• • Hvis du vil se den oprindelige e-mail først, før du skriver dit svar eller videresender den, skal du trykke på e-mailen. Tryk derefter på Svar, Svar alle eller Videresend nederst på skærmen.

(Android)

Valider din kontakts juridiske grundlag for at kommunikere

Når indstillingerne for databeskyttelse er slået til, skalkontaktens juridiske grundlag for at kommunikere valideres, før du kan sende dem en en-til-en e-mail via HubSpot. Det kan du gøre ved at tilføje et abonnement eller give et engangsgrundlag.

Bemærk: Siden GDPR trådte i kraft den 25. maj 2018, skal en bruger, hvis en kontakt globalt har fravalgt e-mail, give kontakten et engangsretsgrundlag for at kommunikere, før han sender dem en en-til-en e-mail fra CRM, selv om indstillingerne for databeskyttelse ikke er slået til i den konto, de sender fra. Hvis du sender en e-mail fra en billetpost, er det muligt at sende en e-mail til en afmeldt kontakt, der ikke har et juridisk grundlag, fordi e-mails, der sendes fra billetposter, betragtes som transaktionsmails.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
• Klik på navnet på posten.
• Klik på ikonet email Email i panelet til venstre.
• Valider kontaktpersonens juridiske grundlag for at kommunikere i pop op-boksen:
  • Tilføj abonnement: Klik for at indstille en abonnementstype. Dette giver dig et juridisk grundlag for at kommunikere og giver dig mulighed for at tilføje One to one -abonnementet for kontakten, så du kan sende dem en-til-en-e-mails fra CRM fremadrettet.
  • Bemærk: Indstillingen Tilføj abonnement vil ikke være tilgængelig, hvis kontakten har fravalgt al e-mailkommunikation. I disse tilfælde kan du kun give dem et engangsretsgrundlag og kun til transaktionsrelaterede, ikke-kommercielle e-mails.
  • Giv et engangsretsgrundlag: Klik for at tildele et retsgrundlag og forklare, hvorfor du har lov til at kommunikere med kontakten, så du kan sende dem e-mailen. Denne mulighed er nyttig, når du kun har brug for at kommunikere med denne kontakt én gang, f.eks. når du sender dem en kontrakt eller en faktura.
    

• Når retsgrundlaget er valideret, kan du fortsætte med at skrive din e-mail.