Log e-mail i dit CRM med BCC- eller videresendelsesadressen

Med HubSpot Sales e-mailudvidelse eller tilføjelse kan du automatisk logge e-mails, derer sendt fra uden for HubSpot til CRM. Hvis du ikke bruger salgsudvidelsen eller tilføjelsen, kan du bruge HubSpot BCC-adressen eller videresendelsesadressen til manuelt at logge e-mails.

E-mails, der logges i HubSpot ved hjælp af BCC-adressen eller videresendelsesadressen, inkluderer e-mailens indhold og eventuelle vedhæftede filer, der er inkluderet i e-mailen. Den loggede e-mail vil automatisk blive knyttet til modtagerens kontaktoptegnelse, dens primære tilknyttede virksomhedsoptegnelse og de fem seneste åbne aftaleoptegnelser, der er knyttet til kontakten. Få mere at vide om logning af e-mailsvar i HubSpot.

Bemærk venligst:

• Vedhæftede filer, der er større end 50 MB, logges ikke til CRM. Selve e-mailen vil blive logget på CRM, men uden en vedhæftet fil. Du vil også modtage en leveringsfejl i din indbakke.
• E-mails, der er større end 2 MB, logges ikke til CRM. Denne grænse tæller kun e-mailens indhold og inkluderer ikke størrelsen på vedhæftede filer.

 

Brug BCC-adressen

Når du sender en e-mail fra din mailklient, skal du tilføje BCC-adressen til BCC-linjen i e-mailen. Indholdet af e-mailen bliver automatisk registreret i kontaktens optegnelse i HubSpot.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Activities i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Email Log & Track.

• I afsnittet Manuel logning skal du klikke på Kopier ved siden af feltet BCC-adresse .
  
  

• Gå til din indbakke, og skriv en ny e-mail.
• Tilføj den kopierede BCC-adresse til BCC-linjen i e-mailen.

Den sendte e-mail bliver logget på kontaktens post i HubSpot. Hvis e-mailmodtageren ikke er tilknyttet en kontaktpost i HubSpot, oprettes der en ny post.

Krav om at logge e-mails til CRM ved hjælp af BCC-adressen

• Brugeren, der sender e-mailen, skal have personlig e-mail-adgang.
• Den e-mailadresse, som du sender e-mailen fra, skal være en af følgende:
  • En bruger på din konto.
  • En af dine forbundne personlige e-mails.
  • Et alias i din e-mailklient (enten et alias, der er konfigureret i din forbundne Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din profil og dine præferencer).
• Modtagerens e-mailadresse er ikke opført på din Never Log-liste.
• E-mailadressen er ikke tidligere blevet slettet permanent.
• Hvis du har slået GDPR-privatlivsindstillingerne til på din HubSpot-konto, skal du have et juridisk grundlag for at kommunikere med e-mailens modtagere.

Bemærk: Hvis du manuelt bruger BCC-adressen i en e-mail-klient uden at spore e-mail, vil dette kun logge e-mailen på en kontaktpost i HubSpot. Dette giver dig ikke mulighed for at spore åbninger eller klik på dine e-mails.

Brug videresendelsesadressen

Brug videresendelsesadressen til at logge et e-mailsvar på kontaktpostens tidslinje. Videresendelsesadressen er nyttig, når du har brug for at logge en e-mail, efter at du har modtaget den. Før du går i gang, skal du sikre dig, at din e-mailklient understøtter videresendelsesfunktionen.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Activities i menuen i venstre side.
• Klik på fanen Email Log & Track.
• I afsnittet Manuel logning skal du klikke på Kopier ved siden af feltet Videresendelsesadresse .

• Gå til din indbakke, og åbn den e-mail, du vil logge ind i HubSpot.
• Videresend e-mailen til den kopierede videresendelsesadresse.

Den videresendte e-mail vil blive logget på kontaktpersonens post i HubSpot. Hvis e-mailmodtageren ikke er knyttet til en kontaktpost i HubSpot, oprettes der en ny post.

Krav om at logge svar til CRM ved hjælp af videresendelsesadressen

Din e-mail skal opfylde følgende kriterier for at blive logget ind i CRM:

• Den bruger, der sender e-mailen, skal have personlig e-mailadgang.

• Du videresender den individuelle svarmail (ikke andre dele af e-mailkæden). Den videresendte meddelelsesheader, der genereres af din e-mailklient, skal være til stede:

• Den e-mailadresse, du bruger til at sende den videresendte e-mail, skal være en af følgende:
  • En bruger på din konto.
  • En af dine forbundne e-mailindbakker.
  • Et alias i din e-mailklient (enten et alias, der er konfigureret i din forbundne Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din Profil og indstillinger).
• Kontaktens e-mail er ikke opført på din Never Log-liste.
• Hvis du har slået GDPR-privatlivsindstillingerne til på din HubSpot-konto, skal du have et juridisk grundlag for at kommunikere med e-mailens modtagere.
• Den videresendte e-mail vises på kontaktens tidslinje.

• Hvis den person, der sendte dig den oprindelige e-mail, ikke er i dit CRM, vil videresendelse af beskeden oprette en kontaktpost, så længe deres e-mail eller e-maildomæne ikke er opført på din Never Log-liste.
• Den videresendte besked skal være på et af HubSpots understøttede sprog.
• Den videresendte besked skal indeholde både HTML- og almindelig tekstdel af e-mailen.
• Din e-mailserver skal tillade ekstern videresendelse.

Der er ingen standardformatering for en videresendt e-mail. Hvis HubSpot ikke er i stand til at behandle dit e-mailformat, vil e-mailen ikke blive logget i HubSpot. Lær, hvordan du manuelt logger en e-mail til HubSpot.

Bemærk: Hvis du modtager et e-mailsvar fra en kontakt eller et kundeemne, og de CC'er modtagere, tilføjer HubSpot ikke de kopierede modtagere som kontakter på din konto.

E-mail-klienter, der understøttes af videresendelsesfunktionen

Hvis din videresendte e-mail opfylder ovenstående krav, men stadig ikke logger ind i HubSpot, er din e-mail-klient ikke kompatibel med HubSpots videresendelsesfunktion. Hvis din e-mailklient ikke er kompatibel med videresendelsesfunktionen, kan du ikke videresende en e-mail til en post i HubSpot.

Nedenstående e-mailklienter er kompatible med videresendelsesværktøjet:

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Tilskrivning af afsender for BCC og videresendte e-mails

Når du sender e-mails ved hjælp af BCC- eller videresendelsesadressen, bestemmer følgende regler, hvilken bruger der tilskrives som afsender af den e-mail, der er logget i CRM. Disse regler bestemmer i prioriteret rækkefølge, hvilke e-mails der tæller med i en brugers samlede aktivitet i dine salgsrapporter.

1. Hvis kun én bruger har den afsendende e-mailadresse som en tilknyttet personlig e-mailadresse, tilskrives denne bruger.
2. Hvis kun én bruger har afsender-e-mailadressen som sin HubSpot-brugerkonto-e-mail, tilskrives denne bruger.
3. Hvis kun én bruger har den afsendende e-mailadresse som et alias, tilskrives denne bruger.
4. Hvis flere brugere har den afsendende e-mailadresse som en forbundet personlig e-mailadresse, tilskrives den bruger, der var logget ind, da e-mailen blev sendt. Hvis du sender via BCC-adressen ved hjælp af salgsudvidelsen, skal du tilskrive den bruger, der var logget ind på salgsudvidelsen på afsendelsestidspunktet.

Hvis du logger en e-mail uden for HubSpot ved hjælp af BCC-adressen, og du sender fra en e-mailadresse, derer forbundet som en team-e-mail i HubSpot, vil e-mailen altid blive tilskrevet den bruger, der oprindeligt forbandt team-e-mail-kontoen. Men hvis e-mailen sendes ved hjælp af BCC-adressen via salgsudvidelsen, vil e-mailen blive tilskrevet den bruger, der var logget ind på salgsudvidelsen på afsendelsestidspunktet.