Log e-mail i dit CRM med BCC- eller videresendelsesadressen

Med HubSpot Sales-e-mailudvidelsen eller -tilføjelsesprogrammet kan du automatisk logge e-mails sendt fra uden for HubSpot til CRM-systemet. Hvis du ikke bruger salgsudvidelsen eller tilføjelsesprogrammet, kan du bruge HubSpots BCC-adresse eller videresendelsesadresse til manuelt at logge e-mails.

E-mails, der logges i HubSpot ved hjælp af BCC-adressen eller videresendelsesadressen, vil indeholde e-mailindholdet og eventuelle vedhæftede filer i e-mailen. Den loggede e-mail vil automatisk blive knyttet til modtagerens kontaktpost, den primære tilknyttede virksomhedspost og de fem seneste åbne aftaleposter, der er knyttet til kontakten. Få mere at vide om at logge e-mail-svar i HubSpot. 

Tilladelser kræves

• Der krævesadgang til personlig e-mail for at logge e-mails ved hjælp af BCC- eller videresendelsesadressen.
• Der kræves tilladelsertil at oprette kontakter for at logge e-mails og oprette kontakter for nye modtagere ved hjælp af BCC- eller videresendelsesadressen.

Begrænsninger og overvejelser

• Brugere med en visningslicens kan ikke logge e-mails med BCC- eller videresendelsesadressen. Få mere at vide om administration af pladser.
• Den samlede størrelsesgrænse for e-mails, der logges med BCC eller en videresendelsesadresse, er 40 MB. Denne grænse gælder for den samlede størrelse af e-mailens brødtekst, overskrifter og alle vedhæftede filer.

Brug BCC-adressen

Når du sender en e-mail fra din e-mail-klient, skal du tilføje BCC-adressen til BCC-feltet i e-mailen. E-mailindholdet registreres automatisk i kontaktens post i HubSpot.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. I menuen i venstre sidepanel, under Datastyring, skal du navigere til Objekter.

3. Øverst i Objekter , skal du klikke på Vælg et objekt og vælg Aktiviteter.

4. Klik påfanen E-mail-logning og sporings er i afsnittet Manuel logning, og klik på Kopier ved siden af feltetBCC-adresse .

5. Gå til din e-mail-indbakke, og skriv en ny e-mail.
6. Indsæt den kopierede BCC-adresse i BCC-feltet i e-mailen.

Den sendte e-mail logges i kontaktens post i HubSpot. Hvis e-mailmodtageren ikke er knyttet til en kontaktpost i HubSpot, oprettes der en ny post.

Krav til registrering af e-mails i CRM ved hjælp af BCC-adressen

• Den bruger, der sender e-mailen, skal have adgang til sin personlige e-mail.
• Den e-mailadresse, du sender e-mailen fra, skal være en af følgende:
  • En bruger på din konto.
  • En af dine tilknyttede personlige e-mailadresser.
  • Et alias i din e-mail-klient (enten et alias, der er konfigureret i din tilknyttede Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din profil og indstillinger).
• Modtagerens e-mailadresse er ikke angivet på din liste over "Aldrig log".
• E-mailadressen er ikke tidligere blevet slettet permanent. 
• Hvis du har aktiveret GDPR-privatlivsindstillingerne i din HubSpot-konto, skal du have et juridisk grundlag for at kommunikere med e-mailmodtagerne.

Bemærk: Hvis du manuelt bruger BCC-adressen i en e-mail-klient uden sporing, vil dette kun logge e-mailen på en kontaktpost i HubSpot. Dette giver dig ikke mulighed for at spore åbninger eller klik på dine e-mails.

Brug videresendelsesadressen

Brug videresendelsesadressen til at registrere et e-mail-svar på kontaktpostens tidslinje. Videresendelsesadressen er nyttig, når du skal registrere en e-mail, efter du har modtaget den. Før du går i gang, skal du sikre dig, at din e-mail-klient understøtter videresendelsesfunktionen. 

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. I menuen i venstre sidepanel skal du under Datastyring navigere til Objekter.

3. Øverst på fanen Objekter , skal du klikke på Vælg et objekt og vælg Aktiviteter.

4. Klik påfanen E-mail-logning og sporings er iafsnittet Manuel logning,og klik på Kopier ved siden affeltet Videresendelsesadresse.

5. Gå til din e-mail-indbakke, og åbn den e-mail, du vil logge i HubSpot.
6. Videresend e-mailen til den kopierede videresendelsesadresse.

Den videresendte e-mail logges i kontaktens post i HubSpot. Hvis e-mailmodtageren ikke er knyttet til en kontaktpost i HubSpot, oprettes der en ny post.

Krav for at logge svar i CRM ved hjælp af videresendelsesadressen

Din e-mail skal opfylde følgende kriterier for at blive logget i CRM:

• Den bruger, der sender e-mailen, skal have adgang til sin personlige e-mail.

• Du videresender den enkelte svar-e-mail (ikke andre dele af e-mail-kæden). Den videresendte meddelelsesoverskrift, der genereres af din e-mail-klient, skal være til stede:

• Den e-mailadresse, du bruger til at sende den videresendte e-mail, skal være en af følgende:
  • En bruger på din konto.
  • En af dine tilknyttede e-mail-indbakker.
  • Et alias i din e-mail-klient (enten et alias, der er konfigureret i din tilknyttede Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din profil og indstillinger).
• Kontakt-e-mailen er ikke angivet i dinliste over "Log aldrig".
• Hvis du har aktiveret GDPR-privatlivsindstillingerne i din HubSpot-konto, skal du have et retsgrundlag for at kommunikere med e-mailmodtagerne.
• Hvis den person, der sendte dig den oprindelige e-mail, ikke findes i dit CRM-system, oprettes der en kontaktpost, når du videresender beskeden, forudsat at vedkommendes e-mailadresse eller e-maildomæne ikke er angivet på din liste over"Aldrig logge".
• Den videresendte besked skal være på et af de sprog, HubSpot understøtter. 
• Den videresendte besked skal indeholde både HTML- og almindelig tekst-delen af e-mailen.
• Din e-mail-server skal tillade ekstern videresendelse. 

Der er ingen standardformatering for en videresendt e-mail. Hvis HubSpot ikke kan behandle dit e-mailformat, logges e-mailen ikke i HubSpot. Lær, hvordan du manuelt logger en e-mail i HubSpot. 

Bemærk: hvis du modtager et e-mail-svar fra en kontakt eller en potentiel kunde, og de har sat modtagere i CC, vil HubSpot ikke tilføje disse kopierede modtagere som kontakter i din konto.

E-mail-klienter, der understøttes af videresendelsesfunktionen

Hvis din videresendte e-mail opfylder ovenstående krav, men stadig ikke registreres i HubSpot, er din e-mail-klient muligvis ikke kompatibel med HubSpots videresendelsesfunktion. Hvis din e-mail-klient ikke er kompatibel med videresendelsesfunktionen, kan du ikke videresende en e-mail til en post i HubSpot.

Nedenstående e-mail-klienter er kompatible med videresendelsesværktøjet: 

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Afsenderattribution for BCC- og videresendte e-mails

Når du sender e-mails ved hjælp af BCC- eller videresendelsesadressen, bestemmer følgende regler, hvilken bruger der tilskrives som afsender af den e-mail, der logges i CRM. Disse regler bestemmer, i prioriteret rækkefølge, hvilke e-mails der tæller med i en brugers samlede aktivitet i dine salgsrapporter. 

1. Hvis kun én bruger har afsender-e-mailadressen som en tilknyttet personlig e-mailadresse, skal den tilskrives den pågældende bruger.
2. Hvis kun én bruger har afsender-e-mailadressen som sin HubSpot -brugerkonto-e-mail, skal den tilskrives den pågældende bruger.
3. Hvis kun én bruger har afsenderadressen som et alias, skal den tilskrives den pågældende bruger.
4. Hvis flere brugere har afsenderadressen som en tilknyttet personlig e-mailadresse, skal den tilskrives den bruger, der var logget ind, da e-mailen blev sendt. Hvis der sendes via BCC-adressen ved hjælp af salgsudvidelsen, skal den tilskrives den bruger, der var logget ind på salgsudvidelsen på afsendelsestidspunktet. 

Hvis du logger en e-mail fra uden for HubSpot ved hjælp af BCC-adressen, og du sender fra en e-mailadresse, der er tilknyttet som en team-e-mail i HubSpot, vil e-mailen altid blive tilskrevet den bruger, der oprindeligt tilknyttede team-e-mailkontoen. Hvis e-mailen imidlertid sendes ved hjælp af BCC-adressen via salgsudvidelsen, vil e-mailen blive tilskrevet den bruger, der var logget ind på salgsudvidelsen på tidspunktet for afsendelsen.