kirjaa sähköpostiviesti CRM:ään BCC- tai välitysosoitteella.

HubSpot Sales -sähköpostilaajennuksen tai -lisäosan avulla voit automaattisesti kirjata HubSpotin ulkopuolelta lähetetyt sähköpostit CRM-järjestelmään. Jos et käytä myyntilaajennusta tai lisäosaa, voit käyttää HubSpotin BCC-osoitetta tai edelleenlähetysosoitetta sähköpostien manuaaliseen kirjaamiseen.

Sähköpostit, jotka kirjataan HubSpot-järjestelmään BCC- tai edelleenlähetysosoitteen avulla, sisältävät sähköpostin sisällön ja kaikki liitteet. Kirjattu sähköposti liitetään automaattisesti vastaanottajan yhteystietotietueeseen, sen ensisijaiseen yritystietueeseen sekä viiteen viimeisimpään avoimeen kauppatietueeseen, jotka liittyvät kyseiseen yhteyshenkilöön. Lue lisää sähköpostivastausten kirjaamisesta HubSpot-järjestelmään. 

Käyttöoikeudet edellytetään

• Henkilökohtainen sähköpostiyhteys vaaditaan sähköpostien kirjaamiseen BCC- tai edelleenlähetysosoitteen avulla.
• Yhteystietojenluomisoikeudet vaaditaan sähköpostien kirjaamiseen ja uusien vastaanottajien yhteystietojen luomiseen BCC- tai edelleenlähetysosoitteen avulla.

Rajoitukset ja huomioitavaa

• Käyttäjät, joilla on vain luku -käyttöoikeudet , eivät voi kirjata sähköposteja BCC- tai edelleenlähetysosoitteella. Lue lisää käyttöoikeuksien hallinnasta.
• BCC- tai edelleenlähetysosoitteella kirjattujen sähköpostien kokonaiskokorajoitus on 40 Mt. Tämä rajoitus koskee sähköpostin tekstin, otsikoiden ja kaikkien liitteiden yhteenlaskettua kokoa.

Käytä BCC-osoitetta

Kun lähetät sähköpostia sähköpostiohjelmastasi, lisää BCC-osoite sähköpostin BCC-kenttään. Sähköpostin sisältö tallennetaan automaattisesti kontaktin tietueeseen HubSpotissa.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohdassa Tietojen hallinta kohtaan Objektit.

3. Yläosassa Objektit -sivun yläosassa Valitse objekti -pudotusvalikosta ja valitse Aktiviteetit.

4. Napsauta Sähköpostin kirjaaminen ja seuranta( ) -välilehden Manuaalinen kirjaaminen( Manual Logging ) -osiossa Kopioi (Copy) -painiketta BCC-osoite (BCC Address) -kentänvieressä .

5. Siirry sähköpostilaatikkoosi ja kirjoita uusi sähköposti.
6. Lisää kopioitu BCC-osoite sähköpostin BCC-kenttään.

Lähetetty sähköposti kirjataan kontaktin tietueeseen HubSpotissa. Jos sähköpostin vastaanottajaa ei ole liitetty kontaktitietueeseen HubSpotissa, luodaan uusi tietue.

Vaatimukset sähköpostien kirjaamiselle CRM:ään BCC-osoitteen avulla

• Sähköpostin lähettäjällä on oltava pääsy henkilökohtaiseen sähköpostiin.
• Sähköpostiosoitteen, josta lähetät sähköpostin, on oltava jokin seuraavista:
  • Tilisi käyttäjä.
  • Yksi liitetyistä henkilökohtaisista sähköpostiosoitteistasi.
  • Alias sähköpostiohjelmassasi (joko alias, joka on määritetty liitettyyn Gmail-postilaatikkoosi, tai alias, joka on lisätty Profiili ja asetukset -kohtaan).
• Vastaanottajan sähköpostiosoitetta ei ole lueteltu Älä koskaan kirjaa -luettelossasi.
• Sähköpostiosoitetta ei ole aiemmin poistettu pysyvästi. 
• Jos olet ottanut GDPR-tietosuoja-asetukset käyttöön HubSpot-tililläsi, sinulla on oltava laillinen peruste kommunikoida sähköpostin vastaanottajien kanssa.

Huomaa: jos käytät BCC-osoitetta manuaalisesti sähköpostiohjelmassa ilman seurantaa, sähköposti kirjataan vain HubSpotin yhteystietotietueeseen. Tämä ei salli sinun seurata sähköpostiesi avaamisia tai klikkauksia.

Käytä edelleenlähetysosoitetta

Käytä edelleenlähetysosoitetta, jotta sähköpostivastaus kirjataan yhteystietotietueen aikajanalle. Edelleenlähetysosoite on hyödyllinen, kun haluat kirjata sähköpostin sen vastaanottamisen jälkeen. Ennen kuin aloitat, varmista, että sähköpostiohjelmasi tukee edelleenlähetystoimintoa. 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohdassa Tietojen hallinta kohtaan Objektit.

3. Siirry Objektit -sivun yläosassa napsauta Valitse objekti -pudotusvalikosta ja valitse Aktiviteetit.

4. Napsauta Sähköpostin kirjaaminen ja seuranta( ) -välilehden Manuaalinen kirjaaminen( Manual Logging )-osiossa Kopioi (Copy) -painiketta Välitysoite (Forwarding Address)-kentän vieressä .

5. Siirry sähköpostilaatikkoosi ja avaa sähköposti, jonka haluat kirjata HubSpot-palveluun.
6. Lähetä sähköposti edelleen kopioituun edelleenlähetysosoitteeseen.

Välitetty sähköposti kirjataan kontaktin tietueeseen HubSpotissa. Jos sähköpostin vastaanottajaa ei ole liitetty kontaktitietueeseen HubSpotissa, luodaan uusi tietue.

Vaatimukset vastausten kirjaamiselle CRM:ään edelleenlähetysosoitteen avulla

Sähköpostisi on täytettävä seuraavat kriteerit, jotta se voidaan tallentaa CRM:ään:

• Sähköpostin lähettäjällä on oltava pääsy henkilökohtaiseen sähköpostiin.

• Välität yksittäisen vastaussähköpostin (et muita osia sähköpostiketjusta). Sähköpostiohjelmasi luoman välitetyn viestin otsikon on oltava mukana:

• Sähköpostiosoitteen, jota käytät edelleenlähetetyn sähköpostin lähettämiseen, on oltava jokin seuraavista:
  • Käyttäjä tililläsi.
  • Yksi liitetyistä sähköpostilaatikoistasi.
  • Alias sähköpostiohjelmassasi (joko alias, joka on määritetty liitetyissä Gmail-postilaatikoissasi, tai alias, joka on lisätty Profiili ja asetukset -kohtaan).
• Yhteyshenkilön sähköpostiosoitetta ei ole lueteltuÄlä koskaan kirjaa -luettelossa.
• Jos olet ottanut GDPR-tietosuoja-asetukset käyttöön HubSpot-tililläsi, sinulla on oltava laillinen peruste kommunikoida sähköpostin vastaanottajien kanssa.
• Jos alkuperäisen sähköpostin lähettäjä ei ole CRM-järjestelmässäsi, viestin edelleenlähetys luo yhteystietotietueen, edellyttäen että hänen sähköpostiosoitteensa tai sähköpostitunnuksensa ei ole Never Log -luettelossasi.
• Välitetyn viestin on oltava jollakin HubSpotin tukemista kielistä. 
• Välitetyn viestin on sisällettävä sekä sähköpostin HTML- että tekstimuotoinen osa.
• Sähköpostipalvelimesi on sallittava ulkoinen edelleenlähetys. 

Välitetylle sähköpostille ei ole vakiomuotoa. Jos HubSpot ei pysty käsittelemään sähköpostisi muotoa, sähköpostia ei kirjata HubSpotiin. Lue, miten voit kirjata sähköpostin manuaalisesti HubSpotiin. 

Huomaa: jos saat vastauksen sähköpostitse kontaktilta tai potentiaaliselta asiakkaalta ja he ovat lisänneet vastaanottajia kopioon (CC), HubSpot ei lisää näitä kopioituja vastaanottajia kontakteiksi tilillesi.

Sähköpostiohjelmat, joita edelleenlähetystoiminto tukee

Jos edelleenlähetetty sähköpostiviesti täyttää edellä mainitut vaatimukset, mutta ei silti tallennu HubSpot-palveluun, sähköpostiohjelmasi ei ehkä ole yhteensopiva HubSpotin edelleenlähetystoiminnon kanssa. Jos sähköpostiohjelmasi ei ole yhteensopiva edelleenlähetystoiminnon kanssa, et voi edelleenlähettää sähköpostiviestiä HubSpot-tietueeseen.

Seuraavat sähköpostiohjelmat ovat yhteensopivia edelleenlähetystoiminnon kanssa: 

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010–2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Lähettäjän attribuointi BCC- ja edelleenlähetetyissä sähköposteissa

Kun lähetät sähköposteja BCC- tai edelleenlähetysosoitteen kautta, seuraavat säännöt määrittävät, mikä käyttäjä merkitään CRM:ään kirjattavan sähköpostin lähettäjäksi. Nämä säännöt määrittävät prioriteettijärjestyksessä, mitkä sähköpostit lasketaan käyttäjän kokonaisaktiivisuuteen myyntiraporteissasi. 

1. Jos vain yhdellä käyttäjällä on lähettäjän sähköpostiosoite liitettynä henkilökohtaisena sähköpostiosoitteena, kohdista se kyseiselle käyttäjälle.
2. Jos vain yhdellä käyttäjällä on lähettäjän sähköpostiosoite HubSpot-käyttäjätilinsä sähköpostina, määritä se kyseiselle käyttäjälle.
3. Jos vain yhdellä käyttäjällä on lähettäjän sähköpostiosoite aliaksena, liitä se kyseiseen käyttäjään.
4. Jos useilla käyttäjillä on lähettäjän sähköpostiosoite liitettynä henkilökohtaisena sähköpostiosoitteena, kohdista se käyttäjälle, joka oli kirjautuneena sisään sähköpostin lähetyshetkellä. Jos lähetys tapahtuu BCC-osoitteen kautta myyntilaajennusta käyttäen, kohdista se käyttäjälle, joka oli kirjautuneena myyntilaajennukseen lähetyshetkellä. 

Jos kirjaat HubSpotin ulkopuolelta lähetetyn sähköpostin BCC-osoitteen avulla ja lähetät sen sähköpostiosoitteesta, joka on liitetty tiimin sähköpostiksi HubSpotissa, sähköposti merkitään aina käyttäjälle, joka alun perin liitti tiimin sähköpostitilin. Jos sähköposti kuitenkin lähetetään BCC-osoitteen kautta myyntilaajennuksen kautta, se merkitään käyttäjälle, joka oli kirjautuneena myyntilaajennukseen lähetyshetkellä.