E-mail registreren in je CRM met het BCC- of doorstuuradres

Met de HubSpot Sales e-mail extensie of add-in, kun je automatisch e-mails loggen die van buiten HubSpot naar het CRM zijn verzonden. Als je de verkoopextensie of invoegtoepassing niet gebruikt, kun je het HubSpot BCC-adres of doorstuuradres gebruiken om e-mails handmatig te loggen.

E-mails die naar HubSpot worden gelogd met het BCC-adres of doorstuuradres bevatten de inhoud van de e-mail en eventuele bijlagen in de e-mail. De gelogde e-mail wordt automatisch gekoppeld aan het contactpersoonrecord van de ontvanger, het primaire gekoppelde bedrijfsrecord en de vijf meest recente open dealrecords die aan het contact zijn gekoppeld. Meer informatie over het loggen van e-mail antwoorden in HubSpot.

Let op:

• E-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet aangemeld bij het CRM. De e-mail zelf wordt wel in het CRM opgeslagen, maar zonder bijlage. Je krijgt ook een foutmelding in je inbox.
• E-mails die groter zijn dan 2MB worden niet aangemeld bij het CRM. Deze limiet telt alleen de inhoud van de e-mail en niet de grootte van de bijlage.

 

Gebruik het BCC-adres

Als je een e-mail verstuurt vanuit je e-mailclient, voeg dan het BCC-adres toe aan de BCC-regel van de e-mail. De inhoud van de e-mail wordt automatisch opgenomen in het record van de contactpersoon in HubSpot.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Activiteiten.
• Klik op het tabblad Email Log & Track .

• Klik in het gedeelte Handmatig loggen op Kopiëren naast het veld BCC-adres .
  
  

• Navigeer naar je inbox en stel een nieuwe e-mail op.
• Voeg het gekopieerde BCC-adres toe aan de BCC-regel van de e-mail.

De verzonden e-mail wordt vastgelegd in het record van de contactpersoon in HubSpot. Als de ontvanger van de e-mail niet is gekoppeld aan een contactpersoonrecord in HubSpot, wordt er een nieuw record gemaakt.

Vereisten om e-mails te loggen in het CRM met het BCC-adres

• De gebruiker die de e-mail verzendt, moet persoonlijke e-mailtoegang hebben.
• Het e-mailadres van waaruit u de e-mail verzendt, moet een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in uw account.
  • Een van uw verbonden persoonlijke e-mailadressen.
  • Een alias in je e-mailprogramma (een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).
• Het e-mailadres van de ontvanger staat niet in je lijst Nooit vastgelegd.
• Het e-mailadres was niet eerder permanent verwijderd.
• Als je AVG-privacyinstellingen hebt ingeschakeld in je HubSpot-account, moet je een wettelijke basis hebben om met de ontvangers van de e-mail te communiceren.

Let op: als je het BCC-adres handmatig gebruikt in een e-mailclient zonder tracering, wordt de e-mail alleen vastgelegd in een contactpersoonrecord in HubSpot. Hiermee kun je geen opens of kliks op je e-mails traceren.

Gebruik het doorstuuradres

Gebruik het doorstuuradres om een e-mailantwoord vast te leggen op de tijdlijn van het contactpersoonrecord. Het doorstuuradres is handig als je een e-mail moet loggen nadat je deze hebt ontvangen. Voordat je aan de slag gaat, moet je ervoor zorgen dat je e-mailprogramma de functie doorsturen ondersteunt.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Activiteiten.
• Klik op het tabblad Email Log & Track .
• Klik in de sectie Handmatig loggen op Kopiëren naast het veld Doorstuuradres .

• Navigeer naar je e-mail inbox en open de e-mail die je wilt aanmelden in HubSpot.
• Stuur de e-mail door naar het gekopieerde doorstuuradres.

De doorgestuurde e-mail wordt vastgelegd in het record van de contactpersoon in HubSpot. Als de ontvanger van de e-mail niet is gekoppeld aan een contactpersoonrecord in Hubspot, wordt een nieuw record gemaakt.

Vereisten om antwoorden in te loggen in het CRM met het doorstuuradres

Je e-mail moet aan de volgende criteria voldoen om te kunnen worden aangemeld in het CRM:

• De gebruiker die de e-mail verzendt, moet persoonlijke e-mailtoegang hebben.

• Je stuurt de individuele antwoord-e-mail door (niet andere delen van de e-mailketen). De door je e-mailclient gegenereerde header van het doorgestuurde bericht moet aanwezig zijn:

• Het e-mailadres dat je gebruikt om de doorgestuurde e-mail te versturen, moet een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in uw account.
  • Een van uw verbonden e-mail Postvakken.
  • Een alias in je e-mailprogramma (een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).
• Het e-mailadres van de contactpersoon staat niet in de lijst Nooit inloggen.
• Als je AVG-privacyinstellingen hebt ingeschakeld in je HubSpot-account, moet je een wettelijke basis hebben om met de ontvangers van de e-mail te communiceren.
• De doorgestuurde e-mail wordt weergegeven in de tijdlijn van de contactpersoon.

• Als de persoon die je de oorspronkelijke e-mail heeft gestuurd niet in je CRM staat, wordt er door het doorsturen van het bericht een contactpersoonrecord aangemaakt, zolang zijn of haar e-mail of e-maildomein niet voorkomt in je lijstmet nooitmeldingen.
• Het doorgestuurde bericht moet in een van de door HubSpot ondersteunde talen zijn.
• Het doorgestuurde bericht moet zowel het HTML- als het platte tekstgedeelte van de e-mail bevatten.
• Je e-mailserver moet extern doorsturen toestaan.

Er is geen standaard opmaak voor een doorgestuurde e-mail. Als HubSpot de e-mailopmaak niet kan verwerken, wordt de e-mail niet naar Hubspot doorgestuurd. Leer hoe je handmatig een e-mail kunt aanmelden bij HubSpot.

Let op: als je een e-mail antwoord ontvangt van een contactpersoon of prospect, en ze CC ontvangers, dan zal HubSpot deze gekopieerde ontvangers niet toevoegen als contactpersonen in je account.

E-mailclients die worden ondersteund door de doorstuurfunctie

Als je doorgestuurde e-mail aan de bovenstaande vereisten voldoet, maar nog steeds niet wordt aangemeld bij HubSpot, dan is je e-mailclient niet compatibel met de doorstuurfunctie van HubSpot. Als je e-mailclient niet compatibel is met de doorstuurfunctie, kun je geen e-mail doorsturen naar een record in HubSpot.

De onderstaande e-mailclients zijn compatibel met de doorstuurtool:

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Attributie afzender voor BCC en doorgestuurde e-mails

Als u e-mails verzendt via het BCC- of doorstuuradres, bepalen de volgende regels welke gebruiker wordt aangemerkt als de afzender van de e-mail die is aangemeld bij het CRM. Deze regels, in volgorde van prioriteit, bepalen welke e-mails worden meegeteld voor de totale activiteit van een gebruiker in uw verkooprapporten.

1. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als persoonlijk e-mailadres heeft, attribueer dan aan die gebruiker.
2. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als zijn HubSpot gebruikersaccount e-mailadres heeft, wijs dat dan toe aan die gebruiker.
3. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als alias heeft, wijs dat dan toe aan die gebruiker.
4. Als meerdere gebruikers het verzendende e-mailadres als persoonlijk e-mailadres hebben, attribueer dan aan de gebruiker die was ingelogd toen de e-mail werd verzonden. Als u verzendt via het BCC-adres met behulp van de verkoopextensie, schrijft u toe aan de gebruiker die was aangemeld bij de verkoopextensie op het moment van verzenden.

Als je een e-mail van buiten HubSpot aanmeldt met het BCC-adres en je verstuurt vanaf een e-mailadres dat is gekoppeld als een team-e-mail in HubSpot, dan wordt de e-mail altijd toegeschreven aan de gebruiker die het team-e-mail account oorspronkelijk heeft gekoppeld. Als de e-mail echter wordt verzonden met behulp van het BCC-adres via de verkoopextensie, wordt de e-mail toegeschreven aan de gebruiker die was aangemeld bij de verkoopextensie op het moment van verzenden.