E-mail registreren in je CRM met het BCC- of doorstuuradres

Metde HubSpot Sales e-mail extensie of add-in kunje automatisch e-mails loggen die van buiten HubSpot naar het CRM zijn gestuurd. Als je de verkoopextensie of invoegtoepassing niet gebruikt, kun je het HubSpot BCC-adres of doorstuuradres gebruiken om e-mails handmatig te loggen.

E-mails die naar HubSpot worden gelogd met het BCC-adres of doorstuuradres bevatten de inhoud van de e-mail en eventuele bijlagen in de e-mail. De gelogde e-mail wordt automatisch gekoppeld aan het contactrecord van de ontvanger, het bijbehorende bedrijfsrecord en de vijf meest recente openstaande dealrecords die aan het contact zijn gekoppeld. Meer informatie over het loggen van e-mailreacties in HubSpot.

Gebruik het BCC-adres

Als je een e-mail verstuurt vanuit je e-mailclient, voeg dan het BCC-adres toe aan de BCC-regel van de e-mail. De inhoud van de e-mail wordt automatisch opgenomen in het record van de contactpersoon in HubSpot.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Activiteiten.
• Klik op het tabblad E-mail Logging .

• Klik rechts van het veld BCC-adres op Kopiëren.

• Navigeer naar je inbox en stel een nieuwe e-mail op.
• Voeg het gekopieerde BCC-adres toe aan de BCC-regel van de e-mail.

De verzonden e-mail wordt vastgelegd in het record van de contactpersoon in HubSpot. Als de ontvanger van de e-mail niet is gekoppeld aan een contactpersoonrecord in HubSpot, wordt er een nieuw record gemaakt.

Vereisten om e-mails te loggen in het CRM met het BCC-adres

• De gebruiker die de e-mail verzendt, moet persoonlijke e-mailtoegang hebben.
• Het e-mailadres van waaruit u de e-mail verzendt, moet een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in uw account.
  • Een van je persoonlijke e-mailadressen.
  • Een alias in je e-mailprogramma (een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).
• Het e-mailadres van de ontvanger staat niet in de lijst Nooit Loggen.
• Het e-mailadres was niet eerder permanent verwijderd.
• Als je de GDPR-privacyinstellingen hebt ingeschakeld in je HubSpot-account, moet je een wettelijke basis hebben om met de ontvangers van de e-mail te communiceren.

Let op: als je het BCC-adres handmatig gebruikt in een e-mailclient zonder tracking, wordt de e-mail alleen vastgelegd in een contactrecord in HubSpot. Hiermee kun je geen opens of kliks op je e-mails traceren.

Gebruik het doorstuuradres

Gebruik het doorstuuradres om een e-mailantwoord vast te leggen op de tijdlijn van de contactpersoon. Het doorstuuradres is handig als je een e-mail moet loggen nadat je deze hebt ontvangen. Voordat je aan de slag gaat, moet je ervoor zorgen dat je e-mailprogramma de functie doorsturen ondersteunt.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Activiteiten.
• Klik op het tabblad E-mail Logging .
• Klik rechts van het veld Adres doorsturen op Kopiëren.

• Navigeer naar je e-mail inbox en open de e-mail die je wilt aanmelden in HubSpot.
• Stuur de e-mail door naar het gekopieerde doorstuuradres.

De doorgestuurde e-mail wordt vastgelegd in het record van de contactpersoon in HubSpot. Als de ontvanger van de e-mail niet is gekoppeld aan een contactpersoonrecord in HubSpot, wordt er een nieuw record gemaakt.

Vereisten om antwoorden in te loggen in het CRM met het doorstuuradres

Je e-mail moet aan de volgende criteria voldoen om te kunnen worden aangemeld in het CRM:

• De gebruiker die de e-mail verzendt, moet persoonlijke e-mailtoegang hebben.

• Je stuurt de individuele antwoord-e-mail door (niet andere delen van de e-mailketen). De door je e-mailclient gegenereerde header van het doorgestuurde bericht moet aanwezig zijn:

• Het e-mailadres dat je gebruikt om de doorgestuurde e-mail te versturen, moet een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in uw account.
  • Een van de verbonden e-mail Postvakken.
  • Een alias in je e-mailclient (een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).
• Het e-mailadres van de contactpersoon staat niet in je lijst met nooitlogboeken.
• Als je de GDPR-privacyinstellingen hebt ingeschakeld in je HubSpot-account, moet je een wettelijke basis hebben om met de ontvangers van de e-mail te communiceren.
• De doorgestuurde e-mail verschijnt in de tijdlijn van de contactpersoon.

• Als de persoon die je de oorspronkelijke e-mail stuurde niet in je CRM staat, zal het doorsturen van het bericht een contactrecord aanmaken, zolang hun e-mail of e-maildomein niet voorkomt in je Nooitloglijst.
• Het doorgestuurde bericht moet in een van de door HubSpot ondersteunde talen zijn.
• Het doorgestuurde bericht moet zowel het HTML- als het platte tekstgedeelte van de e-mail bevatten.
• Je e-mailserver moet externe doorsturing toestaan.

Er is geen standaard opmaak voor een doorgestuurde e-mail. Als HubSpot je e-mailopmaak niet kan verwerken, wordt de e-mail niet aangemeld bij HubSpot. Leer hoe je handmatig een e-mail naar HubSpot kunt loggen.

Let op: als je een e-mailantwoord ontvangt van een contactpersoon of prospect en ze CC-ontvangers, dan zal HubSpot deze gekopieerde ontvangers niet toevoegen als contactpersonen in je account.

E-mailclients die worden ondersteund door de doorstuurfunctie

Als je doorgestuurde e-mail aan de bovenstaande vereisten voldoet, maar nog steeds niet wordt aangemeld bij HubSpot, dan is je e-mailclient niet compatibel met de doorstuurfunctie van HubSpot. Als je e-mailclient niet compatibel is met de doorstuurfunctie, kun je een e-mail niet doorsturen naar een record in HubSpot.

De onderstaande e-mailclients zijn compatibel met de doorstuurtool:

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung e-mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.nl
• Thunderbird

Afzenderattributie voor BCC en doorgestuurde e-mails

Wanneer u e-mails verzendt met het BCC- of doorstuuradres, bepalen de volgende regels welke gebruiker wordt toegewezen als de afzender van de e-mail die is aangemeld bij het CRM. Deze regels, in volgorde van prioriteit, bepalen welke e-mails worden meegeteld voor de totale activiteit van een gebruiker in uw verkooprapporten.

1. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als een verbonden persoonlijk e-mailadres heeft, wijs dat dan toe aan die gebruiker.
2. Als slechts één gebruiker het e-mailadres voor verzenden heeft als zijn HubSpot-gebruikersaccount, wijs dat dan toe aan die gebruiker.
3. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als alias heeft, wijs dat dan toe aan die gebruiker.
4. Als meerdere gebruikers het verzendende e-mailadres als een gekoppeld persoonlijk e-mailadres hebben, wijs dan het toe aan de gebruiker die het langst met het e-mailadres verbonden is geweest.

Als je een e-mail van buiten HubSpot aanmeldt met het BCC-adres en je verstuurt vanaf een e-mailadres dat is gekoppeld als een teammail in HubSpot, wordt de e-mail altijd toegewezen aan de gebruiker die het teammailaccount oorspronkelijk heeft gekoppeld.