Maak verkooprapporten aan in de suite voor verkoopanalyses

Gebruik de rapporten met verkoopanalyses om de prestaties van je verkoopteam bij te houden en inzicht te krijgen in de huidige stand van zaken in je verkooppijplijn. Pas kant-en-klare rapporten aan die een uitgebreid overzicht bieden van de voortgang van je team en de verwachte verkoopresultaten. 

Zodra u een rapport hebt aangepast, kunt u het rapport opslaan of toevoegen aan een dashboard.

Een verkooprapport bekijken, selecteren en opslaan

Een verkooprapport opslaan:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Rapportage > Rapporten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Rapportage > Rapporten.
2. Klik in het menu aan de linkerkant op Verkoop.
   • Selecteer een 'Snel antwoord' om naar het meest relevante rapport te gaan dat uw vragen beantwoordt.
     
     
     
   • Om alle rapporten met betrekking tot een bepaald onderwerp te bekijken, klikt u in het linkerpaneel op het onderwerp dat u wilt analyseren.
3. Selecteer het rapport waarmee u wilt werken. Lees hieronder meer over deze rapporten.
4. In het middenpaneel wordt een voorbeeld van het rapport weergegeven. 
5. Voor compatibele rapporten klikt u op de schakelaar'Over tijd / Totalen' om de visualisatie te wijzigen, zodat er een staafdiagram of een kolomdiagram wordt weergegeven, uitgesplitst per tijdsperiode.
6. Als u meer wilt lezen over het type rapport dat u hebt geselecteerd, inclusief de beschrijving en de eigenschappen die het gebruikt, gaat u naar het tabblad 'Over dit rapport' in het rechterpaneel.
7. Gebruik de vervolgkeuzemenu's op het tabblad 'Filters' in het rechterpaneel om uw gegevens te filteren. Dit verschilt per geselecteerd rapport, maar omvat onder andere:
   • Datumbereik op: filtert de records die binnen deze periode vallen, op basis van hun eigenschapswaarden. De gebruikte datum-eigenschap wordt vermeld.
   • Groeperen op: segmenteert de records op basis van hun eigenaren of de teams van hun eigenaren.
   • Vertegenwoordigers selecteren: filtert de records op basis van hun eigenaren.
   • Teams selecteren: filtertde records op basis van de teams van hun eigenaren.
   • Pijplijn: filtert de records op basis van hun dealpijplijn.
8. Om extra filters aan het rapport toe te voegen, klikt u opFilter toevoegen en selecteert u uw filtercriteria.

9. Om het aangepaste rapport met andere gebruikers te delen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Acties' in het middenpaneel en selecteert u 'Rapport-URL kopiëren'. U kunt dit rapport delen met alle gebruikers die toegang hebben tot verkooprapporten.
10. Zodra u het rapport hebt aangepast, klikt u op Rapport opslaanom het op te slaan in uw rapportenlijstof toe te voegen aan een dashboard.
11. Lees hoe u een rapport exporteert.

Soorten verkooprapporten

Activiteiten en leads

• Gespreksresultaten: dit rapport toont de gevoerde gesprekken en de gespreksresultaten van uw gebruikers of teams.
• Chats: dit rapport toont het aantal chatgesprekken per gebruiker of team via live chat of Facebook Messenger.
• Voltooide activiteiten: dit rapport toont de activiteiten die door uw gebruikers zijn voltooid. Activiteiten omvatten gesprekken, vergaderingen, taken, e-mails en notities. Vergaderingen en taken die niet als voltooid zijn gemarkeerd, worden uitgesloten van het rapport.

Let op: wanneer u activiteiten op datum filtert, wordentaken meegenomen op basis van hun vervaldatum en niet op basis van de datum van aanmaak of voltooiing.

• E-mailstatistieken: dit rapport houdt het openingspercentage, het klikpercentage en het antwoordpercentage bij voor één-op-één-e-mails. Deze statistieken geven de effectiviteit van uw verkoopteam weer en bieden inzichten om uw verzendreputatie te verbeteren.
• Leadtrechter: ditrapport houdt bij hoeveel tijd er verstrijkt vanaf het eerste contact tot de conversie van de deal. Dit kan worden gebruikt om de conversiepercentages van leads te analyseren en zo strategieën voor lead-nurturing te optimaliseren. Gebruik het tabblad ‘Leads’ om bij te houden hoe uw team de voortgang en conversie van hun leads beheert. Gebruik het tabblad ‘Leadtraject’ om te visualiseren hoe uw leads door de fasen heen bewegen.
  1. edit de fasen die worden weergegeven op het tabblad ‘Leadtraject’ aan te passen, navigeert u naar het tabblad ‘Filters ’ in het rechterpaneel en klikt u op het potloodpictogram naast ‘Fasen’. 
     
     
     
  2. Vink in het dialoogvenster de selectievakjes naast de levenscyclusfasen aan om ze in het rapport op te nemen. 
  3. Om de volgorde van de fasen te wijzigen, klikt u op een fase en sleept u deze naar een nieuwe positie.
  4. Om records die niet alle fasen hebben doorlopen toch op te nemen in het rapport 'Lead-traject', vink je het selectievakje 'Optioneel' aan.
  5. Zodra u klaar bent met het bewerken van de fasen, klikt u op ‘Toepassen’.
     
     
     
• Reactietijd van leads: ditrapport toont de tijd die verstrijkt tussen het moment waarop een contactpersoon aan een gebruiker wordt toegewezen en het moment waarop de gebruiker interactie heeft gehad met de contactpersoon. Dit omvat het verzenden van een e-mail, het voeren van een telefoongesprek, het gebruik van chat, het markeren van een taak als 'in uitvoering' of 'voltooid', en de starttijd van een vergadering. Als een contactpersoon aan een nieuwe gebruiker wordt toegewezen, wordt deze tijd gereset. Vervolgens wordt de tijd geteld vanaf het moment dat de contactpersoon aan de nieuwe gebruiker is toegewezen tot het moment waarop de nieuwe gebruiker contact heeft gehad met de contactpersoon. Beschikbare eigenschappen zijn onder meer:
  • Datum van eerste interactie: De datum waarop de huidige contactbeheerder voor het eerst interactie had met het contact.
  • Type eerste interactie: het objecttype van de eerste interactie van de huidige contactbeheerder met het contact.
  • Beschrijving van het eerste contact: een beschrijving van het eerste contact van de huidige contactbeheerder met het contact.
  • Reactietijd op lead: De tijd die de huidige eigenaar nodig had om de eerste kwalificerende interactie uit te voeren (ms).
  • ID van eerste interactie: het object-ID van de eerste interactie van de huidige contactbeheerder met het contact.
• Resultaten van vergaderingen: ditrapport toont het aantal vergaderingen per resultaat.
• Prospectieactiviteiten: dit is een verzameling rapporten over verkoopactiviteiten. Gebruik de tabbladen bovenaan om prestatie- en efficiëntiegegevens te bekijken voor sequenties, vergaderingen, telefoongesprekken en taken. 
• Voltooide taken: dit rapport toont het aantal aangemaakte taken, uitgesplitst naar de taakstatus (d.w.z. Niet gestart of Voltooid) en de gebruiker of het team.
• Teamactiviteit: dit rapport toont statistieken met betrekking tot de teamactiviteit tijdens het opbouwen van pijplijnen. De statistieken omvatten:
  
  • Leads:
    • Aantal geregistreerde leads
    • Openstaande leads
    • Gemiddelde tijd tot eerste contact
    • Gemiddelde tijd tot het boeken van een afspraak
    • Gemiddeld aantal contactmomenten per lead
  • Afspraken:
    • Aantal geboekte afspraken
    • Percentage afgeronde afspraken
  • Telefoongesprekken:
    • Gevoerde telefoongesprekken
    • Geconnecteerde telefoongesprekken
  • E-mails:
    • Aantal bezorgde e-mails
    • Openingspercentage
    • Klikpercentage
• Tijdlijn van teamactiviteiten: dit rapport geeft een chronologisch overzicht van de activiteiten die door uw team zijn uitgevoerd. Tot deze activiteiten behoren taken, e-mails, vergaderingen en geregistreerde telefoongesprekken.

Deals

• Gemiddelde dealomvang: dit rapport toont het gemiddelde bedrag van de deals per dealverantwoordelijke of per team.
  • Nieuw: deals die binnen de rapportperiode zijn aangemaakt.
  • Geen wijzigingen: deals waarin tijdens de rapportperiode geen wijzigingen zijn aangebracht.
  • Bedrag gedaald: deals waarbij het bedrag tijdens de rapportperiode is gedaald.
  • Bedrag gestegen: deals waarbij het bedrag is gestegen tijdens 
    de rapportperiode is gestegen.
  • Fase vooruitgegaan: deals die tijdens de rapportageperiode zijn verplaatst naar een nieuwe pijplijnfase met een hogere waarschijnlijkheid.
  • Fase achteruitgegaan: deals die tijdens de rapportageperiode zijn verplaatst naar een nieuwe pijplijnfase met een lagere waarschijnlijkheid.
  • Prognose naar voren geschoven: deals waarbij de prognosecategorie tijdens de rapportageperiode naar voren is geschoven.
  • Prognose naar achteren verschoven: deals waarbij de prognosecategorie tijdens de rapportperiode naar achteren is verschoven.
  • Afsluitdatum verschoven: deals waarvan de afsluitdatum binnen de rapportperiode lag, maar vervolgens buiten de rapportperiode werd verschoven en deze wijziging plaatsvond tijdens de rapportperiode.
  • Afsluitdatum vervroegd: deals waarvan de afsluitdatum buiten de rapportperiode lag, maar vervolgens binnen de rapportperiode is gebracht en deze wijziging vond plaats tijdens de rapportperiode.Wijzigingsgeschiedenis van deals: dit rapport toont wijzigingen die zijn aangebracht in de fasen, bedragen en afsluitdata van de deals. Het toont u ook de deals die zijn aangemaakt. U kunt dit rapport gebruiken om deals te bekijken die voldoen aan de afsluitdatumperiode en om wijzigingen in deals te zien die tijdens de rapportperiode hebben plaatsgevonden.
• Aangemaakte deals: dit rapport toont het aantal deals dat per gebruiker of team is aangemaakt.
• Dealtrechter: rapporten over de dealtrechter tonen het aantal deals in de dealfasen van de door u geselecteerde pijplijn. Dit omvat het aantal overslagen wanneer een deal niet de gebruikelijke chronologie van de dealfasen volgt, conversiepercentages en de tijd die in elke dealfase is doorgebracht.
  • Op het tabblad ‘Dealfasen’ bekijk je een rapport van deals die een van de fasen van de pijplijn hebben doorlopen, ongeacht of ze de fasen in volgorde hebben doorlopen. Je kunt ook het aantal overslagen en de cumulatieve conversies bekijken.
  • Gebruikersvan Sales HubEnterprise kunnen het rapport verder aanpassen door op ‘Acties’ > ‘Aanpassen’ te klikken.

• Redenen voor het verlies van deals: dit rapport toont het aantal deals in de fase ‘Gesloten – Verloren’ en de bijbehorende waarde in de eigenschap ‘Reden voor gesloten – Verloren’ van elke deal, per dealverantwoordelijke of team.
• Waterval van de dealpijplijn: omzetveranderingen in de dealpijplijn tussen twee tijdsperioden, gecategoriseerd op basis van het dealbedrag en de afsluitdatum. Bij het meewegen van de afsluitdatum van een deal gebruikt het rapport de datum waarop de deal naar een ‘gewonnen/verloren’ pijplijnfase is verplaatst, of de eigenschap ‘Afsluitdatum’ als de deal zich in een open fase bevindt en deafsluitdatum in de toekomst ligt. Deals worden in een van de volgende categorieën ingedeeld:
  • Aangemaakt: het totale bedrag van de deals die tijdens de periode van de pijplijnverandering zijn aangemaakt.
  • Verplaatst: het totale bedrag van deals die zijn verplaatst van de geselecteerde afsluitdatumperiode naar een andere afsluitdatumperiode. Een deal verschijnt ook in deze categorie als de afsluitdatum binnen de datumbereik van het rapport valt en de deal aan het einde daarvan nog niet naar een afgesloten fase is verplaatst.
  • Overgezet: het totale bedrag van deals die vanuit een andere afsluitperiode naar de geselecteerde afsluitperiode zijn verplaatst.
  • Afgenomen: de netto afname van de bedragen van deals in de geselecteerde afsluitingsperiode.
  • Toegenomen: de netto toename van de bedragen van deals in de geselecteerde afsluitperiode
  • Verloren: het totale bedrag van deals die tijdens de geselecteerde afsluitperiode verloren zijn gegaan.
  • Gewonnen: het totale bedrag van deals die tijdens de geselecteerde afsluitperiode zijn gewonnen
• Deal-pushpercentage: dit rapport toont het aantal deals waarvan de afsluitdatum is gewijzigd per eigenaar, team of dealfase. Om als ‘Afsluitdatum verschoven’ te worden weergegeven, moet de afsluitdatum van een deal zijn verschoven van binnen de geselecteerde periode naar buiten de geselecteerde periode. Dit isniet hetzelfde alsde gegevens over ‘Afsluitdatum verschoven’die u kunt zien in het rapport ‘Dealwijzigingsgeschiedenis’;het deal-pushpercentage richt zichuitsluitend op de afsluitdatum.
• Deal-snelheid: dit rapport toont het gemiddelde aantal dagen dat het duurt om deals af te ronden, per gebruiker of team. De deals die in aanmerking worden genomen, zijn die met afsluitdata binnen het door u geselecteerde datumbereik.
• Gewonnen en verloren deals: het rapport toont het aantal gewonnen en verloren deals per gebruiker of team.
• Verkoopsnelheid: dit rapport toont hoe lang het duurt om deals af te sluiten en binnen te halen. Bekijk het percentage deals dat wordt omgezet in afgesloten, gewonnen deals, en het gemiddelde bedrag van je deals.
• Tijd doorgebracht in dealfase: dit rapport toont de gemiddelde tijd die deals in een fase doorbrengen, gegroepeerd per vertegenwoordiger of team. Alleen deals met een afsluitdatum binnen de geselecteerde periode en die zich in de geselecteerde pijplijn bevinden, worden in het rapport opgenomen.

Prognose en omzet

• Omzet per deal per bron: dit rapport toont het totale bedrag van deals per eigenaar of team, uitgesplitst naar de oorspronkelijke bron van de deal. 
• Prognosecategorie: de verwachte omzet van uw deals per prognosecategorie, berekend op basis van het dealbedrag.
  • In de grafiek verschijnt een blauwe stip met het prognosebedrag op basis van de handmatig ingevoerde prognoses in de prognosetool. U kunt de muisaanwijzer op de stip plaatsen om het handmatig geprognosticeerde bedrag voor de periode van het rapport te bekijken. Als er geen prognoses zijn ingevoerd voor de periode van het rapport, is de waarde 0.

• Historische momentopnames:
  • Dit rapport toont het aantal deals op bepaalde tijdstippen per categorie (bijv. dealfase, bedrag), afhankelijk van het tabblad dat u selecteert.
  • Om dit rapport uit te splitsen naar dealfase, bedrag of prognosecategorie, klik je op het vervolgkeuzemenu ‘Uitsplitsen naar’ op het tabblad‘Filters’ in het rechterpaneel.

• Quotumrealisatie: dit rapport toont de totale omzet die door uw verkopers is gerealiseerd op deals, afgezet tegen de voor hen vastgestelde doelen.
  • Dit rapport toont de totale omzet die door uw verkopers is gerealiseerd uit deals, afgezet tegen de voor hen vastgestelde doelstellingen.

• • Om de incrementele of totale voortgang ten opzichte van de doelen in de loop van de tijd te bekijken, navigeert u naar de tabblad 'Filters' in het rechterpaneel en klik op de optie 'Groeperen op' ". Selecteer Sluitdatumen klik vervolgens op de knop Vergelijken met en selecteer hoe u het doel wilt bekijken.
• Gewogen prognosecategorie: de voorspelde omzet van uw deals per prognosecategorie, berekend op basis van het gewogen bedrag van elke deal. Ontdek hoe u prognosegewichten kunt configureren in uw prognose-instellingen. 
• Gewogen pijplijnprognose: voor elke deal in de door u geselecteerde periode neemt HubSpot de waarde in de eigenschap ‘Bedrag ’ en vermenigvuldigt deze met de waarschijnlijkheid op basis van de dealfase waarin de deal zich bevindt. HubSpot telt deze waarden op per verkoopmedewerker of team, op basis van uw selectie in het vervolgkeuzemenu ‘Groeperen op ’.

Voorbeeldrapport: Risicoscore van deals

Dit rapport toont de berekende risicoscore van deals. Dit kan handig zijn als u wilt weten welke deals het grootste risico lopen, zodat u uw team beter kunt begeleiden en verslag kunt uitbrengen aan het management.

Eerst moet u een dataset aanmaken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenssets.
2. Klik op‘Dataset aanmaken’.
3. Klik onder'HubSpot-gegevensbronnen' op'Deals'. Voeg andere objecten toe, zoals 'Bedrijven ' of 'Activiteiten ', als uw risicofactoren daarvan afhankelijk zijn.
4. Klik op'Doorgaan'.
5. Klik in het rechterpaneel op het tabblad'Kolommen '.
6. Klik op + Nieuwe kolom maken.
7. Klik op'Formules' om deze uit te vouwen. Selecteer vervolgens'Aangepaste formule maken (Geavanceerd)'. 
   
8. U gaat binnen de dataset verschillende berekende eigenschappen aanmaken die als componenten van uw uiteindelijke risicoscore zullen dienen. Nadat u een aangepaste formule hebt aangemaakt, moet u op'Opslaan ' klikken voordat u een nieuwe kunt aanmaken:
   • Deal Age Days at Risk: deze formule berekent het aantal dagen tussen de aanmaakdatum van de deal en vandaag, als de dealfase niet ‘Closed Won’ of ‘Closed Lost’ is. Anders is de score 0:
     

IF(

[DEAL.dealstage] != "closedwon" AND [DEAL.dealstage] != "closedlost",

DATEDIFF("DAY", [DEAL.createdate], NOW()),

0

)

• • Score ‘14 dagen zonder activiteit’: deze formule berekent dat er 10 risicopunten worden toegevoegd als de tijd sinds de laatste notitie-update (of de eigenschap ‘Datum van laatste activiteit’) langer is dan 14 dagen.

IF(

DATEDIFF("DAY", [DEAL.notes_last_updated], NOW()) > 14,

10,

0

)

• • Score voor aantal uitstelverzoeken: deze formule berekent dat er 20 risicopunten worden toegevoegd als de sluitingsdatum drie of meer keer is uitgesteld.
    

IF( [DEAL.deal_push_count] >= 3,

20,

0

)

• • Gewogen risicoscore: deze formule combineert uw risicofactoren met behulp van wegingsfactoren om een definitieve, samengevoegde score te berekenen.

[Deal Age Days at Risk] * 0.1 + [14 Days Without Activity Score] * 2 + [Push Count Score] * 1

9. Controleer je dataset. Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu‘Gebruiken in ’ en selecteer‘Rapport’.
10. Typ denaam van de dataset en een beschrijving, en klik vervolgens op‘Opslaan’.
11. De aangepaste rapportbouwer wordt gestart, zodat u een rapport kunt maken dat desom van de risicoscore in de loop van de tijd weergeeft, uitgesplitst per kwartaal.
    1. Grafiektype: selecteer een staafdiagram.
    2. X-as: sleep 'Sluitdatum' vanuit de eigenschappenvan 'Deals '. Stel de frequentie in op'Per kwartaal'.
    3. Y-as: sleep uw berekende veld, 'Gewogen risicoscore', vanuit de dataset. Zorg ervoor dat de aggregatie is ingesteld op'Som', zodat de risicowaarde voor alle deals die in dat kwartaal worden afgesloten, wordt opgeteld.
    4. Uitsplitsing naar: sleep 'Afsluitdatum' nogmaals en stel de frequentie in op 'Per kwartaal'. Hierdoor worden de kwartaalbalken gestapeld.
12. Voeg filters toe aan je rapport. Enkele voorbeelden van manieren waarop je je rapport kunt filteren zijn:
    1. Dealfase: filter om alleen deals op te nemen die‘Open’ zijn (sluit ‘Gesloten gewonnen/verloren’ uit) als u wilt dat het rapport het huidige pijplijnrisico weergeeft.
    2. Afsluitdatum: stel de afsluitdatum in om te filteren op de relevante tijdshorizon (bijv. ‘All time’, ‘Dit jaar’)
    3. Dealbedrag: filter op deals boven een bepaalde drempel (bijv. 'Bedrag is groter dan 3.000').
13. Klik rechtsboven opRapport opslaan.