Verkooprapporten maken in de verkoopanalysesuite

Gebruik de verkoopanalyserapporten om de prestaties van uw verkoopteam bij te houden en inzicht te krijgen in de huidige status van uw verkooppijplijn. Pas vooraf opgestelde rapporten aan die een uitgebreid overzicht bieden van de voortgang van uw team en de verwachte verkoopresultaten.

Zodra u een rapport hebt aangepast, kunt u het rapport opslaan of toevoegen aan een dashboard.

Een verkooprapport bekijken, selecteren en opslaan

Een verkooprapport opslaan:

1. Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
2. Klik in het menu aan de linkerkant op Verkoop.
   • Selecteer een snel antwoord om naar het meest relevante rapport te gaan dat uw vragen beantwoordt.
     
     
   • Om alle rapporten met betrekking tot een bepaald onderwerp te bekijken, klikt u in het linkerzijpaneel op het onderwerp dat u wilt analyseren.
3. Selecteer het rapport waarmee u wilt werken. Lees hieronder meer over deze rapporten.
4. Een voorbeeld van het rapport wordt weergegeven in het middenpaneel.
5. Voor compatibele rapporten klikt u op de schakelaar Over tijd / Totalen om de visualisatie te wijzigen en een staafdiagram of een kolomdiagram weer te geven, uitgesplitst per tijdsperiode.
6. Ga naar het tabblad Over dit rapport in het rechterpaneel voor meer informatie over het type rapport dat u hebt geselecteerd, inclusief de beschrijving en de eigenschappen die het gebruikt.
7. Gebruik de vervolgkeuzemenu's op het tabblad Filters in het rechterpaneel om uw gegevens te filteren. Deze variëren afhankelijk van het rapport dat u hebt geselecteerd, maar omvatten:
   • Datumbereik op: filtert de records die binnen deze datum vallen, op basis van hun eigenschapswaarden. De gebruikte datum-eigenschap wordt vermeld.
   • Groeperen op: segmenteert de records op basis van hun eigenaren of de teams van hun eigenaren.
   • Vertegenwoordigers selecteren: filtert de records op basis van hun eigenaren.
   • Selecteer teams: filtert de records op basis van de teams van hun eigenaren.
   • Pijplijn: filtert de records op basis van hun dealpijplijn.
8. Om extra filters aan het rapport toe te voegen, klikt u op' add ' (Filters toevoegen ) en selecteert u uw filtercriteria.

9. Om het aangepaste rapport met andere gebruikers te delen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties in het middenpaneel en selecteert u Rapport-URL kopiëren. U kunt dit rapport delen met alle gebruikers die toegang hebben tot verkooprapporten.
10. Nadat u het rapport hebt aangepast, klikt u op 'Report opslaan' om het op te slaan in uw rapportenlijst of toe te voegen aan een dashboard.
11. Lees hoe u een rapport exporteert.

Soorten verkooprapporten

Activiteiten en leads

• Gespreksresultaten: dit rapport toont de gevoerde gesprekken en de gespreksresultaten van uw gebruikers of teams.
• Chats: dit rapport toont het aantal chatgesprekken per gebruiker of team via live chat of Facebook Messenger.
• Voltooide activiteiten: dit rapport toont de activiteiten die door uw gebruikers zijn voltooid. Activiteiten omvatten gesprekken, vergaderingen, taken, e-mails en notities. Vergaderingen en taken die niet als voltooid zijn gemarkeerd, worden niet in het rapport opgenomen.

Let op: wanneer u activiteiten op datum filtert, worden taken opgenomen op basis van hun vervaldatum en niet op basis van de datum van aanmaak of voltooiing.

• E-mailpercentages: dit rapport houdt het percentage geopende e-mails, het klikpercentage en het antwoordpercentage voor één-op-één e-mails bij. Deze statistieken geven de effectiviteit van uw verkoopteam aan en bieden inzicht in het verbeteren van uw reputatie als afzender.
• Leadfunnel: dit rapport houdt de tijd bij die verstrijkt tussen het eerste contact en de conversie van de deal. Dit kan worden gebruikt om de conversiepercentages van leads te analyseren en zo de strategieën voor lead nurturing te optimaliseren. Gebruik het tabblad Leads om bij te houden hoe uw team de voortgang en conversie van hun leads beheert. Gebruik het tabblad Leadtraject om te visualiseren hoe uw leads door de verschillende fasen gaan.
  1. Om de fasen die worden weergegeven op het tabblad 'Lead journey' aan te passen, navigeert u naar het tabblad 'Filters ' in het rechterpaneel en klikt u op het potloodpictogram ' edit ' naast 'Fasen'.
     
     
  2. Vink in het dialoogvenster de selectievakjes naast de levenscyclusfasen aan om ze in het rapport op te nemen.
  3. Om de volgorde van de fasen te wijzigen, klikt u op de fase en sleept u deze naar een nieuwe positie.
  4. Om records op te nemen die niet elke fase in het leadtrajectrapport hebben doorlopen, selecteert u het selectievakje Optioneel.
  5. Als u klaar bent met het bewerken van de fasen, klikt u op Toepassen.
     
     
• Reactietijd van leads: dit rapport toont de tijd tussen het moment waarop een contactpersoon aan een gebruiker is toegewezen en het moment waarop de gebruiker contact heeft gehad met de contactpersoon. Dit omvat het versturen van een e-mail, het voeren van een telefoongesprek, het gebruik van chat, het markeren van een taak als in uitvoering of voltooid, en de starttijd van een vergadering. Als een contactpersoon aan een nieuwe gebruiker wordt toegewezen, wordt deze tijd gereset. Vervolgens wordt de tijd geteld vanaf het moment dat de contactpersoon aan de nieuwe gebruiker is toegewezen tot het moment dat de nieuwe gebruiker contact heeft opgenomen met de contactpersoon. Beschikbare eigenschappen zijn onder andere:
  • Datum van eerste contact: de datum waarop de huidige contacteigenaar voor het eerst contact heeft gehad met het contact.
  • Type eerste contact: het objecttype van het eerste contact van de huidige contacteigenaar met het contact.
  • Beschrijving van eerste contact: een beschrijving van het eerste contact van de huidige contacteigenaar met het contact.
  • Reactietijd van de lead: de tijd die de huidige eigenaar nodig had om de eerste kwalificerende interactie te hebben (ms).
  • ID van eerste contactmoment: het object-id van het eerste contactmoment van de huidige contacteigenaar met het contact.
• Resultaten van vergaderingen: dit rapport toont het aantal vergaderingen per resultaat.
• Prospectingactiviteiten: dit is een verzameling rapporten over verkoopactiviteiten. Gebruik de tabbladen bovenaan om prestatie- en efficiëntiegegevens voor reeksen, vergaderingen, telefoongesprekken en taken te bekijken.
• Voltooide taken: dit rapport toont het aantal aangemaakte taken, uitgesplitst naar de taakstatus (d.w.z. Niet gestart of Voltooid) en de gebruiker of het team.
• Teamactiviteit: dit rapport toont statistieken met betrekking tot teamactiviteit tijdens het opbouwen van pijplijnen. Statistieken omvatten:
  
  • Leads:
    • Aantal geregistreerde leads
    • Openstaande leads
    • Gemiddelde tijd tot eerste contactmoment
    • Gemiddelde tijd tot het boeken van een afspraak
    • Gemiddeld aantal contactmomenten per lead
  • Afspraken:
    • Aantal geboekte afspraken
    • Percentage voltooide afspraken
  • Telefoongesprekken:
    • Gepleegde gesprekken
    • Verbindingen tot stand gebracht
  • E-mails:
    • Verzonden e-mails
    • Openingspercentage
    • Klikpercentage
• Tijdlijn van teamactiviteiten: dit rapport toont de activiteiten van uw team in chronologische volgorde. Activiteiten omvatten taken, e-mails, vergaderingen en geregistreerde telefoongesprekken.

Deals

• Gemiddelde dealgrootte: dit rapport toont het gemiddelde dealbedrag van alle deals per deal-eigenaar of team.
  • Nieuw: deals die binnen de rapportageperiode zijn aangemaakt.
  • Geen wijzigingen: deals die tijdens de rapportageperiode geen wijzigingen hebben ondergaan.
  • Bedrag gedaald: deals waarbij het bedrag tijdens de rapportageperiode is gedaald.
  • Bedrag gestegen: deals waarbij het bedrag is gestegen tijdens
    de rapportageperiode.
  • Fase vooruitgeschoven: deals die zijn verplaatst naar een nieuwe pijplijnfase met een hogere waarschijnlijkheid tijdens de rapportageperiode.
  • Fase teruggezet: deals die zijn verplaatst naar een nieuwe pijplijnfase met een lagere waarschijnlijkheid tijdens de rapportageperiode.
  • Voorspelling naar voren geschoven: deals waarbij de voorspellingscategorie tijdens de rapportageperiode naar voren is geschoven.
  • Prognose naar achteren verschoven: deals waarbij de prognosecategorie tijdens de rapportageperiode naar achteren is verschoven.
  • Sluitingsdatum verschoven: deals waarvan de sluitingsdatum binnen de rapportageperiode lag, maar die vervolgens buiten de rapportageperiode zijn verschoven en deze wijziging vond plaats tijdens de rapportageperiode.
  • Sluitingsdatum naar voren geschoven: deals waarvan de sluitingsdatum buiten de rapportageperiode lag, maar vervolgens naar de rapportageperiode zijn verschoven en deze wijziging vond plaats tijdens de rapportageperiode.Geschiedenis van dealwijzigingen: dit rapport toont wijzigingen die zijn aangebracht in de fasen, bedragen en sluitingsdata van de deals. Het toont ook de deals die zijn aangemaakt. U kunt dit rapport gebruiken om deals te bekijken die voldoen aan de sluitingsdatum en om dealwijzigingen te zien die hebben plaatsgevonden binnen de rapportageperiode.
• Aangemaakte deals: dit rapport toont het aantal deals dat per gebruiker of team is aangemaakt.
• Deal-trechter: deal-trechterrapporten tonen het aantal deals in de dealfasen van de door u geselecteerde pijplijn. Dit omvat het aantal overslagen wanneer een deal niet de typische chronologie van de dealfase volgt, conversiepercentages en de tijd die in elke dealfase is doorgebracht.
  • Op het tabblad Dealstadia kunt u een rapport bekijken van deals die door een van de stadia van de pijplijn zijn gegaan, ongeacht of ze de stadia in volgorde doorlopen. U kunt ook het aantal overslagen en cumulatieve conversies bekijken.
  • Gebruikers vanSales Hub Enterprise kunnen het rapport verder aanpassen door op Acties > Aanpassen te klikken.

• Redenen voor het verlies van deals: dit rapport toont het aantal deals in een gesloten-verloren fase en de respectieve waarde in de eigenschap 'Reden voor gesloten-verloren' van elke deal, per deal-eigenaar of team.
• Dealpijplijnwaterval: omzetveranderingen in de dealpijplijn tussen twee periodes, gecategoriseerd op basis van dealbedrag en sluitingsdatum. Bij het meewegen van de sluitingsdatum van een deal gebruikt het rapport de datum waarop de deal naar een gewonnen/verloren pijplijnfase is verplaatst, of de eigenschap Sluitingsdatum als de deal zich in een open fase bevindt en de sluitingsdatum in de toekomst ligt. Deals worden in een van de volgende categorieën geplaatst:
  • Aangemaakt: het totale bedrag van de deals die zijn aangemaakt tijdens de pijplijnveranderingsperiode.
  • Verplaatst: het totale bedrag van deals die zijn verplaatst van de geselecteerde sluitingsdatumperiode naar een andere sluitingsdatumperiode. Een deal verschijnt ook in deze categorie als de sluitingsdatum binnen het datumbereik van het rapport valt en aan het einde daarvan nog niet naar een gesloten fase is verplaatst.
  • Getrokken: het totale bedrag van deals die van een andere sluitingsdatumperiode naar de geselecteerde sluitingsdatumperiode zijn verplaatst.
  • Afgenomen: de netto afname van de bedragen van deals in de geselecteerde afsluitingsperiode.
  • Verhoogd: de netto toename van de bedragen van deals in de geselecteerde afsluitingsperiode.
  • Verloren: het totale bedrag van deals die tijdens de geselecteerde afsluitingsperiode verloren zijn gegaan.
  • Gewonnen: het totale bedrag van deals die zijn gewonnen tijdens de geselecteerde afsluitingsperiode.
• Deal push rate: dit rapport toont u het aantal deals waarvan de sluitingsdatum is gewijzigd per eigenaar, team of dealfase. Om een deal weer te geven onder Close date pushed, moet de sluitingsdatum van de deal zijn verplaatst van binnen het geselecteerde tijdsbestek naar buiten het geselecteerde tijdsbestek. Dit is niet hetzelfde alsde Closed date pushed-gegevens die u kunt zien in het rapport Deal change history. Deal push rate richt zich alleen op de sluitingsdatum.
• Deal velocity: dit rapport toont het gemiddelde aantal dagen dat deals nodig hebben om te worden gesloten per gebruiker of team. De deals die in aanmerking worden genomen, zijn die met sluitingsdata binnen het door u geselecteerde datumbereik.
• Gewonnen en verloren deals: het rapport toont het aantal gewonnen en verloren deals per gebruiker of team.
• Verkoopsnelheid: dit rapport toont hoe lang het duurt om deals te sluiten en te winnen. Bekijk het percentage deals dat wordt omgezet in gesloten gewonnen deals en het gemiddelde bedrag van uw deals.
• Tijd doorgebracht in dealfase: dit rapport toont de gemiddelde tijd die deals in een fase doorbrengen, gegroepeerd per vertegenwoordiger of team. Alleen deals met een afsluitdatum binnen de geselecteerde datumrange en die zich in de geselecteerde pijplijn bevinden, worden in het rapport opgenomen.

Prognose en omzet

• Dealopbrengst per bron: dit rapport toont het totale bedrag van deals per eigenaar of team, uitgesplitst naar de oorspronkelijke bron van de deal.
• Prognosecategorie: de verwachte omzet van uw deals per prognosecategorie, berekend op basis van het dealbedrag.
  • Er verschijnt een blauwe prognosepunt in de grafiek op basis van de prognoses die handmatig zijn ingesteld in de prognosetool. U kunt met de muis over de punt gaan om het handmatig voorspelde bedrag voor het tijdsbestek van het rapport te bekijken. Als er geen prognoses zijn ingesteld voor het tijdsbestek van het rapport, is de waarde 0.

• Historische momentopnames:
  • Dit rapport toont het aantal deals op bepaalde momenten per categorie (bijv. dealfase, bedrag), afhankelijk van het tabblad dat u selecteert.
  • Om dit rapport uit te splitsen naar dealfase, bedrag of prognosecategorie, klikt u op het vervolgkeuzemenu Uitsplitsen naar op het tabbladFilters in het rechterpaneel.

• Quotumrealisatie: dit rapport toont de totale omzet die door uw vertegenwoordigers is gerealiseerd op basis van de voor hen vastgestelde doelstellingen.
  • Dit rapport toont de totale omzet die door uw vertegenwoordigers is gerealiseerd op basis van de voor hen vastgestelde doelstellingen.

• • Om de incrementele of totale voortgang ten opzichte van de doelen in de loop van de tijd te bekijken, navigeert u naar het tabblad Filters in het rechterpaneel en klikt u op het vervolgkeuzemenu Groeperen op. Selecteer Sluitingsdatum, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Vergelijken met en selecteer hoe u het doel wilt bekijken.
• Gewogen prognosecategorie: de voorspelde omzet van uw deals per prognosecategorie, berekend aan de hand van het gewogen bedrag van elke deal. Lees hoe u prognosewegingen kunt configureren in uw prognose-instellingen.
• Gewogen pijplijnprognose: voor elke deal in de door u geselecteerde datumrange neemt HubSpot de waarde in de eigenschap Bedrag en vermenigvuldigt deze met de waarschijnlijkheid op basis van de dealfase waarin de deal zich bevindt. HubSpot telt deze waarden op basis van de verkoopvertegenwoordiger of het team, op basis van uw selectie in het vervolgkeuzemenu Groeperen op.

Voorbeeldrapport: Risicoscore van deals

Dit rapport toont de berekende risicoscore van deals. Dit kan handig zijn als u wilt weten welke deals het meeste risico lopen, zodat u uw team beter kunt coachen en rapporteren aan het management.

Eerst moet u een dataset aanmaken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenssets.
2. Klik op Dataset maken.
3. Klik onder HubSpot-gegevensbronnen op Deals. Voeg andere objecten toe, zoals Bedrijven of Activiteiten, als uw risicofactoren daarvan afhankelijk zijn.
4. Klik op Doorgaan.
5. Klik in het rechterzijpaneel op het tabblad Kolommen.
6. Klik op + Nieuwe kolom maken.
7. Klik om Formules uit te vouwen. Selecteer vervolgens Aangepaste formule maken (geavanceerd).
   
8. U maakt verschillende berekende eigenschappen binnen de dataset die zullen dienen als componenten van uw uiteindelijke risicoscore. Nadat u een aangepaste formule hebt gemaakt, moet u op Opslaan en sluiten klikken voordat u een nieuwe kunt maken:
   • Deal Age Days at Risk: deze formule berekent het aantal dagen tussen de Deal Create Date en vandaag, als de Deal Stage niet Closed Won of Closed Lost is. Anders is de score 0:
     

IF(

[DEAL.dealstage] != "closedwon" AND [DEAL.dealstage] != "closedlost",

DATEDIFF("DAY", [DEAL.createdate], NOW()),

0

)

• • 14 dagen zonder activiteitsscore: deze formule berekent dat als de tijd sinds de laatste notitie-update (of laatste activiteitsdatum) langer is dan 14 dagen, er 10 risicopunten worden toegevoegd.

IF(

DATEDIFF("DAY", [DEAL.notes_last_updated], NOW()) > 14,

10,

0

)

• • Push Count Score: deze formule berekent dat als de sluitingsdatum drie of meer keer is uitgesteld, er 20 risicopunten worden toegevoegd.
    

IF( [DEAL.deal_push_count] >= 3,

20,

0

)

• • Gewogen risicoscore: deze formule combineert uw risicofactoren met behulp van weging om een definitieve, geconsolideerde score te creëren.

[Deal Age Days at Risk] * 0.1 + [14 Days Without Activity Score] * 2 + [Push Count Score] * 1

9. Controleer uw dataset. Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Gebruiken in en selecteer Rapport.
10. Typ de naam van de dataset en een beschrijving en klik vervolgens op Opslaan.
11. De aangepaste rapportbouwer wordt gestart, zodat u een rapport kunt maken dat de som van de risicoscore in de loop van de tijd visualiseert, uitgesplitst per kwartaal.
    1. Grafiektype: selecteer een staafdiagram.
    2. X-as: sleep Sluitingsdatum uit de eigenschappen van Deals. Stel de frequentie in op Kwartaal.
    3. Y-as: sleep uw berekende veld, Gewogen risicoscore, uit de dataset. Zorg ervoor dat de aggregatie is ingesteld op Som om de risicowaarde voor alle deals die in dat kwartaal zijn gesloten, bij elkaar op te tellen.
    4. Uitsplitsing naar: sleep opnieuw Sluitdatum en stel de frequentie in op Kwartaal. Hierdoor worden de kwartaalbalken gestapeld.
12. Voeg filters toe aan uw rapport. Enkele voorbeelden van manieren waarop u uw rapport kunt filteren, zijn:
    1. Dealfase: filter om alleen deals op te nemen die Open zijn (exclusief Gesloten gewonnen/verloren) als u wilt dat het rapport het huidige pijplijnrisico weergeeft.
    2. Sluitingsdatum: stel de sluitingsdatum in om te filteren op de relevante tijdshorizon (bijv. Alle tijden, Dit jaar)
    3. Dealbedrag: filter op deals boven een bepaalde drempel (bijv. bedrag is groter dan 3.000).
13. Klik rechtsboven op Rapport opslaan.