Tworzenie raportów sprzedażowych w pakiecie narzędzi do analizy sprzedaży

Skorzystaj z raportów analitycznych dotyczących sprzedaży, aby śledzić wyniki swojego zespołu sprzedaży i uzyskać wgląd w aktualny stan lejka sprzedażowego. Dostosuj gotowe raporty, które zapewniają kompleksowy przegląd postępów zespołu oraz oczekiwanych wyników sprzedaży. 

Po dostosowaniu raportu możesz go zapisać lub dodać do pulpitu nawigacyjnego.

Wyświetlanie, wybieranie i zapisywanie raportu sprzedaży

Aby zapisać raport sprzedaży:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Raportowanie > Raporty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Raportowanie > Raporty.
2. W menu po lewej stronie kliknij opcję „Sprzedaż”.
   • Wybierz opcję „Szybka odpowiedź”, aby przejść do najbardziej odpowiedniego raportu, który odpowiada na Twoje pytania.
     
     
     
   • Aby wyświetlić wszystkie raporty związane z danym obszarem tematycznym, w lewym panelu bocznym kliknij temat, który chcesz przeanalizować.
3. Wybierz raport, nad którym chcesz pracować. Dowiedz się więcej o tych raportach poniżej.
4. W panelu środkowym wyświetlany jest podgląd raportu. 
5. W przypadku raportów obsługujących tę funkcję kliknij przełącznik„W czasie / Sumy”, aby zmienić wizualizację na wykres słupkowy lub kolumnowy z podziałem na okresy czasu.
6. Aby dowiedzieć się więcej o wybranym typie raportu, w tym o jego opisie i właściwościach, przejdź do zakładki „O tym raporcie ” w prawym panelu.
7. Aby filtrować dane, użyj menu rozwijanych na zakładce „Filtry” w prawym panelu. Opcje te różnią się w zależności od wybranego raportu, ale obejmują:
   • Zakres dat według: filtruje rekordy mieszczące się w tym przedziale dat, na podstawie wartości ich właściwości. Podana jest używana właściwość daty.
   • Grupuj według: dzieli rekordy na segmenty na podstawie ich właścicieli lub zespołów, do których należą.
   • Wybierz przedstawicieli: filtruje rekordy na podstawie ich właścicieli.
   • Wybierz zespoły: filtrujerekordy na podstawie zespołów ich właścicieli.
   • Lejek sprzedaży: filtruje rekordy na podstawie ich etapu w lejku sprzedaży.
8. Aby dodać dodatkowe filtry do raportu, kliknij add Dodaj filtr i wybierz kryteria filtrowania.

9. Aby udostępnić dostosowany raport innym użytkownikom, kliknij menu rozwijane „Działania ” w panelu środkowym i wybierz opcję „Skopiuj adres URL raportu”. Możesz udostępnić ten raport wszystkim użytkownikom, którzy mają dostęp do raportów sprzedaży.
10. Po dostosowaniu raportu kliknij „Zapisz raport”, aby zapisać go na liście raportówlub dodać do pulpitu nawigacyjnego.
11. Dowiedz się, jak wyeksportować raport.

Rodzaje raportów sprzedażowych

Działania i potencjalni klienci

• Wyniki rozmów: ten raport przedstawia wykonane rozmowy oraz ich wyniki dla poszczególnych użytkowników lub zespołów.
• Czat: ten raport przedstawia liczbę rozmów czatowych przeprowadzonych przez poszczególnych użytkowników lub zespoły na czacie na żywo lub w Facebook Messengerze.
• Zakończone działania: ten raport przedstawia działania zakończone przez użytkowników. Działania obejmują rozmowy telefoniczne, spotkania, zadania, wiadomości e-mail i notatki. Spotkania i zadania, które nie zostały oznaczone jako zakończone, zostaną wykluczone z raportu.

Uwaga: podczas filtrowania działań według datyzadania są uwzględniane na podstawie terminu wykonania, a nie daty utworzenia lub zakończenia.

• Wskaźniki e-mailowe: ten raport śledzi wskaźnik otwarć, wskaźnik kliknięć oraz wskaźnik odpowiedzi dla wiadomości e-mail wysyłanych indywidualnie. Wskaźniki te pokazują skuteczność zespołu sprzedaży i dostarczają informacji przydatnych do poprawy reputacji nadawcy.
• Lejek potencjalnych klientów: tenraport śledzi czas upływający od pierwszego kontaktu do sfinalizowania transakcji. Można go wykorzystać do analizy współczynników konwersji potencjalnych klientów w celu optymalizacji strategii pielęgnowania relacji z nimi. Użyj zakładki „Potencjalni klienci”, aby śledzić, w jaki sposób Twój zespół zarządza postępami i konwersją potencjalnych klientów. Użyj zakładki „Ścieżka potencjalnego klienta”, aby wizualizować, w jaki sposób potencjalni klienci przechodzą przez poszczególne etapy.
  1. Aby dostosować etapy wyświetlane w zakładce „Ścieżka potencjalnego klienta ”, przejdź do zakładki „Filtry” w prawym panelu i kliknij ikonę ołówka obokedit „Etapy”. 
     
     
     
  2. W oknie dialogowym zaznacz pola wyboru obok etapów cyklu życia, aby uwzględnić je w raporcie. 
  3. Aby zmienić kolejność etapów, kliknij i przeciągnij etap w nowe miejsce.
  4. Aby uwzględnić w raporcie ścieżki potencjalnego klienta rekordy, które nie przeszły przez wszystkie etapy, zaznacz pole wyboru „Opcjonalne ”.
  5. Po zakończeniu edycji etapów kliknij przycisk „Zastosuj”.
     
     
     
• Czas reakcji na potencjalnego klienta: tenraport pokazuje czas, jaki upłynął od momentu przypisania kontaktu do użytkownika do momentu, w którym użytkownik nawiązał interakcję z tym kontaktem. Obejmuje to wysłanie wiadomości e-mail, wykonanie połączenia telefonicznego, skorzystanie z czatu, oznaczenie zadania jako w toku lub zakończone oraz czas rozpoczęcia spotkania. Jeśli kontakt zostanie ponownie przypisany do nowego użytkownika, czas ten zostanie zresetowany. Następnie będzie liczony czas od momentu przypisania kontaktu do nowego użytkownika do momentu, w którym nowy użytkownik nawiązał interakcję z kontaktem. Dostępne właściwości obejmują:
  • Data pierwszego kontaktu: data, w której obecny właściciel kontaktu po raz pierwszy nawiązał kontakt z danym kontaktem.
  • Typ pierwszego kontaktu: typ obiektu, z którym obecny właściciel kontaktu nawiązał pierwszy kontakt.
  • Opis pierwszego kontaktu: opis pierwszego kontaktu obecnego właściciela kontaktu z danym kontaktem.
  • Czas reakcji na lead: czas, jaki zajął obecnemu właścicielowi kontaktowi wykonanie pierwszej kwalifikującej interakcji (ms).
  • Identyfikator pierwszego kontaktu: identyfikator obiektu pierwszego kontaktu obecnego właściciela kontaktu z danym kontaktem.
• Wyniki spotkań: tenraport przedstawia liczbę spotkań w podziale na wyniki.
• Działania związane z pozyskiwaniem potencjalnych klientów: jest to zbiór raportów dotyczących działań sprzedażowych. Skorzystaj z zakładek u góry, aby wyświetlić dane dotyczące wydajności i efektywności sekwencji, spotkań, rozmów telefonicznych i zadań. 
• Zrealizowane zadania: ten raport przedstawia liczbę utworzonych zadań w podziale na status zadania (tj. „Nie rozpoczęte” lub „Zrealizowane”) oraz użytkownika lub zespół.
• Aktywność zespołu: ten raport przedstawia wskaźniki związane z aktywnością zespołu podczas budowania lejków sprzedaży. Wskaźniki obejmują:
  
  • Potencjalni klienci:
    • Liczba zarejestrowanych potencjalnych klientów
    • Otwarte leady
    • Średni czas do pierwszego kontaktu
    • Średni czas do umówienia spotkania
    • Średnia liczba kontaktów na potencjalnego klienta
  • Spotkania:
    • Liczba umówionych spotkań
    • Wskaźnik realizacji spotkań
  • Rozmowy telefoniczne:
    • Wykonane rozmowy
    • Połączone rozmowy
  • E-maile:
    • Dostarczone wiadomości e-mail
    • Wskaźnik otwarć
    • Współczynnik kliknięć
• Oś czasu działań zespołu: ten raport przedstawia działania wykonane przez Twój zespół w porządku chronologicznym. Działania obejmują zadania, wiadomości e-mail, spotkania i zarejestrowane rozmowy telefoniczne.

Transakcje

• Średnia wartość transakcji: ten raport przedstawia średnią wartość transakcji w podziale na poszczególnych właścicieli transakcji lub zespoły.
  • Nowe: transakcje utworzone w okresie objętym raportem.
  • Bez zmian: transakcje , w których nie odnotowano żadnych zmian w okresie objętym raportem.
  • Kwota zmniejszona: transakcje , w których kwota uległa zmniejszeniu w okresie objętym raportem.
  • Wzrost wartości: transakcje , w których wartość wzrosła w 
    okresu objętego raportem.
  • Przejście do kolejnego etapu: transakcje , które w okresie objętym raportem przeszły do nowego etapu procesu sprzedaży o wyższym prawdopodobieństwie.
  • Przejście do etapu o niższym prawdopodobieństwie: transakcje, które w okresie sprawozdawczym przeszły do nowego etapu procesu sprzedaży o niższym prawdopodobieństwie.
  • Prognoza przesunięta do przodu: transakcje , w których kategoria prognozy została przesunięta do przodu w okresie objętym raportem.
  • Prognoza przesunięta do tyłu: transakcje , w których kategoria prognozy została przesunięta do tyłu w okresie objętym raportem.
  • Przesunięta data zamknięcia: transakcje, których data zamknięcia mieściła się w okresie objętym raportem, ale została następnie przesunięta poza ten okres, a zmiana ta miała miejsce w okresie objętym raportem.
  • Data zamknięcia przyspieszona: transakcje , których data zamknięcia wykraczała poza okres objęty raportem, ale została następnie przesunięta na okres objęty raportem, a zmiana ta miała miejsce w okresie objętym raportem.Historia zmian transakcji: ten raport przedstawia zmiany wprowadzone w etapach, kwotach i datach zamknięcia transakcji. Pokazuje również utworzone transakcje. Raport ten można wykorzystać do przeanalizowania transakcji spełniających kryteria dotyczące daty zamknięcia oraz do sprawdzenia zmian w transakcjach, które miały miejsce w okresie objętym raportem.
• Utworzone transakcje: ten raport pokazuje liczbę transakcji utworzonych przez poszczególnych użytkowników lub zespoły.
• Lejek transakcji: raporty dotyczące lejka transakcji pokazują liczbę transakcji na poszczególnych etapach wybranego lejek sprzedaży. Obejmują one liczbę pominięć, gdy transakcja nie przebiega zgodnie z typową chronologią etapów, wskaźniki konwersji oraz czas spędzony na każdym etapie transakcji.
  • W zakładce „Etapy transakcji” można wyświetlić raport dotyczący transakcji, które przeszły przez dowolny etap procesu sprzedaży, niezależnie od tego, czy etapy te były przechodzone w kolejności. Można również wyświetlić liczbę pominięć oraz skumulowaną liczbę konwersji.
  • UżytkownicySales HubEnterprise mogą dodatkowo dostosować raport, klikając opcję Działania > Dostosuj.

• Przyczyny utraty transakcji: ten raport pokazuje liczbę transakcji na etapie „zamknięte z utratą” oraz odpowiadającą im wartość w właściwości „Przyczyna zamknięcia z utratą ” każdej transakcji, w podziale na właściciela transakcji lub zespół.
• Wodospad lejka transakcji: zmiany przychodów w lejku transakcji między dwoma okresami, sklasyfikowane na podstawie kwoty transakcji i daty zamknięcia. Przy uwzględnianiu daty zamknięcia transakcji raport wykorzystuje datę, w której transakcja została przeniesiona do etapu „wygrana/przegrana” w lejku, lub właściwość „Data zamknięcia ”, jeśli transakcja znajduje się w fazie otwartej, adata zamknięcia przypada w przyszłości. Transakcje zostaną przypisane do jednej z następujących kategorii:
  • Utworzone: łączna kwota z transakcji utworzonych w okresie zmiany w puli transakcji.
  • Przeniesione: łączna kwota z transakcji, które zostały przeniesione z wybranego okresu daty zamknięcia do innego okresu daty zamknięcia. Transakcja pojawi się również w tej kategorii, jeśli jej data zamknięcia mieści się w zakresie dat raportu i nie została przeniesiona do etapu zamkniętego przed końcem tego okresu.
  • Przeniesione: łączna kwota z transakcji, które zostały przeniesione z innego okresu daty zamknięcia do wybranego okresu daty zamknięcia.
  • Zmniejszenie: zmniejszenie netto kwot z transakcji w wybranym okresie daty zamknięcia.
  • Wzrost: wzrost netto kwot z transakcji w wybranym okresie dat zamknięcia
  • Utracone: łączna kwota z transakcji, które zostały utracone w wybranym okresie zamknięcia.
  • Wygrane: łączna kwota z transakcji, które zostały wygrane w wybranym okresie dat zamknięcia
• Wskaźnik przesunięcia daty zamknięcia transakcji: ten raport pokazuje liczbę transakcji, których data zamknięcia uległa zmianie, w podziale na właściciela, zespół lub etap transakcji. Aby transakcja pojawiła się w sekcji „Przesunięta data zamknięcia”, wymagane jest, aby jej data zamknięcia została przesunięta z wybranego przedziału czasowego poza ten przedział.Nie jest toto samo, codane dotyczące „Przesuniętej daty zamknięcia”, które można zobaczyć w raporcie „Historia zmian transakcji ” —wskaźnik przesunięcia daty zamknięcia transakcji skupia sięwyłącznie na dacie zamknięcia.
• Szybkość realizacji transakcji: ten raport przedstawia średnią liczbę dni potrzebnych do zamknięcia transakcji w podziale na użytkowników lub zespoły. Uwzględniane są transakcje, których daty zamknięcia mieszczą się w wybranym przedziale czasowym.
• Wygrane i przegrane transakcje: raport przedstawia liczbę wygranych i przegranych transakcji w podziale na użytkowników lub zespoły.
• Szybkość sprzedaży: ten raport pokazuje, ile czasu zajmuje zamknięcie i wygranie transakcji. Zobacz odsetek transakcji, które przekształcają się w zamknięte i wygrane transakcje, oraz średnią wartość Twoich transakcji.
• Czas spędzony na etapie transakcji: ten raport pokazuje średni czas, jaki transakcje spędzają na danym etapie, pogrupowany według przedstawiciela lub zespołu. W raporcie uwzględniono wyłącznie transakcje, które mają wartość daty zamknięcia w wybranym przedziale czasowym i znajdują się w wybranym lejku.

Prognozy i przychody

• Przychody z transakcji według źródła: ten raport przedstawia łączną kwotę z transakcji według właściciela lub zespołu, w podziale na pierwotne źródło transakcji. 
• Kategoria prognozy: prognozowane przychody z transakcji według kategorii prognozy, obliczone na podstawie kwoty transakcji.
  • Na wykresie pojawi się niebieska kropka przedstawiająca kwotę prognozy, oparta na prognozach wprowadzonych ręcznie w narzędziu do prognozowania. Możesz najechać kursorem na tę kropkę, aby wyświetlić ręcznie wprowadzoną kwotę prognozy dla okresu objętego raportem. Jeśli dla okresu objętego raportem nie wprowadzono żadnych prognoz, wartość ta wyniesie 0.

• Historyczne migawki:
  • Ten raport pokazuje liczbę transakcji w określonych momentach w czasie według kategorii (np. etapu transakcji, kwoty), w zależności od wybranej zakładki.
  • Aby przeanalizować ten raport według etapu transakcji, kwoty lub kategorii prognozy, kliknij menu rozwijane „Podziel według” w zakładce „Filtry” w prawym panelu.

• Realizacja limitu: ten raport przedstawia łączny przychód z transakcji zamkniętych przez przedstawicieli w porównaniu z wyznaczonymi dla nich celami.
  • Ten raport przedstawia łączny przychód z transakcji zrealizowanych przez przedstawicieli w porównaniu z wyznaczonymi dla nich celami.

• • Aby wyświetlić postęp w realizacji celów w ujęciu przyrostowym lub łącznym w czasie, przejdź do sekcji zakładkę „Filtry” w prawym panelu i kliknij opcję Grupuj według ”. Wybierz opcję Datę zamknięcia, a następnie kliknij przycisk Porównaj z i wybierz sposób wyświetlania celu.
• Ważona kategoria prognoz: prognozowane przychody z transakcji w podziale na kategorie prognoz, obliczone na podstawie ważonej wartości każdej transakcji. Dowiedz się, jak skonfigurować wagi prognoz w ustawieniach prognoz. 
• Ważona prognoza pipeline’u: dla każdej transakcji w wybranym przedziale czasowym HubSpot pobiera wartość z właściwości „Kwota ” i mnoży ją przez prawdopodobieństwo oparte na etapie, na którym znajduje się transakcja. HubSpot sumuje te wartości według przedstawiciela handlowego lub zespołu, w zależności od wyboru w menu rozwijanym „Grupuj według ”.

Przykładowy raport: Ocena ryzyka transakcji

Ten raport przedstawia obliczoną ocenę ryzyka transakcji. Może to być przydatne, jeśli chcesz zrozumieć, które transakcje są najbardziej narażone na ryzyko, abyś mógł lepiej szkolić swój zespół i składać raporty kierownictwu.

Najpierw należy utworzyć zbiór danych:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Zestawy danych.
2. Kliknij„Utwórz zbiór danych”.
3. W sekcjiŹródła danych HubSpot kliknijopcję Transakcje. Dodaj inne obiekty, takie jak Firmy lub Działania, jeśli Twoje czynniki ryzyka od nich zależą.
4. Kliknij„Kontynuuj”.
5. W panelu po prawej stronie kliknij kartę„Kolumny ”.
6. Kliknij „+ Utwórz nową kolumnę”.
7. Kliknij, aby rozwinąć sekcję„Formuły”. Następnie wybierz opcję„Utwórz formułę niestandardową (zaawansowaną)”. 
   
8. W zbiorze danych utworzysz kilka właściwości obliczeniowych, które będą stanowić składniki ostatecznej oceny ryzyka. Po utworzeniu formuły niestandardowej musisz kliknąć„Zapisz ”, zanim będziesz mógł utworzyć nową:
   • Wiek transakcji – dni ryzyka: ta formuła oblicza liczbę dni między datą utworzenia transakcji a dniem dzisiejszym, jeśli etap transakcji nie ma wartości „Zamknięta – wygrana” ani „Zamknięta – przegrana”. W przeciwnym razie wynik wynosi 0:
     

IF(

[DEAL.dealstage] != "closedwon" AND [DEAL.dealstage] != "closedlost",

DATEDIFF("DAY", [DEAL.createdate], NOW()),

0

)

• • Wynik „14 dni bez aktywności”: ta formuła oblicza, że jeśli czas od ostatniej aktualizacji notatki (lub właściwości „Data ostatniej aktywności”) przekracza 14 dni, zostanie dodanych 10 punktów ryzyka.

IF(

DATEDIFF("DAY", [DEAL.notes_last_updated], NOW()) > 14,

10,

0

)

• • Wynik liczby przesunięć: ta formuła oblicza, że jeśli data zamknięcia została przesunięta trzy lub więcej razy, dodanych zostanie 20 punktów ryzyka.
    

IF( [DEAL.deal_push_count] >= 3,

20,

0

)

• • Ważony wynik ryzyka: ta formuła łączy czynniki ryzyka przy użyciu wag w celu uzyskania ostatecznego, skonsolidowanego wyniku.

[Deal Age Days at Risk] * 0.1 + [14 Days Without Activity Score] * 2 + [Push Count Score] * 1

9. Sprawdź swój zbiór danych. Następnie kliknij menu rozwijane„Użyj w ” i wybierz opcję„Raport”.
10. Wpisznazwę zestawu danych i opis, a następnie kliknij„Zapisz”.
11. Uruchomi się kreator raportów niestandardowych, który pozwoli Ci utworzyć raport wizualizującysumę wyników ryzyka w czasie, w podziale na kwartały.
    1. Typ wykresu: wybierz wykres słupkowy.
    2. Oś X: przeciągnij pole „Data zamknięcia ” z właściwościtransakcji. Ustaw częstotliwość na„Kwartalnie”.
    3. Oś Y: przeciągnij pole obliczeniowe „Ważona ocena ryzyka” z zestawu danych. Upewnij się, że agregacja jest ustawiona na„Suma”, aby zsumować wartość ryzyka dla wszystkich transakcji zamkniętych w danym kwartale.
    4. Podział według: przeciągnij ponownie „Datę zamknięcia ” i ustaw częstotliwość na „Kwartalnie”. Spowoduje to ułożenie słupków kwartalnych jeden nad drugim.
12. Dodaj filtry do raportu. Oto kilka przykładów sposobów filtrowania raportu:
    1. Etap transakcji: zastosuj filtr, aby uwzględnić tylko transakcje o statusie„Otwarte” (z wyłączeniem transakcji „Zamknięte – wygrane/przegrane”), jeśli chcesz, aby raport przedstawiał aktualne ryzyko związane z potencjalnymi transakcjami.
    2. Data zamknięcia: ustaw datę zamknięcia, aby filtrować według odpowiedniego horyzontu czasowego (np. „Od początku”, „W tym roku”)
    3. Kwota transakcji: filtruj transakcje powyżej określonego progu (np. kwota większa niż 3 000).
13. Kliknij„Zapisz raport ” w prawym górnym rogu.