Konfigurowanie procesów obiektów i zarządzanie nimi

Procesy pomagają wizualizować procesy poprzez etapy, które są krokami sygnalizującymi, gdzie rekord znajduje się w procesie. Można na przykład tworzyć procesy transakcji w celu śledzenia przychodów, procesy przetwarzania zgłoszeń w celu śledzenia problemów klientów lub listy w celu śledzenia właściwości transakcji.

Obserwujące obiekty posiadają procesy:

• Lead
• Transakcje
• Zgłoszenia
• Powołania (jeśli aktywowane)
• Kursy (jeśli aktywowane)
• Listy (jeśli są aktywne)
• Usługi (jeśli aktywowane)
• Projekty (jeśli aktywowane)
• Zamówienia
• Obiekt niestandardowy

Po skonfigurowaniu procesów dowiedz się, jak zarządzać rekordami w widoku tablicy.

Uwaga: konto może używać spersonalizowanych nazw dla każdego obiektu (np. Konto zamiast Firma). Ten artykuł odnosi się do obiektów poprzez ich domyślne nazwy HubSpot.

Utwórz nowy proces

Jeśli konto ma więcej niż jeden unikalny proces, można utworzyć dodatkowe procesy. Oddzielne procesy są zalecane tylko wtedy, gdy procesy mają unikalne etapy, które wymagają różnych procesów. W przeciwnym razie można korzystać z tego samego procesu dla wielu użytkowników i zespołów oraz zarządzać dostępem za pomocą uprawnień użytkowników. Na przykład:

• Twoja firma ma internetowy proces sprzedaży bezpośredniej do konsumenta z kilkoma etapami, takimi jak W koszyku, Zamknięte pomyślnie i Zamknięte niepomyślnie. Proces sprzedaży hurtowej wymaga również większej liczby etapów, takich jak umawianie spotkań i negocjowanie umów. W tym scenariuszu należy utworzyć oddzielne procesy.
• Twoja firma sprzedaje wiele marek, a Twoje konto HubSpot ma zespoły dla każdej marki. Proces sprzedaży produktów dla każdej marki jest taki sam i można wykorzystać te same etapy dla wszystkich sprzedaży. W tym scenariuszu nie zaleca się tworzenia oddzielnych procesów. Zamiast tego można użyć tego samego procesu sprzedaży i ustawić uprawnienia użytkownika tylko dla zespołu , aby każdy zespół miał dostęp tylko do transakcji swojej marki.

Aby utworzyć nowy proces:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty, a następnie wybierz obiekt , dla którego chcesz utworzyć proces.
3. Kliknij kartę Proces .
4. Kliknij menu rozwijane Utwórz proces i wybierz opcję Utwórz od podstaw.
5. W oknie dialogowym wprowadź nazwę Procesu i kliknij przycisk Utwórz.

Po dodaniu rekordów do procesu dowiedz się, jak edytować rekordy w procesie.

Można również użyć Asystenta Breeze, aby utworzyć proces obiektów.

Klonowanie procesu

Można sklonować istniejący proces, aby skopiować informacje, takie jak reguły procesu, automatyzacje i warunkowe właściwości etapu.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty, a następnie wybierz obiekt , dla którego chcesz utworzyć proces.
3. Kliknij kartę Proces .
4. Kliknij menu rozwijane Utwórz proces i wybierz opcję Klonuj z istniejącego.
5. W oknie dialogowym skonfiguruj następujące elementy:
   • Nazwa procesu: w polu tekstowym Nazwa procesu wprowadź nazwę klonowanego procesu.
   • Proces do sklonowania: kliknij menu rozwijane Wybierz proces do sklonowania i wybierz proces.
   • Funkcje do sklonowania: w sekcji Wybierz funkcje do sklonowania zaznacz pola wyboru obok funkcji, które chcesz sklonować.
     • Właściwość etapu warunkowego
     • Reguły procesu (kontroler dostępu do edycji, wymaganie zatwierdzenia)

• Automatyzacja procesów (szablon i niestandardowe)
• Tagi transakcji
• Dostęp do procesu
• Po zakończeniu kliknij przycisk Klonuj proces.

Edycja lub usuwanie procesów

Uwaga: jeśli połączysz integrację handlu elektronicznego z HubSpot, do Twojego konta zostanie automatycznie dodany proces sprzedaży, którego nie możesz modyfikować.

Można również zmieniać nazwy, kolejność, zarządzać dostępem lub usuwać procesy.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty, a następnie wybierz obiekt , dla którego chcesz edytować procesy.
3. Kliknij kartę Proces .
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz proces i wybierz proces.
5. Kliknij ikonę code aby wyświetlić wewnętrzną nazwę procesu. Nazwa wewnętrzna jest używana przez integracje i API.
6. Po prawej stronie kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
   
   • Zmień nazwę tego procesu: zmiana nazwy procesu. W oknie dialogowym wprowadź nową nazwę, a następnie kliknij przycisk Zmień nazwę.
   • Zmiana kolejności procesów: zmiana kolejności procesów. W oknie pop-up przeciągnij procesy , aby przenieść je do nowej pozycji, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
   • Zarządzanie dostępem: zarządzanie tym, którzy użytkownicy mogą przeglądać i edytować proces.
   • Clone this pipeline: utworzenie nowego procesu przy użyciu wybranego procesu jako szablonu.
   • Usuń ten proces: usunięcie procesu. W oknie dialogowym kliknij przycisk Usuń proces, aby potwierdzić. Nie można usunąć procesu, jeśli zawiera on rekordy lub jest używany w innych narzędziach HubSpot lub integracjach. Przed usunięciem należy usunąć lub przenieść rekordy do innego procesu i usunąć odniesienia do procesu z innych narzędzi.
7. Aby wybrać właściwości wyświetlane na tablicy i kartach tablicy dla procesu, kliknij przycisk Dostosuj widok tablicy i karty.
8. Aby dostosować ustawienia automatyzacji dla procesu transakcji, zgłoszeń, leadów lub obiektów niestandardowych , kliknij kartę Automatyzuj .
9. Aby utworzyć kolorowe etykiety kategoryzujące rekordy i zarządzać nimi, kliknij opcję Dostosuj tagi [obiektu].
10. Aby skonfigurować reguły dla procesu przetwarzania zgłoszeń, zgłoszeń, leadów lub obiektów niestandardowych, kliknij kartę Reguły procesu przetwarzania zgłoszeń.

Zarządzanie etapami procesu

Używaj etapów do kategoryzowania i śledzenia postępów rekordów w procesach. 

Domyślne etapy procesu

W zależności od obiektu, istnieje domyślny proces z domyślnymi etapami:

• Lead: domyślny proces Lead z pięcioma etapami leada: Nowy, Próbujący, Połączony, Zakwalifikowany, Zdyskwalifikowany.
• Transakcje: domyślny Proces sprzedaży, dla którego każdy etap ma powiązane prawdopodobieństwo, które wskazuje prawdopodobieństwo finalizacji transakcji na tym etapie. Prawdopodobieństwo etapu jest używane do określenia ważonej kwoty wyświetlanej w widoku tablicy, która jest obliczana przez pomnożenie całkowitej kwoty w każdym etapie przez prawdopodobieństwo etapu. Domyślny proces sprzedaży obejmuje siedem etapów transakcji: Zaplanowane spotkanie (20%), Zakwalifikowane do zakupu (40%), Zaplanowana prezentacja (60%), Osoba decyzyjna wkupiona (80%), Wysłana umowa (90%), Zamknięte pomyślnie wygrane (100%, Wygrane), Zamknięte niepomyślnie (0%, Utracone).
• Zgłoszenia: domyślny Proces przetwarzania zgłoszeń z czterema statusami zgłoszeń: Nowy, Oczekiwanie na kontakt, Oczekiwanie na nas, Finalizacja.

Uwaga: w przypadku zgłoszeń, etapy przetwarzania zgłoszeń są domyślnie połączone ze statusami, ale są one takie same jak inne etapy obiektów.

• Spotkania: domyślny proces spotkań z pięcioma etapami: Zaplanowane, W toku, Zakończone, Anulowane, Przełożone.
• Kursy: domyślny proces kursu z etapem otwartym i finalizacją.
• Listy: domyślny proces tworzenia list z etapem otwartym i etapem finalizacji.
• Usługi: domyślny proces usługi z trzema etapami: Nowe, W toku, Finalizacja.
• Zamówienia: domyślny proces nowych zamówień z dwoma etapami: W toku, Umowa podpisana.
• Projekty: domyślny proces projektu z sześcioma etapami: Planowanie, Realizacja, Ocena, Zakończony, Wstrzymany, Anulowany. 

Dodawanie, edytowanie lub usuwanie etapów procesu

Możesz także dodawać własne etapy lub edytować i usuwać istniejące. Aby dostosować etapy procesu:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu lewego paska bocznego przejdź do pozycji Obiekty, a następnie wybierz obiekt , dla którego chcesz edytować etapy.
3. Kliknij kartę Proces .
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz proces , a następnie wybierz proces do edycji.
5. Aby dodać nowy etap:
   
   • Pod istniejącymi etapami kliknij + Dodaj etap.
   • Wprowadź nazwę sceny.
   • Dla wszystkich obiektów z wyjątkiem transakcji, wybierz czy etap będzie Otwarty czy Finalizowany.
   • W przypadku transakcji kliknij menu rozwijane Prawdopodobieństwo transakcji i wybierz prawdopodobieństwo. Aby użyć niestandardowego prawdopodobieństwa, wprowadź niestandardową wartość, a następnie kliknij opcję Dodaj i wybierz nowe prawdopodobieństwo. Won i Utracony to etapy zamknięte pomyślnie.

Uwaga: w przypadku transakcji, aby upewnić się, że wszystkie raporty dotyczące sprzedaży, niestandardowe raporty dotyczące transakcji lub przychodów oraz narzędzia do analityki sprzedaży poprawnie przetwarzają transakcje, należy uwzględnić etapy transakcji zarówno wygranych, jak i utraconych w ramach prawdopodobieństwa transakcji.

6. Aby zmienić nazwę istniejącego etapu, kliknij jego nazwę, a następnie wprowadź nową nazwę w polu tekstowym. 
7. Aby zmienić kolejność etapów, kliknij etap i przeciągnij go w nowe miejsce.
8. Aby wyświetlić wewnętrzną nazwę etapu, najedź kursorem na etap i kliknij ikonę code kod. Nazwa wewnętrzna jest używana przez integracje i API.
9. Aby usunąć scenę, najedź na nią kursorem i kliknij przycisk Usuń. Nie będzie można usunąć etapu, jeśli istnieją w nim rekordy lub jeśli etap ma używane właściwości warunkowe. Przed usunięciem należy przenieść istniejące rekordy do innego etapu (np. edytować zbiorczo właściwość [Obiekt] Stage) i usunąć warunkową logikę właściwości etapu.

10. Aby edytować właściwości wyświetlane po przejściu rekordu do określonego etapu, najedź kursorem na kolumnę Właściwości etapu warunkowego i kliknij Edytuj właściwości.
11. Aby edytować reguły procesu przetwarzania zgłoszeń dla transakcji, zgłoszeń lub obiektów niestandardowych, najedź kursorem na kartę Reguły procesu przetwarzania zgłoszeń i kliknij przycisk Edytuj.
12. Po zakończeniu edycji kliknij przycisk Zapisz w lewym dolnym rogu.

Ustawianie warunkowych właściwości sceny

Można ustawić warunkową logikę etapu, aby wyświetlać określone właściwości, gdy użytkownicy ręcznie utworzą rekord lub przeniosą rekord do określonego etapu. Właściwość etapu warunkowego można dołączyć jako sugestię lub wymagać od użytkowników dodania wartości dla właściwości.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu lewego paska bocznego przejdź do Obiekty, a następnie wybierz obiekt , dla którego chcesz edytować właściwości etapu.
3. Kliknij kartę Proces .
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz proces , a następnie wybierz proces do edycji.
5. W wierszu etapu najedź kursorem na kolumnę Warunkowe właściwości etapu i kliknij Edytuj właściwości.

6. W lewym panelu kliknij + Dodaj właściwość zależną.
7. Kliknij menu rozwijane Wybierz właściwość i wybierz właściwość , która ma się pojawić. 

Uwaga: właściwości z wartościami tylko do odczytu (tj. które nie są ustawiane przez użytkowników, takie jak wynik lub obliczone właściwości) nie mogą być używane jako właściwości etapu i nie będą wyświetlane jako opcje do wyboru. Dowiedz się, jak zamiast tego umieścić te właściwości w sekcji właściwości w rekordzie.

8. Aby wymagać wartości dla właściwości, zaznacz pole wyboru Wymagane . Gdy właściwość jest wymagana, użytkownicy nie będą mogli utworzyć rekordu lub przenieść rekordu do tego etapu, chyba że wprowadzą wartość dla tej właściwości.

9. Aby zmienić kolejność właściwości, kliknij i przeciągnij właściwość do nowej pozycji.
10. Aby usunąć wybraną właściwość, kliknij ikonę usuwania obok właściwości.
11. Po ustawieniu właściwości, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Zastosuj logikę. Właściwość wybrana przez użytkownika pojawi się automatycznie podczas ręcznego tworzenia nowego rekordu na tym etapie lub podczas przenoszenia istniejącego rekordu do tego etapu.
12. Aby sfinalizować zmiany, kliknij przycisk Zapisz w lewym dolnym rogu.

Więcej informacji o ustawianiu logiki warunkowej dla właściwości enumeration.