Konfigurowanie i dostosowywanie procesów i etapów transakcji

Procesy pomagają wizualizować procesy poprzez etapy, które sygnalizują, gdzie rekord znajduje się w procesie. Na przykład, można tworzyć procesy przetwarzania zgłoszeń w celu śledzenia przychodów, procesy przetwarzania zgłoszeń w celu śledzenia problemów klientów lub procesy przetwarzania ofert w celu śledzenia właściwości przeznaczonych do sprzedaży.

Jeśli masz dostęp do edycji ustawień właściwości, możesz tworzyć i edytować procesy lub etapy, aby jak najlepiej dostosować je do potrzeb swoich zespołów.

Następujące obiekty mają procesy:

• Transakcje
• Zgłoszenia
• Spotkania (jeśli aktywowane)
• Kursy (jeśli aktywowane)
• Oferty (jeśli są aktywne)
• Usługi (jeśli aktywowane)
• Zamówienia
• Lead(tylko Sales Hub Professional i Enterprise )
• Obiekty niestandardowe( tylkoEnterprise )

Po skonfigurowaniu procesów dowiedz się, jak zarządzać rekordami w widoku tablicy.

Tworzenie nowego procesu(tylkoStarter, Professional i Enterprise )

Jeśli konto ma więcej niż jeden unikalny proces, można utworzyć dodatkowe procesy. Oddzielne potoki są zalecane tylko wtedy, gdy procesy mają unikalne etapy, które wymagają różnych potoków. W przeciwnym razie można użyć tego samego procesu dla wielu użytkowników i zespołów oraz zarządzać dostępem za pomocą uprawnień użytkownika. Na przykład:

• Twoja firma ma internetowy proces sprzedaży bezpośredniej do konsumenta z kilkoma etapami, takimi jak W koszyku, Zamknięte pomyślnie i Zamknięte niepomyślnie. Masz również proces sprzedaży hurtowej, który wymaga większej liczby etapów, takich jak planowanie spotkań i negocjowanie umów. W tym scenariuszu należy utworzyć oddzielne procesy.
• Twoja firma sprzedaje wiele marek, a Twoje konto HubSpot ma zespoły dla każdej marki. Proces sprzedaży produktów dla każdej marki jest taki sam i można użyć tych samych etapów dla wszystkich sprzedaży. W tym scenariuszu nie zaleca się tworzenia oddzielnych procesów. Zamiast tego można użyć tego samego procesu i ustawić uprawnienia użytkownika tylko dla zespołu, aby każdy zespół miał dostęp tylko do transakcji swojej marki( tylkoProfessional i Enterprise ).

Tylko konta Starter, Professional lub Enterprise mogą tworzyć dodatkowe procesy. Dowiedz się więcej o maksymalnej liczbie procesów, które można utworzyć w zależności od subskrypcji.

Aby utworzyć nowy proces:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Obiekty, a następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz utworzyć proces.
• Kliknij kartę Proces.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz proces , a następnie wybierz opcję Utwórz proces.

• W oknie dialogowym wprowadź nazwę Procesu i kliknij przycisk Utwórz.

Po dodaniu rekordów do procesu dowiedz się, jak edytować rekordy w procesie.

Edycja lub usuwanie procesów

Można również zmieniać nazwy, kolejność, zarządzać dostępem lub usuwać procesy.

Uwaga: jeśli połączysz integrację e-commerce z HubSpot, proces transakcji zostanie automatycznie dodany do Twojego konta, którego nie możesz modyfikować.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty, a następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz edytować procesy.
• Kliknij kartę Procesy.
  
  Kliknij menu rozwijane Wybierz proces i wybierz proces.
• Kliknij ikonę kodu code, aby wyświetlić wewnętrzną nazwę procesu. Nazwa wewnętrzna jest używana przez integracje i interfejsy API.
• Po prawej stronie kliknij Akcje, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
  
  • Zmień nazwę tego procesu: zmiana nazwy procesu. W oknie dialogowym wprowadź nową nazwę, a następnie kliknij przycisk Zmień nazwę.
  • Zmień kolejność procesów: zmiana kolejności procesów. W pytaniu wyskakującym przeciągnij procesy, aby przenieść je w nowe miejsce, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
  • Zarządzaj dostępem: zarządzanie tym, którzy użytkownicy mogą wyświetlać i edytować proces pipeline.
  • Usuń ten proces: usunięcie procesu. W oknie dialogowym kliknij przycisk Usuń proces, aby potwierdzić. Nie można usunąć potoku, jeśli zawiera on rekordy, więc przed usunięciem potoku należy usunąć lub przenieść rekordy do innego potoku.

• Aby wybrać właściwości wyświetlane na tablicy i kartach tablicy dla procesu, kliknij opcję Dostosuj widok tablicy i kart.
• Aby dostosować ustawienia automatyzacji dla potoku transakcji, zgłoszeń, leadów lub obiektów niestandardowych, kliknij kartę Automatyzacja.
• Aby utworzyć kolorowe etykiety kategoryzujące rekordy i zarządzać nimi, kliknij opcję Dostosuj tagi [obiektu](tylkoStarter, Professional i Enterprise ).
• Aby skonfigurować reguły dla procesu przetwarzania zgłoszeń, zgłoszeń, leadów lub obiektów niestandardowych, kliknij kartę Reguły procesu przetwarzania zgłoszeń.

Zarządzanie etapami procesu

Używaj etapów do kategoryzowania i śledzenia postępów rekordów w procesach.

Domyślne etapy procesu

W zależności od obiektu, istnieje domyślny proces z domyślnymi etapami:

• Transakcje: domyślny Proces sprzedaży, dla którego każdy etap ma przypisane prawdopodobieństwo wskazujące prawdopodobieństwo zamknięcia transakcji na tym etapie. Prawdopodobieństwo etapu jest używane do określenia ważonej kwoty wyświetlanej w widoku tablicy, która jest obliczana przez pomnożenie całkowitej kwoty na każdym etapie przez prawdopodobieństwo etapu. Domyślny proces obejmuje siedem etapów transakcji: Zaplanowane spotkanie (20%), Zakwalifikowany do zakupu (40%), Zaplanowana prezentacja (60%), Osoba decyzyjna kupiła (80%), Wysłana umowa (90%), Zamknięte pomyślnie (100%, Wygrana), Zamknięte niepomyślnie (0%, Przegrana).
• Zgłoszenia: domyślny Proces przetwarzania zgłoszeń z czterema statusami zgłoszeń: Nowy, Oczekiwanie na kontakt, Oczekiwanie na nas i Zamknięty.

Uwaga: w przypadku zgłoszeń, etapy przetwarzania zgłoszeń są domyślnie nazywane statusami, ale są one takie same jak inne etapy obiektów.

• Powołania: domyślny proces Powołania z pięcioma etapami: Zaplanowane, W toku, Zakończone, Anulowane, Przełożone.
• Kursy: domyślny proces kursu z etapem otwartym i etapem zamkniętym.
• Oferty: domyślny proces ofert z etapem otwartym i etapem zamkniętym.
• Usługi: domyślny proces usług z trzema etapami: Nowy, W toku, Zamknięty.
• Zamówienia: domyślny proces Nowego Zamówienia z dwoma etapami: W toku, Umowa podpisana.

Dodawanie, edytowanie lub usuwanie etapów procesu

Można również dodawać własne etapy lub edytować i usuwać istniejące etapy. Aby dostosować etapy w procesie:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Obiekty, a następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz edytować etapy.
• Kliknij kartę Proces.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz proces, a następnie wybierz proces do edycji.
• Aby dodać nowy etap:
  
  • Pod istniejącymi etapami kliknij + Dodaj etap.
  • Wprowadź nazwę etapu.
  • W przypadku wszystkich obiektów z wyjątkiem transakcji wybierz, czy etap będzie otwarty czy zamknięty.
  • W przypadku transakcji kliknij menu rozwijane Prawdopodobieństwo transakcji i wybierz prawdopodobieństwo. Aby użyć niestandardowego prawdopodobieństwa, wprowadź niestandardową wartość, a następnie kliknij opcję Dodaj i wybierz nowe prawdopodobieństwo. Wygrana i przegrana to etapy zamknięte.

Uwaga: w przypadku transakcji, aby upewnić się, że wszystkie raporty sprzedaży, niestandardowe raporty transakcji lub przychodów oraz narzędzia analityki sprzedaży poprawnie przetwarzają transakcje, należy uwzględnić etapy zarówno wygranych, jak i przegranych w ramach prawdopodobieństwa transakcji.

• Aby zmienić nazwę istniejącego etapu, kliknij jego nazwę, a następnie wprowadź nową nazwę w polu tekstowym.
• Aby zmienić kolejność etapów, kliknij etap i przeciągnij go w nowe miejsce.
• Aby wyświetlić wewnętrzną nazwę etapu, najedź kursorem na etap i kliknij ikonę kodu code. Nazwa wewnętrzna jest używana przez integracje i interfejsy API.
• Aby usunąć etap, najedź kursorem na etap i kliknij przycisk Usuń. Jeśli w usuwanym etapie znajdują się rekordy, należy przenieść istniejące rekordy do innego etapu. Aby zrobić to zbiorczo, przejdź do strony z listingiem obiektów i w widoku listy edytuj zbiorczo właściwość [Obiekt] Stage.

• Aby edytować właściwości wyświetlane, gdy rekord przechodzi do określonego etapu, najedź kursorem na kolumnę Właściwości etapu warunkowego i kliknij Edytuj właściwości.
• Aby edytować reguły procesu dla transakcji, zgłoszeń lub obiektów niestandardowych, najedź kursorem na zakładkę Reguły procesu i kliknij Edytuj.
• Po zakończeniu edycji kliknij przycisk Zapisz w lewym dolnym rogu.

Dostosuj właściwości wyświetlane na każdym etapie

Można również dostosować, które właściwości są prezentowane użytkownikom podczas ręcznego przenoszenia rekordu do określonego etapu. Użytkownicy muszą mieć uprawnienia do edycji ustawień właściwości, aby dostosować właściwości etapu.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty, a następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz edytować właściwości etapu.
• Kliknij kartę Proces.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz proces, a następnie wybierz proces do edycji.
• W wierszu etapu najedź kursorem na kolumnę Warunkowe właściwości etapu i kliknij Edytuj właściwości.

• W lewym panelu kliknij + Dodaj właściwość zależną.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz właściwość i wybierz właściwość, która ma się pojawić.

Uwaga: właściwości z wartościami tylko do odczytu (tj. które nie są ustawiane przez użytkowników, takie jak wynik lub właściwości obliczone) nie mogą być używane jako właściwości etapu i nie będą wyświetlane jako opcje do wyboru. Dowiedz się, jak zamiast tego umieścić te właściwości w sekcji właściwości rekordu.

• Aby wymagać wartości dla właściwości, zaznacz pole wyboru Wymagane(tylkoStarter, Professional lub Enterprise ). Gdy właściwość jest wymagana, użytkownicy nie będą mogli utworzyć rekordu na tym etapie, chyba że wprowadzą wartość dla tej właściwości.

• Aby zmienić kolejność właściwości, kliknij i przeciągnij właściwość do nowej pozycji.
• Aby usunąć wybraną właściwość, kliknij ikonę usuwania obok właściwości.
• Po ustawieniu właściwości, w prawym górnym rogu kliknij Zastosuj logikę. Wybrane właściwości pojawią się automatycznie podczas ręcznego tworzenia nowego rekordu na tym etapie lub podczas przenoszenia istniejącego rekordu do tego etapu.

Więcej informacji o ustawianiu logiki warunkowej dla właściwości enumeration.