Cree informes de ventas en la suite de analíticas de ventas

Utiliza los informes de analíticas de ventas para hacer seguimiento del rendimiento de tu equipo de ventas y obtener información sobre el estado actual de tu pipeline de ventas. Personaliza los informes preelaborados que ofrecen una visión global del progreso de tu equipo y de los resultados de ventas previstos. 

Una vez que usas esta herramienta para personalizar un informe, puedes guardar el informe o agregarlo a un panel.

Ver, seleccionar y guardar un informe de ventas

Para guardar un informe de ventas:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Informes.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en Ventas.
   • Seleccione una respuesta rápida para ir al informe más relevante que responda a sus preguntas.
     
     
   • Para ver todos los informes relacionados con un área temática, en el panel lateral izquierdo, haz clic en el tema que quieras analizar.
3. Selecciona el informe que deseas trabajar. Más información sobre estos informes a continuación.
4. Una vista preliminar del informe se muestra en el panel medio. 
5. En los informes compatibles, haz clic en el conmutador En el tiempo / Totales para cambiar la visualización y mostrar un gráfico de barras o un gráfico de columnas desglosado por períodos.
6. Para obtener más información sobre el tipo de informe que seleccionaste, incluida su descripción y las propiedades que utiliza, ve a la pestaña Acerca de este informe del panel derecho.
7. Para filtrar tus datos, usa los menús desplegables en la pestaña Filtros en el panel derecho. Esto varía según el informe que seleccionaste, pero incluyen:
   • Intervalo de fechas: los filtros que están dentro de esta fecha, según sus valores de propiedad. Se indica la propiedad de fecha utilizada.
   • Agrupar por: segmenta los registros según sus propietarios o sus equipos de propietarios.
   • Seleccionar representantes: filtra los registros según sus propietarios.
   • Seleccionar equipos: filtra los registros según sus equipos de propietarios.
   • Pipeline: filtra los registros en función de su pipeline de negocios.
8. Para agregar filtros adicionales al informe, haz clic en add Agregar filtro y selecciona tus criterios de filtrado.

9. Para compartir el informe personalizado con otros usuarios, haz clic en el menú desplegable Acciones del panel central y selecciona Copiar URL del informe. Puedes compartir este informe con todos los usuarios que tengan acceso a los informes de ventas.
10. Una vez que hayas personalizado el informe para tu análisis, haz clic en Guardar informe para guardar esto en tu lista de informes o agregarla a un panel.
11. Aprende a exportar un Informe.

Tipos de informes de ventas

Actividades y leads

• Resultados de las llamadas: este informe muestra las llamadas realizadas y los resultados de las llamadas de tus usuarios o equipos.
• Chats: este informe muestra el número de conversaciones de chat realizadas por usuario o equipo en live chat o Facebook Messenger.
• Actividades: este informe muestra las actividades completadas de tus usuarios. Las actividades incluyen llamadas, reuniones, tareas, correos electrónicos y notas. Las reuniones y las tareas que no se marcan como completas se excluirán del informe.

Nota: al filtrar las actividades por fecha, las Tareas se incluyen en función de su fecha de vencimiento y no de la fecha de creación o finalización.

• Informes de tasa de apertura, tasa de clics y tasa de respuesta de los mensajes individuales. Estas métricas indican la eficacia de su equipo de ventas y proporcionan información para mejorar su reputación de envío.
• Embudo de leads: este informe hace seguimiento del tiempo que transcurre desde el contacto inicial hasta la conversión del negocio. Puede utilizarse para analizar las tasas de conversión de clientes potenciales y optimizar las estrategias de nutrición de clientes potenciales. Utilice la pestaña Leads para saber cómo gestiona su equipo el progreso y la conversión de sus leads. Utiliza la pestaña Recorrido del lead para visualizar cómo tus leads se mueven a través de las etapas.
  1. Para personalizar las etapas que se muestran en la pestaña Recorrido del lead , vaya a la pestaña Filtros del panel derecho y haga clic en el icono de lápiz edit junto a Etapas.
     
     
  2. En el cuadro de diálogo, selecciona las casillas de verificación junto a las Etapas del ciclo de vida para incluirlas en el informe. 
  3. Para cambiar el orden de las etapas, haz clic en la etapa y arrástrala a una nueva posición.
  4. Para incluir registros que no han pasado por cada etapa en el informe de recorrido del lead, selecciona la casilla de verificación Opcional.
  5. Cuando haya terminado de editar las etapas, haga clic en Aplicar.
     
     
• Tiempo de respuesta de leads: este informe muestra la duración entre el momento en que se asigna un contacto a un usuario y cuándo interactuó el usuario con el contacto. Esto incluye enviar un correo electrónico, hacer una llamada, usar el chat, marcar una tarea como en curso o completada, y la hora de inicio de la reunión. Si a un contacto se le reasigna un nuevo usuario, este tiempo se restablecerá. A continuación, contará el tiempo transcurrido desde que se asignó al contacto su nuevo usuario y el momento en que el nuevo usuario interactuó con el contacto. Las propiedades disponibles incluyen:
  • Fecha de la primera interacción: La fecha en que el propietario de contacto actual interactuó por primera vez con el contacto.
  • Tipo de la primera interacción: El tipo del objeto de la primera interacción del propietario actual del contacto con el contacto.
  • Descripción de la primera interacción: Una descripción de la primera interacción del propietario actual del contacto con el contacto.
  • Tiempo de respuesta de leads: Tiempo empleado por el propietario actual en realizar la primera interacción de calificación.
  • ID de la primera interacción: El ID del objeto de la primera interacción del propietario del contacto actual con el contacto.
• Resultados de la reunión: este informe muestra el número de reuniones por resultado.
• Actividades de captación de prospectos: se trata de una colección de informes de actividades de venta. Utiliza las pestañas de la parte superior para ver los datos de rendimiento y eficacia de secuencias, reuniones, llamadas y tareas. 
• Tareas terminadas: este informe muestra el número de tareas creadas, desglosadas por el estado de la tarea (es decir, No se ha iniciado o Completada) y el usuario o equipo.
• Actividad del equipo: este informe muestra las métricas relacionadas con la actividad del equipo durante la creación de pipelines. Las métricas incluyen:
  
  • Leads:
    • Número de leads inscritos
    • Leads abiertos
    • Tiempo promedio hasta el primer contacto
    • Tiempo promedio para reservar una reunión
    • Promedio de contactos por lead
  • Reuniones:
    • Recuento de reuniones reservadas
    • Índice de finalización de reuniones
  • Llamadas:
    • Llamadas realizadas
    • Llamadas conectadas
  • Correos electrónicos:
    • Emails entregados
    • Tasa de apertura
    • Tasa de clics
• Cronología de actividad del equipo: este informe muestra las actividades realizadas por tu equipo cronológicamente. Las actividades incluyen tareas, correos electrónicos, reuniones y llamadas registradas.

Negocios

• Tamaño promedio del negocio: este informe muestra el monto promedio del negocio entre los negocios por propietario del negocio o equipo.
  • Nuevo: negocios creados dentro del período del informe.
  • Sin cambios: negocios que no tuvieron cambios durante el período del informe.
  • Cantidad reducida: negocios en los que la cantidad se redujo durante el período del informe.
  • Cantidad incrementada: negocios en los que la cantidad aumentó durante 
    el período del informe.
  • La etapa avanzó: negocios que pasaron a una nueva etapa de pipeline con mayor probabilidad durante el período del informe.
  • La etapa retrocedió: negocios que pasaron a una nueva etapa de pipeline con menor probabilidad durante el período del informe.
  • La previsión avanzó: negocios dónde se adelantó la categoría de previsión durante el período del informe.
  • La previsión retrocedió: negocios dónde retrocedió la categoría de previsión durante el período del informe.
  • La fecha de cierre se retrasó: negocios cuya fecha de cierre estaba dentro del período del informe, pero se desplazó más allá del período del informe y este cambio se produjo durante el período del informe.
  • Fecha de cierre extraída: negocios cuya fecha de cierre estaba fuera del período del informe, pero que fueron extraídos dentro del período del informe y este cambio se produjo durante el período del informe.Historial de cambios de negocios: este informe muestra los cambios realizados en las etapas, cantidades y fechas de cierre de los negocios. También muestra los negocios que se crearon. Puedes utilizar este informe para examinar los negocios que cumplen el período de la fecha de cierre y ver los cambios en los negocios que se han producido dentro del plazo del informe.
• Negocios creados: este informe muestra el número de negocios creados por usuario o equipo.
• Embudo de negocios: los informes de embudo de negocios muestran el número de negocios en las etapas de negocio de la pipeline que seleccionaste. Esto incluye el número de saltos cuando un negocio no sigue la cronología típica de las etapas del negocio, las tasas de conversión y el tiempo empleado en cada etapa del negocio.
  • En la pestaña Etapas del negocio, puedes ver un informe de los negocios que han pasado por cualquiera de las etapas del pipeline, independientemente de si han pasado por las etapas en orden. También puedes ver el número de omisiones y las conversiones acumuladas.
  • Los usuarios de Sales Hub Enterprise pueden personalizar más el informe haciendo clic en Acciones > Personalizar.

• Motivos de pérdida de negocios: este informe muestra el número de negocios en una etapa de cierre perdido y el valor correspondiente en cada propiedad Razón de cierres perdidos del negocio, por propietario del negocio o equipo.
• Diagrama en cascada del pipeline de negocios: los cambios en los ingresos en la pipeline de negocios entre dos períodos de tiempo, categorizados según el valor del negocio y la fecha de cierre. Cuando se trata de la fecha de cierre de un negocio, el informe utiliza la fecha en que se movió el negocio a la etapa de la pipeline ganada/perdida, o la propiedad Fecha de cierre si el negocio está en la etapa Abierto y la Fecha de cierre está en el futuro. Los negocios se clasificarán en una de las siguientes categorías:
  • Creado: la cantidad total de negocios creados durante el período de cambio de pipeline.
  • Retrasados: la cantidad total de negocios que se movieron desde el período de cierre del período seleccionado a otro período de cierre. También aparecerá un negocio en esta categoría si su fecha de cierre está antes del intervalo de fechas del informe y no se ha movido a la etapa Cerrado al final del intervalo.
  • Adelantados: la cantidad total de negocios que se movieron de otro período de fecha de cierre al período de cierre seleccionado.
  • Disminuido: la disminución neta de los importes de negocios en el período de cierre de la fecha de cierre.
  • Aumentado: el aumento neto de los importes de los negocios en el período de cierre seleccionado
  • Perdido: la cantidad total de negocios que se perdieron durante el período de cierre de la fecha de cierre seleccionado.
  • Ganado: la cantidad total de negocios que ganaron durante el período de cierre de la fecha de cierre
• Tasa de negocios retrasados: este informe muestra el número de negocios cuya fecha de cierre cambió por propietario, equipo o etapa del negocio. Para que un negocio se muestre en Fecha de cierre retrasada, es necesario que la fecha de cierre del negocio se haya movido de dentro del plazo seleccionado a fuera del plazo seleccionado. Esto no es lo mismo que los datos de Fecha de cierre retrasada que se pueden ver en el informe Historial de cambios en el negocio. La Tasa de negocios retrasados se centra en la fecha de cierre solamente.
• Velocidad del negocio: este informe muestra el número promedio de días que toma cerrar negocios por usuario o equipo. Los negocios que se tienen en cuenta son aquellos con fechas de cierre dentro del intervalo de fechas que seleccionaste.
• Negocios ganados y perdidos: el informe muestra el número de negocios ganados y perdidos por usuario o equipo.
• Velocidad de las ventas: este informe muestra cuánto tiempo se tarda en cerrar y ganar negocios. Ve el porcentaje de negocios que se convierten en negocios con cierre ganado y la cantidad promedio de tus negocios.
• Tiempo empleado en la etapa del negocio: este informe muestra el tiempo promedio que gastan en una etapa, agrupados por representante o equipo. Solo los negocios que tienen un valor de Fecha de cierre en el intervalo de fechas seleccionado y están incluidos en el pipeline seleccionado se incluyen en el informe.

Previsión e ingresos

• Ingresos de negocios por fuente: este informe muestra la cantidad total de negocios por propietario o equipo, dividida por la fuente original del negocio. 
• Categoría de previsión: los ingresos previstos de tus negocios por categoría de previsión, calculados usando el valor del negocio.
  • En el gráfico aparecerá un punto azul de importe de previsión basado en los envíos de previsión establecidos manualmente en la herramienta de previsión. Puedes pasar el ratón por encima del punto para ver el importe previsto manualmente para el periodo de tiempo del informe. Cuando no hay envíos de previsiones establecidos para el marco temporal del informe, el valor será 0.

• Instantáneas históricas:
  • Este informe muestra el número de negocios en ciertos puntos categoría (por ejemplo, etapa del negocio, monto), según la pestaña que selecciones.
  • Para desglosar este informe por etapa del negocio, cantidad o categoría de previsión, haga clic en el menú desplegable Desglosar por de la pestañaFiltros del panel derecho.

• Cumplimiento de cuotas: este informe muestra los ingresos totales cerrados en negocios por sus representantes en relación con las metas que se les han fijado.
  • Este informe muestra los ingresos totales cerrados en los negocios por tus representantes en comparación con los objetivos establecidos para ellos.

• • Para ver el progreso incremental o total hacia las metas a lo largo del tiempo, ve a la pestaña Filtros del panel derecho y haz clic en el menú desplegable Agrupar por. Selecciona Fecha de cierre, luego haz clic en el menú desplegable Comparar con y selecciona cómo deseas ver la meta.
• Categoría de previsión ponderada: los ingresos pronosticados de tus negocios por categoría de previsión, calculados usando el valor ponderado de cada negocio. Descubre cómo configurar las ponderaciones de la previsión en la configuración de previsión. 
• Previsión ponderada de pipeline: para cada negocio en el intervalo de fechas que hayas seleccionado, HubSpot toma el valor de la propiedad de negocios Pipeline y lo multiplica por la probabilidad en función de la etapa del negocio en la que se encuentre el negocio. HubSpot resume estos valores según el representante de ventas o el equipo, según tu selección en el menú desplegable Agrupar por.

Ejemplo de informe: Puntuación del riesgo de Negocio

Este informe muestra la puntuación de riesgo calculada de los negocios. Esto puede ser útil si desea saber qué negocios corren más riesgo, de modo que pueda orientar mejor a su equipo e informar a la dirección.

En primer lugar, debe crear un conjunto de datos:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Conjuntos de datos.
2. Haga clic en Crear conjunto de datos.
3. En Fuentes de datos de HubSpot, haz clic en Negocios. Añada otros objetos como Empresas o Actividades si sus factores de riesgo dependen de ellos.
4. Haz clic en Continuar.
5. En el panel lateral derecho, haga clic en la pestaña Columnas .
6. Haga clic en + Crear nueva columna.
7. Haga clic para ampliar Fórmulas. A continuación, seleccione Crear fórmula personalizada (Avanzado).
   
8. Creará varias propiedades calculadas dentro del conjunto de datos que servirán como componentes de su puntuación de riesgo final. Después de crear una fórmula personalizada, debe hacer clic en Guardar antes de poder crear una nueva:
   • Edad del Negocio Días en Riesgo: esta fórmula calcula el número de días entre la Fecha de Creación del Negocio y el día de hoy, si la Etapa del Negocio no es Cierre ganado o Cierre perdido. En caso contrario, la puntuación es 0:
     

IF(

[DEAL.dealstage] != "closedwon" AND [DEAL.dealstage] != "closedlost",

DATEDIFF("DAY", [DEAL.createdate], NOW()),

0

)

• • puntuación de 14 días sin actividad: esta fórmula calcula que si el tiempo transcurrido desde la última actualización de la nota (o propiedad de la última fecha de actividad) es superior a 14 días, se añadirán 10 puntos de riesgo.

IF(

DATEDIFF("DAY", [DEAL.notes_last_updated], NOW()) > 14,

10,

0

)

• • Puntuación del recuento de empujones: esta fórmula calcula que si la Fecha de cierre se ha empujado tres o más veces, se añadirán 20 puntos de riesgo.
    

IF( [DEAL.deal_push_count] >= 3,

20,

0

)

• • Puntuación de riesgo ponderada: Esta fórmula combina sus factores de riesgo utilizando la ponderación para crear una puntuación final consolidada.

[Deal Age Days at Risk] * 0.1 + [14 Days Without Activity Score] * 2 + [Push Count Score] * 1

9. Revise su conjunto de datos. A continuación, haga clic en el menú desplegable Utilizar en y seleccione Informe.
10. Escriba el nombre del conjunto de datos y una descripción, y haga clic en Guardar.
11. El generador de informes personalizados se iniciará para permitirle crear un informe que visualice la suma de la puntuación de riesgo a lo largo del tiempo, desglosada por trimestres.
    1. Tipo de gráfico: seleccione un gráfico de barras.
    2. Eje X: arrastre Fecha de cierre desde las propiedades de negocio . Ajuste la frecuencia a Trimestral.
    3. Eje Y: arrastre su campo calculado, Puntuación ponderada de riesgo, desde el conjunto de datos. Asegúrese de que la agregación está ajustada a Suma para totalizar el valor de riesgo de todos los negocios que se cierran ese trimestre.
    4. Desglose por: arrastre Fecha de cierre de nuevo y ajuste la frecuencia a Trimestral. Esto apila las barras trimestrales.
12. Añada filtros a su Informe. Algunos ejemplos de formas en las que puede filtrar su informe son:
    1. Etapa del Negocio: filtre para incluir sólo negocios que estén Abiertos (excluye Cerrados Ganados/Perdidos) si desea que el informe muestre el riesgo actual del pipeline.
    2. Fecha de cierre: ajuste la Fecha de cierre para filtrar por el horizonte temporal pertinente (por ejemplo, Todo el tiempo, Este año)
    3. Cantidad del Negocio: filtro para negocios por encima de un determinado umbral (por ejemplo, la cantidad es superior a 3.000).
13. Haga clic en Guardar informe en la parte superior derecha.