Sähköpostivastausten kirjaaminen CRM:ään

Vastaukset sähköpostiviestiin, joka on lähetetty yhdistetystä henkilökohtaisesta sähköpostistasi, kirjautuvat automaattisesti yhteystiedon tietueeseen CRM: ssäsi. Tämä koskee myös sähköpostiviestejä, jotka on lähetetty CRM:n tietueesta tai HubSpot Sales -sähköpostilaajennuksen tai -lisäosan avulla. Jos saat vastauksen sähköpostiviestiin, jota ei ole aiemmin kirjattu, tai uuden sähköpostiviestin yhteyshenkilöltä, voit kirjata sen HubSpotiin manuaalisesti käyttämällä välitysosoitettasi.

Jos haluat rajoittaa pääsyä kirjattuihin sähköposteihin, opi muokkaamaan kirjattujen sähköpostien käyttöoikeuksia.

Huomaa: lähtevien ja saapuvien sähköpostiviestien liitetiedostojen kirjaamisen enimmäistiedostokoko on 50 Mt. Tämä koskee vastauksia, jotka on lähetetty kahdenkeskisiin sähköpostiviesteihin, ja saapuvia sähköpostiviestejä, jotka on lähetetty keskustelujen saapuneiden sähköpostiviestien tiimisähköpostiin.

Jos sähköpostipalvelimellasi on käytössä tietoturvaohjelmisto, joka skannaa liitetiedostoja sähköpostiviestien vastaanoton yhteydessä, HubSpot ei ehkä pysty kirjaamaan sähköpostivastauksiin tai tiimin sähköpostiosoitteeseen lähetettyihin saapuviin sähköpostiviesteihin sisältyviä liitetiedostoja. Jos esimerkiksi Office 365 -palvelimissasi on käytössä Advanced Threat Protection -ohjelmisto, jossa on käytössä dynaaminen toimitus, liitetiedostot eivät ehkä kirjaudu.

Vaatimukset vastauksen kirjaamiselle

Sähköpostiviesteihin annetut vastaukset lokitetaan automaattisesti yhteyshenkilön aikajanalle, jos olet yhdistänyt henkilökohtaisen sähköpostisi ja seuraavat asiat ovat totta:

• Alkuperäinen sähköpostiviesti lähetettiin CRM:n kautta tai lähetettiin yhdistetystä henkilökohtaisesta sähköpostiohjelmasta, johon on asennettu myyntisähköpostilaajennus tai -lisäosa ja jossa Loki-valintaruutu on valittuna.

• Alkuperäistä sähköpostia ei lähetetty sähköpostiosoitteeseen tai -verkkotunnukseen, joka on luettelossa Ei koskaan lokia -luettelossa.
• Henkilökohtainen sähköpostiosoite on edelleen yhteydessä, kun vastaus vastaanotetaan.
• Vastaus on lähetetty aktiivisen käyttäjän yhdistämään henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen.
• Vastauksen otsikko on sama kuin alkuperäisen sähköpostin.

Sähköpostivastaukset kirjautuvat yhteyshenkilön tietueen aikajanalle CRM:ssä. Voit sitten siirtyä vastaanottajan yhteystietueeseen tai johonkin siihen liittyvään tietueeseen tarkastellaksesi kirjattua sähköpostia.

Jos saat vastauksen eri sähköpostiosoitteesta kuin alkuperäinen lähettäjä, vastaus kirjautuu olemassa olevaan yhteystietueeseen, joka on liitetty sähköpostiketjuun. Uusia yhteystietoja ei luoda.

Jos yhdistät tiimin sähköpostiosoitteen HubSpotiin, voit tarkastella, hallita ja vastata saapuviin sähköpostiviesteihin keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Huomaa: jos yhdistät henkilökohtaisen sähköpostitilin HubSpotiin, kyseiseltä tililtä lähetetyt sähköpostit voidaan kirjata vain käyttämällä edelleenlähetysosoitettasi, jonka jälkeen niitä voidaan tarkastella siihen liittyvässä tietueessa.

Vastaukset eivät kirjaudu odotetusti

Jos vastauksesi ei kirjaudu odotetusti, tutustu joihinkin yleisiin syihin, miksi näin tapahtuu. Joissakin tapauksissa, jos vastaus ei kirjautunut, voit välittää sen CRM:n tietueen aikajanalle.

Uudet saapuvat sähköpostiviestit

Liitettyyn henkilökohtaiseen sähköpostiisi lähetetyt saapuvat sähköpostiviestit eivät kirjaudu HubSpotiin, jos ne eivät täytä kirjaamisvaatimuksia.

Jos yhteyshenkilö lähettää sinulle uuden sähköpostiviestin, joka ei ole osa olemassa olevaa viestiketjua, tämä sähköposti ei kirjaudu HubSpotiin, ja muiden kuin yhteyshenkilöiden osalta uutta yhteyshenkilötietuetta ei luoda. Kun vastaat tähän sähköpostiviestiin ja valitset Loki-valintaruudun tai sisällytät BCC-osoitteen, lähtevä vastauksesi lokitetaan, mutta yhteyshenkilön alkuperäinen sähköposti ei silti näy HubSpotissa. Seuraavat vastaukset tähän viestiketjuun kirjautuvat, kunhan henkilökohtainen sähköpostisi on yhdistetty.

Vastaukset eri otsikkorivillä

Jos yhteyshenkilö vastaa sähköpostiviestiin, mutta vaihtaa otsikkoriviä, sitä ei enää pidetä sähköpostiviestinä olemassa olevassa viestiketjussa, eikä se kirjaudu lokiin.

Tiimin sähköpostiosoitteesta lähetetyt sähköpostit

Jos sähköpostisäie alkaa tiimin sähköpostilla keskustelujen saapuneiden viestien laatikossa, et voi vaihtaa käyttämään henkilökohtaista yhdistettyä sähköpostiosoitettasi kesken viestisäikeen. Vastaukset eivät jatka kirjautumista HubSpotiin, koska tämä luo uuden viestiketjun, jota HubSpot ei voi havaita.

Vastaukset sähköposteihin postilaatikkopalveluntarjoajan vaihtamisen jälkeen

Jos vaihdat postilaatikkopalveluntarjoajaa, kun sinulla on edelleen aktiivisia säikeitä, joissa käytät edellistä sähköpostiosoitettasi, sähköpostivastaukset lakkaavat kirjautumasta HubSpotiin. Lisäksi, jos käytät sarjoja, sarjassa tällä hetkellä kirjoilla olevia yhteystietoja ei poisteta automaattisesti, koska HubSpot ei voi enää havaita vastauksia. Yhdistä postilaatikkosi uudelleen käyttämällä oikeaa palveluntarjoajaa, jotta vastausten kirjaaminen onnistuu.

Lue lisää postilaatikon uudelleenkytkemisestä postilaatikkopalveluntarjoajan vaihtamisen jälkeen tästä artikkelista.

Yhdistetty henkilökohtainen sähköposti väärällä sähköpostipalveluntarjoajalla

Varmista, että yhdistät henkilökohtaisen sähköpostisi käyttämällä oikeaa sähköpostipalveluntarjoajan tyyppiä. Sähköpostipalveluntarjoaja on palvelu, jonka avulla voit lähettää ja vastaanottaa sähköposteja. Yleisiä sähköpostipalveluntarjoajia ovat Gmail ja Office 365.

Vahvista, millä sähköpostipalveluntarjoajalla sähköpostiosoitteesi on isännöity, ja noudata sitten ohjeita HubSpotin yhdistämiseksi kyseisellä palveluntarjoajalla. Jos et ole varma, millä sähköpostipalveluntarjoajalla sähköpostiosoitteesi on isännöity, tarkista asia IT-ylläpitäjältäsi. Jos et muodosta yhteyttä käyttämällä oikeaa palveluntarjoajaa, sähköpostit eivät kirjaudu.

Vianmääritys vastausten kirjaamisessa

Jos täytät vastauksen kirjaamisen vaatimukset, mutta vastauksesi ei sovi mihinkään edellä luetelluista tilanteista, opi, miten saat apua HubSpotilta. Ennen yhteydenottoa on suositeltavaa, että sinulla on esimerkki yhteystietueesta, jossa vastaus ei kirjautunut odotetusti, sekä sähköpostitilillesi saapuneen vastauksen sähköpostin otsikot. Opettele, miten voit kerätä sähköpostin otsikot joiltakin yleisiltä sähköpostipalveluntarjoajilta, tai tee yhteistyötä IT-resurssisi kanssa otsikoiden hakemista varten.