Sähköpostivastausten kirjaaminen CRM:ään

Vastaukset sähköpostiviestiin, joka on lähetetty yhdistetystä henkilökohtaisesta sähköpostistasi, kirjautuvat automaattisesti yhteystiedon tietueeseen CRM: ssä. Tämä koskee myös sähköpostiviestejä, jotka on lähetetty CRM:n tietueesta tai HubSpot Sales -sähköpostilaajennuksen tai -lisäosan avulla. Jos saat vastauksen sähköpostiviestiin, jota ei ole aiemmin kirjattu, tai uuden sähköpostiviestin yhteyshenkilöltä, voit kirjata sen HubSpotiin manuaalisesti käyttämällä välitysosoitettasi.

Jos haluat rajoittaa pääsyä kirjattuihin sähköposteihin, opi muokkaamaan kirjattujen sähköpostien käyttöoikeuksia.

Huomaa: lähtevien ja saapuvien sähköpostiviestien liitetiedostojen enimmäistiedostokoko on 50 Mt. Tämä koskee vastauksia, jotka lähetetään kahdenkeskisiin sähköposteihin, ja saapuvia sähköposteja, jotka lähetetään keskustelut saapuneet-kansiossa olevaan tiimisähköposti.

Jos sähköpostipalvelimellasi on käytössä tietoturvaohjelmisto, joka skannaa liitetiedostoja sähköpostiviestien vastaanoton yhteydessä, HubSpot ei ehkä pysty kirjaamaan sähköpostivastauksiin tai tiimisähköposti lähetettyihin saapuviin sähköpostiviesteihin sisältyviä liitetiedostoja. Jos esimerkiksi Office 365 -palvelimissasi on käytössä Advanced Threat Protection -ohjelmisto, jossa on käytössä dynaaminen toimitus, liitetiedostot eivät ehkä kirjaudu.

Lokiin vastaamista koskevat vaatimukset

Vastaukset sähköpostiviesteihin kirjataan automaattisesti yhteystiedon aikajana, jos olet yhdistänyt henkilökohtaisen sähköpostisi ja seuraavat asiat ovat totta:

• Alkuperäinen sähköpostiviesti lähetettiin CRM:n kautta tai yhdistetystä henkilökohtaisesta sähköpostiohjelmasta, johon on asennettu myyntisähköpostilaajennus tai -lisäosa ja jossa Loki-valintaruutu on valittuna.

• Alkuperäistä sähköpostiviestiä ei lähetetty sähköpostiosoitteeseen tai verkkotunnukseen, joka on luettelossaNever Log -luettelossa.
• Henkilökohtainen sähköpostiosoite on edelleen yhteydessä, kun vastaus vastaanotetaan.
• Vastaus on lähetetty aktiivisen käyttäjän yhdistämään henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen.
• Vastauksen otsikko on sama kuin alkuperäisen sähköpostin.

Sähköpostivastaukset kirjautuvat yhteyshenkilön tietueen aikajana CRM: ssä . Voit sitten siirtyä vastaanottajan yhteystietueeseen tai johonkin siihen liittyvään tietueeseen tarkastellaksesi kirjattua sähköpostiviestiä.

Jos saat vastauksen sähköpostiosoitteesta, joka ei ole alkuperäinen lähettäjä, vastaus kirjataan olemassa olevaan yhteystietueeseen, joka on liitetty sähköpostiketjuun. Uusia yhteystietoja ei luoda.

Jos yhdistät tiimisähköposti HubSpotiin, voit tarkastella, hallita ja vastata saapuviin sähköpostiviesteihin keskustelut saapuneet-kansiossa.

Huomaa: jos yhdistät henkilökohtaisen sähköpostitilin HubSpotiin, kyseiseltä tililtä lähetetyt sähköpostiviestit voidaan kirjata vain käyttämällä edelleenlähetysosoitettasi, jonka jälkeen niitä voidaan tarkastella niihin liittyvässä tietueessa.

Vastaukset eivät kirjaudu odotetusti

Jos vastauksesi ei kirjaudu odotetulla tavalla, tutustu joihinkin yleisiin syihin, miksi näin käy. Jos vastaus ei kirjautunut, voit joissakin tapauksissa lähettää sen CRM:n aikajana.

Uudet saapuvat sähköpostit

Henkilökohtaiseen sähköpostiisi lähetetyt saapuvat sähköpostiviestit eivät kirjaudu HubSpotiin, jos ne eivät täytä kirjaamisvaatimuksia.

Jos yhteyshenkilö lähettää sinulle uuden sähköpostin, joka ei kuulu olemassa olevaan viestiketjuun, tämä sähköposti ei kirjaudu HubSpotiin, eikä muille kuin yhteyshenkilöille luoda uutta yhteystietoa. Kun vastaat tähän sähköpostiviestiin ja valitset Loki-valintaruudun tai sisällytät BCC-osoitteen, lähtevä vastauksesi lokitetaan, mutta yhteyshenkilön alkuperäinen sähköpostiviesti ei silti näy HubSpotissa. Seuraavat vastaukset tähän viestiketjuun kirjautuvat, kunhan henkilökohtainen sähköpostisi on yhdistetty.

Vastaukset eri otsikolla

Jos yhteyshenkilö vastaa sähköpostiviestiin, mutta vaihtaa otsikkoriviä, sitä ei enää pidetä sähköpostiviestinä olemassa olevassa viestiketjussa, eikä sitä kirjata lokiin.

Vastaukset sähköposteihin postilaatikon palveluntarjoajien vaihtamisen jälkeen

Jos vaihdat postilaatikkopalveluntarjoajaa, kun sinulla on vielä aktiivisia viestiketjuja edellisellä sähköpostiosoitteellasi, sähköpostivastaukset eivät enää kirjaudu HubSpotiin. Lisäksi, jos käytät sarjoja, sarjassa tällä hetkellä kirjoilla olevia yhteystietoja ei poisteta automaattisesti, koska HubSpot ei voi enää havaita vastauksia. Yhdistä postilaatikkosi uudelleen käyttämällä oikeaa palveluntarjoajaa, jotta vastausten kirjaaminen onnistuu.

Lue lisää postilaatikon yhdistämisestä uudelleen postilaatikkopalveluntarjoajan vaihtamisen jälkeen tästä artikkelista.

Yhdistetty henkilökohtainen sähköposti väärällä sähköpostipalveluntarjoajalla

Varmista, että yhdistät henkilökohtaisen sähköpostisi oikean sähköpostipalveluntarjoajan tyypin avulla. Sähköpostipalveluntarjoajasi on palvelu, jonka avulla voit lähettää ja vastaanottaa sähköposteja. Yleisiä sähköpostipalveluntarjoajia ovat Gmail ja Office 365.

Vahvista, millä sähköpostipalveluntarjoajalla sähköpostiosoitteesi on isännöity, ja noudata sitten ohjeita yhteyden muodostamiseksi HubSpotiin kyseisellä palveluntarjoajalla. Jos et ole varma, millä sähköpostipalveluntarjoajalla sähköpostiosoitteesi on isännöity, tarkista asia tietotekniikan ylläpitäjältäsi. Jos et muodosta yhteyttä käyttämällä oikeaa palveluntarjoajaa, sähköpostit eivät kirjaudu.

Vianmääritys vastausten kirjaamisessa

Jos täytät vastauksen kirjaamista koskevat vaatimukset, mutta vastauksesi ei sovi mihinkään edellä luetelluista tilanteista, opi, miten saat apua HubSpotilta. Ennen yhteydenottoa on suositeltavaa, että sinulla on esimerkki yhteystietueesta, jossa vastaus ei kirjautunut odotetulla tavalla, sekä sähköpostitilillesi saapuneen vastauksen sähköpostiotsikot. Opettele, miten voit kerätä sähköpostin otsikot joiltakin yleisiltä sähköpostipalveluntarjoajilta, tai tee yhteistyötä IT-resurssisi kanssa otsikoiden hakemista varten.