บันทึกการตอบกลับอีเมลใน CRM

การตอบกลับข้อความอีเมลที่ส่งจากอีเมลส่วนบุคคลที่เชื่อมต่อของคุณจะเข้าสู่บันทึกของผู้ติดต่อใน HubSpot โดยอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงอีเมลแบบตัวต่อตัวที่ส่งจากบันทึกใน CRM หรือใช้ส่วนขยายอีเมล HubSpot Sales หรือ Add-in หากคุณได้รับการตอบกลับอีเมลที่ไม่ได้บันทึกไว้ก่อนหน้านี้หรืออีเมลใหม่จากผู้ติดต่อคุณสามารถเข้าสู่ระบบด้วยตนเองใน HubSpot โดยใช้ที่อยู่การส่งต่อของคุณ

นอกจากนี้คุณยังสามารถจำกัดการเข้าถึงอีเมลที่เข้าสู่ระบบเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไขสิทธิ์สำหรับอีเมลที่เข้าสู่ระบบ

ข้อกำหนดสำหรับการตอบกลับบันทึก

การตอบกลับอีเมลจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติในไทม์ไลน์ของผู้ติดต่อหากคุณได้เชื่อมต่ออีเมลส่วนตัวของคุณและสิ่งต่อไปนี้เป็นจริง:

โปรดทราบ: ในการเชื่อมต่ออีเมลส่วนตัวกับ HubSpot และบันทึกการตอบกลับอีเมลผู้ใช้จะต้องมีที่นั่ง Core, Sales Hub, Service Hub ผู้ใช้ที่มีที่นั่งแบบดูอย่างเดียวไม่สามารถเชื่อมต่ออีเมลส่วนตัวได้ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการที่นั่ง

• อีเมลต้นฉบับถูกส่งผ่าน CRM หรือส่งจากไคลเอนต์อีเมลส่วนบุคคลที่เชื่อมต่อของคุณพร้อมกับส่วนขยายอีเมลการขายหรือ Add-in ที่ติดตั้งและช่องทำเครื่องหมายบันทึกที่เลือก

• อีเมลต้นฉบับไม่ได้ถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลหรือโดเมนที่ระบุไว้ในรายการบันทึกไม่เคย ของคุณ
• ที่อยู่อีเมลส่วนตัวยังคงเชื่อมต่ออยู่เมื่อได้รับการตอบกลับ
• การตอบกลับจะถูกส่งไปยังอีเมลส่วนตัวที่เชื่อมต่อโดยผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่
• การตอบกลับมีหัวเรื่องเดียวกันกับอีเมลฉบับเดิม

ข้อกำหนดสำหรับสิ่งที่แนบเพื่อเข้าสู่ระบบ

ขนาดไฟล์สูงสุดสำหรับการบันทึกไฟล์แนบสำหรับอีเมลขาออกและขาเข้าคือ 50MB ซึ่งจะใช้กับการตอบกลับที่ส่งไปยังอีเมลแบบตัวต่อตัวและอีเมลขาเข้าที่ส่งไปยังอีเมลของทีมในกล่องข้อความสนทนาและฝ่ายช่วยเหลือ

หากเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณใช้ซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัยที่สแกนไฟล์แนบเมื่อได้รับอีเมล HubSpot อาจไม่สามารถบันทึกไฟล์แนบที่รวมอยู่ในการตอบกลับอีเมลหรืออีเมลขาเข้าที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลของทีมของคุณได้ ตัวอย่างเช่นหากเซิร์ฟเวอร์ Office 365 ของคุณกำลังเรียกใช้การป้องกันภัยคุกคามขั้นสูงที่เปิดใช้งานการจัดส่งแบบไดนามิกไฟล์แนบอาจไม่เข้าสู่ระบบ

การตอบกลับไม่บันทึกตามที่คาดไว้

หากการตอบกลับของคุณไม่ได้เข้าสู่ระบบตามที่คาดไว้โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสาเหตุทั่วไปบางประการที่ทำให้เกิดเหตุการณ์นี้ขึ้นในบางกรณีหากการตอบกลับไม่ได้บันทึกไว้คุณสามารถส่งต่อไปยังไทม์ไลน์บันทึกใน CRM ได้

อีเมลขาเข้าใหม่

อีเมลขาเข้าที่ส่งไปยังอีเมลส่วนบุคคลที่เชื่อมต่อของคุณจะไม่เข้าสู่ HubSpot หากไม่เป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับการบันทึก

ตอบกลับด้วยหัวเรื่องอื่น

หากผู้ติดต่อตอบกลับอีเมลแต่เปลี่ยนหัวข้อจะไม่ถือว่าเป็นอีเมลในชุดข้อความที่มีอยู่แล้วและจะไม่บันทึกอีกต่อไป

การตอบกลับอีเมลหลังจากเปลี่ยนผู้ให้บริการกล่องข้อความ

หากคุณเปลี่ยนผู้ให้บริการกล่องข้อความในขณะที่คุณยังมีชุดข้อความที่ใช้งานอยู่โดยใช้ที่อยู่อีเมลก่อนหน้านี้การตอบกลับทางอีเมลจะหยุดเข้าสู่ระบบ HubSpot นอกจากนี้หากคุณใช้ลำดับผู้ติดต่อที่ลงทะเบียนในลำดับปัจจุบันจะไม่ถูกยกเลิกการลงทะเบียนโดยอัตโนมัติเนื่องจาก HubSpot ไม่สามารถตรวจจับการตอบกลับได้อีกต่อไปเชื่อมต่อกล่องจดหมายของคุณอีกครั้งโดยใช้ผู้ให้บริการที่ถูกต้องเพื่อบันทึกการตอบกลับสำเร็จ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมต่อกล่องข้อความอีกครั้งหลังจากเปลี่ยนผู้ให้บริการกล่องข้อความในบทความนี้

เชื่อมต่ออีเมลส่วนบุคคลโดยใช้ผู้ให้บริการอีเมลที่ไม่ถูกต้อง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เชื่อมต่ออีเมลส่วนตัวของคุณโดยใช้ประเภทผู้ให้บริการอีเมลที่ถูกต้องผู้ให้บริการอีเมลของคุณ เป็นบริการที่ช่วยให้คุณสามารถส่งและรับอีเมลได้ผู้ให้บริการอีเมลทั่วไปได้แก่ Gmail และ Office 365

ยืนยันว่าอีเมลของคุณโฮสต์อยู่กับผู้ให้บริการรายใดจากนั้นทำตามคำแนะนำเพื่อเชื่อมต่อกับ HubSpot กับผู้ให้บริการรายนั้นหากคุณไม่แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลของคุณโฮสต์ด้วยผู้ให้บริการอีเมลโปรดตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบไอทีของคุณหากคุณไม่ได้เชื่อมต่อโดยใช้ผู้ให้บริการที่ถูกต้องอีเมลจะไม่เข้าสู่ระบบ

แก้ปัญหาการบันทึกการตอบกลับ

หากคุณมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดสำหรับการบันทึกการตอบกลับและการตอบกลับของคุณไม่ตรงกับหนึ่งในสถานการณ์ที่ระบุไว้ข้างต้นโปรดดูวิธีขอความช่วยเหลือจาก HubSpot ก่อนที่จะติดต่อขอแนะนำให้มีตัวอย่างบันทึกการติดต่อที่ไม่ได้บันทึกการตอบกลับตามที่คาดไว้และส่วนหัวของอีเมลจากการตอบกลับที่ได้รับในบัญชีอีเมลของคุณเรียนรู้วิธีรวบรวมส่วนหัวอีเมลจากผู้ให้บริการอีเมลทั่วไปหรือทำงานร่วมกับแหล่งข้อมูลด้านไอทีของคุณเพื่อดึงส่วนหัว