บันทึกการตอบกลับอีเมลใน CRM
อัปเดตล่าสุด: กุมภาพันธ์ 13, 2025
สามารถใช้ได้กับการสมัครใช้บริการใดๆ ต่อไปนี้ ยกเว้นที่ระบุไว้:
|
การตอบกลับข้อความอีเมลที่ส่งจากอีเมลส่วนบุคคลที่เชื่อมต่อของคุณจะเข้าสู่บันทึกของผู้ติดต่อใน CRM ของคุณโดยอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงอีเมลแบบตัวต่อตัวที่ส่งจากบันทึกใน CRM หรือใช้ส่วนขยายอีเมล HubSpot Sales หรือ Add-in หากคุณได้รับการตอบกลับอีเมลที่ไม่ได้บันทึกไว้ก่อนหน้านี้หรืออีเมลใหม่จากผู้ติดต่อคุณสามารถเข้าสู่ระบบด้วยตนเองใน HubSpot โดยใช้ที่อยู่การส่งต่อของคุณ
หากต้องการจำกัดการเข้าถึงอีเมลที่เข้าสู่ระบบโปรดดูวิธีแก้ไขการอนุญาตสำหรับอีเมลที่เข้าสู่ระบบ
โปรดทราบ: ขนาดไฟล์สูงสุดสำหรับการบันทึกไฟล์แนบสำหรับอีเมลขาออกและขาเข้าคือ 50MB ซึ่งจะใช้กับการตอบกลับที่ส่งไปยังอีเมลแบบตัวต่อตัวและอีเมลขาเข้าที่ส่งไปยังอีเมลของทีมในกล่องข้อความการสนทนา
หากเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณใช้ซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัยที่สแกนไฟล์แนบเมื่อได้รับอีเมล HubSpot อาจไม่สามารถบันทึกไฟล์แนบที่รวมอยู่ในการตอบกลับอีเมลหรืออีเมลขาเข้าที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลของทีมของคุณได้ ตัวอย่างเช่นหากเซิร์ฟเวอร์ Office 365 ของคุณกำลังเรียกใช้การป้องกันภัยคุกคามขั้นสูงที่เปิดใช้งานการจัดส่งแบบไดนามิกไฟล์แนบอาจไม่เข้าสู่ระบบ
ข้อกำหนดสำหรับการตอบกลับบันทึก
การตอบกลับอีเมลจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติในไทม์ไลน์ของผู้ติดต่อหากคุณได้เชื่อมต่ออีเมลส่วนตัวของคุณและสิ่งต่อไปนี้เป็นจริง:
- อีเมลต้นฉบับถูกส่งผ่าน CRM หรือส่งจากไคลเอนต์อีเมลส่วนบุคคลที่เชื่อมต่อของคุณพร้อมกับส่วนขยายอีเมลการขายหรือ Add-in ที่ติดตั้งและช่องทำเครื่องหมายบันทึกที่เลือก
- อีเมลต้นฉบับไม่ได้ถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลหรือโดเมนที่ระบุไว้ในรายการบันทึกไม่เคย ของคุณ
- ที่อยู่อีเมลส่วนตัวยังคงเชื่อมต่ออยู่เมื่อได้รับการตอบกลับ
- การตอบกลับจะถูกส่งไปยังอีเมลส่วนตัวที่เชื่อมต่อโดยผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่
- การตอบกลับมีหัวเรื่องเดียวกันกับอีเมลฉบับเดิม
การตอบกลับทางอีเมลจะบันทึกไปยังไทม์ไลน์บันทึกของผู้ติดต่อใน CRM ของคุณ จากนั้นคุณสามารถไปที่บันทึกการติดต่อของผู้รับหรือหนึ่งในบันทึกที่เกี่ยวข้องเพื่อดูอีเมลที่บันทึกไว้
หากคุณได้รับการตอบกลับจากที่อยู่อีเมลที่แตกต่างจากผู้ส่งเดิมการตอบกลับจะถูกบันทึกไปยังบันทึกการติดต่อที่มีอยู่ที่เกี่ยวข้องกับชุดข้อความอีเมล จะไม่มีการสร้างบันทึกการติดต่อใหม่
การ ตอบกลับอีเมลแบบตัวต่อตัวที่ส่งจากระเบียนบนเดสก์ท็อปจะเชื่อมโยงกับระเบียนเดียวกันกับอีเมลฉบับแรกในชุดข้อความ (เช่นหากผู้ติดต่อถูกส่งอีเมลฉบับแรกแต่ไม่ใช่การตอบกลับของชุดข้อความผู้ติดต่อจะยังคงเชื่อมโยงกับอีเมลตอบกลับ)
หากเชื่อมต่อที่อยู่อีเมลของทีมกับ HubSpot ก็ดูจัดการและตอบกลับอีเมลขาเข้าได้ในกล่องข้อความสนทนา
โปรดทราบ: หากคุณเชื่อมต่อบัญชีอีเมลส่วนบุคคลกับ HubSpot อีเมลที่ส่งจากบัญชีนั้นจะสามารถบันทึกได้โดยใช้ที่อยู่การส่งต่อของคุณเท่านั้นซึ่งจะสามารถตรวจสอบได้ในบันทึกที่เกี่ยวข้อง
การตอบกลับไม่บันทึกตามที่คาดไว้
หากการตอบกลับของคุณไม่ได้เข้าสู่ระบบตามที่คาดไว้โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสาเหตุทั่วไปบางประการที่ทำให้เกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น ในบางกรณีหากการตอบกลับไม่ได้บันทึกไว้คุณสามารถส่งต่อไปยังไทม์ไลน์บันทึกใน CRM ได้
อีเมลขาเข้าใหม่
อีเมลขาเข้าที่ส่งไปยังอีเมลส่วนบุคคลที่เชื่อมต่อของคุณจะไม่เข้าสู่ HubSpot หากไม่เป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับการบันทึก
หากผู้ติดต่อส่งอีเมลใหม่ที่ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของชุดข้อความที่มีอยู่อีเมลนี้จะไม่เข้าสู่ HubSpot และสำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้ติดต่อจะไม่มีการสร้างบันทึกผู้ติดต่อใหม่ เมื่อคุณตอบกลับอีเมลฉบับนี้และเลือกช่องทำเครื่องหมายบันทึกหรือรวมที่อยู่ BCC การตอบกลับขาออกของคุณจะเข้าสู่ระบบแต่อีเมลเดิมของผู้ติดต่อจะยังไม่ปรากฏใน HubSpot การตอบกลับชุดข้อความนี้ในภายหลังจะบันทึกตราบเท่าที่อีเมลส่วนตัวของคุณเชื่อมต่ออยู่
ตอบกลับด้วยหัวเรื่องอื่น
หากผู้ติดต่อตอบกลับอีเมลแต่เปลี่ยนหัวข้อจะไม่ถือว่าเป็นอีเมลในชุดข้อความที่มีอยู่อีกต่อไปและจะไม่เข้าสู่ระบบ
การตอบกลับอีเมลหลังจากเปลี่ยนผู้ให้บริการกล่องข้อความ
หากคุณเปลี่ยนผู้ให้บริการกล่องข้อความในขณะที่คุณยังมีชุดข้อความที่ใช้งานอยู่โดยใช้ที่อยู่อีเมลก่อนหน้านี้การตอบกลับทางอีเมลจะหยุดเข้าสู่ระบบ HubSpot นอกจากนี้หากคุณใช้ลำดับผู้ติดต่อที่ลงทะเบียนในลำดับปัจจุบันจะไม่ถูกยกเลิกการลงทะเบียนโดยอัตโนมัติเนื่องจาก HubSpot ไม่สามารถตรวจจับการตอบกลับได้อีกต่อไป เชื่อมต่อกล่องจดหมายของคุณอีกครั้งโดยใช้ผู้ให้บริการที่ถูกต้องเพื่อบันทึกการตอบกลับสำเร็จ
ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมต่อกล่องข้อความอีกครั้งหลังจากเปลี่ยนผู้ให้บริการกล่องข้อความในบทความนี้
เชื่อมต่ออีเมลส่วนบุคคลโดยใช้ผู้ให้บริการอีเมลที่ไม่ถูกต้อง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เชื่อมต่ออีเมลส่วนตัวของคุณโดยใช้ประเภทผู้ให้บริการอีเมลที่ถูกต้อง ผู้ให้บริการอีเมลของคุณ เป็นบริการที่ช่วยให้คุณสามารถส่งและรับอีเมลได้ ผู้ให้บริการอีเมลทั่วไปได้แก่ Gmail และ Office 365
ยืนยันว่าอีเมลของคุณโฮสต์อยู่กับผู้ให้บริการรายใดจากนั้นทำตามคำแนะนำเพื่อเชื่อมต่อกับ HubSpot กับผู้ให้บริการรายนั้น หากคุณไม่แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลของคุณโฮสต์ด้วยผู้ให้บริการอีเมลโปรดตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบไอทีของคุณ หากคุณไม่ได้เชื่อมต่อโดยใช้ผู้ให้บริการที่ถูกต้องอีเมลจะไม่เข้าสู่ระบบ
แก้ปัญหาการบันทึกการตอบกลับ
หากคุณมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดสำหรับการบันทึกการตอบกลับและการตอบกลับของคุณไม่ตรงกับหนึ่งในสถานการณ์ที่ระบุไว้ข้างต้นโปรดดูวิธีขอความช่วยเหลือจาก HubSpot ก่อนที่จะติดต่อขอแนะนำให้มีตัวอย่างบันทึกการติดต่อที่ไม่ได้บันทึกการตอบกลับตามที่คาดไว้และส่วนหัวของอีเมลจากการตอบกลับที่ได้รับในบัญชีอีเมลของคุณ เรียนรู้วิธีรวบรวมส่วนหัวอีเมลจากผู้ให้บริการอีเมลทั่วไปหรือทำงานร่วมกับแหล่งข้อมูลด้านไอทีของคุณเพื่อดึงส่วนหัว