Rejestrowanie odpowiedzi na wiadomości e-mail w CRM

Odpowiedzi na wiadomości e-mail wysłane z podłączonej osobistej poczty e-mail będą automatycznie logowane do rekordu kontaktu w CRM. Obejmuje to wiadomości e-mail wysłane z rekordu w CRM lub za pomocą rozszerzenia lub dodatku do poczty e-mail HubSpot Sales. Jeśli otrzymasz odpowiedź na wiadomość e-mail, która nie została wcześniej zarejestrowana, lub nową wiadomość e-mail od kontaktu, możesz zarejestrować ją w HubSpot ręcznie, korzystając z adresu przekierowania.

Aby ograniczyć dostęp do zalogowanych wiadomości e-mail, dowiedz się, jak edytować uprawnienia dla zalogowanych wiadomości e-mail.

Uwaga: maksymalny rozmiar pliku do rejestrowania załączników dla wychodzących i przychodzących wiadomości e-mail wynosi 50 MB. Dotyczy to odpowiedzi wysyłanych na wiadomości e-mail typu "jeden do jednego" i przychodzących wiadomości e-mail wysyłanych na adres e-mail zespołu w skrzynce odbiorczej rozmów.

Jeśli na Twoim serwerze e-mail działa oprogramowanie zabezpieczające, które skanuje załączniki podczas odbierania wiadomości e-mail, HubSpot może nie być w stanie rejestrować załączników zawartych w odpowiedziach na wiadomości e-mail lub przychodzących wiadomościach e-mail wysyłanych na adres e-mail zespołu. Na przykład, jeśli na serwerach Office 365 działa Advanced Threat Protection z włączoną funkcją Dynamic Delivery, załączniki mogą nie być rejestrowane.

Wymagania dotyczące odpowiedzi do dziennika

Odpowiedzi na wiadomości e-mail będą automatycznie rejestrowane na osi czasu kontaktu, jeśli połączono osobistą pocztę e-mail i poniższe informacje są prawdziwe:

• Oryginalna wiadomość e-mail została wysłana za pośrednictwem CRM lub z podłączonego osobistego klienta poczty e-mail z zainstalowanym rozszerzeniem lub dodatkiem do wiadomości e-mail dotyczących sprzedaży i zaznaczonym polem wyboruDziennik .

• Oryginalna wiadomość e-mail nie została wysłana na adres e-mail lub domenę wymienioną na liścieNever Log.
• Osobisty adres e-mail jest nadal połączony po otrzymaniu odpowiedzi.
• Odpowiedź została wysłana na osobisty adres e-mail połączony przez aktywnego użytkownika.
• Odpowiedź ma taki sam temat jak oryginalna wiadomość e-mail.

Odpowiedzi e-mail będą rejestrowane na osi czasu rekordu kontaktu w CRM. Następnie można przejść do rekordu kontaktu odbiorcy lub jednego z powiązanych rekordów, aby wyświetlić zarejestrowaną wiadomość e-mail.

W przypadku otrzymania odpowiedzi z adresu e-mail innego niż pierwotny nadawca, odpowiedź zostanie zarejestrowana w istniejącym rekordzie kontaktu powiązanym z wątkiem e-mail. Nie zostaną utworzone żadne nowe rekordy kontaktu.

Jeśli połączysz adres e-mail zespołu z HubSpot, możesz przeglądać, zarządzać i odpowiadać na przychodzące wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej rozmów.

Uwaga: jeśli podłączysz osobiste konto e-mail do HubSpot, wysłane wiadomości e-mail z tego konta mogą być rejestrowane tylko przy użyciu adresu przekierowania, który można następnie przejrzeć w powiązanym rekordzie.

Odpowiedzi nie są rejestrowane zgodnie z oczekiwaniami

Jeśli odpowiedź nie została zarejestrowana zgodnie z oczekiwaniami, dowiedz się więcej o niektórych typowych przyczynach takiego stanu rzeczy. W niektórych przypadkach, jeśli odpowiedź nie została zarejestrowana, można przekazać ją do Osi czasu rekordu w CRM.

Nowe przychodzące wiadomości e-mail

Przychodzące wiadomości e-mail wysyłane na połączony osobisty adres e-mail nie będą rejestrowane w HubSpot, jeśli nie spełniają wymagań dotyczących rejestrowania.

Jeśli kontakt wyśle nową wiadomość e-mail, która nie jest częścią istniejącego wątku, wiadomość ta nie zostanie zarejestrowana w HubSpot, a w przypadku kontaktów niebędących częścią wątku nie zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Gdy odpowiesz na tę wiadomość e-mail i zaznaczysz pole wyboru Zaloguj lub dołączysz adres BCC, Twoja wychodząca odpowiedź zostanie zarejestrowana, ale oryginalna wiadomość e-mail kontaktu nadal nie pojawi się w HubSpot. Kolejne odpowiedzi w tym wątku będą rejestrowane, o ile Twój osobisty adres e-mail jest połączony.

Odpowiedzi z innym tematem

Jeśli kontakt odpowie na wiadomość e-mail, ale zmieni jej temat, nie będzie ona już traktowana jako wiadomość e-mail w istniejącym wątku i nie będzie rejestrowana.

Odpowiedzi na wiadomości e-mail po zmianie dostawcy skrzynki odbiorczej

Jeśli zmienisz dostawcę skrzynki odbiorczej, gdy nadal masz aktywne wątki przy użyciu poprzedniego adresu e-mail, odpowiedzi e-mail przestaną być rejestrowane w HubSpot. Ponadto, jeśli korzystasz z sekwencji, kontakty, które obecnie zapisują się do sekwencji, nie zostaną automatycznie wyrejestrowane, ponieważ HubSpot nie może już wykrywać odpowiedzi. Aby pomyślnie rejestrować odpowiedzi, należy ponownie połączyć skrzynkę odbiorczą przy użyciu właściwego dostawcy.

Więcej informacji na temat ponownego łączenia skrzynki odbiorczej po zmianie dostawcy skrzynki odbiorczej można znaleźć w tym artykule.

Podłączona osobista poczta e-mail przy użyciu niewłaściwego dostawcy poczty e-mail

Upewnij się, że łączysz się z osobistą pocztą e-mail przy użyciu właściwego typu dostawcy poczty e-mail. Dostawca poczty e-mail to usługa umożliwiająca wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail. Popularni dostawcy poczty e-mail to Gmail i Office 365.

Potwierdź, u którego dostawcy poczty e-mail jest hostowany Twój adres e-mail, a następnie obserwuj instrukcje, aby połączyć się z HubSpot za pomocą tego dostawcy. Jeśli nie masz pewności, u którego dostawcy poczty e-mail znajduje się Twój adres e-mail, skontaktuj się z administratorem IT. Jeśli połączenie nie zostanie nawiązane przy użyciu właściwego dostawcy, wiadomości e-mail nie będą rejestrowane.

Rozwiązywanie problemów z rejestrowaniem odpowiedzi

Jeśli spełniasz wymagania dotyczące rejestrowania odpowiedzi, a Twoja odpowiedź nie pasuje do jednej z sytuacji wymienionych powyżej, dowiedz się, jak uzyskać pomoc od HubSpot. Przed skontaktowaniem się z nami zaleca się posiadanie przykładu rekordu kontaktu, w którym odpowiedź nie została zarejestrowana zgodnie z oczekiwaniami, oraz nagłówków wiadomości e-mail z odpowiedzi otrzymanej na konto e-mail. Dowiedz się, jak zebrać nagłówki wiadomości e-mail od niektórych popularnych dostawców poczty e-mail lub współpracuj z działem IT, aby pobrać nagłówki.