Rejestrowanie odpowiedzi na wiadomości e-mail w CRM

Odpowiedzi na wiadomości e-mail wysłane z połączonej osobistej poczty e-mail będą automatycznie rejestrowane w rekordzie kontaktu w CRM. Obejmuje to wiadomości e-mail typu one-to-one wysyłane z rekordu w CRM lub przy użyciu rozszerzenia lub dodatku do poczty e-mail HubSpot Sales. Jeśli otrzymasz odpowiedź na wiadomość e-mail, która nie została wcześniej zarejestrowana, lub nową wiadomość e-mail od kontaktu, możesz zarejestrować ją w HubSpot ręcznie, używając adresu do przekazywania wiadomości. Dowiedz się więcej o wymaganiach dotyczących rejestrowania odpowiedzi i sytuacjach, w których odpowiedzi nie będą rejestrowane zgodnie z oczekiwaniami.

Uwaga: maksymalny rozmiar pliku do rejestrowania załączników dla wychodzących i przychodzących wiadomości e-mail wynosi 50 MB. Dotyczy to odpowiedzi wysyłanych na wiadomości e-mail typu "jeden do jednego" i przychodzących wiadomości e-mail wysyłanych na adres e-mail zespołu w skrzynce odbiorczej konwersacji.

Jeśli na serwerze poczty e-mail jest uruchomione oprogramowanie zabezpieczające, które skanuje załączniki podczas odbierania wiadomości e-mail, HubSpot może nie być w stanie rejestrować załączników zawartych w odpowiedziach na wiadomości e-mail lub przychodzących wiadomościach e-mail wysyłanych na adres e-mail zespołu. Na przykład, jeśli na serwerach Office 365 działa Advanced Threat Protection z włączoną funkcją Dynamic Delivery, załączniki mogą nie być rejestrowane.

Wymagania dotyczące rejestrowania odpowiedzi

Odpowiedzi na wiadomości e-mail będą automatycznie rejestrowanena osi czasu kontaktu, jeśli połączono osobistą skrzynkę e-mail i spełnione są poniższe warunki:

• Oryginalna wiadomość e-mail została wysłana za pośrednictwem CRM lub wysłana z podłączonego osobistego klienta poczty e-mail z zainstalowanym rozszerzeniem lub dodatkiem do wiadomości e-mail sprzedaży i zaznaczonym polem wyboruRejestruj .

• Oryginalna wiadomość e-mail nie została wysłana na adres e-mail lub domenę wymienioną na liścieNever Log .
• Osobisty adres e-mail jest nadal połączony po otrzymaniu odpowiedzi.
• Odpowiedź została wysłana na osobisty adres e-mail połączony przez użytkownika, który pierwotnie rozpoczął wątek.
• Nadawcą odpowiedzi jest istniejący kontakt w HubSpot.

Odpowiedzi e-mail będą rejestrowane na osi czasu rekordu kontaktu w CRM. Następnie można przejść do rekordu kontaktu odbiorcy lub jednego z powiązanych rekordów, aby wyświetlić zarejestrowaną wiadomość e-mail.

Jeśli połączysz adres e-mail zespołu z HubSpot, możesz przeglądać, zarządzać i odpowiadać na przychodzące wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej konwersacji.

Uwaga: jeśli połączysz osobiste konto e-mail z HubSpot, wysłane wiadomości e-mail z tego konta mogą być rejestrowane tylko przy użyciu adresu przekierowania, który można następnie przejrzeć w powiązanym rekordzie.

Odpowiedzi nie są rejestrowane zgodnie z oczekiwaniami

Jeśli odpowiedź nie została zarejestrowana zgodnie z oczekiwaniami, dowiedz się więcej o niektórych typowych przyczynach takiego stanu rzeczy. W niektórych przypadkach, jeśli odpowiedź nie została zarejestrowana, można przekazać ją do osi czasu rekordu w CRM.

Nowe przychodzące wiadomości e-mail

Przychodzące wiadomości e-mail wysyłane na połączony osobisty adres e-mail nie będą rejestrowane w HubSpot, jeśli nie spełniają wymagań dotyczących rejestrowania.

Jeśli osoba niebędąca kontaktem wyśle nową wiadomość e-mail, która nie jest częścią istniejącego wątku, wiadomość ta nie zostanie zarejestrowana w HubSpot i nie zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Gdy odpowiesz na tę wiadomość e-mail i zaznaczysz pole wyboru Zaloguj lub dołączysz adres BCC, Twoja wychodząca odpowiedź zostanie zarejestrowana, ale oryginalna wiadomość e-mail osoby niebędącej kontaktem nadal nie pojawi się w HubSpot. Kolejne odpowiedzi w tym wątku będą rejestrowane, o ile Twój osobisty adres e-mail jest połączony.

Wiadomości e-mail wysyłane z adresów innych niż kontaktowe lub aliasów e-mail

Jeśli odpowiedź pochodzi z adresu e-mail, który nie jest powiązany z istniejącym kontaktem, odpowiedź nie zostanie zarejestrowana. Na przykład, jeśli wyślesz wiadomość e-mail na adres contacts@domain.com, ale kontakt odpowie za pomocą adresu contacts-alias@domain.com, odpowiedź nie zostanie zarejestrowana. Odpowiedź można przesłać dalej do CRM przy użyciu adresu przekierowania, a następnie scalić dwa rekordy kontaktów.

Wiadomości e-mail wysyłane z adresu e-mail zespołu

Jeśli wątek e-mail rozpoczyna się od adresu e-mail zespołu w skrzynce odbiorczej konwersacji, nie można przełączyć się na korzystanie z osobistego połączonego adresu e-mail w trakcie wątku. Odpowiedzi nie będą nadal rejestrowane w HubSpot, ponieważ spowoduje to utworzenie nowego wątku, którego HubSpot nie może wykryć.

Odpowiedzi na wiadomości e-mail po zmianie dostawcy skrzynki odbiorczej

Jeśli zmienisz dostawcę skrzynki odbiorczej, gdy nadal masz aktywne wątki przy użyciu poprzedniego adresu e-mail, odpowiedzi na wiadomości e-mail przestaną być rejestrowane w HubSpot. Ponadto, jeśli korzystasz z sekwencji, kontakty, które są obecnie zarejestrowane w sekwencji, nie zostaną automatycznie wyrejestrowane, ponieważ HubSpot nie może już wykrywać odpowiedzi. Aby pomyślnie rejestrować odpowiedzi, należy ponownie połączyć skrzynkę odbior czą przy użyciu właściwego dostawcy.

Więcej informacji na temat ponownego łączenia skrzynki odbiorczej po zmianie dostawcy skrzynki odbiorczej można znaleźć w tym artykule.

Podłączona osobista poczta e-mail przy użyciu niewłaściwego dostawcy poczty e-mail

Upewnij się, że połączyłeś osobistą pocztę e-mail przy użyciu właściwego typu dostawcy poczty e-mail. Dostawca poczty e-mail to usługa, która umożliwia wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail. Popularni dostawcy poczty e-mail to Gmail i Office 365.

Potwierdź, u którego dostawcy hostowany jest Twój adres e-mail, a następnie postępuj zgodnie z instrukcjami, aby połączyć się z HubSpot za pomocą tego dostawcy. Jeśli nie masz pewności, u którego dostawcy poczty e-mail znajduje się Twój adres e-mail, skontaktuj się z administratorem IT. Jeśli nie połączysz się za pomocą właściwego dostawcy, wiadomości e-mail nie będą rejestrowane.

Rozwiązywanie problemów z rejestrowaniem odpowiedzi

Jeśli spełniasz wymagania dotyczące rejestrowania odpowiedzi, a Twoja odpowiedź nie pasuje do żadnej z sytuacji wymienionych powyżej, dowiedz się, jak uzyskać pomoc od HubSpot. Przed skontaktowaniem się z HubSpot zaleca się posiadanie przykładowego rekordu kontaktu, w którym odpowiedź nie została zarejestrowana zgodnie z oczekiwaniami, oraz nagłówków wiadomości e-mail z odpowiedzi otrzymanej na konto e-mail. Dowiedz się, jak zebrać nagłówki wiadomości e-mail od niektórych popularnych dostawców poczty e-mail lub współpracuj z działem IT, aby pobrać nagłówki.